anexo 3. caracterizaciÓn de procesos
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Procesos Gerenciales Direccionamiento estratégico
Procesos Misionales Gestión de Investigación. Gestión de Información. Elaboración de Conceptos.
Procesos de Apoyo Gestión Humana. Gestión Administrativa y Financiera. Gestión de Recursos Físicos.
Procesos de Evaluación Evaluación Independiente.
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO
Realizar investigación básica y aplicada y proveer apoyo científico, técnico y de consultoría sobre los recursos naturales renovables y del medio ambiente en el área marino costera que se ajuste a los intereses del país y en todos los términos, a la legalidad nacional e internacional y fundamentalmente al deber institucional y a los requisitos del cliente.
ALCANCE
Actividades misionales del Instituto realizadas en: • Coordinación de Servicios Científicos. CSC • Coordinación de Investigación e información para Gestión Marina y Costera. GEZ • Programa de Biodiversidad y Ecosistemas Marinos BEM. • Programa de Calidad Ambiental Marina. CAM Programa de Geociencias Marinas y Costeras GEO. • Programa de Valoración y Aprovechamiento de los Recursos Marinos y Costeros. VAR
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PARTES INTERESADAS QUE
SON CLIENTES DEL PROCESO
Fuentes financiadoras
Términos de referencia, condiciones de contratación.
Solicitudes de propuestas técnico económicas para estudios ambientales marinos y costeros.
Resultados de satisfacción.
Propuestas técnicas y económicas aceptadas.
Formulación de propuestas o perfiles de proyectos.
Formulación de proyectos
Seguimiento a propuestas presentadas.
Legalización de acuerdos.
Planeación del proyecto.
Ejecución de proyectos.
Seguimiento y evaluación del proyecto.
Elaboración de informes.
Elaboración de productos para divulgación.
Divulgación de resultados.
Verificar disponibilidad para prestar el servicio (Solicitudes externas).
Identificar necesidades de activos e insumos.
Ejecutar y controlar el servicio (Análisis, Monitoreo, muestreo, mantenimiento de organismos, etc.).
Entrega de informes y resultados.
Evaluar y analizar satisfacción de clientes y el cumplimiento de requisitos partes interesadas.
Realizar las actividades posteriores a la entrega que sean aplicables
Propuestas técnicas y económicas.
Acuerdo.
Planes (Acción y operativo)
Presupuesto
Requisitos del proyecto.
Proyectos ejecutados.
Material Biológico.
Informes.
Datos e Información resultante de proyectos.
Evaluación del proyecto.
Bases de datos.
Publicaciones.
Talleres.
Información para web.
Respuesta a requerimientos
Salidas no conformes controladas
Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
Fuentes financiadoras
Gestión Administrativa y Financiera
Certificados de contrapartida.
Acuerdo (convenios y contratos).
Pólizas.
Centro de costo
Proveedores Cotizaciones
Insumos, productos y servicios
Evaluación independiente Informes de auditoría
Requerimientos de acciones
Autoridades ambientales Entidades judiciales
Solicitudes externas no asociadas a proyectos.
Junta Directiva Asamblea
Políticas y lineamientos
Evaluación del cumplimiento de políticas y planes generales
Investigadores internos y externos
Demanda de cursos, charlas, conferencias y programas de formación en temas marinos y costeros
Solicitud de compra o contratación.
Solicitudes de pólizas.
Informes de supervisión
Gestión Administrativa y Financiera
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AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Departamento Nacional de Planeación
Lineamientos para el desarrollo del Proyecto BPIN
Transferencias de recursos
Realizar seguimiento y medición del proceso.
Gestionar los cambios, riesgos y oportunidades
Control de las salidas no conformes
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Material Biológico.
Informes.
Datos e Información resultante de proyectos.
Publicaciones.
Información para web.
Mantenimiento de organismos.
Gestión de información
Sector productivo
Requerimientos de información para el aprovechamiento de recursos marinos y costeros
Información del sector
DANE Requerimientos de información
Datos oficiales
Formación y asesoría en manejo de datos
Resultados de la gestión
Junta Directiva Asamblea DGI
Sector ambiente (entidades SINA o relacionadas con el tema ambiental y/o marino costero)
Normas externas
Planes y programas del Sector
Necesidades de investigación
Requerimientos de información
Información en temas marino costeros
Publicaciones.
Respuesta a requerimientos Comunidad
Gestión de información
Material bibliográfico.
Series documentales consultadas y prestadas
Información del Sistema de Biodiversidad marina de Colombia SIBM.
Salida gráfica (figura o mapa)
Capa (vectores)
Informe técnico
Diseño de software.
Mejoras del diseño
Aplicativo actualizado
Base de datos /sistemas de información online.
Respuesta a requerimientos de información
Presidencia de la República Cámara de Representantes Ministerio de Relaciones exteriores Ministerio de Agricultura Comunidad de influencia Entidades territoriales Entes de control DIMAR Armada Nacional DANE Entidades judiciales. Entidades SINA o relacionadas con el tema ambiental y/o marino costero)
Planeación Estratégica
Planeación Institucional.
Propuestas técnicas y económicas aceptadas.
Parámetros de S&M.
Necesidades de acciones.
Evaluación de proyectos
Información para el aprovechamiento de recursos marinos y costeros
Sector productivo
Cumplimiento de requisitos (legales, clientes y partes interesadas, normativos e Institucionales)
Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
Salidas no conformes controladas
Seguimiento y medición del proceso
Acciones C/P/M.
Planeación Estratégica Evaluación independiente.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Presidencia de la República Cámara de Representantes Ministerio de Relaciones Exteriores Comunidad de influencia Entidades territoriales Entidades Judiciales Entes de control Elaboración de conceptos
Requerimientos de información
Cumplimiento de normas, planes y programas del Sector
Respuesta a requerimientos de información
Sector ambiente (entidades SINA o relacionadas con el tema ambiental y/o marino costero)
Requisitos normativos
NTCGP 1000 NTC ISO 9001 Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente
(SSTA)
ISO 17025
Modelo Estándar de Control Interno: MECI
Generales Específicos Generales Específicos Módulo de Control de Planeación y gestión
Módulo de Control de Evaluación y seguimiento
Eje Transversal Información y Comunicación
4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4,
5.3, 5.4.1, 6.1, 8.2.2, 8.2.3,
8.4, 8.5
6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3, 7.5.1,
7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.1, 8.2.4,
8.3
4.1, 4.2, 4.4, 6.1, 6.3, 7.1.6, 7.3, 7.5, 8.7, 9.1,1, 9.1.3,
9.2.2, 10
7.1.4, 8.1, 8.2, 8.3, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1.2
1.3, 2.1, 2.2, 3.1,
3.2.3, 3.2.6, 3.2.8,
4.3, 4.6
LabCAM: 4 (4.1-4.15), 5
(5.1-5.10), Exclusión (5.6.2.1)
1.1.1, 1.2, 1.2.2, 1.2.4,
1.2.5, 1.3
2.1.1, 2.3
3
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RESPONSABLES Subdirector de Coordinación Científica, Coordinadores de programa BEM, CAM, GEO y VAR, Coordinador CSC, Coordinador GEZ.
PARTICIPAN
Jefes de línea, Jefes de laboratorio, Curador MHNMC, Investigadores, Representante de la Dirección SGC 17025 LABCAM, Coordinador Académico y Auxiliares de investigación.
Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
PROCESOS DE SOPORTE
Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión Humana.
Gestión de Recursos Físicos.
Evaluación Independiente.
PARAMETROS DE CONTROL / SEGUIMIENTO Y MEDICION
Ver documentación y módulo de
indicadores KAWAK.
