cidoc newsletter no. 01/2010 · dear cidoc member, the current issue of the newsletter is the fifth...

Dear CIDOC member,

The current issue of the newsletter is the fifth in the se-ries after we reintroduced the CIDOC newsletters in2006. Our editor, Maja Sojat-Bikic, has done a splendidjob in developing the newsletter during these years. The2010 issue is also special for the majority of the CIDOCBoard members since we have served our maximumtwo periods. A new Board will be elected at the AnnualGeneral Meeting in Shanghai in November. I will usethis opportunity to thank my co-members of the Boardfor excellent team work, stimulating discussions andmany good social gatherings. I will also use this opportu-nity to share some reflections about museum documen-tation and CIDOC.

In the last six years the number of members of CIDOChas been quite stable, around 450 members. This num-ber gives CIDOC a place in the group of the six largestInternational Committees of ICOM. However, documen-tation is what a large part of museum activities is about.Thus one may argue that CIDOC should have had thou-sands of members. Why isn’t this so? One reason may

CIDOC NEWSLETTER No. 01/2010 PAGE 1 / 24

Cher membre CIDOC,

La présente édition du bulletin est la cinquième depuis laréintroduction du bulletin CIDOC en 2006. Notre éditeur,Maja Sojat-Bikic, a fait un travail remarquable dans ledéveloppement du bulletin durant ces années. L’édition2010 est également spéciale pour la majorité des mem-bres du Conseil Administratif de CIDOC puisque nousavons accompli nos deux périodes maximales de ser-vice. Un nouveau Conseil Administratif sera élu à l’As-semblée Générale Annuelle à Shanghai en novembre.Je profite de cette opportunité pour remercier mes col-lègues membres du Conseil Administratif de leur excel-lent travail d’équipe ainsi que pour de nombreuses dis-cussions stimulantes et rencontres sociales. Je vais éga-lement saisir cette occasion pour partager quelques ré-flexions au sujet de la documentation des musées et deCIDOC.

Dans les six dernières années, le nombre des membresde CIDOC a été assez instable, autour des 450 mem-bres. Ce nombre donne à CIDOC une place dans legroupe des 6 plus grands Comités Internationaux d’ICOM.

CIDOC NEWSLETTERNo. 01/2010

Christian-Emil Ore, Président

Salutation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Murtha Baca

Réflexions sur la documentation du patrimoine culturelet sa diffusion au 21ème siècle : utilisation de données etdu Web pour mettre en lien usagers et collections . . . . . 3

Gerdie Borghuis

Former les gestionnaires d’information de demain. . . . . 7

Ricky Francisco

Continuer l’éducation muséale : un besoin pressant . . . 10

Kaie Jeeser

Structuration de description d’un objet de musée:implications de la théorie de l’information . . . . . . . . . 14

Georg Hohmann

Aspects d’un identifiant d’objet de musée pourle traitement automatique des données . . . . . . . . . . 17

Nicholas Crofts

D’autres normes ISO… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Christian-Emil Ore, Chair

Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Murtha Baca

Thoughts on cultural heritage documentationand dissemination in the 21

stcentury: using data

and the Web to connect users and collections . . . . . . . 3

Gerdie Borghuis

Training the information managers of the future . . . . . . 7

Ricky Francisco

Continuing museum education: a pressing need . . . . . 10

Kaie Jeeser

Structuring of museum object’s description:implication of information theory . . . . . . . . . . . . . . 14

Georg Hohmann

Aspects of a museum object identifier for automaticdata processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Nicholas Crofts

Other ISO standards… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

be the generality of the term “documentation”. On theone hand all museum curators claim they are some waydocumenting the collections of their museum and con-sequently everything is documentation. On the otherhand documentation is considered to be just the infor-mation needed for collection management and conse-quently a less academic and perhaps a not so highly val-ued in specially the larger and academically orientedmuseums.

From the history of CIDOC, compiled by Andrew Rob-erts, it is quite evident that CIDOC has mostly been en-gaged in the development of standards and methods forhow to do practical documentation of artifacts and howto organise, store and present this information. ThusCIDOC’s focus has always been closer to the special-ised and technical meaning of the term “documentation”mentioned above.

In the recent years there has been an increasing num-ber of initiatives to create web-based access to the col-lections of museums and other memory institutions. InEurope the prestigious EU project EUROPEANA is anoutstanding example. Unfortunately, most of these ini-tiatives are based on the casual visitor’s understandingof a museum, that is, the tidy displays of objects withtheir labels and explanatory texts in the exhibition halls.In reality the exhibitions represent only a fraction of themuseum’s collections. The success of an initiative likeEUROPEANA depends on access to high quality refer-ential information about and photos of all the objects inthe museum collections. Such requirements are difficultto fulfill both due to the fact that most objects are notphotographed and due to the sparse information in the(electronic) catalogue. The latter is usually a result of thepurpose of the catalogues as an aid just to find the cor-rect objects in the museums’ store rooms. The users onthe web expect information about the objects’ context,use, history etc. and may be a little disappointed whenthey only get information about the objects form, weightand measurements.

To meet the expectations of the users one needs tocombine the basic information about the museum ob-jects with contextual information. The old reports, cata-logues, photos and grey literature in general form themost important source of information about the museumcollections and document the work of scholars in thefield and at the museums. A diary tells part of the day today story of an expedition. A report of an archaeologicalexcavation will usually contain the archaeologist’s inter-pretation of the site told as the story based on the findsexcavated. In both cases the basic structure of the textsis a series of events connecting objects, places, per-sons. Events, objects, places and persons mentioned inone text or record may be referred to (“co-referenced”)in other texts or records, where the stories continue.Thus other, more complete stories emerge from com-plementary facts spread out over numerous primarysources. All cultural historical research starts with col-lecting these related pieces until the collected materialcovers the story the scholar is interested in revealing.

To be able to exploit the richness of all this informationwe need standards and methods enabling us to com-bine the scholarly work of curators and the practical ev-eryday information needed for collection management.A major effort of CIDOC in this direction has been thedevelopment of CIDOC Conceptual Reference Model(known as CIDOC CRM). The CIDOC CRM became anISO standard in 2006 (ISO 21127). Since then theCIDOC CRM and IFLA’s library data model “FunctionalRequirements for Bibliographic Records” (FRBR) hasbeen harmonised and can be used as one joint core on-tology for the library-museum sector. It is also very


Cependant, la documentation constitue une part impor-tante des activités des musées. Ainsi, l’on pourrait fairevaloir que CIDOC devrait avoir eu des centaines demembres. Pourquoi n’est-ce pas ainsi ? Une des raisonsest sans doute la généralité du terme “documentation”.D’une part, tous les conservateurs de musées préten-dent documenter d’une façon ou d’une autre les collec-tions de leurs musées, et par conséquent, tout est docu-mentation. D’autre part, la documentation est considéréecomme étant seulement l’information nécessaire à lagestion des collections et par conséquent une informa-tion moins académique et peut-être considérée commede valeur moins grande, particulièrement pour les musé-es plus grands et à l’orientation plus académique.

L’histoire de CIDOC, compilée par Andrew Roberts, rendtout à fait claire que CIDOC a principalement été engagédans le développement de normes et de méthodes pourla pratique de la documentation d’objets, l’organisation, lestockage et la présentation de cette information. Ainsi, lesouci de CIDOC a toujours plus porté sur le sens spécia-lisé et technique du terme “documentation”, mentionnéci-dessus.

Dans les dernières années il y a eu un nombre croissantd’initiatives pour créer un accès internet au collectionsdes musées et d’autres institutions patrimoniales. En Eu-rope, le prestigieux projet de l’UE, EUROPEANA, est unexemple excellent. Malheureusement, la plupart de cesinitiatives sont basées sur la compréhension d’un muséeque peut avoir le visiteur ordinaire, à savoir, l’expositionordonnée d’objets dans des halls avec leurs étiquettes ettextes explicatifs. En réalité, l’exposition ne représentequ’une fraction des collections du musée. Le succèsd’une initiative comme EUROPEANA dépend de l’accèsà une information référentielle de haute qualité au sujetde tous les objets dans les collections du musée ainsique des photos de ces objets. De telles exigences sontdifficiles à remplir à la fois à cause du fait que la plupartdes objets ne sont pas photographiés et à cause de larareté de l’information sur le catalogue (électronique).Cette rareté peut habituellement être imputée à la naturedes catalogues, aide uniquement destinées à trouverl’objet voulu dans les chambre de stockage du musée.Les usagers du web s’attendent à trouver de l’informationà propos du contexte de l’objet, son usage, son histoire,etc. et peuvent être un peu déçu de n’obtenir que l’in-formation à propos de la forme, du poids et des dimen-sions de l’objet.

Afin de remplir les attentes des usagers, il faut combinerl’information basique au sujet des objets du musée avecde l’information contextuelle. Les anciens rapports, cata-logues, photos et littérature grise, forment en général lasource d’information la plus importante au sujet des collec-tions du musée et documentent le travail des chercheurssur le terrain et au musée. Un journal dit en partie l’histoirequotidienne d’une expédition. Un rapport de fouilles ar-chéologiques contiendra généralement l’interprétation dusite par l’archéologue, racontée comme l’histoire baséesur les découvertes excavées. Dans les deux cas, lastructure de base du texte est une série d’évènement quilie objets, endroits et personnes. Des évènements, desobjets, des endroits et des personnes mentionnées dansun texte ou un fiche peuvent être utilisés comme référence(“co-référencés”) dans d’autres textes ou fiches enre-gistrements, où les histoires continuent. Ainsi, d’autreshistoires, plus complètes, émergent de faits complémen-taires, éparpillés dans nombre de sources primaires dif-férentes. Toute recherche historique culturelle débute enrassemblant ces éléments reliés les uns aux autresjusqu’à ce que le matériel rassemblé couvre l’histoireque le chercheur est intéressé à révéler.

promising that important institutions like the Getty Re-search Institute, the German Museum Association, theCollections Trust (UK) and CIDOC have joined forcesand produced the XML-based harvesting format LIDO(Lightweight Information Describing Objects). LIDO isbuilt upon Getty’s CDWA Lite, the German MUSEUM-DAT, Collections Trust’s SPECTRUM and CIDOC CRM.It is also worth to mention that the CIDOC CRM is sug-gested as the application profile for the museum sectorin the EU’s EUROPEANA. Thus it is evident that CIDOCis considered to be a serious organisation producinghigh quality solutions to connect cultural heritage infor-mation in the global information network.

In my opinion the most important task of CIDOC is tocontinue the development of these integrated and inte-grating standards and to make it easy to understand rec-ommendations for how to use these standards in the ev-eryday practical documentation work in the museums.

Finally, I will thank all CIDOC members for six very stim-ulating and challenging years as the Chair of CIDOC. Iam looking forward to seeing you in Shanghai in No-vember!

Christian-Emil OreCIDOC [email protected]

Thoughts on cultural heritagedocumentation and dissemination inthe 21

stcentury: using data and the Web

to connect users and collections

Murtha BacaGetty Research [email protected]

Our mission as professionals in museums and other cul-tural institutions is to collect and preserve objects, arti-facts, and the built environment; to foster education andresearch; to “build bridges” between people and collec-tions, and between different cultures; and to make ourcollections widely available – both physically in our gal-leries and reading rooms, and virtually, on our Websites. Documentation is a crucial factor in all of these ac-tivities.

The Web seems to hold great promise for providingso-called “universal access” to our digitised collectionsand associated metadata. But we should remember thatdigitisation does not immediately, or even necessarily,provide open or easy access to our online resources.Digitised collections that lack adequate documentationare in essence difficult if not impossible to manage, pre-serve, and disseminate. And even well-documented col-lections may remain inaccessible due to technical andlinguistic barriers.


Pour pouvoir exploiter la richesse de toute cette informa-tion, nous avons besoin de normes et de méthodes quinous permettent de combiner le travail de recherche desconservateurs avec l’information pratique nécessaire à lagestion quotidienne de collections. Le développementdu CIDOC Modèle de référence conceptuel (dit CIDOCCRM), constitue un des efforts majeurs effectué parCIDOC dans cette direction. Le CIDOC CRM est devenuune norme ISO en 2006 (ISO 21127). Depuis lors, leCIDOC CRM et le modèle de données bibliothécairesd’IFLA “Functional Requirements for Bibliographic Re-cords” (FRBR) ont été harmonisés et peuvent être utiliséscomme une seule et même ontologie de base pour lesecteur des musées-bibliothèques. Il est aussi promet-teur que des institutions importantes, comme le Getty Re-search Institute, l’Association des Musées Allemands, laCollections Trust (UK) et CIDOC ont combiné leurs for-ces et produit le format de récolte de données LIDO(Lightweight Information Describing Objects), basé surXML. LIDO est construit à partir de CDWA Lite, MU-SEUMDAT, SPECTRUM, de la Collections Trust et duCIDOC CRM. Il vaut aussi la peine de mentionner que leCIDOC CRM est recommandé en tant que profile d’ap-plication par EUROPEANA pour le secteur des musées.Ainsi, il est évident que CIDOC est considéré comme uneorganisation sérieuse, à même de produire des solutionsde haute qualité pour mettre en lien l’information dupatrimoine culturel dans le réseau d’informations globales.

A mon avis, la tâche la plus importante de CIDOC est decontinuer le développement de ces normes d’intégrationet de faciliter la compréhension des recommandationsrelatives à l’usage de ces normes pour le travail pratiquequotidienne de la documentation dans les musées.

Finalement, j’aimerais remercier tous les membres deCIDOC pour ce six années très stimulantes et pleinesde défis comme président de CIDOC. Je me réjouis devous voir à Shanghai en novembre!

Christian-Emil OrePrésident de CIDOC

Réflexions sur la documentation dupatrimoine culturel et sa diffusion au 21

ème

siècle : utilisation de données et du Web pourmettre en lien usagers et collections

Murtha Baca

Notre mission en tant que professionnels des musées, etautres institutions culturelles, est de recueillir et préserverles objets, les artefacts et l’environnement bâti, de favo-riser l’éducation et la recherche, de “bâtir des ponts” entreles personnes et les collections, ainsi qu’entre les dif-férentes cultures, et enfin de rendre nos collections lar-gement disponibles – à la fois physiquement dans nosgaleries et salles de lecture, et virtuellement sur nos sitesweb. La documentation est un facteur crucial pour l’en-semble de ces activités.

Le Web semble porteur de grands espoirs pour fournir cequ’on appelle “l’accès universel” à nos collections numéri-sées et les métadonnées associées. Mais il convient denous rappeler que la numérisation ne fournit pas immé-diatement, ni même nécessairement, d’accès libre ou facileà nos ressources en ligne. Des collections numériséesauxquelles manque la documentation adéquate sont paressence difficiles, voire impossible à gérer, préserver etdiffuser. En outre, même des collections bien documen-tées peuvent rester inaccessible en raison d’obstaclestechniques et linguistiques.

Barriers to online access to digitised collections aremany and varied; some of the major barriers are dimin-ishing resources (human, technical, financial); institu-tional inertia and efficiencies; lack of descriptive meta-data (otherwise known as cataloguing) of collections;linguistic barriers; the “Deep Web;” and the “Google/Wikipedia factor”.

Even at a time of diminishing resources, institutions can– and, if they are to fulfill their mission, must – enhanceaccess to their collections for as broad an audience aspossible. How can this be done? The first way is to doc-ument collections; even minimal or core descriptive me-tadata goes a long way to enabling management, pres-ervation, and dissemination of collections. The use ofappropriate data standards and controlled vocabularieswill increase both the efficiency of metadata creation,and the efficacy of that metadata as a discovery tool. Inaddition, institutions must begin to employ new strate-gies for metadata creation and shared workflow, and forsharing metadata and documentation tools among insti-tutions. It is possible to create rapid, efficient workflowsfor creation of core metadata while still retaining a highstandard of academic validity, and data standards andcontrolled vocabularies can help significantly in this re-gard.

Another way to enhance access and increase the visibil-ity of collections on line is to contribute to union cata-logues and other “federated” resources, such as Euro-peana1, the TELDAP union catalogue of digital archi-ves2, OCLC’s WorldCat3, and ARTstor4, to name just a


Les portails d’accès en ligne aux collections numériséessont nombreux et variés; certains des principaux portailssont en train de diminuer les ressources (humaines, tech-niques, financières), l’inertie et les effectifs institutionnels,manquent de métadonnées descriptives (aussi appeléescatalogage) des collections; les barrières linguistiques; le“Deep Web”; et “facteur Google/Wikipedia”.

