caracterizaciÓn de procesos y ... - hospital riosucio
TRANSCRIPT
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 1 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
CONTROL DE REVISIONES
NOMBRE
CARGO
FIRMA
DOCUMENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
LEGALIZACIÓN
COMITE COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL E HISTORIA CLINICA
NUM. ACTA FECHA ACTA
SECRETARIO DOCUMENTO
FIRMA Nro. Reg.
Archivo
CONTROL DE COPIAS
ORIGINAL COPIA
CONTROLADA
COPIA NO
CONTROLADA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 2 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
CONTROL DE CAMBIOS
Nueva Versión
Fecha Cambio
Descripción
01 2008
Se crea la caracterización del macroproceso de Gestión
de Información elaborado por las profesionales, Ing. Olga Rojas e Ing. Paula Peña y revisado por los jefes de los procesos correspondientes.
02 2012 Se actualiza la caracterización del macroproceso de gestión de Información en nuevo formato y se refuerza
la teoría con normatividad vigente
03 2012
Se hace actualización de la Caracterización de Procesos
y Procedimientos con la finalidad de cumplir con los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad NTC GP
1000:2009, actualizándose y complementando con información exigida por dicha norma. Actualización proyectada por Laura Victoria Sepúlveda Zuluaga,
Practicante de Ingeniería Industrial, Universidad Autónoma de Manizales y la Ing. Bonnie Catherine
Ramírez jefe de Planeación.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 3 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1. MACROPROCESOS GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Macroproceso de Gestión de la Información tiene como Política de Operación, Garantizar el cumplimiento de las normas que regulen el control de datos, velando por altos niveles de transparencia, confiabilidad, precisión, seguridad, y exactitud, aprovechando las nuevas tecnologías para mejorar la accesibilidad y difundir de manera oportuna y clara la información que requieren nuestros usuarios
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
COMUNICACIÓN PÚBLICA
Procedimientos: Asesoría en proyectos de Inversión
Tecnológica Análisis y Diseño de Herramientas
Sistematizadas para el registro de datos Sistemas de Información y Atención al
Usuario (SIAU)
Procedimientos: Definición Marco Normativo Control Documental Administración de Comunicaciones Oficiales Estadística y Archivo Central Control documental dictamen y
reconocimiento médico legal.
Procedimientos: Ejecución del Plan de Medios Estructuración y realización de campañas
Publicitarias Institucionales Elaboración de Artes Graficas Administración de Pagina WEB
PROCESOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 4 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.1 PROCESO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN
PROCESO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar la integralidad, seguridad y optimización del patrimonio informático de nuestro hospital, velando por el cumplimiento de las normas vigentes y lineamientos Institucionales sobre el tratamiento de datos y nuevas tecnologías; ejecutando planes preventivos de mantenimiento y control para hardware y software; asesorando la toma de decisiones en proyectos de inversión tecnológica
LÍDER DEL PROCESO Jefe de Sistemas
INDICADORES
Se colocan los tres indicadores más representativos del procesos
NOTA: Además de todos los indicadores que por normatividad se deben ejecutar dentro de la institución
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
REQUISITOS APLICABLES
NTC GP 1000 : 2009 Modelo Estándar de Control Interno Otros
4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición, Análisis y Mejora
- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control. Elementos: Controles ,Indicadores - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación,
Normograma del Proceso
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 5 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control
CICLO PHVA
PLANEAR
VERIFICAR
ACTUAR
HACER
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 6 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
RECURSOS
Talento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo
Personal de áreas de la salud, Personal Administrativo
Habilitación resolución 1043 de 2006, Software , Equipos y elementos de Computo, Equipos de Oficina, Papelería, Equipo e insumos Médicos
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
Ver Mapa de Riesgos
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTES
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 7 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.1.1 Asesoría en Proyectos de Inversión Tecnológica
PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN PROYECTOS DE INVERSIÓN TECNOLÓGICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el estudio que permita determinar la solución adecuada frente a una necesidad de información o recursos tecnológicos
ALCANCE Actividad Inicial: Análisis de Requerimiento de Información o recursos
Actividad Final: Emitir concepto de asesoría sobre el proyecto te inversión requerido
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Estudio de necesidad
Verifique las diferentes opciones que darán solución a los requerimientos de los procesos con el fin de seleccionar el más adecuado, realice estudio de necesidades de inversión o aplicación de recursos tecnológicos en los procesos de la institución, establezca los alcances, limitantes, fichas técnicas, cronogramas de ejecución, estimación inicial de costos y riesgos de los proyectos de inversión de tecnología.
