開催日：平成27年6月10日（水）会場：国立国会図書館関西館 第1研修室

国立国会図書館関西館 図書館協力課 協力ネットワーク係安達 明子

平成27年6月11日第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会配布資料（3）－1

第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会

０ 21 3 4 5

1. レファ協事業の概要

2. システムの概要（検索・登録）

3. データを作成する

4. データを活用する

5. おわりに

0 お話する内容

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▶ 事業の概要

▶ 事業の現状

▶ 事業の課題

1

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事業の概要

レファレンス協同データベース事業とは？

「公共図書館、大学図書館、専門図書館等におけるレファレンス…データを蓄積し、並びにデータをインターネットを通じて提供することにより、図書館等におけるレファレンスサービス及び一般利用者の調査研究活動を支援する事業」（事業実施要項から抜粋）

レファ協データベース

全国の参加館国立国会図書館

大学図書館公共図書館専門図書館学校図書館

アーカイブズ機関

図書館員、一般利用者、研究者? !

♪

1

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事業の現状：参加館数

参加館663館の内訳（2015年5月末現在）

● 公共図書館 399館※

● 大学図書館等 175館※

● 学校図書館等 18館

● 国立国会図書館 12館

● 専門図書館 53館

● アーカイブズ機関 6館

※都道府県立図書館 54館、政令都市立図書館 24館、市町村立図書館 321館※国立大学図書館 48館、公立大学図書館 18館、私立大学図書館 108館、高等専門学校 1館

2

公共

60%

大学

26%

学校 3%国会 2%

専門8%

アーカイブズ 1%

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事業の現状：登録データ

登録データの内訳（2015年4月末現在）

● 一般公開 約84,000件

● 参加館公開 約18,000件

● 自館のみ参照 約44,000件

合計 約146,000件

2

一般公

開58%参加館

12%

自館のみ参照

30%

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40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

平成

17

年

平成

18

年

平成

19

年

平成

20

年

平成

21

年

平成

22

年

平成

23

年

平成

24

年

平成

25

年

平成

26

年

平成

27

年

データ登録数（件） 参加館数

事業の現状：参加館とデータ数の推移2

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事業の現状：アクセス数の推移

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1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

平成

17年

平成

18年

平成

19年

平成

20年

平成

21年

平成

22年

平成

23年

平成

24年

平成

25年

平成

26年

平成

27年

参加館用画面 一般公開画面

2

平成17年4月一般公開

平成22年3月APIを公開

平成25年2月システムの入れ替え

平成17年度月平均8970件

平成23年度月平均612,274件

平成26年度月平均2,007,097件

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事業の課題

長尾元館長＠第6回レファ協フォーラム

「5万件程度のレファレンス事例ではまったく不十分でございまして、少なくとも30 万件から40 万件、50 万件くらいの事例のデータベースにしていかなければ、本当の意味で皆さん方に利用していただけるところにはなかなか行かないのではないか」

http://warp.ndl.go.jp/info:ndljp/pid/8655425/crd.ndl.go.jp/jp/library/documents/forum_6_opening_report.pdf

３

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「何と年間に846 万件ものレファレンス受付がある。しかもそれが総数ではない。ところが、レファ協はどうかというとデータ総数が10 万件です。」

「昨年から今年の1 年間で1 万件くらいの増加です。850 万分の1 万ですから、それこそ、この現実を見て、このデータの数を何とかしなくてはいけないのではないか。」

http://warp.ndl.go.jp/info:ndljp/pid/8655425/crd.ndl.go.jp/jp/library/documents/forum_h24_report_06_discussion.pdf

＜参考＞図書館調査研究リポート No.１4

『日本の図書館におけるレファレンスサービスの課題と展望』

http://dl.ndl.go.jp/info:ndljp/pid/8173850

ディスカッション＠第9回レファ協フォーラム3

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活動がすくない参加館

▶ 登録が0件 91館（14%)

▶ 登録＜10件 363館（55%)

活発に活動している参加館

▶ 上位10館が約45％を登録

▶ 上位1割（66館）が約81％を登録

登録0件

14%

1～9件

41%

10～99件

22%

100～499件

14%

500～999件

5%

1000件以上

4%

事業の課題：登録の傾向3

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1件

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100件

500件

1000件

11534件

合計

事業の課題：登録の傾向

1件登録！ 10件登録!!100件登録!!!

3

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▶ システムの機能

▶ データの検索

▶ データの登録と管理

▶ 運用の方法を考える

2

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システムの機能：ユーザの種類

一般利用者（ログイン不要）

▶ 一般公開のデータを検索して参照できる

参加館の職員（3種類のIDいずれかでログイン）

▶ 検索ID：+一般/参加館公開のデータを検索・参照

+参加館のコミュニケーション機能

▶ 登録ID：+データの登録ができる

▶ 管理ID：+データの管理や参加館の使えるすべての機能

1

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システムの機能：ユーザの権限

*1 1つのユーザで、同時に複数の方がログインが可能 *2 ダウンロードは自館のデータのみ可能*3 参加館プロファイルは、参加館ユーザ（管理用）が公開レベル以外の項目のみ更新可能*4 公開レベルが「自館のみ参照」のデータのみ新規登録・更新が可能*5 参加館ユーザ（検索用）・参加館ユーザ（登録用）はパスワードのみ変更可能。参加館ユーザ（

