capacitación msproject 2013 - v01
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Curso Basicor de ProjectTRANSCRIPT
Capacitación
MS PROJECT 2013
Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C.
Lima, 24 de Octubre de 2014
Índice
01 03
04
02
Conociendo MS Project 2013
• Novedades de Microsoft Project 2013
• Descripción de la pantalla inicial
• Creando un nuevo proyecto con
Plantillas
• Propiedades del Proyecto
Información Básica
• Información del Proyecto
• Calendario del Proyecto
• Ingresar, Insertar y seleccionar
tareas
• Definir Hitos
• Programación controlada por el
Usuario
• Guardar Archivo
Conceptos Iniciales sobre
Proyectos
• ¿Qué es un Proyecto?
• Portafolios, Programas y
Proyectos
• Ciclo de Vida de un Proyecto
• Stakeholders
Administración de Proyectos .
• Conceptos Generales
• Areas de Conocimiento según
PMBOK
• Etapa de Iniciación
• Etapa de Planeación
• Etapa de Ejecución
• Etapa de Seguimiento & Control
• Etapa de Cierre
Índice
05
07
08
09
06
Recursos. • Condicionamiento por el esfuerzo
• Configuración de Recursos
• Disponibilidad de Recursos
• Tasa de Costo de Recursos
Configuración de Recursos. • Uso de recursos en la
programación
• Programación condicionada por el
esfuerzo
• Configuración de recursos tipo
persona
Asignación de Recursos. • Asignación de Recursos a la tarea
• Efecto de Condicionamiento por el
esfuerzo
• Asignación de recursos adicionales
• Tipos de Tareas
Esquema de Programación. • Tarea Resumen del proyecto
• Esquema de Programación
• Utilizar Esquema de tareas
• Estructura de Descomposición del
Trabajo – EDT
• Duración de las tareas
(determinístico y probabilístico)
• Relación de dependencia entre
tareas
Delimitaciones y Tareas Repetitivas. • Delimitaciones
• Tipos de Delimitaciones
• Evitar delimitaciones inflexibles
• Fecha limite de una tarea
• Tareas repetitivas
10
Conflicto de Recursos. • Sobreasignaciones
• Redistribuir recursos automáticamente
• Redistribuir recursos manualmente
• Vista de uso de recursos
• Trabajo parcial de un recurso
5 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Introducción
• Microsoft Project permite describir en detalle las
etapas, actividades necesarias para el desarrollo de
un cronograma requerido para un Plan de Gestión
del Proyecto, así como efectuar el seguimiento y
control de un proyecto.
D1
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Objetivo
• Nivelar las competencias del personal de la
Supervisión Software Factory Negocios en el uso
del MS Project 2013 orientando a la gestión de
proyectos con la finalidad de poder controlar sus
principales parámetros durante su desarrollo.
D1
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Origen de los Proyectos
• Históricamente relacionada con proyectos de ingeniería de
construcción de obras civiles (como los proyectos de ingeniería
hidráulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logística o la
creación de equipos de trabajo, con sus categorías profesionales
definidas.
• La cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde
aparece el control de costos y tiempos y la aplicación de soluciones
normalizadas, como por ejemplo en la construcción de una calle).
• En “campañas militares”, donde también entran en juego muchos
elementos de gestión (identificación de objetivos, gestión de recursos
humanos, logística, identificación de riesgos, financiación, etc.).
• ……. a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de
estas técnicas desde el punto de vista profesional han transformado
la administración por Proyectos en una disciplina de investigación.
D1
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¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal necesario para la creación de un
producto, servicio o resultado único.
• Temporal: existe una limitación en el tiempo. Existe una fecha
de inicio y fin de proyecto.
• Único: quiere decir que el objetivo de un proyecto es crear un
producto o servicio diferente a otros productos o servicios
similares.
• Gradual: significa desarrollar en pasos e ir aumentando
mediante incrementos.
Es un conjunto de actividades con inicio definido y duración que
utiliza recursos dirigido para obtener un objetivo.
9 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Es necesario tomar en cuenta los siguientes requisitos:
• Ser un proceso factible, no constituye un proyecto cualquier
conjunto de actividades que previamente se conoce no podrán
ser realizados, por ejemplo falta de medios.