Même à une époque de raréfaction des ressources, les in-stitutions peuvent – et, si elles veulent remplir leur mission,doivent – améliorer l’accès à leurs collections pour un pub-lic aussi large que possible. Comment cela peut-il être fait?La première façon est de documenter les collections.Même des bases des métadonnées minimes ou descrip-tives contribuent de façon substantielle à la gestion, lapréservation et la diffusion des collections. L’utilisation denormes de données appropriées et de termes contrôlésaugmentera à la fois l’efficacité de la création de méta-données, et l’efficience de cette méta-données commeoutil de découverte. En outre, les institutions doivent com-mencer à employer de nouvelles stratégies pour la créa-tion de métadonnées et de flux de travail partagés, et pourle partage des métadonnées et des outils de documenta-tion entre les institutions. Il est possible de créer rapide-ment des flux de travail efficaces pour la création demétadonnées de base tout en conservant un niveau élevéde validité académique, et les normes de données ainsiqu’une terminologie contrôlée peuvent contribuer de ma-nière significative à cet égard.

Une autre façon d‘améliorer l’accès et d’accroître la vi-sibilité des collections en ligne est de contribuer à descatalogues collectifs et d’autres ressources “fédérées”,telles que Europeana1, le catalogue collectif TELDAP

1 A portal to millions of records from European museums, libraries, andarchives available at http://www.europeana.eu/portal/.2 See http://teldap.tw/en/platform_1.php.3 See http://www.worldcat.org/.4 See http://www.artstor.org.

1 Un portail vers des millions d’archives de musées européens, biblio-thèques et centres d’archives disponible sur http://www.europeana.eu/portal/.

few examples. Making collection metadata and relateddigital assets available via so-called metadata “harvest-ing” is another way to broaden access. As of this writing,the Open Archives Initiative Protocol for Metadata Har-vesting (OAI/PMH)5 seems to be the most widely usedmetadata harvesting protocol, but others may develop.

Very significant, especially for the institutions and pro-fessionals represented by CIDOC, is the issue of multi-lingual access. English may be the lingua franca of theWeb, but we cannot exclude users because of languagedifferences. We need to work together to build and im-plement multilingual tools. And we need to implementstrategies for greater accessibility on the open Web.Some of the most obvious strategies of this kind are:creating good metadata for our Web pages; optimisingWeb resources for Google and other popular commer-cial search engines; and exploiting popular resourceslike Wikipedia.

All of these strategies for making collections available toa wide range of users are greatly facilitated by consis-tent, carefully and efficiently created documentation thatis based on national and international standards.

There are a number of tools available to museum docu-mentation professionals. Conceptual models help usvisualise and think about our data, so that we can deviseefficient, standards-based ways to create and publish it.The CIDOC Conceptual Reference Model (CIDOC CRM)is a formal structure for describing the implicit and ex-plicit concepts and relationships used in cultural heri-tage documentation; it is also a tool to promote a sharedunderstanding of that information.6 Another conceptualmodel is the CDWA/CCO Entity-Relationship model,which helps to understand the relationships betweenwork records, authority files, image and other media re-cords, and source records.7

More “hands-on” tools for documentation professionalsare data structure standards that enable publishing andsharing of collection metadata. The CDWA Lite XMLschema8, the museumdat XML schema9, and Spectrum(the UK standard for collection information10) are all datastructure standards for cultural heritage collections.Work is going on now to harmonise and merge theseschemas into a single XML schema for cultural objects,provisionally called “LIDO” (Lightweight Information De-scribing Objects).

Another key type of tool for documentation are theso-called data value standards – controlled vocabular-ies, thesauri, and classification systems. One exampleof a “cross-cultural” controlled vocabulary is the Art & Ar-chitecture Thesaurus (AAT)11, which contains recordsfor more than 35,000 concepts, including more than132,000 terms, descriptions, bibliographic citations, andother information relating to fine art, architecture, deco-rative arts, archival materials, and material culture. TheAAT data model is designed for multilinguality, and thethesaurus already contains many multilingual equiva-lent terms. As the present time, there are four large-scale projects working on translations of the AAT: a


d’archives numérique2, WorldCat d’OCLC3, et ARTstor4,pour n’en citer que quelques exemples . Rendre mé-tadonnées des collections et autres ressources numéri-ques disponibles au moyen de ce qu’on appelle “l’héber-gement” de métadonnées est une autre façon d’élargirl’accès. A ce jour, l’Open Archives Initiative Protocol forMetadata Harvesting (OAI / PMH)5 semble être le pro-tocole d’hébergement de données le plus largement uti-lisé, mais d’autres peuvent se développer.

La question de l’accès multilingue est très importante,surtout pour les institutions et les professionnels repré-sentés par CIDOC. l’Anglais est peut être la lingua francadu Web, mais nous ne pouvons pas exclure les utilisa-teurs en raison des différences de langue. Il nous fauttravailler ensemble pour construire et mettre en œuvredes outils multilingues. Il nous faut aussi mettre en œuvredes stratégies pour une meilleure accessibilité et ouver-ture du Web. Certaines des stratégies les plus évidentesde ce genre sont : la création de bonnes métadonnéespour nos pages Web, l’optimisation des ressources Webpour Google et les autres moteurs de recherche com-merciaux populaires, et l’exploitation des ressourcespopulaires telles que Wikipédia.

Toutes ces stratégies pour rendre les collections dispo-nible à une grande palette d’usagers sont grandementfacilitées par une documentation cohérente, créée at-tentivement et efficacement, qui soit basée sur desnormes nationales et internationales.

Nombre d’outils sont disponibles aux professionnels dela documentation des musées. Les modèles concep-tuels nous aident à visualiser nos données et à y ré-fléchir, afin d’élaborer des moyens efficaces, basés surles normes, pour la création de ces données et leur pub-lication. Le CIDOC Modèle Conceptuel de Référence(CIDOC CRM) est une structure formelle pour la de-scription des concepts explicites et implicites et des re-lations employés dans la documentation des patrimoin-es culturels. C’est également un outil pour promouvoirune compréhension partagée de cette information.6 Lemodèle entité-relation CDWA/CCO est un autre modèleconceptuel, qui aide à comprendre la relation entre lesdocuments de travail, les listes d’autorité, les imagesainsi que les enregistrements médias et sources7.

Les normes de structure de données qui permettentl’édition et le partage des métadonnées de collectionssont des outils plus concrètes pour les professionnelsde la documentation. Le schéma CDWA Lite XML8, leschéma museumdat XML9, et Spectrum (la norme duRoyaume-Uni pour la collecte d’information10) sonttoutes des normes de structure de données pour les col-lections des patrimoines culturels. Les travaux sepoursuivent aujourd’hui pour harmoniser et fusionnerces schémas en un schéma XML unique pour les objetsculturels, provisoirement appelé “LIDO” (Informationsde poids Léger Décrivant des Objets).

Les normes dites de valeurs de données – vocabulairescontrôlés, thesauri, et systèmes de classification – sontun autre type d’outil clé pour la documentation. Le

5 See http://www.openarchives.org/.6 See http://cidoc.ics.forth.gr/index.html.7 See http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/entity.html.8 A description and the specification for CDWA Lite are at http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/cdwalite. html.9 A list of frequently asked questions about the museumdat schema, inEnglish, is at http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=faq. Seealso http://cidoc.mediahost.org/content/archive/cidoc2008/Documents/papers/drfile.2008-06-48.pdf.10 See http://www.collectionstrust.org.uk/stand.11 Available on the Web at http://www.getty.edu/research/conducting_re-search/vocabularies/aat.

2 http://teldap.tw/en/platform_1.php.3 http://www.worldcat.org/.4 http://www.artstor.org.5 http://www.openarchives.org/.6 http://cidoc.ics.forth.gr/index.html.7 http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/entity. html.8 http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/cdwa/cdwalite.html.9 http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=faq.; http://cidoc.me-diahost.org/content/archive/cidoc2008/Documents/papers/drfile. 2008-06-48.pdf.10 http://www.collectionstrust.org.uk/stand.

Spanish translation by the Centro de Documentación deBienes Patrimoniales of Chile (CDBP)12; a Dutch trans-lation by the Netherlands Institute for Art History13; aChinese translation by the Taiwan e-Learning and Digi-tal Archives Program (TELDAP)14, and a German trans-lation project (in the very early stages) involving severalinstitutions, managed by the State Museums of Berlin/Institute for Museum Research. Another important andpotentially very powerful multilingual tool is the Icon-class classification systems for the subject matter of vi-sual works, which is available in English, German,French, and Italian15. Regional controlled vocabulariesare also important documentation tools; the CDBP hasdeveloped a Tesauro Regional Patrimonial with termi-nology relating to pre-Columbian cultures primarily inthe central Andes and Mesoamerica16; terms are in re-gional vernacular languages, with their Spanish-lan-guage equivalents when those exist. Many museumsalso develop collection-specific thesauri; for example,the Getty Museum has its own “local” thesauri of objecttypes and narrative and iconographic subjects, whichsignificantly enhance both browsing and searching of itscollections on line.17

A third type of standard that is key for documentation pro-fessionals are the so-called data content or cataloguingstandards. Examples from the English-speaking world in-clude Anglo-American Cataloguing Rules and CatalogingCultural Objects. An example of a “local” data contentstandard is the Manual de Registro y Documentación deBienes Culturales published by the CDBP.

Let us return for a moment to the issue of the Web. Aswe know, most users, expert and non-expert, use com-mercial Web search engines like Google to do researchof all kinds. But many institutions seem to ignore exactlywhat search engines do – they “index” the Web. That is,they index HTML pages (static, and also dynamicallygenerated pages, via protocols like Google’s Site Map).Most of the information in proprietary databases is notcurrently being indexed by Google. So we have in es-sence two World Wide Webs – the “Visible Web,” whichis what we see in pages retrieved by search engines likeGoogle and directories like Yahoo, and the InvisibleWeb or “Deep Web,” which consists of data from dy-namically searchable databases that cannot be indexedby search engines, because the Web pages resultingfrom searches are not “stored” anywhere.

So cultural institutions need to ask themselves the fol-lowing questions: Are our collections reachable by com-mercial search engines? If yes, how will we contextualiseindividual collection objects retrieved by Web searches,so that users understand where the object is actuallypreserved. If not, what is our strategy to lead Web userto our own search page?

We have to face the facts: Google is the starting point formany if not most users’ searches; if we can’t be foundfrom Google, we don’t “exist” for untold users who mightbe interested in our collections. Another reality is the factthat at least at the moment, English is the predominantlanguage of the open Web.

How to optimise for Google? By creating clear, consis-tent title tags (which are what appears at the top of Web


Thésaurus Art & Architecture (AAT)11 est un exemple devocabulaire “inter-culturel” contrôlé. Il contient les enre-gistrements pour plus de 35,000 concepts, comprenantplus de 132,000 termes, descriptions, citations biblio-graphiques, et autres informations en rapport avec lesbeaux arts, l’architecture, les arts décoratifs, les ma-tériaux d’archivage et la culture matérielle. Le modèle dedonnées AAT est conçu pour le multilinguisme et ledictionnaire, et le thesaurus contient déja de nombreuxtermes équivalents en différentes langues. A l’heure ac-tuelle, il existe quatre grands projets de travail sur destraductions de l’AAT: une traduction espagnole par leCentro de Documentación de Bienes Patrimoniales duChili12, une traduction danoise par l’institut Néerlandaisd’Histoire de l’Art13, une traduction Chinoise du Pro-gramme d’e-Learning et d’Archives de (TELDAP)14, et unprojet de traduction allemande (encore au stade em-bryonnaire) dans lequel plusieurs institutions sont impli-quées, géré par le Musée Nationale de Berlin/Institutpour la Recherche Muséale. Un autre outil multilingue im-portant et potentiellement très puissant est le système declassification Iconclass pour les sujets d’oeuvres visuel-les, qui est disponible en anglais, allemand, français etitalien15. Des vocabulires contrôlés sont aussi des outilsde documentation importants. Le CDBP a développéTesauro Regional Patrimonial avec une terminologie rel-ative aux cultures pré-colombiennes, principalementdans les Andes et l’Amérique centrale16. Les termes sonten langues vernaculaire régionales, avec leurs équiva-lents en espagnole lorsqu’ils existent. De nombreux mu-sées développent aussi des thesauri spécifiques à unecollection. Le musée Getty, par exemple, a ses propresthesauri “locaux” de types d’objets et de sujets narratifs eticonographiques, qui améliorent considérablement et lanavigation et la recherche de ses collections en ligne.17

Les normes de catalogage, qu’on appelle les normes decontenu, forment un troisième type de normes clé pourles professionnels de la documentation. Les exemplesdu monde anglo-saxon comprennent notamment les Rè-gles Anglo-Américaine de Catalogage et de catalogaged’Objets Culturels. Le Manuel de Registro y Documen-tación de Bienes Culturales publié par le CDBP est unexemple de norme de contenu “locale”.

Revenons un instant à la question du Web. Comme nousle savons, la plupart des utilisateurs, experts ou non-ex-perts, utilisent des moteurs de recherche commerciauxcomme Google pour faire des recherches de toutessortes. Mais de nombreuses institutions semblent ignorerce que font exactement les moteurs de recherche – ils“indexent” le Web. Autrement dit, ils indexent des pagesHTML (les pages statiques, et celles générées dyna-miquement, via des protocoles comme le Site Map deGoogle). La plupart des informations dans des bases dedonnées propriétaires ne sont actuellement pas indexéespar Google. Nous avons donc en substance, deux WorldWide Web – le “Web Visibles”, qui est ce que nous voyonsdans les pages récupérées par les moteurs de recherchecomme Google et des répertoires comme Yahoo, et leWeb invisible ou “Web Profond”, qui se compose de don-nées provenant de bases de données accessibles de ma-nière dynamique, mais qui ne peuvent pas être indexéspar les moteurs de recherche, parce que les pages Webrésultant de recherches ne sont “stockées” nul part.

12 Available at http://www.aatespanol.cl/taa/publico/portada.htm.13 Available at http://www.aat-ned.nl/index.html.14 Available as a work in progress at http://aat.teldap.tw/caat/index-2009.php?_lang=en.15 Available at http://www.iconclass.nl/.16 Available at http://www.tesauroregional.cl/trp/publico/portada. htm.17 These can be seen as browsing categories via two picklists athttp://www.getty.edu/art/gettyguide.

11 http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/aat.12 http://www.aatespanol.cl/taa/publico/portada.htm.13 http://www.aat-ned.nl/index.html.14 http://aat.teldap.tw/caat/index2009.php?_lang=en.15 http://www.iconclass.nl/.16 http://www.tesauroregional.cl/trp/publico/portada.htm.17 http://www.getty.edu/art/gettyguide.

pages, and become “bookmarks” or “favorites”) and byhaving good text on the Web pages (pages with graph-ics or animation only are wasted on search engines, forthey have nothing that they can index). These are the twothings that Google seems to privilege most. Referring linksfrom other Web sites also boost rankings on Google.

I would like to propose a very brief “Collections AccessChecklist” of fundamental strategies for making culturalheritage collections more accessible on line:

• Create standards-based, core documentation forcollection objects

• Enable broader access to more user groups by cre-ating multilingual access points

• Expose collection information to search engines,and/or make it easy for users to find your collectionsearch page

• At the same time, we should be thinking about ex-ploring new avenues for disseminating our collec-tions on the Web

• By making collection metadata and images “har-vestable”

• By creating and/or enhancing selected Wikipediaentries, including links to your own site

• By exploring the use of social networking tools likeFlickr, YouTube, and Twitter

• By remembering that all of this should be done afterwe have created standards-based core documenta-tion for our collections.

Good documentation and carefully implemented dis-semination strategies can help us to avoid metadatachaos, reach more users, and better fulfill our mission ascultural heritage documentation professionals.

Training the information managersof the future

Gerdie BorghuisInformation Management Reinwardt [email protected]

The Reinwardt Academy1 is an academy for trainingstudents in Cultural Heritage in the Netherlands. Wehave a four year bachelor programme in heritage stud-


Ainsi les institutions culturelles doivent-elles se poser lesquestion suivantes : Nos collections sont-elles accessiblesvia des moteurs de recherche commerciaux? Si oui, com-ment allons nous mettre en contexte des objets de collec-tions individuels trouvés par des recherches Web, afin quenos usagers comprennent où l’objet est actuellement pré-servé. Si non, quelle est notre stratégie pour mener lesinternautes vers nos propres pages de recherche?

Nous devons faire face aux faits: Google est le point dedépart des recherches de nombreux, sinon de la plupartdes usagers. Si on ne peut être trouvés depuis Google,nous “n’existons” pas pour des usagers non prévenus quipourraient être intéressés par nos collections. Une autrevérité, c’est le fait que, du moins pour le moment, l’anglaisest la langue prédominante du Web.