管理用）は自館ユーザのIDとパスワードが変更可能

1機能名称 一般ユーザ 参加館（検索）*1 参加館（登録）*1 参加館（管理）*1

検索機能

ウェブ画面 ● ● ● ●検索用API ● ● ● ●ダウンロード *2 ● ●

登録機能

新規登録 *3 ● *4 ●更新*3 ● *4 ●削除*3 ●ファイルアップロード ●自動取得 ●

支援機能

コメント ● ● ●掲示版 ● ● ●統計出力 ● ● ●パスワード変更*5 ● ● ●

お知らせ・作業メモ編集 ●

*1 1つのユーザで、同時に複数の方がログインが可能 *2 ダウンロードは自館のデータのみ可能*3 参加館プロファイルは、参加館ユーザ（管理用）から「公開レベル」「館種」以外の項目のみ更新可能*4 公開レベルが「自館のみ参照」のデータのみ新規登録・更新が可能*5 参加館ユーザ（検索用）・参加館ユーザ（登録用）ではパスワードのみ変更可能。参加館ユーザ（管理

用）は自館ユーザのIDやパスワードなどが変更可能

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システムの機能：一覧

① 検索に関する機能

▶ 手動での検索、登録データのダウンロード、検索用API

② 登録に関する機能

▶ 3つの登録方法

③ 参加館支援機能（その他の機能）

▶ コミュニケーション：コメント、掲示板、メール通知

▶ 統計機能：自館や参加館の登録件数、被参照数の算出

▶ 管理機能：ID/PW管理、館内お知らせなどの編集

1

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データの検索：簡易検索

簡易検索

▶ 4つのデータを一検索（数値は平成27年3月末現在）http://crd.ndl.go.jp/jp/help/crds/search.html#chap2-1-2

レファレンス事例

事業の参加館で行われたレファレンスサービスの記録（約135,000件）

調べ方マニュアル

特定のテーマやトピックに関する情報源の探し方を説明した情報（約9,000件）

特別コレクション

個人文庫など参加館が所蔵する特別コレクションに関する情報（約400件）

参加館プロファイル

参加館の連絡先やサービス内容などについての情報（約650件）

? !