• Generalmente se efectúa con recursos y presupuestos
limitados
• Sus actividades se encuentran en una secuencia lógica.
¿Qué es un proyecto?
D1
10 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proyecto
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4
1 2
Fecha de
Comienzo
Fecha
de Fin
Hitos
¿Qué es un proyecto?
D1
11 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Dirigir un proyecto conlleva a:
Identificar requisitos.
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas
de los interesados según se planifica y desarrolla el proyecto.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
• el alcance
• la calidad
• el cronograma
• el presupuesto
• Los recursos
• El riesgos.
La relación entre estos factores es grande y si alguno de estos
cambia, es probable que al menos otro se vea afectado
¿Qué es un proyecto?
D1
12 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Portafolio y Programa
¿Qué es un Portafolio?
Es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se
agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo para
cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. Los proyectos
o programas del portafolio no son necesariamente
interdependientes ni están directamente relacionados requisitos.
¿Qué es un Programa?
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados
administrados de forma coordinada para obtener beneficios y
control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma
individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo
relacionados que están fuera del alcance de los proyectos
específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de
un programa, pero un programa incluye siempre proyectos
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Ciclo de vida del Proyecto
1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre* NIV
EL D
E A
CT
IVID
AD
INICIO TIEMPO
*Etapas del proyecto
TERMINO
D1
14 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Stakeholders
¿Quiénes son los Stakeholders (Interesados)?
Los interesados son personas u organizaciones (por ejemplo,
clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el
público), que participan activamente en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados positiva o negativamente
por la ejecución o terminación del proyecto.
Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el
proyecto, los entregables y los miembros del equipo
D1
15 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Stakeholders
¿Quiénes son los Stakeholders (Interesados)?
D1
16 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Administración de
Proyectos
02
17 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
¿Qué es la Administración de Proyectos?
Proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos
para obtener un objetivo definido.
Usualmente dentro de algunas restricciones de tiempo, costo y
alcance.
Consta de 05 grupos de procesos:
• Iniciación. Define y autoriza el Proyecto
• Planeamiento. Objetivos y alcance
• Ejecución. Integra recursos para la ejecución
• Seguimiento y Control. Mide y supervisa el avance
• Cierre. Formaliza la aceptación del producto
Conceptos Generales
18 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
¿Qué es PMBOK?
• PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
• Contiene prácticas que han sido compiladas y mejoradas
durante los últimos veinte años gracias al esfuerzo de
profesionales y académicos de diversos ámbitos de ingeniería.
• Es uno de los más importantes documentos publicados en la
actualidad por el Project Management Institute que produce
documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y
de gestión de proyectos.
Conceptos Generales
19 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Integración
Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.
Alcance
Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.
Costos
Presupuesto y su control.
Recursos
Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.
Áreas de Conocimiento
según PMBOK
20 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Tiempo
Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,
Calidad
Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
Comunica
ciones
Definición de la distribución de información del proyecto.
Riesgos
Planes y administración.
Áreas de Conocimiento
según PMBOK
21 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Suministros
Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores
Áreas de Conocimiento
según PMBOK
22 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
1) Creación del archivo
2) Establecer fecha de comienzo
3) Definir el calendario
4) Guardar proyecto
Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento & Control
Cierre
Etapa de Iniciación
23 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Iniciación
Definir objetivos, restricciones y supuestos. Los objetivos de un
proyecto, debe estar bien definido y claramente establecido.
Se puede jerarquizar de la siguiente manera:
Objetivo General
Objetivos Específicos
Indicadores meta
Actividades principales o fases
Tareas
Etapa de Iniciación
24 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Iniciación
Restricciones o delimitaciones, denominado también el
Triangulo de Proyecto los cuales son: Fecha, Presupuesto
o Costo y Alcance.
COSTOS ALCANCE
TIEMPO
Triángulo de Proyecto
Etapa de Iniciación
25 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Iniciación
Supuestos, cuando hay incertidumbre generamos
suposiciones importantes.