Sistemas de información.
Líderes de procesos.
estudio de necesidades
Traslado a Compras del estudio de necesidad
Envié a Compras, la solicitud de adquisición de recursos tecnológicos con su respectivo estudio de necesidad.
Sistemas de información
Recibido del documento de estudio de necesidades por
parte de Compras
Observaciones para estudio de conveniencia y oportunidad
Apoyo para estudio de oportunidad y Conveniencia.
Analice las cotizaciones o propuestas que pretenden dar solución a la necesidad tecnológica institucional previa solicitud de compras. Realicé las recomendaciones que permitan estructurar el análisis de conveniencia.
Sistemas de Información.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 8 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.1.2 Análisis y Diseño de Herramientas Sistematizadas para el Registro de Datos
Recibido a satisfacción de recursos tecnológicos.
Recepcione, revise y verifique los requerimientos por parte de los recursos adquiridos con firma de aceptación en caso de cumplimiento.
Sistemas de Información.
Líderes de procesos
Recibido a satisfacción del producto y/o servicio adquirido
Implementación Instale los recursos adquiridos por parte de la institución. Sistemas de información.
Soporte Técnico.
Hojas de vida de equipos, software instalado, formato de
activos diligenciado
Control y seguimiento Realice acciones de seguimiento y control de recursos, según Política de Seguridad Informática y Protocolo de control y acceso a datos.
Sistemas de información.
Soporte Técnico.
Actas y/o informes de seguimiento en el uso de
herramientas.
PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y DISEÑO E HERRAMIENTAS SISTEMATIZADAS PARA EL REGISTRO DE DATOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el estudio que permita determinar la solución adecuada frente a una necesidad de información o recursos tecnológicos.
ALCANCE Actividad Inicial: Análisis de Requerimiento de Información o recurso
Actividad Final: Emitir concepto de asesoría sobre el proyecto te inversión requerid
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Estudio de necesidad
Verifique las diferentes opciones que darán solución a los requerimientos de los
Sistemas de información. Líderes de procesos. estudio de
necesidades
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 9 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
procesos con el fin de seleccionar el más adecuado, realice estudio de necesidades de inversión o aplicación de recursos tecnológicos en los procesos de la institución, establezca los alcances, limitantes, fichas técnicas, cronogramas de ejecución, estimación inicial de costos y riesgos de los proyectos de inversión de tecnología.
Traslado a Compras del estudio de necesidad.
Envié a Compras, la solicitud de adquisición de recursos tecnológicos con su respectivo estudio de necesidad.
Sistemas de información
Recibido del documento de
estudio de necesidades por
parte de Compras.
Apoyo para estudio de oportunidad y Conveniencia
Analice las cotizaciones o propuestas que pretenden dar solución a la necesidad tecnológica institucional previa solicitud de compras. Realicé las recomendaciones que permitan estructurar el análisis de conveniencia.
Sistemas de Información
Observaciones para estudio de
conveniencia y oportunidad
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 10 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
Recibido a satisfacción de recursos tecnológicos.
Recepcione, revise y verifique los requerimientos por parte de los recursos adquiridos con firma de aceptación en caso de cumplimiento.
Sistemas de Información. Líderes de procesos
Recibido a satisfacción del producto y/o
servicio adquirido.
Implementación Instale los recursos adquiridos por parte de la institución.
