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Ceap srl via rossini, 26 24040 Casirate d’Adda (BG) Tel +39 0363 879936 Fax +39 0363 284559 email: [email protected]

CAPITOLATO TECNICO FUNZIONALE


INDICE CAPITOLATO TECNICO FUNZIONALE

1. APPROCCIO AL PROGETTO .............................................................................................................. 3

DETERMINAZIONE DELLA STRUTTURA DI LANDSCAPE ED IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA SAPLIGHT ................... 3

CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA CON L’AUSILIO DEI KEY USER E PRIMA FORMAZIONE .......................................... 4

COMPLETAMENTO DELLA FORMAZIONE, TEST DI SISTEMA E DOCUMENTAZIONE .................................................... 4

AVVIAMENTO ................................................................................................................................................... 5

RECUPERO DEI DATI ......................................................................................................................................... 5

2. ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO ................................................................................................... 5

IL GRUPPO DI LAVORO ...................................................................................................................................... 5

3. FUNZIONI DELLA SOLUZIONE SAPLIGHT ..................................................................................... 6

VENDITE / SPEDIZIONE / TRASPORTO ................................................................................................................ 6

GESTIONE MATERIALI ..................................................................................................................................... 16

PRODUZIONE ................................................................................................................................................. 24

SCHEMA DI MASSIMA DELLA GESTIONE DELLA PRODUZIONE (MODULO OPZIONALE) ..................................... 26

QUALITY MANAGEMENT.................................................................................................................................. 30

VISIONE GENERALE DEL CONTROLLO QUALITÀ ................................................................................................. 31

CONTROLLING ............................................................................................................................................... 34

CONTABILITÀ ................................................................................................................................................. 37

4. DEFINIZIONE DEI TEMPI E DELLE RISORSE PER IL PROGET TO ............................................. 40

DEFINIZIONE DELLE RISORSE PER L’INSTALLAZIONE DEL PRECONFIGURATO ....................................................... 40

SVILUPPO DEL PROGETTO .............................................................................................................................. 40

SPECIFICHE ESIGENZE DEL CLIENTE ................................................................................................................ 41


1. APPROCCIO AL PROGETTO Durante le fasi dell’offerta con l’ausilio della checklist del profilo di SAPLight si determinano i processi di business attivi nell’azienda e quali moduli e processi predefiniti della soluzione SAPLight rispecchiano maggiormente le esigenze. Questo oltre a formulare un’offerta più consona alle esigenze, permette un notevole risparmio si tempi di implementazione Il progetto di implementazione di SAPLight si articola nelle seguenti fasi:

� Determinazione della struttura di landscape ed implementazione del sistema SAPLight � Configurazione del sistema con l’ausilio dei Key User e prima formazione � Completamento della formazione, test di sistema e documentazione � Avviamento

Determinazione della struttura di landscape ed implementazione del sistema SAPLight Nel corso di questa prima fase viene determinata la struttura hardware su cui implementare il sistema SAPLight. Verranno quindi valutate capacità dei server e struttura della rete LAN, tipologia e numero di utenti e client che avranno accesso al sistema SAP, verifica dei sistemi di sicurezza. Un’installazione tipica è la seguente:

Sono previsti due server, uno dedicato alla produzione ed uno dedicato al sistema di test/sviluppo delle applicazioni. Gli utenti si connettono al sistema attraverso la rete LAN o WAN


Le caratteristiche minime dei server sono: Processore : Dual core RAM : 4 Gigabyte Capacità dischi 360 GByte Windows server 2008 entreprise x64 Edition Ovviamente RAM e coapacità dei dischi dovranno essere proporzionati al numero di utenti ed informazioni da elaborare L’implementazione di entrambi i sistema è completamente a cura dei tecnici CEAP, mentre l’acquisto dei server, dei sistemi operativi e delle apparecchiature di infrastruttura è a cura del cliente o comunque in accordo con CEAP.

Configurazione del sistema con l’ausilio dei Key User e prima formazione A differenza di quanto avviene nelle normali installazioni SAP la metodologia SAPLight prevede che la fase di analisi delle esigenze e quella di formazione degli utenti avvengano in contemporanea. In questo modo si ottengono una serie di benefici quali:

• sensibile risparmio sui tempi di implementazione • immediata formazione degli utenti • cattura delle problematiche ed immediata risoluzione • coinvolgimento degli utenti fin dalle prime fasi del progetto

Si permette così agli utenti di definire un prodotto “su misura” delle esigenze e si coinvolge il medesimo già una settimana dopo l’avvio del progetto. Gli incontri con gli utenti hanno lo scopo di visionare i flussi standard di SAPLight e riadattarli alle esigenze aziendali.

Completamento della formazione, test di sistema e documentazione Al termine della configurazione sono previsti una serie di test finali in cui vengono integrate tutte le procedure aziendali, Nel corso di questi test si completa la formazione degli utenti e la documentazione che sarà di ausilio agli utenti nell’utilizzo del sistema. In questa fase verranno ripresi in ambiente di test i dati che eventualmente si fosse deciso di portare dal sistema preesistente.

La documentazione che viene consegnata sarà personalizzata in base ai processi di business e ai dati anagrafici al fine di offrire un ausilio efficace per l’utente finale. I responsabili dei reparti aziendali vengono formati adeguatamente durante la fase di implementazione e saranno quindi in grado di operare fin da subito. E’ comunque sempre possibile definire un piano di formazione di secondo livello di tutto, o parte del personale, se lo si ritenesse necessario.


Avviamento Il sistema è stato installato, i dati aziendali caricati e i dipendenti sono stati formati sul nuovo ambiente software. In questa fase viene fornita assistenza a tutte le posizioni aziendali coinvolte nell’operazione al fine di garantire il successo finale. E’ previsto un periodo minimo di 3 giorni, successivi all’avvio in cui i consulenti saranno presenti presso il cliente al fine di supportare gli utenti. Oltre questo periodo è sempre possibile l’estensione dell’assistenza, presso il cliente e comunque è garantita per sei mesi con l’ausilio della struttura di HelpDesk di CEAP.