RECURSOS Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Ver listado maestro de documentos y registros Kawak
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Características de los productos, servicios del proceso.
Análisis del contexto (cuestiones internas y externas).
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso
Orientaciones institucionales
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación de).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
procedimientos internos Nota: la aplicación de las diferentes herramientas depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
REQUISITOS LEGALES Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ver Módulo documentos externos
KAWAK y registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos
externos
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DE INFORMACIÓN
OBJETIVO
Salvaguardar, administrar y generar información soporte y resultante de la gestión Institucional; desarrollar soluciones basadas en las tecnologías de la información; tramitar y gestionar información con terceros; así como establecer y administrar los procesos de comunicación externa y de retroalimentación de las partes interesadas con el fin de lograr el cumplimiento de la misión y la visión institucional.
ALCANCE
Las actividades relacionadas con:
La comunicación institucional a nivel externo y la divulgación a las partes interesadas de la Gestión Institucional.
Recepción, evaluación, edición y publicación de manuscritos sometidos al Boletín de Investigaciones.
La administración del Centro de Documentación: tiene tres roles importantes en este sistema: 1. Ofrecer información secundaria y documental de soporte a las investigaciones; 2. Salvaguardar toda la información resultante de los procesos de investigación; 3. Difundir y garantizar el acceso a toda la información.
Sistemas de Información Geográfica (SIG), Percepción remota, gestión bases de datos y administración del SIAM.
El ingreso, clasificación, catalogación, estudio, conservación y préstamo de las colecciones del Museo de Historia Natural Marina de Colombia.
ÁREAS VINCULADAS
Jefatura Comunicaciones Científicas (CMC), Comité Editorial (CE), Centro de Documentación (CDO), Laboratorio de Sistemas de Información (LABSIS), Museo de Historia Natural Marina de Colombia (MHNMC), Coordinación de Comunicaciones (COM) y Oficina Jurídica (JUR).
Partes interesadas proveedoras del proceso
Entradas Actividades Salidas Partes interesadas que
son clientes del proceso Planeación estratégica Gestión Administrativa y Financiera Evaluación independiente Revisión Gerencial Entidades SINA
Planeación Institucional
Acuerdos contractuales
Activos e insumos.
Informes de auditoría
Requerimiento de acciones para la mejora
Indicadores, parámetros de seguimiento y medición, otros parámetros
Informes, estadísticas e indicadores.
Información, normatividad, lineamientos y orientaciones.
Actividades transversales CMC, CDO, CE, LABSIS, MHNMC 1. Formular el plan de acción 2. Recibir requerimientos y
realizar seguimiento a la ejecución de actividades.
3. Gestionar las salidas no conformes
4. Realizar seguimiento y medición del proceso.
5. Gestionar los cambios, riesgos y oportunidades.
6. Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Planificación de servicios
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
Cumplimiento de requisitos
Salidas no conformes controladas Cumplimiento de requisitos de las partes
interesadas
Solicitud de compras o contratación.
Informes de supervisión
Procesos estratégicos, misionales, apoyo y de evaluación.
Evaluación Independiente Revisión Gerencial Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión de investigación
Información resultante de las
Actividades específicas CMC:
Información resultante de las actividades Entidades SINA
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Elaboración de conceptos actividades misionales
Información para divulgar
1. Identificar los públicos o clientes objetivos a nivel externo.
2. Diseñar e implementar las estrategias, canales y/o herramientas de divulgación.
3. Edición, enlace editorial y depósito legal de publicaciones.
misionales
Gestión institucional comunicada y divulgada
Depósito Legal de las publicaciones
Distribución de las publicaciones según el procedimiento.
Publicaciones actualizadas y disponibles en la página web
Entes de control Comunidad
Autores. Evaluadores. Editores
Necesidades de publicación
Manuscritos
Manuscritos evaluados o editados.
Actividades específicas CE: 1. Recibir y procesar manuscritos. 2. Emitir, distribuir y publicar el
boletín de investigaciones.
Conceptos, decisiones y aceptaciones referentes al manuscrito.
Boletín de investigaciones Publicado.
Depósito legal del boletín e información actualizada en bases de datos.
Consulta online del Boletín.
Información de redes internacionales.
Autores Evaluadores. Editores Publindex Scielo
Investigadores Entidades educativas; científicas y Universidades Redes de colaboración bibliotecaria Entidades con las que se realiza canje Clientes
Base de datos de entidades con las que se realizará canje.
Base de datos de instituciones de trabajo colaborativo
Material bibliográfico
Bibliografías especializadas
Contribuciones Científicas
Percepción del cliente.
Actividades específicas CDO:
1. Gestión de colecciones
(describir, clasificar, rotular material, automatizar del
bibliográfico.) 2. Adquisición de material
(Donación Compra e intercambio de información)
3. Establecer convenios de trabajo colaborativo para el fomento de buenas prácticas e intercambio de información con instituciones nacionales e internacionales.
4. Capacitar a los usuarios en el uso de las herramientas para la recuperación de información.
5. Difundir la información 6. Evaluar y analizar satisfacción de
usuarios.
Material bibliográfico
Información de redes internacionales.
Contribuciones en bases de datos institucionales.
Publicaciones.
Evaluación de la satisfacción de usuarios
Entidades SINA Entidades educativas y científicas Bibliotecas (Central, Departamental, Congreso, UNAL) Entidades con las que se realiza canje Universidades. Redes Internacionales (IAMSLIC, ASFA; OCEANDOCS) Investigadores. Comunidad Revisión Gerencial
Fuentes financiadoras Entidades SINA MADS Banco de imágenes del IGAC Comercializadores de imágenes satelitales Empresas de tecnología
Solicitudes de información, acceso a datos y servicios.
Base de datos de clientes.
Imágenes
Software
Actividades específicas LABSIS:
1. Generación y administración de los procesos de percepción remota.
2. Generación y administración de información geográfica institucional.
3. Desarrollo y mantenimiento de software.
4. Custodiar los Objetos Digitales de
Salida gráfica (figura o mapa).
Capa (vectores).
Informe técnico.
Base de datos /sistemas de información online.
Diseño de software.
Mejoras del diseño.
Clientes Gestión de investigación Fuentes financiadoras Elaboración de conceptos Entidades SINA Entidades educativas y científicas Entes judiciales Clientes Gestión de investigación
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Gestión de investigación Elaboración de conceptos Gestión de recursos físicos.
Solicitudes y servicios.
Bases de datos.
Solicitudes de desarrollo.
Suministro de servicios tecnológicos Grupo de Sistemas y Telemática
Interés Misional 5. Realizar mantenimiento a las
aplicaciones 6. Custodia de información
resultante de las actividades misionales
7. Mantenimiento de aplicaciones 8. Evaluar y analizar satisfacción de
usuarios.
Aplicativo actualizado.
Backup físico
Migración entre versiones del sistema
Evaluación de la satisfacción de usuarios
Reporte atención a las solicitudes de información
Fuentes financiadoras Comunidad Revisión Gerencial
Gestión de investigación Elaboración de conceptos Autoridades ambientales
Material Biológico.
Información de campo.
Información sobre materiales, decomisos, normativa aplicable, entre otros.
Actividades específicas MHNMC: 1. Investigar, clasificar, catalogar y
conservar material biológico. 2. Sistematizar la información del
material biológico en el Sistema de información de Biodiversidad Marina (SiBM).
3. Tramitar las consultas, préstamos, egresos, canjes y depósitos de material biológico.
4. Vigilar la movilidad del material biológico del Museo en el territorio Nacional, así como su exportación e importación.