Comment s’améliorer pour Google? En créant des bali-sant les titres de façon claire et systématique (les titresqui apparaissent en haut des pages Web, et deviennentdes “signets” ou “favorits”) et en ayant de bon textes surles pages Web (les pages avec des graphiques ou desanimations n’atteignent simplement pas les moteurs derecherche, parce qu’elles n’ont rien qui soit indexable).Ce sont les deux éléments que Google semble privilégierle plus. Des liens de référence provenant d’autres sitesWeb contribuent également au classement sur Google.

J’aimerais proposer une très brève “Liste de Vérificationd’Accès aux Collections” de stratégies fondamentalespour rendres les collections des patrimoines culturelsplus accessibles en ligne:

• Créer une documentation de base, respectueusedes normes, pour les objets de collection

• Permettre un accès plus large pour plus de groupesd’usagers en créant des points d’accès multilingue

• Exposer l’information sur les collections aux moteursde recherche, et/ou rendre facile pour les usagers detrouver la page de recherche de votre collection

• En même temps, nous devrions penser à explorerde nouvelles voies pour la diffusion de nos collec-tions sur le Web

• En rendant les métadonnées et les images “hé-bergeables”

• En créant et/ou en améliorant des entrées Wikipediachoisies, comprenant des liens à votre propre site

• En explorant l’utilisation d’outils de réseaux sociauxcomme Flickr, YouTube et Twitter

• En se souvenant que tout ceci devrait être fait aprèsavoir créé une documentation de base respectueusedes normes pour nos collections.

Une bonne documentation et une diffusion soigneuse-ment mise en œuvre peut nous aider à éviter le chaosdes métadonnées, à atteindre plus d’usager, et à remplirmieux notre mission comme professionnels de la docu-mentation des patrimoines culturels.

Former les gestionnaires d’informationde demain

Gerdie Borghuis

La Reinwardt Academy1 est une académie pour formerles étudiants en Patrimoine Culturel au Pays-Bas. Nousavons un programme de bachelor de quatre ans enétudes de patrimoines, et un programme international demaster en muséologie. Nous offrons aux étudiants un

1 The Reinwardt Academy is the Department of Cultural Heritage Stu-dies of the Amsterdam School of the Arts in the Netherlands.

1 L’académie Reinwardt est le Département des Etudes du PatrimoineCulturel de l’Ecole d’Amsterdam pour les Arts dans les Pay-Bas.

ies, and an international master programme in museo-logy. We offer students an integrated course on Informa-tion Management, Exhibition Making, Participation,Conservation, Marketing and Management. We com-bine practical skills with theoretical issues and ethics.Over the years we have changed our view of Informa-tion Management and have therefore given it a morecentral place in our curriculum.

Our understanding is partly based on a project theReinwardt Academy participated in, called Culture inContext. This project was a collaborative effort involvingseveral institutions: the Reinwardt Academy, archives,museums, a research institute and universities. The pur-pose of the project was to connect data from different in-stitutions.

Culture in context

Imagine that we have in a museum collection a paintingabout playgoers in a theatre in Amsterdam in 1912. Thepainting is called “Entr’acte” and was created by MartinMonnickendam2. In it you can see the public smoking,reading and drinking. Imagine that we know from thedocumentation in an archive that the woman in the fore-ground reading the programme is called Mrs. Vanderbilt.That would give additional context to this painting, espe-cially if the archive has the diary in its possession thattells us to which particular theatre and which particularplay Mrs. Vanderbilt went. But, wouldn’t it be great if wecould connect this data to the theatre itself. Granted, it ispossible that the theatre doesn’t exist any more. Butthen, we can still keep data about the theatre. We mighthave the plans for the construction of the theatre. Weeven might have photographs of the theatre in anotherinstitution. A researcher might have data about perfor-mances in this particular theatre and another researchermight have data about what kind of people visited thea-tres in that period, what their professions were andmaybe even what kind of income they had. That takenall together would certainly enrich this picture. Then wewould no longer only be looking at a nice painting, but atculture placed in context. Isn’t it the dream of any Infor-mation Manager to be able to do this?

Practical issues

Connecting the data about the painting, the name of theperson, the name of the theatre, the name of the perfor-mance, the social data about the visitors and the diary isa vision. The practical reality at this moment is, however,not so easy. In order to connect data from the differentinstitutions, as we did in Culture in Context, we had tolook at different data that were recorded in different insti-tutions, and we had to address a lot of practicalities: dif-ferent metadata schemes, data without any data modelsat all, technical and semantic interoperability, proceduralstandards and terminology standards. And last but notleast, we had to find a way of presenting this differentkind of data in such a way that it becomes user-friendly.

All in all, it is an immense job. Just saying that you wantto connect heritage information, doesn’t mean that it iseasy to do. The conclusion is that as long as heritageand research institutions don’t document their informa-tion in systems based on standards and are not con-cerned with interoperability, we are still a long way fromwhere we want to be. But this was just the practical partof the problem. There are also some ethical issues wehad to address.


cours intégré sur la Gestion d’Information, la Mise enplace d’Expositions, la Conservation, le Marketing et leManagement. Nous combinons des compétences pra-tiques avec des questions théoriques et éthiques. Au fildes années, nous avons changé notre vision de la Ges-tion d’Information et lui avons donc donné une place pluscentrale dans notre programme.

Notre conception est en partie basée sur un projet auquela participé la Reinwardt Academy, appelé Culture in Con-text. Ce projet était un effort de collaboration comprenantplusieurs institutions: la Reinwardt Academy, des ar-chives, des musées, un institut de recherche et desuniversités. Le but du projet était de mettre en lien desdonnées de différentes institutions.

La culture mise en contexte

Imaginez que nous ayons dans une collection de muséeune peinture représentant des spectateurs au théâtre àAmsterdam en 1912. Le tableau s’appelle “Entr’acte” et aété créé par Martin Monnickendam2. On y voit le publiquequi fume, lit et boit. Imaginez que nous sachions de ladocumentation dans un centre d’archive que la femme àl’avant-plan lisant le programme s’appelle Mme. Van-derbilt. Ceci donnerait du contexte additionnel à ce tab-leau, particulièrement si le centre d’archives a en sa pos-session le journal qui nous dit précisément à quel théâtreet à quelle pièce Mme. Vanderbilt est allé. Mais ne se-rait-ce pas merveilleux si nous pouvions mettre ces don-nées en lien avec celles du théâtre même. Certes, il estpossible que le théâtre n’existe plus. Mais alors, nouspourrions encore conserver des données sur ce théâtre.Nous pourrions avoir les plans pour la construction duthéâtre. Dans une autre institution, nous pourrions mêmeavoir des photos du théâtre. Un chercheur pourrait avoirdes informations concernant les représentations dans cethéâtre-ci et un autre chercheur pourrait en avoir con-cernant le genre de personnes qui fréquentaient lesthéâtres à cette période, ce qu’étaient leurs professionset peut-être même quel genre de revenu ils avaient. Toutceci pris ensemble enrichirait certainement ce tableau.Après cela, nous ne contemplerions plus seulement unbeau tableau, mais de la culture remise en contexte.N’est-ce pas le rêve de n’importe quel Gestionnaire d’In-formation que d’être en mesure de faire cela?

Questions pratiques

La mise en lien des données à propos du tableau, dunom de la personne, du nom du théâtre, du nom de lareprésentation, des données sociales à propos des visi-teurs et du journal est une vision. La réalité pratique àl’heure actuelle n’est, cependant, pas si facile. Afin demettre en lien les données de divers institutions, commenous l’avons fait avec Culture in Context, nous avons euà examiner différentes données qui étaient enregistréesdans différentes institutions, et nous avons dû traiter ungrand nombre de détails pratiques: des schèmes demetadonnées différents, des données dépourvues demodèle de données, l’interopérabilité technique et sé-mantique, les normes procédurales et terminologiques.Et finalement, nous avons du trouver un moyen de pré-senter ces différentes sortes de données de sorte qu’el-les deviennent adaptées à l’usage courent.

En définitive, c’est un travail immense. Le simple fait dedire qu’on souhaite mettre en lien des informations sur lepatrimoine ne signifie pas que la tâche soit facile. La con-clusion est qu’aussi longtemps que les institutions patri-moniales et de recherche ne documentent pas leur infor-

2 The Netherlands Theatre Institute, Amsterdam, inventory numbersch00105.000. I will illustrate my argument with fictional informationabout this painting.

2 L’Institut du Théâtre des Pays-Bas, Amsterdam, inventaire numérosch00105.000. J’illustrerai mes arguments par des informations fric-tionnelles au sujet de ce tableau.

Ethical issues

If we look at cultural heritage, we realise that the mean-ing of an object will be different nowadays from its origi-nal meaning. If we think about the painting, it might origi-nally have been intended as decoration. Mrs. Vander-bilt’s diary was intended for her personal memories. Theplans of the theatre were intended for constructing thebuilding, etc. All these objects now have a differentmeaning: they are documents of another era. But at thesame time we see that this heritage is a carrier of sev-eral meanings. In a different context it tells different sto-ries. It might mean different things to different people.So, when we document our heritage, we aim to managethe information in order to open it up to interpretation.

Another important ethical issue is that full documenta-tion is an illusion. What we record of this painting is just asmall fraction of everything we could document. Wecould document all individual people shown3, the cloth-ing they wear, the jewellery, the other accessories, thetheatre, the seats, the cutlery, and the paintings on thewall. We could go on and on. In reality, we know that wedon’t have time to do so, nor would it be helpful to mostof our users. So, the decision as what to document andwhat to leave out is subjective. In other words, therefore,documenting is interpretation and making choices!

We used to think we were objective while documentingour objects. Instead, we as Information Managers nowrealise more and more that it is a subjective job. It isbased on the organisation’s needs, the time and theplace we live in and our interpretation of what our usersare interested in. We as Information Managers, but alsocurators, researchers and exhibition makers interpret in-formation. That is no problem as long as we realise thatwe do so and are honest about it. And if we are, weshould go one step further and also give our users theright to their own interpretations.


mation dans des systèmes basés sur des normes et nese soucient pas de l’interopérabilité, nous sommes en-core loin de là où nous voulons être. Mais ceci n’était quela partie pratique du problème. Il y a aussi des questionsétiques auxquelles nous avons été confrontés.

Questions éthiques

Si l’on examine le patrimoine culturel, on réalise que lesens d’un objet aura changé aujourd’hui par rapport àsons sens original. Si l’on s’interroge au sujet du tableau,il est possible qu’il ait originellement été prévu commedécoration. Le journal de Mme Vanderbilt était prévu pourses souvenirs personnels. Les plans du théâtre étaientprévus pour construire le bâtiment, etc. Tous ces objetsont maintenant un sens différent : ils datent d’une autreère. Mais en même temps, nous constatons que cepatrimoine est porteur de plusieurs sens. Placé dansdifférents contextes, il raconte différentes histoires. Il estpossible qu’il parle différemment aux différentes pers-onnes. Ainsi, lorsque nous documentons notre patri-moine, nous visons à gérer l’information de sorte à l’ouvrirà l’interprétation.

L’illusion que constitue la documentation complète estune autre question éthique importante. Ce que nousenregistrons de ce tableau n’est qu’une petite fraction detout ce que nous pourrions documenter. Nous pourrionsdocumenter chaque individu montré3, les habits qu’ilsportent, les bijoux, les autres accessoires, le théâtre, lessièges, les couverts et les peintures sur le mur. Nouspourrions continuer encore et encore. En réalité, noussavons que nous n’avons pas le temps de le faire et quecela ne serait pas utile à la plupart de nos usagers. Alors,la décision concernant ce qui sera documenté et ce quine le sera pas est subjective. En d’autre termes, pour cesraisons, documenter c’est interpréter et faire des choix!

Autrefois on pensait qu’on était objectif lorsqu’on docu-mentait des objets. En fait, ce que nous réalisons de plusen plus à présent, en tant que Gestionnaires de l’In-formation, c’est qu’il s’agit d’un travail subjectif. Il est basésur les besoins de l’organisation, l’espace et le tempsdans lequel nous vivons et notre interprétation de ce quiintéresse nos usagers. En tant que Gestionnaires del’Information, mais aussi conservateurs, chercheurs etorganisateurs d’expositions, nous interprétons l’informa-tion. Ceci n’est pas un problème tant que nous réalisonsce que nous faisons et sommes honnêtes à ce propos. Etsi nous le sommes, nous devrions aller un cran plus loinet donner également à nos usagers le droit de concevoirleurs propres interprétations.

La gestion d’information

Les Gestionnaires de l’Information sont responsablesdes informations dans les institutions patrimoniales. Cecin’est pas remis en cause. Mais en même temps, d’autresprofessionnels du patrimoine sont, avec nous, respon-sables de cette information. Être conscient des implica-tions de leur travail sur cette information devrait être uninstinct de survie pour tous les professionnels du patri-moine. Que vous soyez conservateur, bibliothécaire, édu-cateur, volontaire, coordinateur d’exposition, interprète,archiviste, greffier ou restaurateur, la conscience de l’im-portance de l’information patrimoniale devrait être dansvotre sang. Chaque travail ou tâche que nous effectuonsa à voir avec l’information et le savoir. Nous sommes tousresponsables de gérer l’information concernant notrepatrimoine. Nous devrions tous être ouverts aux besoinset au savoir de nos usagers. Nous ne sommes pas lesseuls qui avons des connaissances sur les objets et leurs

Figure. Martin Monnickendam: Entr’acte, The NetherlandsTheatre Institute Collection / Collection de l’Institut du Théâtre desPays-Bas

3 In reality, the only people known are Martin Monnickendam and hisdaughter Monarosa at the right top of the painting.

3 En réalité, les seuls personnes connues sont Martin Monnickendam etsa fille Monarosa en haut à droit du tableau.

Information management

Information Managers are responsible for information inheritage institutions. No question about that. But at thesame time, other heritage professionals are, togetherwith us, responsible for that information. It should be abasic instinct for all heritage professionals to be awareof the information-implications of their work. Whetheryou are a curator, a librarian, an educator, a volunteer,an exhibition coordinator, an interpreter, an archivist, aregistrar or a restorer, awareness of the importance ofheritage information should be in your veins. Every jobor task we do has to do with information and knowledge.We are all responsible for managing information aboutour heritage. We should all be open to the needs and theknowledge of our users. We are not the only ones whoknow about objects and their meaning. InformationManagers, however, are responsible for organising allthis information. That means that Information Managershave to combine our traditionally more practical skillswith a new ethical view of information.

Training information managers of the future

Since the project Culture in Context ended, the Rein-wardt Academy has taken a new look at our curriculum.We decided that managing heritage information shouldbe an integral part of all our courses. This means thatwithin each course, within each project and within eachinternship, students have to learn to be aware of the in-formational consequences of everything they do.

We still teach our students how to document collections.And we teach them the right standards and proceduresto help them do their job. But we also teach them that itis everybody’s responsibility to be aware of the informa-tion about our heritage with everything they do. Whetherthey do research for an exhibition, for a publication, for aguided tour, for restoration, for cooperation with audi-ences or for the Internet, the result of their job is new in-formation. They are responsible, together with the Infor-mation Managers, for ensuring that this information istaken good care of. And we teach them that informationis subjective. Finally, we teach them that they should beaware that for the public the objects could have severalother meanings and different stories to tell. Managingthat information is part of being a heritage professional.By looking at the way to place culture in context, we alsogained a better perspective into ways to place Informa-tion Management in context.

Continuing museum education:a pressing need

Ricky [email protected]

Here in Manila, as with the rest of the Philippines, manymuseum workers have not had the benefit of formal mu-seum education. This is especially true of those em-ployed from the eighties and nineties, who now com-prise the main staff of the museums. Museum employ-ees in private museums, provincial government-run mu-seums and school and church museums have foundthemselves in a position because they applied for thejob, or were appointed to it. The main determinant forthem getting the position was that they had training ineducation, humanities, or social sciences. They wereperhaps working in a library, or teaching subjects suchas arts, history or biology that are somehow connectedwith keeping collections related to these disciplines.Some only have the good fortune (or misfortune) of be-


significations. Les Gestionnaires d’Information, en re-vanche, sont responsables d’organiser toute cette infor-mation. Cela signifie que les Gestionnaire de l’Informa-tion doivent combiner nos compétences traditionnelles,plus pratiques, avec une nouvelle vision éthique de l’in-formation.

Former les Gestionnaires de l’Information dedemain

Depuis la fin du projet Culture in Context, la ReinwardtAcademy a réexaminé son programme. Nous avonsdécidé que la gestion de l’information patrimoniale devraitfaire partie intégrante de tous nos cours. Ceci veut direqu’au sein de chaque cours, dans chaque projet et chaquestage, les étudiants doivent apprendre à être conscientsdes conséquences sur l’information de tout ce qu’ils font.