Recupero dei dati Di norma è possibile rilevare i dati dal vostro sistema attuale ed importarli nel sistema SAPLight, attraverso tools sviluppati appositamente per rendere facile e standard il processo di importazione; possiamo così recuperare :

• Anagrafiche clienti • Anagrafiche fornitori • Anagrafiche materiali • Cicli di lavoro • Distinte basi • Saldi contabili (clienti/fornitori/conti co.ge) • Partite aperte clienti/fornitori e coge •

2. ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO

Il gruppo di lavoro Il gruppo di lavoro è composto da risorse messe a disposizione dal cliente e da consulenti.

Le figure professionali lato cliente tipiche per lo svolgimento del progetto sono:

� Capo progetto Ha la responsabilità delle decisioni che vengono prese nel corso del progetto. Garantisce che le decisioni vengano prese compatibilmente ai piani del progetto. E’ responsabile della qualità della soluzione. Rende le risorse disponibili. Approva i documenti di progetto.

� Process owner E’ il referente aziendale, per la definizione del modello di implementazione del sistema informativo, relativamente alla propria area di interesse

� Key user Svolge attività di raccolta e predisposizione delle informazioni secondo le logiche del nuovo sistema. Conduce la fase di test del nuovo sistema. E’ di fatto responsabile, per la propria area, della rispondenza del sistema ai requisiti funzionali e di processo.

� Supporto tecnico Svolge attività di amministrazione dei dati, supporto rete, impostazione procedure.

Ovviamente molte di queste figure possono essere accentrate su un’unica persona, è importante comunque comprendere le conoscenze professionali che questa persona dovrà avere. Le figure previste lato consulenza sono:

� Capo progetto E’ responsabile delle attività di gestione e di avanzamento del progetto. Individua e gestisce le priorità. Rappresenta il centro di comunicazione unico.

� Consulente Senior


Partecipa operativamente a tutte le attività del progetto collaborando alla verifica dei processi nell’ottica del miglior utilizzo del sistema e facendosi carico della parametrazione del sistema.

� Sviluppatore ABAP Realizza i programmi ed i moduli ritenuti essenziali per il cliente e non previsti nel preconfigurato

� Sistemista Realizza l’infrastruttura hardware necessaria al funzionamento di SAPLight ed installa il preconfigurato

Anche in questo caso i consulenti CEAP hanno competenze trasversali, permetendo un dialogo diretto con poche persone.

3. FUNZIONI DELLA SOLUZIONE SAPLIGHT

Vendite / Spedizione / Trasporto

Processi di business predefiniti in ambito vendite Assistenza alle vendite Gestione dei contatti clienti, scheda cliente, con possibilità di

trasformare i contatti in offerte / ordini di vendita / resi

Pianificazione integrata Pianificazione delle vendite nelle diverse strutture di pianificazione (strutture di pianificazione preconfigurate e adattabili individualmente, con tutte le caratteristiche principali)

Sviluppo prodotti Gestione del progetto integrata nelle vendite per consuntivare le attività in ufficio o lo sviluppo di prodotti su commessa.

Gestione imballi Gestione dei pallet e degli imballi in fase di creazione della consegna, con possibilità di addebitare gli stessi in fattura

Vendita Processo di business completamente integrato dall'offerta alla fatturazione

Gestione prezzi/sconti Gestione completa di listini prezzi per cliente/prodotto linea di business ecc., Gestione degli sconti multipli a percentuale e valore.

Gestione bonus Gestione bonus promozionali (pianificazione, accantonamenti automatici dalla fatturazione, ecc.), gestione delle provvigioni

Integrazione dei servizi esterni Gestione di campioni e merci di sostituzione, magazzini manuali per servizi esterni, gestione di resi, servizi esterni, ecc.

Reclami & Resi Istruzioni relative ai resi, restituzione, note di debito e di accredito

Ordini di riparazione/manutenzione Gestione degli ordini di manutenzione/ riparazione

Gestione del credito cliente Blocco a livello di ordine e/o consegna per il superamento del limite fido.


Funzioni predefinite in ambito vendite ♦ Pianificazione

- Dati pianificati dello storico

- Distribuzione Top-Down

- Strutture diverse di pianificazione

♦ Assistenza alle vendite

- Acquisizione e analisi di contatti con i clienti

- Acquisizione e analisi di dati relativi alla concorrenza

- Supporto per l'esecuzione di azioni di marketing

♦ Dati anagrafici specifici (materiale)

- Materiali standard

- Materiali non valorizzati

- Materiali per descrizioni ed impieghi generici

- Campioni, articoli di merchandising

- Materiale da imballaggio

♦ Dati anagrafici specifici (business partner)

- Fornitori di servizi per il magazzino, spedizionieri

- Fornitori di servizi esterni

- Gerarchie clienti (cliente, catena di distribuzione, servizio esterno)

- Esecutore centralizzato del pagamento, destinatario fattura

- Agenti, dipendenti, key account

♦ Dati anagrafici specifici (prezzi & condizioni)

- Sconti promozionali, bonus

- Scaglionamenti di tutti i tipi (quantità, valore, peso)

- Diverse formule supplementari relative ad aziende di distribuzione

- Tabelle condizioni con tutti i campi contenuti nell'ordine (gerarchia clienti, gruppi materiali, esecutore pagamento, ecc.)

- Schema di determinazione del prezzo con tutte le principali maggiorazioni e riduzioni

- Sconto merce (omaggio aggiuntivo, sconto quantità)


♦ Determinazione del prezzo

- I prezzi di vendita vengono calcolati sulla base dei costi di produzione (margine, maggiorazioni e riduzioni, bonus, provvigioni, nolo ecc.)