２

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データの検索：テーマから探す

テーマから探す

▶ NDCや地名のキーワードをもとにブラウジング

▶ 地名は上位の地名に分類されています！

▶ 類似の分野の質問を調べる場合に有効

例：市町村名を都道府県に分類

２

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データの検索：詳細検索

詳細検索

▶ 検索項目を指定・組み合わせて検索

▶ 目的や状況に応じて検索結果を絞ることができる

回答プロセス×資料→「どうやって使われてる？」

参考資料×資料「あの資料は役に立つ資料かな?」

主題×質問者「子どもの郷土レファはどう答えてる?」

→効率の良い検索とデータ作成の理解はセット！

2

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登録データのダウンロード

① トップ画面「自館データ」をクリック

② 自館のデータが一覧表示されるのでダウンロードしたいデータを選択し、ダウンロード」をクリックする（又は「ダウンロード（全件）」をクリック）

③ 必要な項目・形式を選んで「ダウンロード」をクリックする。

3

1

2

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データの登録と管理：概要

3種類のデータ登録方法

a. ウェブフォームから手動入力

b. ファイルをアップロード

c. システムが自動で取得

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ｂ

ウェブ上のサーバー

c

レファ協システム

aテキストファイル

自館の図書館システム

ｂ

X A

ｂ

一括で登録1件ずつ登録

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データ登録と管理：ウェブフォームでの登録

① トップ画面で「新規登録」をクリック

② 新規データの登録画面へ移動する。

▶ ログインしたIDで最後に作成された番号が「管理番号」に表示される

▶ 薄紫部分の「管理番号」「公開レベル」「質問」「回答」は必須項目

▶ 入力欄をクリックするとアイコンが2つ出る。地球をクリックするとリンク作成フォーム（左）が、虫眼鏡を押すと入力欄が拡大される（右）

4

1

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データ登録と管理：ウェブフォームでの更新・削除

① トップ画面の「自館データ」ないし検索して更新/削除するデータを探す。

▶ 更新の場合は個別のデータの詳細画面を開き「更新画面へ」をクリック

▶ 削除の場合は検索結果一覧画面からデータを選択し「削除」をクリック

4

1

更 削

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データ登録と管理：ファイルアップロード

① 「アップロード」をクリック

② 「参照」でアップロードするテキストファイル（XMLかCSV）を選択する

③ 他の項目も確認し「送信」をクリック

④ エラーがなければ翌朝に反映される。結果はメール通知が来るほか、処理予定・処理結果一覧画面で確認できる。

4

1

2更新の場合は上書きに注意！（管理番号で同定します）

3

4

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運用の方法を考える

(1) ID/PWの周知

登録用IDをレファレンス担当者全員に周知

(3) フォロー

自身/職員同士でチェックして公開範囲を拡大へ

(2) データ登録

ウェブフォームで随時登録更新。最初は自館のみ参照で登録

①レファ協をメインとして記録を管理する場合

5

ID/PW

！

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運用の方法を考える：秋田県立図書館の例

平成21年度 寄稿「レファ協を自館データベースとして活用！―秋田県立図書館のとりくみのご紹介」

「レファレンス質問を受けた職員は、カウンター又は事務室のパソコンからレファ協にログインし、「自館のみ参照」レベル でレファレンス質問を入力します。利用者に回答後、レファレンス回答やその他の項目を入力します。最終的には、担当責任者が登録された事例を選択し、「参加館公開」等のレベルに変更することになります。http://crd.ndl.go.jp/jp/library/column_h21_01_akita.html

5

メリット①状況を共有しやすい ②正確な統計 ③二度手間を削減

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運用の方法を考える

(1) 事例の登録

随時、レファレンス事例を管理簿や独自データベースに登録

(3) 登録

ファイルアップロードや自動取得などで登録・公開する

(2) 選定

レファ協に登録する（または公開する）事例を選定

②別の仕組みで記録の管理をしている場合

5

X A

メリット ① 比較的なじみやすい ② カスタマイズしやすい27/100

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運用の方法を考える：参考事例

岐阜市立図書館の事例＠第7回フォーラム

▶ レファ協の入力項目を参考にして処理票を作成http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_7.html

豊中市立図書館の事例＠第10回フォーラム

▶ 業務システムに登録後、月に一度レファ協に登録http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_10.html

尼崎市立地域研究史料館＠第9回フォーラム

▶ 業務システムに登録後、2週間に一度レファ協に登録http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_9.html

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運用の方法を考える：実践のために

あらかじめ決めておくべきこと

▶ 管理番号の採番ルール

▶ 作業フロー、職員の役割分担と使用するID

▶ 登録・公開のポリシー

▶ ローカル項目などの運用方法

→午後の討議や交流会でお互いに尋ねてみてください！

→冬の事業フォーラムへお越しください！

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▶ データ作成のルール

▶ データフォーマット

▶ 使いやすいデータとは？

3

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データ作成のルール

レファレンス協同データベース標準フォーマット

▶ データ登録の形式として、レファ協を立ち上げる際に全国の図書館にアンケートを行い、作成したもの

▶ レファレンスをする際の目安として利用可能

▶ レファレンス協同データベース事業データ作成・公開に関するガイドラインVer.1.3http://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline.html

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レファ協データフォーマット：概要

データフォーマットの構成

▶ 中核的な情報

▶ 付加的な情報

▶ データの管理情報

▶ システム上の管理に必要な項目

なぜフォーマットの理解が重要?

▶ 検索で見つからなければ登録した意味が…。

▶ 効率よくデータを作成するため。

→ちょっと長いですが…頑張っていきましょう！

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レファ協データフォーマット：内容

レファレンス事例事業の参加館で行われたレファレンスサービスの記録（約135,000件）

調べ方マニュアル特定のテーマやトピックに関する情報源の探し方を説明した情報（約9,000件）

特別コレクション個人文庫など参加館が所蔵する特別コレクションに関する情報（約400件）

参加館プロファイル参加館の連絡先やサービス内容などについての情報（約650件）

? !

※参加館数・登録データ数は平成27年3月末現在

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レファレンス事例データ：中核的な情報3

質問回答事前調査事項回答プロセス参考資料照会先寄与者

中核的な情報事例作成日NDC/NDCの版内容種別質問者区分キーワード

調査種別解決・未解決備考ローカル項目

付加的な情報

管理番号 公開レベル

データの管理情報

登録番号登録日時最終更新日時

参加館ID

システムの管理用項目

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レファレンス事例データ：中核的な情報①

質問とは？

▶ 検索結果などで最初に表示される「事例の顔」

▶ 質問自体の変化については柔軟に対応を。

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【事例】和紙を使った工芸品の作り方。（日向市立図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000115295

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レファレンス事例データ：中核的な情報②

回答とは？

▶ 利用者に求められたことに対しどのように対応したか

▶ 解答（答えを出す）≠ 回答（質問や要求に応える）

→未解決でも「回答」として登録！

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レファレンス事例データ：中核的な情報③

事前調査事項とは？

▶ 質問者が事前に調べた情報など、レファレンスインタビューの中で確認できたこと。最近は、事前にインターネットなどで調査を進めていることも少なくない。

【事例】英語圏の曜日（MondayやTuesdayなど）の由来を知りたい。（京都精華大学情報館 ）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000115536

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レファレンス事例データ：中核的な情報④

回答プロセスとは？

▶ 調査のプロセス。情報がなかった資料も記載を。

▶ 「調査を再現できる」程度を目安に柔軟な対応を。

→内容は「回答」欄に含めてもよい

→適宜、簡略化してもOK。全く書かないより◎

▶ 改行する、参考資料に番号を振るなど書き方に工夫を

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回答プロセス事例

【事例】電話機(本体)の料金の歴史について知りたい。（立命館大学図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000090919