Nous enseignons à nos étudiants comment documenterdes collections. Et nous leur enseignons les normes etles procédures correctes pour les aider dans leur travail.Mais nous leurs enseignons également que c’est la res-ponsabilité de chacun que d’être conscient à chaque actede l’information sur notre patrimoine. Qu’ils fassent de larecherche pour une exposition, une publication, une vi-site guidée, une restauration, pour une collaboration avecle public ou pour Internet, de l’information nouvelle est lerésultat de leur travail. Ils sont responsables, avec lesGestionnaires d’Information, d’assurer que l’on prendsoin de cette information. Et nous leur enseignons quel’information est subjective. Enfin, nous leur enseignonsqu’ils devraient être conscients du fait qu’aux yeux dupublic, l’objet peut avoir plusieurs autres sens et plusieurshistoires différentes à raconter. La gestion d’informationfait partie de ce que c’est qu’être un professionnel dupatrimoine. En examinant la façon dont on replace la cul-ture dans un contexte, nous avons également gagné enperspective quant aux façons de replacer la Gestiond’Informations en contexte.

Continuer l’éducation muséale : un besoinpressant

Ricky Francisco

Ici à Manille, comme dans le reste des Philippines, denombreux travailleurs de musées n’ont pas bénéficiéd’une éducation muséale formelle. Ceci est particulière-ment vrai pour les employés engagés durant les annéesquatre-vingt et nonante, qui constituent à présent la ma-jeure partie du personnel du musée. Les employés desmusées privés, des musées de province gouvernemen-taux et des musées d’écoles et d‘églises se sont trouvésà un poste parce qu’ils ont postulé pour le travail ou y ontété nommés. L’élément déterminant principal pour obtenirle poste était d’avoir une formation en matière d’éduca-tion, sciences humaines ou sociales. Peut-être ces em-ployés travaillaient-ils dans une bibliothèque ou peut-êtreenseignaient-ils des sujets tels que les arts, l’histoire ou labiologie, qui sont d’une façon ou d’une autre en lien avecle maintien de collections ayant trait à ces disciplines.Certains ont seulement la bonne fortune (ou le malheur)

ing appointed by their superior – a school principal orprovincial governor or corporate executive – who thinksthat the person has an inclination for the arts, culture, orhistory, and hence is likely to be capable of working in amuseum. Sometimes, this person is the only one in themuseum, doing almost everything.

A great majority of the museums in the country are notsubsidised by the national government. Therefore theyare not big enough to have employees who specialise inexhibitions, documentation, conservation or administra-tion. Specialists like educated curators and conserva-tors often find work only with the better-funded privatemuseums. These are often funded by corporations,school and religious organisations. The other option isto be employed by the National Museum in the nation’scapital. There are many museums that function mainlyas exhibition halls showcasing a particular collection –perhaps the memorabilia of an important person, or theagricultural produce of a geopolitical unit, or a collectionof artifacts found in the area. Many museums do not ac-quire collections other than those already on exhibit,hence negating the need for further documentation andspecialisation in their staffing, but also risking static ex-hibits. Only a handful of museums are big enough andwell-funded enough to employ staff that have had edu-cation in museum studies or museology. Often, thesestaffers are archeologists and botanists and people con-nected to academia, or are among the few museum em-ployees who were lucky enough to attend specialisedtraining abroad on working with collections and runninga museum through a grant. Some really sought out, andcould afford, advanced education in museum studies ormuseology as a graduate program. This is because todate, unlike some countries, the Philippines still doesnot have a national strategic program for museum edu-cation.

Among the few institutions that do offer museum studiesare two reputable universities that have their ownwell-known school museums. The University of the Phil-ippines started offering it as a graduate studies course in1998, and the University of Santo Tomas offered thecourse as part of Cultural Heritage Studies, also a mas-ter’s degree course, from 2000. Both courses offer sub-jects related to museum documentation at an introduc-tory level. Students of these courses are also given thechance to do actual museum documentation in the uni-versity museums. These courses are Masters in Artsdegree programs that take approximately two years tofinish. Hence they are not viable for those who are al-ready working in museums, who would have to takethem after work and in weekends. They are even lessavailable to those who work for museums that are faraway from Manila, who would need to relocate to thecountry’s capital to have their education.

To address the need in basic museum training amongthose already employed in museums, there are shortcourses that run a few weeks annually conducted by theNational Museum of the Philippines. This course, calledthe Basic Museological Training, is currently in its 13th

year. It offers introductory courses in documentation,preventive conservation, exhibition and site manage-ment. This course caters mainly to those already work-ing in museums who can spare a few weeks off theirwork, and have found funds to support the cost of thecourse and living in Manila for the duration of the course.

The National Museum also has printed monographs onhow to document museum objects, but these are onlysold at the National Museum in Manila and are not wellmarketed. Only those who know that they exist get tobuy them.


d’être nommés par leur supérieur – un directeur d’écoleou un gouverneur de province ou un dirigeant d’entrepri-se – qui pense que la personne en question a un penchantpour les arts, la culture, ou l’histoire, et par conséquentest susceptible d’avoir la capacité de travailler dans unmusée. Parfois, cette personne est seule dans le musée,à faire presque tout.

Une grande majorité des musées du pays ne sont passubventionnés par le gouvernement national. Pour cetteraison, ils ne sont pas suffisamment grand pour avoir desemployés spécialisés en expositions, documentation, con-servation ou administration. Des spécialistes, commedes conservateurs et des restaurateurs éduqués, netrouvent souvent du travail qu’auprès des musées privésmieux financés. Ils sont souvent financés par des entre-prises, des écoles et des organisations religieuses. L’autreoption est d’être employé par le Musée National dans lacapitale de la nation. Il y a beaucoup de musées quifonctionnent surtout comme des salles d’expositions pré-sentant une exposition particulière – par exemple en mé-moire d’un personnage important, ou les produits agri-coles d’une unité géopolitique, ou une collection d’objetstrouvés dans la région. De nombreux musées n’acquiè-rent pas d’autre collection que celles déja exposées,niant ainsi le besoin de documentation supplémentaire etde spécialisations dans leur personnel, mais aussi au ris-que d’avoir des expositions statiques. Seule une poignéede musées sont assez grands et assez bien financés pouremployer un personnel formé en études muséales ou enmuséologie. Souvent, ces membres du personnel sontdes archéologues, des botanistes, et des gens en lienavec le monde académique, ou faisant partie des quel-ques employés de musées qui ont eu la chance d’avoirune formation spécialisée à l’étranger sur le travail avecdes collections et la gestion d’un musée appuyé par dessubventions. Certains on véritablement recherché et avai-ent les moyens de s’offrir une éducation avancée en étu-des muséales ou muséologie comme programme d’étudessupérieures. Ceci est du au fait qu’à ce jour, contrairementà certains pays, les Philippines n’ont toujour pas de pro-gramme stratégique nationale pour l’éducation muséale.

Parmi les rares institutions qui offrent des études mu-séales, deux sont des universités de renom qui ont leurpropre musée célèbre au sein de l’école. L’Université desPhilippines (U.P.) a commencé à proposer les étudesmuséales comme cours d’études supérieures en 1998,et l’Université de Santo Thomas a proposé le cours dansle cadres des Etudes sur le Patrimoine Culturel, égale-ment, bien sûr, jusqu’au master, depuis 2000. Les deuxcours proposent des sujets reliés à la documentation demusée au niveau introductif. Les étudiants de ces coursont aussi la possibilité de faire de la documentation demusée au musée de l’université. Ces cours sont desprogrammes pour le diplôme de Master en Arts, quiprend approximativement deux ans à finir. Par consé-quent, ils ne sont pas viables pour ceux qui travaillentdéjà dans un musée, qui devraient les prendre après letravail et durant les weekends. Ils sont encore moinsaccessibles à ceux qui travaillent pour les musées éloig-nés de Manille, qui auraient besoin de se réinstaller dansla capitale du pays pour avoir leur éducation.

Afin de faire face au besoin en formation muséale basi-que parmi le personnel déjà employé dans les musées, ily a des cours de plus bref durée qui sont donnés à raisonde quelques semaines par année par le Musée Nationaldes Philippines. Ce cours, appelé la Formation MuséaleBasique, en est actuellement à sa 13ème année. Il offredes cours introductifs en documentation, conservationpréventive, expositions et gestion de site. Ce courss’adresse avant tout à ceux travaillant déjà dans desmusées qui peuvent se permettre d’arrêter quelquessemaines leur travail, et on trouvé des fonds pour sup-

Specialised workshops in aspects of museum work arealso offered sporadically by medium-sized private andschool museums, and museum-related organisationssuch as the Philippine Association of Museums, Inc. orassociations of museums at the sub-national level. Thereis no national standard to which this training must ad-here. Many workshops rely on the guest speakers’knowledge and personal preferences as to what stan-dards they subscribe to.

A few of the luckier museum workers get a chance to at-tend conferences, workshops and training conducted byinternational museum associations and organisations.Examples are those of ICOM, the training conducted bySEAMEO-SPAFA for Southeast Asia, and the collabora-tion between SPAFA and ICCROM called the CollAsia-2010. These gatherings enable the museum worker toget in touch with other museum professionals, and ex-pands his or her horizon on current trends, and on whatresources are available.

The Internet is also a valuable resource to those mu-seum workers who have access to it. Resources postedonline by specialised groups that focus on documenta-tion such as the ICOM CIDOC and the Museum Docu-mentation Standards, as well as those posted by othermuseums abroad, have enabled many museum work-ers to learn on their own and implement documentationstandards within the confines of their own museums. Of-ten this results into varying styles and degrees of thor-oughness in documentation, as each museum, oftenwith staffing from one to a handful of museum workers,takes on the task of museum documentation.

An initiative of private art museums in Manila: acase study

In 2006, seven museum workers from six private art mu-seums in Manila met informally to talk about the state ofdocumentation in their own museums. As art museums,they were more likely than other museum types to get in-volved with local and foreign museums in lending andborrowing objects for exhibitions. As such, they have apressing need for more efficient means of recording andmanaging information, and adhering to internationalstandards in documentation.

From that initial meeting, it has been recognised thateven within this small group there were varying levels ofdocumentation. Some have only a very simple inventory,consisting of the titles of the objects, their makers, size,year and medium, while others have functional data-bases catering to particular aspects of collection man-


porter les coûts du cours et de la vie à Manille durant lapériode de cours.

Le Musée National a également imprimé des mono-graphies sur la façon de documenter un objet de musée,mais elles sont seulement vendues au Musée National àManille et ne sont pas bien mis en valeur. Seuls ceux quien connaissent l’existence en viennent à les acheter.

Des workshops spécialisés dans certains aspects du tra-vail muséale sont aussi offerts de façon sporadique pardes musées d’écoles et des musées privés de taillemoyenne, ainsi que par des organisations en rapportavec les musées, telles que l’Association des MuséesPhilippine, Inc. ou des associations de musées au niveaurégional. Il n’y a pas de norme nationale auquel cette for-mation doit adhérer. De nombreux ateliers s’appuient surle savoir des conférenciers invités et de leurs préférencespersonnelles quant aux normes auxquelles ils souscrivent.

Quelques uns des travailleurs de musée plus chanceuxreçoivent la possibilité de suivre des conférences, desateliers et des formations menées par des associationset des organisations de musées internationales. Lesexemples sont ceux d’ICOM, les formations menées parSEAMEO-SPAFA pour l’Asie du Sud-est, et la collabora-tion entre SPAFAet ICCROM appelée CollAsia2010. Cesrencontres permettent au travailleur de musée d’entreren contact avec les autres professionnels de musées, etélargissent ses horizons sur les tendances actuelles, etsur quelles ressources sont disponibles.

Internet est également une ressource précieuse pour lestravailleurs de musées qui y ont accès. Les ressourcesmises en ligne par des groupes de spécialistes qui sefocalisent sur la documentation telles que le CIDOCd’ICOM et les Normes de Documentation Muséales,aussi bien que toutes celles postées par d’autres muséesà l’étranger, ont permis à de nombreux travailleurs demusées d’apprendre seuls et de mettre en œuvre lesnormes de documentation au sein de leurs propres mu-sées. Ceci produit souvent un style et un degré de rigueurde la documentation variables, puisque chaque musée,souvent avec des effectifs allant d’un à une poignéed’employés, s’attaque à la tâche de la documentation demusée.

Une initiative des musées d’art privés de Manille:etude de cas

En 2006, sept travailleurs de musées de six muséesd’arts privés à Manille se sont rencontrés de façon infor-melle pour parler de l’état de la documentation dans leurspropres musées. En tant que musées d’art, il étaient plussusceptibles que d’autres musées de s’impliquer, avecdes musées locaux et étrangers, dans le prêt et l’em-preint d’objets pour des expositions. En tant que tels, ilsont un besoin pressant pour des moyens plus efficacesd’enregistrer, de gérer l’information et d’adhérer aux nor-mes internationales en documentation.

De cette rencontre initiale, il a été reconnu qu’au seinmême de ce petit groupe, les niveaux de documentationvariaient. Certains n’ont qu’un très simple inventaire,constitué des titres, des objets, leurs fabricants, leur taille,année et moyen de fabrication, tandis que d’autres ontdes bases de données fonctionnelles répondants à desaspects particuliers de la gestion de collections. Le groupea reconnu qu’il y avait une tendance à passer au numé-rique avec la gestion des données, avec ses promessesd’efficacité. Pour en arriver là, les travailleurs des muséesavaient besoin de compétences particulières, un ensem-ble minimale de données sur lequel construire des basesde données, et un besoin à avoir des vocabulaires com-muns pour éviter la confusion dans le future. Ils ontégalement reconnu que chaque musée a des meilleurespratiques pour certains aspects de la documentation et

Figure. Museum workers participating in a collection manage-ment workshop by the Lopez and Yuchengco Museums (Ma-nila, Philippines), 2009 / Travailleurs de musées participant à unatelier de gestion des collections par le Musée Lopez etYuchengco (Manille, Philippines), 2009

agement. The group recognised that there was a trend togo digital with data management, with its promise of effi-ciency. To get there, museum workers needed specificskills, a minimum data set on which to build databases,and a need to have common vocabularies to avoid confu-sion in the future. They also recognised that each mu-seum has best practices in certain aspects of documen-tation and that each could learn from the other. As therewas no short term training for the museum worker who al-ready knows basic museum practices, they decided toband together, to meet regularly, and become eachother’s teachers through sharing best practices and ad-hering to a minimum set of data requirements.

This initial meeting has become an annual meetingwhere case studies about different aspects of museumdocumentation practices are shared at a semi-annual toannual meeting. Presentations range from the types offorms one museum uses, to the way another museumphotographs its collection for condition reporting, to howanother makes use of information to create preventiveconservation strategies and prioritise items for conserva-tion. Membership grew from six museums to fifteen inthree years, without the benefit of any formal marketing,and one of the new member museums was not evenfrom Manila. At one point, two museums started to createa workshop series to share these strategies to other mu-seums in three-day workshops. These workshops havebeen popular enough to draw substantial attendancefrom 25 of the 266 museums in the country, some evenflying in from the farther, and often more under-served re-gions, with less access to information and training.

Throughout this growing stage, the principles in docu-mentation set out by ICOM CIDOC and the methods andforms in documentation shared by MDA through theInternet, have been very useful to the growing group. TheCIDOC CRM has also been the core of a few databaseinitiatives that have been started. There is still a greatneed to work on retrospective documentation amongmany of the museums, and a still greater need for practi-cal, hands-on training to apply and translate these stan-dards to the Philippine context.

At the very heart of this initiative is a pressing need. Manymuseum workers, specifically in the farther islands of theprovince, need education and practical training. It is un-derstandable in a country where at least a fourth of thepopulation are in perpetual poverty, and where approxi-mately a third of the labour force is unemployed orunderemployed1, that culture takes a back seat. But forthose who are in the field and entrusted with the responsi-bility of taking care of what is enshrined in museums, forthe present and future generations of Filipinos, a system-atic, practical basic museum education needs to be pro-vided. Educating them also means having to go to them,as museum workers often are not paid much for theirwork. Educating them also means enabling them to ac-cess free resources from the Internet, and teaching themto adapt these to their situation. And building on this basiceducation must be a system of further and continuing ed-ucation, particularly in preservation, documentation, exhi-bition and interpretation of collections. At the very least,minimum standards for museum documentation mustalso be set and implemented.


que chacun d’entre eux pourrait apprendre de l’autre.Comme il n’y avait pas de formation court terme pour letravailleur de musée qui connait déjà les pratiques mu-séales de base, ils ont décidé de s’unir, de se rencontrerrégulièrement et de s’enseigner mutuellement leur savoirà travers le partage de meilleures pratiques et l’adhésion àun ensemble minimal d’exigence concernant les données.

