企業商務簡訊 2.0 平台...
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企業商務簡訊 2.0 平台 系統操作手冊
企業商務簡訊 2.0 平台
系統操作手冊
2008 年 9 月 12 日
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企業商務簡訊 2.0 平台 系統操作手冊
目錄
一、系統首頁...................................................................................................................................3 (一)、系統首頁.......................................................................................................................3
二、登入/登出系統.........................................................................................................................4 (一)、登入與登出...................................................................................................................4
三、管理中心...................................................................................................................................6 (一)、管理中心首頁...............................................................................................................6 (二)、企業管理.......................................................................................................................6 (三)、帳號管理中心...............................................................................................................8 (四)、會員管理..................................................................................................................... 11 (五)、通訊錄管理設定.........................................................................................................13 (六)、帳務管理.....................................................................................................................16
五、發送中心.................................................................................................................................20 (一)、發送中心首頁.............................................................................................................20 (二)、簡訊發送.....................................................................................................................21 (三)、簡訊發送設定.............................................................................................................26 (四)、簡訊設定.....................................................................................................................31 (五)、通訊錄管理.................................................................................................................34
六、報表中心.................................................................................................................................39 (一)、報表中心首頁.............................................................................................................39 (二)、查詢中心.....................................................................................................................40 (三)、報表管理中心.............................................................................................................46
