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Germany 2015

Deutsch

BSP Manual for Agents – Local Procedures

Chapter 14

BSP Manual for Agents – Chapter 14 – May 2015 of 24

INHALT

VORWORT: Dieses Kapitel (Chapter 14) deckt die lokalen BSP Prozesse in Deutschland ab. Alle anderen anwendbaren BSP Prozesse sind dem „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) zu entnehmen. Das Handbuch wird unter dem Link zur Verfügung gestellt: http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx

CHAPTER 14 – Lokale Prozesse INHALTSVERZEICHNIS

14.1 ADRESSEN & KONTAKTE .................................................................... 4

IATA .......................................................................................................... 4 Rechenzentrum ........................................................................................ 4 Clearing Bank ........................................................................................... 4 Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS) ........................ 5 Local Customer Advisory Group (LCAG) ................................................. 5 Agency Program Joint Council (APJC) ..................................................... 5

14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND ................................................. 6

14.2.1 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften ...... 6

14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN .................................................. 7

14.3.1 Generelle Informationen ................................................................ 7

14.3.2 IATA Homepage ............................................................................ 7 14.3.3 IATA Customer Service Portal ....................................................... 8 14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org .......................................... 8

14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD) ..................................... 10

14.4.1 In Deutschland verwendete STDs ............................................... 10

14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE ...................................... 11

14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit ....................... 11 14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM) ..................... 11 14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR) ...................... 12 14.5.4 Conditions of contract and other important notices ..................... 12

http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx


14.6 BSP ABRECHNUNGEN ....................................................................... 13

14.6.1 Generelle Informationen .............................................................. 13 14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink..................................... 13 14.6.3 Erläuterungen der Reports .......................................................... 14

14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN .................................................................... 18

14.7.1 Generelle Informationen .............................................................. 18 14.7.2 Abrechnungsperioden ................................................................. 18 14.7.3 Zahlungsmodus ........................................................................... 18 14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin ........................................... 19 14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren) 19

14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN ......................................................... 20

14.8.1 Administrative Gebühren & Sonstige Gebühren ......................... 20

14.8.2 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default” ................... 20

14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE ............................................................... 21

14.9.1 Generelle Informationen..............................................................21

14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP .................... 21

14.10 REFUNDS ........................................................................................... 21

14.10.1 Allgemeine Bestimmungen ........................................................ 21 14.10.2 Refund über GDS ...................................................................... 21 14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink ...................................... 22

14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE ........................................ 22

14.11.1 Allgemeine Informationen .......................................................... 22

14.12 BSP TERMINPLAN ............................................................................. 24


14.1 ADRESSEN & KONTAKTE

IATA

International Air Transport Association Service Centre Europe Accreditation Department / Risk Management Department Torre Europa Paseo de la Castellana, 95 28046 Madrid- Spain Customer Portal: http://www.iata.org/customer

Fax: +34 (0) 91 761 61 45 Phone: +34 (0) 91 545 24 57 (Mo.- Fr. 09:00-12:00 Uhr)

Rechenzentrum

T-Systems International GmbH Telefon: +49 (0) 6196 961 25555 Fax: +49 (0) 391 580239640 E-Mail: [email protected]

Das Rechenzentrum führt im Auftrag der IATA die technische Abwicklung der BSP-Abrechnung durch. Es überprüft nicht die Richtigkeit der Preiskalkulation oder der Provisionssätze, da dies in die Zuständigkeit der bezogenen Luftverkehrsgesellschaften fällt.

Clearing Bank

Deutsche Bank Frankfurt am Main

Die Clearing Bank ist für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen dem Reisebüro und der Fluggesellschaft im Rahmen des BSP-Systems zuständig. Sie unterhält direkten Kontakt zur IATA. Änderungen der Bankverbindung müssen 30 Tage im Voraus in schriftlicher Form an die IATA Frankfurt/Main angezeigt werden. (siehe Resolution 818g, Attachment ‚A’, Para. 1.6.1 (c)). Das entsprechende Formular ist unter Angabe der IATA-Nr. über unser Customer Portal anzufordern: http://www.iata.org/customer

http://www.iata.org/customer



Computer- Reservierungs- und Ticketingsysteme (GDS)

Die GDS’s melden die Daten erstellter Tickets und Refunds zur weiteren Verarbeitung an das Rechenzentrum, T-Systems.