Cette première rencontre est devenu une réunion an-nuelle où les études de cas sur les différents aspects despratiques de documentation des musées sont partagéslors d’une rencontre semi-annuel ou annuelle. Les pré-sentations vont du types de formulaires qu’utilise unmusée à la manière d’un autre musée de photographiersa collection pour les rapports d’état, à la façon dont unautre fait usage de l’information pour créer des stratégiesde conservation préventive et pour choisir quels articlessont prioritaires pour la conservation. L’adhésion est pas-sée de six à quinze musées en trois ans, sans bénéficierd’activité marketing formelle quelle qu’elle soit, et l’un desnouveaux musées membres ne vient pas même de Ma-nille. À un moment donné, deux musées ont commencéà créer une série d’ateliers pour partager ces stratégiesavec d’autres musées dans des ateliers de trois jours.Ces ateliers ont été assez populaire pour attirer une par-ticipation substantielle de 25 des 266 musées dans lepays, certains venant même par avion des régions pluslointaines, et souvent plus mal desservies, qui ont moinsaccès à l’information et aux formations.

Tout au long de cette phase de croissance, les principesen documentation énoncés par ICOM CIDOC et lesméthodes et les formes dans la documentation partagéepar MDA à travers internet, ont été très utiles au groupeen pleine croissance. Le CIDOC CRM a également été lenoyau de quelques initiatives de bases de données quiont été entreprises. Il y a encore un grand besoin detravailler sur la documentation rétrospective parmi denombreux musées, et un besoin encore plus grand deformations pratiques et effectives pour appliquer et tra-duire ces normes dans le contexte philippin.

Au cœur même de cette initiative se trouve un besoinpressant. Bien des travailleurs de musées, particulière-ment dans les îles plus éloignées de la province, ontbesoin de formation et d‘entrainement pratique. Il estcompréhensible dans un pays où au moins un quart de lapopulation est en situation de pauvreté permanente, etoù environ un tiers de la population active est au chô-mage ou sous-employée1, que la culture prenne uneplace de second plan. Mais pour ceux qui sont dans ledomaine et investis de la responsabilité de s’occuper dece qui est consacré dans les musées, pour les géné-rations présentes et futures de Filipinos, une éducationbasique, systématique et pratique doit être fournie. Leséduquer signifie aussi avoir à aller les trouver, comptetenu de ce que les travailleurs de musées ne sont sou-vent pas payés beaucoup pour leur travail. Les éduquersignifie aussi leur permettre d’accéder à des ressourcesgratuites via internet et leur enseigner à les adapter à leursituation. Construisant sur cette éducation de base doitêtre un système d’éducation complémentaire et con-tinue, particulièrement en préservation, documentation,expositions et interprétation des collection. Au moins, lesnormes minimales pour la documentation doivent aussiêtre établies et mises en œuvre.

1 http://www.bles.dole.gov.ph/HTML%20FILES/keylabor.html [access-ed March 30, 2010]

1 http://www.bles.dole.gov.ph/HTML%20FILES/keylabor.html [retrouvéle 30 mars, 2010]

Structuring of museum object’s description:implication of information theory

1

Kaie JeeserTartu City Museum, [email protected]

Introduction

The data of museum object descriptions has a centralrole in the museum information system. They include anobject’s physical characteristics, which are important forpreservation, storage and identification (measures, ma-terials and other such information). They should also in-clude data that will give an overview of the content andnature of museum collections, to support planning workwith collections: collecting policy and thorough work withcollections.

In the development of the museum information systemthere are two important issues dealing with the contentof database entries. These two issues are the structur-ing and the systematisation of museum object descrip-tions. The present article will introduce the structuring ofthe documentation of museum objects.

The article focuses on theoretical aspects of the docu-mentation of museum object descriptions in the informa-tion system. The theoretical approach is based on expe-rience of the use of the Estonian museums’ informationsystem KVIS2 (Information System for Museums andAntiquarian Institutions) and the solution of practicalproblems arising during the development of MuIS3 (In-formation System for Estonian Museums).

Structuring of museum object descriptions

The amount of information related to a museum objectcan be endless. To cover it in the central database, it isnecessary to precisely determine the primary compul-sory amount of data and the extent of description. As thecentral Information System for Estonian Museums in-cludes museums of various subject areas, the methodof structuring museum object descriptions must be suit-able for museum objects of different kinds.

The basis for structuring a museum object description isinformation theory, which does not treat information asan object, but treats it as aspects of the formation of na-ture and understandability of information, which arecommon regardless of the subject area.4

Relying on Capurro’s information theory, we can struc-ture information about various areas and distinguishthree levels of museum object description: data, infor-


Structuration de description d’un objet demusée: implications de la théorie del’information

1

Kaie Jeeser

Introduction

Les données descriptives d’objets de musées ont un rôlecentral dans le système d’information du musée. Ellescomprennent les caractéristiques physiques d’un objet,qui sont importantes pour la préservation, le stockage etl’identification (mesures, matériel et autres informationsdu genre). Elles devraient également contenir des don-nées qui donneront un aperçu du contenu et de la naturedes collections du musée, permettant la planification dutravail, la politique d’acquisition et le travail rigoureuxavec des collections.

Dans le développement du système d’information desmusées, il y a deux questions importantes qui concernentla saisie dans la base de données. Ces deux questionssont la structuration et la systématisation de la descrip-tion des objets du musée. Le présent article présentera lastructuration de la documentation d’objets de musée.

L’article se concentre sur les aspects théoriques de ladocumentation des descriptions d’objets de musées dansle système d’information. L’approche théorique est baséesur l’expérience de l’utilisation du système d’informationdu musée Estonien KVIS2 (Système d’Information pourMusées et Institutions d’Antiquités) et les solutions desproblèmes pratiques qui se posent durant le dévelop-pement de MuIS3 (Système d’Information pour MuséesEstoniens).

Structuration des descriptions d’objets de musées

La quantité d’informations relatives à un objet de muséepeut être sans fin. Pour la couvrir dans la base de don-nées centrale, il est nécessaire de déterminer précisé-ment le volume initial nécessaire de données et les de-scriptions. Comme le système central d’information pourles Musées Estoniens comprend des musées de diversdomaines, la méthode de structuration des descriptionsdes objets du musée doit être adapté à des objets demusée de toutes sortes.

La base de la structuration d’une description d’objet demusée est la théorie de l’information, qui ne traite pasl’information comme un objet, mais la traite comme dif-férents aspects de la description de la réalité et l’intel-ligibilité de l’information, qui sont communes, indépen-damment du domaine traité.4

1 The article is based on my master’s thesis “The documentation ofmuseum objects in Estonian museums” (in Estonian). Jeeser, K. 2010.Tartu University. Supervisor Kurmo Konsa, PhD. http://www.muuseum.ee/et/erialane_areng/museoloogiaalane_ki/eestikeelne_kirjandu/bakalaureuse_ja_mag

2 Alev-Christoffersen, K. KVIS? An Information System for Museums andAntiquarian Institutions. http://www.gennet.ee/home/?m=9&t=39&p=97In 2008, KVIS was used in 42 Estonian museums, including both centralstate museums and smaller local museums. KVIS was a local database.

3 After comparing the advantages and disadvantages of the local infor-mation system with the web-based information system, the EstonianMinistry of Culture decided in 2004 to start the development of a newweb-based information system MuIS, the new museum software as acentral Internet-based system. In this system all the data is stored in onecentral database server and software works as a web-service. The onlything that user must have is a computer with an Internet connection and abrowser with Java-script support installed. Nothing is saved on the localcomputer and installation of any software is not necessary. The datamodel of MuIS is identical to the data model of KVIS. In 2009 the data ofall the museums, which had used KVIS, was transferred to the newweb-based information system MuIS. Several new museums have alsojoined the system.

4 In the modern information theory the viewpoint has moved from theobject-centered information approach to the subjective mechanisms ofinformation sense, which determine discrimination, selection and inter-pretation (Capurro, Hjørland, 2003: 362).

1 L’article est basé sur ma thèse de master “La documentation desobjets de musée dans les musées Estoniens” (in Estonian). Jeeser, K.2010. Tartu University. Supervisor Kurmo Konsa, PhD. http://www.muuseum.ee/et/erialane_areng/museoloogiaalane_ki/eestikeelne_kirjandu/bakalaureuse_ja_mag2 Alev-Christoffersen, K. KVIS? Un système d’information pour lesmusées et les institutions d’antiquités. http://www.gennet.ee/home/?m=9&t=39&p=973 Après avoir comparé les avantages et les désavantages du systèmed’information locale avec le système d’information sur internet, le Mini-stère Estonien de la Culture a décidé en 2004 de commencer le dé-veloppement d’un nouveau système d’information MuIS sur internet, lenouveau logiciel de musée comme système central sur internet. Dans cesystème, toutes les données sont stockées dans un seul serveur de basede données centrale et le logiciel fonctionne comme service web. Laseule chose que l’usager doit avoir est un ordinateur avec une connexioninternet et un navigateur compatible avec Javascript. Rien n’est enre-gistré sur l’ordinateur local et aucune installation de logiciel n’est néce-ssaire. Le modèle de données de MuIS est identique au modèle dedonnées de KVIS. En 2009 les données de tous les musées qui avaientutilisé KVIS, ont été transférées au nouveau système d’information surinternet MuIS. Plusieurs nouveaux musées se sont aussi joints au système.4 Dans la théorie moderne de l’information, le point de vue est passé del’approche centrée sur l’objet au mécanisme subjectif du sens del’information, qui détermine la discrimination, la sélection et l’interpré-tation (Capurro, Hjørland, 2003: 362).

mation, knowledge (see Figure). This provides a basisfor defining different layers of museum object descrip-tion that will form during the gradual entering of informa-tion and augmentation of description in the informationsystem.

Therefore, museum object description in MuIS has beendivided into three description levels:

• 1st level or data level – primary registration• 2nd level or information level – full cataloguing• 3rd level or knowledge level – scientific description.

First level or data level – primary registration

The first level relates to the transition of responsibility foran object to the museum. During registration the objectis registered as a museum object. It is provided with pri-mary description, i.e. a certain amount of data is re-corded, specific to that object only and by which the ob-ject can be identified amongst others. In MuIS the classi-fication of the type of object is obligatory. The goal of de-scription at this level is indexing of the object so that itsrecords will be recognisable among others. The level ofa museum object description data is, from museum’sstandpoint, the object’s primary information, or so-calledpure information.5

Second level or information level – full cataloguing

The goal of full cataloguing is a level of description thatresults in the formation of catalogues. This means thatthe museum object is placed in a museum context that isdetermined by the museum’s subject area. It is classi-fied and systematised according to the museum’s spe-cific systems, while also responding to central requests.This data will form the object’s identification card or mu-seum object’s ID card. Description at this level is publiclyaccessible.

At this description level, the primary data has beenchecked and new data added, if necessary. Thus, themuseum specialist has added his/her contribution to theobject information, which means it is the so-called “in-cremental information at level one”.6

Third level or knowledge level

Scientific description is the level of description where inthe process of in-depth research new data related di-rectly or indirectly to the object will be obtained. With thehelp of various sources, dates, people related to the mu-seum object, and events in which the museum objecthas directly or indirectly participated will be specified. Itsgoal is to provide the museum object’s general histori-cal-cultural context and develop scientific work in themuseum specific area. At this level, the described mu-seum object has, thanks to the knowledge of museumspecialists and new additional sources, reached a newlevel of additional information or “incremental informa-tion on level two”.

The MuIS database must guarantee support for descrip-tions at the first two levels. The third description level,which often needs a special approach for various typesof museum objects, may be implemented in some other


En s’appuyant sur la théorie de l’information de Capurro,nous pouvons structurer l’information à propos de diffé-rents domaines et distinguer trois niveaux de descriptiond’objet de musée: les données, l’information, le savoir(Figure). Ceci fournit une base pour définir différentescouches de description d’objet de musée qui se forme-ront au cours de l’ajout progressif d’information et l’aug-mentation de descriptions dans le système d’information.

Pour ces raisons, la description d’objet de musé dansMuIs a été divisée en trois niveaux de description:

• 1er niveau, ou niveau des données – enregistrementprimaire

• 2ème niveau, ou niveau de l’information – catalogagecomplet

• 3ème niveau, ou niveau du savoir – description scien-tifique.

Premier niveau, ou niveau des données –enregistrement primaire

Le premier niveau concerne la transition de la responsa-bilité d’un objet au musée. Lors de l’inscription de l’objetest enregistré comme un objet du musée. On lui assigneune description élémentaire, à savoir qu’une certainequantité de données sont enregistrées, spécifiques à ceseul objet et par lequel l’objet peut être identifié parmid’autres. Dans MuIS le classement par type d’objet estobligatoire. L’objectif de la description à ce niveau estl’indexation de l’objet de sorte que ses dossiers soientreconnaissables parmi d’autres. Le niveau des donnéesd’une description d’objet de musée est, au point de vuedu musée, l’information primaire de l’objet, ou, pour ainsidire, l’information pure.5

Deuxième niveau, ou niveau de l’information –catalogage complet

Le but du catalogage complet est d’avoir un niveau dedescription qui résulte en la formation de catalogues.Ceci signifie que l’objet du musée est placé dans uncontexte qui est déterminé par le domaine du musée. Ilest classé et systématisé selon le système spécifique dumusée, tout en correspondant aussi aux requêtes cen-trales. Ces données formeront la carte d’identification dumusée ou la carte d’identité de l’objet du musée. Les de-scriptions à ce niveau sont accessibles au public.

A ce niveau de description, les données primaires ont étévérifiées et de nouvelles données ajoutées, si néces-saire. Ainsi, le/la spécialiste des musées a ajouté sa con-tribution à l’information sur l’objet, ce qui veut dire qu’ils’agit de l’information appelée “information supplémen-taire au premier niveau”.6

Troisième niveau, ou niveau du savoir

La description scientifique est le niveau de descriptionoù, dans le processus de la recherche en profondeur, denouvelles données liées directement ou indirectement àl’objet seront obtenues. Avec l’aide de différentes sources,les dates, les personnes en lien avec l’objet de musée, etles évènements auxquels l’objet du musée a directementou indirectement participé seront spécifiées. Le but est

5 Information theory separates two such concepts as “pure information”and “incremental information” (Capurro, Hjørland, 2003: 359). What iscalled “incremental information” and what “pure information” dependson the context in which this separation is observed. From the per-spective of museum work, it is important to know that an “object”,reaching a museum, is so-called “pure information” and each recordadded by a museum worker is “incremental information”, that meansalso cataloguing/systematisation is adding information to the object orour understanding where the object’s place is in the entirety.

6 The incremental information content may by defined only with regardto “classifications” or clusters of situations connected through channelswhich transmit the information without any reference to a receiver’sinterpretation.

5 La théorie de l’information sépare deux concepts de ce genre en“information pure” et “information supplémentaire” (Capurro, Hjørland,2003: 359) Ce qui est appelé “information supplémentaire” ou “infor-mation pure” dépend du contexte dans lequel cette séparation est ob-servée. De la perspective du travail muséale, il est important de savoirqu’un “objet”, à son arrivée dans un musée, est appelé “informationpure” et que chaque enregistrement ajouté par un travailleur du muséeest “information supplémentaire”, ce qui signifie que le catalogage/lasystématisation est ajout d’information à l’objet ou correspond à notrecompréhension de la place de l’objet dans le tout.6 Le contenu de l’information incrémentale ne peut être défini qu’en rap-port avec la “classification” ou des ensembles de situations, connectéespar des voies qui transmettent l’information, sans référence à l’inter-prétation du destinataire.

database created specially for the museum object’stype. MuIS allows this possibility by having data groupswhich are analysed in great detail, giving a thoroughstructuring of the museum object record. By the use ofsuitable interface programs it is possible to transfer datafrom MuIS to databases with a different structure. How-ever, by using one’s own dictionaries it is also possibleto provide third level museum object descriptions in theMuIS information system. Thus, MuIS standardises thelevel of describing various types of museum object atlevels one and two.

Museum object description in the information systemalso requires the museum specialist’s mediation of theobject’s “information”, i.e. the given information is alsoinfluenced by several subjective factors (sender – re-ceiver – situation, or time and place). Therefore, it isnecessary to record the person who enters data, thetime of entering and (additional) sources used in the de-scription at each description level. This will form theframework of the description level or the information flowarchitectures that will also help to understand the con-tent of the description.7 In MuIS the end of a certain de-scription level or the framework of the description level isfixed by the recorder, who is also responsible for the cor-rectness of data and information.


de fournir le contexte historico-culturel général de l’objetet de développer des travaux scientifiques dans la zonespécifique réservée au musée. A ce niveau, l’objet demusée décrit, grâce au savoir des spécialistes du muséeet aux nouvelles sources additionnelles, a atteint un nou-veau niveau d’information additionnel ou “informationsupplémentaire au deuxième niveau”.