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レファレンス事例データ：中核的な情報⑤

参考資料とは？

▶ 回答の情報源→情報が載ってなかった資料は含まない。（回答プロセスとの相違点）

▶ 回答の情報源を特定できる形で記載

書籍の場合

▶ タイトル、版、出版年、出版者、責任表示、各種ID…

▶ 辞書や事典などは「版」が大事！ 例:猛暑日

▶ 通称ではなく、正確な資料名を！ 例:ニッポニカ

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書籍の参考資料の記入例

書籍の参考資料の記入例

レファ協では具体的なルールは無いが『科学技術情報流通技術基準』を参考文献として提示。記入例は以下の通り。

▶ 『心理臨床大事典 改訂版』 氏原寛［ほか］共編 培風館 2004年

▶ 『京都インクライン物語』 田村喜子著 新潮社1982.9 235p （当館請求記号KS/913.6/Ta82）

▶ 石に泳ぐ魚 / 柳美里著 改訂版 新潮社 , 2002ISBN:4104017019

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便利な機能①参考資料の自動入力機能

① 入力画面で、参考資料の箇所にある書誌的事項にキーワードを入力し「資料検索」をクリック

② 検索結果一覧の中から使用した資料と同じものを選んで「反映」をクリック

③ 選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。

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便利な機能②参考資料の入力補助機能

① 入力画面で、参考資料の箇所にある「入力補助」をクリック

② 入力補助画面の各項目に該当資料の情報を入力し、「反映」をクリック

③ 選択した資料の情報が自動で入力されるのを確認する。

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インターネット情報を利用した場合

ポイント

▶ ページタイトル、URL、最終確認日などを記入

▶ インターネット資料収集保存事業（WARP）

▶ 有料データベースなども必ず記載！

参考資料の記入例▶ 1 オンラインデータベース『ジャパンナレッジプラス』

http://www.jkn21.com/top/corpdisplay（最終アクセス2011年12月21日）

▶ 【資料12】『大阪府誌 第４編 財政・教育・衛生・慈善・警察・土木並交通機関』（大阪府 1903） p341～343 ※近代デジタルライブラリーで閲覧可能 <http://kindai.ndl.go.jp/index.html>2011年11月25日最終確認

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レファレンス事例データ：中核的な情報⑥

照会先とは？

▶ 回答を示すために職員が問い合わせた人・機関。情報が得られなかった照会先は含まない

▶ 「紹介先」ではなく「照会先」

【事例】福岡県内の畜産市場の数を知りたい。 （福岡県立図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000096188

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レファレンス事例データ：中核的な情報⑦

寄与者とは？

▶ データ作成に際し情報提供をした図書館外部の人・機関

▶ 照会先との違いは「どちらから働きかけたか」

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【事例】油団（ゆとん）についてその歴史など（紙の博物館図書室）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000004375

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レファレンス事例データ：データの管理情報

質問回答事前調査事項回答プロセス参考資料照会先寄与者

中核的な情報事例作成日NDC/NDCの版内容種別質問者区分キーワード

調査種別解決・未解決備考ローカル項目

付加的な情報

管理番号 公開レベル

データの管理情報

登録番号登録日時最終更新日時

参加館ID

システムの管理用項目

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レファレンス事例データ：データの管理情報

管理番号とは？

▶ 館毎の事例ID＝館内で重複したものはつけられない

▶ 登録日+連番、内容分類、分館名などの組合せが多い。

公開レベルとは？

▶ 自館のみ参照（作成館IDでログインしたユーザのみ）

▶ 参加館公開（レファ協にログインしたユーザのみ）

▶ 一般公開（ウェブ上で公開・検索エンジンも収集可）

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レファレンス事例データ：公開する際の注意

データ公開の条件

1. 個人のプライバシーを尊重する

2. 質問者の特定化を避ける（守秘義務）

3. 差別表現等の点で問題がないこと

参考情報▶ 参加館通信（号外_ご注意ください！レファ協の登録データにおけ

る個人情報の扱いについて （要ログイン）https://crd.ndl.go.jp/reference/modules/d3forum/index.php?topic_id=5274

▶ データ作成・公開に関するガイドラインhttp://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline/data_open.html#chap4-2

