cidoc newsletter no. 01/2009 -...

Dear CIDOC member,

The present newsletter is the fourth in the sequenceafter we reintroduced the annual CIDOC newsletterin 2005, and the second with articles and not just ab-stracts. CIDOC’s editor, Maja Sojat-Bikic, has donean excellent job in developing our newsletter. As theChair of the CIDOC Board, I use this column to in-form you briefly about the activities in CIDOC. In thisissue I will also share with you some thoughts on whywe are doing all this and the role of CIDOC.

On our web page CIDOC’s objective is expressed as»to provide the museum community with advice ongood practice and developments in museum docu-mentation«. To be able to do this, there are severalrequirements that need to be satisfied. First of all weneed people with first-class competence in museumdocumentation, secondly we need papers, presenta-tions, tutorials and material on the subject and thirdlywe need to make all this available for the museumcommunity.

CIDOC NEWSLETTER No. 01/2009 PAGE 1 / 20

Cher membre du CIDOC,

Cette newsletter est la quatrième depuis la réintroduc-tion de la newsletter CIDOC annuelle en 2005, et ladeuxième contenant des articles plutôt que de sim-ples résumés. L’éditeur de CIDOC, Maja Sojat-Bikic, afait un excellent travail dans le développement de notrenewsletter. En tant que président de CIDOC, j’utilisecette colonne pour vous tenir brièvement au courentdes activités de CIDOC. A cette occasion, je partage-rai aussi avec vous des pensées sur pourquoi nousfaisons tout ceci et sur le rôle de CIDOC.

Sur notre page web, l’objectif de CIDOC est décritcomme »d’offrir des conseils concernant les meilleu-res pratiques et les nouveautés dans le domaine de ladocumentation muséale«. Afin d’être en mesure defaire ceci, il y a plusieurs conditions qui doivent êtresatisfaites. Tout d’abord, nous avons besoin d’un per-sonnel ayant des compétences de premier ordre endocumentation de musées, deuxièmement, nousavons besoin d’articles, de présentations, de tutoriels

CIDOC NEWSLETTERNo. 01/2009

Christian-Emil Ore, Président

Salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Nick Poole

La Documentation est morte. Vive la Documentation! . 4

Regine Scheffel

La conservation numérique dans la perspectivede la documentation muséographique . . . . . . . . 7

Jörn Sieglerschmidt

Le charme de l’ubiquité des connaissances:Europeana, un portail au savoir scientifiqueet culturel européen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Regine Stein

L’objet culturel et son image: quelquesréflexions sur des confusions fréquentes . . . . . . 14

Karl-Heinz Lampe et Siegfried Krause

Défis dans la documentation des muséespour l’intégration d’informations transdisciplinaires:Des noms de champs aux évènements . . . . . . . . 17

Øyvind Eide

Le Groupe de Travail CIDOC sur le Co-référencement . 19

Christian-Emil Ore, Chair

Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Nick Poole

Documentation is dead. Long live Documentation! . . 4

Regine Scheffel

Digital curation from the perspective of museumdocumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Jörn Sieglerschmidt

The spell of ubiquitous knowledge:Europeana, a portal to European cultural andscientific knowledge . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Regine Stein

The cultural object and its image: somethoughts on frequent confusions . . . . . . . . . . . 14

Karl-Heinz Lampe and Siegfried Krause

Challenges in museum documentationfor transdisciplinary information integration:From field names to events . . . . . . . . . . . . . . 17

Øyvind Eide

The CIDOC Co-reference Working Group . . . . . . 19

CIDOC has currently over 450 members via ICOMand several hundreds more are associated via theworking groups and participation in the annual con-ferences. Thus, we have easy access to hundreds ofhighly skilled professionals. However, CIDOC is whatwe, all the members and the elected Board members,make it. The work of CIDOC is traditionally producedby the working groups. A working group is simply agroup of members and others sharing a common pro-fessional interest, and can very well exist just for a li-mited time performing a specific task like developingtutorial materials, or recommendations and standardsin a certain sub-field of documentation.

In principle, the role of the CIDOC Board in this pic-ture is to facilitate the activities of the workinggroups, initiate the organisation of the annual con-ferences and establish the necessary infrastructureto disseminate the resulting information. In practice,the Board acts as a communication service workinggroup as well. This is not an ideal situation, not be-cause the Board members get a lot of extra work, itis fun, but because the work is limited to a smallgroup and this can easily create an impression ofwork monopolisation. Therefore, I invite members totake part in building the communications infrastruc-ture of CIDOC.

The printed newsletters used to be the main sourceof information about the activities of CIDOC. The ad-vent of the Internet made the printed newsletter inmany ways superfluous. However, the Board de-cided in 2005 that CIDOC should continue to pro-duce an edited newsletter of selected papers andother information. The newsletter is mainly distrib-uted electronically. A limited number of paper copiesare printed and sent to libraries and to members with-out working email addresses.

However, the main channel of information is theCIDOC web site. The new site was launched twoyears ago. It is multilingual and has currently Eng-lish, French, Greek and Swedish versions. We hopeto get a Spanish translation in the near future. Theweb site contains, as most web sites for such or-ganisations do, information about the annual con-ferences, the working groups and the organisation.In addition, the intention is that the web site shouldcomprise a complete conference archive and digitallibrary with all CIDOC related documents both pub-lished and gray literature. This is quite ambitious,but doable.

In April 2007, CIDOC applied for funding for the pro-ject The CIDOC Strategic Resource Repository un-der ICOM’s Support for the Network programme.CIDOC applied for �5,000 and received �3,000. TheBoard decided to run the project by using �1,500from its own reserves. The project was planned in thelate summer 2008 and implemented in November2008 by Meta AB in Sweden. It is currently beingfilled with bibliographic records of electronic and non--electronic publications and conference proceedings.It is connected to the electronic archive of conferenceweb sites from the last 9 years. Volunteers to helpwith cataloguing, scanning and keying in informationare most welcome.

The current web site has the necessary functionalityto serve as a place to find information about CIDOCactivities and events, and as an archive and library.That is, it serves as a passive documentation and in-


et de matériaux concernant le sujet, et troisième-ment, il nous faut rendre tout ceci disponible à lacommunauté des musées.

CIDOC compte actuellement plus de 450 membres viaICOM et encore plusieurs centaines lui sont associéspar le biais des groupes de travail et de par leur partici-pation aux conférences annuelles. C’est ainsi que nousavons accès à des centaines de professionnels qua-lifiés. Néanmoins, CIDOC n’est rien d’autre que ce quenous, tous les membres et les membres élus du con-seil administratif, en faisons. Le travail de CIDOC esttraditionnellement produit par des groupes de travail.Un groupe de travaille est simplement un groupe demembres et autres réunis par un intérêt professionnelcommun, et peut très bien exister durant une périodelimitée seulement, pour exécuter une tâche spécifiquecomme le développement de tutoriels, ou encore derecommandations et de normes dans un certainssous-domaine de la documentation.

En principe, le rôle dans ce tableau du Conseil Admi-nistratif de CIDOC est de faciliter les activités dugroupe de travail, de lancer l’organisation des confé-rences annuelles et d’établir les infrastructures néce-ssaires à la diffusion de l’information qui en résulte.En pratique, le Conseil Administratif sert en plus degroupe de travail pour le service de communication.Ceci n’est pas une situation idéale, non pas parceque les membres du conseil administratif prennenten charge beaucoup de travail supplémentaire, il estamusant, mais parce que le travail est limité à un pe-tit groupe et ceci peut facilement créer une impres-sion de monopolisation du travail. C’est pourquoi j’aiinvité des membres à participer à la construction del’infrastructure de communication de CIDOC.

La newsletter imprimée était autrefois la principalesource d’information concernant les activités deCIDOC. L’avènement d’Internet a rendu la newsletterimprimée superflue à bien des égards. Cependant, leConseil Administratif a décidé en 2005 que CIDOCdevrait continuer à produire sous forme éditée unenewsletter d’articles sélectionnés et autres informa-tions. La newsletter est principalement distribuée élec-troniquement. Un nombre limité de copies papier sontimprimées et envoyées aux bibliothèques et auxmembres sans adresses email de travail.

Néanmoins, le principal canal d’information est le siteweb CIDOC. Le nouveau site a été inauguré il y adeux ans. Il est plurilingue et actuellement disponibleen Anglais, Français, Grec et Suédois. Nous espé-rons obtenir une traduction Espagnol dans un futurproche. Le site web contient, comme il est habituelpour la plupart des sites web de ce genre d’orga-nisations, des informations au sujet des conférencesannuelles, des groupes de travail et de l’organisation.De plus, le site web devrait comprendre dans l’idéeun archivage complet des conférences et une biblio-thèque numérique avec tous les documents connex-es à CIDOC, qu’ils aient étés publiés ou non. Ceci estassez ambitieux, mais faisable.

En Avril 2007, CIDOC a demandé des fonds pour leprojet Le Dépôt des Ressources Stratégiques deCIDOC avec l’Appui pour le programme Réseaud’ICOM. CIDOC a demandé �5,000 et a reçu �3,000.Le Conseil Administratif a décidé de lancer le projetavec �1,500 tirés de ses propres réserves. Le projeta été planifié à la fin de l’été 2008 et mis en œuvre ennovembre 2008 par Meta AB en Suède. Il est ac-tuellement en train d’être rempli avec les références

formation bank. How should CIDOC support activeonline discussions? Today social forums are thetrendy stuff and blogs are ok. However, email listsare considered to be very serious and old fashioned(at least according to my 15 year old son). Tech-nically it is easy to set up services of all the threetypes. So far we have set up a CIDOC discussion fo-rum (http://meta.se/cidocforum/) and there is aCIDOC group at the LinkedIn network. It is, how-ever, never successful to try to impose any informa-tion monopoly. Thus, it is a good thing if there areactive discussions with links to CIDOC in other webforums. Still, in my opinion, we should prefer theCIDOC discussion forum.

Let me finally return to the activities of CIDOC. In thelast year there have been several results among ouractive members. Connected to the always-activeCIDOC CRM SIG there is a joint working group withthe library association IFLA on the harmonisation ofCIDOC CRM and IFLA’s library model FRBR (Func-tional Requirements for Bibliographic Records), call-ed FRBRoo. This international working group hasmet regularly since 2003 and in 2008 the work wascompleted. The definition of FRBRoo is to our knowl-edge the first joint standard document between IFLAand ICOM-CIDOC.

The Documentation Standards Working Group is de-veloping a Statement of principles of museum docu-mentation. The current draft is available for commentat the CIDOC web site. This document has been dis-cussed and updated at the last three CIDOC meet-ings (in Zagreb, Gothenburg and Athens), then tidiedup by Andrew Roberts. Once the Principles havebeen finalised, we intend to offer guidance basedupon them. Where possible, this guidance will useexisting authoritative sources, such as the UK Col-lections Trust’s SPECTRUM framework. CIDOC hasformally suggested to ICOM that the Principlesshould be discussed at the Advisory CommitteeMeeting in 2009. In CIDOC’s opinion these principlesand the ethical code of ICOM should be seen as awhole.

In the period 2005-2008, all the CIDOC conferencestook place in Europe. As a part of our effort to reach atruly international audience this year’s annual confer-ence will be in Santiago de Chile and the theme isDocumentation in the XXI Century: connecting cul-tural heritage information. I look forward to seeingyou in Santiago in September.

