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FORMATO: AC 'FA DE REUNION Fecha:2014/12/19

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ACTA SESION ACLARATORIA DE EMPALME SECRETARÍA DE HACIENDA

FECHA: Ibagué, diciembre 02 y 03 de 2019

HORA: 2:30 P.N/1 — 06: 20 P.M 8:30 A.M — 12: 15 A.M

LUGAR:

Salón Andrés López — Alcaldía de Ibagué Despacho Secretaria de Hacienda

ORDEN DEL DÍA

1. Entrega de información solicitada en medio magnético 2. Verificación de: información entregada 3. solicitudes, sugerencias, cometarios, respuestas y. recomendaciones 4. Acuerdos

DATOS GENERALES:

a. Nombre del servidor responsable que entrega: - Juan Vicente Espinosa

Mario Montoya Gómez Gandy Varón

- Martha Astencio Liliana carolina moreno

b. Cargo:

Secretario.de Hacienda - Director PresupueSto - Director Contabilidad

Directora Tesorería Directora 'Rentas

c. Dependencia: Secretaria,de Hacienda

d. Tema de entrega: SeSión aclaratoria mesa de empalme Secretaria de Hacienda

La versión vigente icontroláda de este documento, solo podrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI y/o de e, I 'tranet de la Administración Municipal. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como docume

no controlado y su uso ndebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Ibagué

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FORMATO: ACTA DE REUNION Fecha:2014/12/19

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e. Ciudad y fecha de suscripción: Ibagué, diciembre 03 y 04 de 2019

f. Lista de nivel directivo de la dependencia:

Secretaria de Hacienda: Juan Vicente Espinosa Reyes Dirección de Presupuesto: Mario Montoya Dirección de Contabilidad Gandy Varón Dirección de Tesorería: Martha Ascencio Dirección de Rentas: Carolina Moreno

g. Nombre del .delegado del mandatario electo que recibe:

- Olga lucia Alfonso Lannini - Leopoldo•Alfonso Lannini

h. Nombre del delegado de la Oficina de Control Interno para la dependencia:

- Fredy Bastidas

ASUNTOS CONSIDERADOS EN LA SESIÓN DE EMPALME •

En esta acta se hace constar que la dependencia SECRETARÍA DE HACIENDA realizó la segunda reunión del' proceso de empalme con el ciudadano OLGA LUCIA ALFONSO LANINI, identificado con C.0 No.51.771.859, designado por el gobernante electo para este proceso.

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA

Siendo las 2:00 de la tarde se da inicio a la reunión por parte del Doctor Juan Vicente Espinosa Reyes Sécretarib' De Hacienda actual.

1. ENTREGA DE INFORMACION SOLICITADA EN MEDIÓ .MAGNETICO:

Se realiza la entrega de la información solicitada en medio magnético al Doctor Leopoldo Alfonso Lannini, Secretario de Hacienda designado por el gobernante electo.

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no controlado y su uso Indebido no es responsabilidad de ia Alcaldía de Ibagué

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2. VERIFICACION DE INFORMACION ENTREGADA

En dicha sesión se informa y-entrega información sobre los siguientes aspectos:

1. Estructura Organizacional: 1.1 Relación de personal por tipo de vinculación:

1.1.1 Personal de planta por cada una de las dependencias que conforma la Secretaría de Hacienda.

1.1,2 Acto administrativo que establece planta vigente profesional. 1.1.3 Relación de OPS.

1.2 Organigrama de la Secretaría de Hacienda. 1.3 Manual de funciones de la Secretaría de Haciepda y sus direcciones. 1.4 Manual depoliticas de operación por procesos; 1.4.1 Código de buen gobierno 1.4.2 Caracterización_del proceso de Hacienda. Pública. 1.4.3 Decreto políticas. 1.5 Estado., actual de .los programas de dotación (relacionar si hay periodos

adeudados): La Secretaria de Hacienda no cuenta con programas de dotación (Le corresponde a la Secretaría Administrativa).

1.6 Programas de bienestar social, seguridad industrial, capacitación y su estado de cumplimiento .a la fecha: La Secretaría de Hacienda no cuenta con programas de bienestar social, seguridad industrial y capacitación (Le corresponde a la Secretaría Administrativa).