La base de données MuIS doit garantir un soutien pourles descriptions aux deux premiers niveaux. Le troisièmeniveau de description, qui nécessite souvent une ap-proche particularisée pour les différents types d’objets demusée, peut être mis en œuvre dans d’autres basescréées spécialement pour le type d’objet de musée.MuIS autorise cette possibilité en ayant des groupes dedonnées qui sont analysés en détail, fournissant ainsiune structuration approfondie de l’enregistrement del’objet de musée. En utilisant les programmes d’interfaceappropriés, il est possible de transférer des données deMuIS vers des bases de données avec une structuredifférente. Toutefois, en utilisant ses propres dictionnai-res, il est également possible de fournir des descriptions detroisième niveau des objets de musées dans le systèmed’information MuIS. Ainsi, MuIS uniformise le niveau dedescription des différents types d’objet de musée auxniveaux un et deux.

Une description d’objet de musée dans le système d’in-formation exige également une médiation de “l’informa-tion” de l’objet par le spécialiste du musée, c’est à direque l’information donnée est également influencée parplusieurs facteurs subjectifs (expéditeur – récepteur – sit-uation, ou l’heure et le lieu). Par conséquent, il est néces-saire d’enregistrer la personne qui entre des données, letemps d’entrée et les sources (additionnelles) utiliséespour la description à chaque niveau de description. Ceciformera le cadre du niveau de description ou des archi-tectures du flux d’information, qui aidera également àcomprendre le contenu de la description.7 Dans MuIS lafin d’un niveau de description donné ou du cadre duniveau de description est fixé par l’enregistreur, qui estégalement responsable de l’exactitude des données etinformations.

Conclusion

Les descriptions d’objets de musées entrées dans lesystème d’information devraient être compréhensibles etjustes, et sans pertes possible de données, non seule-ment aujourd’hui mais aussi dans le future. Il devrait êtrepossible de séparer les données dites originales, ou in-formation pure, de l’information interprétative dans la de-

7 Information is like a system with its own natural amount of relations orsubjective factors of information, which form the information architec-ture. Information architecture is developing and dependent on situationand receiver (Capurro, Hjørland, 2003: 359).

7 L’information est comme un système avec sa propre quantité naturellede relations ou de facteurs subjectifs d’information, qui forment l’archi-tecture de l’information. L’architecture de l’information se développe etdépend de la situation et du récepteur (Capurro, Hjørland, 2003: 359).

Figure. Structuring of informationConcepts used in the figure: sign – whatever physical phenomenonto forward meaning; data –information presentation in formalisedform that is suitable for communication, interpretation and processing;information – forwarded knowledge; knowledge – being informed ofsomething that is based on logical thinking and can be verified. (Infor-mation and documentation. Estonian standard. EVS–ISO 15489–1,2:2004.). Each museum object includes a certain amount of “sign”(invisible and visible). Thus, a museum object is like a set of signs andthe “signs” will form “data” (material, measures, etc.) Data related toan object will give us “information” that offers a possibility to compareobjects between themselves and group them. In museum work, this isexpressed in objects’ classification in the system of subjects. From theinformation we get our “knowledge” which is expressed by mono-graphic study or exhibition, which is the usual “final production” mainlyfor the visitor. Reading data from a museum object depends on thereader, his/her previous knowledge and the situation. Therefore peo-ple with different previous knowledge see in a museum object various“data” and reach to various “knowledge”. “Difference that makes a dif-ference” (Capurro, Hjørland 2003: 359). Each new knowledge may inits turn be a basis for seeing/noticing new data – the so-calledhermeneutical circle.

Figure. Structuration des informationsLes concepts utilisés dans la figure: signe – n’importe quel phéno-mène physique qui transmette du sens; données – la présentation del’information sous forme formalisée adaptée à la communication,l’interprétation et le traitement; l’information – connaissances trans-mises; savoir – être informé de quelque chose qui soit basé sur leraisonnement logique et puisse-t-être vérifié. (Information et docu-mentation. Normes estoniennes. EVS–ISO 15489–1,2:2004.). Chaqueobjet de musée comprend un certain nombre de “signes” (visibles etinvisibles). Ainsi, un objet de musée est comme un ensemble designes et les “signes” feront des “données” (matériel, mesures, etc)Les données relatives à un objet nous donneront de “l’information” quioffre la possibilité de comparer les objets entre eux et de les grouper.Dans le travail de musée, ceci est exprimé dans la classification desobjets dans le système de sujets. De l’information nous tirons de notre“savoir” qui s’exprime par étude monographique ou exposition, qui estl’habituel “production finale” principalement pour le visiteur. La lecturedes données à partir d’un objet de musée dépend du lecteur, sesconnaissances antérieures et la situation. Par conséquent, les per-sonnes ayant des connaissances différentes voient dans un seulobjet de musée diverses “données” et parviennent à différentes“connaissance”. “Une différence qui fait une distinction” (Capurro,Hjørland 2003: 359). Chaque nouvelles connaissances peut à sontour servir de base pour voir/apercevoir de nouvelles données – lecercle que l’on appelle herméneutique.

Conclusion

Museum object descriptions entered in the informationsystem should be understandable and true, and withoutpossible data losses, not only today but also in the fu-ture. It should be possible to separate the so-called orig-inal data or pure information from the interpretative infor-mation in a museum object description. To achievethese goals, it is necessary to structure the descriptionof museum object both substantially and formally.

This means it is necessary to:• determine the levels of museum object’s descrip-

tion: data, information, knowledge• determine the elements of description that form the

levels of description• fix the framework of the levels of description or infor-

mation flow architectures.

In the development of the MuIS system more attentionhas been paid to the documentation of museum objectdescription and the problems of its interpretation. Thesewere the problems that were unsolved in KVIS. The pro-grammer cannot offer solutions; these problems canonly be solved by relying on information theory. Theprinciples of documenting a museum object descriptionin MuIS will be confirmed only through actual use, whenthe describing methods, the actual data entered and thepossibilities of the information system will become ap-parent.

The development of the Central Museum InformationSystem continues. Therefore MuIS has been built on amodel that enables further development and changes.The structure of the information system and formalisa-tion of essential information support the development.The deployment of the information system in museumsbrings out different problems, which should be solved incooperation between the IT specialists and museum ex-perts.

Sources:

1. Alev-Christoffersen, K. 1998. KVIS – Information Sys-tem for Museums and Antiquarian Institutions. – Annualreport of IT public administration (in Estonian). http://www.riso.ee/et/pub/1998it/311.htm

2. Capurro, R. ; B. Hjørland. 2003. The concept of infor-mation. Annual Review of Information Science and Tech-nology, Vol. 37. Information Today, Inc, pp. 343–411.

3. Regulation of museum objects’ registration and pres-ervation. 1998 (in Estonian). Appendix of State Gazette,261/262, 1068.

4. Information and documentation. 2004 (in Estonian).Estonian standard. Part I EVS–ISO 15489–1:2004. PartII EVS–ISO/TR 15489-2:2004.

5. Luts, A. 1981. Museology II (in Estonian). Teachingaid for the students of history. Tartu : Tartu University.

6. Jeeser, K. 2010. The documentation of museum ob-jects in Estonian museums (in Estonian). Master’s thesis.Tartu : Tartu University. Supervisor Kurmo Konsa, PhD.

Aspects of a museum object identifier for au-tomatic data processing

Georg HohmannGermanisches Nationalmuseum, Nü[email protected]

Objects play an essential role in museums. This role ischallenged by the increasing digitisation and virtualisa-tion of resources using modern techniques, whereas the


scription d’un objet de musée. Pour arriver à ces fins, ilest nécessaire de structurer la description de l’objet demusée à la fois en substance et dans la forme.

Ceci signifie qu’il est nécessaire de:• déterminer les niveaux de description des objets de

musée: données, information, savoir• déterminer les éléments de description qui forment

les niveaux de description• fixer le cadre des niveaux de description ou l’archi-

tecture du flux d’information.

Dans le développement du système MuIS, d’avantaged’attention a été portée à la documentation de la descrip-tion de l’objet de musée et aux problèmes de son inter-prétation. C’étaient là les problèmes non résolus dansKVIS. Le programmateur ne peut pas offrir de solution;ces problèmes peuvent seulement être résolus en s’ap-puyant sur les théories de l’information. Les principes dela documentation d’une description d’objet de muséedans MuIS sera confirmé seulement par l’usage effectif,quand les méthodes de description, les données effecti-vement rentrées et les possibilités du système d’infor-mation seront apparents.

Le développement du Système d’Information de MuséesCentral continue. Pour cette raison MuIS a été construitsur un modèle qui permet des développements ultérieurset des changements. La structure du système d’informa-tion et la formalisation d’informations essentielles sou-tiennent le développement. Le déploiement du systèmed’information dans les musées fait ressortir différentsproblèmes, qui devraient être résolus par une collabora-tion entre les spécialistes TI et les experts des musées.

Sources:

1. Alev-Christoffersen, K. 1998. KVIS – Information Sys-tem for Museums and Antiquarian Institutions. – Annualreport of IT public administration (in Estonian). http://www.riso.ee/et/pub/1998it/311.htm

2. Capurro, R. ; B. Hjørland. 2003. The concept of infor-mation. Annual Review of Information Science and Tech-nology, Vol. 37. Information Today, Inc, pp. 343–411.

3. Regulation of museum objects’ registration and preser-vation. 1998 (in Estonian). Appendix of State Gazette,261/262, 1068.

4. Information and documentation. 2004 (in Estonian).Estonian standard. Part I EVS–ISO 15489–1:2004. PartII EVS–ISO/TR 15489-2:2004.

5. Luts, A. 1981. Museology II (in Estonian). Teaching aidfor the students of history. Tartu : Tartu University.

6. Jeeser, K. 2010. The documentation of museum ob-jects in Estonian museums (in Estonian). Master’s thesis.Tartu : Tartu University. Supervisor Kurmo Konsa, PhD.

Aspects d‘un identifiant d’objet de musée pourle traitement automatique des données

Georg Hohmann

Les objets jouent un rôle essentiel dans les musées. Cerôle est contesté par la numérisation grandissante et lavirtualisation des ressources utilisant des techniques mo-dernes, tandis que l’information à propos d’un objet et deson “sens” devient de plus en plus importante en consé-

information about an object and its ‘meaning’ becomemore and more important as a consequence of the infor-mation society. According to Suzanne Keene the infor-mation about an object is at least as important as the ob-ject itself. Not its physical presence but its ‘meaning’ is theprimary reason for including it in a museum collection:“Objects were the centre of our world in museums. [...]Above all, we collected them because of what they standfor.”1

The information about an object traditionally resided inthe museum as file cards, books, or knowledge in theminds of museum employees. In these times of masscommunication, information is no longer restricted bythe museum’s walls. It is spread worldwide and is nolonger bound to a specific place or time. This happenswithout affecting the physical presence of an object. Itsoriginality and authenticity totally resist its virtualisation.Therefore, the object itself cannot be a part of a virtualmedia like the Internet. To reconnect the informationabout an object with the physical object there is a needfor a digital surrogate to which the information about anobject – the “metadata” – can be referred. Digital imagesor texts which show or describe an object are not suit-able surrogates of it, because they are resources of theirown with their own metadata. Making no clear distinctionbetween a physical object and its surrogates inhibits au-tomatic data processing. Therefore, a suitable surrogatecan only be something that represents a physical objectbut has in itself no further meaning. This could be astandardised, persistent and worldwide unique objectidentifier. One of the most commonly used is the Uni-form Resource Name (URN).2 A URN has some specialfeatures making it also suitable for the identification ofmuseum objects.

Naming the object

A Recommendation3 of the World Wide Web Consor-tium (W3C) defines a URN as a subtype of a UniformResource Identifier (URI). Another subtype of a URI isthe Uniform Resource Locator (URL), the glue of theWorld Wide Web. Simply speaking, a URL specifies thestorage location of a resource, whereas a URN is thename of a resource. This can be compared to a person’sname (URN) and his/her address (URL). If a person re-locates, the address will no longer be a valid contactpoint for that person, or now addresses another person.Meanwhile, the name of a person stays the same, nomatter where s/he is. In short, it can be said that “URNsare used for identification [...] and URLs for locating orfinding resources”.4

So, a URN has the advantage of making no assumptionof where a resource is, and will be still valid if the re-source itself ceases to exist or becomes unavailable.But, unlike URLs, URNs are not automatically resolvedby the Domain Name System (DNS). It is not possible tosimply type a URN in the address field of a web browserand get information about it. Instead a URN must be pro-cessed by a service called a Resolver which typicallygives back a related URL. This Resolver has to be main-tained by the community that decided to use a specificURN scheme.


quence de la société de l’information. Selon SuzanneKeene, l’information au sujet d’un objet est au moins aussiimportante que l’objet lui-même. La raison première pourinclure un objet dans la collection d’un musée n’est pas saprésence physique, mais son “sens”: “Les objets étaient lecentre de notre monde au musée. [...] Avant tout, nous lescollectionnons pour ce qu’ils représentaient.”1

L’information au sujet d’un objet résidait traditionnellementdans le musée sous forme de cartes de fichier, livres, ousavoir dans les têtes des employés du musée. A cetteépoque de communication de masse, l’information n’estplus restreinte par les murs du musée. Elle est répandue àl’échelle planétaire et n’est plus attachée à un endroit ouun temps spécifique. Ceci se passe sans affecter la pré-sence physique d’un objet. Son originalité et son au-thenticité survivent totalement à sa virtualisation. Dès lors,l’objet lui-même ne peut pas être intégré aux médiasvirtuels comme internet. Pour reconnecter l’information surun objet avec l’objet physique, il y a besoin d’un substitutnumérique auquel les informations sur un objet – les“métadonnées” – puissent être rattachées. Les imagesnumériques ou les textes qui représentent ou décrivent unobjet ne sont pas des substituts appropriés parce qu’ilssont des ressources propres avec leurs propres méta-données. Ne faire aucune distinction entre un objet phy-sique et son substitut inhibe le traitement automatique desdonnées. Ainsi, un substitut approprié ne peut qu’êtrequelque chose qui représente l’objet physique mais qui,en lui-même, pas de sens supplémentaire. Ceci pourraitêtre un identifiant d’objets unique, standardisé, persistantet mondiale. L’un des plus communément utilisé est leNom de Ressources Uniforme (URN)2. Un URN possèdedes qualités spéciales qui le rendent également appro-priés pour l’identification des objets de musée.

Nommer l’objet

Une Recommandation3 du World Wide Web Consortium(W3C) définit un URN comme un sous-type d’Identifiantde Ressources Uniforme (URI). Un autre sous-type d’URIest le Localisateur de Ressources Uniforme (URL), lacolle du World Wide Web. Pour parler simplement, unURL spécifie la location de stockage d’une ressourcetandis qu’un URN est le nomr d’une ressources. Cecipeut être comparé au nom d’une personne (URN) et àson adresse (URL). Si une personne déménage, l’ad-resse ne sera plus un point de contact valide pour cettepersonne, ou bien elle servira d’adresse à une autrepersonne. Cependant, le nom d’une personne reste lemême, quel que soit son emplacement. En bref, on peutdire que “les URN sont utilisés pour l’identification [...] etles URL pour localiser ou trouver des ressource”.4

Ainsi, un URN a l’avantage de n’avoir aucun présupposéquant à l’endroit où se trouve la ressource, et sera encorevalide même si la ressource même cesse d’exister oudevient indisponibles. Mais, contrairement aux URL, lesURN ne sont pas automatiquement par le Systèmes deNoms du Domaine (DNS). Il n’est pas possible de sim-plement taper un URN dans le champ pour les adressesd’un navigateur web pour obtenir de l’information dessus.A la place, un URN doit être traite par un service appeléun Resolver qui normalement rend l’URL associé. CeResolver doit être maintenu par la communauté qui dé-cide d’utiliser un schème d’URN spécifique.

1 Keene, Suzanne (1998). Digital Collections : Museums and the In-formation Age. Oxford : Butterworth-Heinemann, p. 1f.

2 For example, the German National Library (Deutsche Nationalbiblio-thek) uses URN to identify digital resources (see http://www.persistent-identifier.de/?lang=en) [All URLs have been accessed April 30, 2010]

3 http://www.w3.org/TR/uri-clarification/.

4 Sollins, K.; Masinter, L. (1994). Functional Requirements for UniformResource Names. http://tools.ietf.org/html/rfc1737.