Anfragen bezüglich Ticketing- und Verwaltungsfunktionen sind an das User-Help-Desk des jeweiligen GDS zu richten.

Im BSP-Deutschland sind nachfolgende GDS’s (Global Distribution System) für das Ticketing- und Refundverfahren zugelassen:

AMADEUS GALILEO SABRE WORLDSPAN FARELOGIX SIRENA

Local Customer Advisory Group (LCAG) Die LCAG ist ein Forum, in dem Repräsentanten von IATA-Mitgliedsfluggesellschaften operative Angelegenheiten rund um den BSP Deutschland besprechen.

Agency Program Joint Council (APJC)

Das APJC setzt sich aus Vertretern der IATA-Mitgliedsfluggesellschaften und den von der IATA akkreditierten Reisebüros eines Landes zusammen. Im APJC werden die einzelnen Aspekte des Agenturprogrammes, d.h. der jeweils anwendbaren IATA Resolutionen (z. B. für Deutschland als EU-Land die Resolution 818g) besprochen. Es können formelle Empfehlungen des APJCs an die PAConf (Passenger Agency Conference) zu deren Berücksichtigung im Agenturprogramm abgegeben werden (z. B. für Akkreditierungs-Kriterien, finanzielle Überprüfungen usw.).


14.2 MITGLIEDER IM BSP DEUTSCHLAND

14.2.1 Kontaktdaten der teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften

Kontaktdaten von BSP-Mitgliedsfluggesellschaften können in BSPlink unter der Funktion „Address Maintenance“ (Address Query Airlines) abgerufen werden. Die Daten werden von der Fluggesellschaft selbst gepflegt. “Enhanced User” können außerdem in BSPlink auch unter der Funktion “General Queries” – „Airlines“ die detaillierten Kontaktdaten der Fluggesellschaften abrufen.


14.3 KUNDENBETREUUNG – ANFRAGEN

14.3.1 Generelle Informationen

Zur Klärung von Fragen zu Ticketverkäufen und zur BSP-Abwicklung gibt es für die IATA-Reisebüros verschiedene Möglichkeiten. Bevor die IATA-Reisebüros Hilfe zu Problemen anfordern, sollte zunächst klar sein, wer dafür der richtige Ansprechpartner ist.

Fragen zur Ticketausstellung bzw. Reports, welche vom GDS zur Verfügung gestellt werden: Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS

Fragen zur Ticketausstellung oder zu Tarifregeln Ansprechpartner: Fluggesellschaft, es sei denn, es handelt sich um technische Probleme, für die dann wieder das GDS zuständig wäre.

Fragen zu Differenzen zwischen dem, was das Reisebüro über das GDS ausgestellt hat und dem, wie es auf der BSP-Abrechnung erscheint: Ansprechpartner: Helpdesk des jeweiligen GDS

Für alle Fragen, die das Agenturprogramm und das BSP-Abrechnungsverfahren betreffen: Ansprechpartner: IATA Customer Services

Beantragung der IATA-Zulassung Gesellschaftsrechtliche Änderungen jeglicher Art Umzüge Kündigungen Trainingsangebote Produktinformationen BSP-Abrechnungsfragen BSPlink

Für o. g. Anfragen nutzen Sie bitte das Customer Service Portal im Internet: http://www.iata.org/customer

14.3.2 IATA Homepage

Unter dem Link http://www.iata.org werden alle Informationen, die die IATA betreffen, zur Verfügung gestellt. Eine Suchfunktion steht Ihnen zur Verfügung, um Ihnen die Auswahl und Suche nach einem Produkt zu erleichtern.


http://www.iata.org/


14.3.3 IATA Customer Service Portal

Um Kontakt mit dem Customer Service aufzunehmen, steht das Customer Portal im Internet zur Verfügung: http://www.iata.org/customer IATA-Reisebüros können ihre Anfragen unter “Log an Enquiry“ eingeben. Die Anfragen werden durch das Customer Service Team abgerufen und schnellstmöglich beantwortet.