- Aggiornamento automatico dei prezzi nei record condizioni eseguibile

♦ Presales (richiesta di offerta, offerta, piano di consegna, contratto per quantità, contratti quadro, piani di consegna)

- Acquisizione delle attività presales

- Rilevamento dati dei clienti e dei record anagrafici materiale

- Determinazione del prezzo (comprese maggiorazioni e riduzioni ecc.), analisi delle condizioni

- Determinazione del testo, determinazione messaggi (richiesta d'offerta e offerta ecc.)

- Verifica dei dati incompleti

♦ Acquisizione degli ordini (ordine con consegna immediata, ordine standard, vendita in contanti, conto deposito, conto terzi ecc.)

- Rilevamento dati dalla fase presales

- Determinazione del prezzo (maggiorazioni e riduzioni), analisi delle condizioni, determinazione messaggi (conferma d'ordine)

- Controllo limite fido

- Controllo assegnazione

- Determinazione ed esplosione della distinta base

- Scheda cliente con lista e stato degli ultimi ordini / fatturazione

- Controllo della disponibilità, elaborazione automatica degli arretrati in caso di mancata disponibilità

- Schedulazione delle spedizioni

- Determinazione delle unità logistiche

- Tracking del flusso documenti

♦ Spedizione

- Rilevamento dati dalle vendite

- Schedulazione a ritroso, se la data di inizio si trova nel passato =>schedulazione in avanti

- Determinazione del punto di spedizione

- Determinazione della partita in base alla regola (FIFO, adattabile in modo specifico per il cliente)

- Prelievo

- Imballaggio (parzialmente automatico)

- Uscita merci

- Riduzione in base al valore e allo stock

- Determinazione del testo, determinazione messaggi (documenti di spedizione)

- Numeri di serie/gestione partite o lotti

- Funzionalità relative al commercio estero (fattura proforma)

♦ Fatturazione (fattura, nota di credito, nota di addebito, storno ecc.)

- Rilevamento dati dai documenti precedenti


- Fatturazione riferita all'ordine e riferita alla consegna

- Determinazione messaggi (fattura)

- Determinazione del testo

- Integrazione amministrazione – registrazione automatica

- Integrazione controllo di gestione

- Fatture collettive

- Nuova determinazione del prezzo eseguibile (nuovo prezzo, nuova imposta?)

♦ Funzionalità relative al commercio estero

- Rilevamento dati da dati anagrafici, consegne e documenti di fatturazione

- Elaborazione successiva della consegna e dei documenti di fatturazione

- Creazione delle chiusure periodiche (Intrastat, Extrastat)

♦ Gestione dei collaboratori esterni (consegna di merci al magazzino manuale, resi)

- Determinazione del prezzo (costi di produzione e sconto 100%)

- Determinazione del testo, determinazione messaggi (conferma d'ordine)

- Proposta di posizione, proposta di assortimento

- Determinazione ed esplosione della distinta base

- Scheda cliente con lista e stato degli ultimi ordini

- Controllo della disponibilità, elaborazione automatica degli arretrati in caso di mancata disponibilità

- Schedulazione delle spedizioni

- Determinazione delle unità logistiche


- Gestione reclami (richiesta di resi, restituzioni, note di credito, note di debito)

- Rilevamento dati dai documenti di riferimento

- Determinazione del prezzo per la data di determinazione del prezzo (maggiorazioni e riduzioni), analisi delle condizioni

- Determinazione del testo, determinazione messaggi (conferma d'ordine)

- Indicazione dei motivi del reclamo

- Scheda del cliente con lista e stato degli ultimi documenti


♦ Sistema informativo vendite

- Analisi delle attività di vendita

- Editing grafico dei report

- Integrazione con Excel per l'ulteriore editing


Schema di massima della gestione vendite

Integrazione di tutte le informazioni secondo una concatenazione logica Riduzione delle attività manuali dall’entrata dell’ordine del cliente fino all’entrata delle merci presso il destinatario Riduzione del tempo di preparazione di un ordine del cliente Elevata affidabilità delle consegne Efficiente elaborazione delle offerte

Banca dati clienti per contatti mirati con clienti acquisiti e clienti potenziaIi


Gestione delle vendite

L’organizzazione Vendite è un’unità organizzativa responsabile della distribuzione di materiali, servizi e della negoziazione delle condizioni commerciali con i clienti Un’organizzazione di vendita può essere ad esempio il mercato suddiviso in aree territoriali. Le attività commerciali vengono gestite all’interno di un’organizzazione di vendita. Un’organizzazione di vendita è assegnata ad una società. Un’organizzazione di vendita può gestire impianti di differenti Società

Per rispondere al meglio alle esigenze del mercato, il settore Vendite opera attraverso canali di distribuzione diversificati. Tipici canali di distribuzione sono, per esempio, il commercio all’ingrosso, clienti industriali o la vendita diretta Uno stesso cliente può, nell’ambito di un’organizzazione di vendita, ricevere forniture attraverso diversi canali di distribuzione. I dati anagrafici dei materiali rilevanti per la vendita - come per esempio prezzi,quantità minime ordinate,quantità minime consegnate o impianto fornitore - possono differenziarsi a seconda dell’organizzazione di vendita e del canale di distribuzione. Nel sistema SAP potete rappresentare un’organizzazione di vendita dedicata ad un settore merceologico. Nell’ambito di un ampio spettro di vendita dei prodotti, i prodotti sono aggregati in gruppi di prodotto e il canale di distribuzione può essere suddiviso in settori di prodotto. Per ciascun settore potete stipulare accordi con clienti,personalizzando per esempio le condizioni per consegne parziali,di prezzo e di pagamento. All’interno di un settore potete effettuare analisi statistiche od organizzare un marketing interno. Tramite un settore vendite è possibile stabilire quali materiali possono essere venduti attraverso un determinato canale di distribuzione. Organizzazione di vendita,canale di distribuzione e settore di attività,combinati fra di loro,costituiscono le Aree di vendita.