1 Keene, Suzanne (1998). Digital Collections : Museums and the Infor-mation Age. Oxford : Butterworth-Heinemann, p. 1f.2 Par exemple, la Bibliothèque Nationale Allemande (Deutsche Natio-nalbibliothek) utilise URN pour identifier des ressources numériques(see http://www.persistent-identifier.de/?lang=en) [Tous les URL ontété accédés le 30 avril 2010]3 http://www.w3.org/TR/uri-clarification/.4 Sollins, K.; Masinter, L. (1994). Functional Requirements for UniformResource Names. http://tools.ietf.org/html/rfc1737.

The namespace part of a URN defines how the identify-ing part is structured.5 A widely used namespace is theInternational Standard Book Number (ISBN) namespa-ce, which defines URNs like ‘urn:isbn:0-395-36341-1’.Till now there is no specific namespace for the identifi-cation of museum objects but it is easy to establish anew namespace for this purpose. But which structureshould the identifying part of a URN for museum ob-jects have?

Inventory numbers and beyond

The traditional identifier of an object in a museum is itsinventory number. There is no international standardon what an inventory number should look like, but nev-ertheless most of them share a few things in common.For example, a typical inventory number at the Germa-nisches Nationalmuseum is ‘Gm 167’. It has a numeri-cal part and a prefix with a special meaning. In thiscase the ‘Gm’ prefix means that this object is part of thecollection of paintings (Gemälde in German). An inven-tory number is unique within a museum, but with aglobal perspective it is not. So, if mentioned in a cata-logue or an article it is common to add additional infor-mation to an inventory number, for example an acro-nym of the museum (e.g. ‘Gm 167, GNM’). But, usingsuch a scheme as a global identifier would have threemajor drawbacks. First, the acronym used for a specificmuseum must be unique worldwide, which cannot beachieved without huge administrative costs. Second,this scheme has two parts with a special meaningwhich is bound to a specific time and place. If this mu-seum object is sold to another museum, the two partsmay then have the wrong meaning, denoting the wrongmuseum and the wrong collection. More likely the wholeinventory number will change. And third, inventory num-bers in use may contain special characters that couldcause problems in combination with the Internet’s in-frastructure.

Established inventory numbers cannot simply be re-placed because they mostly have a long tradition andare mentioned in scientific literature. A new, additional,identifier must be assigned to each object. Therefore itshould be possible to generate them automatically. Withthese considerations in mind a suitable Museum ObjectIdentifier (MOI) for automatic data processing and infor-mation aggregation should have at least the followingfeatures:

• it is defined by a precise and approved standard• it is globally unique• it solely consists of generic components• it can be generated automatically by machines• it can be easily processed by machines.

Luckily, an identifier with all these features already exists.Universally Unique Identifier (UUID) is a standardiseddefinition of a unique identifier to be used in a network en-vironment.6 It consists of a 128-bit number in 32 hexadec-imal digits, consisting of five groups separated by hy-phens (e. g. 22611586-cbc9-46fd-9b3f-4203d1bab56e).One way to generate it is by using an algorithm for ran-dom numbers. For a 122-bit number (128 bits minus 6predefined bits) the total number of possible UUIDs is 2122

� 5,3169 x 1036. Given an algorithm that generates uni-formly distributed random numbers it is extremely un-likely to generate identical UUIDs. With this approach it is


L’espace de nommage d’un URN définit comment lapartie identifiante est structurée.5 Un espace de nom-mage largement utilisé est le numéro international nor-malisé du livre (ISBN), qui définit les URN de la façon“urn:isbn:0-395-36341-1”. Jusqu’à aujourd’hui il n’y a pasd’espace de nommage spécifique pour l’identification desobjets de musées mais il est facile d’établir un nouvelespace de nommage dans ce but. Mais quelle structuredevrait avoir la partie identifiante d’un URN pour lesmusées?

Numéros d’inventaires et au delà

L’identifiant traditionnel d’un objet de musée est sonnuméro d’inventaire. Il n’y a pas de norme internationalesur ce à quoi un numéro d’inventaire devrait ressembler,mais néanmoins la plupart d’entre eux partagent quelqueschoses en commun. Par exemple, “Gm 167” est un nu-méro d’inventaire typique au Germanisches Nationalmu-seum. Il a une partie numérique et un préfixe avec unsens spécial. Dans ce cas le préfixe “Gm” signifie que cetobjet faisait partie d’une collection de peintures (Gemäldeen Allemangne). Un numéro d’inventaire est unique ausein du musée, mais dans une perspective globale, il nel’est pas. Ainsi, s’il est mentionné dans un catalogue ouun article il est commun d’ajouter de l’information addi-tionnelle à un numéro d’inventaire, par exemple un acro-nyme du musée (“exemple : Gm 167 GNM”) Mais l’utili-sation d’un tel schème comme identifiant globale présen-te trois inconvénients majeurs. D’abord, l’acronyme pourun musée doit être unique dans le monde entier ce qui nepeut pas être accompli sans d’énormes coûts admini-stratifs. Deuxièmement, ce schème a deux partie avec unsens donné, ce qui sera sûrement une date et un endroitspécifique. Si cet objet de musée est vendu à un autremusée, les deux parties auront peut-être le mauvaissens, dénotant le mauvais musée et la mauvaise collec-tion. Ce qui est plus probable, c‘est que tout le numérod’inventaire changera. Et troisièmement, il est possibleque les numéro d’inventaire en utilisation contienne descaractères spéciaux qui pourraient poser problème misen combinaison avec l’infrastructure d’Internet.

Les numéros d’inventaires établis ne peuvent pas êtresimplement remplacés parce qu’ils ont pour la plupartune longue tradition et sont mentionnées dans la littéra-ture scientifique. Un nouvel identifiant additionnel doitêtre assigné à chaque objet. Pour cette raison il devraitêtre possible de les générer automatiquement. Avec cesconsidérations en tête, un Identifiant d’Objets de Musée(IOM) adapté, pour le traitement automatique des don-nées et du rassemblement d’information devrait au mini-mum suivre ces critères:

• Il est défini par des normes précises et approuvées• Il est unique au point de vue globale• Il est entièrement constitué de composantes géné-

riques• Il peut être généré automatiquement par des ma-

chines• Il peut être facilement traité par des machines.

Par chance, un identifiant avec toutes ces caractéris-tiques existe déjà. L’Identifiant Universellement Unique(UUID) donne la définition standardisée d’un identifiantunique pour l’utilisation dans un environnement de ré-seaux.6 Il est constitué d’un numéro de 128 bits en32 numéros hexadécimaux, formé en cinq groupes sépa-

5 Already assigned namespaces are listed at http://www.iana.org/assignments/urn-namespaces/.

6 ISO/IEC 9834-8:2005. Information technology – Open Systems In-terconnection – Procedures for the operation of OSI Registration Au-thorities: Generation and registration of Universally Unique Identifiers(UUIDs) and their use as ASN.1 Object Identifier components.

5 Les espaces nominaux déja assignés sont listés à http://www.iana.org/assignments/urn-namespaces/.6 ISO/IEC 9834-8:2005. Information technology – Open Systems In-terconnection – Procedures for the operation of OSI Registration Au-thorities: Generation and registration of Universally Unique Identifiers(UUIDs) and their use as ASN.1 Object Identifier components.

possible to independently generate identifiers on differentlocations, being sure that the identifiers will almost neverbe the same.

A framework for museum object identifiers

With these prerequisites a proposal of a framework tocreate, organise and maintain MOIs can be outlined.

URNs and UUIDs are two main components that are al-ready standardised and freely available. There is also adraft available that describes the use of URNs in combi-nation with UUIDs7 which could be used as a blueprintfor the definition of a namespace for MOIs maintainedby ICOM (e. g. urn:icom).8 As UUIDs can be generatedwithout the need of a central registration service a dis-tributed and therefore cost saving framework can be or-ganised. Every museum could create MOIs on theirown. Following the example given by the libraries Re-solvers should be established at the federal state levelor by local museum communities and organisations.Finally, they could be aggregated automatically by amain Resolver maintained by ICOM.9

A URN like ‘urn:icom:22611586-cbc9-46fd-9b3f-4203d1-bab56e’ would be ideal surrogate for real world museumobjects in virtual space. But because it identifies a thingthat is not part of the virtual system itself it must be clearwhat the result would look like if such an identifier is re-quested. A Resolver gives back a URL for a given URNand this retrieves a digital resource (e. g. a webpage). Atechnical mechanism must be foreseen to distinguishthe digital resource from the real world object to enableautomatic data processing. A recommendation of theW3C10 addresses this issue in using the HTTP-code303 (“see also”) for URLs that locate resources that arenot part of the Internet. Simply speaking, code 303informs a requesting machine that a resource exists, butdigital usable information about it can be found at an-other URL. This could be the address of a specificwebpage with metadata about the object (see Figure).

After it has been established such a framework could beeasily enhanced in many ways. So it could be useful toassign an additional document to a MOI that could serveas a target of the finally resolved URL.11 But also in itsinitial stage it would be extremely useful for future appli-cations not only with regard to Semantic Web technolo-gies. The possibility to reliably identify a museum objectand automatically aggregate information about it wouldgenerate a major benefit to object documentation in thedigital age.


rés par des tirets (exemple: 22611586-cbc9-46fd-9b3f-4203d1bab56e). Une façon de le générer est d’utiliserun algorithme pour numéros aléatoires. Pour un numérode 122 bits, (128 bits moins 6 bits prédéfinis) le nombretotale d’UUID possibles est 2122

� 5,3169 x 1036. Avec unalgorithme qui génère des numéros aléatoires distri-bués uniformément, il est extrêmement improbable degénérer des UUID identiques. Avec cette approche il estpossible de générer indépendamment des identifiants àdifférents endroit, tout en étant sûrs que les identifiantne seront presque jamais les mêmes.

Un cadre pour les identifiants d’objets demusées

Avec ces prérequis, une proposition de cadre pour lacréation, l’organisation et la maintenance des IOM peutêtre élaboré.

les URN et des UUID sont deux composantes majeuresqui sont déjà standardisées et disponibles gratuitement. Ilexiste également un brouillon à disposition qui décritl’usage des URN en combinaison avec des UUID7 quipourrait être utilisé comme plan de base pour la définitiond’un espace de nommage pour les IOM maintenus parICOM (exemple: urn icom).8 Comme les UUID peuventêtre générés sans service d’enregistrement, un cadredistribué, et par conséquent permettant d’économiserdes coûts, peut être organisé. Tous les musées pourrai-ent créer des IOM eux-mêmes. Selon les exemplesdonnés par les bibliothèques, les Resolvers devraientêtre établis au niveau fédéral de l’état ou par des com-munautés locales de musées et des organisations. Enfin,ils pourront être déjà automatiquement rassemblés parun Resolver principal maintenu par ICOM.9

Un URN comme “urn:icom:22611586-cbc9-46fd-9b3f-4203d1bab56e” serait un substitut idéal pour les objetsde musées du monde réel dans des espaces virtuels.Mais parce que qu’il identifie une chose qui ne fait paspartie du système virtuel même, l’apparence du résultatsi un tel identifiant venait à être requis doit être claire. UnResolver rend un URL pour tout URN donné et ceci retireune source numérique (exemple: une page web). Undispositif technique doit être prévu pour distinguer lesressources numériques des objets du monde réel pourpermettre le traitement automatique des données. Unerecommandation de la W3C10 résout ce problème enutilisant le code 303-HTTP (“voir aussi”) pour les URL quilocalisent des ressources qui ne font pas partie d’Internet.Pour parler simplement, le code 303 informe toute ma-chine intéressée qu’une ressource existe, mais que del’information numérique utilisable la concernant peut êtretrouvée via un autre URL. Cet URL pourrait être l’adressed’une page web spécifique avec des métadonnées àpropos de l’objet (Figure).

Après son établissement, un tel cadre pourrait aisémentêtre augmenté de plusieurs façons. Ainsi, il pourrait êtreutile d’assigner un document additionnel à un IOM quipourrait servir de cible à l’URL finalement résolu.11 Maisaussi, dans sa phase initiale, il serait extrêmement utilepour des applications futures, et non seulement par rap-

7 Leach, P.; Mealling, M.; Salz, R. (2005). A Universally Unique IDen-tifier (UUID) URN Namespace. http://tools.ietf.org/html/rfc4122.8 Additionaly the use of CIDOC Conceptual Reference Model (CRM,ISO 21127) entity identifiers could be deliberated to allow multiplescopes. For example, the namespace ‘urn:icom:e84:’ could be used formuseum objects, whereas ‘urn:icom:e40:’ could be a namespace toidentify museums.9 Though it is very unlikely, a resolver must implement a mechanism todeal with identical MOIs.10 http://www.w3.org/2001/tag/issues.html#httpRange-14.11 ObjectID (http://icom.museum/objectid/) could serve as a model forthese kinds of documents.

7 Leach, P.; Mealling, M.; Salz, R. (2005). A Universally Unique IDen-tifier (UUID) URN Namespace. http://tools.ietf.org/html/rfc4122.8 En additon à l’usage du CIDOC Conceptual Reference Model (CRM,ISO 21127) les identifiants d’entité pourraient être délibérés pour premet-tre de multiples champs. Par exemple, l’espace de nommage ‘urn:icom:e84:’ pourrait être utilisé pour des objets de musées, tandis que‘urn:icom:e40:’ pourrait être un espace nominale pour identifier desmusées.9 Bien que ce soit très peu probable, un resolver doit mettre en oeuvreun mechanisme pour gérer les IOM identiques.10 http://www.w3.org/2001/tag/issues.html#httpRange-14.11 ObjectID (http://icom.museum/objectid/) pourrait servir de modèlepour ce type de document.

Other ISO standards…

Nicholas CroftsVice chair of CIDOC & ISO [email protected]

If you’re at all familiar with CIDOC’s work over the pastfew years, you’ll probably have heard about ISO 21127– A reference ontology for the interchange of culturalheritage information, which came out of the CIDOCConceptual Reference Model. This establishes guide-lines for the exchange of information between culturalheritage institutions and is maintained by a special CI-DOC working group: the CRM-SIG. However, there aremany other ISO standards that can also be of great helpin documenting cultural heritage, I want to highlight afew of them here.

Countries

One of the best known ISO standards is ISO 3166,which defines codes for the names of countries. Thesecodes turn up in all sorts of places, notably as internetdomain names. However, what you might not realise isthat the standard also provides a numerical and a threeletter code for each country, along with the two lettercodes that you’re probably familiar with. The UnitedKingdom, for example, is assigned the codes GB, GBRand 826. Using the numerical and the three letter codescan help avoid ambiguity in some circumstances. Thestandard gives both French and English names for allthese codes.


port aux technologies de web sémantiques. La possibilitéd’identifier un objet de musée de manière fiable et derassembler automatiquement l’information à son sujetgénérerait un bénéfice majeur pour la documentationd’objets à l’age numérique.

D’autres normes ISO…

Nicholas Crofts

Si vous êtes quelque peu familier avec le travail de CIDOCréalisé ces quelques dernières années, vous aurez pro-bablement entendu parler d’ISO 21127 – Une ontologie de

référence pour l’échange d’informations du patrimoine cul-

turel, qui est basé sur Modèle de Référence Conceptueldu CIDOC. Celui-ci établit des consignes pour l’échanged’information entre institutions ayant trait au patrimoineculturel et est entretenu par un groupe de travail spécialCIDOC : le CRM-SIG. Cependant, il existe quantité d’au-tres normes ISO qui peuvent également apporter une aidecertaine dans la documentation du patrimoine culturel.J’aimerais vous en présenter quelques-uns ici.

Les Pays

La norme ISO 3166 fait partie des normes ISO les plusconnues ; elle définit les codes correspondant aux nomsdes pays. Ces codes apparaissent un peu partout, notam-ment sur les noms de domaine internet. Cependant, vousne réalisez probablement pas que cette norme fournit uncode numérique ainsi qu’un code constitué de trois let-tres pour chaque pays, en plus des deux lettres que vousconnaissez déjà. On attribue au Royaume-uni, par ex-emple, les codes GB, GBR et 826. En utilisant le codenumérique ainsi que celui composé de trois lettres, onpeut éviter toute ambiguïté dans certaines circonstances.La norme fournit des noms à la fois français et anglaispour tous ces codes.