ZONA DE
INCERTIDUMBRE
Delimitación 1 Delimitación 2
Delimitación 3
En la ejecución del
Proyecto se
convierte en
RIESGOS
Etapa de Iniciación
26 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
1) Especificar las tareas
2) Tareas del esquema
3) Especificar duraciones
4) Vincular las tareas para mostrar relaciones
5) Crear resultados *
6) Asignar recursos
7) Especificar la cantidad de trabajo que realizarán
los recursos
8) Establecer línea de base
Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento & Control
Cierre
Etapa de Planificación
27 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Planificación
• Definir de tareas (hito, tarea, fase)
• Esquematizar la programación
• Determinar o calcular duraciones
Juicio de expertos.
Estimación análoga. Experiencias anteriores
Paramétrica. Análisis de data histórica
Estimación por tres valores. Análisis PERT
• Establecer la relación de dependencia
(vinculaciones)
• Asignación de recursos
Etapa de Planificación
28 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Planificación
• Distribuir la programación (dar a conocer el proyecto)
Etapa de Planificación
29 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
1) Administrar los cambios
2) Seguimiento de las fechas y duraciones reales
3) Seguimiento de las horas y los costos reales
Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento & Control
Cierre
Etapa de Ejecución
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Proceso de Ejecución
• Preparar un esquema para su seguimiento
Preparar un patrón de comparación (L. B.)
Preparar documentación para obtener los datos
• Informar periódicamente el avance.
Etapa de Ejecución
31 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
1) Crear informe
2) Personalizar vistas
3) Personalizar tablas
4) Personalizar grupos
5) Reprogramar tareas
Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento & Control
Cierre
Etapa de Seguimiento &
Control
32 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Seguimiento y Control
• Analizar y reprogramar las Tareas o fases
• Balance de cargas de trabajo de recursos
• Anticipar los probables problemas (indicadores gráficos)
Etapa de Seguimiento &
Control
D1
33 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
1) Crear informe final
2) Guardar un proyecto como plantilla
Iniciación
Planificación
Ejecución
Seguimiento & Control
Cierre
Etapa de Cierre
D1
34 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Proceso de Cierre
• Formaliza la aceptación del producto o servicio
• Termina ordenadamente el proyecto o fase
• Realice una sesión de ‘lecciones aprendidas’ y recabe
información sobre las áreas y los procedimientos que se
pueden mejorar
Etapa de Cierre
D1
35 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Conociendo
MS Project 2013
03
36 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
DEFINICIONES
Es un paso individual (actividad) que debe
finalizar para completar el proyecto. Tiene
comienzo y fin.
Tarea:
Fase: Es un grupo de tareas que representan un
período de tiempo determinado .
Hito: Es una tarea que, mayormente, no tiene
duración ni asignación de recurso, usada para
identificar eventos significativos en la
programación
D1
37 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Dependencia
entre tareas:
Es la forma en que una tarea está
relacionada con el comienzo o fin de
otra tarea.
Post-posición: Es el retraso o adelanto que puede
existir entre tareas que tienen una
relación de dependencia
DEFINICIONES
D1
38 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Es una tarea cuyo comienzo o fin
determina el comienzo o fin de otra tarea.
Una tarea puede tener varias
predecesoras.
Predecesora:
Sucesora:
Es una tarea que no puede comenzar o
finalizar mientras que otra tarea no
comience o finalice. Una tarea puede
tener varias sucesoras.
DEFINICIONES
D1
39 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Es una tarea que debe ser completada de
acuerdo a la programación para no causar
retraso en la fecha de finalización del
proyecto
Tarea Crítica
Ruta Crítica
Es la serie de tareas que deben ser
completadas de acuerdo a la
programación para que el proyecto finalice
en la fecha programada.
Un proyecto puede tener varias Rutas
Críticas
DEFINICIONES
D1
40 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Determinación de una Tarea y Ruta crítica
CA FA
CT FT
Id de
Tarea Duración
CA = Comienzo
adelantado
FA= Fin
adelantado
CT= Comienzo
tardío
FT= Fin tardío
UNIDAD BÁSICA:
EL NODO DE
ACTIVIDAD
DEFINICIONES
D1
41 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Ruta Crítica: Conjunto de actividades que determina el tiempo
más rápido en el que puede terminarse un proyecto.
