YammerŠtudija primera

Zasebno poslovno socialno omrežje za poslovni uspeh

PregledDržava: SlovenijaPanoga: Informacijske tehnologije

StrankaSkupina stroka.si - podjetje Stroka produkt d. o. o. je specializirano podjetje za celovito informacijsko podporo malih in srednjih podjetij. Uspešno vzdržuje in podpira več kot 650 strank, v skupino pa je združenih več kot 54 strokovnjakov s področja informatike in poslovnih ved..

IzzivZaradi velikega števila strank in zaposlenih na treh lokacijah mora podjetje za uspešno poslovanje zagotoviti hiter prenos informacij med posameznimi ekipami in strankami.

RešitevPodjetje je februarja 2013 vpeljalo rešitev Yammer, ki nudi okolje, podobno socialnim omrežjem, ter zagotavlja preprosto komunikacijo znotraj podjetja.

Prednosti Storitev v oblaku Manj obremenjena elektronska pošta Učinkovita distribucija informacij Podpora projektnemu delu

»Po skoraj letu dni uporabe Yammerja smo v podjetje vdihnili dodatno prilagodljivost. V okviru organizacijske platforme Communication 365 nam namreč Yammer omogoča izjemno hitro odzivnost in povsem enostavno proaktivno komuniciranje med zaposlenimi, pa naj gre za odzive s trga, projekte v delu ali dnevno pomembne informacije.«Marcel Škerjanc, direktor Skupine stroka.si

Skupina stroka.si - podjetje Stroka produkt d. o. o. je specializirano podjetje za celovito informacijsko podporo malih in srednjih podjetij. Uspešno vzdržuje in podpira več kot 650 strank, v skupino pa je združenih več kot 54 strokovnjakov s področja informatike in poslovnih ved.

Zaradi razpršenosti kadra na treh lokacijah, v Radljah ob Dravi, v Ljubljani in v Mariboru mora podjetje za uspešno poslovanje zagotoviti kar se da hiter prenos informacij tako med zaposlenimi kot tudi strankami. Skupina se je odločila za vpeljavo zasebnega poslovnega socialnega omrežja Yammer, saj omogoča bogato okolje za interno komunikacijo in učinkovit prenos informacij znotraj posameznih delovnih in projektnih skupin. Rešitev je na voljo na različnih delovnih platformah, med drugim tudi na mobilnih telefonih in tablicah.

StanjeSkupina stroka.si - podjetje Stroka produkt d. o. o. je specializirano podjetje za celovito informacijsko podporo malih in srednjih podjetij. Njihova konkurenčna prednost je predvsem v celovitem pristopu k reševanju informacijskih izzivov strank, profesionalnosti ter veliki prilagodljivosti, ki jo strankam lahko nudijo zaradi stalnih naložb v razvoj in izobraževanje svojega kadra. Pri svojem delu se naslanjajo predvsem na Microsoftove rešitve, njihovo uspešnost pa potrjuje tudi Microsoft Partner Network Gold* kompetenca s področja Ponudnika rešitev za srednje velika podjetja in Small Business ter certifikat na področju Office 365 kakor tudi laskavi naziv Microsoft Partner of the Year 2013.

Skupina posluje na treh lokacijah, v Radljah ob Dravi, Ljubljani in Mariboru, ter skrbi za več kot 650 strank po vsej Sloveniji in v tujini. V skupino je vključenih 54 strokovnjakov s področja informacijskih in poslovnih ved. Osredotočajo se predvsem na mala in srednje velika podjetja, s svojo lastno paleto rešitev Solution 365 pa so pripravljeni tudi na delo z večjimi strankami z več kot 1000 zaposlenimi oziroma več kot 1000 delovnimi mesti. V zadnjih letih so uspešno prodrli tudi na trg informacijskih rešitev za medicino, predvsem na področju načrtovanja in optimizacije procesov dela.

Zaradi velikega števila strank in zaposlenih na treh lokacijah mora podjetje za uspešno poslovanje zagotoviti hiter prenos informacij med posameznimi ekipami in strankami. »Naš cilj je bil zagotoviti informiranost zaposlenih v podjetju in pospešiti distribucijo informacij,« je povedal Marcel Škerjanc, direktor Skupine stroka.si. »Ker v podjetju uporabljamo storitev Office 365, smo iskali predvsem rešitev, ki bi nam

omogočala integracijo s strežnikom SharePoint in odjemalcem Outlook, ki predstavljata hrbtenico skupinskega dela in sodelovanja v podjetju.«

