buku panduan pembangunan sistem paparan maklumat
DESCRIPTION
Panduan membangunkan sistem paparan maklumat bagi organisasiTRANSCRIPT
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
BUKU PANDUAN
Penasihat 1Lajim bin Molah
Penasihat 2Rosnani Binti Hj. Affandi
Ketua EditorNin Hayati Binti Mohd Yusoff
Penolong EditorAspalilla Binti Main
EditorRodzah Binti Hj Yahya
PenyelarasNorzilah Binti HussinAzlilawati Binti Abu BakarKhadijah Binti Abdul Rahman
PenyusunNor Asiah Binti Mat YunusAsiah Binti Ibrahim
Rekabentuk GrafikNoraihan Binti IsaMaizun Binti Jamil
3
Hak Cipta Terpelihara
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK,
POLITEKNIK MERLIMAU, 2013
EDISI PERTAMA
Hak cipta terpelihara. Tidak
dibenarkan mengeluarkan mana-mana
bahagian daripada bahan cetakan ini
atau memindahkannya ke dalam
sebarang bentuk melalui sebarang
cara, sama ada secara elektronik atau
cetakan termasuk fotokopi sebelum
mendapat kebenaran bertulis dari
Jabatan Kejuruteraan Elektrik,
PolitekniK Merlimau .
Dihasilkan oleh:
Ekstrovert
Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Politeknik Merlimau
KB1031 , Pejabat Pos Merlimau,
77300 Merlimau
Melaka.
MENTRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN MAKLUMAT DALAM ORGANISASI
TUJUAN
Buku Panduan Sistem Paparan Informasi Berpusat – Mentransformasi
Sistem Penyampaian Maklumat Dalam Organisasi ini dihasilkan
bertujuan untuk memberi pendedahan dan panduan tentang sistem
penyampaian maklumat yang efisyen dan cara-cara bagaimana ia boleh
diaplikasikan oleh sesebuah organisasi supaya sistem penyampaian
maklumat lebih cepat, tepat, betul dan seragam.
Sistem penyampaian maklumat yang berkesan merupakan salah satu
kriteria dalam menentukan kejayaan dan keberkesanan pentadbiran
sesebuah organisasi.
Adalah diharapkan panduan dan saranan ini boleh membantu organisasi
lain dalam menambahbaik sistem penyampaian maklumat mereka.
4
BAB 1
ISI KANDUNGAN
5
1.1 Pengenalan
1.2 Mengapa Sistem Penyampaian Perlu Efisyen
1.3 Kepentingan Sistem Maklumat Dalam Kejadian Tsunami : Acheh
Dan Jepun
1.4 Masalah Dalam Kebanyakan Sistem Penyampaian Maklumat
Di Organisasi Pendidikan
1.5 Prosedur Penyampaian Maklumat Sedia Ada
2.1 Pelaksanaan Transformasi Sistem Penyampaian Informasi
Berpusat
2.2 Sistem Paparan Maklumat Berpusat
2.2.1 Tujuan
2.2.2 Prosedur Penyampaian Maklumat
2.2.3 Keperluan Perkakasan Dan Perisian
2.2.4 Anggaran Kos
2.2.5 Pegawai Bertanggungjawab
2.2.6 Lokasi Paparan
2.3 Faedah Sistem Paparan Maklumat Berpusat
BAB 2
7
9
10
11
12
15
16
16
17
19
20
21
22
23
ISI KANDUNGAN
6
BAB 3
BAB 4
BAB 5
3.1 Pembangunan Sistem
3.1.1 Cara Membangunkan Sistem Paparan Maklumat Berpusat
3.1.2 Cara Menyimpan Templete Powerpoint
3.1.3 Cara Menetapkan Masa Pertukaran Paparan
4.1 Penggunaan Sistem
4.1.1 Cara Memasukkan Informasi Dalam Templete
4.1.2 Cara Menambahkan Slaid Paparan
4.1.3 Cara Menyimpan (Save) Informasi Untuk Dipaparkan
4.1.4 Cara Memaparkan Informasi
5.1 Rumusan
25
25
27
28
31
31
32
32
33
35
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
BAB 11.1 PENGENALAN
Kakitangan awam sentiasa diberi galakan
terhadap usaha untuk memperkenalkan
inovasi dan membuat penambahbaikan
terhadap perkhidmatan yang diberikan
kepada pelanggan dalam sesebuah
organisasi. Oleh yang demikian, Kumpulan
Inovatif dan Kreatif (KIK) yang dahulunya
dikenali sebagai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) telah diperkenalkan
bagi mencari penyelesaian terhadap sesebuah masalah dalam organisasi. Ia
bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif dan kreatif serta memberi
peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap kebolehan dan
meningkatkan kompetensi diri.