En el MS Project Professional se puede ejecutar mediante el
siguiente paso.
En la cinta Formato, grupo Estilos de barra.
Determinación de una Tarea y Ruta crítica
DEFINICIONES
D1
42 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Microsoft Project 2013 presenta nuevas características
que pueden mejorar de manera significativa el modo en
que administra, programa y ver los proyectos.
Microsoft Project 2013 tiene una nueva y atractiva
interfaz, acorde con el nuevo look & feel de la versión
2013 de la suite Microsoft Office. Contiene además
nuevas y eficaces mejoras en la programación,
administración de tareas y vistas que ofrecen mayor
control para administrar y presentar sus proyectos.
Novedades de Microsoft
Project 2013
D1
43 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Introducción Rápida
Al ingresar lleva a un
centro de proyectos
único para iniciar las
actividades. Pueden
verse proyectos
antiguos o crear
proyectos nuevos
D1
Novedades de Microsoft
Project 2013
44 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Novedades de Microsoft
Project 2013
Mostrar datos del
proyecto
Se pueden crear
informes personali-
zados sin necesi-
dad de exportar a
otro programa los
datos
D1
45 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Novedades de Microsoft
Project 2013
Nuevo conjunto de
Informes
Predefinidos
Cuenta con nuevos
informes que se
benefician de las
nuevas capacidades
graficas y de formato,
siendo personali-
zables
D1
46 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Comunicación con el Equipo
Mantiene contacto con su equipo vía Lync 2010
permitiendo mantener reuniones virtuales sin
abandonar Project.
D1
Novedades de Microsoft
Project 2013
47 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Trazar rutas de Tareas
Permite identificar con
colores diferentes las
tareas predecesoras y
sucesoras de una en
particular.
Esto permite resaltar la
cadena de vínculos o
trazar la ruta de tareas
D1
Novedades de Microsoft
Project 2013
48 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Otras características nuevas
• Se pueden configurar tareas hasta el 31/12/2149
• Se pueden exportar informes y escalas de tiempo de
Project a otros programas
• Se pueden guardar y compartir archivos de Project
2013 en la nube (sky drive, one drive, etc.)
• Mediante Internet se puede acceder a una versión
completa de Project des cualquier sitio.
D1
Novedades de Microsoft
Project 2013
49 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Pantalla de inicio
CINTA DE OPCIONES
HOJA O TABLA
DE DATOS DEL
PROYECTO
DIAGRAMA DE
BARRAS
ESCALA DE
TIEMPO
D1
50 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Permite configurar Project de acuerdo a la
personalización que los usuarios requieren para
simplificar la generación de cronogramas y su
gestión.
Opciones de Project
D1
51 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Plantilla de proyectos
Crear un nuevo proyecto utilizando plantillas
Ruta: <Archivo / Nuevo>
D1
52 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Información Básica
04
53 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Especifica las fechas de comienzo y fin del proyecto
• Programar a partir de
• Fecha de Estado
• Calendario
Información del proyecto
D2
54 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Calendario del Proyecto
En la cinta Proyecto luego: Cambiar tiempo de
trabajo
• Excepciones / Semanas laborales
D2
55 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Opciones de Project
Archivo/ Opciones / Programación / Opciones de calendario
Calendario del Proyecto
D2
56 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Crear un nuevo calendario
Cambiar tiempo de trabajo /
Crear calendario…
Calendario del Proyecto
D2
57 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en
Diagrama de Gantt.
• En un campo Nombre de tarea vacío, escriba el nombre de la
tarea y luego ENTER.
Ingresar una nueva tarea
Número correlativo de Id
Modo de tarea
D2
58 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la
nueva tarea.
• En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, sobre el botón
Tarea.
• Para seleccionar se puede realizar de varias maneras.
Seleccionar una tarea
Seleccionar tareas adyacentes
Seleccionar tareas no adyacentes
Insertar una tarea entre otras
existentes y seleccionar tareas
D2
59 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Tenemos 2 formas de establecer la tarea como un hito:
• Establecer la duración de la tarea a 0 días.
• Desde Información de la Tarea / Avanzado, habilitar la
opción “Marcar la tarea como hito”.