2. Plan de Desarrollo 2.2 Metas del Plan de Desarrollo. 2.3 Plan de acción (propuesto y ejecutado). • 2.4 Informede.gestión actualizado con indicadores. 2.5 Plan financiero corto y mediano plazo (proyectado y ejecutado). 2.6 POAI proyectado.,,

3. Temas transversales 3.2 Convenios en curso 3.3 Manual. de Contratación y acto administrativo por el cual se adopta: La

Secretaría de Hacienda no cuenta con Manual de Contratación propio. El existente es el de la oficina de contratación que aplica para toda la Administración.

La versión vigente y dontrólada de este documento, solo podrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI y/o de Intranet de la Administrapióri:Municipal., La.copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento

no controlado ysu uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Ibagué

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3.4 RelaCión dé. servicios tercerizados si los hay: La Secretaría de Hacienda no tiene servicios tercerizados.

4. Sistemas de información y plataformas 4.2 Software actual- descripción de desarrollo. Módulos y avance del estado de

implementación del software, costos asociados, copia del contrato de adquisición y mantenimiento, plan de recuperación ante desastres del SI (sistema de información), proveedores TI; -informes de supervisión de contratos TI, listado de usuarios con acceso á lóS sistemas y servicios de TI. Software de producción. Deberá indicarse por, pada área que conforma la secretaría de hacienda para que los utilizan, hasta cuanto está contratado su soporte, .si son propios y las medidas de seguridad` implementadas para salvaguardar la información, esta informaCión,.rio eS• competencia de la Secretaría de HaCienda (TIC)

4.3 Relación de Hardware (descripción, valor y estado) Esta información no es competencia de la Secretaría de Hacienda (TIC).

5. Temas prioritarios que atender a partir del 01 de 'enero de 2020 y/o a corto plazo.

RIESGO JURIDICO VIGENTE: 5.2 Inventario de procesos judiciales en contra ,del municipio (Número del

proceso, tipo fecha, estado, demandante, jurisdicción, instancia, pretensión, decisión dé fallo, probabilidad, valor de contingencia; abogado a cargo): No es competencia de la Secretaria de Hacienda .(Jurídica),

5.3 Tutelas' que cursan en contra del municipio clasificado por concepto y por áreas. •

5.4 Estado de contrataciór, 5.5 Contratos por iniciar, % de ejecución con relación al proyecto, terminado,

liquidado, etp.)., 5.6 Pagos de la deuda pública a cancelar en enero de 2020.

6. Politicas.de gestión y desempeño 6.2 Planes de mejoramiento vigentes y su estadode avance a la fecha: 6.2.1 Planes de mejórarniento Auditoria regular 6.2.2 Planes de mejoramiento Auditoria interna:de Calidad 6.2.3 Planes de mejoramiento Auditoria especial 6.2.4 Planes de mejoramiento Auditoria Pasivos:exigibles

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6.3 Informes de auditoría y contralorías: 6.3.1 Informe de Auditoria regular 6.3.2 Informe de Auditoria ICONTEC 2018. 6.3.3 Informe de Auditoria especial 6.3.4 Informe de Auditoria pasivos exigibles 6.3.5 Informe de Auditoria Plan Anticorrupción. 6.4 Manuales de procesos y procedimientos vigentes:

6.3.1 Manual de Caja menor 6.3.2 Manual de Cartera 6.3.3 Manual Políticas Contables 6.3.4 Manual de Presupuesto 6.3.5 Procedimiento Ciclo. Contable 6.3.6 ProcediMiento DiScusión de los recursos 6.3.7 Procedimiento Fiscalización 6.3.8 Procedimiento Gestión Presupuestal 6.3.9 Procedimiento Ciclo Contable 6.3.10 Procedimiento Ordenes de Pago 6.3.11 Procedimiento Ciclo Contable 6.3.12 Procedimiento para el recaudo de impuesto de Industria y Comercio 6.3.13 Procedimiento para liquidación 6.3.14 Procedimiento para prescripciones

6.4 Mapa de riesgos y plan anticorrupción vigente 6.5 Estudio de cargas :laborales vigente: No es competencia de la Secretaria de

Hacienda (Secretaria:Administrativa). 6.6 Informe de'gestion 2016-2019

6.6.1 Inventario Secretaría de Hacienda.

Se suspende la reunión y se acuerda por las partes que el día martes 03 de diciembre se continuara la mesa de sesión aclaratoria de empalme a las 08:30 A.M en el despacho de la Secretaria de Hacienda.

