clase #9 – manejo de excel 2010 cis 208 prof. miguel morales

Clase #9 – Manejo de Clase #9 – Manejo de Excel 2010Excel 2010

CIS 208CIS 208Prof. Miguel MoralesProf. Miguel Morales

Microsoft Office 2007-Illustrated Introductory, Windows Vista Edition

• A través de las actividades de la A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá:clase de hoy, el estudiante podrá:• Entender el programa de hoja de Entender el programa de hoja de

cálculos Excel.cálculos Excel.• Conocer la ventana de Excel 2010 con Conocer la ventana de Excel 2010 con

su cinta de opciones y pestañas.su cinta de opciones y pestañas.• Crear fórmulas sencillas.Crear fórmulas sencillas.• Entrar y editar entradas de las celdas.Entrar y editar entradas de las celdas.

ObjeObjetivos:tivos:

Microsoft Office 2010-Illustrated Introductory


• A través de las actividades de la A través de las actividades de la clase de hoy, el estudiante podrá:clase de hoy, el estudiante podrá:• Modificar la vistas de la hoja de cálculos.Modificar la vistas de la hoja de cálculos.• Seleccionar las opciones de impresión.Seleccionar las opciones de impresión.• Crear funciones sencillas.Crear funciones sencillas.• Hacer una gráfica con los valores de Hacer una gráfica con los valores de

una tabla de datos.una tabla de datos.

ObjeObjetivos (continuación):tivos (continuación):


Entender el software de hoja Entender el software de hoja de cálculode cálculo

• Microsoft Excel Microsoft Excel es un programa de es un programa de hoja de cálculo electrónica dentro de hoja de cálculo electrónica dentro de Microsoft Office.Microsoft Office.• UnaUna hoja de cálculo electrónica hoja de cálculo electrónica

(spreadsheet)(spreadsheet) es una aplicación que se es una aplicación que se utiliza para realizar cálculos numéricos utiliza para realizar cálculos numéricos y analizar y presentar datos numéricos.y analizar y presentar datos numéricos.

• Una Una hoja de cálculo hoja de cálculo está contenida en está contenida en un libro de trabajo (un libro de trabajo (workworkbook).book).


Ventajas del Uso de ExcelVentajas del Uso de Excel

• Introducir datos de manera rápida y Introducir datos de manera rápida y precisaprecisa

• Más rápido que con lápiz y papel.Más rápido que con lápiz y papel.• Se pueden desarrollar rápidamentre Se pueden desarrollar rápidamentre

gráficas y otros elementos que ayuden gráficas y otros elementos que ayuden a visualizar un concepto.a visualizar un concepto.



• Volver a calcular datos de manera Volver a calcular datos de manera sencillasencilla

• Es fácil corregir errores de escritura o Es fácil corregir errores de escritura o actualizar los datos.actualizar los datos.

• Al introducir nuevos números los Al introducir nuevos números los cálculos se actualizan inmediatamente.cálculos se actualizan inmediatamente.




• Realizar análisis de escenarios Realizar análisis de escenarios (What if? o ¿Y si?(What if? o ¿Y si?

• Se realiza en cualquier ocasión en que Se realiza en cualquier ocasión en que se utiliza una hoja de cálculo para se utiliza una hoja de cálculo para responder a la pregunta: ¿Y si?responder a la pregunta: ¿Y si?• Ej. Analizar cuál será el impacto de Ej. Analizar cuál será el impacto de

aumentar el salario a un empleado en la aumentar el salario a un empleado en la nómina anual. nómina anual.

• Al cambiar un número, se actualizará el resultado Al cambiar un número, se actualizará el resultado final y permitirá visualizar el impacto.final y permitirá visualizar el impacto.




• Poder aprovechar el trabajo anteriorPoder aprovechar el trabajo anterior

• Es sencillo modificar el trabajo de una Es sencillo modificar el trabajo de una hoja de cálculo existente en vez de hoja de cálculo existente en vez de crear una nueva.crear una nueva.• Se puede guardar con un nombre diferente Se puede guardar con un nombre diferente

el archivo, para conservar así el original.el archivo, para conservar así el original.

• Se pueden usar también las plantillas Se pueden usar también las plantillas predeterminadas o “templates”.predeterminadas o “templates”.




• Modificar el aspecto de la Modificar el aspecto de la informacióninformación

• Excel proporciona características Excel proporciona características eficaces para hacer que la información eficaces para hacer que la información sea visualmente atractiva y fácil de sea visualmente atractiva y fácil de entender.entender.

• Se puede aplicar formato al texto y Se puede aplicar formato al texto y números con diferentes fuentes, números con diferentes fuentes, colores y estilos para destacarlos.colores y estilos para destacarlos.