Figure. A framework for museum object identifiers / Un cadre pour les identifiants d’objets de musées

Like all ISO standards, ISO 3166 is regularly updated.The world has changed quite a bit since it was first pub-lished in 1974 – so what happens to the old countrycodes? ISO has a place for these: part three of the stan-dard, 3166-3 Codes for formerly used names of coun-tries, is reserved for obsolete codes. A country codemay become obsolete when two countries merge (forexample West and East Germany), if a country breaksup into separate entities (Czechoslovakia), or if thename changes (Burma). These obsolete codes are re-moved from 3166-1, converted into a four letter code,and transferred to 3166-3. Besides the former countryname and its ISO 3166-3 code, each entry in ISO3166-3 also contains its former ISO 3166-1 codes, itsperiod of validity, the new country names and any codesused after its deletion from ISO 3166-1. All of which isreally useful stuff. Unfortunately for museums, ISO 3166concentrates on currently existing countries so youwon’t find any references to countries like Prussia thatceased to exist before 1974.

Part two of the standard, in case you were wondering,provides over 4200 codes for the administrative subdivi-sions of countries. The format of these codes varies ac-cording to country, as does the number of subdivisionlevels. Metropolitan France, for example, is divided into22 regions and 96 departments, whereas Switzerland isdivided into just 26 cantons.

Languages and scripts

A common documentation blunder is confusing coun-tries, languages and scripts. Fortunately, help is at handsince ISO provides a complete set of standards for deal-ing with both languages and writing systems: ISO 639 –Codes for the representation of names of languagesand ISO 15924 – Codes for the representation of namesof scripts. ISO 639 actually consists of six parts, provid-ing 2, 3 and 4 letter codes as well as codes for languagegroups. There are some subtle variations to bear inmind. Both ISO 639-2 and ISO 639-3 provide three lettercodes (ISO 639-2 actually provides two: a bibliographicand a terminological code. ISO 639-3 codes are identi-cal with the ISO 639-2 terminological codes), but ISO639-3 aims to be comprehensive and covers manymore languages than 639-2, notably ancient and historiclanguages. ISO 639-3 will probably be the better choicefor documenting archaeological and historical collec-tions while ISO 639-2 is preferable if you’re only inter-ested in major languages.

ISO 15924 defines a four-letter and a numeric code fordifferent writing systems, or scripts, including ancientsystems such as Cuneiform and Egyptian hieroglyphs.A script is defined as “set of graphic characters used forthe written form of one or more languages”. Used in con-junction with ISO 639 it can be used to document, for ex-ample, an inscription in ancient Greek written usingLatin characters.

Transliteration

Transliteration is the representation of letters or wordsfrom one language using the characters of another.Ideally, the correspondence is exact, so that translitera-tion can be reversed. This is different to transcription,which aims to provide the best phonetic match betweentwo languages – transcription is rarely reversible. Mostsystems of transliteration nonetheless aim to map theletters of the source script to letters with a close pronun-ciation in the goal script. Older computer systems, andsome newer ones, still have trouble dealing with the fullUnicode the character set.1 For this, and other reasons,transliteration to and from the Latin alphabet may beuseful. ISO provides a series of standards to help withthis. ISO 9:1995 for example, provides a systematic ba-sis for transliteration of Cyrillic, used by many Slavic lan-


Comme toutes les normes ISO, ISO 3166 est mis à jourrégulièrement. Le monde a passablement changé de-puis qu’elle fut publiée pour la première fois en 1974 –qu’advient-il alors des codes des vieux pays ? ISO aprévu cette possibilité : la troisième partie de cettenorme, 3166-3 Code pour les noms de pays antérieure-ment utilisés, est réservée aux codes obsolètes. Uncode de pays peut devenir obsolète lorsque deux paysn’en deviennent plus qu’un (citons comme exemplel’Allemagne de l’Est et de l’Ouest), lorsqu’un pays sesépare en deux entités (Tchécoslovaquie), ou alors lors-que le nom du pays change (Burma). Ces codes obso-lètes sont annulés au sein du 3166-1, convertis en uncode de quatre lettres, et transférés au 3166-3. En susde l’ancien nom du pays et du code ISO 3166-3, chaquenouvelle inscription au registre 3166-3 contient égale-ment ses précédents codes ISO 3166-1, sa période devalidité, les noms de son nouveau pays ainsi que tousles codes utilisés après son effacement d’ISO 3166-1.Tout ceci constitue un matériel vraiment utile. Malheureu-sement pour les musées, ISO 3166-1 se concentre surles pays qui existent aujourd’hui ; par conséquent, vousne trouverez aucune référence concernant des paystels que la Prusse qui a cessé d’exister avant 1974.

La deuxième partie de la norme, au cas où vous vousposiez la question, fournit plus de 4200 codes pour lessubdivisions administratives des pays. Le format de cescodes varie selon le pays, de même que le nombre desniveaux de subdivision. La France métropolitaine estdivisée par exemple en 22 régions et 96 départements,alors même que la Suisse est divisée en seulement 26cantons.

Langues et alphabets

La confusion entre pays, langues et écritures constitueune erreur courante de documentation. Heureusement,de l’aide est disponible puisque ISO fournit un ensemblecomplet de normes pour gérer à la fois les système delangue et d’écriture : ISO 639 – Codes pour la repré-sentation des noms de langue et ISO 15924 – Codespour la représentation des noms d’écritures. ISO 639est en fait constitué de six parties, fournissant des codesde 2, 3 et 4 lettres ainsi que des groupes de codes pourla langue. Il existe quelques variations subtiles qu’il fautgarder à l’esprit. ISO 639-2 et ISO 639-3 fournissent descodes de trois lettres (ISO 639-2 en fournit en fait deux :un code bibliographique ainsi qu’un code terminolo-gique. Les codes ISO 639-3 sont similaires aux codesterminologiques ISO 639-2), mais ISO 639-3 a pour butde tout englober et couvre bien davantage de languesque 639-2, en particulier les langues anciennes et histo-riques. ISO 639-3 sera probablement un meilleur choixpour la documentation archéologique et historique alorsque ISO 639-2 sera retenu si vous ne traitez que delangues majeures.

ISO 15924 définit un code de quatre lettres ainsi qu’uncode numérique pour différents systèmes d’écriture, oualphabets, dont les systèmes anciens tels que le sy-stème cunéiforme ou les hiéroglyphes égyptiens. Unsystème d’écriture est défini tel qu’un “ensemble decaractères graphiques utilisé pour la forme écrite d’uneou de plusieurs langues”. Si l’on combine son utilisationavec ISO 639, il peut être employé par exemple pourdocumenter une inscription an Grec ancien, écrite encaractères latins.

La translittération

La translittération est la représentation de lettres ou demots d’une langue avec les symboles d’une autre. Idé-alement, la correspondance est exacte, de sorte que latranslittération puisse être inversée. Ceci est différent dela transcription, qui vise à fournir la meilleure adéquationphonétique entre deux langues – la transcription est

guages. ISO 9 provides an unequivocal system of one-to-one character equivalents, which allows reversetransliteration.2 Similar standards are available for arange of other scripts:

• ISO 233:1984 – Arabic• ISO 259:1984 – Hebrew• ISO 843:1997 – Greek• ISO 3602:1989 – Japanese• ISO 7098:1991 – Chinese• ISO 9984:1996 – Georgian• ISO 9985:1996 – Armenian• ISO 11940:1998 – Thai• ISO 11941:1996 – Korean (different systems for

North and South Korea)• ISO 15919:2001 – Devanagari and related Indic

scripts

Terminology

If you’re used to working with a controlled vocabulary orthesaurus you will probably be familiar with ISO 2788 –Guidelines for the establishment and development ofmonolingual thesauri and ISO 5964 – Guidelines for es-tablishment and development of multilingual thesauri.Both these standards provide some really helpful ad-vice, but they were last revised in 1986 and 1985 re-spectively. A much needed update is currently in thepipeline: ISO 25964-1 – Thesauri and interoperabilitywith other vocabularies – Part 1: Thesauri for informa-tion retrieval. This revision covers both mono andmulti-lingual thesauri and promises to take into accountmuch of the technical and conceptual progress that hastaken place over the last two decades. The document iscurrently out for ballot as a Draft International Standard(DIS), so publication is not far off.

Digital imaging

If you’ve ever been involved in digital imaging, you’llknow that it’s really difficult to maintain consistent colourand quality through the entire production chain. Whatlooks great on one screen may look terrible on another,and different again on paper. Many of these problemsare due to differences in calibration standards, ratherthan any inherent deficiencies in the equipment beingused. ISO has a series of standards that can help getthe best possible results with any given setup. ISO15076-1:2005 Image technology colour management(based on ICC.1:2004-10) specifies a platform-inde-pendent format for device profiles and colour manage-ment that allows images to be moved from one systemto another without unnecessary loss of fidelity. You willprobably also want to ensure that your digital imagesdon’t unnecessarily dumb-down the colour informationthey contain. Recording images at the highest level of fi-delity possible, rather than restricting the information tothe capabilities of, say, an old television screen, ensuresa degree of future-proofing. ISO 22028-1:2004 – Pho-tography and graphic technology, provides an architec-ture for extended colour encodings, for use in digital im-age storage, manipulation and interchange. Finally, ISO12647:2004 – Process control for the production ofhalf-tone colour separations, proof and production prints,is aimed at professional printers and helps to ensureconsistent quality when producing high-quality four-col-our prints. The standard covers the complete processincluding colour separation, film setting, proofing, pro-


rarement réversible. La plupart des systèmes de trans-littération ne visent à rien de moins qu’à établir unsystème d’équivalences entre les lettres de l’écrituresource et les lettres possédant une prononciation prochedans l’écriture cible. Certains des systèmes informati-ques plus anciens, et certains plus récents, ont toujoursde la peine à gérer l’entier des caractères Unicode.1

Pour cette raison et d’autres, la translittération vers etdepuis l’alphabet latin peut s’avérer utile. ISO fournitune série de normes visant à rendre plus facile cetteentreprise. ISO 9: 1995 par exemple, fournit une basesystématique pour la translittération des caractèrescyrilliques, utilisée par de nombreuses langues slaves.ISO 9 fournit un système non équivoque d’équivalentspour chaque caractère individuel, qui permet égalementla translittération inversée.2 Des normes similaires sontdisponibles pour une quantité d’autres écritures:

• ISO 233:1984 – Arabe• ISO 259:1984 – Hébreux• ISO 843:1997 – Grec• ISO 3602:1989 – Japonais• ISO 7098:1991 – Chinois• ISO 9984:1996 – Géorgien• ISO 9985:1996 – Arménien• ISO 11940:1998 – Thaï• ISO 11941:1996 – Coréen (systèmes différents pour

le Nord et le Sud de la Corée)• ISO 15919:2001 – Devanagari et écritures Indic

apparentées

La terminologie

Si vous êtes habitué à travailler avec un vocabulairecontrôlé ou un thésaurus, vous serez probablement fami-liers avec ISO 2788 – Principes directeurs pour l’établis-sement et le développement de thésaurus monolingueset ISO 5964 – Principes directeurs pour l’établissement etle développement de thesaurus multilingues. Ces deuxnormes fournissent des conseils véritablement utiles,mais elles ont été révisées pour la dernière fois en 1986et 1985. Une mise a jour particulièrement nécessaire esten ce moment en préparation: ISO 25964-1 – Thésauruset interopérabilité avec d’autres vocabulaires – Partie 1:Thésaurus pour la recherche documentaire. Cette ré-vision couvre à la fois les thesauri monolingues et multi-lingues et promet de prendre en compte la plupart desprogrès techniques et conceptuels qui ont eut lieux du-rant les deux dernières décennies. Le document estactuellement soumis à un vote comme Projet de Normesinternationale (DIS). La publication n’est donc pas loin.

L’imagerie numérique

Si vous avez déjà été impliqués dans l’imagerie numé-rique, vous saurez qu’il est vraiment difficile de main-tenir une couleur et une qualité constante au travers del’entier de la chaîne de production. Ce qui semble mer-veilleux sur un écran peut très bien avoir l’air affreux surun autre, et encore différent sur papier. Beaucoup d’entreces problèmes sont dus à des différences dans lesnormes de calibrage, plutôt qu’à des défauts inhérentsau matériel utilisé. ISO possède une série de normesqui peuvent aider à obtenir les meilleurs résultats pos-sibles avec n’importe quelle configuration donnée. ISO15076-1:2005 Gestion de couleur en technologie d’image(basé sur ICC.1:2004-10) spécifie un format indépen-dant des plateformes pour les profiles des équipementset la gestion des couleurs qui permet aux images d’être

1 Unicode est développé en conjonction avec ISO et est fonctionnelle-ment équivalent à ISO/IEC 10646. Cependant, la norme Unicode contientplus des informations plus détaillées à propos des mises en oeuvres2

Translit, un outil de translittération en ligne basé sur ISO 9, est dispo-nible à http://translit.cc/.

1 Unicode is developed in conjunction with ISO and is functionallyequivalently to ISO/IEC 10646. However, the Unicode standard con-tains more detailed information about implementation.2

Translit, an online transliteration tool based on ISO 9, is available athttp://translit.cc/.

duction printing and surface finishing. Many profession-als are now ISO 12647 certified.

I’ve only touched on a few of the more obviously rele-vant ISO standards here, there are many, many more tobe found in the ISO catalogue. If there are other stan-dards that you’ve found particularly useful, please let usknow. All the ISO standards mentioned here can befound on the ISO website: http://www.iso.org, in printedand electronic form and in both English and French. Sohave fun with your standards!


déplacées d’un système à un autre sans pertes de fidélitésignificatives. Vous voudrez probablement aussi assurerque vos images numériques n’aplatissent pas l’informa-tion contenue sur les nuances couleurs. L’enregistrementd’images au plus haut niveau de fidélité possible, plutôtque de restreindre l’information aux capacités, par exem-ple, d‘un vieil écran de télévision, offre une meilleurepérennité. ISO 22028-1:2004 – Photographie et techno-logie graphique, fournit une architecture pour un enco-dages de couleurs étendues, pour usage dans le stock-age, la manipulation et l’échanges d’images numériques.Et enfin ISO 12647:2004 – Technologie graphique –Maîtrise de procédé pour la production des séparationsde couleur en ton tramé, des épreuves et des tirages enproduction, est destiné aux imprimeurs professionnels etleurs aides pour assurer la qualité constante dans la pro-duction d’imprimés de haute gamme en quatre couleurs.Les normes couvrent le processus complet, y compris laséparation des couleurs, la mise en film, les épreuves,les tirages finales et le traitement des surface. Bien desprofessionnels sont à présent certifiés ISO 12647.

J’ai juste touché ici à quelques unes des normes ISO lesplus pertinentes, il y en a bien d’autres à être trouvéesdans le catalogue ISO. Si il y a d’autres normes que vousavec trouvées particulièrement utiles, nous serions re-connaissants que vous nous en informiez. Toutes lesnormes ISO mentionnées ici peuvent être trouvées sur lesite internet ISO : http://www.iso.org sous forme impriméeet électronique et en anglais et français à la fois. Alorsamusez-vous bien avec vos normes!

In memoriam

Dr Karl-Heinz Lampe(Fürstenau, 1953 – Mechernich, 2010)

Senior Curator, Section Hymenoptera

Head of Arthropoda Department

Head of Biodiversity Informatics

Forschungsmuseum Alexander Koenig, Bonn

Chair of the CIDOC’s Transdisciplinary Approachesin Documentation Working Group

It is with great regret that CIDOC announces the deathof Dr Karl-Heinz Lampe. He was a keen advocate of theCIDOC Conceptual Reference Model and participatedin both its development and use in natural history docu-mentation. His work in the field of Biodiversity Informa-tics has been an inspiration for many as he toured theworld helping professionals through education and jointprojects. He was a founder member and chair of theTransdisciplinary Approaches in Documentation Work-ing Group and was a keen and vocal advocate of multi-disciplinary research. He was also an entertaining andlively colleague who always brought a smile to longmeetings and had a fund of stories from his travels thatstaved off boredom during long intervals in proceedings.We will all miss him and send our condolences to hisfamily and friends.

C’est avec grand regret que le CIDOC annonce la mortdu Dr Karl-Heinz Lampe. Ardent défenseur de la CIDOCConceptual Reference Model, il a participé à son dé-veloppement et l’a également utilisé dans son travail surl’histoire naturelle. Toujours prêt à faire le tour du mondepour aider ses collègues, en tant qu’éducateur ou colla-borateur, son travail dans le domaine de l’information surla biodiversité fut une source d’inspiration pour de nom-breuses personnes. Défenseur enthousiaste et vocal dela recherche multidisciplinaire, il fut le fondateur et prési-dent du Groupe de Travail sur les Approches Transdis-ciplinaires à la Documentation. Il était un collègue jovial etanimé qui amenait toujours son sourire lors de longuesréunions et qui combattait l’ennui pendant les procéduresparfois interminables avec un fonds d’anecdotes de sesvoyages. Nous allons tous le regretter et transmettonsnos condoléances sincères à sa famille et à ses amis.