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企業商務簡訊 2.0 平台 系統操作手冊
一、系統首頁
(一)、系統首頁
系統預設首頁 – 系統「登入」頁面
網址為: http://emessage.seednet.com.tw
請輸入網址
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企業商務簡訊 2.0 平台 系統操作手冊
二、登入/登出系統
(一)、登入與登出
(1)、登入
系統預設網站管理員 -
登入帳號:請輸入您的帳號
登入密碼:請輸入您的密碼
(2)、登出
點選「登出」按鈕後,系統將自動導向「登入」頁面
輸入您的
登入帳號與密碼
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(3)、登入後首頁
系統預設登入後首頁 – 「簡訊發送」頁面
點選「登出」按鈕
登出系統
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三、管理中心
(一)、管理中心首頁
(1)、管理中心首頁
會員資料管理提供了使用者針對會員資料進行管理 -
帳號角色之「管理層級」若為「企業」,可管理企業內所有人員基本資料 帳號角色之「管理層級」若為「部門」,可管理部門內所有人員基本資料 帳號角色之「管理層級」若為「個人」,僅可管理個人基本資料
(二)、企業管理
(1)、部門管理
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部門管理 – 提使用者進行部門之基本資料管理,包含:新增、修改、刪除、查尋。
部門主管 – 提供使用者設定部門之主管。
設定步驟:
Step 1、輸入「部門代碼」
Step 2、輸入「部門名稱」
Step 3、選擇「部門管理者」
Step 4、點選「儲存」按鈕,完成新增
註:會員之職員身份為主管者,方能設定為部門主管。
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(三)、帳號管理中心
(1)、開立帳號
開立帳號提供了管理者針對公司或部門進行會員帳號開立 -
角色之「管理層級」若為「企業」,可開立公司內所有人員帳號 角色之「管理層級」若為「部門」,可開立該部門所有人員帳號
設定步驟:
Step 1、輸入「帳號名稱」
Step 2、輸入「密碼」
Step 3、輸入「確認密碼」
Step 4、設定「帳號角色」
Step 5、選擇「部門」
Step 6、輸入「員工姓名」
Step 7、輸入「員工編號」
Step 8、輸入「行動電話」
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Step 9、設定「職員身份」
Step 10、點選「確定」按鈕,完成新增
(2)、帳號管理
帳號管理提供了管理者針對會員帳號進行設定與管理 –
設置密碼:可設定帳號之登入密碼
變換角色:可更換帳號之使用角色
設置狀態:可啟用/停用該帳號
角色之「管理層級」若為「企業」,可管理公司內所有人員帳號 角色之「管理層級」若為「部門」,可管理該部門所有人員帳號
設定步驟:
Step 1、選擇「部門」
Step 2、選擇「帳號」
Step 3、點選「選取」按鈕,進行帳號修改
Step 4、設定「帳號密碼」
Step 5、設定「帳號角色」
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Step 6、設定「帳號使用狀態」 - 啟用/停用
Step 7、點選「確定修改」按鈕,完成設定
註:若該帳號設定為停用,則其所擁有之點數將自動歸零。
(3)、密碼維護
密碼維護提供了使用者進行密碼變更設定 –
設定步驟:
Step 1、輸入「目前使用密碼」
Step 2、輸入「新密碼」
Step 3、輸入「確認新密碼」
Step 4、點選「確認」按鈕,完成變更
註:密碼修改成功後,需重新登入。
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(四)、會員管理
(1)、會員資料管理
會員資料管理提供了使用者針對會員資料進行管理 -
角色之「管理層級」若為「企業」,可管理企業內所有人員基本資料 角色之「管理層級」若為「部門」,可管理部門內所有人員基本資料 角色之「管理層級」若為「個人」,僅可管理個人基本資料
設定步驟:
Step 1、選擇「會員」
Step 2、點選「修改」按鈕,進行會員基本資料修改
Step 3、選擇「部門」
Step 4、輸入「姓名」
Step 5、輸入「員工編號」
Step 6、輸入「身份證號」
Step 7、選擇「性別」
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Step 8、輸入「行動電話」
Step 9、輸入「聯絡電話」
Step 10、輸入「電子信箱」
Step 11、輸入「通訊地址」
Step 12、設定「在職狀況」
Step 13、設定「職員身份」
Step 14、點選「修改」按鈕,完成基本資料修改
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(五)、通訊錄管理設定
(1)、共用聯絡人匯入
共用聯絡人匯入提供了管理者由外部檔案或是 Outlook 直接匯入共用聯絡人名單 -
由 CSV 檔匯入通訊錄名單,需先選擇該檔案之內容編碼方式 Outlook 自動匯入,自動匯入 Outlook 之通訊錄名單
設定步驟:
Step 1、選擇「通訊錄編碼方式」 - 繁體中文、簡體中文、英文、Unicode
Step 2、選擇「匯入之檔案」,按「瀏覽」按鈕,找尋預匯入之檔案,點選「匯入 CSV 文件」
按鈕,匯入該檔案
Step 3、或是選擇由 Outlook 自動匯入,點選「開始讀取記錄」按鈕,進行 Outlook 通訊錄
名單讀取
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(2)、共用聯絡人設定
新增共用聯絡人,提供管理者新增共用聯絡簿之聯絡人 –
設定步驟:
Step 1、輸入「姓氏」
Step 2、輸入「名字」