Sistemas de información. Soporte Técnico.
Hojas de vida de equipos, software
instalado, formato de activos
diligenciado.
Control y seguimiento
Realice acciones de seguimiento y control de recursos, según Política de Seguridad Informática y Protocolo de control y acceso a datos.
Sistemas de información. Soporte Técnico.
Actas y/o informes de seguimiento en
el uso de herramientas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 11 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.1.3 Sistemas de Información y Atención al Usuario (SIAU)
PROCEDIMIENTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Brindar información clara y oportuna al usuario, midiendo la satisfacción.
ALCANCE Actividad Inicial:
Actividad Final:
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
USUARIOS Solicitud Atención al usuario.
Salude amablemente al usuario y resuelva de manera clara y oportuna su inquietud.
Coordinadora del SIAU
USUARIOS Resumen
Entregue información oportuna
Realizar la responsabilidad de que nunca pueda llegar las cosas que tu quieres las puedes conseguir
Coordinadora del SIAU
PACIENTE ATENDIDO CON CALDIAD Y CALIDEZ
USUARIOS, BUZON
Formato PQRSF Diligencie el formato de PQRSF
Diligencie el formato de PQRSF y deposítelos en el buzón del servicios al que quisiera realizar la sugerencia queja o
reclamo. Usuario
FORMATO DILIGENCIADO Y DEPOSITADO EN EL BUZON
Apertura de Buzón
Diríjase a los buzones que se encuentran ubicados en cada servicio, ábralo en presencia de un representante de
la asociación de usuarios y un usuario que se encuentre utilizando los servicios del buzón que se va abrir.
Usuario, Coordinadora del
SIAU, Representante de la Asociación de
usuarios
CONTENIDO DE FORMATOS
Tabulación y conteo de resultados
Realice el conteo de PQRSF obtenidas durante la semana y repórtelo a los jefes de área
Coordinadora del SIAU.
RESULTADOS Y SOCIALIZADOS A LOS JEFES
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 12 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO DEL PROCESO Establecer la política de calidad que documente los procedimientos y establezca instrumentos necesarios que garanticen la planificación, operación y control de tramites documentales de la institución, incluidas las instancias de generación, flujo, almacenamiento y conservación de archivos tanto físicos como digitales
LÍDER DEL PROCESO
INDICADORES
Eficiencia Eficacia Efectividad
NOTA: Además de todos los indicadores que por normatividad se deben ejecutar dentro de la institución
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
REQUISITOS APLICABLES
NTC GP 1000 : 2009 Modelo Estándar de Control Interno Otros
4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio
- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control. Elementos: Controles ,Indicadores
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 13 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
8. Medición, Análisis y Mejora - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación, Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control
CICLO PHVA
PLANEAR
VERIFICAR
ACTUAR
HACER
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 14 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
RECURSOS
Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo
Personal de áreas de la salud, personal administrativo de facturación
Habilitación resolución 1043 de 2006, Software Institucional, Equipos de Cómputo, Insumos e instrumentos médicos, Equipos Biomédicos, Equipos de Oficina, , Papelería
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
Ver Mapa de Riesgos
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTES
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 15 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2.1 Procedimiento Asignación de Definición del Marco Normativo
PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL MARCO NORMATIVO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ofrecer a la institución, normas internas mediante las cuales se apliquen las exigencia de ley existentes y que permitan llevar a cabo un adecuado control de los documentos
ALCANCE Actividad Inicial: Recopilación de normas nacionales vigentes sobre el control documental en las Instituciones Públicas
Actividad Final: Manuales, guías, resoluciones, tablas de retención documental
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Conformación del comité de gestión documental e historias clínicas
Defina las características, responsabilidades e integrantes del Comité de Gestión Documental e Historias Clínicas mediante acto administrativo.
Gerencia. Resolución de Conformación del Comité de Gestión Documental e
Historias Clínicas
Diseño de manuales, guías.