14.3.4 BSPlink – https://www.bsplink.iata.org

BSPlink ist die Schnittstelle für alle Partner, die am BSP-Prozess teilnehmen. Das Verfahren dient der effizienteren und schnelleren Kommunikation und dem Datenaustausch zwischen dem BSP, den Fluggesellschaften, den GDS’s, dem Rechenzentrum und den IATA-Reisebüros. IATA-Reisebüros können zwischen zwei BSPlink Versionen wählen:

Basic (Standardfunktion)

IATA-Reisebüro erhalten:

BSP-Abrechnungen unter „Files“ – „Download“;

wichtige Agenten- und Airline Informationen unter „Files“ - „Download Communication“

Sie können ADM/ACMs unter „ADM/ACM Query“ abrufen, Refund Application unter „RA Issue“

Wir empfehlen den IATA-Reisebüros, BSPlink in regelmäßigen Abständen aufzurufen und auf

neue ADM/ACMs, SPDR/SPCR bzw. neue Agenten-Informationen zu prüfen.

Enhanced (Kostenpflichtige Funktion)

Zusätzlich zu den o. g. Standardfunktionen bietet die Enhanced Version folgende Vorteile:

mehr Komfort bei der ADM/ACM Handhabung durch die Administrationsfunktion;

Einsicht in die Ticketing Authority Query;

Darstellung Ticket-Facsimile unter „Document Queries“ (Document Enquiry)

Zugang zu allen Refund-Application-Abfragen

Online-Abfragen

Email Alert

E-Mail-Benachrichtigungen,wenn z.B. neue Dateien hochgeladen wurden

Die Kosten für die Enhanced Version sind der Gebührentabelle (Pkt. 14.8.2) zu entnehmen.


https://www.bsplink.iata.org/


BSPlink Zugangsdaten Generell werden mit der Zuschaltung zum BSP-Deutschland alle neuen IATA-Reisebüros für die kostenfreie Basic Version eingerichtet. Die IATA-Reisebüros haben jederzeit die Möglichkeit, von der „Basic“ zur „Enhanced“ Version zu wechseln. Dies kann über das Customer Portal unter Angabe der IATA-Nr. beantragt werden: http://www.iata.org/customer

Die BSPlink-Zugangsdaten (Passwort/Login) erhalten die neuen IATA-Reisebüros zum ersten Werktag des Zuschaltmonats per E-Mail. Nach dem ersten Einloggen kommt die Aufforderung vom System, die Zugangsdaten zu ändern. Die Hinweise zur Eingabe Password/Login sind zu beachten. Bei Verlust des Passworts müssen neue Zugangsdaten schriftlich (per E-Mail) unter Angabe der IATA-Nr. angefordert werden.

Wichtige Hinweise: Download Die Standardfiles stehen in BSPlink im pdf-Format für einen Zeitraum von 2 Monaten zum Herunterladen bereit. Gelöschten Dateien werden in den Folder „Eliminated Files“(Gelöschte Dateien) verschoben. Andere Abrechnungsdaten, wie ADM/ACMs und SPDR/SPCRs, stehen in BSPlink unter „ADM/ACM Queries“ für insgesamt 13 Monate zur Verfügung. In „Document Enquiry“ und „Online Reports“ stehen die Dokumente 16 Monate zur Verfügung, wobei diese Funktionen nur für den „Enhanced User“ zugänglich sind. Es wird darauf hingewiesen, dass Dateianhänge „Attachments“ zu ADM/ACMs und SPDR/SPCRs nur 9 Monate in BSPlink zur Verfügung stehen. Anschließend werden diese automatisch gelöscht. Es liegt in der Verantwortung der IATA-Reisebüros, Abrechnungsdaten rechtzeitig herunter zu laden bzw. diese auf einem geeigneten Speichermedium zu sichern. Sollte dies versäumt werden, bleibt nur noch der Weg einer kostenpflichtigen Bestellung beim Rechenzentrum ([email protected]) Anlegen von Sub-Usern Sowohl in der Basic als auch in der Enhanced Version besteht die Möglichkeit, Sub-User selbst anzulegen. Des Weiteren können die Zugriffsrechte der einzelnen Sub-User bestimmt werden. Somit können die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Gebühren für Sub-User sind der Gebührentabelle (14.8.2) zu entnehmen. Email Alert Mit Aktivieren der Email-Alert-Funktion besteht die Möglichkeit, sich bei nachfolgenden Änderungen eine automatische Email zukommen zu lassen. Folgende Themenbereiche können selektiert werden, z.B. Ticketing Authority Modifications ADM/ACM Refund Application/Authority New Files Downloads