Definir un hito
D2
60 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Desde la ficha Tarea, en el grupo Tareas. Existen dos formas
de programación de tareas:
Programar manualmente, actualiza las tareas
seleccionadas para que se programen manualmente y los
valores que se escriben para el inicio, duración y
finalización se actualicen.
Autoprogramar, calcula automáticamente los valores de
inicio, finalización y duración para la tarea de acuerdo con
las dependencias, restricciones, calendario y otros factores.
Programación controlada
por el usuario
D2
61 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Dos formas de programación de tareas:
Programar manualmente
Autoprogramar
Programación controlada
por el usuario
D2
62 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Desactivar una tarea
Si desactiva una tarea, ésta no se elimina del proyecto. Esto
impide que se informen datos reales acerca de la tarea.
Programación controlada
por el usuario
D2
63 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• En Archivo / Guardar y enviar / Guardar proyecto como
archivo.
• Clic en Guardar como.
Guardando un archivo
D2
65 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Esquema de
Programación
05
66 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Desde la ficha Formato, en el grupo Mostrar u ocultar.
Seleccionar Tarea de resumen del proyecto
Resumen del proyecto
D2
67 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Esquema de tareas
Para mostrar sólo una parte del esquema, haga clic en Esquema
y, a continuación, en el número de nivel del esquema hasta el que
desea ver.
D2
68 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe 68
• Esta constituida por códigos alfanuméricos que identifican el
único lugar para cada tarea dentro de la estructura del
proyecto.
• Nos permite brindar información sobre la programación como:
duración, costo, trabajo entre otros.
Estructura de Descomposición
del Trabajo - EDT
D2
69 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Duración
La duración es la cantidad de tiempo útil – duración laboral – completar una tarea, sus valores deben ir seguidos de
una unidad de tiempo.
Usualmente se determinan mediante la experiencia de los miembros del equipo. (determinístico)
Establecer la
duración en días
D2
70 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Tenemos dos escenarios:
• Que el valor de la duración de la tarea sea conocido
(valor determinístico)
• Que se tenga incertidumbre y no se cuenta con un valor
único de la duración de una tarea (valor probabilístico)
Calcular la duración de una
tarea
D2
71 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Relación de dependencia
entre tareas
• La vinculación es el proceso mediante el cual se
establece una relación de dependencia entre las
tareas.
• Existen 4 tipos de relaciones:
• Fin a Comienzo <FC>: la tarea Sucesora no puede
comenzar antes que la tarea Predecesora finalice
D2
72 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Comienzo a Comienzo <CC>: las tareas Predecesora y
Sucesora deben comenzar al mismo tiempo
• Fin a Fin <FF>: las tareas Predecesora y Sucesora deben
finalizar al mismo tiempo
Relación de dependencia
entre tareas
D2
73 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Comienzo a Fin <CF>: Es un vínculo poco común, pero
ocurre cuando la tarea posterior (Diseño terminado) no
puede finalizar hasta que no comience la tarea actual
(Eléctricos).
Relación de dependencia
entre tareas
D2
74 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Establecer la relación de
dependencia entre tareas
El vínculo predeterminado es: Fin a Comienzo <FC>
• Método 1: Utilizando el botón Vincular
Para establecer el tipo de vínculo, existen varios métodos:
D2
75 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Método 3: Utilizando la columna denominada
Predecesoras
• Método 2: Utilizando el mouse
Establecer la relación de
dependencia entre tareas
D2
76 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Método 4: Utilizando la caja de diálogo Información
de la Tarea
Establecer la relación de
dependencia entre tareas
D2
77 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Desarrollar Practica
D2
79 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Delimitaciones y
Tareas Repetitivas
06
80 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Delimitaciones
Las Delimitaciones son restricciones o limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas tareas del proyecto.
El MS Project viene configurado con las delimitaciones Lo antes posible y Lo más tarde posible según se programe el inicio del Proyecto, cada vez que se ingresa una tarea nueva.
D4
81 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Tipos de delimitaciones Delimitación
Impacto en
programación Descripción
Lo antes posible
(LAP) Flexible
Con esta delimitación, Microsoft Project programa la tarea para
que comience en la fecha más temprana posible, teniendo en
cuenta los demás parámetros de programación.