Program KIK ini menyediakan teknik-teknik untuk
menyelesaikan masalah yang wujud dalam
organisasi, yang merangkumi kaedah untuk
membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif
dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru
untuk membawa kepada peningkatan sistem
penyampaian perhidmatan kepada pelanggan
8
Akibat daripada masalah sistem penyampaian
yang tidak efisyen dalam jabatan, Kumpulan
Ekstrovet dari Jabatan Kejuruteraan Elektrik,
Politeknik Merlimau telah membuat keputusan
untuk menghasilkan projek Sistem
Penyampaian Maklumat Berpusat bagi
mentransformasi kaedah penyampaian
maklumat di jabatan dengan objektif cepat, tepat,
betul dan seragam dalam penyampaian
maklumat. Projek ini telah mendapat pingat
emas semasa Konvensyen KIK peringkat
politeknik dan mendapat sokongan pengurusan
politeknik supaya ia diaplikasikan di seluruh
jabatan lain.
9
BAB 11.1 PENGENALAN
Sistem penyampaian maklumat merupakan salah satu agenda dan kriteria yang
penting dalam sesebuah organisasi kerajaan kerana ia melibatkan perkhidmatan
kepada orang awam. Sesuai dengan itu, kerajaan telah mewujudkan E-government
yang merupakan satu kegunaan yang dilaksanakan untuk meningkatkan sistem
penyampaian perkhidmatan kerajaan, melalui Unit Pemodenan Tadbiran Pengurusan
Malaysia (MAMPU). Kerajaan telah melancarkan pelan strategik ICT sektor awam
Malaysia sejak Ogos 2003 lagi demi meningkatkan penggunaan ICT dalam sistem
penyampaian. Ia seiring dengan kesedaran masyarakat hari ini melalui kepentingan
ICT untuk menjadikan sistem penyampaian perkhidmatan awam hari ini bertaraf
antarabangsa.
Pengajian tinggi mempunyai peranan penting untuk merealisasikan wawasan negara
seperti yang terkandung dalam Wawasan 2020 dan Teras Misi Nasional dalam RM Ke-
9. Matlamat pengajian tinggi menjelang tahun 2020 adalah untuk memastikan sistem
penyampaian pengajian tinggi dilaksanakan dengan berkesan dan cemerlang bagi
memenuhi aspirasi negara untuk menjadikan Malaysia sebagai hab kecemerlangan
pengajian tinggi antarabangsa.
10
1.2 MENGAPA SISTEM PENYAMPAIAN PERLU EFISYEN
BAB 1
Dasar PSPT
FOKUS KEPADA PELAN STRATEGIK PENDIDIKAN TINGGI NEGARA (PSPT )
Pengukuhan sistempenyampaian kementerian
pengajian tinggi
11
1.3 KEPENTINGAN SISTEM MAKLUMAT DALAM KEJADIAN TSUNAMI : ACHEH DAN JEPUN
BAB 1
An earthquake information management
system (EIMS) is a system that records,
collects, keeps, retrieves and analyzes
inputs and alters the reports and required
earthquakes information. It then renders it
to right people and organizations to
manage earthquake outcomes
(Seismological Bureau of Yunnan Province,
2001).
Unfortunately, information systems in
most countries are inadequate in providing
the needed management support.
Information is not an end in itself, but a
means to better decisions in policy design,
planning, management, monitoring, and
evaluation of programs and services,
including damage or disaster reduction
(Lippeveld et al., 2000).
TSUNAMI DI ACHEH 2004
Berikut merupakan contoh sistem penyampaian yang sering berlaku dalam organisasi.
Ini dikaitkan dengan masalah birokrasi.