必ず読んでください！

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レファレンス事例データ：付加的な情報

質問回答事前調査事項回答プロセス参考資料照会先寄与者

中核的な情報事例作成日NDC/NDCの版内容種別質問者区分キーワード

調査種別解決・未解決備考ローカル項目

付加的な情報

管理番号 公開レベル

データの管理情報

登録番号登録日時最終更新日時

参加館ID

システムの管理用項目

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レファレンス事例データ：付加的な情報①

事例作成日とは？

▶ レファレンスの処理日（年/年月/年月日いずれも可）

▶ 事例作成日（手動で登録）≠データ登録日（自動で登録）

▶ 事例の情報はいつの情報？遡及入力時に注意！

NDCとは？

▶ 事例のテーマの分類。1~3桁の番号を入力可能。

▶ 4桁以降を入れたい場合は備考へ

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レファレンス事例データ：付加的な情報②

内容種別とは？

▶ 事例のジャンル（郷土/人物/言葉/地名または自由記入）

例：ビジネス/医療/行政/ストーリーから etc…

質問者区分とは？

▶ 質問者の属性（選択または自由記入）

▶ レファレンスは質問者ごとに求める回答が異なるため回答とセットで記録する必要がある。

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レファレンス事例データ：付加的な情報③

調査種別とは？

▶ 調査の種類。以下は例。文献紹介：△△についての本を探している

事実調査：○○の辞世の句を知りたい

書誌的事項調査：△△の著者、年代、内容など知りたい。

利用案内：○○図書館で□□のカタログは利用できるか

そのほか、所蔵調査、所蔵機関調査や自由記入など

→内容種別、質問者区別、調査種別は自由記入もできます→それぞれの館の事情に応じて細分化・カスタマイズを！

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レファレンス事例データ：付加的な情報④

キーワードとは？

▶ 内容を表す単語や追加したい検索キーワード

▶ 件名標目を流用しても、新たに作成してもOK

▶ 地名を記入した場合は地域別にブラウジング可能

【事例】学ラン・不良の男子学生服スタイルの写真がほしい。（文化学園大学図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000074231

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便利な機能③ Web NDL Authorities

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レファレンス事例データ：付加的な情報⑤

解決／未解決とは？

▶ レファレンス質問が解決したか

▶ 利用者により納得する条件は違う

→あくまで相対的なもの

▶ 利用者が回答をどう評価したかを記載すると◎

▶ 未解決として登録すると情報の提供が得られるかも？

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レファレンス事例データ：付加的な情報⑥

備考とは？

▶ 補足事項、追加調査でわかった事項、情報募集の呼びかけなど様々な情報。公開設定時は公開される。

ローカル項目とは？

▶ 備考と同じく、何でも屋さんな項目。

▶ 一般公開設定でも公開されない。

→参加館内で共有したいこと、追加したい項目、引継ぎ事項などを記載可能。

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便利な機能④ローカル項目の検索5!

ローカル項目内の項目ごとに検索可能!

使う項目はメモしておく

と便利！

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調べ方マニュアルデータ6

調査テーマ調べ方

中核的な情報

調べ方作成日NDC/NDCの版キーワード完成/未完成

参考資料備考ローカル項目

付加的な情報

管理番号 公開レベル

データの管理情報

登録番号登録日時最終更新日時

参加館ID

システムの管理用項目

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便利な機能⑤関連ファイルの登録

各館作成のパスファインダーのPDFファイル等をそのままアップロードできます！

① 新規登録画面「関連ファイル」にある「関連項目」等に情報を記入する。

② 「参照」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択する。

③ 「関連ファイルのアップロード」をクリックする。

④ 調べ方マニュアルのデータを登録すると「関連項目」で指定された箇所にファイルへのリンクが表示される。

※レファレンス事例や特別コレクションもファイルの登録が可能ですが、本文を検索できるのは調べ方マニュアルだけです。

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本文テキストは検索対象になります!

!

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特別コレクションデータ7

コレクション名〃ヨミ内容来歴所蔵点数継続

中核的な情報

紹介文献目録等利用条件NDC

キーワード備考ローカル項目

付加的な情報

管理番号 公開レベル

データの管理情報

コレクションID登録日時最終更新日時

参加館ID

システムの管理用項目

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特別コレクションはつくれる！

平成23年度 寄稿「特別なコレクションなんてあるの？」

「「一般コレクション」との対比で（中略）主題や資料種類・資料形態に着眼して，収集・組織し，また，別置するなどして排架・保存し，利用に供しているもの」

「ビジネス支援コーナー，健康医療情報コーナー，闘病記文庫，夏休み自由研究支援コーナーなど（中略）利用者に向けて，その存在を強調して示した資料群は，特別コレクションの候補に，すべてなり得るのである。」http://crd.ndl.go.jp/jp/library/column_h23_03_tokucol.html

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特別コレクションデータ：事例

【事例】「WOMAN on the TOWN―三越とパルコ、花開く消費文化―」／アド・ミュージアム東京 特別企画展 関連図書文庫2011（公益財団法人吉田秀雄記念事業財団アド・ミュージアム東京広告図書館） http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=col_view&id=3000001630

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参加館プロファイルデータ

図書館名図書館名（略）図書館名ヨミ郵便番号住所電話番号(1～3)FAX番号E-MailE-Mail（コメント通知）E-Mail（未解決事例通知）

中核的な情報

開館情報交通アクセス注意事項沿革

特色利用条件URL ISIL

付加的な情報

図書館ID 公開レベル

データの管理情報

登録番号登録日時最終更新日時

システムの管理用項目

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使いやすいデータとは？①

色々なルートからたどりつけるデータ

▶ 質問や回答中にある単語によるキーワード検索

▶ キーワードやNDCなど主題による検索

▶ 内容/質問者の種類、ローカル項目などの付加的な項目

情報NDC

キーワード類義語

上位語

主題

略称

ローカル項目

職員名

利用者名

事務連絡

調査種別

内容種別

地名

質問者区分

文中の単語によるキーワード検索補足 補足 （例）

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使いやすいデータとは？②

役に立つデータ＝付加価値をつける

▶ 参考資料やツールに関する簡単な注釈を入れる

▶ より多くの人が参照しやすい情報源も記載

【事例】全国の都道府県の特産品を調べている。（小学生の夏休み自由研究）（岐阜県図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000012917