5. Realizar actividades educativas. 6. Prestar asesorías. 7. Prestar equipos.
Colecciones
Información taxonómica de la biota marina disponible para consulta.
Educación sobre la biota marina.
Préstamo de equipos
Clientes Gestión de investigación Fuentes financiadoras Elaboración de conceptos Entidades SINA Entidades educativas y científicas
Comunidad Planeación Estratégica
Solicitudes.
Preguntas, quejas, sugerencias y felicitaciones y derechos de petición.
Actividades específicas Coordinación de Comunicación 1. Gestionar la atención de las
Preguntas, Quejas, sugerencias y Felicitaciones (PQSF) recibidas a través del sitio web y el chat institucional.
Reporte consolidado de respuestas a PQSF
Comunidad Revisión Gerencial
Comunidad Planeación Estratégica
Solicitudes.
Preguntas, quejas, sugerencias y felicitaciones y derechos de petición.
Actividades específicas Oficina Jurídica 1. Gestionar la atención de los
Derechos de petición
Reporte consolidado de respuestas a derechos de petición.
Comunidad Revisión Gerencial
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b) 6. Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.2 Objetivos de calidad y planificación para lograrlos; 6.3 planificación de cambios. 7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada. 8. Operación: 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 9. Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 10. Mejora
Numerales específicos
7. Apoyo 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.4 Comunicación 8. Operación 8.1 Planificación y control operacional, 8.2 requisitos para los productos y servicios; 8.3 Diseño y desarrollo de productos y servicios, 8.5 producción y provisión del servicio, 8.6 Liberación de los productos y servicios; 8.7 control de salidas no conformes; 9.1.2 satisfacción del cliente
4. Integridad. 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos. 7. Servicio al ciudadano. 8. Participación ciudadana en la gestión pública 9. Racionalización de tramites 10. Gestión Documental 11. Gobierno digital 12. Seguridad digital 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC NTC PE 1000
1.3 Objetivos y Metas 2.1 Documentación 2.2. Requisitos Legales y de otra índole 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo) 3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios 3.2.6. Seguridad en el Trabajo 3.2.8. Gestión Ambiental 4.3. Acciones Correctivas y Preventivas
4.3 Confidencialidad de la información recolectada 4.7 Gestión de los riesgos 4.8 Proceso estadístico 4.9 Monitoreo y seguimiento 5. Detección y análisis de requerimientos 6.6 Diseño del procesamiento de la información 6.8 Diseño de los sistemas de producción y de los flujos de trabajo 6.9 Diseño de la difusión 6.10 Pruebas al diseño 7. Ejecución 9. Difusión 10. Evaluación del desempeño 11. Mejora
ISO 17025
No aplica
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
Listado de documentos de referencia ( Registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos externos): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.
RESPONSABLES Curador MHNMC, Jefe de Comunicaciones Científicas, Jefe LabSIS, Jefe de Centro de Documentación, Profesional de Apoyo DGI – Coordinación de Comunicaciones y Jefe Oficina Jurídica.
PARTICIPAN Investigadores Programa BEM, Auxiliar de investigación del MHNMC, Profesionales e Investigadores LabSIS, Director del Boletín, Comité editorial, Editor, Asistente del Comité Editorial Comité científico (Evaluadores), Investigadores, Auxiliares (CDO) y Profesional de apoyo (Cispatá), Auxiliar (Pacífico). Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
Cuadro de riesgos y controles
Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos) Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak). PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak).
PROCESOS DE APOYO:
Gestión de Investigación.
Elaboración de conceptos.
Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión Humana.
Gestión de Recursos Físicos.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Las características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (factores o cuestiones internas y externas).
CR-COM-1 Caracterización de partes interesadas del INVEMAR.
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades.
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso.
Orientaciones institucionales.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
ELABORACIÓN DE CONCEPTOS
Objetivo Brindar soporte científico para la toma de decisiones a las entidades solicitantes.
Alcance Elaboración de conceptos en temas marino costeros.
Áreas Vinculadas
• Subdirección de Coordinación Científica. SCI. • Coordinación de Servicios Científicos. CSC • Coordinación de Investigación e información para Gestión Marina y Costera. GEZ • Programa de Biodiversidad y Ecosistemas Marinos BEM. • Programa de Calidad Ambiental Marina. CAM Programa de Geociencias Marinas y Costeras GEO. Programa de Valoración y Aprovechamiento de los Recursos Marinos y Costeros. VAR
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Planeación Estratégica Entidades del Sistema Nacional Ambiental (SINA) Entidades judiciales y de control Empresas privadas Otras entidades del Gobierno Nacional Entidades Internacionales con las cuales Colombia ha establecido convenios Gestión de Recursos Físicos Gestión de investigación. Gestión de Información. Revisión Gerencial
Planeación Institucional.
Parámetros de Seguridad, Salud en Trabajo y Ambiente.
Requerimiento de concepto técnico, términos de solicitud.
Información primaria y secundaria.
Solicitud de aclaraciones de conceptos.
Apoyo logístico y de infraestructura para la operación, mantenimiento y gestión del proceso.
Informe de resultados
Informes proyectos.
Base de datos (Información y servicio relacionado con la gestión de las bases de datos) y Sistemas de información Online.
Informes, estadísticas e indicadores.
• Revisar solicitud, delegar
responsables e identificar recursos. • Recibir y evaluar reportes de
emergencias ambientales. • Recolectar información secundaria. • Planificar y realizar salida de campo
o muestreo (Cuando se requiera). • Solicitar análisis de muestras. • Elaborar, revisar y aprobar
concepto. • Enviar concepto. • Realizar las aclaraciones
requeridas. • Realizar seguimiento y medición del
proceso. • Gestionar los cambios, riesgos y
oportunidades • Evaluar de la satisfacción de
usuarios y el cumplimiento de requisitos de las partes interesadas
• Gestionar las salidas no conformes • Tomar acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
• Concepto. • Aclaraciones de conceptos • Solicitudes de análisis de
muestras. • Grupo de trabajo y recursos. • Solicitud de compra o
contratación. • Cumplimiento de requisitos • Retroalimentación de los
solicitantes. • Aporte a los objetivos
institucionales. • Medición y análisis de
indicadores • Cambios, riesgos y
oportunidades gestionados • Acciones de mejora.
• Entidades SINA • Entidades judiciales y de
control • Empresas privadas • Otras entidades del
Gobierno Nacional • Entidades Internacionales
con las cuales Colombia ha establecido convenios
• Gestión de investigación • Gestión Administrativa y
Financiera • Evaluación Independiente • Revisión Gerencial • Planeación Estratégica
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Evaluación independiente
Informes de auditoría
Necesidades de acciones.
Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales generales 4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b) 6. Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de cambios. 7. Apoyo: 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada. 8. Operación: 8.7 Control de las salidas no conformes 9. Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 10. Mejora Numerales específicos 7. Apoyo 7.4 Comunicación 8. Operación 8.1 Planificación y control operacional, 8.2 requisitos para los productos y servicios; 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente; 8.5 Producción y Provisión del servicio; 8.6 Liberación de los productos y servicios; 8.7 control de salidas no conformes; 9.1.2 satisfacción del cliente.
4. Integridad. 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos. 7. Servicio al ciudadano. 8. Participación ciudadana en la gestión pública 10. Gestión documental. 11. Gobierno digital. 12. Seguridad digital. 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno.
16. Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.