Kind regards,Christian-Emil OreCIDOC [email protected]


bibliographiques de publications et actes de confé-rences électroniques et non électroniques. Il est con-necté aux archives électroniques de sites web sur lesconférences des 9 dernières années. Les volontairespour aider à cataloguer, numériser et saisir des in-formations sont les bienvenus.

Le site web actuel a les fonctionnalités nécessairespour servir de centre d’information concernant lesactivités et les événements CIDOC, et d’archive etde bibliothèque. C’est à dire qu’il sert de banque dedocumentation et d’information passive. Comment est--ce que CIDOC devrait faire pour soutenir la discussionactive en ligne? De nos jours, les forums sociaux c’estle truc en vogue et les blogs, ça passe encore. Cepen-dant, les mailing listes sont vues comme très sérieuseset démodées (du moins d’après mon fils de 15 ans).Sur le plan technique, il est facile d’établir des servicesde ces trois types. Jusqu’ici nous avons établi un forumde discussion CIDOC (http://meta.se/cidocforum/) etil y a un groupe CIDOC sur le réseau LinkedIn. Ce-pendant, il n’est jamais profitable d’essayer d’im-poser un monopole de l’information quel qu’il soit.Pour cette raison, c’est une bonne chose s’il y a desdiscussions actives en lien avec CIDOC sur d’autreforums web. Quoiqu’il en soit, à mon avis, nousdevrions préférer le forum de discussion de CIDOC.

Retournons pour finir aux activités de CIDOC. Durantl’année passée il y a eu plusieurs résultats parmi nosmembres actifs. En connexion avec le toujours actifCIDOC CRM SIG existe un groupe de travail, joint àl’association de bibliothèques IFLA, sur l’harmonisa-tion des modèles FRBR (»Functional Requirementsfor Bibliographic Records«: Conditions Fonctionnel-les pour les Références Bibliographiques) de CIDOCCRM et IFLA, appelé FRBRoo. Ce groupe de travailinternational s’est rencontré régulièrement depuis2003 et en 2008 le travail fut achevé. La définition deFRBRoo est, à notre connaissance, le premier docu-ment normé commun entre IFLA et ICOM-CIDOC.

Le Groupe de Travail sur les Normes de Documenta-tion est en train de développer une déclaration desprincipes de la documentation muséale. Le brouillonactuel est livré aux commentaires sur le site web deCIDOC. Ce document a été discuté et actualisé auxtrois derniers rendez-vous CIDOC (à Zagreb, Gothen-burg et Athènes), puis arrangé par Andrew Roberts.Une fois que les Principes auront été finalisés, nousavons l’intention d’offrir une orientation basée sureux. Dans la mesure du possible, cette orientationutilisera des sources préexistantes faisant autorité,telles que le cadre SPECTRUM de l’U.K. CollectionTrust. CIDOC a officiellement demandé à ICOM queles Principes soient discutés à la réunion du ComitéConsultatif en 2009. L’opinion de CIDOC est que cesprincipes et le code éthique d’ICOM devraient êtreperçus comme un tout.

Dans la période 2005-2008, toutes les conférencesCIDOC ont eu lieux en Europe. Dans l’optique detoucher un public véritablement international, la con-férence de cette année sera à Santiago de Chile et lethème est La Documentation au XXIème siècle: mettreen commun l’information des patrimoines culturels.Je me réjouis de vous voir à Santiago en septembre.

Cordialement,Christian-Emil OrePrésident de CIDOC

Documentation is dead.Long live Documentation!

Nick PooleCollections [email protected]

Documenting collections costs cultural organisationsmillions of Euro and thousands of man-hours everyyear. It is difficult work requiring an unusual combina-tion of repetition, expert knowledge and careful atten-tion to detail.

It also never ends. As long as there are collections,we will need to capture knowledge about them, asso-ciate them with information, manage and conservethem. It is an ongoing business process of any or-ganisation managing large bodies of material and us-ing that material to create inspiring and sustainableexperiences for the public.

So, given that documentation is difficult, expensiveand never ends, why do we do it at all?

The reason is that we believe that the benefits ofDocumentation – for our organisations, our collec-tions and our users – greatly outweigh the costs. Asthe international community it is our role to make thisargument, and keep making it now and for genera-tions to come.

The Story So Far...

Documentation is one of the great success stories ofthe past 30 years of cultural practice. Although differ-ent countries are at different stages in the journey,the global message is clear. Cultural organisationsthroughout the world are stronger, more confident,more professional and better equipped to face the fu-ture because they have invested in improving thestandard of their Information Management.

Standards such as SPECTRUM and the CIDOCCRM have provided both a focus and a catalyst forthis process – bringing together best practice andsharing it throughout the community.

In spite of the great developments, Documentation isfacing a new generation of challenges, and it is up toour community to decide how we face them.

Thinking about Documentation Strategically

The first challenge is to learn to think strategicallyabout Documentation itself. This is a profound chal-lenge both to CIDOC and to organisations such asthe Collections Trust, the Getty, Canadian HeritageInformation Network and others.


La Documentation est morte.Vive la Documentation!

Nick Poole

La documentation des collections coûte aux organi-sations culturelles des millions d’Euro et des milliersd’heures de travail chaque année. Il s’agit d’une en-treprise difficile qui nécessite la combinaison inhabi-tuelle de répétition, savoir expert et attention particu-lière au détail.

C’est aussi un travail sans fin. Aussi longtemps qu’exis-teront des collections, nous aurons besoin d’acquérirdu savoir à leur propos, de les associer aux informa-tions, de les gérer et les conserver. C’est un travailcontinuel pour toute organisation que la gestion d’im-portants fonds de matériel, ainsi que l’utilisation dece matériel, en vue de la création d’expériencesinspirantes et durables pour le public.

Ainsi, puisque la documentation est un travail difficile,dispendieux et sans fin, pourquoi nous y consacrons--nous?

La raison est que nous sommes convaincus que lesbienfaits de la Documentation, que ce soit pour nosorganisations, nos collections ou nos clients, surpas-sent de beaucoup les coûts engendrés. En tant quecommunauté internationale, il est de notre devoir defaire valoir cette idées, de continuer à la défendremaintenant et pour les générations futures.

L’histoire jusqu’ici...

La Documentation est une des grandes réussites deces quelques 30 dernières années dans le secteurculturel. Bien que différents pays en soient à desétapes différentes du périple, le message global estclair. Les organisations culturelles de par le mondesont plus fortes, plus assurées, plus professionnelleset mieux équipées pour faire face au future, parcequ’elles ont investi dans l’amélioration de la qualitéde leur Gestion d’Information.

Des normes telles que SPECTRUM et le CIDOCCRM ont fourni à la fois un point de convergence etun catalyseur pour ce processus: rassembler lesmeilleures pratiques et les propager à travers lacommunauté.

En dépit de l’important développement, une nouvellegénération de défis attend la Documentation, et ilrevient à notre communauté de décider comment lesaborder.

Penser la Documentation en termesstratégiques

Le premier défi est d’apprendre à penser la Docu-mentation en termes stratégiques. Il s’agit d’un défiscentral pour CIDOC aussi bien que pour des organisa-tions telles que la Collections Trust, la Getty, le Réseaucanadien d’information sur le patrimoine (RCIP) etd’autres.

En tant que communauté, nous avons tendance ànous focaliser sur les aspects pratiques, pragmati-ques et techniques. Notre impulsion est d’établir desnormes et de penser à des structures et des systè-mes. Au cœur même de la Documentation se trouveune appétence d’abstraction et d’organisation dumonde en éments maniables.

Pourtant, notre travail existe au sein d’un plus largecontexte politique, financier et stratégique. Nous dé-

As a community, we tend to focus on the practical,the operational and the technical. Our impulse is togenerate standards and to think about structures andsystems. At the very heart of Documentation is anurge to abstract and to sort the world into manage-able elements.

Yet our work exists within a broader political, financialand strategic context. We depend on the goodwilland support of politicians who have little interest inhow we manage information, but who care insteadabout what benefits this information can bring to ourusers.

Our community has still to face two battles. The firstis to convince people of the business case for man-aging and recording information. The second is toconvince them of the public benefit which this pro-cess creates.

From Documentation to InformationManagement

The second challenge is to revisit the word itself –Documentation. When we first started referring toDocumentation, it was a tool for unification. It con-


pendons du bon vouloir et du support des politiciensqui ne s’intéressent que peu à comment nous géronsl’information, mais qui se soucient plutôt de quelbénéfice cet information peut amener à nos usager.

Notre communauté a encore à affronter deux batailles.La première est de convaincre les gens de l’intérêtcommercial qu’il y a dans la gestion et l’enregistrementd’information. La seconde est de les convaincre dubénéfice public que ce processus fournit.

De la Documentation à la Gestion desInformations

Le deuxième défi est de revisiter le monde en questionlui-même: la Documentation. Lorsque nous avonscommencé à parler de Documentation, c’était unmoyen d’unification qui liait les gens au delà des dis-ciplines et des langues, créant un sentiment de cohé-rence à propos de pratiques qui étaient auparavantsans lien.

Récemment, néanmoins, le mot Documentation estdevenu problématique. Il a un sens différent et mieuxdéfini dans des industries bien plus grandes tellesque le domaine des logiciels et l’ingénierie. Il nedécrit pas pleinement à lui seul la gamme de pro-

nected people across disciplines and languages andcreated a sense of coherence around what were pre-viously disconnected practices.

Recently, however, the word Documentation has be-come problematic. It has a different, better-definedmeaning in much larger industries such as softwareand engineering. It does not in itself fully describe therange of processes involved, and is increasingly serv-ing to isolate museum practice from related disci-plines such as librarianship and archiving.

Not only this, but it is also helping to isolate peoplewithin their own institutions. In many organisations,Documentation is regarded as something technical,behind-the-scenes, disconnected from other parts ofthe organisation. For this reason, many organisa-tions are rejecting the word ‘Documentation’ in favourof ‘Information Management’.

As an integral part of Collections Management, Infor-mation Management is about connecting togetherthe many different internal and external systems ofthe organisation to avoid duplication, remove the riskof information ‘silos’ and maximise the overall returnon investment.

From Stock Control to Entertainment

A further profound challenge is the shift in expecta-tion about the content which we are able to deliver.The drive to put collections online has created an ex-pectation that we can deliver deep, rich narrative in-formation linked to copyright-cleared photographswith a fully classified metadata record.

Suppliers of Collections Management Systems haveresponded very rapidly to this requirement, acquiringthe functionality of Digital Asset Management, DigitalRights Management and Content Management inthe space of less than a decade.

What has responded less quickly is the quality of thiscontent. There is a pressing need both to sustain theintegrity of management information and to supportnarrative information and User-Generated Contentwhich can be used to develop entertaining and en-gaging services.

From the Server to the Cloud

In future, it is likely that instead of installing softwareon a hard drive, we will be going online to access appli-cations. Instead of buying a server to host informa-tion, we will buy access to space on servers distribut-ed throughout the world.

This vision (sometimes referred to as ‘utility’ or ‘Cloud’computing) holds huge potential for cultural services,as well as huge challenges for Information Manage-ment.

Cultural organisations tend to localise things. We liketo manage our own systems, maintain our own termi-nologies and deliver our collections through our ownwebsites. In future, however, these things are likelyto become distributed throughout the Web.

Instead of maintaining your own in-house terminol-ogy, you might contribute to and use a terminologyshared with hundreds of other organisations. Usersmay come to your website to find your collections,but they are equally likely to find them in Google, or atourism website over which you have little control.


cessus impliqués et sert de plus en plus à isolerl’activité des musées des disciplines qui y sont appa-rentées, telles que la bibliothéconomie et l’archivage.