Gli impianti utilizzabili per la vendita sono definiti per ogni organizzazione commerciale e dipendono dal canale di distribuzione; in questo modo ogni organizzazione commerciale può vendere beni da diversi impianti. Nello stesso modo, un impianto può essere assegnato a più organizzazioni commerciali. Tutte queste organizzazioni commerciali possono vendere da questo impianto. Nel caso di vendita da magazzino, se l’organizzazione di vendita è assegnata ad una società diversa da quella a cui appartiene l’impianto da cui si effettuano le spedizioni, ci si trova nel caso di gestione intercompany.

I clienti (committenti, destinatari di merci, esecutori di pagamenti, destinatari di fatture) vengono archiviati nel record anagrafico clienti. Gli spedizionieri vengono gestiti con riferimento nell’anagrafica fornitori. I dipendenti di un’azienda (per es. agenti o utenti) vengono gestiti nell’anagrafica personale. Questi dipendenti possono quindi essere identificati per qualsiasi attività attraverso il loro codice identificativo. Possibilità di definire altre figure Partner di libero utilizzo Collegamento ad un fornitore che sia contemporaneamente cliente Ogni reparto specializzato ha la propria “cartella” per un’anagrafica materiale. Per ogni tipo materiale viene stabilito quali “cartelle” sono possibili per un’anagrafica materiale. Per ogni utente può essere stabilito quali “cartelle” di record anagrafico del materiale possono essere aggiornate/visualizzate dall’utente stesso. Un utente può stabilire quali “cartelle” gestisce di norma nell’aggiornamento di record anagrafici del materiale. I dati di alcune “cartelle” richiedono l’indicazione di determinate unità organizzative per le quali questi dati devono essere aggiornati (cioè possono esistere nella stessa “cartella” dati relativi a diverse unità organizzative).


Lo schema prezzi definisce la sequenza delle condizioni che il sistema ricerca per stabilire il prezzo di vendita netto. Le condizioni possono riferirsi direttamente alla determinazione del prezzo netto (prezzi, sconti, maggiorazioni), o valere come riferimento per altre (es. sconti sul totale lordo o sul totale netto), o agire solo come dato statistico per reporting o elaborazioni successive (provvigioni, royalties), o servire per confronti (ricavo netto - costo del venduto = margine). Il sistema tenta di definire un valore per ogni condizione indicata sullo schema; si può definire che soltanto alcune sono obbligatorie. L’eventuale indicazione manuale di una condizione sull’ordine può avvenire soltanto se già prevista in quello schema, ed in tal caso viene inserita nella posizione gerarchica prevista dallo schema stesso.

La determinazione del prezzo ha l’obiettivo di calcolare, per un’operazione commerciale, prezzi e maggiorazioni/riduzioni e proporre, in automatico, il prezzo di riferimento, inoltre consentire interventi anche manuali. Prezzi, maggiorazioni e riduzioni possono essere attribuiti a livello gruppo clienti, gruppo materiale ... Le condizioni possono essere fissate a qualsiasi livello. I livelli che nella pratica sono applicati più frequentemente e sulla base dei quali vengono stipulati accordi sui prezzi, sono già predefiniti nella versione standard. Altri livelli richiesti vengono aggiunti in modo semplice. E’ così possibile adattare le condizioni ai diversi tipi di documento commerciale Una strategia di ricerca (sequenza di accesso) viene definita per ogni tipo di condizione nella procedura di determinazione prezzo Questa strategia di ricerca definisce la sequenza nella quale i records condizione devono essere ricercati (dal livello di maggior dettaglio al caso più generale). Alla prima condizione trovata, il sistema interrompe la ricerca


Le informazioni standard trattate possono essere raggruppati in quattro tipologie: Collegamento di documenti di vendita con dati anagrafici per : l’individuazione di attività gestionali la visualizzazione di tutte le attività che riguardano un record anagrafico Visualizzazione di tutte le attività che hanno raggiunto un determinato stato, per es. : tutti gli ordini in scadenza per la spedizione tutte le offerte valide Visualizzazione del flusso dei documenti, per es. per rispondere ai seguenti quesiti: quali ordini sono derivati da offerte? in quale consegna e in quale fattura sono entrate determinate posizioni di ordine? Analisi per es. di: ordinato, clienti principali. All’accettazione dell’ordine il sistema è in grado di determinare la data necessaria per l’appronta-mento del materiale partendo dalla data di consegna richiesta dal cliente e prendendo in considerazione il destinatario delle merci, l’itinerario, il luogo di spedizione e il materiale. La schedulazione delle spedizioni tiene conto dei tempi seguenti: Tempo di trasporto: Tempo necessario per trasportare una merce al destinatario Tempo di carico: Tempo necessario per caricare la merce sul mezzo Tempo di approntamento: Tempo necessario per l’assegnazione di una merce ad una consegna , per il prelievo,per l’imballaggio ecc. Tempo di programmazione trasporto: Tempo necessario per l’organizzazione del trasporto (per es. prenotazione di un autocarro). Questo tempo si sovrappone a quello di approntamento, ed il sistema prende in considerazione il più lungo dei due L’unità di tempo è il giorno (con due decimali).