Lo mas tarde
posible (LMTP) Flexible
Con esta delimitación, Microsoft Project programa la tarea para
que comience en la fecha más tardía posible, teniendo en
cuenta los demás parámetros de programación.
No finalizar después
del (NFDD) Moderada
Esta delimitación indica la fecha más tardía posible en que
puede completarse la tarea. Puede finalizar en una fecha igual o
anterior a la fecha especificada.
No comenzar
después del
(NCDD)
Moderada
Esta delimitación indica la fecha más tardía posible en que
puede empezar la tarea. Puede empezar en una fecha igual o
anterior a la fecha especificada.
No finalizar antes
del (NFAD) Moderada
Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en que
puede completarse la tarea. No puede finalizar antes de la fecha
especificada.
No comenzar
antes del (NCAD) Moderada
Esta delimitación indica la fecha más temprana posible en que
puede empezar la tarea. No puede empezar antes de la fecha
especificada.
Debe comenzar el
(DCE) Inflexible
Esta delimitación indica la fecha exacta en que debe empezar
una tarea.
Debe finalizar el
(DFE) Inflexible
Esta delimitación indica la fecha exacta en que se debe
completar una tarea.
D4
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Tipos de delimitaciones
Hay tres tipos de delimitaciones:
• Las delimitaciones no tienen fechas específicas asociadas a ellas. El
establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las
tareas lo antes posible o lo más tarde posible, finalizando la tarea
antes de que termine el proyecto, dadas otras delimitaciones y
dependencias entre tareas en la programación.
• Las delimitaciones semiflexibles requieren una fecha asociada que
controla la fecha de comienzo o de fin más próxima o última,
respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a
una tarea terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la
fecha límite de comienzo o de fin.
• Las delimitaciones inflexibles requieren una fecha asociada que
controla la fecha de comienzo o de fin de la tarea. Estas
delimitaciones son útiles cuando necesita que la programación tenga
en cuenta factores externos, como la disponibilidad del equipo o de
recursos, fechas límites, hitos de contrato y fechas de comienzo o fin. D4
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Tarea periódica
Una Tarea periódica es aquella se repite a intervalos predecibles,
tal como una Reunión semanal. También pueden considerarse
como tareas repetitivas a aquellas que se repiten sin periodicidad.
En la ficha Tarea, en el grupo Insertar,
sobre el botón Tarea.
D4
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Si la tarea se repite a intervalos regulares, especifíquela como una tarea repetitiva
Patrón de repetición:
Diariamente.
Semanalmente.
Mensualmente.
Anual.
Tarea periódica
D4
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Uso de recursos en la
programación
Se utiliza los recursos para: • Llevar a cabo un seguimiento del trabajo
• Garantizar responsabilidad y comprensión del proyecto
• Controlar los recursos con sobreasignación o infra asignación
de trabajo
• Determinar los costos de los recursos para poder controlarlos
Si no se ingresa recursos a las tareas, Project calcula la
programación de las duraciones mediante la relación de
dependencia. No habrá costo, ni trabajo
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87 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Project trabaja con tres tipos de recursos:
Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a
una tarea, los cuales no se consumen durante el transcurso
de ésta.
Material: Se refiere a los materiales asignados a una tarea
los cuales son consumibles.
Costo: Recursos que no depende de la cantidad de
trabajo de una tarea o de la duración de una tarea.
Uso de recursos en la
programación
D4
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Programación condicionada
por el esfuerzo
• El condicionamiento por el esfuerzo hace que la
duración de una tarea aumente o disminuya cuando
se disminuye o agrega un recurso, respectivamente.
• Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se
convierte en lo que se denomina recurso esencial, y
por tanto su asignación determina la cantidad de
trabajo a efectuar para completar la tarea.
D4
89 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Condicionamiento por el
esfuerzo
Trabajo=Duración x Asignación
• La ecuación básica del trabajo es la siguiente:
• Por ejemplo, una tarea tiene una duración de 10 días y se le asigna un
recurso que trabaja 8 horas/día; por lo tanto el trabajo necesario para
completar la tarea será:
Trabajo=10 días x 8 horas/día=80 horas
• Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos más, el trabajo
por día será ahora de 40 horas (5 recursos a 8 horas/día). Sin embargo,
la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer
recurso y ya no variará.