Mais ce n’est pas tout; il contribue aussi à isoler lesgens au sein de leurs propres institutions. Dans denombreuses organisations, la Documentation est con-sidérée comme une activité technique qui se dérouleen coulisse, détachée du reste de l’organisation. Pourcette raison, de nombreuses organisations rejettentle mot »Documentation« au profit de »Gestion desInformations«.

En tant que partie intégrante de la Gestion des Col-lections, la Gestion des Informations a pour but demettre en connexion les nombreux différents systè-mes internes et externes de l’organisation, d’éviter laduplication, d’éliminer le risque de cloisonnementdes informations et de maximiser le retour global surl’investissement.

De l’Inventaire des Stocks au Divertissement

Un autre défi de taille est posé par le changementdans l’attente publique quant au contenu que noussommes à même de produire. Avec la ruée vers ladiffusion internet des collections s’est créée une atten-te à ce que nous produisions de l’information narra-tive et riche concernant des photographies libres dedroit, avec des enregistrements de métadonnéesentièrement classifiés

Les fournisseurs des Systèmes de Gestion des Col-lections ont répondu très rapidement à ce besoin, ac-quérant la fonctionnalité de Gestion de RessourcesNumériques, Gestion des Droits Numériques et Ges-tion de Contenu dans l’espace de moins d’une dé-cennie.

Ce qui a été moins prompt à répondre, c’est la qualitéde ce contenu. Il existe une nécessité pressante etde maintenir l’intégrité de l’information de gestion, etde soutenir l’information narrative et le Contenu gé-néré par les utilisateurs qui peut être utilisé pourdévelopper des services divertissants et attirants.

Du Serveur au Nuage

Dans le future, il est probable qu’au lieux d’installerdes logiciels sur un disque dure, nous irons sur le netpour accéder aux applications. Au lieux d’acheter unserveur pour héberger l’information, nous achète-rons l’accès à l’espace sur des serveurs distribuésde par le monde.

Cette vision (parfois appelée informatique »du Nuage«ou »de services«) détient un énorme potentiel pourles services culturels, aussi bien qu’un énorme défipour la Gestion de l’Information.

Les organisations culturelles ont tendance à localiserles choses. Nous aimons gérer notre propre systè-me, maintenir nos propres terminologies et produirenos collections par le biais de nos propres sites in-ternet. Dans le futur, cependant, ces choses serontprobablement distribuées à travers le Web.

Au lieu de maintenir ses propres terminologies mai-son, il est possible que l’on utilisera et que l’oncontribuera à une terminologie partagée avec descentaines d’autres organisations. Il se pourrait queles utilisateurs se rendent sur vos sites pour y trouvervos collections, mais il est tout aussi probable qu’ilsles trouvent sur Google, ou sur un site de tourismesur lequel vous n’auriez que peu de contrôle.

Conclusion

Many other challenges lie ahead. At risk is the loss ofmomentum and going back on the progress made inthe past decade, of becoming marginalised withincultural organisations and of losing touch with our au-diences.

At stake is the opportunity to define a new vision ofinformation at the heart of everything which culturalorganisations do, enabling our industry to becomebetter-integrated, more efficient and to create moreinspiring and responsive services for users.

This then is the challenge to CIDOC and the commu-nity it represents!

About the author:Nick Poole is the Chief Executive of the CollectionsTrust. A leading figure in the field of standards andCollections Management, he is regularly invited toadvise UK and international organisations on issuesrelating to collections, knowledge, new technologyand the law. Nick is a Councillor of the UK MuseumsAssociation, a member of the Board of the MuseumsCopyright Group and a Trustee of ICOM UK. He rep-resents the UK within the Member States ExpertGroup at the European Commission. Nick also lec-tures and publishes widely on the subject of new de-velopments in cultural services.

Digital curation from the perspectiveof museum documentation

Regine ScheffelHochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur,LeipzigFakultät [email protected]

Museum documentation has seen several funda-mental changes of focus. Cataloguing all museumobjects was the first step in IT supported museumdocumentation. Then processes of collection man-agement got into the focus. Rather soon it got evi-dent that museums need not only to catalogue theircollections but also their information resources in or-der to use staff and capacities efficiently and to reactto the challenge of giving users access to museuminformation.

In 2001, SPECTRUM Knowledge1 formulated »Stan-dards for cultural information management« with theaim a) of higher efficiency in museum informationmanagement and b) to create new information ser-vices for new user needs. SPECTRUM Knowledgerecommends a systematic approach: Information ma-nagement in museums is to be based on policies oncollection, retention – and disposal(!) of information.»Information Service Evaluation« and audits check if


Conclusion

De nombreux autres défis nous attendent. Nous ris-quons la perte de dynamique, le retour sur les progrèsfaits au cours de la dernière décennie, la marginali-sation au sein des organisations culturelles et laperte de contact avec notre public.

Ce qui est en jeu, c’est l’opportunité de définir unenouvelle vision de l’information, au cœur de tout ceque les organisations culturelles font, permettant ànotre industrie de s’intégrer mieux, d’être plus effica-ces et de créer plus de services inspirants et ouvertspour nos utilisateurs.

C’est là le défi pour CIDOC et la communauté qu’ilreprésente.

A propos de l’auteur:Nick Poole est le PDG de la Collections Trust. Figureimportante dans le secteur des normes et de laGestion de l’Information, il est régulièrement invité àconseiller des organisations du Royaume-Uni, et auniveau international, sur des questions relatives auxcollections, au savoir, aux nouvelles technologies età la loi. Nick est un Conseiller de l’Association desMusées du Royaume-Uni, un membre du conseil ad-ministratif du Groupe Copyright des Musées, et unadministrateur d’ICOM UK. Il représente le Royaume--Uni au sein du Groupe Expert des Etats Membres àla Commission Européenne. Nick enseigne égale-ment et publie beaucoup au sujet des nouveauxdéveloppements des services culturels.

La conservation numérique dansla perspective de la documentationmuséographique

Regine Scheffel

La documentation muséographique a connu plusieurschangements d’orientation fondamentaux: Le catalo-gage de tous les objets de musées a été le premierpas dans la documentation de musée basée sur IT.Ensuite, les processus de gestion de collections sontentrés dans le tableau. Bien vite, il est devenu évi-dent que les musées ont besoin non seulement decataloger leurs collections mais aussi leurs ressour-ces d’information afin d’utiliser efficacement person-nel et capacités et de réagir au défis de donner auxusagers l’accès aux informations des musées.

En 2001, SPECTRUM Knowledge1 a formulé des»Normes pour la gestion des informations culturel-les« avec pour but a) une meilleure efficacité dans lagestion des informations des musées et b) la créationde nouveaux services d’information pour répondre àde nouveaux besoins des usagers. SPECTRUM Knowledge recommande une approche systématique: lagestion des informations dans les musées se doitd’être basée sur les politiques pour la collecte, larétention – et l’élimination(!) de l’information. »L’Eva-luation des Services d’Information« et les audits con-

1 SPECTRUM Knowledge : Standards for cultural information ma-nagement / compiled and edited by Helen Ashby, GordonMcKenna and Matthew Stiff. Cambridge : MDA, 2001, ISBN 1900642 08 5

1 SPECTRUM Knowledge : Standards for cultural informationmanagement / compiled and edited by Helen Ashby, GordonMcKenna and Matthew Stiff. Cambridge : MDA, 2001, ISBN 1900642 08 5

user needs were met and identify opportunities forimprovement. Transparency of historic and contem-porary information resources and their use for de-fined target groups in the museum and within thebroader audience is gained by »Information ResourceCataloguing«. The underlying concept is sustainabilityof information by applying standards and by inter-operability.

In many aspects information management accordingto SPECTRUM Knowledge can be seen as the »pre-decessor« of digital curation: The analysis of defi-ciencies in information practice in museums2 leads tothe focus on reuse of data. Methods of the archivalwork, like the criteria based selection and the deci-sion about disposal or archiving of information, areapplied in digital curation – and in SPECTRUM Know-ledge. But digital curation goes beyond that: it bridgesthe gap between information management and long--term preservation of digital objects. The term »digitalcuration« evokes the necessity to curate digital infor-mation objects like museum objects and to raise thisduty to the level of curatorial work in museums.3

In the United Kingdom the Digital Curation Centre(DCC) has been founded to support these tasks. Itsdefinition of digital curation raises focus on the selec-tiveness of curated information, on its organisation ina »life-cycle« and on the necessity of a proactive atti-tude towards this task: »Digital curation is maintain-ing and adding value to a trusted body of digitalinformation for current and future use; specifically,we mean the active management and appraisal ofdata over the life-cycle of scholarly and scientific ma-terials.«4

While SPECTRUM Knowledge argues from the posi-tion of a museum towards its information manage-ment, DCC argues from the perspective of a digitalobject. The DCC digital lifecycle model is »OAIScompliant«. This means that it conforms to the ele-ments and processes of the Open Archival Informa-tion Systems (OAIS) Reference Model5 (ISO 14721)which is widely accepted for modelling digital preser-vation processes and planning archival systems forlong-term preservation. The DCC lifecycle is applica-ble to all sorts of digital information objects in muse-ums: digital museum objects (digital art, etc.), researchdata and digital information about museum objects(digital documentation, photographs, databases withmetadata about objects, (un-)published articles, etc.).

»Full lifecycle actions« in the centre concern themaintenance of digital data at any time and through-out all sequences of the lifecycle (see figure6). Theycontain the attribution of descriptive, administrative,technical, structural, rights and preservation meta-data in order to facilitate retrieval, curation and pres-ervation of digital objects. Preservation planning and


trôlent si les besoins des usagers ont été comblés etidentifiwent les opportunités d’amélioration. La trans-parence à propos des ressources d’information his-toriques et contemporaines et leur utilité pour desgroupes ciblés définis dans le musée et dans legrand public est atteinte grâce au »Catalogage desRessources d’Information«. Le concept sous-jacentest la permanence de l’information permise par l’ap-plication de normes et par l’interopérabilité.