RešitevSkupina stroka.si je februarja 2013 vpeljala osnovno različico rešitve Yammer, ki jo je Microsoft kupil junija 2012. Ker gre za spletno storitev, jo je mogoče izjemno preprosto integrirati v obstoječo infrastrukturo in delovne tokove, osnovna različica pa je na voljo brezplačno, kar pomeni, da je njena vpeljava stroškovno izjemno učinkovita. Ker se je uporaba orodja izkazala za zelo učinkovito, je Skupina stroka.si v mesecu decembru 2013 Yammer nadgradila na profesionalno različico Pro, ki med drugim še izboljšuje nadzor nad uporabniki in vsebinami ter omogoča še boljšo povezavo z obstoječimi informacijskimi sistemi.

Yammer nudi okolje podobno ostalim socialnim omrežjem. Za uporabnike in za zaposlene tako ni potrebno izvajati dodatnega usposabljanja za delo, saj je uporaba zelo intuitivna in enostavna. Yammer je na voljo tudi na najrazličnejših namiznih in mobilnih platformah, kot so Windows Phone, iOS in Android.

»Pomembna prednost storitve Yammer je izjemno hitra uvedba brez večjih dodatnih stroškov vpeljave,« je povedal Škerjanc. »Zelo pomembno je tudi, da je uvedba podprta s strani vodstva naročnika ter da se v vpeljavo vključi tako sistemske inženirje kot tudi poslovne tehnologe. Slednji namreč lahko s svetovanjem zagotovijo, da se Yammer kar najbolje izkoristi in prilagodi posebnostim naročnika, inženirji pa poskrbijo za popolno integracijo z obstoječimi informacijskimi sistemi v podjetju. Poleg tega rešitev gostuje v

36

oblaku in torej ne zahteva namestitve na lokaciji, kar pomeni, da ne predstavlja obremenitve za informacijske vire.«

PrednostiIzboljšana interna komunikacija

Skupina stroka.si poslovno socialno omrežje Yammer uporablja za številne namene. Yammer vsekakor predstavlja osrednji interni informacijski kanal podjetja. Objave na socialnem omrežju se uporabljajo za splošna obvestila za zaposlene, interno trženje ter organizacijo dogodkov. Z uporabo Yammerja je mogoče izjemno preprosto objaviti tudi posamezna obvestila glede izjemnih dogodkov, kot so izpadi komunikacijskih ali informacijskih sredstev.

»Način objave in možnosti za nadzor pretoka informacij so še posebej pomembne,« je povedal Škerjanc. »Zelo preprosto lahko namreč določamo, ali sporočila namenimo vsem zaposlenim ali le posameznim skupinam oziroma posameznikom. Povsem praktičen primer predstavlja načrtovan izpad telefonskega priključka ali nadgradnja informacijskega sistema. Preko Yammerja lahko povsem preprosto in takoj obvestimo vse zaposlene o načrtovanem dogodku.«

Možnost hitrega začetka dela na projektih

Yammer pa poleg splošnih objav za vse zaposlene omogoča tudi oblikovanje manjših skupin zaposlenih. Te skupine se uporabljajo za komunikacijo in medsebojno organizacijo na projektih. Tako so posodobitve, obvestila in druge pomembne informacije o projektu na voljo le tistim zaposlenim, ki na projektu dejansko

sodelujejo. Imajo pa omejene skupine tudi dodatno prednost, saj omogočajo hitro vključitev in takojšen pričetek dela novim sodelavcem, ki se priključujejo projektu.

»Skupine uporabnikov predstavljajo izjemno prednost, saj imajo sodelavci na voljo samo potrebne informacije o projektu, od tu pa lahko naprej dostopajo do podrobnejših podatkov znotraj platforme Office 365, portala SharePoint ali drugih informacijskih orodij,« je pojasnil Škerjanc. »Ko se projektu priključijo novi ali na novo zaposleni sodelavci, imajo zagotovljeno celotno sledljivost informacij na projektu. S tem se lahko bistveno hitreje vključijo v sam delovni proces, z vidika podjetja pa to pomeni manj porabljene energije in sredstev za uvajanje novih sodelavcev«

Manj elektronske pošte za bolj učinkovit dostop do informacij

»Z Yammerjem smo zmanjšali obseg elektronske pošte, ki potuje znotraj podjetja,« je pojasnil Škerjanec. »Pred uvedbo pogosto ni bilo mogoče zagotoviti popolnega dosega informacij do vseh prejemnikov, sedaj pa se shranjujejo na enem samem osrednjem mestu. Posledično nam poslovno socialno omrežje Yammer omogoča bolj učinkovito komunikacijo s strankami ter predstavlja izjemen pripomoček za bliskovito hitro razširjanje informacij.«