Duración= =2 días 80 horas
40 horas/día
D4
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Configurando Recursos
Seleccionar: “Hoja de recursos”
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Disponibilidad del Recurso
• Disponibilidad del recurso: Ventana “Información del
recurso”
Permite
hasta 100
cambios
No debe
exceder la
capacidad
máxima
ingresada
en la hoja
de recursos
D4
92 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Ingresando Tasas de
costos de Recursos
• Seleccionar el separador Costos – Ingresar la tasa de costos
Permite
hasta 25
cambios en
cada una de
las 5 tablas
(A-E)
Seleccionar
recurso e ingresar
a la información
del recurso.
Seleccionar la
Tasa estándar.
D4
93 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Configuración de
Recursos
08
94 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Calendario de recursos
• Se configura un calendario para los recursos que sean
necesario
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95 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Nota de recursos
• En información del recurso seleccionar el separador Notas
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96 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Fin de la Clase
Sesión 4
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Asignación de
Recursos
09
98 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Asignando recursos a las
tareas • Desde la barra de herramientas estándar hacer clic en el botón
Asignar recursos.
D4
99 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• El condicionamiento por el esfuerzo hace que la duración
de una tarea aumente o disminuya cuando se disminuye
o agrega un recurso, respectivamente.
• Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se
convierte en lo que se denomina recurso esencial, y por
tanto su asignación determina la cantidad de trabajo a
efectuar para completar la tarea.
Condicionamiento por el
esfuerzo
D4
100 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Trabajo=Duración x Asignación
• La ecuación básica del trabajo es la siguiente:
• Por ejemplo, una tarea tiene una duración de 10 días y se le asigna un
recurso que trabaja 8 horas/día; por lo tanto el trabajo necesario para
completar la tarea será:
Trabajo=10 días x 8 horas/día=80 horas
• Si luego a la misma tarea se le asignan cuatro recursos más, el trabajo
por día será ahora de 40 horas (5 recursos a 8 horas/día). Sin
embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar
el primer recurso y ya no variará.
Duración= =2 días 80 horas
40 horas/día
Condicionamiento por el
esfuerzo
D4
101 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Utilizar el Organizador de
equipo En la ficha Vista, en el grupo Vistas de recursos
Ofrece a los jefes de proyecto mayor visibilidad y control sobre el
trabajo de su equipo
D4
102 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• En el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada
recurso del proyecto.
• A la izquierda, aparecen los nombres de los recursos. Todas las
tareas asignadas a un recurso aparecen en la misma fila a la
derecha.
Utilizar el Organizador de
equipo
D4
103 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• En el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada
recurso del proyecto.
• Las tareas de recursos que no tengan fecha de inicio o fecha
de finalización también aparecen a la izquierda junto al nombre
del recurso.
Utilizar el Organizador de
equipo
D4
104 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe 104
• En el Organizador de equipo. Se muestra una fila para cada
recurso del proyecto.
• Las tareas que no están asignadas a ninguna persona
aparecen en la parte inferior.
Utilizar el Organizador de
equipo
D4
105 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Una tarea completada con 100% trabajo real no se
puede mover con el Organizador de equipo.
• Dos tareas asignadas a la misma persona. La
sobreasignación resultante está señalada con líneas
rojas.
Utilizar el Organizador de
equipo
D4
106 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Una tarea no programada, esta tarea está asignada a una
persona específica pero no tiene la suficiente información
de programación para convertirse en una tarea
programada.
• Una tarea sin asignar, en esta tarea no se ha asignado a
ninguna persona.