BAB 11.4 MASALAH DALAM KEBANYAKAN SISTEM PENYAMPAIAN
MAKLUMAT DI ORGANISASI PENDIDIKAN
Ketua Jabatan minit kepadaKetua Unit
Jabatan terima maklumat(Pegawai Am Pejabat (PAP)
cop terima)
Penganjur hantar maklumat PAP buat salinan
PAP buat edaranKetua Unit terimaKetua Unit membuattemujanji denganpegawai terlibat
Ketua Unit berbincangberkenaan maklumat dan
tugas yang perlu dilakukan
Pegawai menyampaikanmaklumat tugasan
kepada team members
12
13
1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA
Mula
Tamat
Penganjur hantar maklumat
Jabatan terima maklumat(PAP cop terima)
Ketua Jabatan minit kepadaKetua Unit
PAP buat salinan
PAP buat edaran
Ketua Unit terima
Ketua Unit membuat temujanji dengan pegawai terlibat
Ketua Unit berbincang berkenaan maklumat dan tugasyang perlu dilakukan
Pegawai menyampaikan maklumat tugasan kepadateam members
BAB 1
9 Prosedur
14
1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA
BAB 1
Prosedur yang panjang dalam kebiasaan sistem penyampaian maklumat di
organisasi kerajaan menunjukkan bahawa sistem ini kurang efisyen dan boleh
menyebabkan timbulnya masalah berikut:
1. Maklumat lambat atau tidak sampai kepada penerima
2. Maklumat yang disampaikan tidak tepat
3. Program tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna
4. Kerja akan jadi tertangguh
Oleh itu, penambahbaikan kepada sistem penyampaian yang sedia ada
boleh dibuat sebagai satu usaha ke arah transformasi sistem penyampaian
maklumat yang lebih efisyen selaras dengan usaha kerajaan ke arah Wawasan
2020 dan inisiatif dalam Pelan Strategik Pendidikan Negara.
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
Bagi menyelesaikan masalah sistem penyampaian maklumat yang kurang efisyen di
kebanyakan organisasi kerajaan, dan institusi pendidikan khasnya, Kumpulan KIK
Ekstovet dari Politeknik Merlimau, Melaka telah membangunkan satu inovasi bagi
menambahbaik sistem penyampaian maklumat. Inovasi ini dinamakan SISTEM
PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT sebagai usaha ke arah Transformasi Dalam
Penyampaian Maklumat Secara Efisyen.
16
2.1 PELAKSANAAN TRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN INFORMASI BERPUSAT
BAB 2
Walaupun sistem seperti ini telah
dilaksanakan oleh kebanyakan
organisasi, Ekstrovet mengambil inisiatif
untuk menunjukkan cara bagaimana
sistem penyampaian ini boleh
dibangunkan dan diaplikasikan dengan
mudah, cepat dan kos yang rendah.
Paparan tajuk kekal
Paparan hari & tarikh
Paparan maklumat akanbertukar setiap 5 saat
Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini dibina bertujuan untuk menambahbaik
sistem penyampaian maklumat kepada penerima supaya masalah birokrasi dan
“lambat sampai” tidak berlaku. Matlamatnya ialah :
17
BAB 22.2 SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
2.2.1 TUJUAN
1 •Maklumat disampaikan denganCepat, Tepat, Betul dan Seragam
2 •Memudahkan penerimamendapatkan maklumat aktiviti
3 •Maklumat disampaikan teruskepada penerima
4 •Hebahan maklumat secaraberpusat
18
2.2.2 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT
BAB 2
Mula
Penganjur hantar maklumat
Jabatan terima maklumat(PAP cop terima)
PAP masukkan data ke dalamsistem (Rujuk 2.1.4)
Maklumat sampai kepadapenerima
Tamat
4Prosedur
Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, prosedur dalam
penyampaian maklumat disasarkan kepada hanya empat prosedur supaya
maklumat dapat disampaikan dengan cepat kepada penerima dan masalah
birokrasi dapat dikurangkan.
Prosedur penyampaian yang baru ini menggunakan Powerpoint 2010 sebagai
sistem antaramuka supaya ia mudah dibangunkan oleh mana-mana individu
(RUJUK BAB 3). Secara tidak langsung, pembangunan sistem ini menyokong ke
arah Pelan Strategik ICT Sektor Awam Malaysia yang dilancarkan pada Ogos
2003.