• Creación de gráficasCreación de gráficas

• Es muy sencillo crear gráficas basadas Es muy sencillo crear gráficas basadas en la información de una hoja de en la información de una hoja de cálculos.cálculos.

• Las gráficas se actualizan cada vez Las gráficas se actualizan cada vez que se modifican los datos.que se modifican los datos.

• Pueden ser 3D.Pueden ser 3D.



Tareas de negocios que se Tareas de negocios que se pueden realizar con Excelpueden realizar con Excel

• Efectuar cálculosEfectuar cálculos

• Agregar fórmulas y funciones a los Agregar fórmulas y funciones a los datos de la hoja de cálculos.datos de la hoja de cálculos.• Ej. : Añadir una lista de resultados de ventas Ej. : Añadir una lista de resultados de ventas

o el cálculo de un pago de automóvil.o el cálculo de un pago de automóvil.




• Representar valores gráficamenteRepresentar valores gráficamente

• Crear gráficas basadas en los datos de Crear gráficas basadas en los datos de la hoja de cálculo.la hoja de cálculo.• Ej. :Crear una gráfica que muestre los Ej. :Crear una gráfica que muestre los

gastos mensuales de una Compañía.gastos mensuales de una Compañía.




• Generar informesGenerar informes

• Crear libros de trabajos que combinen Crear libros de trabajos que combinen información de múltiples hojas de información de múltiples hojas de cálculo.cálculo.• Ej. :La información del total de ventas Ej. :La información del total de ventas

proveniente de múltiples tiendas.proveniente de múltiples tiendas.




• Organizar datosOrganizar datos

• Clasificar datos en orden ascendente o Clasificar datos en orden ascendente o descendente.descendente.• Ej.: Ordenar alfabéticamente listas de Ej.: Ordenar alfabéticamente listas de

productos, nombres de clientes, etc.productos, nombres de clientes, etc.




• Analizar datosAnalizar datos

• Crear resúmenes de datos listas breves Crear resúmenes de datos listas breves haciendo usod e tablas dinámicas haciendo usod e tablas dinámicas (pivot tables) o Autofiltros.(pivot tables) o Autofiltros.• Ej.: Hacer una lista de los 10 clientes Ej.: Hacer una lista de los 10 clientes

principales a base de sus hábitos de gastos.principales a base de sus hábitos de gastos.




• Crear escenarios hipotéticos de Crear escenarios hipotéticos de datos “y si”datos “y si”

• Utilizar valores de variables para Utilizar valores de variables para investigar y probar diferentes investigar y probar diferentes resultados.resultados.• Ej.: Modificar la tasa de interés o la tarifa de Ej.: Modificar la tasa de interés o la tarifa de

pago de un préstamo y ver como cambia el pago de un préstamo y ver como cambia el resultado.resultado.



Conociendo la ventana de Conociendo la ventana de Excel 2010Excel 2010

Cuadro de nombre y dirección de la

celda actual

Barra de Fórmula

Pestañas de hojas

Apuntador de la celda = celda

activa

Barra de estado

Libro de trabajo abiertoLibro de trabajo abierto


Conociendo la Hoja de CálculoConociendo la Hoja de Cálculo

Ejemplo de una Hoja de Cálculo con una gráficaEjemplo de una Hoja de Cálculo con una gráfica



• ElEl cuadro de nombrecuadro de nombre indica la indica la dirección de la celda activa.dirección de la celda activa.

• LaLa barra de fórmulabarra de fórmula permite entrar o permite entrar o editar datos en la hoja de cálculos.editar datos en la hoja de cálculos.

• UnaUna celda celda es la intersección de una es la intersección de una columna y una fila.columna y una fila.



• LaLa barra de estadobarra de estado provee una breve provee una breve descripción descripción del comando activo o de del comando activo o de la tarea en desarrollo.la tarea en desarrollo.

• Una selección de dos o más celdas, Una selección de dos o más celdas, como por ejemplocomo por ejemplo B5:B14 B5:B14 es llamada es llamada unun rango o intervalo.rango o intervalo.



• Cada celda tiene una localización única, Cada celda tiene una localización única, conocida como conocida como dirección de la celda.dirección de la celda.• La dirección de una celda se identifica por sus La dirección de una celda se identifica por sus

coordenadas, tales como coordenadas, tales como (A1)(A1)..

• La celda en la cual uno está trabajando se La celda en la cual uno está trabajando se conoce como la conoce como la celda activa.celda activa.

• Las pestañas de hojaLas pestañas de hoja permiten pasar de permiten pasar de una hoja a otra del libro de trabajo.una hoja a otra del libro de trabajo.