Step 3、輸入「暱稱」
Step 4、輸入「顯示名稱」
Step 5、輸入「性別」
Step 6、輸入「行動電話」
Step 7、輸入「住家電話」
Step 8、輸入「住家地址」
Step 9、輸入「婚姻狀況」
Step 10、輸入「生日」
Step 11、輸入「公司名稱」
Step 12、輸入「公司電話」
Step 13、輸入「公司地址」
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Step 14、輸入「備註」
Step 15、點選「確定」按鈕,完成新增
(3)、共用聯絡人管理
共用聯絡人管理提供了管理者進行聯絡人之資料管理,包含:新增、修改、刪除與查詢 –
設定步驟:
Step 1、點選「聯絡人姓名」,進行聯絡人基本資料修改
Step 2、點選「確認」按鈕,完成修改
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(六)、帳務管理
(1)、點數匯轉
點數匯轉,提供使用者直接進行點數匯轉 –
設定步驟:
Step 1、選擇「部門」
Step 2、選擇「成員」
Step 3、輸入「您的密碼」
Step 4、輸入「預匯轉點數」
Step 5、點選「確定轉出額度至用戶」按鈕,完成點數匯轉
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(2)、定額撥給
定額撥給,提供管理者以月固定方式進行額度撥給 –
設定步驟:
Step 1、選擇「部門」
Step 2、選擇「成員」
Step 3、點選「編輯」按鈕,進行設定
Step 4、輸入「您的密碼」
Step 5、輸入「撥給額度」
Step 6、設定固定撥給日期「每月」
Step 7、設定餘額歸還方式 - 「餘額自動歸零」或「餘額自動累計」
Step 8、選擇「是」或「否」啟用該固定撥給設定
Step 9 、點選「確定月固定設定」按鈕,完成設定
註 1:若設定為月固定撥給方式,則該成員於設定前所擁有之點數將自動歸零
註 2:若設定人點數餘額不足,則無法進行撥給設定
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五、發送中心
(一)、發送中心首頁
EVERY8D 簡訊服務平台提供了三種發送簡訊方式 -
簡訊發送 參數簡訊發送 週期簡訊發送
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(二)、簡訊發送
(1)、簡訊發送
簡訊發送,提供使用者直接或預約發送簡訊 –
設定步驟:
Step 1、選擇「簡訊發送方式」 - SMS、長文字
Step 2、輸入「發送主旨」
Step 3、輸入「發送內容」
Step 4、可選擇「常用簡訊」、「簡訊抬頭」、「簡訊結尾」,系統將自動帶入
Step 5、確認預傳送簡訊之「則數」與「字數」
Step 6、輸入「訊息接收人」手機號碼,需先選擇「國碼」(預設為台灣 886)
Step 7、或是匯入「訊息接收人名單」
Step 8、或是點選「由通訊錄加入…」,直接從「通訊錄」加入訊息接收人名單
Step 9、設定「簡訊發送」時間,選擇「現在」直接發送,或是選擇「預定」,設定預約發
送時間
Step10、點選「傳送」按鈕,完成發送
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(2)、參數簡訊發送
參數簡訊發送,提供使用者使用參數方式(Excel 檔)直接或預約發送簡訊 –
設定步驟:
Step 1、選擇「簡訊發送方式」 - SMS、長文字
Step 2、輸入「發送主旨」
Step 3、輸入「發送內容」
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Step 4、可選擇「常用簡訊」、「簡訊抬頭」、「簡訊結尾」,系統將自動帶入
Step 5、確認預傳送簡訊之「則數」與「字數」
Step 6、匯入「參數簡訊名單」
Step 7、設定「簡訊發送」時間,選擇「現在」直接發送,或是選擇「預定」,設定預約發
送時間
Step 8、點選「傳送」按鈕,完成發送
註 1:參數簡訊內容範例
簡訊內容如:
親愛的 %field1% 客戶您好,您密碼是 %field2% 。
收訊人收到內容則為:
親愛的 Sandra 客戶您好,您密碼是 850
手動輸入簡訊內容,在內容中安插加入欄位代號 %field1%、%field2%、%field3%、%field4%、%field5%,代表參數一到參數五(最多五
組),系統會自動將這些欄位代號代入 Unicode 檔中的參數內容 。
註 2:參數簡訊名單設計範例
姓名 手機門號 email address 傳送日期 參數一 參數二 參數三 參數四 參數五
fiona 922222222 [email protected] 20080214170000 Sandra 850 [email protected]
製作發送清單檔流程:
步驟 1、於"發送清單"表中建立發送清單資料(各欄位內容請見上方,傳送時間格式見下方說明)
步驟 2、選擇"另存新檔",存檔類型選擇"Unicode 文字"。建議您再另存成 excel 檔,以保存原始資料
備註:1、傳送日期的格式為西元年月日時分(除年份外,其餘皆 2 位數),
ex:20080205133000,表示 2008 年 2 月 5 日下午 1 點 30 分 00 秒傳送
2、傳送日期以此檔案設定時間為準。
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(3)、週期簡訊發送
簡訊發送,提供使用者直接或預約發送簡訊 –
設定步驟:
Step 1、選擇「簡訊發送方式」 - SMS、長文字
Step 2、輸入「發送主旨」
Step 3、輸入「發送內容」
Step 4、可選擇「常用簡訊」、「簡訊抬頭」、「簡訊結尾」,系統將自動帶入
Step 5、確認預傳送簡訊之「則數」與「字數」
Step 6、輸入「訊息接收人」手機號碼,需先選擇「國碼」(預設為台灣 886)
Step 7、或是匯入「訊息接收人名單」
Step 8、或是點選「由通訊錄加入…」,直接從「通訊錄」加入訊息接收人名單
Step 9、設定「簡訊發送」時間,選擇時間週期「每天/每週/每月」,選擇「起迄日期」,設
定發送時間
Step10、點選「傳送」按鈕,完成發送
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(三)、簡訊發送設定