ISO 17025 NTC PE 1000
No aplica No aplica
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC 1.3 Objetivos y metas 2.1 Documentación 2.2 Requisitos legales y de otra índole 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgos e impactos. (Gestión del Riesgo)
3.2.3 Programas y Gestión de Riesgos Prioritarios 3.2.6 Seguridad en el trabajo 3.2.8 Gestión Ambiental 4.3 Acciones correctivas y preventivas
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RESPONSABLES Director General y Subdirector de Coordinación científica.
PARTICIPAN Coordinadores de Programa, Coordinador de Servicios Científicos, Coordinador de Investigación e Información para Gestión Marina y Costera, Jefes de línea e Investigadores. Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
Cuadro de riesgos y controles
Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos) Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería y sistemas de información. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak) PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)
PROCESOS DE SOPORTE: • Gestión Administrativa y Financiera. • Gestión Humana. • Gestión de Recursos Físicos.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Las características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (factores o cuestiones internas y externas).
CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades.
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso.
Orientaciones institucionales.
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros
o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN HUMANA
Objetivo Realizar la selección, contratación y evaluación del recurso humano, así como coordinar las actividades relacionadas con el bienestar, el desarrollo de las competencias y la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA); y promover actividades de responsabilidad social hacia los grupos de interés.
Alcance Actividades relacionadas con selección, vinculación, nómina, evaluación, bienestar, formación y SSTA de trabajadores y estudiantes; y la responsabilidad social hacia los grupos de interés del INVEMAR.
Áreas vinculadas
Talento Humano (TAL) y Coordinación Académica (CAI)
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Planeación Estratégica.
Planeación Institucional.
Parámetros de Seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
Requerimientos de información
Actividades transversales a todas las áreas del Proceso
Trámite de solicitudes internas.
Realizar seguimiento y medición del proceso.
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades.
Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora
Gestionar el control y la actualización de la documentación.
Cumplimiento de requisitos
Cambios, oportunidades y riesgos gestionados.
Implementación de acciones para la mejora.
Seguimiento, medición, análisis y mejora del proceso.
Análisis del contexto interno y externo.
retroalimentación de las partes interesadas,
Grado en que se han logrado objetivos institucionales y conformidad de los productos y servicios.
Respuesta a requerimientos.
Documentación actualizada
Atención de peticiones, quejas, felicitaciones o sugerencias.
Cumplimiento de requisitos
Evaluación independiente
Planeación Estratégica
Revisión Gerencial
Procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación
Comunidad
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Procesos Gerenciales Procesos Misionales. Procesos de apoyo. Procesos de evaluación. Planeación estratégica Gestión administrativa y financiera. Gestión de Investigación Evaluación independiente. Entidades de educación formal y
Solicitud de contratación (perfil, funciones, salario)
Acta de selección
Novedades de nómina
Evaluación del desempeño y competencias de jefe inmediato al trabajador
Información sobre programas de educación y formación
Resultados de evaluación del desempeño y competencias
Reporte de accidentes e incidentes de trabajo
Elementos de protección personal.
Memorando de autorización de vinculación de la SCI o SRA según corresponda
Memorando de autorización de contratación de DGI
AFC para contratación
AFC y FCE
Requerimientos de personal para la realización de los proyectos.
Informes de auditoría
Necesidades de acciones.
Hoja de vida de candidatos
Actividades Talento Humano
Revisar solicitud, delegar responsables e identificar recursos.
Definición y actualización de Competencias.
Evaluar las Competencias del personal.
Vincular el personal (Convocatoria, selección, contratación e inducción).
Evaluar el desempeño del personal.
Establecer y aplicar plan de capacitaciones.
Elaborar nómina, aportes, prestaciones sociales.
Realizar actividades de bienestar.
Gestionar el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.
Medición e intervención del riesgo psicosocial.
Ejecutar actividades de responsabilidad social
Términos de condiciones para contratación laboral publicados.
Información de selección.
Personal contratado y afiliado al Sistema de seguridad social.
Consolidado de resultados del desempeño institucional de trabajadores.
Personal remunerado y con cobertura en seguridad social.
Pago de prestaciones sociales.
Personal capacitado y formado.
Actividades de medicina preventiva y del trabajo, seguridad e higiene industrial desarrolladas.
Eficacia de las capacitaciones evaluada.
Promoción de la seguridad y salud.
Actividades de bienestar
Cumplimiento de requisitos RUC.
Términos y resultados de las convocatorias de contratación laboral
Atención de inquietudes
Aportes en materia de responsabilidad social.
Procesos estratégicos,
Procesos misionales,
Procesos de apoyo y
Procesos de evaluación
Candidatos a ocupar el cargo.
Beneficiarios del plan de responsabilidad social
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
no formal. Trabajadores Comunidad. Proveedores
Hoja de vida
Incapacidades
Requerimientos de información
Requerimientos de información
Resultados de pruebas psicotécnicas
Resultados de exámenes de ingreso
Resultados de exámenes médicos y mediciones relacionadas con higiene industrial.
Servicios de selección, bienestar y capacitación.
Procesos Gerenciales Procesos Misionales. Procesos de apoyo. Procesos de evaluación.
Solicitud de vinculación del estudiante, actividades a desarrollar y perfil del estudiante.
Evaluación del desempeño del estudiante y del supervisor.
Formatos de ausentismo.
Solicitud de apoyo para eventos institucionales en los cuales se dé a conocer resultados de proyectos de investigación, tesis, OTGA, entre otros.
Autorización de vinculación de la SCI o SRA, según corresponda.
Actividades Coordinación Académica
Vincular estudiantes pasantes y tesistas (Convocatoria, selección, vinculación, inducción, desvinculación).
Establecer lineamientos para la planificación, control y seguimiento del desempeño del estudiante y sus actividades.
Controlar egreso del estudiante.
Gestionar el ingreso y desarrollo de actividades de estudiantes e investigadores visitantes.
Brindar apoyo a las actividades de capacitación y eventos de la
Términos de condiciones para vinculación de estudiantes.
Actas de recibo de hojas de vida.
Actas de selección de candidatos.
Estudiante vinculado e informado (institucional, reglamentario).
Plan de actividades del estudiante.
Resultados de evaluación de desempeño del estudiante y supervisor.
Convenios de cooperación académica de estudiantes tesistas. Acuerdo de
Estudiantes Pasantes/ Practicantes
Estudiantes Tesistas
Universidades
Procesos estratégicos,
Procesos misionales,
Procesos de apoyo y
Procesos de evaluación
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Gestión administrativa y financiera Estudiantes e Instituciones educativas, entidades del SINA, de investigación y comunidad. Planeación estratégica
AFC y FCE para vinculación.
Minuta de convenio de cooperación académica y científica.
Hojas de vida de candidatos
Requerimientos de información
Solicitud de visitas académicas
Solicitud de estudiantes visitantes
Solicitud de suscripción de convenios interinstitucionales, de cooperación académica y científica, de prácticas, entre otros.
Copia del pasaporte
Reglamento interno para los estudiantes vinculados al INVEMAR
Procedimiento para la vinculación de estudiantes, ingreso de visitantes y visitas académicas
iniciativa Ocean Teacher Global Academy (OTGA).
Programar y liderarla la ejecución visitas académicas.
Reportar el ingreso de extranjeros ante Migración Colombia por participación en eventos institucionales, vinculación de practicantes, tesistas.
Promover, coordinar el desarrollo de convenios de cooperación académica y científica con Universidades e Instituciones científicas nacionales e internacionales, y hacer seguimiento, planificar y ejecutar las actividades que demanden tales convenios.
Programar los eventos académicos para divulgación interna y externa, preferiblemente en los resultados científicos de proyectos y actividades institucionales.
voluntades para práctica profesional y pasantía de investigación
Soporte de afiliación a la ARL
Actas de finalización y liquidación de convenio académico de tesistas
Paz y salvo.