【事例】明治時代の高松の午砲について。（香川県立図書館）http://crd.ndl.go.jp/reference/detail?page=ref_view&id=1000126593

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使いやすいデータとは？③

利用者を想定する

▶ 自館の職員、他機関の職員、一般の人のために

▶ 公開範囲とデータの書きかたがあっているか？

「DBを検索」など自館の特殊な表現はないか？

専門的な用語は一般の人が理解できるものか?

（興味を引く内容になっているか？）

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まとめ：使いやすいデータを考える

色々なルートからたどりつけるデータ

▶ 多様なアプローチで検索が可能

役に立つデータ

▶ 付加価値、情報源も共有、図書館員のノウハウ

利用者を想定する

▶ 3種類の利用者：同僚、他館、一般の利用者

▶ データの公開範囲に合わせた書きかたを。

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まとめ：ディスカッション＠第7回フォーラム

「選んでいてはだめなのではないか。最初から全部登録してまずいものを取り除く、選ぶというよりも取り除く方向に変えていかなければいけないのかな。この事例に関しては。そう考えていかないとこれからやっていけないのではないか。」

http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_7.html

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▶ 参加館支援機能

▶ 成果としての活用

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システムの機能：一覧

① 検索に関する機能

▶ 手動での検索、登録データのダウンロード、検索用API

② 登録に関する機能

▶ 3つの登録方法

③ 参加館支援機能（その他の機能）

▶ コミュニケーション：コメント、メール通知

▶ 統計機能：自館や参加館の登録件数、被参照数の算出

▶ 管理機能：ID/PW管理、館内お知らせなどの編集

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参加館コミュニケーションの意義

万能な図書館は存在しない

▶ それぞれの設置目的や守備範囲は異なる

（例）主題、地域、対象利用者etc…

▶ 利用者と質問と図書館のミスマッチ

（例）郷土に関するレファレンス

コミュニケーションの相手は他機関とは限らない

▶ 画面の向こうには上司、同僚、部下、分館、前任者…

→個人芸だけに頼らずにチームで解決！

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参加館支援機能：コメント機能

コメント機能

▶ コメントの交換で登録データをブラッシュアップ！

▶ 記入はデータ詳細画面、確認はトップ画面「コメント」

①登録！

②閲覧

③コメント

⑤更新&返信

！④閲覧

！⑥確認

参加館A 参加館B

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参加館支援機能：メール通知機能

メール通知機能

▶ 未解決事例の登録時とコメント到着時の２パターン

▶ 未解決事例の配信はメールアドレスを登録した館のみ

①登録(未解決)

④通知 ③コメント

⑤更新&返信

②通知

参加館A 参加館B⑥通知

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メールアドレス（参加館データ）の更新方法

①参加館プロファイルで自館を検索

②更新ボタンをクリック

③未解決事例通知のメールアドレス（変更したい項目）を記入して「更新」をクリック

※情報を変更できるのは管理者のみ

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成果としての活用

レファレンスについて、こんな説明を求められたら・・?

▶ どれだけ？

▶ どんな？

▶ どういうメリット?

▶ 反響は?

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成果としての活用：統計の利用

どれだけ？に答えるために

▶ 月別の登録件数・被参照件数の一覧を簡単に表示

▶ 図書館が「どれだけ活動したか」と、その活動の成果が「どれだけ届いたか」の両方を数値で示すことが可能

▶ 表示した統計表はテキストデータ（csv）でも出力が可能なので、編集や加工がしやすい。

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統計情報の表示方法

① トップ画面「統計」をクリックし取得したい条件を選択し「検索」

② 「ダウンロード」をクリックするとCSVファイルを取得し、エクセルなどで加工が可能

※被参照数も同じ手順

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成果としての活用：事例の公開と宣伝

どんな？に答えるために

▶ 「レファ協で」公開する意義

本当に届けたいなら露出は多いほうが良い

固定URLや検索結果の一覧画面の利用

例：館ごと、主題の地域ごと、データの種類ごと

▶ 数の力・SNS連携

600本の矢？単独よりも集まった方が目立つ

SNS連携機能

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池田市立図書館HP

事例の固定URLの活用４

【事例】レファレンスサービス | 池田市立図書館http://lib-ikedacity.jp/siraberu/reference/index.html

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▶ 事例の一覧画面へのリンクも可能（赤字が参加館ID）

http://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/list.reference?id=3110045

事例データの一覧へのリンクの活用

参加館プロファイルのリンクをコピペすると簡単！

【事例】レファレンス（質問・調査依頼） | 熊本大学附属図書館http://www.lib.kumamoto-u.ac.jp/guide/visitor/reference

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成果としての活用：検索APIの活用

どういうメリット？に答えるために

▶ APIって何?