Una unità di imballo viene riempita con i materiali selezionati per la spedizione. I materiali di imballo (cartoni, pallet, container) possono essere specificati nel sistema. I dati dichiarati e proposti nell’anagrafica materiali possono essere modificati e integrati con ulteriori informazioni come ad esempio il numero di pallet. I materiali da spedire e le quantità sono definiti in unità di imballo. E’ aperta la possibilità della gestione dei vuoti a rendere Nella spedizione vengono calcolati, per ogni riga dell’ordine, della spedizione e della spedizione totale, tutti i pesi ed i volumi I materiali utilizzati per l’imballo sono evidenziati come elementi di spedizioni e di prelievo Per ogni tipo di attività possono essere memorizzati testi. Un testo ha un nome ed un descrizione. Ciò permette di effettuare analisi di testi per ricerche di tipi di testi, quindi fornire informazioni rilevanti per le attività di vendita e prevendita. Possono essere analizzate tutte le attività svolte di prevendita e attivata quindi una pianificazione delle attività da effettuare


Gestione materiali

Processi di business predefiniti Approvvigionamento di materiali di consumo

Approvvigionamento di materiali gestiti a magazzino

Approvvigionamento di prestazioni di servizio

Quality Management in fase di acquisto

Assegnazione partita in fase di acquisto

Determinazione partite / RECALL

Funzioni predefinite ♦ Elaborazione della richiesta d'offerta

♦ Elaborazione dell'offerta

♦ Richieste d'acquisto

♦ Record info acquisti

♦ Piani di consegna

♦ Contratti

♦ Determinazione automatica della fonte d'acquisto

♦ Ordini d'acquisto

♦ Creazione automatica degli ordini d'acquisto

♦ Conferma d'ordine

♦ Entrata merci relativa all'ordine d'acquisto

♦ Quality Management nell'approvvigionamento

♦ Gestione partite nell'approvvigionamento

♦ Valorizzazione di materiali con obbligo di gestione a partita

♦ Registrazioni di modifica stock

♦ Riepilogo stock

♦ Documenti materiale

♦ Impegni

♦ Analisi liste

♦ Inventario

♦ Controllo fatture

♦ Gestione automatica fatture

♦ Dichiarazione fornitore (commercio estero)


♦ Conto deposito fornitore

♦ Componenti produttore

♦ Gestione prestazioni di servizio

♦ Trasferimenti di stock

♦ Approvvigionamento interno (da divisione a divisione)

♦ Gestione merci pericolose

♦ Determinazione partite / RECALL

- Determinazione Top-Down fino al documento fornitore

- Determinazione Bottom Up fino al destinatario merci

- Lista Pick Up (report) per la determinazione della lista indirizzi per un'azione RECALL

♦ Sistema informativo acquisti

- Analisi delle attività relative agli acquisti


- Integrazione con Excel per l'ulteriore editing


Schema di massima della gestione approvvigionamenti

Nel processo logistico rappresentato sono schematizzate le attività della logistica e le funzioni Aziendali integrate con il S.I. della logistica. Il modulo MM (Material Management) di R/3 ha i differenti scopi gestionali sotto elencati:

� approvvigionamento esterno con problematiche di ricerca delle nuove fonti

� gestione dei fabbisogni di acquisto derivati da necessità produttive e di consumo richiesti

� gestione delle condizioni di acquisto trattate con i fornitori

� gestione stock effettuata con movimentazioni di magazzino (entrate, uscite, trasferimenti)

� controllo congruenza delle fatture fornitori con i materiali entrati (opzionalmente con gli ordini) ed i servizi ricevuti

� attribuzione degli acquisti ai differenti centri di costo

� valorizzazione del magazzino gestionale e LIFO

� valutazione dei fornitori

� analisi e consuntivi dei dati storici

L’integrazione di MM con l’area Contabilità è totale in quanto ogni movimento di magazzino produce una movimentazione a valore nei conti contabili, il controllo fatture si avvale quindi di tali informazioni per svolgere con coerenza il proprio ruolo

L’area Vendite attinge il materiale dallo stock


Obiettivo per le strutture organizzative in R/3: Flessibilità per poter rappresentare strutture di gruppo complesse. Possibilità di poter tener conto di variazioni nella struttura di gruppo Separazione delle viste logiche di anagrafica materiali per acquisti e vendite, delle viste di contabilità dei costi e delle viste di contabilità generale. Gestione intersocietaria. L’Area di controllo attribuita alla Società permette l’analisi del costo dei prodotti appartenenti alla Società L’Area di valutazione attribuita ad un Impianto o Centro di distribuzione permette di analizzare il valore dei magazzini ad essi appartenenti I dati generali sono validi per tutta le Società all’interno di un mandante. I dati di Impianto (o centro di distribuzione) sono informazioni per la logistica : pianificazione, immagazzinamento, qualità, costo La descrizione del materiale, dei contenuti delle tabelle possono essere registrate in multilingue. I dati specifici delle vendite sono definiti per l’organizzazione di vendita e il canale di distribuzione. I dati degli acquisti vengono definiti per l’organizzazione acquisti Organizzazione acquisti e organizzazione vendita fanno riferimento agli impianti che possono gestire Per il sistema gestione magazzino fisico (WM) i dati possono essere registrati per numero magazzino o per tipo magazzino di un numero magazzino. I dati contabili sono definiti a livello di area di valutazione