Siendo las 8:30 A.M se da continuación a la mesa de sesión aclaratoria de empalme de la siguiente manera:

7 Gestión financiera y presupuestal (informacion requerida general y por unidad de negocio, según el caso)

7.1Estatuto de :rentas, presupuestal, acto administrativo que regula el 'endeudarriiento, contratación y plan anualtle adquisiciones.

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7.2 Plan financiero 2019 y 2020, Marco Fiscal de Mediano Plazo 2020-2030.

7.3 Presupuesto 2015-2019 (última fecha) proyectado vs ejecutado con el Más nivel de,detalle.

7.4 Presupuesto 2020 con sus disposiciones generales. 7.5 Decreto de categorización para la vigencia 2019-2020 7.6 Estados financieros 2015-2019 (última fecha) en NICSP, con notas

explicativas a los EF, Balance de prúeba a dic 31 de 2015, 2016, 2017,2018 y al último corte de 2019.

7.7Estado actual de implementación de las NICSP r indicando que se ha realizado y que falta por realizar frente a este proceso.

7.8 Informe contable con las especificaciones de que trata la circular 003 del 9 de octubre de 2019 expedida por- el contador general de la nación.

7.9 Inventario de la propiedad, planta y quipos 7.10 Contratos de arrendamiento vigentes de bienes inmuebles

arrendados por la Secretaría de Hacienda Municipal. 7.11. Avalúos de los bienes muebles e inmuebles de fecha más reciente:

en la Secretaria de Hacienda no existe. 7.12 Estado de cuentas por pagar: Relación por acreedor por edades:

fecha de la-obligación, acreedor, acuerdó. de pago a la fecha (si es el caso), discriminar relación de pasivo laboral por concepto, monto y antigüedad a la fecha más reciente. Salarios y honorarios pendientes por pagar a la fecha.

7.13 Comités de sostenibilidad contable.- 7.14 Actas de,comité de saneamiento contable 201:8-2019. 7.15. Informe de avance del proceso de-depuración contable a la fecha. 7.16 Manual de Políticas Contables. 7.17 Estado .de endeudamiento financiero (Banco, Fecha del crédito,

• monto, tasapenódica, plazo, fechas de pago. cuota periódica) 7.18 Proyecciones financieras hasta el vencimiento de los créditos

Vigentes y actualmente contratados. .- 7.19 - Indicar si. existe calificación de riesgo actualmente vigente para el

municipio de lbagué ,/ de ser positiva la presupuesta adjuntar la última calificación obtenida.

7.20.. Informe detallado de provisiones y deterioro de cartera.

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7.21 Informar, si la Alcaldía creó el fondo de contingencias en virtud del artículo 90 de la ley 1955 de 219 inciso 3°. En caso positivo adjuntar el acto administrativo de su creación, indicando el procedimiento utilizado para el manejo de estos recursos: No se ha creado.

7.22 Cartera reconocida en cuentas de orden (fecha, deudor, monto): No existe cartera reconocida en cuentas de orden, todo está en el balance.

7.23 Relación de contingencias reconocidas,en cuentas de orden (fecha, acreedor, monto)

7.24 Portafolio de servicios, manuales tarifarios utilizados por facturación vigente: La Secretaria de Hacienda no cuenta con portafolio de servicios ni manuales tarifarios.

7.25 Factura mensual generada mes a mes comparativa 2015-2019 por centro de costo, (número de facturas mensual radicadas y pendientes por radicar; informe de devoluciones ,y glosas, (si es el caso)

7.26: Estado de cartera actual por edades y su estado procesal. 7.27; Relación detallada de la cartera que este por prescribir indicando el

motivo que .no le ha permitido a la secretaria de hacienda realizar su ::gestión de cobro.