A de nombreux égards, la gestion des informationsen fonction de SPECTRUM Knowledge peut êtreconsidéré comme le »prédécesseur« de la conser-vation numérique: l’analyse de lacunes dans la pra-tique de l’information dans les musées2 conduit à lamise au point de la réutilisation des données. Lesméthodes du travail d’archivage, comme la sélectionpar critères et la décision quant à l’élimination oul’archivage d’informations, sont appliquées dans laconservation numérique – et dans SPECTRUM Know-ledge. Mais la conservation numérique va au delà decela: elle comble l’espace entre la gestion de l’in-formation et la préservation à long terme d’objetsnumériques. Le terme »conservation numérique«évoque la nécessité de conserver les objets d’infor-mation numérique comme des objets de musées etd’élever cette tâche au niveau du travail de conser-vation dans les musées.3

Dans le Royaume Uni, le Centre de ConservationNumérique (DCC) a été fondé pour soutenir cestâches. La définition qu’il donne de la conservationnumérique attire l’attention sur la sélectivité de l’infor-mation conservée, sur son organisation en un »cyclede vie« et sur la nécessité d’une attitude proactiveenvers cette tâche. »La conservation numérique main-tient et ajoute de la valeur à un corpus d’informationnumériques de confiance pour un usage actuel et fu-ture; plus spécifiquement, il s’agit de la gestion activeet de l’évaluation des données sur la durée du cycle devie des matériaux académiques et scientifiques.«4

Alors que SPECTRUM Knowledge adopte la posi-tion d’un musée envers sa gestion de l’information,DCC adopte la perspective de l’objet numérique. Lemodèle de cycle de vie numérique du DCC est »con-forme à OAIS«. C’est à dire qu’il correspond auxéléments et aux processus du Modèle de Référence5

(ISO 14721) du Système Ouvert d’Archivage d’Infor-mation (OAIS) qui est généralement accepté pour lamodélisation des processus de préservation numéri-que et la planification de systèmes d’archivage pourla préservation à long terme. Le cycle de vie du DCCest applicable à toutes sortes d’objets d’informationnumérique dans les musées tels que des objetsnumériques de musées (art digital etc.), des donnéesde recherche et de l’information numérique au sujetd’objets de musées (photographies numérique de

2 For example, the last version of information in a printed catalogueoften is not being retransferred into the database and therefore lostfor further scientific or custodial work.3 This is important because it demands competent staff with custodialresponsibility and status.4 http://www.dcc.ac.uk/about/ [All URLs have been accessed May16, 2009]5 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)/ Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS).CCSDS 650.0-B-1. BLUE BOOK. January 2002. http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf, p. 4-16 http://www.dcc.ac.uk/docs/publications/DCCLifecycle.pdf

2 Par exemple la dernière version d’information imprimée dans uncatalogue n’est souvent pas rentransferrée dans la base dedonnées et ainsi perdue pour un travail future, scientifique ou deconservation.3 Ceci est important parce que le personnel doit dès lors être àmême d’assumer des résponsabilités et un statut de conservation.4 http://www.dcc.ac.uk/about/5 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)/ Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS).CCSDS 650.0-B-1. BLUE BOOK. January 2002. http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf, p. 4-1

evaluation of processes and their results are ongoingactivities concerning all phases of the digital lifecycle.Successful migration or other preservation activitiesrequire technology watch (formats, technology, tools,etc.) and community watch and participation in orderto build up an efficient infrastructure for digital preser-vation.

At this point another important resource should bementioned: The »Digital Preservation for Museums :Recommendations«, published by the Canadian Herit-age Information Network (CHIN) in 2004.7 Shortly af-ter the publication of the fundamental »Charter on thePreservation of the Digital Heritage« by the UNESCOin 2003,8 CHIN gave pragmatic recommendations tomuseums how to deal with the new challenge of digi-tal preservation. In the context of the digital curationlifecycle it is especially interesting to have a nearerlook at the »Action Recommendations«, concerningthe elaboration of policies, workflows and the defini-tion of responsibilities within museums, and the»Broader Recommendations« dealing with collabora-tion and participation with the aim of a digital preser-vation infrastructure for museums within the culturalheritage sector.

Most interesting in the DCC lifecycle are the »Se-quential Actions«, focusing the phase of conceptuali-sation before the creation (or collection) of digitalobjects: purpose, target groups (the »designated com-munity« in terms of digital preservation), capturemethod, format decisions and storage options definethe basic decisions concerning the digital object tocreate or collect. All later decisions have to reflectthese initial ones and evaluate if the conditions, un-der which they have been taken, are still the same, orif they need revision. In the »Create or Receive«phase the addition of metadata is essential. If theyare incomplete (e.g. the rights metadata) further us-age or preservation actions may perhaps not be pos-


documents, bases de données avec métadonnées àpropos d’objets, articles (non-)publiés etc.).

Les »actions de tout le cycle de vie« au centre con-cernent le maintien de données numériques à toutmoment et durant toutes les séquences du cycle devie.6 A elles revient l’attribution de métadonnées depréservation, de droit, descriptives, administratives,techniques et structurelles, afin de faciliter le retrait, laconservation et la préservation d’objets numériques.La planification de la préservation et l’évaluation desprocessus et de leurs résultats sont des activitéstoujours en cours qui concernent toutes les phasesdu cycle de vie numérique. La réussite d’une migra-tion de données ou toute autre activité de préserva-tion a besoin de veille technologique (formats, techno-logie, outils etc.) ainsi que de veille communautaireet de participation afin de construire une infrastruc-ture efficace pour la préservation numérique.

Ace stade, une autre ressource importante mériteraitd’être mentionnée: Les »Préservation numérique àl’intention des musées : Recommandations« pub-liées par le Réseau canadien d’information sur lepatrimoine (RCIP) en 2004.7 Peu après la publicationde la fondamentale »Charte sur la conservation dupatrimoine numérique« par l’UNESCO en 2003,8

RCIP a donné des recommandations pragmatiquesaux musées pour faire face aux nouveaux défis de lapréservation numérique. Dans le contexte du cyclede vie de la conservation numérique, il est particuli-èrement intéressant de se pencher de plus près surles »Recommandations d’Actions«, concernant l’éla-boration de politiques et de flux de travail et la dé-finition des responsabilités au sein du musée, et surles »Recommandations Générales«, qui traitent dela collaboration et de la participation ave pour objectifune infrastructure de préservation numérique pourles musées dans le secteur du patrimoine culturel.

Dans le cycle de vie du DCC, les »Actions Séquen-tielles« sont particulièrement intéressantes, mettanten lumière la phase de la conceptualisation avant lacréation (ou la collection) d’objets numériques: objec-tif, groupes cibles (la »communauté désignée« entermes de préservation numérique), méthode de cap-ture, choix de format et options de stockage dé-finissent les décisions de base concernant l’objetnumérique à créer ou collectionner. Toutes les dé-cisions prises postérieurement doivent refléter cellesprises initialement et évaluer si les conditions souslesquelles elles ont été prises sont toujours d’ac-tualité ou si une révision s’impose. Dans la phase»Créer ou Recevoir« l’addition de métadonnées estessentielle. Si elles sont incomplètes (par exempleles métadonnées de droit«) il n’est pas exclu qu’il soitimpossible de continuer à les utiliser ou les préserveret l’objet devra être rejeté. »Evaluer et Sélectionner«implique la sélection de ressources d’information quivaillent la peine d’être préservées à long terme. Lesautres ressources devront être envoyées à d’autres

7 Digital Preservation for Museums : Recommendations / by Tim AuYeung; commissioned by the Canadian Heritage Information Network,2004. http://www.chin.gc.ca/English/Digital_Content/Preservation_Recommendations/index.html8 http://portal.unesco.org/ci/en/files/13367/10700115911Charter_en.pdf/Charter_en.pdf

6 http://www.dcc.ac.uk/docs/publications/DCCLifecycle.pdf7 Préservation numérique à l‘intention des musées : Recomman-dations / Tim Au Yeung, Université de Calgary, Commandée par leRéseau canadien d‘information sur le patrimoine, 2004. http://www.rcip.gc.ca/Francais/Contenu_Numerique/Preservation_Re-commandations/index.html8 http://portal.unesco.org/fr/ev.php-URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

sible and the digital object will have to be rejected.The »Appraise and Select« phase means selection ofinformation resources being worth long-term preser-vation. Other resources may be sent to other archives,or be destroyed (if necessary in a documented man-ner like in archives).

The »Ingest« phase means the transfer of the infor-mation object into a digital archival system, or – this isdifferent from digital preservation – to another »re-pository, data centre or other custodian«.9 At thispoint, it gets evident, that digital curation finds appli-cation to both long-term preservation archives andsafe repositories for continued use.

At the »Ingest«, the digital object and its metadata(the so called Submission Information Package, SIP)have to be checked according to standards and poli-cies.

The Archival Information Package (AIP) – the »con-tainer« with the digital object and its »representationinformation« (metadata that will allow to representthe digital object adequately for later use, or to con-struct a suitable usage environment in distant future)– will be the subject of preservation actions (bit-stream preservation, migration, emulation).

Grid technology and the method of multiplied copies,realised by LOCKSS10 may be interesting storageoptions for repositories. It is not evident whether theyare options for long-term preservation, too, becausethe high criteria for trusted repositories11 seem to beeasier to fulfill by centralised data archives.12

By now, there are experiences with the »Access, Useand Reuse« concerning repositories. Careful evalua-tion will be necessary to find out if »Access and(Re-)Use« are working well for »real« digital archivalsystems because the main focus of research by nowlaid more on the »Ingest« than on the »Access«. The»Sequential Action of Access« may make it neces-sary to transform the digital object, e.g. to migrate itinto a publication format.

The credo of digital curation: only sustainable dataand information management will allow reuse at anytime. The curation of digital data or information isnecessary independently of the chosen time scale:for continuous use as well as for long-term preserva-tion.

But there are more reasons why digital curation is in-teresting for museums, museum documentation andmuseum informatics: the DCC has been foundedbecause the creation of research data is extremelyexpensive and requires collaborative effort for main-taining these data usable. »The cost of producingthese data is very high: satellites, particle accelera-tors, genome sequencing, and large scale digitis-ation and electronic publishing collectively representa cumulative investment of billions of pounds […].Long-term curation and preservation of digital re-


archives ou détruites (si nécessaire de façon docu-mentée, comme aux archives).

»Importer« signifie transférer l’objet d’information àun système d’archivage numérique ou – ce qui estdifférent de la préservation numérique – à un autre»référentiel, centre de données ou autre déposi-taire«9. A ce stade, il devient évident que la conser-vation numérique s’applique à la fois aux archives depréservation à long terme et aux référentiels pourl’usage courant.

Au moment de l’importation, l’objet numérique et sesmétadonnées (pour ainsi dire le paquet d’InformationSubordonnées, SIP) doivent être vérifiés selon lesnormes et les politiques.

Le Paquet d’Information Archivé (AIP) – le »conte-nant« de l’objet numérique et de son »information dereprésentation« (les métadonnées qui permettrontde représenter l’objet numérique de façon adéquateà une utilisation future ou à construire un environne-ment adapté à son usage dans un future distant) –sera l’objet d’actions de préservation (préservationde flux binaires, migration, émulation).

La technologie de Grille et la méthode des copiesmultiples, réalisée par LOCKSS,10 pourraient êtredes options de stockage intéressantes pour les réfé-rentiels. Il n’est pas évident à dire si elles sont égale-ment des options pour la préservation à long terme,parce que les exigences élevées pour les référen-tiels11 de confiance semblent être plus facile à rem-plir par des archives de données centralisées.12

A l’heure actuelle, il existe des expériences avec»Accès, Utilisation et Réutilisation« concernant lesréférentiels. Une évaluation attentive sera nécessairepour déterminer si l’Accès et la (Ré-)Utilisation fonc-tionnent bien pour les »vrais« systèmes d’archivagenumériques, parce que le principal sujet de rechercheà présent a porté plus sur l’Importation ue sur l’Accès.L’Action Séquentielle d’Accès pourrait rendre néces-saire la transformation de l’objet numérique, par ex-emple de le migrer à un format de publication.

Le crédo de la conservation numérique: seule la ges-tion durable des données et informations permettrala réutilisation à tout moment. La conservation dedonnés ou d’informations numériques est nécessaire,indépendamment de l’échelle de temps, pour uneutilisation continuelle aussi bien que pour la préser-vation à long terme.