19
Penganjur hantar maklumatJabatan terima
maklumat(PAP cop terima)
PAP masukkan data kedalam sistem
Maklumat sampai kepada penerima
BAB 2
Prosedur baru dalam penyampaian
maklumat menggunakan
SISTEM PAPARAN MAKLUIMAT BERPUSAT
Bagi membangunkan Sistem Penyampaian Maklumat Berpusat ini, perkakasan
berikut diperlukan :
1. Komputer
2. Paparan (Monitor) berdasarkan bilangan paparan yang diperlukan bagi
organisasi
3. Splitter yang bertujuan untuk mengagihkan paparan maklumat
daripada komputer utama di mana maklumat dimasukkan dan
dikemaskini
4. Kabel VGA
5. Monitor Bracket
6. Microsoft Powerpoint 2010 ke atas
20
BAB 22.2.3 KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN
Kabel VGA
Monitor Bracket Komputer
Splitter
Microsoft Powerpoint 2010
21
BAB 2
2.2.4 ANGGARAN KOS
Rekabentuk Rangkaian Sistem Paparan Maklumat Berpusat Dengan 5 Paparan Monitor.
Item Perincian RM
Monitor BENQ 19" FULL HD LCD - RM249 x 5 RM 1250.00
Splitter 1 input, 8 output RM 30.00
Kabel VGA 20M (RM35), 30M (RM45), 50 M x 3 (RM80)
RM 320
Bracket Monitor RM 150 x 5 RM 750
JUMLAH RM 2350.00
Berikut merupakan anggaran kos bagi 5 paparan monitor dengan jarak 20 meter, 30
meter dan 50 meter.
Oleh kerana sistem ini dibangunkan bertujuan supaya penyampaian maklumat
dibuat secara berpusat, seorang pegawai bertanggungjawab perlu dilantik. Bagi
organisasi kerajaan, pegawai bertanggungjawab yang dicadangkan ialah Pembantu
Am Pejabat (PAP) atau mana-mana pegawai yang sesuai menguruskan dokumen
jabatan.
Pegawai ini akan bertanggungjawab untuk :
1. Mengumpul maklumat yang perlu disampaikan oleh penganjur
2. Memasukkan maklumat ke dalam sistem (Rujuk BAB 4)
3. Mengemaskini paparan maklumat dua kali sehari iaitu pagi dan petang.
Cadangan masa bagi pengemaskinian paparan maklumat ialah pada jam 9.00
pagi dan 3.00 petang. Maklumat yang diterima oleh pihak penganjur selepas
jam 3.00 petang akan dipaparkan pada hari yang berikutnya.
22
BAB 22.2.5 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB
Mana-mana penganjur yang ingin
menghebahkan maklumat akan menghantar
maklumat berikut untuk dimasukkan oleh
PAP:
1. Tajuk maklumat
2. Tarikh dan masa
3. Tempat
4. Sasaran maklumat
5. Poster/gambar yang berkaitan (jika ada)
Paparan maklumat akan diletakkan pada
lokasi yang menjadi tumpuan dan laluan
utama orang ramai. Lokasi yang
dicadangkan ialah:
1. Ruang legar organisasi
2. Pintu masuk utama
3. Kafetaria
23
2.2.6 LOKASI PAPARAN
BAB 2
Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, sistem penyampaian
sesebuah organisasi menjadi lebih efisyen dan mudah. Selain itu, ia mampu
meningkatkan penguasaan penggunaan teknologi ICT di sesebuah organisasi.