コンピュータが情報をやり取りするルール

→外部の人に｢自動的」に情報を使ってもらう窓口

▶ 例えば何ができる？

特定のキーワードを含むなど、予め設定した条件に合うデータを自動でウェブサイトに表示してくれる。

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福井県立図書館HP

APIを使って自動で事例を表示

【事例】福井県立図書館 レファレンス事例集http://www.library-archives.pref.fukui.jp/?page_id=154

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成果としての活用：御礼状

「反響は？」に答えるために

▶ データ総登録、年間登録数、年間アクセス件数のいずれかが一定以上に達した参加館に御礼状を送付

ねらい目は年間登録数！

▶ 公開範囲に応じて点数を付与

自館のみ（1点）参加館公開（2点）一般公開（3点）

▶ 期間は平成27年1月1日～平成27年12月31日

▶ 200点以上

例： 67件（全て一般公開）～200件（全て自館のみ参照）

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御礼状を活用する

【事例】中央図書館ブログ ５年連続！国立国会図書館から御礼状をいただきました｜牛久市公式ホームページ http://www.city.ushiku.lg.jp/page/page004500.html

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新聞への掲載例

「国会図書館から礼状 安城市中央図書館 データ提供で

安城市中央図書館は、図書館に寄せられた質問に対して職員が回答した事例を、国立国会図書館のデータベースに提供し、国会図書館から礼状を受けた。二十四日から中央図書館で提供事例と礼状を展示する。（後略）」

▶ 2015年3月21日 中日新聞西三河版

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指標としての利用例

【事例】横浜市の図書館 2014（横浜市立図書館年報）http://www.city.yokohama.lg.jp/kyoiku/library/gaiyou/

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成果としての活用：企画協力員賞

「反響は？」にこたえるために

御礼状の基準には当てはまらないが貢献の大きな参加館▶ 職員数が少ない中で積極的なデータ登録を開始。

▶ 職員数が少ない中で、積極的に郷土の事例を登録。

▶ 自動車関係のレファレンス事例に特化し、調べ方マニュアルも含め、積極的に登録。

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組織のトップからの評価

【事例】中央図書館が受賞｜「温故知新」 鎌倉市長 松尾たかしhttp://ameblo.jp/matsuonet/entry-11775001090.html

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もっと広がる！レファ協の可能性

図書館のお仕事で

研修教材、レファレンス情報源、自館のレファレンスデータベース、選書や蔵書構築のための参考情報、広報の素材として、利用者の傾向やニーズの把握に、説明材料に…

一般利用者向けに

レファレンスサービスの紹介に、調べものの情報源として、調べ方のコツを知るための教材として

教育現場や研究活動など

図書館情報学の研究素材、司書養成の教材として

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レファ協フォーラム

・実践報告

・基調講演・提言

・パネルディスカッション

（参考）2014年度

第11回レファレンス協同データベース事業フォーラム平成27年2月19日（木）

（国立国会図書館 関西館）http://crd.ndl.go.jp/jp/library/forum_11.html

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▶ まとめ5

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まとめ

おはなししたこと

▶ 事業の概要と課題

▶ システムの基本的な使い方（検索とデータ登録業務）

▶ データの作成ルール

▶ データを活かすための機能・事例

→あとは実践！

→自分でわからない時は他の人につなぐのも担当者の務め

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目的はネット公開だけじゃない

図書館の活動の成果を活かすこと

▶ レファ協のインターネット公開だけが成果ではない。

▶ 紙でも自館システムでも自館のみ参照でも何でもいい

▶ レファ協を使って活動の記録や成果の蓄積が進むこと自体が大変意義のあること。

→レファ協の特徴を把握し、ツールの一つとして使う

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レファ協の強み

デジタルである利点

▶ いつでも何人でも同時に登録・参照できる。

▶ 添付ファイルも含めて、テキスト検索できる。

▶ 紛失しない＝引継ぎでうやむやにならない

汎用性が高い

▶ データの出し入れが簡単

▶ ローカル項目など、拡張しやすいフォーマット

▶ SNS連携・APIなどいろいろなチャンネルを用意

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本日の研修を最大限に生かすために

▶ 本日、どこかの館の方とあいさつをしてください

▶ 使ったことがなかった機能を書き留めてみてください

▶ 今日の研修内容をどなたかに話してください（×回覧）

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♪れはっちです！

わたしもれはっちです。

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参考情報：マニュアル・ガイドライン

▶ かんたんマニュアル（簡易版）http://crd.ndl.go.jp/jp/library/documents/manual_simple_v1.2.pdf

▶ システム操作マニュアル（参加館用）http://crd.ndl.go.jp/jp/help/crds/

▶ データ作成・公開に関するガイドラインhttp://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline.html

▶ ガイドラインお悩み相談室http://crd.ndl.go.jp/jp/library/guideline_advisement.html

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参考情報：要項・規定文書

▶ レファレンス協同データベース事業実施要項（平成25年3月29日改正）http://crd.ndl.go.jp/jp/library/documents/collabo-ref_guide.pdf

▶ 国立国会図書館レファレンス協同データベース事業参加規定 （平成25年7月26日改正）http://crd.ndl.go.jp/jp/library/documents/collabo-ref_reg.pdf