Certificados de vinculación de estudiantes
Plantilla de control de estudiantes. Soporte de sometimiento de artículos científicos, tesis y/o charlas académicas.
Estadística anual de visitas académicas.
Estadística de vinculaciones en las fechas programadas y cumplimiento de las solicitudes de vinculación.
Atención de solicitudes y consultas.
Convenios de cooperación académica y científica firmados.
Eventos académicos divulgados y/u organizados.
Formato de reporte de extranjeros a Migración Colombia.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño aplicables
Numerales específicos 7. Apoyo: 7.1.2 Personas, 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos, 7.1.6 conocimientos de la organización, 7.2 competencia
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto; 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas; 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de la calidad ítem b) 6. Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de los cambios. 7. Apoyo: 7.1 Recursos - 7.1.6 Conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia; 7.5 Información documentada 9. Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente, 9.1.3 Análisis y evaluación y 9.2.1 Auditoría Interna- 9.2.2 ítem (e) y (f) 10. Mejora
4. Integridad 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 7. Servicio al ciudadano 9. Racionalización de trámites 10. Gestión documental 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño
Institucional.
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC NTC PE 1000
1. Liderazgo y compromiso gerencial 2. Desarrollo y ejecución del SG-SSTA 3. Administración del riesgo SSTA 4. Evaluación y monitoreo 5. Impacto de la accidentalidad en la evaluación del RUC
4.5 Personal del Proceso Estadístico
ISO 17025
No aplica
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documento interno de las Áreas en el cual se listan las guías, manuales, orientaciones, estudios, libros
o metodologías que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área, el listado puede ser solicitado al responsable del Área o diligenciado a partir de los documentos que facilitan el logro de objetivos, la realización de actividades o el establecimiento de parámetros.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RESPONSABLES
Coordinador Talento Humano, Coordinador Académico.
PARTICIPAN Jefe de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, Jefe de Desarrollo Organizacional, Jefe de Vinculaciones y Auxiliares (TAL). Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
PROCESOS DE SOPORTE
Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión de Recursos Físicos
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Se puede realizar a través de:
Características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (cuestiones o factores internos y externos).
CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso
Orientaciones institucionales
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
Documentación interna Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS Tecnológicos (KACTUS), Laserfishe, financieros, personal, infraestructura, papelería. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak) SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso, seguimiento de plan de acción, módulo de Indicadores (Kawak)
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Objetivo
Administrar y ejecutar los recursos económicos, la adquisición de bienes y servicios, la gestión de convenios, de cooperación científica y académica, el cubrimiento de los riesgos, el control de los activos y la correspondencia necesarios para la realización de las actividades institucionales; así como salvaguardar la documentación resultante de la gestión institucional.
Alcance
Actividades relacionadas con:
El pago a terceros, elaboración de informes financieros y declaraciones, inversiones y manejo de activos.
Apoyar, a las áreas misionales, estratégica y de apoyo, en la gestión del contrato; la adquisición de bienes y servicios, gestión de convenios, el cubrimiento de los riesgos institucionales con pólizas de seguros y la atención a las reclamaciones por siniestros.
Implementación y la administración del sistema de gestión documental (administración de correspondencia entrante y saliente, aplicación de procesos de archivo, elaboración y convalidación de Tablas de retención documental, implementación de nuevos sistemas de información y sistemas de conservación documental)
Áreas Grupo Gestión Contractual (GCO), Grupo Financiero (FIN) y Archivo y Correspondencia (AYC)
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Procesos Gerenciales Procesos de Evaluación.
Informes de auditoría
Requerimientos de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Lineamientos para la gestión institucional
Actividades transversales a los grupos GCO, FIN y AYC. 1. Formular el plan de acción anual 2. Realizar seguimiento y medición del proceso. 3. Gestionar los cambios, riesgos y oportunidades. 4. Controlar las salidas no conformes 5. Tomar acciones correctivas, preventivas y de
mejora
Plan de acción (Etapa de formulación y ejecución) Medición y análisis de indicadores Acciones correctivas, preventivas y de mejora, implementadas.
Procesos Misionales Procesos Gerenciales Procesos de apoyo Procesos de evaluación. Gestión de investigación. Entes de control. Entidades SINA Entidades judiciales Fuentes financiadoras o clientes Evaluación Independiente Revisor Fiscal
Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación. Procesos Gerenciales Proveedores y contratistas de bienes y servicios. Intermediario de Seguros Aseguradoras Entes de control. Entidades SINA Entidades Judiciales Entidades Cooperantes Nacionales Entidades de Cooperación Internacional
Plan Anual de Adquisiciones
Solicitud de compras
Instrumentos de agregación de demanda
Listado Maestro de proveedores y contratistas
Solicitudes de acuerdos contractuales.
Términos de condiciones de convocatorias o de invitaciones privadas
Convenios institucionales y académicos.
Garantías contractuales (cuando apliquen).
Necesidades de cubrimiento de riesgos y/u obligaciones o solicitudes de adquisición de pólizas.
Grupo Gestión Contractual GCO
1. Administrar con el Grupo de Talento Humano, la inscripción o actualización de proveedores en el Listado Maestro de Proveedores y contratistas.
2. Solicitar y analizar cotizaciones de bienes y materiales.
3. Apoyar a las áreas solicitantes en la realización de los procesos de selección, en sus tres modalidades.
4. Elaborar OC y/o minuta contractual y enviarla al proveedor o contratista.
5. Administración de la actividad contractual conforme el sistema de compra pública (recursos públicos)
Listado Maestro de proveedores y contratistas
Cotizaciones y/o ofertas.
Autorización Compra de Bienes
Orden de compra en Sistema UnoE
Orden de Compra en Tienda Virtual del Estado Colombiano TVEC.
Acuerdos contractuales (Contratos y Convenios) perfeccionados y numerados.
Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación. Procesos Gerenciales Proveedores y contratistas de bienes y servicios. Intermediario de Seguros Aseguradoras Entes de Control. Entidades SINA Entidades Judiciales Entidades Cooperantes Nacionales Entidades de Cooperación Internacional
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Contratantes Contratos de seguros Reclamaciones por siniestros Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente
Solicitudes de Inclusión/exclusión de bienes y/o trabajadores en pólizas de seguros.
Pólizas de Seguros.
Siniestros
Contratos provenientes de terceros (Invemar Contratista)
6. Seguimiento al perfeccionamiento y legalización de los acuerdos contractuales.
7. Apoyo al supervisor en el seguimiento a la ejecución y liquidación de los acuerdos contractuales y convenios de cooperación e interadministrativos.
8. Revisar o elaborar minutas de convenios interinstitucionales y académicos.
9. Revisión de contratos en los que INVEMAR sea contratista.
10. Recibir y elaborar entradas de compra. 11. Adquirir o modificar pólizas de seguros.
Adelantar gestiones de reclamación por siniestros ante las Aseguradoras
Actividad contractual en plataforma SECOP.
Bienes y materiales recibidos a satisfacción.
Re-valuación al desempeño de proveedores de bienes y servicios.
Programa de Seguros.
Riesgos cubiertos por pólizas de seguros.
Indemnización por reconocimiento de siniestro.
Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente
Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación. Procesos Gerenciales Proveedores y/o contratistas de bienes y servicios. Entes de control. Entidades SINA Entidades judiciales Fuentes financiadoras o Clientes Junta Directiva Asamblea General Revisor Fiscal
Bienes (Activos o insumos)
Requerimientos de anticipos, viáticos, tiquetes, reembolsos, nómina, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social y parafiscales.