Construya los manuales, políticas y guías que permiten al Hospital, el desarrollo de acciones tendientes al control del archivo, a partir de las normas vigentes sobre gestión documental.
Gestión Documental. Gestión de
Información
Manual de Gestión Documental. Guía de Unidad de Correspondencia.
Tablas de Retención Documental. Protocolo de Historias Clínicas. Plan de Sistema de Información. Guía de
Presentación del Informe 2193.
Aprobación tablas de retención documental
Envié al Comité Departamental de Archivo, las Tablas de Retención Documental para su aprobación.
Sistemas de Información
Oficio de Solicitud de aprobación al Comité Departamental de Archivo
Socialización de manuales y guías
De a conocer los instrumentos diseñados (manuales, políticas, guías) con los responsables de manejo documental.
Gestión Documental. Gestión de
Información
Evidencias de la Socialización de los Instrumentos
Elaboración del Mapa de Defina en incorporación de los riesgos potenciales a los cuales Gestión Documental. Mapa de riesgos que incluye la
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 16 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2.2 Procedimiento Control Documental
riesgos se puede ver sometido el control documental de la institución. Su inclusión en el mapa de riesgos del macroproceso y la institución permitirá un seguimiento y control.
Gestión de Información
Gestión Documental del Hospital
PROCEDIMIENTO
PROCESO DE FACTURACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar las acciones de ley, dispuestas para el control del archivo y trámite documental institucional.
ALCANCE Actividad Inicial: Plan de trabajo sobre la implementación de normas relacionadas con el control documental
Actividad Final: Acciones de Gestión Documental Desarrolladas
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Elaboración y socialización de uso de formatos
Elabore plantillas para los documentos más utilizados en la institución, presentación, oficios, circulares, sobres.
Gestión Documental,
Comunicaciones Plantillas
Estandarización de formatos.
Codifique e ingrese datos de los formatos que se utilizan en los procesos administrativos y asistenciales.
Gestión Documental, Gestión de
Información.
Formatos estandarizados
Aprobación institucional Apruebe mediante el Comité de Gestión Documental e Comité de Gestión Acta de Comité
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 17 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
de manuales guías y formatos
Historias Clínicas, los formatos a utilizar en el hospital. Documental e Historias Clínicas.
Previa visto bueno de Gerencia en el caso de manuales,
guías u otros documentos de ámbito general
Socialización personalizada de las tablas de retención documental
Explique a los usuarios internos, la utilidad, estructura y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Gestión Documental
Actas de socialización de Tablas de retención en los procesos
Implementación de las tablas de retención documental
Aplique en los distintos procesos, las tablas de Retención Documental, mejoré el Archivo de Gestión.
Gestión Documental,
Procesos
Almacenamiento de documentos en Archivo de
Gestión, según indicaciones de la tabla de retención
documental.
Seguimiento a las tablas de retención documental
Verifique el cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental.
Gestión Documental
Actas de seguimiento a la implementación de tablas de
retención documental
Implementación de los archivos de gestión
Organice los archivos de uso diario (archivo activo) en los procesos.
Procesos, Gestión Documental
Organización del archivo usado en cada proceso
Implementación del archivo central
Organice el archivo institucional inactivo en un bloque centralizado, realicé control de inventario documental, cumpla con las exigencias en materia de conservación de documentos.
Gestión Documental
Organización documental del archivo inactivo de la institución
Control de transferencias archivísticas
Aplique los procedimientos establecidos en el Manual de Gestión Documental, frente a la tarea de transferencias de archivo.
Gestión Documental,
Procesos
Formatos de registros de préstamos, consultas, solicitudes
de transferencia.
Seguimiento a los Documente y vigile el proceso de transferencia y control Gestión Auditoria realizadas al proceso
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 18 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2.3 Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales
procesos de Archivo en el archivo central. Documental, Gestión de
Información.
de gestión documental
Elaboración de la tablas de Valoración Documental
Elabore las tablas que permiten definir el tiempo en que serán conservados los documentos del Archivo Central, establezca acciones de depuración.