14.4 STANDARDVERKEHRSDOKUMENTE (STD)

14.4.1 In Deutschland verwendete STDs

ET = Electronic Ticket

Das Elektronische Ticket – ET – ist die Standardmethode der Ticketausstellung im BSP DE und kann über alle GDSs erfolgen. Agent Coupon, Itinerary Receipt bzw. der Kreditkartenbeleg werden auf normalem weißen Papier gedruckt. Der Itinerary Receipt (ITR) muss dem Kunden ausgehändigt werden. Dem Passagier ist zu empfehlen, den ITR während der gesamten Reise mitzuführen. (Siehe dazu auch Resolution 800z im Travel Agents Handbook - http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx

Flight Coupons werden in elektronischer Form in den Airline-ET-Datenbanksystemen gespeichert. Elektronische Tickets können über das GDS erstattet werden.

EMD – Electronic Miscellaneous Document

Alle GDS’s sind mittlerweile in BSP Deutschland EMD zertifiziert. Sofern die Fluggesellschaften EMD’s freigegeben haben, können diese ausgestellt werden.

Maschinelle MD50 (MCO) und V-MPD’s welche über BSPlink ausgestellt werden konnten, wurden ab 2014 zu 100 % durch das EMD (Electronic Miscellaneous Document) ersetzt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter: www.iata.org/e-services

http://www.iata.org/services/accreditation-travel/travel-tourism/Pages/tah.aspx

http://www.iata.org/e-services


14.5 STANDARD-VERWALTUNGSFORMULARE

14.5.1 Credit Card Charge Form / Transportation Credit

Dem Trend der “Papierlosigkeit” folgend, wurden in den letzten Jahren alle Formulare aus dem deutschen Markt abgeschafft oder durch elektronische Versionen ersetzt worden. Unter dem Link: http://www.iata.org/customer werden. u. a. noch nachfolgende Formulare zur Verfügung gestellt:

- Credit Card Charge Form - Transportation Credit Im „Resource Center“ kann das entsprechende Land ausgewählt werden.

14.5.2 Airline eigene Abrechnungsformulare (ADM/ACM)

Die Regeln für die Ausstellung und Behandlung der "ADMs“ sind im „Travel Agent’s Handbook“, Resolution 850m verankert und können dort nachgelesen werden. ADM/ACMs werden von der Fluggesellschaft in BSPlink ausgestellt bzw. über einen Mass Upload hochgeladen und damit den IATA-Reisebüros zur Verfügung gestellt.

Man unterscheidet zwischen zwei Abrechnungsformularen:

1) Agency Debit Memo (ADM)

Fluggesellschaften erstellen ADMs, um IATA-Reisebüros für nicht korrekt ausgestellte Tickets nachzubelasten. Im Falle einer Uneinigkeit kann das IATA-Reisebüro seinen Einspruch bei der Fluggesellschaft einlegen.

Der Einspruch muss in jedem Fall über die „Online Dispute“ Option in BSPlink erfolgen. Falls die Dispute von der Fluggesellschaft zurückgewiesen wird, kann der Agent die “Post billing dispute“ Option benutzen. So kann der Einspruch direkt in BSPlink vorgenommen werden. Nicht widersprochene ADMs werden automatisch nach Ablauf der Einspruchsfrist an das Rechenzentrum gemeldet und abgerechnet.