Facturas de bienes y servicios
Certificados de asistencia
Activos en inventario
Proyectos ejecutados
Lineamientos de operación, establecidos por la Dirección General
Requerimientos de almacén
Información de origen externa.
Grupo Financiero FIN
1. Recibir bien y elaborar entrada de compra. 2. Ingresar en Sistema de información contable los
activos fijos adquiridos. 3. Almacenar y entregar insumos. 4. Asignar a trabajador inventario. 5. Verificar disponibilidad presupuestal y expedir
AFC. 6. Expedir FCE, elaborar la causación contable,
elaborar de comprobante de egreso y 7. realizar pago. 8. Realizar CD de anticipo y viáticos. 9. Realizar seguimientos, valoraciones y trámite
de bajas de activos. 10. Generar cuentas de cobro/facturas. 11. Realizar seguimiento de cartera, recibir y
registrar el pago. 12. Elaborar certificados de contrapartida e
informes financieros de ejecución presupuestal. 13. Realizar inversiones y los respectivos
seguimientos y movimientos a que haya lugar. 14. Elaborar estados financieros.
Centros de costos creados.
Pago de bienes y servicios
Pago de viáticos, anticipos, reembolsos, nómina, parafiscales, aportes.
Viáticos y anticipos legalizados.
Activos registrados en inventario.
Activo cargado a inventario personal
Bajas de activos.
Cuentas de cobro/facturas.
Cuenta de cobro descargada.
Informe financiero.
Certificados de contrapartida.
Inversiones.
Maximización de resultados y minimización de riesgos de inversiones.
Insumos de almacén.
Procesos Misionales Procesos de apoyo Procesos de evaluación. Proveedores y/o contratistas de bienes y servicios. Aseguradoras Gestión de investigación. Entes de control. Entidades SINA Entidades judiciales Fuentes financiadoras o clientes Revisión Gerencial Evaluación Independiente Clientes Junta Directiva Asamblea General Revisor Fiscal
Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación. Procesos Gerenciales Archivo General de la Nación Proveedores y/o contratistas de bienes y servicios. Entes de control.
Lineamientos para la Gestión de Archivo y Correspondencia
Series documentales
Solicitudes de préstamos y consultas.
Incluir Solicitud de envió de correspondencia
Solicitudes de cambio a las TRD
Instrumentos archivísticos.
Grupo de Archivo y Correspondencia AYC
1. Orientar la gestión de Archivo. 2. Recepcionar, escanear y enviar
correspondencia de origen interno y externo, 3. Administrar y distribuir de la correspondencia
recibida
Orientaciones para la gestión de Archivos
Correspondencia entregada a destinatarios.
Correspondencia enviada
Inventario de archivo
Tablas de retención documental.
Procesos Misionales Procesos de Apoyo Procesos de Evaluación. Procesos Gerenciales Proveedores y/o contratistas de bienes y servicios. Entes de control. Entidades SINA
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Entidades SINA Entidades judiciales Fuentes Financiadoras o Clientes Empresas prestadoras del servicio de mensajería
Normatividad
4. Radicar y distribuir facturas. 5. Recepcionar, digitalizar y tramitar en el sistema
de información certificados de asistencia. 6. Generar estadísticas de la facturación y gastos
de la correspondencia. 7. Recibir series documentales, clasificarlas,
inventariarlas, digitalizarlas y archivarlas, 8. Elaborar y actualizar Tablas de Retención
Documental. 9. Elaborar informes de seguimiento y
actualización a las TRD 10. Actualizar el cuadro de clasificación
documental. 11. Tramitar préstamos y consultas de series
documentales.
Series documentales consultadas y prestadas.
Series documentales procesadas de acuerdo con disposición final de documentos.
Archivo General de la Nación Entidades Judiciales Fuentes financiadoras o clientes Empresas prestadoras del servicio de mensajería
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Requisitos normativos
NTC ISO 9001
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b) 6. Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos; 6.3 planificación de cambios. 7. Apoyo: 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos; 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada. 8. Operación 8.7 control de salidas no conformes. 9. Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente: 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 10. Mejora
Numerales específicos
7. Apoyo 7.1.1Generalidades 8. Operación 8.4 Control de los procesos, productos y servicios contratados externamente.
ISO 17025 Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA)
4.6 Compra de servicios y suministros 1.4. Recursos 3.2.1. Administración de contratistas y proveedores
Políticas de Gestión y Desempeño NTC PE 1000
4. Integridad, 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, 7. Servicio al ciudadano, 8. Participación ciudadana en la gestión pública, 9. Racionalización de trámites, 10. Gestión documental, 11. Gobierno digital, 12. Seguridad digital, 14. Gestión del conocimiento y la innovación, 15. Control interno, 16. Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional y 18. Gestión de la información Estadística
4.4 Información documentada del proceso estadístico, 4.9 Subcontratación para el desarrollo de la operación estadística 5.7.2 La entidad debe determinar el presupuesto requerido para realizar la operación estadística
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RESPONSABLES Coordinador Financiero, Coordinador Gestión Contractual, Jefe de Compras y Jefe de Archivo y Correspondencia.
PARTICIPAN
Director General, Subdirector Administrativo, Subdirector de Coordinación Científica, Coordinador Académico, Supervisor de contratos/convenios, Administrador(es) de gastos, Profesionales de apoyo (Cispatá y pacífico), Jefe CTA, Jefe TSR, Jefe STA, Profesionales de apoyo (FIN), Profesionales de Apoyo (GCO), Profesional de AYC, Auxiliar(es) (FIN), Auxiliar(es) TSR, Auxiliar(es) (GCO) Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (factores o cuestiones internas y externas).
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso
Orientaciones institucionales
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES
Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos, entre otros)
Tabla de riesgos y controles Nota: la aplicación de las diferentes herramientas depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería, Sistema UNOE, Laserfishe, SECOP, Tienda Virtual del Estado Colombiano. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak) PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)
INTERACCIÓN CON LOS PROCESOS DE:
Gestión de Recursos Físicos.
Gestión de investigación.
Gestión Humana
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante
correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos. Listado de documentos de referencia ( Registro FT-PLA-3 Listado maestro de documentos externos): documentos que no tienen un carácter obligatorio pero son
referentes importantes para el Área (manuales, orientaciones, estudios, libros o metodologías); estos documentos pueden estar listados en alguno de los siguientes soportes: 1. La documentación pertinente del área (procedimientos, guías, instructivos, etc.) en el ítem documentos de referencia, 2. El Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3), 3. El gestor bibliográfico Zotero, 4. Formatos y registros en los que se relacionen documentos de referencia. Ejemplo: Ficha de propuestas de investigación (FT-SCI-20).
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
OBJETIVO Mantener y/o brindar soporte en lo relacionado con la infraestructura (comunicaciones, transportes, edificios, hardware, software, etc.), redes informáticas, sistemas de información y el ambiente de trabajo necesario para el desarrollo de actividades Institucionales.
ALCANCE
Actividades relacionadas con:
El mantenimiento de embarcaciones, automotores, edificaciones, hardware (equipos científicos) y software y los requerimientos de servicios relacionados, así como la administración del centro de buceo.
La actualización tecnológica, diseño y desarrollo, soporte de sistemas y la realización de recuperación y respaldo.
ÁREAS VINCULADAS
Grupo de Servicios Generales (GSG) y Grupo de Sistemas y Telemática (SYT)
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Actividades transversales GSG y SYT
Planeación estratégica
Planeación Institucional P 1. Formular el plan de acción anual
Planificación de actividades, servicios y mantenimiento.