Comprender las fórmulasComprender las fórmulas

• Las Las fórmulasfórmulas son ecuaciones en la son ecuaciones en la hoja de cálculo.hoja de cálculo.

• Excel es un programa muy eficaz Excel es un programa muy eficaz debido a que los usuarios con debido a que los usuarios con cualquier nivel de experiencia cualquier nivel de experiencia matemática pueden realizar cálculos matemática pueden realizar cálculos con precisión.con precisión.



• Al crear fórmulas en Excel, es Al crear fórmulas en Excel, es importanteimportante::• Saber dónde deberían estar las Saber dónde deberían estar las

fórmulasfórmulas• Las fórmulas de Excel son creadas en la Las fórmulas de Excel son creadas en la

celda donde se visualizan.celda donde se visualizan.

• Saber con exactitud cuáles celdas y Saber con exactitud cuáles celdas y operaciones aritméticas son necesariasoperaciones aritméticas son necesarias• Hay que pensar primero cuáles celdas Hay que pensar primero cuáles celdas

estarán involucradas en los cómputos.estarán involucradas en los cómputos.




• Al crear fórmulas en Excel, es Al crear fórmulas en Excel, es importanteimportante::• Crear las fórmulas con cuidadoCrear las fórmulas con cuidado

• Saber lo que pretende conseguir con la Saber lo que pretende conseguir con la fórmula.fórmula.

• Cualquier error en la fórmula, producirá un Cualquier error en la fórmula, producirá un resultado inexacto.resultado inexacto.



• Utilizar referencias de deldas en lugar Utilizar referencias de deldas en lugar de valoresde valores• Cada vez que se modifica un valor en una Cada vez que se modifica un valor en una

celda, cualquier fórmula que contenga una celda, cualquier fórmula que contenga una referencia a ella se actualiza de manera referencia a ella se actualiza de manera automática.automática.

• Determinar qué cálculos serán Determinar qué cálculos serán necesariosnecesarios• Anticipar que información estadística puede Anticipar que información estadística puede

requerirse.requerirse.




La fórmiula aparece en la

barra de fórmula

Resultado de la fórmula

Visualización de una fórmulaVisualización de una fórmula



Operadores aritméticos de ExcelOperadores aritméticos de Excel

Operador Propósito EjemploSuma

Resta

Multiplicación

División

Porciento

Exponente

+

*


Entrando etiquetas y valores y Entrando etiquetas y valores y usando autosumausando autosuma

• Las etiquetas Las etiquetas son entradas que contienen son entradas que contienen texto e información numérica no empleada texto e información numérica no empleada en cálculos (títulos).en cálculos (títulos).• Ayudan a identificar los datos en filas y Ayudan a identificar los datos en filas y

columnas de la hoja de cálculos.columnas de la hoja de cálculos.• Se deben entrar antes de entrar el resto de la Se deben entrar antes de entrar el resto de la

información.información.

• Los valoresLos valores son númerosson números, f, fóórmulas, rmulas, y y funciones que se pueden usar en cálculos.funciones que se pueden usar en cálculos.



• Una Una funciónfunción es una fórmula predefinida es una fórmula predefinida que permite realizar cálculos complejos.que permite realizar cálculos complejos.• Una función incluyeUna función incluye argumentargumentooss, , que que

constituyen la información necesaria para constituyen la información necesaria para realizar los cálculos.realizar los cálculos.

• Si se oprime el botón de autosuma en una Si se oprime el botón de autosuma en una celda adyacente a un rango de datos, celda adyacente a un rango de datos, éstos se sumarán automáticamente.éstos se sumarán automáticamente.



Celdas incluidas en la fórmula

Fórmula

Botón de autosuma

Crear una fórmula usando el botón de autosumaCrear una fórmula usando el botón de autosuma


Editar las entradas de una Editar las entradas de una celdacelda• Se puede cambiar oSe puede cambiar o editeditarar, , el contenido el contenido

de la celda activa en cualquier momento.de la celda activa en cualquier momento. • Para editar el contenido de la celda activaPara editar el contenido de la celda activa::

• Hacer doble click en la celdaHacer doble click en la celda, o, o• Click en la barra de fórmulaClick en la barra de fórmula, o, o• Comenzar a escribir encimaComenzar a escribir encima

• Excel cambia al modo de edición cuando Excel cambia al modo de edición cuando se están entrando datos en una celda.se están entrando datos en una celda.