Die Fluggesellschaft muss den Einspruch einer ADM innerhalb von 60 Tagen ab Erhalt bearbeitet haben, anderenfalls wird das ADM automatisch in BSPlink gelöscht. Der Dispute muss dann außerhalb des BSP im bilateralen Verhältnis fortgesetzt werden.

Gemäß Resolution 850m darf die Fluggesellschaft eine ADM nur dann über den BSP abrechnen, wenn diese bis spätestens neun (9) Monate nach Abflug der letzten Flugstrecke ausgestellt wurde. Forderungen außerhalb dieses Zeitraums können nicht über den BSP verrechnet werden. Jeglicher Disput ist direkt mit der entsprechenden Fluggesellschaft zu klären. Es wird darauf hingewiesen, dass die IATA bzw. der BSP DE keinerlei Auskünfte zu Tarifangelegenheiten macht und somit auch keine Prüfung auf Richtigkeit vornehmen kann. ADM/AMCs stehen unter „ADM/ACM Query“ – „ADM/ACM by Number“ für insgesamt 13 Monate in BSPlink zur Verfügung.



2) Agency Credit Memo (ACM)

ACMs sind Gutschriften, zugunsten des IATA-Reisebüros. Die Einspruchsfrist beträgt nur 3 Tage.

14.5.3 IATA/BSP Abrechnungsformulare (SPDR/SPCR)

SPDR/SPCRs (Settlement Plan Debit/ Settlement Plan Credit) werden von IATA/BSP zum Zwecke der Verrechnung von Leistungsentgelten bzw. zum Einzug offener Forderungen ausgestellt. (siehe Gebührentabelle, Pkt. 14.8.1)

SPDR (durch IATA/BSP veranlasste Belastung)

. SPCR (durch IATA/BSP veranlasste Gutschrift)

Es ist zu beachten, dass die von der IATA ausgestellten SPDR/SPCRs auch unter diesem Bezeichnungen in BSPlink („ADM/ACM Query“) abgefragt werden müssen.

SPDR/SPCR können nicht widersprochen werden, daher werden diese noch in der laufenden Periode abgerechnet. In der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) werden diese Transaktionen unter der Kategorie „ADM“ bzw. „ACM“ angezeitgt.

14.5.4 Conditions of contract and other important notices

Es ist sicherzustellen, dass jeder Passagier die „Conditions of contract and other important notices“ (Vertragsbedingungen) vor Antritt seiner Reise erhält. IATA stellt den Reisebüros die Vertragsbedingungen und neuen Hinweise zur Haftungsbeschränkung ausschließlich in elektronischer Form im Internet unter folgenden Link zur Verfügung: http://www.iatatravelcentre.com/tickets

http://www.iatatravelcentre.com/tickets


14.6 BSP ABRECHNUNGEN


BSP-Reports werden zwei-wöchentlich bzw. wöchentlich erstellt und über BSPlink im Folder „Files“ – „Download“ - allen IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften zur Verfügung gestellt.

BSP-Abrechnungen sind wichtige Buchhaltungs-Unterlagen und müssen vom IATA-Reisebüro gemäß den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften heruntergeladen, gespeichert und aufbewahrt werden. Die Reports sind online über BSPlink für den Zeitraum von 2 Monaten verfügbar. Alte Reports, sofern diese noch erstellt werden können, können vom Rechenzentrum ([email protected]) auf eigene Kosten angefordert werden.

14.6.2 BSP Reports – Bereitstellung in BSPlink

Im Auftrag der am BSP teilnehmenden Mitgliedsfluggesellschaften erstellt das Rechenzentrum nachfolgende Standardleistungen:

Leistung: Format Versand Bereitstellung

Agent Billing Analysis

„pdf“ BSPlink 1 x wöchentlich

Agent Billing Statement

„pdf“ BSPlink 1 x wöchentlich

Error Reports

„pdf“ BSPlink 4 x monatlich

Branch Agency Payable Balance – periodische Zahler


Branch Agency Payable Balance – zwei-wöchentliche Zahler

„pdf“ BSPlink 2 x im Monat

Statement of Account – periodische Zahler


Statement of Account -zwei-wöchentliche Zahler


Agent Annual Statistic Report

„pdf“ BSPlink 1 x jährlich


14.6.3 Erläuterungen der Reports

Agent Billing Analysis

In den einzelnen Spalten wird gezeigt:

AIRLINE-CODE, DOCUMENT-NO.