Institución. Tablas de Valoración
Documental
Aprobación de las tablas de valoración.
Apruebe por parte del Comité de Gestión e Historias Clínicas, las tablas de valoración que facilitarán la depuración del Archivo Central.
Comité de Gestión Documental e
Historias Clínicas Acta de Comité
Depuración y descarte de las tablas de valoración
Reorganice el archivo central, conforme a las disposiciones de las Tablas de valoración.
Institución.
Acta de documentos a Depurar según tablas de valoración, visto bueno de comité y eliminación
de archivo según tiempos establecidos
Definición de Estrategias
Establezca según los seguimientos realizados, las acciones encaminadas a mejorar el proceso de Gestión Documental, que conlleve a la aplicación de la mejora continua.
Gestión Documental, Gestión de la Información.
Plan de Mejora
PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE HISTORIA CLÍNICA
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el control de la correspondencia entrante y saliente del Hospital, registrando el respectivo ingreso y salida de los documentos oficiales.
ALCANCE Actividad Inicial: Solicitud de radicación de una comunicación oficial.
Actividad Final: Historias clínicas recepcionadas en Consulta Externa
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 19 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Radicación de las comunicaciones entrantes y salientes
Reciba la correspondencia de la entidad personalmente, mediante mensajería especializada o correo electrónico, radique tanto la correspondencia despachada como la recibida.
Jefes de área, Líderes de proceso y coordinador de la
Unidad de Correspondencia. Clientes y usuarios
externos que desean radicar sus comunicaciones en
nuestro hospital
Paquetes a ser radicados ante la Unidad de Correspondencia de
la Institución
Entrega de evidencia de radicación
Entregue copia debidamente radicada al usuario cuando presente la correspondencia.
Coordinador de la unidad de
Correspondencia
Firma y sello de radicado en el documento copia, con el cual
queda el cliente externo o interno al momento de radicar
en la Unidad de Correspondencia
Registro de comunicaciones oficiales
Registre en el formato de Correspondencia los documentos como: cartas, circulares, informes, cuentas de cobro, entre otros. No se radican tarjetas, invitaciones, revistas, correspondencia personal.
Coordinador de la unidad de
Correspondencia
Formato de registro de Comunicaciones Oficiales
Entrantes
Clasificación y entrega de comunicaciones
Clasifique las comunicaciones diariamente, identifique las secciones o funcionarios a quienes debe remitirse la comunicación, radique con fecha, hora de recibido y número de folios, la totalidad de los documentos dirigidos a cada dependencia, remita a su destinatario, haga uso del Control de Entregas Internas.
Coordinador de la unidad de
Correspondencia
Formato de Control de Entregas Internas.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 20 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2.4 Procedimiento Estadística y Archivo Central
Despacho de comunicaciones oficiales
Entregue a la oficina de correspondencia para su despacho los documentos que se deben traer: sobre diligenciado con todos los datos (logotipo, codificación, remitente, nombre completo, dirección y ciudad del destinatario), igual se debe proceder con paquetes o cajas. Cuando el sobre va remitido fuera de la ciudad, se debe anotar el teléfono.
Coordinador de la unidad de
Correspondencia
Evidencias (guías) y registro en el formato de correspondencia
despachada.
PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICA Y ARCHIVO CENTRAL
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar información y ser garante de la privacidad, mantenimiento y custodia de la historia Clínica
ALCANCE Actividad Inicial: Recepción de información de los diferentes servicios para la elaboración de informes
Actividad Final: Enviar los informes a los diferentes entes territoriales o entidades de salud
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Elaboración de cronograma anual de informes
Elabore planes de trabajo que permitan dar cumplimiento a las políticas institucionales.
Estadística Cronograma de Informes
Recepción de información de los demás servicios
Vigile para que la información se entregue al área de estadística de manera oportuna.
Estadística Planillas de los diferentes
servicios.