(1)、互動回覆簡訊設定
互動回覆簡訊設定,提供使用者設定是否接收回覆訊息 –
設定步驟:
Step 1、設定,「是」或「否」收到互動回覆簡訊
Step 2、點選「確認」按鈕,完成設定
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(2)、簡訊內容儲存設定
互動回覆簡訊設定,提供使用者設定是否接收回覆訊息 –
設定步驟:
Step 1、設定,「是」或「否」儲存發送簡訊內容
Step 2、點選「確認」按鈕,完成設定
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(3)、國際簡訊發送設定
國際簡訊設定,提供管理者設定公司成員是否可發送國際簡訊 –
設定步驟:
Step 1、點選「成員」
Step 2、點選「支援」或「不支援」按鈕,完成設定
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(4)、週期簡訊設定管理
週期簡訊設定管理,提供使用者管理與設定週期簡訊 –
設定步驟:
Step 1、點選「接收者人數」
Step 2、系統自動列出「收訊人門號」與「電子信箱」
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(四)、簡訊設定
(1)、簡訊抬頭設定
簡訊抬頭設定,提供使用者設定常用之簡訊抬頭 –
設定步驟:
Step 1、輸入「簡訊抬頭」
Step 2、點選「儲存」按鈕,完成設定
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(2)、簡訊結尾設定
簡訊結尾設定,提供使用者設定常用之簡訊結尾 –
設定步驟:
Step 1、輸入「簡訊結尾」
Step 2、點選「儲存」按鈕,完成設定
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(3)、常用簡訊設定
常用簡訊設定,提供使用者設定常用之簡訊內容 –
設定步驟:
Step 1、輸入「簡訊內容」
Step 2、點選「儲存」按鈕,完成設定
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(五)、通訊錄管理
(1)、新增聯絡人
新增聯絡人,提供使用者新增聯絡簿之聯絡人 –
設定步驟:
Step 1、輸入「姓氏」
Step 2、輸入「名字」
Step 3、輸入「暱稱」
Step 4、輸入「顯示名稱」
Step 5、輸入「性別」
Step 6、輸入「行動電話」
Step 7、輸入「住家電話」
Step 8、輸入「住家地址」
Step 9、輸入「婚姻狀況」
Step 10、輸入「生日」
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Step 11、輸入「公司名稱」
Step 12、輸入「公司電話」
Step 13、輸入「公司地址」
Step 14、輸入「備註」
Step 15、選擇「歸屬群組」
Step 16、點選「確認」按鈕,完成新增
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(2)、聯絡人清單
聯絡人清單,提供使用者針對聯絡人進行基本資料管理與群組設定 –
設定步驟:
Step 1、點選「聯絡人」
Step 2、點選「編輯」按鈕,進行聯絡人基本資料編輯
Step 3、點選「確定」按鈕,完成編輯
(3)、群組清單
群組清單,提供使用者管理群組 –
設定步驟:
Step 1、點選「群組名稱」
Step 2、點選「更新群組資訊」,進行群組資料修改
Step 3、點選「確定」按鈕,完成修改
Step 4、或點選「檢視組員」,瀏覽聯絡人清單
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(4)、群組清單管理
群組清單管理,提供使用者設定群組聯絡人清單 –
設定步驟:
Step 1、選擇「群組」
Step 2、點選「聯絡人」
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(5)、匯入通訊錄
匯入通訊錄,提供使用者由外部檔案匯入通訊錄 –
設定步驟:
Step 1、選擇「通訊錄編碼方式」 - 繁體中文、簡體中文、英文、Unicode
Step 2、選擇「匯入之檔案」,按「瀏覽」按鈕,找尋預匯入之檔案,點選「匯入 CSV 文件」
按鈕,匯入該檔案
Step 3、或是選擇由 Outlook 自動匯入,點選「開始讀取記錄」按鈕,進行 Outlook 通訊錄
名單讀取
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六、報表中心
(一)、報表中心首頁
(1)、報表中心首頁
帳號角色之「管理層級」若為「企業」,可查詢企業內所有人員之點數餘額 帳號角色之「管理層級」若為「部門」,可查詢部門內所有人員之點數餘額 帳號角色之「管理層級」若為「個人」,僅可查詢個人之點數餘額
點數餘額查詢,提供使用者查詢可用之點數餘額 -
查詢步驟:
Step 1、選擇部門
Step 2、選擇會員
Step 3、點選「查詢」按鈕
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(二)、查詢中心
(1)、查詢發送明細
簡訊發送明細查詢,提供使用者查詢所發送之簡訊狀況明細 – 包含:
簡訊發送時間 訊息主旨 發送簡訊內容 發送通數 成功接收通數 傳送中通數 預約傳送通數 逾期收訊通數 回覆通數
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢起始時間
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Step 2、選擇查詢終止時間
Step 3、點選「查詢」按鈕
Step 4、點選欄位之內容,可顯示該欄位之詳細資料
(2)、查詢預約簡訊
預約簡訊查詢,提供使用者查詢所預約發送之簡訊明細 – 包含:
簡訊發送時間 訊息主旨 發送簡訊內容 發送通數
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢起始時間
Step 2、選擇查詢終止時間
Step 3、點選「查詢」按鈕
Step 4、點選欄位之內容,可顯示該欄位之詳細資料