Editar entradas en una celdaEditar entradas en una celda

Celda activa

Punto de incersión

Indicador de modo

Hoja de trabajo en modo de ediciónHoja de trabajo en modo de edición


Editar entradas en una celdaEditar entradas en una celda

Common pointers in ExcelCommon pointers in Excel


Entrando y editando fórmulas Entrando y editando fórmulas simplessimples• Las fórmulas siempre comienzan con Las fórmulas siempre comienzan con

el signo el signo (=) (=)..• Ejemplo:Ejemplo:

• Para calcular la suma de 4 y 5, se Para calcular la suma de 4 y 5, se escribe la fórmula:escribe la fórmula:• =4+5 y se oprime enter=4+5 y se oprime enter

• Para restar el valor que está en la celda Para restar el valor que está en la celda A1 del valor que está en la celda A2, A1 del valor que está en la celda A2, escribimos:escribimos:• =A2-A1=A2-A1


Modificar las vistas de la hoja Modificar las vistas de la hoja de cálculosde cálculos• Se puede cambiar la forma en que se ve Se puede cambiar la forma en que se ve

la hoja de cálculo conla hoja de cálculo con::• Pestaña View en la cinta de opciones.Pestaña View en la cinta de opciones.• View buttons View buttons en la barra de estatus.en la barra de estatus.

• Vista normal (Vista normal (Normal viewNormal view)) muestra la muestra la hoja de trabajo, sin incluir el encabezado, hoja de trabajo, sin incluir el encabezado, notas al calce o herramientas como la notas al calce o herramientas como la regla y el indicador de páginas. (Muestra regla y el indicador de páginas. (Muestra cómo se verá realmente cuando se cómo se verá realmente cuando se imprima).imprima).


Modificar las vistas de la hoja Modificar las vistas de la hoja de cálculosde cálculos • Page Layout ViewPage Layout View- Vista de diseño de página – - Vista de diseño de página –

provee una vista más exacta de cómo se verá el provee una vista más exacta de cómo se verá el documento cuando se imprima.documento cuando se imprima.

• Muestra los márgenes de la página, encabezados y Muestra los márgenes de la página, encabezados y notas al calce, regla, etc.notas al calce, regla, etc.

• Page Break PreviewPage Break Preview- Vista previa de salto de - Vista previa de salto de página – página – muestra una vista reducida de cada muestra una vista reducida de cada página en la hoja de cálculo, junto con los página en la hoja de cálculo, junto con los indicadores de salto de página que puede indicadores de salto de página que puede arrastrar para incluir una mayor o menor cantidad arrastrar para incluir una mayor o menor cantidad de información en la página.de información en la página.


Modificar las vistas de la hoja Modificar las vistas de la hoja de cálculosde cálculosPage Layout ViewPage Layout View- Vista de diseño de - Vista de diseño de páginapágina

Grupo de vistas de libro

Cuadro de texto del encabezado

Regla vertical

Regla horizontal


Modificar las vistas de la hoja Modificar las vistas de la hoja de cálculosde cálculos

Page Break PreviewPage Break Preview- Vista previa de salto de página- Vista previa de salto de página

El Contorno azul indica el

área de impresión

Indicador de salto de página

inferior.


Escoger opciones de Escoger opciones de impresiónimpresión• Se puede ver cómo lucirá una hoja al Se puede ver cómo lucirá una hoja al

imprimirse usandoimprimirse usando::• La pestaña de print layout La pestaña de print layout

• Las líneas entrecortadas indican el Las líneas entrecortadas indican el área área de impresiónde impresión, , o sea, el área que se o sea, el área que se imprimirá.imprimirá.

• Print PreviewPrint Preview• Se puede imprimir desde esta vista, Se puede imprimir desde esta vista,

oprimiendo el botón de imprimir en la cinta oprimiendo el botón de imprimir en la cinta de opciones.de opciones.


Escoger opciones de Escoger opciones de impresiónimpresión• Pestaña de Pestaña de Page Layout Page Layout

• Page Setup groupPage Setup group• Print orientation: Print orientation: landscapelandscape or or portraitportrait

• Scale to Fit groupScale to Fit group• Sheet Options groupSheet Options group

• La caja de diálogo de impresión La caja de diálogo de impresión permite escoger el número de permite escoger el número de copias, la impresora, etc.copias, la impresora, etc.


Escoger opciones de Escoger opciones de impresiónimpresión

Hoja de cálculo con orientación vertical Hoja de cálculo con orientación vertical ((Portrait orientationPortrait orientation))

Page Layout tab

La línea punteada

rodea el área de impresión.

Pestaña de diseño de

página


Escoger opciones de Escoger opciones de impresiónimpresión

Hoja de cálculo en vista preliminar (Hoja de cálculo en vista preliminar (Print PreviewPrint Preview))

Botón de Imprimir

Botón Zoom

Botón cerrar vista

preliminar

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