Reprogramación de actividades.
Planeación estratégica
Gestión Administrativa y Financiera Proveedores y contratistas
Acuerdo contractual de mantenimiento/suministros/servicios/obra.
Activos e insumos.
Bienes y servicios
H 2. Recepcionar requerimientos de
servicio, mantenimiento y soporte. 3. Gestión de cambios, riesgos y
oportunidades 4. Gestionar las salidas no conformes
Servicio oportuno de mantenimiento, transporte y soporte tecnológico.
Cambios, riesgos y oportunidades gestionados
Gestión de las salidas no conformes
Solicitud de compras o contratación.
Servicios de apoyo logístico
Procesos del Modelo Integrado de Gestión Organizacional (MIGO) Universidad Nacional Gestión Administrativa y Financiera.
Planeación estratégica Revisión Gerencial Evaluación independiente
Indicadores y parámetros de seguimiento y medición,
Requisitos legales, normativos y organizacionales
Informes de auditoría
V 5. Realizar seguimiento y medición del proceso.
Seguimiento y medición del proceso
Cumplimiento de requisitos
Evaluación Independiente Revisión Gerencial
Requerimiento de acciones para la mejora A 6. Tomar acciones correctivas,
preventivas y de mejora Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Procesos del MIGO
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
Actividades específicas GSG
Procesos del MIGO Requerimientos de servicios
P 1. Realizar programación de recursos
y programación de mantenimiento.
Apoyo logístico: automotores y embarcaciones.
Mantenimiento de edificaciones, redes eléctricas.
Mantenimiento de aires acondicionados.
Servicio Centro de buceo
Procesos del MIGO Gestión de investigación
H 2. Ejecutar servicio (Salidas a campo,
cruceros de investigación) 3. Coordinar labores de
mantenimiento de infraestructura y parque automotor.
Actividades específicas SYT
Mercado tecnológico Procesos del MIGO
Planificación de servicios y mantenimiento.
Trabajos de soporte, mantenimiento y apoyo logístico sin ejecutar.
Información acerca de vulnerabilidades y actualizaciones de software.
Especificaciones de servidores.
Especificaciones de aplicaciones.
Requerimientos de servicios, soporte o desarrollo.
Datos.
Especificaciones de servidores.
Especificaciones de aplicaciones.
H
1. Realizar backup institucional. 2. Realizar investigación de nuevas
tecnologías. 3. Mantenimiento lógico de sistemas
de información. 4. Realizar actualizaciones,
renovaciones de hardware y software.
5. Realizar desarrollo para el soporte de la gestión Institucional y validarlo.
6. Consolidar, asegurar, mejorar rendimiento, adecuar y actualizar tecnología de base de datos
7. Realizar los mantenimientos y ajustes al diseño.
8. Gestionar requerimientos e incidentes de servicio, soporte y mantenimiento de hardware y software a través de la mesa de ayuda.
Soporte y mantenimiento de hardware y software.
Mantenimiento de fotocopiadoras.
Mantenimiento de redes telefónicas.
Solución de requerimientos e incidentes reportados y atender solicitudes de soporte y mantenimiento que se registran a través de la mesa de ayuda.
Procesos del MIGO
Entes Gubernamentales y Ciudadanía
Política de Gobierno Digital, Seguridad y Privacidad de la información.
H 9. Realizar gestión de la información
que requiere la Política de Gobierno Digital.
10. Implementar actividades de seguridad de la información que
Cumplimiento a la normatividad, necesidades y expectativas de los ciudadanos.
Ciudadanos, entes gubernamentales y organismos de control.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL
PROCESO
permitan dar cumplimiento al Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información de MINTIC.
Requisitos normativos
NTC ISO 9001: 2015 Políticas de gestión y desempeño
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b). 6 Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de cambios. 7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización; 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada. 8. Operación 8.7 control de salidas no conformes (8.7.1 y 8.7.2) 9 Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.2 Satisfacción del cliente; 9.1.3 Análisis y evaluación; 9.2 Auditoría Interna - 9.2.2. 10 Mejora
Numerales específicos NTC ISO 9001
7. Apoyo 7.1.3 Infraestructura y 7.1.4 Ambiente para la operación de procesos.
Políticas lideradas por el proceso
Gobierno digital
Seguridad digital Políticas vinculadas al proceso
Integridad
Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
Servicio al ciudadano
Participación ciudadana en la gestión pública
Racionalización de trámites
Gestión documental
Gestión del conocimiento y la innovación
Control interno
Seguimiento y evaluación del desempeño Institucional.
Gestión de la información Estadística
Transparencia y acceso a la información pública
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA) - Guía RUC
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente 1.3. Objetivos y Metas 2.2. Requisitos Legales y de otra índole 2.3 Funciones y responsabilidades 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo) 3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad
3.2.3. Programas de Gestión de Riesgos Prioritarios 3.2.5. Ambientes de Trabajo 3.2.6. Seguridad en el Trabajo 3.2.7. Planes de Emergencia 3.2.8. Gestión Ambiental 4.3. Acciones Correctivas y Preventivas 4.6. Medición y Revisión de los Progresos
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
ISO 17025: 2005 NTC PE 1000
No aplica 4.3 Confidencialidad de la información recolectada 7.5 Finalización de los archivos de datos
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo
electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3): documentos que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área (manuales,
orientaciones, estudios, libros o metodologías); estos documentos pueden estar listados en alguno de los siguientes soportes: 1. la documentación pertinente del área (procedimientos, guías, instructivos, etc.) en el ítem documentos de referencia, 2. el Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3), 3. Gestores bibliográficos, ejemplo: Zotero, 4. formatos y registros en los que se relacionen documentos de referencia, ejemplo: Ficha de propuestas de investigación (FT-SCI-20).
RESPONSABLES
Coordinador Servicios Generales, Coordinador de Sistemas y Telemática.
PARTICIPAN
Jefe de Mantenimiento, Jefe de Transporte, Jefe de Telemática y Hardware, Jefe de proyectos de software, Personal operativo del GSG y del Grupo de Sistemas y Telemática, Profesionales de apoyo (Cispatá). Nota: Cada responsable y participante del Proceso
debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES
INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Las características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (factores o cuestiones internas y externas).
CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR.
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso.
Orientaciones institucionales.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos, entre otros)
Tabla de riesgos y controles
Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
RECURSOS Tecnológicos (intranet,), financieros, personal, infraestructura, papelería, lanchas, automotores. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak) PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak)
PROCESOS DE SOPORTE:
Gestión Administrativa y Financiera.
Gestión Humana
Gestión de Investigación
Gestión de Información
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Objetivo Mejorar y proteger el valor del Instituto proporcionando aseguramiento objetivo, asesoría y conocimiento basado en riesgos.
Alcance Actividades relacionadas con el mantenimiento, mejora y auditoria interna de Sistemas de Gestión, liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, relación con entes externos de control y evaluación y seguimiento.