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参考情報：その他お役立ち情報

▶ 担当者研修会 http://crd.ndl.go.jp/jp/library/training.html

▶ 事業フォーラム http://crd.ndl.go.jp/jp/library/fest.html

▶ メールマガジン コラム集http://crd.ndl.go.jp/jp/library/column.html

▶ 外部提供インタフェースを使う！http://crd.ndl.go.jp/jp/library/api_lab.html

▶ ブックカバー、壁紙、うちわ、ペーパークラフトなどhttp://crd.ndl.go.jp/jp/library/publication.html#chirashi

▶ れはっち素材集http://crd.ndl.go.jp/jp/library/publication.html#illust

※レファレンスやレファ協の説明などに各館でご活用ください！

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ご清聴ありがとうございました。

午後の谷本先生の講義をお楽しみに♪

ありがとうございました

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国立国会図書館「第11回レファレンス協同データベース事業

担当者研修会」

『データ登録の意義！』（グループ討議）

平成27年6月10日（水）

たにもとたつや（谷本達哉）

〔国立国会図書館レファレンス協同データベース事業企画協力員・羽衣国際大学〕

レファレンス協同データベース（CRD）

＜はじめに＞

本日午後のプログラム

講義『データ登録の意義！』• 講師（？）からの「一言」• 「事前課題1」をみなさまとともに

◦ なにを、どのように、登録なさっておられますか！

グループ討議「『レファ協』に求められる事例データとは・・・事例へのコメントを材料に」

• グループ討議：ディスカッション・作業・プレゼンテーション◦ 「事前課題2」：もう一度「事前課題1」の事例データを見直してみましょう！

• グループ討議を振り返って再び、講師（？）から「もう一言」・・・

2レファレンス協同データベース（CRD）

＜講義『データ登録の意義！』＞

講師（？）からの一言

レファレンス協同データベース事業とは• 『レファ協』なのです！• ただし、データベースです

◦ ここでみなさまへの質問、「データベースには、なにが必要でしょうか？」

わたくしが考える『レファ協』とは・・・• そもそも図書館のレファレンス（サービス）とは

◦ 「レファレンス（サービス）」という表現に対する一般の方々の捉え方

◦ 「レファレンス（サービス）」ではなく“調べもの”（のためのサービス）

• 『レファ協』も、“調べもの”のための“仕組み”◦ 一般の方々にも、“調べもの”のための“仕組み（サービス＝

使ってもらう）”3

レファレンス協同データベース（CRD）

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＜講義『データ登録の意義！』＞

「事前課題1」をみなさまとともに

なにを、どのように、登録なさっておられますか！：確認したいこと

• レファ協フォームの項目

• 入力されているデータの表現◦ お一人お一人が、ご自身の事例データと他の参加者の事例データを比べながら

これでOKでしょうか！◦ 「いいのか？」という幾つかの視点（グループ討議への問題意識として）

“調べもの”のための“仕組み”の事例データとして◦ 一般の方々の目でみると

レファレンス協同データベース（CRD）

平成27年6月10日 第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会　配布資料（3）-2

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＜グループ討議＞

「『レファ協』に求められる事例データとは・・・事例へのコメントを材料に」＞

ディスカッション・作業・発表会

レファレンス協同データベース（CRD）

ディスカッションの前に役割の分担

• ディスカッションに先立って、進行・記録・発表用PPファイル作成・発表者・タイムキーパーの役割分担をお願いします。

• ディスカッション→作業→プレゼンテーション（発表会）とこのラウンドは内容が盛りだくさんです。時間配分には十分注意して、ディスカッション（話し合い）→作業を進めてください。

– ディスカッション（話し合い）の内容についての記録（メモ）は手書きでも、PPファイルでも結構です。

6レファレンス協同データベース（CRD）

グループ名「関西： 」

「事例●○」

• コメント付与

○○○○○○○（付与する文章を入力）

フォントサイズ・・・28を目安にしてください

ファイル名・・・関西○グループ（PPファイルで保存）

※この様式に基づいて各グループ1枚のスライドに纏めてください。

7発表用フォーム

＜グループ討議「『レファ協』に求められる事例データとは・・・事例へのコメントを材料に」＞

プレゼンテーション「発表会」

8レファレンス協同データベース（CRD）

平成27年6月10日 第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会　配布資料（3）-2

＜グループ討議「『レファ協』に求められる事例データとは・・・事例へのコメントを材料に」＞

グループ討議を振り返って

9レファレンス協同データベース（CRD）

＜グループ討議「『レファ協』に求められる事例データとは・・・事例へのコメントを材料に」＞

再び、講師（？）から「もう一言」

10レファレンス協同データベース（CRD）

国立国会図書館「第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会」

お疲れさまでした！

平成27年6月10日（水）

たにもとたつや（谷本達哉）

〔国立国会図書館レファレンス協同データベース事業企画協力員・羽衣国際大学〕

レファレンス協同データベース（CRD）

平成27年6月10日 第11回レファレンス協同データベース事業担当者研修会　配布資料（3）-2