Pomembna prednost rešitve je tudi podpora za bogat nabor različnih naprav in platform, saj so na voljo tako orodja za integracijo s platformo Office 365, portalom SharePoint in odjemalcem Outlook. Na voljo so tudi aplikacije za najrazličnejše mobilne platforme – od Windows Phone do iOS in Android. Poleg tega integracija s

46

portalom SharePoint zagotavlja tudi ustrezno varnost dokumentov in informacij. Dostop do le teh je omejen na ravni uporabnikov, kar pomeni, da lahko do njih dostopajo le uporabniki z ustreznimi pooblastili.

Organizacija dogodkov

Yammer s pridom uporablja tudi oddelek za trženje, saj jim predstavlja osrednjo točko za komunikacijo in zbiranje informacij. »Če se odločimo, da bomo sodelovali na Celjskem sejmu, potem enostavno ustvarimo posebno skupino, v katero povabimo samo sodelujoče na projektu priprave sejemske predstavitve,« je povedal Škerjanec. »S tem lahko enostavno nadzorujemo pretok informacij in kadarkoli omogočamo vpogled v stanje projekta in aktivnosti.«

Yammer kot poslovna priložnost

Skupina stroka.si je v mesecu decembru 2013 rešitev nadgradila na različico Pro, ki omogoča komunikacijo tudi navzven. V skupine je mogoče tako povabiti tudi stranke, kar poenostavi in pospeši komunikacijo med podjetjem in strankami. Pomembnejše informacije o posodobitvah ali spremembah rešitev lahko podjetje posreduje kar neposredno do odgovornih oseb, ki te informacije potrebujejo za nemoteno opravljanje svojega vsakdanjega dela. Skupina stroka.si načrtuje tudi razvoj dodatnih aplikacij za platformo Yammer. Načrtujejo rešitev za merjenje zadovoljstva zaposlenih znotraj podjetja, kar bi

omogočilo bolj učinkovito spremljanje zadovoljstva in hitrejše odzivanje na morebitne organizacijske težave.

Podjetje je zaključilo tudi nadgradnjo na različico Yammer Enterprise Network, ki nudi dodatna orodja za administracijo in moderiranje skupin, izboljšano integracijo z drugimi Microsoftovimi orodji in ostalimi obstoječimi informacijskimi sistemi v podjetju. Yammer Enterprise Network je možno tudi preprosteje integrirati z imenikom Active Directory, na voljo pa je tudi enoten vpis v storitev z omrežnim uporabniškim imenom.

»Yammer nam je prinesel možnost, da izredno hitro distribuiramo informacije točno določenim prejemnikom preko različnih platform,« je pojasnil Škerjanec. »Zaposleni so orodje zaradi odlične uporabniške izkušnje začeli izjemno hitro aktivno uporabljati, sama uvedba pa je potekala brez zapletov in presenetljivo hitro. Poleg tega smo z uvedbo pridobili tudi prepotrebne izkušnje, ki jih potrebujemo za čim bolj kakovostno predstavitev izdelka trgu in potencialnim podjetjem, ki želijo učinkovito reševati komunikacijsko organizacijske težave.«

YammerYammer je zasebno poslovno socialno omrežje, ki na eni lokaciji združuje ljudi, pogovore, vsebine in poslovne podatke. Yammer je Microsoft prevzel leta 2008 in ga vključil v skupino Microsoft Office. Yammer uporablja več kot 200.000 podjetij po vsem svetu, saj poleg družabne izkušnje zagotavlja preprosto integracijo in možnost

56

Več informacijZa več informacij o podjetju Microsoft obiščite spletno stran http://www.microsoft.com/sl-si/default.aspx . Za več informacij o Skupini stroka.si pokličite +386 2 88 79 780 ali obiščite spletno stran na naslovu http://www.stroka.si/

* [1] Partnerje z GOLD kompetenco odlikuje najvišja raven znanj in izkušenj. V večini primerov imajo za izbrano kompetenco vsaj 4 strokovnjake ali certificirano rešitev na Microsoftovi platformi ter 5 uspešnih projektov v zadnjih 12 mesecih. Ti partnerji so dobro pripravljeni tudi na najobsežnejše projekte in so vzpostavili najbolj tesno obliko sodelovanja z Microsoftom.

uporabe na različnih napravah in platformah.

Za več informacij o storitvi Yammer obiščite https://www.yammer.com/.

66