7.28 Relación del recaudo por concepto de recuperación de cartera anualizado (2016-2019) vs el valor gastado en contratos de prestación de servicio con éste objeto.

7.29 Resultados '.:)btenidos del contrato cuyo objeto era realizar el censo de los contribuyentes de industria y comercio.

7.30 Convenios vigentes y por ejecutar , que afectan la secretaría de hacienda en sus 4 direcciones.

7.31 [mentado y estado de los procesos que se encuentran actualmente en etapa de fiscalización.

7.32 .• Inventario y estado de los procesos que se encuentran actualmente en etapa de discusión y liquidación.

7.33 Inventario de los procesos que actualmente, adelanta la oficina de cobro coactivo indicando su estado procesal vigente.

7.34. Informe de gestión para la recuperación de cartera. 7.35 Informe de la Dirección de Rentas sobre el estado actual de los

impuestos de industria y comercio, predial y todas las rentas del municipio.

7.36 Flujo de caja mensualizgdo 2019 y proyección a diciembre 2019

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7.37 PQAI., PAC, proyectados 2020 7.38 Relación de instructivos, circulares, resoluciones que aplican a las

diferentes áreas que conforman la Secretaria de Hacienda: 7.38.1 Instructivos espectáculos públicos. 7.38.2 Instructiva devolución de impuestos. 7.38.3 Instructivo de causación contable. 7.38.4 Instructivo certificación incorporación de recursos. 7.38.5 Instructivo para la revisión y la liquidación de

retención en la fuente y reteica. 7.38.6 Instructivo de creación , o actualización de terceros en

el sistema operativo., 7.38.7 Instructivo para control de anticipos. 7.38.8 Instructiva conciliación de la información allegada de

otras dependencias. 7.38..,.4 Instructivo registro de los egresos.

7.38.10 Instructivo para la elaboración de los estados financieros de la administración central.

7.38.11 Instructivo para el análisis trimestral de saldos para el reporte CGN 2005-001.

7.38.12 Instructivo para el reporte CGN.

7.38.13 Instructivo de información exógena.

7.38.14 Instructivo para transferencia de recursos con afectación presupuestal

7.38.15 Instructivo para . transferencia de recursos sin afectación presupuestal.

7.38.16 Instructivo para el traslado de fondos entre cuentas bancarias.

7.38.17 Instructivo para el manejo de portafolio de inversiones.

7.38.18 Instructivo para legalización y contabilización de recaudo de rentas.

T38.19 Instructiva elaboración PAC.

7.38.20 Instructivo de distribución de ingresos.

7.38.21 Instructivo conciliacignes bancarias.

7.38.22 Instructiva devolución de estampillas.

7.38.23 Instructivo para el, recaudo del impuesto de delineación urbana.

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7.38.24 Instructivo otros impuestos.

7.38.25 Instructivo de títulos de depósitos judiciales.

7.38.26 Instructivo incumplimientos acuerdos de pago. 7.39 Relación detallada de los ingresos con destinaciones específicas,

indicando cuentas bancarias en las cuales se manejan, fechas en que deben realizarse los pagos si así se encuentra establecidas, etc.

7.40 Estado detalado y por concepto de las acreencias con el sector educativo, salud, etc., indicando si la entidad cuenta con los recursos necesarios' para su pago: No le corresponde a la Secretaria de Hacienda.

7.41 Relación detallada de las cuentas bancar,ias que a la fecha presentan embargos o restricción para su uso.

7.42 Estado de cuenta de efectivo —.saldos - bancos y fondos para pago de obligaciones cesantías.

7.43 Estado actual de la actualización. catastral. para el cobro del impuesto predial: No le corresponde .a la Secretaria de Hacienda (Planeación)..

7.44 Base de datos de contribuyentes porcada impuesto. 7.45 .Exenciones a los impuestos municipales vigentes. 7.46. Contratos firmados para el software .de la oficina de cobro coactivo:

La Secretaria de Hacienda no firmo contratos para el software de la oficina de cobro coactivo.