Mais il y a encore d’autres raisons pourquoi la con-servation numérique est intéressante pour les musé-es, la documentation et l’informatique muséale: leDCC a été fondé parce que la création de donnéesde recherche est extrêmement coûteuse et néces-site un effort de collaboration pour maintenir cesdonnées en état d’usage. »Le coût de production deces données est très élevé: satellites, accélérateursde particules, séquençage de génome, numérisationà grande échelle et publications électroniques repré-

9 http://www.dcc.ac.uk/docs/publications/DCCLifecycle.pdf10 Lots of Copies Keep Stuff Save. http://www.lockss.org/lockss/Home11 See, for example, the criteria of the German NESTOR community.http://www.langzeitarchivierung.de/downloads/mat/nestor_mat_08-eng.pdf12 Like, for example, in the KOPAL system used by the GermanNational Library. http://kopal.langzeitarchivierung.de/index.php.de

9 http://www.dcc.ac.uk/docs/publications/DCCLifecycle.pdf10 Lots of Copies Keep Stuff Save. http://www.lockss.org/lockss/Home11 Voir par exemple les critères de la communauté NESTOR Al-lemande. http://www.langzeitarchivierung.de/downloads/mat/nestor_mat_ 08-eng.pdf12 Comme par exemple dans le système KOPAL. http://kopal.langzeitarchivierung.de/index.php.de

sources is seen as a challenge which is difficult if notimpossible for individual institutions to resolve ontheir own due to the complexity and scale of the chal-lenges involved.«13

This plea for collaborative solutions is also interest-ing regarding further integration of information fromcultural heritage institutions but also regarding the in-tegration of research and documentation data withinmuseums (e.g. data on biodiversity research in natu-ral history museums).

It is the digital information object that is at the focus ofdigital curation. But in view of »virtual archives«, it willbe interesting to observe the use of the RecordsContinuum Model,14 published in 1996 by Frank Up-ward and widely discussed in the (Anglo-American)archival community.

The final conclusion may be allowed: Digital curationas a means to make museum information »fit for futu-re« throughout continued use to long-term preserva-tion should be adopted an aim of museum documen-tation. Consequently, the qualification profiles of reg-istrars and information specialists will have to berevised regarding the profile of a digital curator in mu-seums. Further research will have to be done in theapplication of digital curation to museum documenta-tion.

The spell of ubiquitous knowledge:Europeana, a portal to European culturaland scientific knowledge

Jörn Sieglerschmidt15

Library Service Centre Baden-Wü[email protected]

Qui scit ubi scientia habenti est proximus. [Whoknows, where the knowledge is, is closest to theknowing.]16

Par ces instruments d’ubiquité, d’universalité et d’éter-nité, l’homme se sera rapproché de l’état de divi-nité,...17

Content has been and will always be made availableon various Internet platforms over the years, increas-ing exponentially: text, sound, (still and moving) im-


sentent collectivement un investissement cumulatifde milliards de livres [...]. La conservation à longterme des ressources numériques est perçue commeun défis difficile sinon impossible à résoudre seulespour des institutions individuelles, en raison de lacomplexité et de l’échelle des défis impliqués.«13

Ce plaidoyer pour des solutions de collaboration estnon seulement intéressant en ce qui concerne lapoursuite de l’intégration des informations provenantd’institutions du patrimoine culturel, mais aussi en cequi concerne l’intégration des données de rechercheet de documentation dans les musées (par exemplesdes données sur la recherche sur la biodiversitédans les musées d’histoire naturelle).

C’est l’objet d’information numérique qui est au centrede la conservation numérique. Mais compte tenu des»archives virtuelles«, il sera intéressant d’observerl’utilisation au Records Continuum Model,14 publié en1996 par Frank Upward et largement débattu dans lacommunauté d’archivage (anglo-américaine).

La conclusion finale est permise: La conservationnumérique comme moyen rendre l’information desmusées »adaptée au future«, de l’utilisation continueà la préservation à long terme, devrait être adoptéecomme objectif de la documentation muséographi-que. Par conséquent, les profils de qualification desspécialistes de l’information et de l’enregistrementdevra être révisée en tenant compte du profile d’unconservateur numérique pour musées. D’autres re-cherches devront être menées sur l’application de laconservation numérique pour la documentation mu-séographique.

Le charme de l’ubiquité desconnaissances: Europeana, un portail ausavoir scientifique et culturel européen

Jörn Sieglerschmidt15

Qui scit ubi scientia habenti est proximus. [Qui saitoù le savoir se trouve, est plus proche de le possé-der.]16

Par ces instruments d’ubiquité, d’universalité et d’éte-rnité, l’homme se sera rapproché de l’état de divi-nité,...17

Du matériel a été et sera toujours rendu disponiblesur diverses plateformes internet au fil des années,s’accroissant de façon exponentielle: texte, son, im-age (fixe et animée). Grâce à des fonds privés oupubliques, des projets de numérisation, parfois gi-gantesques, ont été accomplis pour quitter la galaxie

13 http://www.dcc.ac.uk/about/what/14 Upward, Frank. Structuring the Records Continuum – Part One:Postcustodial principles and properties. http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html15 Thanks to Susanne Schuster and Werner Schweibenz for theircomments.16 Otlet, Paul. Traité de documentation. Bruxelles : Mundaneum,1934, p. 217 Otlet, ibid., p. 431

13 http://www.dcc.ac.uk/about/what/14 Upward, Frank. Structuring the Records Continuum – Part One:Postcustodial principles and properties. http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html15 Merci à Susanne Schuster et Werner Schweibenz pour leurscommentairs.16 Otlet, Paul. Traité de documentation. Bruxelles : Mundaneum,1934, p. 217 Otlet, ibid., p. 431

age. Owing to private or public funding sometimesgigantic digitisation projects were carried out, in or-der to leave the Gutenberg galaxy. One of the bestknown projects is Google Books. But there are manymore initiatives in European countries – and world-wide. This contribution means to give a short surveyof some of them, their intentions and their future.

The target of Europeana is »to make Europe’s cul-ural and scientific resources accessible for all.« Indetail the aims are:

• »Providing access to Europe’s cultural and sci-entific heritage through a cross-domain portal,

• co-operating in the delivery and sustainability ofthe joint portal,

• stimulating initiatives to bring together existingdigital content,

• supporting digitisation of Europe’s cultural andscientific heritage.«18

These objectives are (and must be) rather generaland vague. But at the same time it makes us aware ofthe fact that we are at the very beginning of a longprocess. Although Europeana has gone online in De-cember 2008, to this day the access to cultural andscientific resources is fairly fragmentary. Europeanapresents the material that is delivered on a voluntarybasis by European cultural heritage institutions. Pro-cedures of data delivery and import are far from regu-lar and easy to handle. But the structure evolves andwill be developed by aggregators of data in Europeanand national projects. For example, ATHENA will bea domain specific aggregator of European muse-ums.19 The German Digital Library will begin its worknext year and will be a national aggregator for Euro-peana. In many European countries similar endea-vours have been and will be undertaken:20 Gallica,21

Culturaitalia,22 the German BAM portal,23 and manyothers. So we may expect that in ten or twenty yearsEuropeana will be the reliable platform of Europeandigitised material for scholars, students, and the mostunknown user: the general public.

The technical approach of Europeana is simple. Eu-ropeana itself administrates the metadata and im-ages in a defined resolution forming the so-calledsurrogate for the presentation on the Web. The fulltext e.g. of books, the high resolution image, themoving image are accessible only through thesource information of the institution that originally de-livered the data. This approach has already beenrealised by the BAM portal. Europeana thereforepresents material that is online in a more or less fullydigitised form.

When in former times digitised content was offered tothe public on different Internet platforms, sometimesit was rather concealed in the width of the WorldWide Web than published in the traditional sense,


de Gutenberg. L’un des projets les plus connus estGoogle Books. Mais il y a encore beaucoup d’autresinitiatives dans les pays européens – et à l’échellemondiale. Cette contribution a pour but de donner uncourt aperçu de certaines d’entre elles, leurs inten-tions et leur future.

Le but de Europeana est »de rendre les ressourcesscientifiques et culturelles de l’Europe accessiblespour tous«. En détail, les objectifs sont:

• »Produire un accès au patrimoine culturel etscientifique de l’Europe à travers un portailinter-domaine,

• coopérer à la livraison et à la durabilité d’unportail commun,

• stimuler les initiatives pour réunir le matériel nu-mérique existant,

• soutenir la numérisation du patrimoine culturel etscientifique.«18

Ces objectifs sont (et doivent être) assez généraux etvagues. Mais en même temps, ceci nous rend cons-cient du fait que nous n’en sommes qu’au début d’untrès long processus. Bien qu’Europeana soit en lignedepuis décembre 2008, à ce jour l’accès aux res-sources scientifiques et culturelles est plutôt frag-mentaire. Europeana présente le matériel qui estlivré volontairement par les institutions du patrimoineculturel européen. Les procédures de livraison etd’importation de donnée sont loin d’être faciles ethabituelles à traiter. Mais la structure évolue et seradéveloppée par des agrégateurs de données en desprojets européens et nationaux. ATHENApar exemple,sera un agrégateur pour un domaine spécifique desmusées Européens.19 La Bibliothèque NumériqueAllemande commencera son travail l’année procha-ine et sera un agrégateur national pour Europeana.Dans plusieurs pays européens de semblables projetsont été et seront entrepris:20 Gallica,21 Culturaita-lia,22 le portail BAM allemand,23 et bien d’autres.Ainsi, nous nous attendons à ce que, dans dix ouvingt ans, Europeana soit la plateforme fiable dematériel numérisé pour universitaires, étudiants et lamajorité des usagers inconnus: le grand public.

L’approche technique d’Europeana est simple: Euro-peana même administre les métadonnées et imagesdans une résolution définie, formant pour ainsi dire lesubstitut pour la présentation sur le Web. Le textecomplet, par exemple de livres, des images hautedéfinition, des images animées, sont accessibleseulement depuis l’information de source fournie parl’institution ayant livré les données à la base. Cetteapproche a déjà été adoptée par le portail BAM.Europeana présent ainsi du matériel qui est en lignesous une forme plus ou moins numérisée.

Lorsqu’autrefois, le contenu numérique était offert aupublique sur des plateformes internet différentes, ilétait parfois plus dissimulé par l’ampleur du World

18 http://www.europeana.eu/ [All URLs have been accessed April5, 2009]19 http://www.athenaeurope.org/20 cf. Culture&Recherche 118-119 presenting the papers of theconference Numérisation du patrimoine culturel in November, 2008.http://www.culture.gouv.fr/culture/editions/r-cr/cr118-119.pdf21 http://www.gallica2.bnf.fr22 http://www.culturaitalia.it/pico/23 http://www.bam-portal.de

18 http://www.europeana.eu/19 http://www.athenaeurope.org/20 cf. Culture&Recherche 118-119. http://www.culture.gouv.fr/cul-ture/editions/r-cr/cr118-119.pdf21 http://www.gallica2.bnf.fr22 http://www.culturaitalia.it/pico/23 http://www.bam-portal.de

and sometimes only known to a small number of se-lected users. In contrast, now the user has to accessonly one platform in order to get the information col-lected on it. Tools that are and will be developed byEuropeana will enhance the usability of the presenta-tion and provide an easy navigation through themass of results. At the moment users can browse theresults by facets like media type, language, country,date, and provider.