Verificación y documentación
Verifique que los formatos se encuentren debidamente diligenciados, verifique historia clínica completa.
Estadística Software
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 21 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
recepcionada
Ejecución del cronograma
Ponga en marcha las acciones encaminadas al cumplimiento del cronograma.
Estadística
Envió de informes
Envié los informes a las diferentes entidades de acuerdo al cronograma establecido.
Estadística Evidencia de envió de informes.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 22 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.2.5 Control documental de dictamen y reconocimiento Médico Legal.
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL DE DICTAMEN Y RECONOCIMIENTO MÉDICO LEGAL
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar las acciones adecuadas para el control documental de los dictámenes y reconocimientos medico legales realizados por los médicos rurales de la entidad.
ALCANCE Actividad Inicial: Recepción de documentos medico legales de los diferentes médicos rurales de la entidad.
Actividad Final: Envió de los documentos medico legales a la Unidad básica de medicina legal de Supía Caldas.
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS Documentos relacionados con las listas de chequeo adjuntas a este procedimiento.
DEFINICIONES
Necropsia: Estudio realizado a un cadáver con la finalidad de investigar y determinar las causas de su muerte, por lo general, el término utilizado como sinónimo de autopsia, ya que en ambos casos se procede al estudios de cadáveres. Patología: Parte de la medicina que estudia los trastornos anatómicos y fisiológicos de los tejidos y los órganos enfermos, así como los síntomas y signos a través de los cuales se manifiestan las enfermedades y las causas que las producen. Clínica: Parte práctica de la enseñanza de la medicina que se ocupa del examen de los enfermos y del tratamiento de las enfermedades en presencia de los estudiantes. Necrodactilia: Se define como la reseña decadactilar posmortem, sujeta al estado físico de las falanges dístales de los dedos de las manos, convirtiéndose esta en la labor mas importante durante la inspección al cadáver para identificación del mismo.
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
MEDICOS RURALES LISTA DE CHEQUEO
Recopilación de la documentación.
El medico rural después de realizado el procedimiento médico legal sea de patología o clínica deberá recopilar toda la documentación utilizada en esta actividad de acuerdo a la lista de chequeo, suministrada por la entidad.
Médico Rural Documentos legales.
MEDICO RURAL Formato Único de Inventario Documental (FUIT)
Diligencie el formato Único de Inventario Documental (FUIT)
Diligencie el FUIT relacionando los documentos medico legales a entregar al área de Archivo Central.
Médico Rural FUID diligenciado.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 23 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
MEDICO RURAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES
Entregue documentación médico legal al área de archivo central
Entregue al área de archivo central toda la documentación foliada concerniente a procesos medico legales de acuerdo a lista de chequeo.
Médico Rural Inventario de Archivo Central
ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES
Verifique documentación recepcionada.
Verifique la información suministrada de acuerdo a lista de chequeo y lo consignado en el FUID.
Coordinador de Archivo central
Firma de Recibido del FUID
ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES
Realice copia magnética de la información.
Realice una copia magnética y guárdela en un CD-ROOM para soportes futuros.
Coordinador de Archivo Central
CD-ROOM
ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES
Archive la documentación médico legal.
Archive de manera ordenada los documentos médico legales en los medios de conservación.
Coordinador de Archivo Central
Carpetas Archivadas y ubicadas en lugar apropiado.
UNIDAD BASICA DE MEDICINA LEGAL DE SUPIA CALDAS
CARPETAS CON DOCUMENTOS MEDICO LEGAL.
Envíe las carpetas con documentos medico legales a la Unidad Básica de Medicina Legal de Supía Caldas.
Envié las carpetas con documentos medico legales a la Unidad básica de Medicina Legal de Supía Caldas, cada vez que este cumpla tres (3) meses en archivo central.
Coordinador de Archivo Central
FUID de Transferencia
LABORATORIO CLINICO
MUESTRAS DE PATOLOGÍA Y CLÍNICA, FORMATO DE CUSTODIA
Guarde en el laboratorio clínico las muestras médicos legales.