24
2.3 FAEDAH SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
BAB 2
Penjimatan masa penyampaian
maklumat
Penjimatan masa Penyebaran maklumat
Mengurangkanpenggunaan tenaga
kerja pihak ke3
Mengurangkan Kos Operasi danpenggunaan
medium
Pengurangan birokrasi
Menyokong ke arah Go Green
Maklumat yang diterima pelajar
secara terus, tepat dan efisyen
Menjimatkan kos panggilan telefon
FAEDAH PROJEK
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
26
BAB 33.1 PEMBANGUNAN SISTEM
Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian PowerPoint2010. Pemilihan perisian
ini adalah kerana pengguna sudah biasa dengan perisian Microsoft Office dimana
individu yang tidak menguasai kemahiran komputer yang tinggi boleh menggunakan
dengan mudah dan cepat
3.1.1 CARA MEMBANGUNKAN SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT
0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT
A – Klik panel View pada menu bar
B – Klik Slide Master
27
BAB 3
Klik pada slaidpertama dan keduadiruangan ini untukmengedit templete
Pengguna bolehmengedit ruangan ini
untuk dijadikantemplete sendiri
0 Contoh TEMPLETE POWERPOINT yang siap direkabentuk
0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT
28
Klik Save
Klik Icon Save
BAB 3
Klik untukmenutup
Master View
3.1.2 CARA MENYIMPAN TEMPLETE POWERPOINT
29
0 TEMPLETE POWERPOINT telah siap direkabentuk dan cara untuk
menggunakan templete tersebut boleh dirujuk dalam Bab 4
BAB 3
A – Klik pada menu Animation
B – Klik pada Transition Scheme
C – Pilih Transition Scheme untuk animasi pertukaran antara slaid
D – Pilih pada kotak Automatically After. Masukkan masa mengikut kesesuaian
diperlukan untuk memaparkan informasi per slaid. (Cadangan masa: 3-5 saat)
E – Klik Apply To All supaya masa paparan tetap bagi semua slaid
3.1.3 CARA MENETAPKAN MASA PERTUKARAN PAPARAN
Pengguna boleh mengeditruangan ini untuk dijadikan
templete sendiri
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
32
BAB 44.1 PENGGUNAAN SISTEM
Pegawai yang bertanggungjawab menggunakan sistem ini adalah PAP. Bab ini
menerangkan cara mudah untuk menggunakan sistem paparan maklumat berpusat.
4.1.1 CARA MASUKKAN INFORMASI DALAM TEMPLETE
0 Klik dua kali pada icon TEMPLETE EKSTROVET pada Desktop.
Klik untuk masukkantajuk informasi
Klik untuk masukkanjadual, graf, smartArtGraphic, Picture, Clip
Art dan Video
33
Klik pada tetikuskanan kemudian klik
pada New Slide
Ulangi langkah 2 untuk memasukkan
informasi
BAB 44.1.2 CARA MENAMBAHKAN SLAID PAPARAN
4.1.3 CARA MENYIMPAN (SAVE) INFORMASI UNTUK DIPAPARKAN
34
BAB 4
0 Klik dua kali pada icon INFORMASI HARI INI.WMV padaDesktop.
Klik pada icon ini bagi mendapatkanpaparan penuh informasi
0 Paparan maklumat akan bertukar dalam tempoh masa yang telah ditetapkan
dan berulang-ulang selagi komputer di onnkan
4.1.4 CARA MEMAPARKAN INFORMASI
JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
36
BAB 5
Sistem Paparan Maklumat Berpusat yang diperkenalkan oleh kumpulan
EKSTROVET adalah menyokong kepada wawasan negara iaitu mengukuhkan
sistem penyampaian menjelang 2020. EKSTROVET telah manfaatkan ICT
dengan menggalakkan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi
untuk menyokong sistem penyampaian maklumat yang berkesan. Ia
merupakan satu kaedah penyampaian maklumat yang cepat, tepat, betul dan
seragam.
Sistem penyampaian maklumat yang berkesan dengan pendekatan yang lebih
fleksibel adalah penting dalam sesebuah organisasi. Dengan ini EKSTROVET
telah menerbitkan Buku Panduan Sistem Paparan Maklumat Berpusat bagi
memberi panduan lengkap kepada organisasi dalam membina dan
mengaplikasikan sistem paparan maklumat berpusat. Ini bagi memastikan
sistem tadbir urus dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, telus dan pantas
dalam memastikan visi dan misi organisasi dapat dicapai secara berterusan.
5.1 RUMUSAN
37
CATATAN
38
EKTROVETJabatan Kejuruteraan Elektrik
Politeknik MerlimauKB1031, Pejabat Pos Merlimau,
77300 Merlimau MelakaTel: 06-2636687