The promoters of digitisation – in the beginning most-ly from the field of libraries – soon realised, that theworld not only consists of manuscripts and books, inparticular because other institutions such as archivesand museums began to digitise their collections.Thus not only books were digitised, but all kinds ofmedia and objects were transformed from an ana-logue to a digital representation. Media archives (printmedia, radio and television) produced (and are stillproducing) more texts and images than all traditionalagents of cultural heritage together. Sciences andapplied sciences, especially medicine, have beenproducing exabytes of digitised images and textsthrough the past decades. It is and will continue to bea challenge to find technical and semantical pathsthrough this gigantic mass of information, particularlysince projects on language recognition like e.g. theGerman Theseus programme24 will multiply this mass.Retrieval tools are developed, too, by the FrenchQuaero Programme.25

In many European countries the projects were lack-ing a coherent strategy; others like UK, France, Nor-way, Sweden adopted a centralised approach. Al-though these efforts had effects on the consistency ofresults, the technical and professional variety of ap-proaches was enormous. What technical measuresare appropriate? High resolution images? Full textdigitisation or image? What metadata schematashould be followed? Which metadata schemata aremost appropriate to the various branches of docu-mentation? Should ontologies like CIDOC CRM beused in order to harmonise different metadata sche-mata? How should the objects be presented on thescreen? In an identical fashion without regard to spe-cial presentation models e.g. of the archives? Shouldthe data have a defined quality, in order to meet therequirements of user needs and presentation? Shouldthe full texts be also accessible by search engines ofEuropeana or Google? To date many of these ques-tions have only been answered partially. The abovementioned projects will only offer some of the an-swers. But all endeavours are directed at the mainaim: the networked knowledge and the vision that thelinking of so different forms of human knowledgemight lead to new insights, to new and better forms ofknowledge. Whether the hopes of the American So-ciety of Learned Societies in a paper on cyberinfra-structure published in 2005 – the betterment of all –can be realised, seems open to dispute, because theenlargement of technical possibilities too often hasenlarged human foolishness – and the Internet is thebest example for that. Nevertheless Europeana couldbe a reliable source of authentic material examinedand offered by hundreds of thousands of European


Wide Web que publié dans le sens traditionnel, etparfois seulement connu d’un petit nombre d’usagerssélectionnés. Pour contraster avec cela, l’usager doitmaintenant accéder à une seule plateforme pourobtenir l’information qui y est rassemblée. Les outilsqui sont et seront développés par Europeana ren-dront ces prestations plus facile à utiliser, produirontune navigation aisée à travers la masse de résultats.A l’heure qu’il est, les usagers peuvent afficher lesrésultats par facettes, comme type de média, langue,pays, date et producteur.

Les promoteurs de la numérisation – initialement engrande partie du domaine des bibliothèque – réalisè-rent bientôt que le monde ne consiste pas seulementen livres et manuscrits, en particulier parce que d’au-tres institutions telles que des archives et des musé-es commencèrent à numériser leurs collections. Aussiles livres n’étaient-ils pas les seuls à être numérisés,mais toutes sortes de médias et d’objets étaienttransformés d’une représentation analogique à nu-mérique. Les archives de médias (médias imprimés,radio et télévision) produisaient (et produisent tou-jours) plus de texte et d’images que tous les agentstraditionnels de patrimoine culturel mis ensemble.Les sciences et les sciences appliquées, particu-lièrement la médecine, ont produit des exaoctetsd’images et de textes numérisés durant la décenniepassée. Trouver des chemins techniques et séman-tiques à travers la gigantesque masse d’informationest et continuera d’être un défi, particulièrement envue de la multiplication de cette masse par desprojets sur la reconnaissance de la langue, commepar exemple le programme allemand Theseus.24 Desoutils de récupération sont aussi développés par leprogramme français Quaero.25

Dans beaucoup de pays Européens il manquait auxprojets une stratégie cohérente; D’autres, comme leRoyaume Uni, la France, la Norvège, la Suède ontadopté une approche centralisée. Bien que ces ef-forts aient eu des effets sur la cohérence des ré-sultats, la variété technique et professionnelle desapproches était énorme. Quelles mesures techni-ques sont appropriées? Images haute résolution?Numérisation intégrale du texte ou de l’image? Quelsschémas de métadonnées devraient être suivis? Quel-les schémas de métadonnées sont plus appropriésau diverses branches de la documentation? Devrait--on utiliser des ontologies comme CIDOC-CRM afind’harmoniser les différents schémas de métadonnées?Comment les objets devaient-ils être représentés àl’écran? De façon identique, sans tenir compte desmodèles de présentation spéciaux, par exemple lesarchives? Les données devraient elles avoir unequalité définie afin de répondre aux exigences desutilisateurs et de la présentation? Est-ce que lestextes complets devraient également être accessib-les par des moteurs de recherche d’Europeana etGoogle? A ce jour, bon nombre de ces questionsn’ont obtenu que des réponses partielles. Les projetsmentionnés ci-dessus de proposent que quelques--unes des réponses. Mais tous les efforts sont dirigésvers l’objectif principal: la mise en réseau des con-naissances et l’idée que l’établissement de liens entre

24 http://theseus-programm.de/en-US/home/default.aspx25 http://www.quaero.org/modules/movie/scenes/home/index.php?FUSEBOX_LANG=2

24 http://theseus-programm.de/en-US/home/default.aspx25 http://www.quaero.org/modules/movie/scenes/home/index.php?FUSEBOX_LANG=2

institutions from all cultural and scientific heritagesectors.

Such a vision had Paul Otlet in 1934, when he wrotein his Traité de documentation about the future of thebook: »...la table de travail ne serait plus chargéed’aucun livre. À leur place se dresse un écran et àportée un téléphone. Là-bas au loin, dans un édificeimmense, sont tous les livres et tous les renseigne-ments… De là, on fait apparaître sur l’écran la page àlire pour connaître la réponse aux questions poséespar téléphone, avec ou sans fil. Un écran serait dou-ble, quadruple ou décuple s’il s’agissait de multiplierles textes et les documents à confronter simultané-ment; il y aurait un haut parleur si la vue devait êtreaidée par une donnée ouïe, si la vision devait êtrecomplétée par une audition. Utopie aujourd’hui, parcequ’elle n’existe encore nulle part, mais elle pourraitbien devenir la réalité pourvu que se perfectionnentencore nos méthodes et notre instrumentation. Et ceperfectionnement pourrait aller jusqu’à rendre auto-matique l’appel des documents sur l’écran, auto-matique aussi la projection consécutive…«26

The cultural object and its image: somethoughts on frequent confusions

Regine SteinGerman Documentation Centre for Art HistoryBildarchiv Foto [email protected]

The increasing Internet presence of cultural collec-tions and especially emerging web portals that aim atresource discovery in a cross-collection and cross--sectoral (archives, libraries, museums,…) mannerlike Europeana reveal a well-known problem to do-cumentation professionals: What is the subject ofdocumentation, here, the subject of the metadatapublished? Is the cultural object itself described –which might be a visual art work, also a photograph –or the (digital) image as a visual representation of theobject?

Metadata formats used in such portals are oftenbased on the Dublin Core metadata standard which


de si différentes formes de la connaissance humainepourraient conduire à de nouvelles visions, à denouvelles et meilleures formes de connaissance.Que l’espoir de la Société Américaine des SociétésSavantes, dans un article sur les cyber infrastruc-tures publié en 2005 – l’amélioration de tout – soit ounon réalisable est ouverte au débat. En effet, l’élar-gissement des horizons techniques a trop souventélargi la bêtise humaine, ce dont Internet est peut--être le meilleur exemple. Néanmoins, Europeanapourrait être une source fiable de matériel authen-tique examiné et offert par des centaines de milliersd’institution européennes de tous les secteurs dupatrimoine culturel et scientifique.

Telle était la vision de Paul Otlet en 1934, lorsqu’ilécrivit dans son Traité de documentation à propos dulivre du futur: »...la table de travail ne serait pluschargée d’aucun livre. À leur place se dresse unécran et à portée un téléphone. Là-bas au loin, dansun édifice immense, sont tous les livres et tous lesrenseignements… De là, on fait apparaître sur l’éc-ran la page à lire pour connaître la réponse aux ques-tions posées par téléphone, avec ou sans fil. Unécran serait double, quadruple ou décuple s’il s’agis-sait de multiplier les textes et les documents à con-fronter simultanément; il y aurait un haut parleur si lavue devait être aidée par une donnée ouïe, si la vi-sion devait être complétée par une audition. Utopieaujourd’hui, parce qu’elle n’existe encore nulle part,mais elle pourrait bien devenir la réalité pourvu quese perfectionnent encore nos méthodes et notre in-strumentation. Et ce perfectionnement pourrait allerjusqu’à rendre automatique l’appel des documentssur l’écran, automatique aussi la projection consé-cutive…«26

L’objet culturel et son image: quelquesréflexions sur des confusions fréquentes

Regine Stein

La présence se fait croissante sur Internet de collec-tions culturelles, et en particulier des nouveaux por-tails web, comme Europeana, visant la découvertede ressources tirées de différentes collections etsecteurs (archives, bibliothèques, musées,...). Cephénomène révèle un problème bien connu auxprofessionnels de la documentation: Quel est ici lesujet de la documentation, c’est à dire le sujet desmétadonnées publiées? S’agit-il de la description del’objet culturel même – qui pourrait être une œuvred’art visuelle aussi bien qu’une photographie – ouest-ce l’image (numérique) comme représentationvisuelle de l’objet qui est décrite?

Les formats de métadonnées utilisés dans de telsportails sont souvent basés sur les normes de méta-données Dublin Core qui ont été conçues pour la

Paul Otlet in his office, 1934 / Paul Otlet dans sans bureau,copyright Mundaneum, Bruxelles

26 Otlet, ibid., p. 428 26 Otlet, ibid., p. 428

was designed for web resource discovery, and, fordata from heritage collections, they lack a clear defi-nition what kind of resource is described. For theEuropeana prototype metadata format ESE, the issueis even more obscure: the proper europeana:type el-ement focuses on presentation, not on retrieval, andprovides only four types classifying digital resourcesavailable via Internet: text, image, video and sound.Thus most museum objects as well as architecturee.g. appear in the category ‘image’ as they are repre-sented online by an image – but what is the metadataabout?

An example from Europeana27 might demonstratethe semantic confusion resulting from this approach(Figure 1): Searching for »Bathseba« returns an itemfrom the Stadtgeschichtliches Museum Leipzig withdc:type ‘Holzschnitt’ (woodcarving), dc:subject ‘Bath-seba’, dc:date ‘1600’, etc. – the metadata describesthe original museum object. There appear also anumber of hits from the Saxon State Library, itsmetadata show mixed information: an example itemhas dc:type ‘image’, dc:subject ‘Skulptur’ (sculpture)– this refers to the visual representation, but dc:date‘1984’ is the production date of the cultural object,and dc:creator ‘Köhler, Klaus-Dieter; SLUB/DeutscheFotothek‘ provides creation information on both thecultural object itself and its visual representation. E.g.a Europeana »Advanced search« in the subject fieldfor »Bathseba« returns only the woodcarving but notthe sculpture as a result, even though in the originalcontext the sculpture has the iconographic keyword»Bathseba«. The different notions of mapping objectand image data hence produce unsatisfying retrievalresults for data that could be merged very well, seenfrom the original context.

We have to consider another aspect: photographs,especially historical ones, may themselves be mu-seum collection items. Originally representing thedepicted cultural object only, they may become aproper source for research as the following exampleillustrates.

The oldest house at the market place in Trier, the»Steipe«, built in 1430, is subject of an image createdby the »Königliche Preußische Messbildanstalt Ber-lin« in 1901. A positive, retouched for publication in


découverte de ressources web, et, lorsqu’utiliséespour les données provenant de collections du pa-trimoine, il leur manque une définition claire du genrede ressources décrites. Concernant ESE, le formatpour les métadonnées, prototype d’Europeana, laquestion est encore plus obscure: l’élément euro-peana:type même se concentre sur la présentation,non sur la découverte, et ne fournit que quatre typesde classification des ressources disponibles via In-ternet: texte, image, vidéo et son. Ainsi, la majoritédes objets des musées, aussi bien que l’architecture,par exemple, apparaissent dans la catégorie »im-age« car ils sont représentés en ligne par une image– mais à quoi la métadonnée se rapporte-t-elle?