Entregue al servicio de Laboratorio las muestras de patología y clínica para guardarlas bajo custodia por el tiempo necesario del proceso de investigación.
Médico Rural Laboratorio Clínico
Formato de custodia recibido por Laboratorio Clínico.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 24 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 25 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.3 PROCESO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA
PROCESO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCESO Apoyar a la institución mediante instrumentos de comunicación interna y externa
LÍDER DEL PROCESO
INDICADORES
Eficiencia Eficacia Efectividad
NOTA: Además de todos los indicadores que por normatividad se deben ejecutar dentro de la institución
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
, Agenda de Citas,
REQUISITOS APLICABLES
NTC GP 1000 : 2009 Modelo Estándar de Control Interno Otros
4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente
- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 26 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición, Análisis y Mejora
Elementos: Controles ,Indicadores - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación, Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control
CICLO PHVA
PLANEAR
VERIFICAR
ACTUAR
HACER
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 27 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
RECURSOS
Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo
Personal de áreas de la salud, personal administrativo
Habilitación resolución 1043 de 2006, Software Institucional, Equipos de Cómputo, Insumos e Instrumentos Médicos, Equipos de Oficina, Equipos de Cómputo, Papelería, Teléfono, computador con base de datos
RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO
Ver Mapa de Riesgos
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTES
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 28 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.3.1 Ejecución de Plan de Medios
1.3.2 Procedimiento Estructuración y Realización de Campañas Publicitarias
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE PLAN DE MEDIOD
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Definir las estrategias de aprovechamiento de los diversos medios de información, para realizar despliegue de las acciones del Hospital.
ALCANCE Actividad Inicial: Definir la estructura y propuesta de ejecución del plan de medios
Actividad Final: Ejecución de acciones relacionadas en el plan de medios
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Definición estricta de Plan de Medios
Establezca los alcances y limitantes del plan de medios, implanté los diversos medios de información que se podrán utilizar, incluya valores que permitan a la alta dirección tomar decisiones frente a su aprobación.
Comunicación Publica
Estructura del Plan de Medios
Estudio de necesidad para aprobación.
Realice el estudio de necesidad para la elaboración y ejecución del plan de medios, solicite certificado de disponibilidad presupuestal en caso de ser aprobado.
Comunicación Publica
Presentación de la solicitud de análisis y aprobación del plan de
medios por parte de gerencia
Definición de contenidos Documente la estructura de los programas de radio y televisión, defina contenido de programas, fechas, duración y participantes.
Comunicación Publica
Cronograma y temática del plan de medios
Ejecución y evaluación de plan de acción de medios
Coordine, documente y evalué los programas de radio y televisión, mida el impacto.
Comunicación Publica
Informe de Cumplimiento del Plan de Acción de medios
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 29 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
PROCEDIMIENTO DE ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Apoyar los procesos institucionales, mediante la divulgación de datos e información con la aplicación de campañas publicitarias
ALCANCE Actividad Inicial: Planeación y elaboración de la campaña publicitaria según requerimientos de los procesos institucionales
Actividad Final: Evaluación del impacto de la campaña realizada
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Recepción de solicitud de campañas publicitarias
Solicite a Comunicación Pública el apoyo en la implementación de campañas publicitarias que fortalezcan sus acciones.
Líderes de procesos Comunicación Publica
Formato de solicitud de campaña, objetivos, información.
Definición de alternativa para la campaña.
Diseñe mínimo dos propuestas para la campaña solicitada por comunicación pública, exponga al grupo interesado, defina una como producto a desarrollar.
Líderes de procesos Comunicación Publica
Campaña elegida para ser implementada
Diseño de la Campaña
Elabore material que permita llevar a cabo la campaña, incluya cronograma de actividades, soporte los documentos con las acciones y explique los elementos de la campaña.