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(3)、餘額查詢
點數餘額查詢,提供使用者查詢可用之點數餘額 -
查詢步驟:
Step 1、選擇部門
Step 2、選擇會員
Step 3、點選「查詢」按鈕
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企業商務簡訊 2.0 平台 系統操作手冊
(4)、查詢點數匯轉明細
點數匯轉明細查詢,提供使用者查詢點數匯轉紀錄之明細 -
查詢步驟:
Step 1、選擇部門
Step 2、選擇會員
Step 3、選擇查詢日期條件,包含:當月、前一月、前二月
Step 4、點選「查詢」按鈕
註:點數匯轉紀錄最多只可保存最近三個月之紀錄。
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(5)、查詢額度撥給
固定額度查詢,提供管理者查詢月固定點數額度撥給紀錄之明細 – 包含:
撥給人部門 撥給人 撥給人員工編號 額度撥給日期 撥給額度 收受人 收受人員工編號
查詢步驟:
Step 1、選擇部門
Step 2、選擇會員
Step 3、選擇查詢日期條件,包含:當期、前一期、前二期
Step 4、點選「查詢」按鈕
註:點數匯轉紀錄最多只可保存最近三期之紀錄。
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(6)、查詢累計剩餘額度
累計剩餘額度查詢,提供管理者查詢月固定點數額度撥給之剩餘可用餘額之統計與明細 –
包含:
撥給人部門 撥給人 撥給人員工編號 額度撥給日期 撥給額度 收受人 收受人員工編號 撥給額度之可用餘額
查詢步驟:
Step 1、選擇部門
Step 2、選擇會員
Step 3、點選「查詢」按鈕
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(三)、報表管理中心
(1)、自動報表設定
自動報表設定,提供管理者依據所設定之報表產生條件與報表種類,自動產生報表(Excel
檔案格式),並可自動以 Email 方式傳送報表給報表接收人 – 報表種類包含:
發送明細報表 通數統計報表 累計發送通數報表 額度撥給報表 累計剩餘額度報表
設定步驟:
Step 1、選擇報表
Step 2、設定報表產生條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 3、設定報表接收人 – 選擇公司會員或是手動輸入接收人 Email
Step 4、輸入報表名稱
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Step 5、設定報表產生週期 – 可依每月或每週設定
Step 6、設定是否啟用自動傳送功能,若啟用該功能,系統將自動依據所設定之報表產生日
期,將產生之報表以 Excel 檔案格式,傳送至報表接收人
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(2)、發送明細報表
發送明細報表,提供管理者查詢訊息發送紀錄明細,並可轉匯成 Excel 檔 – 包含:
部門 姓名 發送時間
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 2、若查詢條件設定為「依部門統計」,需選擇「部門」
Step 3、若查詢條件設定為「依成員統計」,需選擇「部門」與「部門成員」
Step 4、選擇查詢起始時間
Step 5、選擇查詢終止時間
Step 6、點選「查詢」按鈕
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(3)、通數統計報表
發送通數統計報表,提供管理者查詢發送通數統計,並可轉匯成 Excel 檔 – 包含:
部門 姓名 發送時間 發送通數
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 2、若查詢條件設定為「依部門統計」,需選擇「部門」
Step 3、若查詢條件設定為「依成員統計」,需選擇「部門」與「部門成員」
Step 4、選擇查詢起始時間
Step 5、選擇查詢終止時間
Step 6、點選「查詢」按鈕
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(4)、累計發送通數報表
累計發送通數統計報表,提供管理者查詢累計發送通數統計,並可轉匯成 Excel 檔 – 包含:
公司 部門 成員 發送統計通數
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 2、若查詢條件設定為「依部門統計」,需選擇「部門」
Step 3、若查詢條件設定為「依成員統計」,需選擇「部門」與「部門成員」
Step 4、選擇查詢起始時間
Step 5、選擇查詢終止時間
Step 6、點選「查詢」按鈕
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(5)、額度撥給報表
額度撥給報表,提供管理者查詢額度撥給統計,並可轉匯成 Excel 檔 – 包含:
部門 撥給人姓名 撥給時間 撥給點數 接收人姓名 接收狀態 撥給額度統計
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 2、若查詢條件設定為「依部門統計」,需選擇「部門」
Step 3、若查詢條件設定為「依成員統計」,需選擇「部門」與「部門成員」
Step 4、選擇查詢起始時間
Step 5、選擇查詢終止時間
Step 6、點選「查詢」按鈕
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(6)、累計剩餘額度報表
累計剩餘額度報表,提供管理者查詢累計剩餘額度統計,並可轉匯成 Excel 檔 – 包含:
公司 額度撥給時間 撥給額度 剩餘額度
查詢步驟:
Step 1、選擇查詢條件 – 依公司統計、依部門統計、依成員統計
Step 2、若查詢條件設定為「依部門統計」,需選擇「部門」
Step 3、若查詢條件設定為「依成員統計」,需選擇「部門」與「部門成員」
Step 4、選擇查詢起始時間
Step 5、選擇查詢終止時間
Step 6、點選「查詢」按鈕
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