Un exemple tiré d’Europeana27 peut démontrer laconfusion sémantique résultant de cette approche(Figure 1): à la recherche du mot »Bathseba« onobtient un objet du Stadtgeschichtliches MuseumLeipzig avec dc:type »Holzschnitt« (sculpture surbois), dc:sujet »Bathseba«, dc:date »1600«, etc. –les métadonnées décrivent l’exemplaire original del’objet du musée. Plusieurs résultats de la SaxonState Library apparaissent également, dont les méta-données donnent des informations confuses: un élé-ment utilisé comme exemple possède les donnéessuivantes: dc:type »image«, dc:sujet »Skulptur« (sculp-ture) – ceci se réfère à la représentation visuelle –mais dc:date »1984« est la date de production del’objet culturel, et dc:créateur »Köhler, Klaus-Dieter;SLUB/Deutsche Fotothek« fournit des informationde création à la fois sur l’objet même et sur sareprésentation visuelle. Par exemple une »rechercheavancée« avec Europeana sur le sujet »Bathseba«ne donne comme résultat que la sculpture sur boismais pas la sculpture comme résultat, bien que dansle contexte original, la sculpture possède le mot cleficonographique »Bathseba«. Ainsi, les interprétationsconflictuelles de la sémantique entre image et objetdonnent des résultats insatisfaisants pour de l’infor-mation qui pourrait très bien être combinée, comptetenu du contexte original.

Il nous faut considérer un autre aspect: les photos,notamment historiques, sont peut-être en elles mêmesdes articles de collection de musée. Initialementprévues pour la seule représentation de l’objet culturel

27 Search http://www.europeana.eu 27 http://www.europeana.eu

Figure 1. Extract of Europeana search result for »Bathseba« / Extrait de la recherche Europeana pour »Bathseba«

1915, is now part of the Albertina photo collection.28

Its metadata record shows the same categories asfor any other work of art: work type, creator, creationdate, measurements, technique, and the visual con-tent of the photograph appears in the title only. Incontrast, the image archive »Foto Marburg«29 de-scribes the architectural object, the building itself, inthe object record of its database, with information ona negative of this same image attached as a visualresource (Figure 2).

The mapping into museumdat30 – a metadata formatfor encoding core data from museum holdings in aCIDOC CRM compliant way, largely based uponCDWA Lite31 and designed for contributing museuminformation, and specifically data and images relatingto the object, to union catalogues and portals –shows the correspondent information in a semanti-cally correct way: The Albertina collection object isclassified as »photograph«, the documented objectat Foto Marburg as »architecture«, the object/worktype »positive« corresponds to the resource type»negative«, creator and creation date of the Albertinaobject record correspond to the resource’s view dateand resource’s source of the Foto Marburg record.Both objects – the photograph and the architecture –could be related in the museumdat records via a re-lated work set, containing identifier, document URLand the relationship type »is about / is subject of«.

In terms of the CIDOC CRM, the building »Steipe« issubject of an image which represents both informa-tion carriers, the positive of the Albertina collectionand the negative held as a visual representation ofthe architectural object described at Foto Marburg(Figure 3).

Getting back to the initial question what information isavailable – and retrievable – in web portals, for thedelivery of cultural object data into portals it is crucialto choose an appropriate metadata schema: it should


décrit, elles peuvent devenir une véritable source pour larecherche, comme le montrent les exemples suivants.

La plus vieille maison de la place du marché de Trier,la »Steipe«, construite en 1430, est le sujet d’une im-age créée par la »Königliche Preußische Messbil-danstalt Berlin« en 1901. Un tirage, retouché pour lapublication en 1915, fait maintenant partie de la col-lection photo Albertina.28 Ses métadonnées mon-trent les mêmes catégories que n’importe quel autreœuvre d’art: type d’œuvre, créateur, date de créa-tion, dimensions, technique, le contenu visuel de laphoto n’apparaît que dans le titre. En revanche,l’archive de l’image »Foto Marburg«29 décrit l’objetarchitectural, le bâtiment même, dans l’enregistre-ment de l’objet dans sa base de donnée, avec desinformations sur un négatif de la même image atta-ché comme ressource visuelle (Figure 2).

Museumdat30 est un format de métadonnées pourl’encodage des données de base sur les collectionsd’un musée de façon conforme à CIDOC CRM. Ce for-mat est en grande partie basé sur CDWA Lite31 etconçu pour que les musées puissent contribuer desinformations, et spécifiquement des données et desimages se rapportant à l’objet, à des catalogues mu-tualisés et des portails. La représentation dans ce formatmontre l’information correspondante de façon séman-tiquement correcte: L’objet de la collection Albertina estclassifié comme »photographie«, l’objet documenté àFoto Marburg comme »architecture«, l’objet/typed’œuvre »positive« (tirage) correspond au type de res-source »négative«, le créateur et la date de création del’objet Albertina correspondent à la date de consulta-tion de la ressource et à la source des enregistrementsFoto Marburg. Les deux objets – la photo et le monu-ment – pourraient être reliés dans l’enregistrementmuseumdat via un ensemble de travail partagé,contenant un identifiant, un document URLet le type derelation »est à propos de / est le sujet de«.

Figure 2. museumdat representation of the Foto Marburg and the Albertina object records / Représentation museumdat de la FotoMarburg et de l’enregistrement de l’objet Albertina

28 See http://gallery.albertina.at/eMuseum29 See http://www.bildindex.de/obj20243976.html30 http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=home31 http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/cdwalite.html

28 http://gallery.albertina.at/eMuseum29 http://www.bildindex.de/obj20243976.html30 http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=home31 http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/cdwalite.html

be possible to express the richness of the originaldata if the provider wishes to deliver more than basicinformation. Current developments to harmoniseCDWA Lite and museumdat into one single, interna-tionalised schema reflect this need and will be contin-ued within the CIDOC.

Challenges in museum documentation fortransdisciplinary information integration:From field names to events

Karl-Heinz Lampe and Siegfried KrauseChair and co-chair of CIDOC Working Group onTransdisciplinary Approaches in [email protected]@gnm.de

Museums are memory institutions. They provide in-formation on objects for visitors, scholars and scien-tists. In particular researchers expect easy access todetailed information on museum objects by usingmodern information technology. Information shouldbe directly available to answer questions in variousresearch scenarios. Today a major challenge in mu-seum documentation is to connect cultural heritageinformation from different domains ranging from ar-chaeology to zoology.

The traditional practice of documentation in muse-ums shares with analogous practices in archives andlibraries a focus on classes such as locality, collector,or author. A trend is now underway across scholarlyand scientific domains in which the focus of docu-mentation is expanding to include processes and


En termes de CIDOC CRM, le bâtiment »Steipe« estle sujet d’une image représentée dans les deux por-teurs d’information, le tirage de la collection Albertinaet le négatif considéré an tant que représentationvisuelle de l’objet architectural décrit à Foto Marburg(Figure 3).

Pour en revenir à la question initiale, celle de savoirquelle information est disponible – et accessible –sur les portails web, remarquons qu’il est crucial dechoisir un schéma de métadonnées approprié lorsde la fourniture de données d’objets culturels auxportails: il devrait être possible d’exprimer la richessedes données d’origine si le fournisseur désire donnerplus que les informations basiques. Ce besoin estreflété par des développements actuels pour harmo-niser CDWA Lite et museumdat en un seul schémainternational, qui seront continués au sein de CIDOC.

Défis dans la documentation des muséespour l’intégration d’informationstransdisciplinaires: Des noms de champsaux évènements

Karl-Heinz Lampe et Siegfried Krause

Les musées sont des institutions de mémoire. Ilsfournissent de l’information sur des objets pour lesvisiteurs, les universitaires et les scientifiques. Leschercheurs s’attendent en particulier à un accès facileaux informations détaillées sur les objets des muséesen utilisant les technologies modernes de l’informa-tion. L’information devrait être directement disponiblepour répondre aux questions de divers scénarios derecherche. Aujourd’hui, un des plus importants défisdans la documentation des musées est de mettre enlien l’information des patrimoines culturels de diffé-rents domaines allant de l’archéologie à la zoologie.

La pratique traditionnelle de la documentation dansles musées partage avec des pratiques analogues,dans l’archivage ou les bibliothèques, une attentionportée à des catégories telles que la localité, lecollectionneur, l’auteur. Une nouvelle tendance sedessine aujourd’hui dans les domaines universitaireset scientifiques, où l’attention de la documentation

Figure 3. CIDOC-CRM graph for the »Steipe« and its image / Diagramme CIDOC-CRM pour le »Steipe«et son image

events. Thus, the entities what, who, where, andwhen are now being related to each other throughprocesses and events.

Rather than documenting information just on the ba-sis of classes entitled with simple field names, thatare used in traditional card indexes, information ismodelled here event-centric with an ontology basedon the CIDOC Conceptual Reference Model (CIDOCCRM; ISO 21127). In informatics, ontology is a formalspecification of semantic concepts. The CIDOCCRM is a compact object-oriented model consistingof 86 named classes or entities (E1, E2, etc.), whichare interlinked by 137 named properties (P1, P2,etc.). The properties can be understood as verbal-ised links pointing to other defined entities of theCIDOC CRM, thus allowing the creation of simple»Subject Predicate Object« relations. Thereforethese classes and properties provide a formalisedlanguage – a lingua franca – to describe commonhigh-level semantics. One example should elucidatethe principle of this event-centric kind of informationintegration: An interlinked and semantically enricheddocumentation of a bedbug which is firstly referred toby an engraving in cultural history museums and issecondly part of a biological collection object in natu-ral history museums (Figure 1).

In this example each activity (event) is carried out bya particular person at a given place within a certaintime-span. The example of a biological collectingevent with the resulting biological collection object isshown in green while the production of a collectionobject in form of a copper engraving is depicted inred. For clarification both production events are doc-umented in a simplified manner, because the realproduction process consists of several productionsteps. For biological collection objects collecting-,preparation-, determination- & documentation eventsare carried out by a collector, preparator/taxidermist,taxonomist and a curator. For engravings drawing-,engraving-, printing- & documentation events arecarried out by an artist, an engraver, a printer and apublisher/curator. A semantically enriched documen-tation is the key to connect various informationsources from natural and cultural history and other


s’étend jusqu’à inclure des processus et des évène-ments. Ainsi, les entités quoi, qui, où et quand sonten relation les unes avec les autres au travers desprocessus et des évènements.

Plutôt que de documenter l’information sur la seulebase de catégories réduites à de simples noms dechamps, utilisées dans les indexes à cartes tradi-tionnels, l’information est modelée ici, au centre mêmedes évènements, avec une ontologie basée sur leCIDOC-Conceptual Reference Model (CIDOC-CRM;ISO 21127). En informatique, l’ontologie est une spé-cification formelle de concepts sémantiques. LeCIDOC-CRM est un modèle compacte, orienté versles objets, qui consiste de 86 classes ou entités nom-mées (E1, E2,...), qui sont liées entre elles par 137propriétés nommées (P1, P2,...). Ces propriétés peu-vent être comprises comme des liens verbalisés poin-tant vers d’autres entités définies du CIDOC-CRM,permettant ainsi la création de simples relations »SujetPrédicat Objet«. C’est pourquoi ces classes et pro-priétés produisent un langage formalisé – une Linguafranca – pour décrire une sémantique commune dehaut niveau. Un exemple devrait éclairer le principe decet intégration de l’information centrée sur des évène-ments: la documentation d’une punaise qui figured’abord dans des gravures dans les musées d’histoireculturelle, et qui fait partie d’une collection biologiquedans un musée d’histoire naturelle (Figure 1).