7.47 Estado actual de las conciliaciones bancarias del municipio indicando cuentas son corrientes, de ahorro, etc.

7.48 Cuentas pendientes por girar a la' Gestora Urbana las cuales están embargadas por la Gobernación del Tol'ima en el proceso del portal de SanGabriel.

7.49 Convenio, vigente con el IGAC y en caso de no tenerlo aportar el último utilizado.

7.50 . La distribución de ingresos (tesorería) . y si se realiza periódicamente

7.51 Cierre de• ingresos con boletín de tesorería- mensual (2 últimos meses)..

7.52 Estudios realizados y los respectivos soportes para la presentación de la modificaci5n de la tarifa predial. •

7.53 Estado de vacaciones pendientes por disfrutar por cada uno de los funcionarios-que conforman la secretaría' de hacienda clasificado por

La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI ylo de Intranet de la Administración'Municipal. La copia o lr,presión diferente a la publiCada, será considerada como docum

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cada una de las áreas que lo conforman: No nos corresponde (Administrativali.

7.54 Otros: Relación de estabilidad laboral reforzada.

Nota. Las informaciones aportadas por las Direcciones al presente informe de empalme son de su exclusiva responsabilidad.

3. SOLICITUDES, SUGERENCIAS, COMETARIOS, RESPUESTAS Y RECOMENDACIONES.

Por parte del grupo de empalme del gobernante electo solicitan:

Indicar el personal de planta de la secretaria de hacienda que cargo y/o función desarrolla cada uno, compromiso por parte del Despacho. Indicar el personal de OES de la secretaria de hacienda que obligaciones tiene cada uno, compromiso px parte del Despacho. El archivo del personal de OPS en Excel, compromiso por parte del Despacho. Informe de bienes los secuestrados (cuantos quedan en cabeza de la administración), compromiso por parte de la Dirección de Tesorería. Solicitan los acuerdos municipales o decretos de: valorización, plusvalía y delineación urbana, compromiso por parte de la Dirección de Rentas. Informe de los procesos con los valores que se encuentra bajo la modalidad de plusvalía en, el área de rentas, comprgmiso por parte de la Dirección de Rentas. Tabla de contenido en el informe del Marco Fiscal de Mediano Plazo, compromiso por parte de !a Dirección de Presupuesto. Estado actual del convenio de conservación dinámica (¿qué falta para ser liquidado?), compromiso por parte del Despacho. Informe sobre el acuerdo 025 de 2013 de industria y comercio. certificado del valor de las 'posibles devoluciones, compromisó por parte de la Dirección de Rentas. pregunta por parte de la Doctora Olga Lucia Alfonso para el Secretario de Hacienda ¿porque razón no se aprovisiono el valor a devolver con ocasión de la sentencia de loa del acuerdo de 2013, ya que no se observa dicho aprovisionamiento? Tutelas: relacionar de que se trata cada tutela y 'el estado actual de las mismas, compromiso por parte del Despacho.

La versión vigente y controlada de éste documento, so'c rrdrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI y/o de Intranet de la Administración Municipal. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documen

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- El contrato de los muebles: Estado actual, compromiso por parte del Despacho. Estudio dél impacto fiscal de la reducción de tarifas del impuesto predial y la fuente de sustitucióndel ingreso, compromiso por parte, de la Dirección de Presupuesto.

- recomendaciones por dirriicción de los planes de mejoramiento, compromiso por todas las direcciones. Solicitan se certifique el valor proyectado delipu , 2020 señalando el valor reducido en,.el presupuesto con ocasión del' acuerdo municipal aprobado, compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. Informe del estado de expedientes de la cartera dé Cobró. coactivo, compromiso por parte de la Dirección de Tesorería.

- Acuerdos ó'decretos modificatorios del estatuto de presupuesto, compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. Acuerdos municipales que regulen tarifas posteriores al año 2013, compromiso por parte del Despacho. Presupuesto 2020 en Excel, compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. .. Saber si se puede proyectar el superavit para 2020, compromiso por parte de la Dirección.de Presupueste,. Ejecuciones en Excel compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. . Aportar el acuerdo de tarifas aprobado por el concejo, compromiso por parte del Despacho. Actualizar el .informe. contable del proceso 'de actualización de nic-sp (2019), compromiso por parte de la Dirección de Contabilidad. Certificar qué.. no se efectuaron avalúos de 'bienes muebles e inmuebles registrados en la contabilidad y en qué fecha fue el último avaluó, compromiso por parte dela 'Dirección de Contabilidad.