Un oggetto è una qualsiasi identità classificabile: un materiale, un fornitore, un cliente, un documento.... Una classe è un gruppo di oggetti che hanno caratteristiche simili o comuni Una caratteristica descrive le proprietà fisiche, estetiche, chimiche, attributi Il valore della caratteristica indica le proprietà o valori (colore, valori....) Il sistema di Classificazione, in questo caso riferito all’anagrafica materiali, si estende a tutti gli ‘oggetti’ di R/3 Mediante il sistema di classificazione oggetti possono essere descritti attraverso caratteristiche Oggetti simili possono essere raccolti in classi secondo criteri liberamente definibili. Il sistema di classificazione permette la ricerca di oggetti con caratteristiche omogenee e simili. Il sistema di classificazione può essere strutturato attraverso gerarchie di classi. DIN fornisce informazioni standard nell’ ambito dei materiali. Queste possono essere adottate nel sistema di classificazione SAP. Richiesta d’acquisto Comunica al compratore il fabbisogno di un materiale o di una prestazione di servizi. Richiesta d’offerta Invita i potenziali fornitori a consegnare un’offerta. Offerta Contiene le condizioni del fornitore e costituisce una base per la definizione della fonte di approvvigionamento Ordine d’acquisto E’ la dichiarazione di volontà formale e vincolante nei confronti di un fornitore per l’acquisto di un materiale o di una prestazione di servizi. Contratto è un ordine aperto una dichiarazione di volontà vincolante, valida per un periodo di tempo, per l’acquisto di un materiale, di una prestazione di servizi, di un insieme di materiali non specificati ma appartenenti ad un gruppo materiali definiti all’occorrenza. Piano di consegna è un ordine aperto; il piano di consegna contiene materiali specificati e date precise nelle quali devono essere effettuate le consegne, con un prezzo fisso per tutte le consegne


Indica lo scopo dell’approvvigionamento effettuato per il magazzino o per il consumo, viene assegnata ad ogni riga di un documento d’acquisto. Il tipo di contabilizzazione rappresenta il tipo di destinazione contabile del materiali o servizio. Viene indicato per i seguenti documenti: Richieste d’acquisto Contratti quadro Ordini d’acquisto Piano di consegna In un documento d’acquisto possono coesistere righe di contabilizzazione differente Se viene assegnato un tipo di contabilizzazione con attribuzione a dei conti, viene aperta un’ ulteriore finestra per l’introduzione dei conti La classe di assegnazione dei conti definisce il tipo di attribuzione della spesa (centro di costo, ordine di vendita....... etc.), a quale conto verrà addebitato il pagamento della fattura


La Richiesta di acquisto può contenere la necessità di un materiale, un servizio, una semplice descrizione dell’oggetto di acquisto, i termini della consegna, testi o capitolati, un fornitore noto o suggerito dal richiedente o addirittura non riportare alcun riferimento ad un fornitore. La richiesta di acquisto presa in considerazione dal compratore, può essere valutata completata dei dati mancanti, ridiscussa nella scelta del fornitore, approvata o respinta. La richiesta di acquisto approvata può generare un ordine chiuso, integrata ad un contratto , definire una richiesta di offerta al fornitore. Sono rappresentati i differenti livelli organizzativi ai quali una condizione può essere applicata. La definizione delle condizioni in tale struttura permette una flessibilità in caso di modifica di massa delle condizioni. Si può ad esempio variare il prezzo dei materiali di un fornitore applicando una condizione % a livello di gruppo materiali di un fornitore. I livelli di sconto sono illimitati


Approvvigionamento automatico Il documento dell’inventario contiene informazioni riguardanti i materiali da inventariare in una certa data ed in un magazzino. Se è impostato un codice di blocco, per quel materiale non possono essere acquisiti movimenti di merce. Possono, essere permessi per eccezione alcuni tipo movimenti. Un codice di blocco viene reimpostato automaticamente nell’acquisizione del conteggio dell’inventario. Nell’effettuare un successivo conteggio viene creato un nuovo documento dell’inventario, inoltre viene aggiornata la storia dell’inventario per il materiale in questione. Nel pareggiare le differenze di inventario gli stock registrati vengono adattati. Inoltre vengono eseguite registrazioni nella contabilità finanziaria. Criteri di inventario. Ciclico: in funzione di una classificazione ABC del materiale e della frequenza di inventario abbinata alla classe ABC viene determinato il momento dell’inventario. Campione: in base ad una dichiarata definizione dei codici da considerare come campione, in funzione delle classi di valutazione del materiale e del livello di stock viene determinato in automatico il campione da inventariare, il risultato ottenuto viene così estrapolato a tutta la famiglia del campione.


Produzione

Processi di business predefiniti

Produzione riferita all'ordine/ commessa

Produzione in lotti

Quality Management nella produzione

Funzioni predefinite ♦ Pianificazione rough-cut delle vendite e della produzione (SOP)

- Rilevamento del piano di vendita dalla pianificazione delle vendite e della profittabilità

- Pianificazione rough-cut della capacità

♦ Pianificazione annuale (pianificazione a lungo termine):

- Rilevamento del piano di vendita dalla pianificazione delle vendite e della profittabilità

- Elaborazione dei fabbisogni indipendenti pianificati

- Pianificazione del fabbisogno a lungo termine

- Trasferimento dei risultati alla pianificazione della capacità, alla pianificazione dei centri di costo CO, agli acquisti MM

♦ Elaborazione del programma di produzione (pianificazione operativa)

- Elaborazione dei fabbisogni indipendenti pianificati

- Aggiornamento delle strategie di pianificazione

♦ Pianificazione dei fabbisogni

- Pianificazione singola (multilivello, a un livello)

- Pianificazione globale

- Analisi (lista stock/fabbisogni, lista risultati pianificazione MRP, messaggi di eccezione)

♦ Ordine pianificato

- Elaborazione

- Schedulazione

- Controllo disponibilità dei materiali

- Conversione

♦ Ordine di processo

- Creazione

- Schedulazione

- Determinazione automatica partite

- Controllo disponibilità

- Rilascio


- Creazione automatica partite per materiale testata

- Stampa di documenti relativi alla produzione

- Conferma (relativa alla testata o alla fase); elaborazione successiva delle registrazioni mancanti

- Registrazione del consumo di materiale

- Calcolo dei costi pianificati e dei costi effettivi

- Calcolo dei costi del prodotto

♦ Pianificazione del processo:

- Analisi della capacità (capacità disponibile e carico della capacità)

- Pianificazione della capacità

♦ Argomenti specifici

- Strategia di ricerca delle partite

- Tracking delle partite


Schema di massima della gestione della produzione (MODULO OPZIONALE) La gestione degli ordini di produzione è un componente con una funzionalità intrinseca complessa, parte con gli ordini pianificati indipendenti e termina con il prodotto finito od il semilavorato.