Área vinculada Oficina de Auditoría Interna
PARTES
INTERESADAS PROVEEDORAS DEL
PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PARTES INTERESADAS
QUE SON CLIENTES DEL PROCESO
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Información de la planeación y gestión
Organización y operación del Comité de Coordinación de Control Interno
Realizar seguimiento y medición a procesos, planes, proyectos, indicadores y riesgos
Informes estratégicos
Proceso Revisión Gerencial Comité de Coordinación de Control Interno
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Información de la planeación y gestión
Organización y operación de Comités Institucionales
Realizar asesoría y formular recomendaciones con alcance preventivo
Diagnósticos de fortalezas y debilidades que inciden en el desarrollo de objetivos institucionales
Conceptos técnicos y aportes sobre propuestas de mejora
Evaluación de riesgos y controles
Promoción de herramientas de autoevaluación
Servicios de Consultoría
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo. Comités Institucionales
Entes de control Entes de certificación, acreditación y evaluación Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Contexto interno y externo
Mapa de riesgos por procesos y de corrupción
Información de la planeación y gestión
Resultados de Auditorías internas y externas
Sistema de Preguntas, sugerencias, quejas y felicitaciones
Realizar evaluación del riesgo
Recomendaciones sobre identificación y control de riesgos
Ejercicios para facilitar la implementación de Gestión del Riesgo
Seguimiento y evaluación de riesgos y controles
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Contraloría General de la Republica Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Plan General de Auditoria Contraloría General de la República
Normativa externa
Información de la planeación y
Servir de enlace con entes de control para facilitar el flujo de información
Respuesta a requerimientos de información y observaciones
Resultados de las evaluaciones
Contraloría General de la Republica Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo.
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PARTES INTERESADAS
PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PARTES INTERESADAS
QUE SON CLIENTES DEL PROCESO
gestión
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo. Entidades de Gobierno destinatarias de informes de Ley
Universo de riesgos
Normativa externa
Manuales técnicos asociados a normativa externa
Informes de auditoría interna y externa
Instrumentos de Auditoria
Planes, programas y proyectos Institucionales
Políticas de operación
Planear y realizar evaluación y seguimiento
Plan de Auditoria
Informes de Auditoria
Solicitudes de acciones
Evaluación de la función de Auditoria
Informes de Ley
Seguimiento a planes de mejoramiento
Procesos estratégicos. Procesos Misionales. Procesos de apoyo. Entidades de Gobierno destinatarias de informes de Ley
ICONTEC Consejo Colombiano de Seguridad IDEAM DAFP Proceso Evaluación Independiente
Requisitos normas técnicas
Manuales, directrices y objetivos
Información de la planeación y gestión
Solicitudes de acciones
Resultados de la Revisión por la Dirección
Contexto interno y externo del proceso.
Realizar mantenimiento y mejora de los Sistemas Integrados de Gestión al interior del proceso
Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Medición de Indicadores de Gestión
Monitoreo y revisión de riesgos y oportunidades
Control de información documentada
Autoevaluación del control y gestión
Control de salidas no conformes
Cambios en el Sistema de Gestión
ICONTEC Consejo Colombiano de Seguridad IDEAM DAFP Proceso Evaluación Independiente Proceso Revisión Gerencial
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Requisitos normativos
NTC ISO 9001
Numerales generales
4. Contexto de la organización: 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto, 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas,
4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos. 5. Liderazgo: 5.2.2 Comunicación de la política de calidad ítem b) 6. Planificación: 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades; 6.3 planificación de cambios. 7. Apoyo: 7.1.6 conocimientos de la organización y 7.3 Toma de conciencia y 7.5 Información documentada. 8. Operación 8.7 control de salidas no conformes. 9. Evaluación del desempeño: 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación –9.1.1 Generalidades; 9.1.3 Análisis y evaluación. 10. Mejora Numerales específicos
9. Evaluación del desempeño: 9.2 Auditoría Interna
Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente (SSTA) Políticas de Gestión y Desempeño +Específicos
4.2 Auditorías Internas al Sistema de Gestión - SSTA Generales
1.1. Políticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente 2.1. Documentación 2.2. Requisitos Legales y de otra índole 2.3 Funciones y Responsabilidades 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo) 4.3 Acciones correctivas y preventivas 4.6 Medición y revisión de progresos
4. Integridad 5. Transparencia y acceso a la información 7. Servicio al ciudadano 8. Participación ciudadana en la Gestión Pública 11. Gobierno Digital 12. Seguridad Digital 15. Control Interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional
ISO 17025 NTC PE 1000
8. Requisitos del Sistema de Gestión: 8.1.3 Opción B. 10.2 Auditoria Interna 11. Mejora
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de documentos obligatorios (normograma - requisitos legales): disponible en el Módulo documentos externos (KAWAK), se actualiza mediante correo electrónico dirigido a la Oficina Jurídica, donde se evalúa la aplicabilidad de la solicitud y de ser necesario se realizan los ajustes requeridos.
Documentos de referencia: documentos que no tienen un carácter obligatorio pero son referentes importantes para el Área (manuales, orientaciones,
estudios, libros o metodologías); estos documentos pueden estar listados en alguno de los siguientes soportes: 1. La documentación pertinente del área (procedimientos, guías, instructivos, etc.) en el ítem documentos de referencia, 2. El Listado de documentos de referencia (FT-PLA-3), 3. El gestor bibliográfico Zotero, 4. Formatos y registros en los que se relacionen documentos de referencia. Ejemplo: Ficha de propuestas de investigación (FT-SCI-20).
RESPONSABLES
Auditor Interno.
PARTICIPAN
Auditores Internos Sistemas de Gestión, Profesional de Apoyo ADI, Responsables de procesos. Nota: Cada responsable y participante del Proceso debe tener claridad sobre cuáles son y cómo se atienden los requisitos, necesidades y expectativas de las partes interesadas a las que responde.
GESTIÓN DE CAMBIOS, RIESGOS Y OPORTUNIDADES Se puede realizar a través de:
El mapa de riesgos institucional y por procesos,
Acciones correctivas, preventivas o de mejora (antes, durante y después de la implementación).
Formulación y seguimiento de Planes de acción
Cuadro de riesgos y controles
Documentación del proceso (procedimientos, guías, instructivos) Nota 1: La gestión de cambios se realiza de manera planificada, considerando: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales, b) La integridad de los sistemas de gestión, c) La disponibilidad de recursos y d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Nota 2: la aplicación de las diferentes herramientas, para gestión de cambios, riesgos y oportunidades, depende de la magnitud y alcance del cambio, riesgo u oportunidad que se deba gestionar.
RECURSOS Tecnológicos, financieros, personal, infraestructura, papelería y sistemas de información. INFORMACIÓN DOCUMENTADA, Módulo de Gestión Documental (Kawak) PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Documentación del proceso y módulo de Indicadores (Kawak) y FURAG II
PROCESOS DE SOPORTE: • Gestión Administrativa y Financiera. • Gestión Humana. • Gestión de Recursos Físicos.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS
PARTES INTERESADAS Se puede realizar a través de:
Las características de las salidas del proceso.
Análisis del contexto (factores o cuestiones internas y externas).
CR-COM-1Caracterización de partes interesadas del INVEMAR
Gestión de cambios, riesgos y oportunidades
Satisfacción de usuarios.
Acuerdos contractuales y convenios.
Legislación y documentos de referencia aplicables.
Documentación del proceso
Orientaciones institucionales
Código:
AX-PLA-8
ANEXO 3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Notas al documento:
El día 14 de septiembre de 2020 se actualizó la caracterización del proceso Gestión administrativa y Financiera
El día 26 de julio de 2021 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Recursos Físicos
El día 28 de octubre de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Elaboración de Conceptos
El día 28 de mayo de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Humana
El día 03 de julio de 2020 se actualizó la caracterización del proceso Evaluación Independiente
El día 31 de julio de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Información
El día 30 de julio de 2019 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Recursos Físicos
El día 4 de octubre de 2017 se actualizó la caracterización del proceso Gestión de Investigación
El día 11 de septiembre de 2018 se actualizó la caracterización del proceso Gestión Administrativa y Financiera
El día 01 de septiembre de 2021 se actualizó la caracterización del proceso de Direccionamiento Estratégico