Dans cet exemple, chaque activité (évènement) estassurée par une personne particulière à un endroitdonné, durant un certain laps de temps. L’exemple del’évènement de faire une collection biologique avecl’objet de collection biologique résultant est montré envert tandis que la production d’un objet de collectionsous la forme d’une inscription sur cuivre est dépeinteen rouge. Pour plus de clarté, les deux évènementsde production sont documentés de façon simplifiée,parce que le processus de production réel consiste enplusieurs étapes de production. Pour les objets de col-lections biologiques, la préparation, la déterminationet la documentation sont assurés par un collection-neur, préparateur/taxidermiste, taxonomiste et unconservateur. Pour les gravures, le dessin la gravure,l’impression et la documentation sont assurées par un

Figure 1. Semantic relationship between the production event of a biological collection object and the creation of a copper engravingin terms of the CIDOC CRM / Relation sémantique entre l’évènement de production d‘un objet de collection biologique et la créationd’une gravure sur cuivre, exprimé en termes du CIDOC-CRM

domains. It allows overarching queries such as: »Arethere any proofs about the occurrence of species at agiven place within a certain time-span in various sci-entific- and scholarly information sources?« Potentialinformation sources in this context range from prehis-toric cave paintings, Bronze Age ceramics, medievaldrawings, paintings and hand-written documents andeven cookery books through to digital images takentoday or biological voucher specimens collected yes-terday.

Through a formal ontology, information handling anddissemination can be improved by semantic enrich-ment. The formal specification of semantic conceptsmakes scientific activities understandable to a wideraudience. Finally, in scientific as well as scholarly dis-ciplines a formal ontology can give simple object doc-umentation its full scientific depth beyond the limitedpurposes of collection management.

To document processes and events seems to be aprerequisite for transdisciplinary information integra-tion, which is needed for developing knowledge net-works and knowledge representation tools on theInternet.

The CIDOC Co-reference Working Group

Øyvind EideUniversity of [email protected]

In order to make more usable information systemsfor the wider cultural heritage field, it is necessary toconnect persons, places, and objects described inand owned by museums. Such information shouldalso be connected to references in e.g. digital ver-sions of printed books. The CIDOC Co-referenceWorking Group was established in 2007. The mainfocus of the group is to assist in the further develop-ment of museum documentation through promotingwork in the area of co-reference.

An example of a reference is the string »The table bythe window« referring to a physical object. If anotherstring »The beautiful table« is referring to the samephysical object, the two strings are said to co-refer.

Tracking down co-references has always been oneof the practical tasks performed by researchers, con-servators, librarians and others processing informa-tion about real world objects described in texts. Theresults have sometimes been published, e.g. in indi-ces, or in footnotes. But most often they have beensaved in the finder’s head, maybe also in his notes.

Co-reference management should be part of theoverall information strategy in all institutions. The cu-rator, researcher or exhibition professional should beable to add information to their local system about in-ternal co-reference as well as external resourcesco-referring with internal resources. This should thenbe available in a format readable for computers aswell as humans.


artiste, un graveur, un imprimeur et un éditeur/con-servateur. Une documentation sémantiquement enri-chie est la clef qui permet de connecter différentessources d’information provenant de l’histoire culturelleet naturelle et d’autres domaines. Elle permet d’en-glober des questions telles que: »Y a-t-il des preuvesde la présence d’espèces à une période donnée, du-rant un certain laps de temps, dans diverses sourcesd’informations savantes et scientifiques?« Les sourcesd’information potentielles dans ce contexte vont despeintures murales préhistoriques, céramiques de l’âgedu Bronze, dessins, peintures ou écrits médiévaux etmême livres de cuisine jusqu’au images digitales pri-ses aujourd’hui ou spécimen biologiques collectés hier.

Grâce à une ontologie formelle, le traitement et la dif-fusion de l’information peuvent être améliorés par unenrichissement sémantique. La spécification for-melle de concepts sémantiques rend les activitésscientifiques compréhensibles à une audience pluslarge. Finalement, dans les disciplines scientifiquesaussi bien qu’académiques, une ontologie formellepeut donner à la simple documentation d’objets toutesa profondeur scientifique, au delà des fins limitéesde la gestion de collections.

La documentation de processus et d’événementssemble être un pré requis à l’intégration d’informa-tions transdisciplinaires, elle-même nécessaire audéveloppement de réseaux de savoir et d’outils dereprésentation du savoir sur Internet.

Le Groupe de Travail CIDOC sur leCo-référencement

Øyvind Eide

Afin de rendre plus utilisables les systèmes d’in-formation pour le plus large domaine du patrimoineculturel, il est nécessaire de mettre en lien les per-sonnes, les lieux et les objets décrits par et appar-tenant aux musées. De telles informations devraientaussi être mises en lien avec des références, parexemple dans des versions numériques de livresimprimés. Le Groupe de Travail Coréférentiel deCIDOC a été créé en 2007. Le principal objectif dugroupe est d’aider à poursuivre le développement dela documentation muséale par le biais de la promo-tion de travaux dans le domaine de la coréférence.

Un exemple de référence est la chaîne “La tableauprès de la fenêtre”, en référence à un objet phy-sique. Si une autre chaîne, “La belle table”, se réfèreau même objet physique, les deux chaînes son ditescoréférentielles.

Traquer les coréférences a toujours été l’une destâches pratiques effectuées par les chercheurs, lesconservateurs, les bibliothécaires, et d’autres, traitantl’information à propos d’objets du monde réel décritsdans les textes. Les résultats ont parfois été publiés,par exemple dans les indices ou les notes de bas depage. Mais la plupart du temps, il a été enregistré dansla tête du chercheur, peut-être aussi dans ses notes.

La gestion de co-références devrait être faire partie dela stratégie global d’information dans toutes les institu-tions. Le conservateur, chercheur ou autre profession-nel de l’exposition, devrait être à même d’ajouter del’information au système local, à propos de co-référen-ces internes aussi bien que de ressources externes en

An example of co-reference information: The cata-logue in museum M. states that several artefacts arefound by someone called Tom Smith. The curatorsknow that this name refers to two different persons,one of them being the grandfather of the other. As thecatalogue is a good one, each artefact record has aconnection to the object in the system representingthe person who found it. So for some of the objectsthe finders are co-referred to Tom Smith the elder,and for others to Tom Smith the younger. Further, thegrandfather was also an author of several books. Inthe library catalogue of the museum, the author infor-mation for these books is co-referred to Tom Smiththe elder. The records in the museum catalogue andthe ones in the library catalogue are co-referred toeach other as well, so we know which of the artefactswere found by the author and which were found byhis grandson. Thus, the system gives us a correctand complete answer to the question: »Whichartefacts were found by the author of this specificbook?«

Several institutions are now developing systems forco-reference management in a museum environ-ment, while other groups are working on the theoreti-cal side of the problem. Grant proposals are alsowritten for projects in which co-reference resolutionand the use of sets of co-reference facts may be uti-lised. This will then be a part of a larger network of in-formation curated by memory institutions.

This network of information will depend on the factthat co-references are documented not only withinan institution, but also with reference to other institu-tion, museums as well as other memory institutions.

Tom Smith the younger was an active photographer.His niece, Sarah Smith, has digitised many of his pic-tures. She also made a database on the web consist-ing of her uncle’s pictures together with old picturestaken by other members of her family. She is eager tomake good resources for the users, so she added alink from her system to the system of museum M.This means that the information about her uncle isconnected to the information in the museum system.A similar connection exists for Tom Smith the elder,because he is the motif of some of the pictures. Shehas also convinced museum M. to include refer-ences to her database in their public catalogue, sousers can now find images taken by and of the twoTom Smith’s connected to internal museum informa-tion by searching the museum’s online catalogue.

Co-reference will not in itself solve all the problems inmuseum documentation. The relationships betweenthe persons in the examples, e.g. that they were rela-tives, have to be stored and made accessible usingother techniques. But co-reference should be an in-tegrated part of the information systems of museumsin the future.

For more information,contact Øyvind Eide [email protected] Mika Nyman [email protected].


co-référence avec des ressources internes. Ceci de-vrait ensuite être disponible dans un format lisible tantpar les ordinateurs que les humains.

Un exemple d’information coréférentielle: Le cataloguedu musée M. affirme que plusieurs objets ont été trou-vés par un certain Tom Smith. Les conservateurs saventque ce nom se réfère à deux personnes différentes, l’unétant le grand-père de l’autre. Comme le catalogue estbien fait, chaque enregistrement d’objet d’art est en lienavec l’objet dans le système représentant la personnequi l’a trouvé. Ainsi, pour certains objets, les découvreurssont en coréférence à Tom Smith l’aîné, et pour d’autresà Tom Smith le jeune. En outre, le grand-père étaitégalement l’auteur de plusieurs livres. Dans le cataloguede la bibliothèque disponible au musée, l’information surl’auteur de ces livres se co-réfère à Tom Smith l’aîné. Lesdossiers dans le catalogue du musée et ceux dans le cat-alogue de la bibliothèque sont aussi en coréférence l’unavec l’autre, ce qui nous permet de savoir quels objetsont été trouvés par l’auteur et lesquels ont été trouvéspar son petit fils. Ainsi, le système nous donne uneréponse correcte et exhaustive à la question: “Quelsobjets ont été trouvés par l’auteur de ce livre-ci?”

Plusieurs institutions développent à présent des sys-tèmes pour la gestion coréférentielle dans l’envi-ronnement des musées, tandis que d’autres groupestravaillent sur l’aspect théorique du problème. Despropositions de bourses sont aussi faites pour desprojets dans lesquels la résolution des coréférenceset l’utilisation d’ensembles de faits coréférentielspourraient être utilisés. Ceci fera ensuite partie d’unplus grand réseau d’information conservé par des in-stitutions de mémoire.

Ce réseau d’information dépendra du fait que lescoréférences soient documentées non seulement ausein d’une institution, mais aussi en référence àd’autres institutions, des musées aussi bien qued’autres institutions de mémoire.

Tom Smith le jeune était un photographe actif. Sanièce, Sarah Smith, a numérisé un grand nombre deses photos. Elle a également confectionné une basede données sur le web constituée des photos de sononcle avec de vieilles photos prises par d’autres mem-bres de sa famille. Elle aimerait beaucoup faire debonnes ressources pour les usagers. C’est pourquoielle a ajouté un lien de son système au système dumusée M. Ceci signifie que l’information à propos deson oncle est connectée à l’information dans le systè-me du musée. Une connexion similaire existe pourTom Smith l’aîné, parce qu’il est le sujet de certainesdes photos. Elle a également convaincu le musée M.d’inclure des références à sa base de donnée dansleur catalogue publique, afin que les usagers puissentmaintenant trouver des images par et de chacun desTom Smith connectées à l’information muséale interne,en parcourant le catalogue en ligne du musée.

La coréférence ne résoudra pas en elle même tousles problèmes de la documentation muséale. Les re-lations entre personnes, dans le cas par exempled’un lien de parenté, doivent être stockées et ren-dues accessibles grâce à d’autres techniques. Maisla coréférence devrait faire partie intégrante des sys-tèmes d’information des musées dans le future.

Pour plus d’information,contacter Øyvind Eide à[email protected] Mika Nyman à[email protected].

cidoc newsletter no. 01/2009 -...

Documents