In SAP la gestione degli ordini di produzione controlla l’intera procedura della produzione in-house.


Ordini pianificati, funzioni collettive Utilizzando il controllo disponibilità collettivo si possono controllare gli ordini pianificati e determinare le dare di fabbisogno e di disponibilità dei singoli componenti. Le logiche ATP (Avialable to promise) permettono di controllare a sua volta le richieste indipendenti o con logiche MTO (make to order) Confermando o meno la disponibilità dei componenti. In questo modo vengono bloccati i fabbisogni e mantenuta la disponibilità ad ogni giro di MRP. Gli ordini pianificati possono essere trasformati in ordini di produzione od ordini d'acquisto, permettendo scelte immediate di make or buy. E' anche possibile cancellare, ordinare o verificare in modo immediato il fabbisogno che ha generato l'ordine. Visione d’insieme della produzione discreta


Elementi di un ordine di produzione Oltre i normali elementi relativi ai cicli ed alla distinta base, in un ordine di produzione è possibile rilevare anche le risorse (tipicamente attrezzature, disegni, materiali particolari ecc.) e le conferme d’ordine, utili per i la gestione die MES Il processo di trattamento di un ordine di produzione, copre a 360° le esigenze aziendali


Le opzioni di consultazioni permettono di analizzare l’ordine di produzione sotto gli aspetti : Pianificazione Costi Oggetti costituenti e fabbisogno In modalità grafica o a lista Il calcolo del costo di prodotto, sull’ordine di produzione è sempre garantito da una accurata e sempre aggiornata, determinazione degli elementi che lo costituiscono


Quality Management


Controllo partite in fase di acquisto

Controllo partite durante la produzione

Funzioni predefinite ♦ QM nell'approvvigionamento con record info qualità relativo al materiale e al fornitore

- Controlli ad esempio del primo campione oppure controllo "standard" in fase di entrata merci relativa all'ordine d'acquisto

- Blocco fornitore in base alla quantità

- Controllo in base al sistema di QA del fornitore

- Funzioni di blocco

♦ Volume dinamico della campionatura

- Controllo dinamico con skip nei controlli in fase di entrata merci

♦ Accordi sulla qualità con i fornitori

- Possibilità di disporre della documentazione sui contratti relativi alla qualità

♦ Controlli durante la produzione con punti di controllo

- Controlli in base al tempo o alla quantità

♦ Controllo finale relativo alla produzione

- Valutazione finale sensoriale di una produzione

♦ Gestione dei campioni

- Campioni di riserva per consegne di materie prime e produzioni interne

♦ Avvisi di qualità

- Relativi al reclamo del cliente

♦ Classificazione partite

- Trasmissione di risultati di controllo rilevanti da QM e classificazione di una partita

Creazione del certificato di controllo

- Modelli certificato specifici per il cliente

♦ Gestione resi

- Controllo dei resi

♦ Sistema informativo Quality Management

- Analisi delle caratteristiche di qualità


- Collegamento Excel per l'ulteriore editing


Visione generale del controllo qualità


Controllo qualità Integrazione con i flussi della logistica

Il controllo qualità è integrato al mondo della produzione, con controlli di fase ed al termine del ciclo produttivo.


I lotti di controllo e le decisioni di impiego vengono gestiti da un unico cruscotto. l prodotti non conformi vengono gestiti con avvisi di qualità (RNC), descrivendo tipologia del problema ed azioni da intraprendere, un’apposita sezione gestisce i costi sostenuti per la non conformità


Controlling Le funzioni relative al Controlling corrispondono ampiamente alla versione standard del sistema SAP (ad eccezione di: definizione caratteristiche, definizione indicatori e definizione centri di costo).

I relativi dettagli devono essere adattati alle specifiche esigenze del cliente nell'ambito del progetto.

La parametrizzazione esistente consente tuttavia una pianificazione integrata globale fino ai confronti teorico/effettivo in base al rilevamento dei dati della fatturazione.


Pianificazione integrata dal modulo CO (dalla pianificazione delle vendite fino al confronto teorico/effettivo)

Pianificazione integrata dal modulo CO per il servizio esterno (dalla pianificazione delle vendite fino al confronto teorico/effettivo)

Funzioni predefinite ♦ Dati anagrafici

- Definizione caratteristiche compreso il rilevamento dei campi supplementari (gerarchie clienti, tipi di condizione, campi quantità e altri dati relativi alle vendite)

- Definizione indicatori

- Definizione centri di costo e voci di costo

- Definizione oggetti di costo

♦ Volume e aree di pianificazione nella contabilità per centri di costo

- Pianificazione degli indicatori statistici

- Pianificazione dei tipi di attività

- Pianificazione dei centri di costo

- Pianificazione dei costi primari

- Pianificazione dei costi primari dipendenti dall'attività

- Pianificazione dei costi primari indipendenti dall'attività

- Pianificazione dei costi secondari

- Pianificazione dei costi secondari dipendenti dall'attività

- Pianificazione dei costi secondari indipendenti dall'attività

- Distribuzione

- Ribaltamento indiretto di attività (ribaltamento di attività automatico con acquisizione manuale o retroattiva)

- Determinazione della tariffa pianificata dei tipi di attività

- Pianificazione del budget dei centri di costo


- Sistema informativo di pianificazione

♦ Calcolo dei costi effettivi

- Acquisizione dei costi primari da

- - Gestione Materiali

- - Vendite

- - Produzione

- - Gestione cespiti

- - Contabilità

♦ Imputazioni

- - Giroconto

- - Ripartizione

- - Ribaltamento diretto di attività

- - Ribaltamento indiretto di attività

- - Splitting / determinazione tariffe

♦ Contabilità per oggetti di costo

- Controlling dei costi del prodotto (calcolo dei costi del prodotto)

- Controlling dei costi riferiti all'ordine

- Rateizzazione

- Procedimento in base a quote di costi generali

- Procedimento teorico/effettivo

- Determinazione degli scostamenti

- Determinazione di work-in-process

- Scarico dei costi nel risultato

♦ Analisi della profittabilità basata sul calcolo dei costi

♦ Reporting

- Report ad hoc

- Report supplementari tipici


I costi vengono monitorati in tempo reale su ordini di produzione e, network di progetto, con la possibilità di essere ribaltati su altri oggetti di costo, ad esempio gli ordini di vendita.