Utilizar el Organizador de
equipo
D4
107 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Conflicto de
Recursos
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108 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Sobreasignación de
recursos
• La Sobreasignación es el resultado de asignar un
recurso a más tareas de las que puede realizar en el
horario de trabajo disponible
Asignación
Capacidad
máxima
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110 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Identificar Sobreasignaciones
• Hoja de Recursos
• Gráfico de Recursos
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111 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Uso Recursos
Identificar Sobreasignaciones
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112 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Imprimir Recursos Sobreasignados
Identificar Sobreasignaciones
D5
113 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Redistribución de Recursos
Redistribución Automática
Si la mejor solución para
resolver la sobreasignación
consiste en redistribuir los
recursos retrasando aquellas
tareas que generan
sobreasignaciones,
Microsoft Project puede
resolver estos conflictos de
asignación en forma
automática.
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114 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Redistribución automática:
• Orden de Redistribución: Solo Identificador
Redistribuye por el
Identificador de la
Tarea en forma
ascendente
(Menor a Mayor)
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115 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Orden de Redistribución: Estándar
Microsoft Project
buscará las
relaciones de
predecesora, el
margen de demora,
las fechas y las
prioridades para
determinar cuál tarea
retrasar.
Redistribución automática:
D5
116 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Orden de Redistribución: Prioridad, Estándar
Project primero examina las
prioridades de cualquier
conjunto de tareas, tarea de
resumen o proyecto, y
luego los factores estándar.
Prioridad = 1000, significa
No redistribuir y se aplica
sólo cuando una tarea no
se pueda retrasar ni dividir.
Redistribución automática:
D5
117 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Fin de la Clase
Sesión 5
118 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Redistribución personalizada
• Identificar Ruta Crítica
D5
119 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Redistribución manual
Uso de recurso
D5
120 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Uso de recurso
Redistribución manual
D5
121 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Seguimiento del
progreso de las tareas
11
122 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Guardando Línea de Base
del proyecto
• Desde el menú
Herramientas, en la
opción Seguimiento
hacer clic en guardar
línea de base…
D5
123 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Desde la ventana Guardar línea de base seleccionar si se desea guardar una línea de base o un plan provisional.
• Elegir también si se va a guardar para el proyecto completo o solo para las tareas seleccionadas.
• Ingresar al Asistente para Diagrama de Gantt
Guardando Línea de Base
del proyecto
D5
124 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Seguimiento de un proyecto
• El seguimiento del proyecto significa actualizar la
información real a una fecha definida y analizar
periódicamente la ejecución del proyecto una vez que se ha
iniciado.
• Al finalizar la etapa Planeamiento, se definió una Línea de
base, que es una copia de la programación original y que no
debe cambiar.
• Durante la ejecución del proyecto, se compara la
programación actual con la prevista (línea de base).
D5
125 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Cuando se guarda una Línea de Base, se guarda la
información del proyecto inicial en un plan llamado
Previsto, es decir, todos los campos previstos
pertenecen a la línea base.
• Recuerde que pueden establecer hasta 11 líneas
base del cronograma
Diferencias entre campos
Actual, Previsto y Real
D5
126 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
• Para tener una mejor vista durante el seguimiento se
puede ingresar a la tabla Variación, Menú Ver /
Tabla / Variación
• Para actualizar el proyecto se puede utilizar la
siguiente opción Herramientas / Seguimiento /
Actualizar Proyecto
Seguimiento de un proyecto
D5
127 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Estadística del Proyecto
• En el Menú Proyecto seleccionar Información de
Proyecto y de después Estadísticas
• Actual, Previsto y Real
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128 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Diferencias
% Completado
(Duración real / Duración) * 100
% de trabajo completado
(Trabajo real / Trabajo) * 100
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• Actualizar el proyecto
Actualizamos el trabajo completado para las tareas del
proyecto
Menú Herramientas/ Seguimiento / Actualizar proyecto
Método de Actualización
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Ingresando el Porcentaje
Completado de la tarea
• En el Menú Ver activar en la Barra de Herramientas la
opción de Seguimiento
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Uso de la Fecha de Estado
• Ir a la ventana
información del
proyecto, en el
menú proyecto,
donde se definirá la
fecha en el cuadro
de lista respectivo
Es una Fecha de Estado para realizar los cálculos de
valor acumulado.
D5
132 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Reprogramar el trabajo de
las tareas con retraso
• Esto se puede realizar utilizando el botón
Reprogramar trabajo de la Barra de herramientas
Seguimiento …
D5
133 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe
Fin de la Clase
Sesión 6