- Certificar ,que <no se .tienen el estado de las cuentas por pagar por edades, compromiso por partede la Direcciori de Contabilidad. ¿Se incluyó. el proceso del predio de Santa Rita en los activos del municipio? compromiso por. parte de la Dirección de Contabilidad. Informe técnico dela depreciación de las vías y su vida útil, compromiso por parte de la: Dirección de Contabilidaa.

- Acto administrativo de las políticas contables, compromiso por parte de la Dirección de Contabilidad.

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En el archivo de Excel del estado de endeudamiento financiero agregar dos columnas: 1. pignoraciones por pagare. 2. agregar columna o informe de los dineros desembolsados y que faltan por desernbolsar, compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. Amortización de la deuda pública por pagare, compromiso por parte de la Dirección de Presupuesto. Certificación de la última '..;alificación, compromiso por parte de la Dirección de Presupueste. , Actas de reunión del comité de las nic-sp para deterioro de cartera, compromiso por parte de la Dirección de Contabilidad. Portafolio.de servicios, compromiso por parte de la Dirección de Rentas. Certificar que ario se creó el fondo de contingencia en virtud del artículo 90 de la ley 1955 de 2019, compromiso por parte de la DirecCión de Presupuesto. ¿Cuantas facturas se emiten por año de los diferentes impuestos? compromiso por parte de la Dirección de Rentas. Anexar el informe del estado procesal de la cartera (que paso de rentas a cobro y el estado procesal en coactivo), compromiso. 'por parte de la Dirección de Tesorería y Rentas. Número de expedientes y el valor de la posible cartera a prescribir, compromiso por parte de la Dirección de Tesorería. Censo comercial: copia del contrato e informar -si en la proyección se alcanza a liquidar, compromiso por parte del Despacho. Realizan una petición de .1, isitas a las instalaciones de Cobro Coactivo, la cual se brinda toda la.disponibilidad y queda por confirmarse la fecha. El Doctor Javier Gonzaiaí: le pregunta al Director de Contabilidad Gandy Varón: ¿No existen notas relevantes mes a mes en •la contabilidad? Lo cual el Doctor Varón responde que se realizan anualmente. Sugieren que el equipo de la dirección de Contabilidad, este preparado con el personal de planta para efectos de no interrumpir actividades.

Se da por finalizada la sesión y llegan a mutuo compromiso de suministrar la información solicitada por correo (Drive) el día viernes 06 de diciembre y también realizarse la mesa de cierre de empalme el día martes 1O de diciembre a las 8:00 A.M., en el Despacho de, la Secretaria de Hacienda.

La versión vigente y controladade esta dor—Imento, solo podrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI y/o de Intranet de la Administración Municipal.,La topia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento

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OLGA CIA ALFONSO Delegado del Gobernante Electo Líder empalme

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4. FORMALIZACIÓN

Los abajo firmants manifiesU3n su pleno conocimiento de lo manifestado en los numerales anteriores y, ásí misrno, de haberse surtido de forma cabal y transparente la segunda reunión del proceso de empalme de la Secretaría de Hacienda, establecido en la normativa y los lineamientos rae las autoridades nacionales.

en, JU N VICENTE ESPI OS 'REYES Secretario de Hacien Directivo Saliente

FREDY BASTIDAS Oficina de Control Interno

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OTRAS FIRMAS:

NOMBRE: "ri 1/..4 20 Al 1-041,41. C-.• NOMBRE: C

NOMBRE: Ca y, NOMBRE:

Nota aclaratoria: Recuerde que. el Acta de Informe de Gestión debe contener los puntos establecidos en la Ley 951 de 2005; así que este formato le puede servir de base para elaborar el Acta de Informe de Gestión, pero debe agregar todos los demás requerimientos legales.

Elaboró: Alejandra Penuela, Revisó: Carlos Casablanca

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