Il calcolo costi di un prodotto può essere effettuato in qualsisi momento, anche a livello di offerta/ordine di vendita, e riportato sul documento in elaborazione, al fine di determinare la reddittività.


Contabilità Le funzioni relative alla Contabilità nella versione standard del sistema SAP sono da ritenersi esaustive.

I relativi dettagli devono essere adattati alle specifiche esigenze del cliente nell'ambito del progetto.

La parametrizzazione riportata di seguito consente tuttavia di eseguire una contabilizzazione integrata globale dalle Vendite e dalla Gestione Materiali.


Contabilità generale

Contabilità clienti

Contabilità fornitori

Funzioni predefinite Contabilità generale

♦ Integrazione dei dati

♦ Registrazioni da operazioni effettive (entrata merci, uscita merci, ecc.)

♦ Registrazioni di contabilità clienti/fornitori (ad es. acquisizione cespiti)

♦ Operazioni originali della contabilità generale

♦ Integrazione completa della contabilità clienti/fornitori nei livelli

♦ Help di acquisizione

♦ Tecniche di riferimento (documenti registrati, campioni di contabilizzazione, documenti campione)

♦ Registrazioni automatiche (registrazioni periodiche, registrazioni derivate)

♦ Funzioni di controllo (formali e di contenuto, totali di controllo)

♦ Funzionalità plurivalutaria

♦ Chiusura

♦ Chiusura durante l'esercizio (scrittura conti, giornale contabile, riconciliazioni)

♦ Chiusura d'esercizio (formattazione supportata dal programma dei conti e delle partite singole registrati, valutazione delle partite aperte e dei saldi in divisa estera, classificazione degli incassi e dei pagamenti in base alla scadenza, determinazione dei fornitori debitori e dei clienti creditori, rivalutazioni, rettifiche, registrazione di ratei e risconti, scrittura conti correnti)

♦ Bilancio e Profitti e Perdite (la struttura è predefinita in base a dettagli e piano dei conti, attribuzione conti nelle posizioni e sottoposizioni, attribuzione testo, ecc.)

♦ Confronti di periodi

♦ Accesso integrato alla contabilità clienti/fornitori


♦ Reporting

♦ Reporting delle dichiarazioni

Contabilità clienti

♦ Componente integrale del Controlling delle vendite (verifica della solvibilità, regolarità dei pagamenti) => limitazione del rischio nelle transazioni operative

♦ Registrazioni automatizzate di operazioni relative alle vendite (consegna, fatturazione)

♦ Dati anagrafici

♦ Rappresentazione delle transazioni uniche (CpD)

♦ Gestione dei conti centrali e dei conti filiale

♦ Esecutore alternativo del pagamento

♦ Operazioni contabili

♦ Creazione manuale di fatture e note di credito

♦ Pagamenti (manuali, automatici – (estratto conto elettronico), eliminazione automatica delle differenze minime, registrazione di pagamenti parziali e di partite residue, registrazione manuale avvisi

♦ Solleciti (procedimenti di sollecito predefiniti con più livelli di sollecito, moduli campione)

♦ Corrispondenza (avvisi di pagamento, conferme di saldi, ecc.)

♦ Reporting (analisi clienti, liste record anagrafici)

♦ Gestione crediti

Contabilità fornitori

♦ Fatture e note di credito manuali

♦ Pagamenti (anticipi fornitore, programma di pagamento automatizzato, moduli di pagamento e supporti dati, gestione dei supporti dati, compensazione con i clienti)

♦ Corrispondenza (estratti conto, lista partite aperte, lettere individuali, conferme di saldi)

♦ Reporting

♦ Analisi fornitori

♦ Liste record anagrafici

Funzioni connesse alla gestione della contabilità in Italia Registrazioni

o Bolla doganale o Fornitori soggetti a ritenuta d’acconto o Registrazioni gestionali o Registrazioni di chiusura

Registrazioni rilevanti ai fini IVA


Condizioni di pagamento rateali Gestione della corrispondenza dei numeri documenti di fatturazione vendite con quelli contabili Report con rilevanza fiscale Controllo dati anagrafici banca RIBA e insoluto


4. DEFINIZIONE DEI TEMPI E DELLE RISORSE PER IL PROGET TO

Definizione delle risorse per l’installazione del preconfigurato

Nella tabella sotto riportata vengono riportate i giorni necessari per l’implementazione di SAPLIght, in una installazione tipica.

Attività Giorni

Installazione SAPLight 4

Configurazione Sistema 25

Test e formazione 14

Avvio 3

TOTALI 46

Sviluppo del progetto Un progetto “tipo” di sviluppo su un arco temporale di tre mesi, così distribuito :

PROGRAMMA ATTIVITA'

Progetto SAPLight Mese 1 Mese 2 Mese 3

Project Management Installazione SAPLight Definizione dell'organizzazione

Preparazione ambiente HW/SW Configurazione Sistema Formazione Gap analisi Analisi aggiuntive Test e formazione Avvio


Specifiche esigenze del cliente

capitolato tecnico funzionale - ceap tecnico funzionale saplight.pdfceap srl via rossini, 26 24040...

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