Comunicación publica Campaña estructurada
Socialización de la Campaña al grupo de interés
Explique los alcances, limitantes, recursos, acciones y cronogramas a llevar a cabo durante la campaña, deje claro los responsables en la ejecución y solicite los recursos para la implementación.
Líderes de procesos Comunicación Publica
reunión de socialización, documento con compromisos de las partes
Elaboración de material publicitario.
Diseñe ayudas publicitarias que den forma a la campaña publicitaria.
Comunicación publica Material publicitario, artes gráficas y
elementos audiovisuales a utilizar en la campaña
Envió de material de apoyo para su trámite financiero y solicitud de elaboración.
Realice el trámite financiero de disponibilidad presupuestal y otros recursos para la ejecución de la campaña.
Líderes de procesos Interesados en la
Campaña
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 30 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.3.3 Procedimiento de Elaboración de Artes Graficas
Acompañamiento y/o ejecución de la campaña
Apoye la ejecución de las actividades, coordine las actividades que competen a comunicación pública.
Comunicación publica acciones efectuadas
Evaluación de Impacto de la campaña
Realice análisis de los resultados y evidencie esto como retroalimentación para futuras campañas.
LIDERE DE PROCESOS.
COMUNICACIÓN PUBLICA
documento de evaluación de la campaña
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ARTES GRAFICAS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Diseñar material impreso y audiovisual que permita realizar despliegue de acciones
ALCANCE Actividad Inicial: Objetivo a cumplir por parte del material publicitario a diseñar
Actividad Final: Material publicitario diseñado
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Recepción de solicitud de material gráfico o audiovisual
Realice la solicitud en el formato establecido para la recepción de material gráfico o audiovisual.
Líderes de Procesos Formato de Solicitud.
Priorización de Acciones. Priorice el material a desarrollar según impacto, registre en el listado maestro de diseños pendientes las acciones, esto lo hace comunicación pública.
Comunicación Pública
Listado de diseños pendientes
Diseño de material Proceda a diseñar los elementos publicitarios solicitados. Comunicación Material Gráfico, dcs, videos.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 31 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
1.3.4 Procedimiento Administración de página WEB
publicitario o audiovisual Pública
Entrega de material diseñado al interesado.
Realice la entrega o envío de los productos terminados, para que cada líder tramite disponibilidades presupuestales, coordine con el área de almacén su producción.
Comunicación Pública
Entrega del Material
Archivo del material diseñado por proceso.
Almacene los artes gráficos en el computador, siga un orden de acuerdo a los procesos, facilite futuras referencias.
Comunicación Pública
Carpetas del Sistema
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PÁGINA WEB
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Facturar el servicio ofrecido en el servicio de odontología
ALCANCE Actividad Inicial: Diseñar y actualizar frecuentemente, la información publicada en la página web institucional
Actividad Final: Página web publicada
DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS
DEFINICIONES
CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS
Solicitud de información legal para subir a la web.
Solicite a los líderes de procesos la información a publicar, según requisitos de ley.
Comunicación Pública
Documento de Solicitud de datos.
Publicación de datos en el sitio web
Registre en el sitio web, los datos que los líderes de los procesos remiten a Comunicación Pública.
Comunicación Pública
Publicación de datos en la página web del hospital
Actualización de datos Actualice la página web del hospital, según criterios de las Líderes de Procesos Publicación de datos en la
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN
Código Versión Fecha Manual
Página DD MM AAAA
GD-MAN-009B 3.0 01 05 2012 Página 32 de 32
ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION
en la página web fuentes de datos. y Comunicación Pública
página web del hospital
Diseño y rediseño de la página web.
Agregue y reestructure los componentes de la página web, brinde cumplimiento a los requisitos de publicación de información, renueve apariencia en el sitio.
Comunicación Pública
Página Web publicada y actualizada
Administración del correo electrónico institucional
Agregue, modifique, elimine usuarios del correo institucional.
Comunicación Pública
Formatos de creación de correos electrónicos, notificación de
cambios en los correos electrónicos.