Airline-Code zu jeder Document-No.

Document-No. innerhalb der Transaktionsgruppe in aufsteigender Folge

Nummernunterbrechungen vom GDS werden mit "U" gekennzeichnet

„E“ = Electronic Ticket

„D“ = Domestic, MwSt. auf rein innerdeutsche Tickets

CY (CURRENCY)

EUR

TOTAL TRANSACTION VALUE/NET OF TAXES (CASH/CREDIT)

Der vom Kunden erhobene Betrag getrennt nach "CASH" und "CREDIT" ohne "TAX"

SUPPLEMENTARY AMOUNT

Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion

TAX (CASH/CREDIT)

Steuerbeträge getrennt nach "CASH" und "CREDIT"

COMMISSION (RATE/AMOUNT)

Provisionssatz in Prozent

Provisionsbetrag*

TAX ON COMMISSION AMOUNT

Mehrwertsteuer auf Provision (bei innerdeutschen Leistungen)

PAYABLE BALANCE

Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift)

(Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Commission Amount ./. Tax on Commission

Amount = Payable Balance Saldo)

Bei Kreditkartenverkäufen wird in der Payable Balance die Provisionssumme als Guthaben

dargestellt.

PAYABLE BALANCE im Falle von “Net Remit” – NR

Zahlbarer Saldo (Gut- oder Lastschrift)

Total Transaction Value Cash + Tax Cash ./. Supplementary Amount = Payable Balance Saldo


COMMENTS - "ISSUES"

Tax/Misc. Fee Type

Credit Card Number

Tour Code

„C“ (steht für Conjunction)

„CANCELLED“ für stornierte Tickets (Rücknahme am Tage der Ausstellung)

"CN" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in connection with)

"EX" + Airline Ticketing Code + Transaction Ticket/Document Number (in exchange for)

Error Code

FFVV = Coupon Bezeichnung (z.B. FLIGHT/FLIGHT/VOID/VOID-Coupons bei ISSUES)

NET Remit, nur im Falle von NR Transaktionen

Commrate computed = Provisionssatz aus gemeldetem Provisionsbetrag vom BSP errechnet

COMMENTS "ADM"

Related Document Number

COMMENTS "REFUNDS"

A = Automatischer Refund

Tax/Misc. Fee Type

Refund. Credit Card Number

„C“ = Conjunction

C: mit Refunded Ticket-Nr.

“CP” = Cancellation Penalty

“MF” Miscellaneous Fee im Refund und ADM/ACM, ausgestellt durch die Fluggesellschaft

Related Ticket/Doc. Information (Original Issue) Place Date Agent

Error Code

0034 = z.B. Coupons 3 und 4 refunded (aus der Refund Notice entnommen)

COMMENTS "ACM"

Error Code

Related Document Number

Hinweis zur Meldung von Provisionsbeträgen (anstelle von Provisionssatz) Das Abrechnungssystem des BSP bietet seit Anfang Februar 2009 die Möglichkeit, alternativ zu Provisionssätzen (% „Commission Rate“) auch absolute Provisionsbeträge („Commisson Amount“ gemäß Agent Billing Analysis) zu verrechnen. Dies gilt für Elektronische Tickets, EMDs und Refunds.

Vorbedingungen zur Meldung von Provisionsbeträgen

a) Ob eine Fluggesellschaft die Meldung eines Provisionsbetrages bei einer Verkaufs- oder

Refund Transaktionen durch IATA-Reisebüros akzeptiert, ist unbedingt mit der entsprechenden

Fluggesellschaft abzustimmen. Ohne die Zustimmung der Fluggesellschaft dürfen keine

Provisionsbeträge an den BSP gemeldet werden.

b) Inwieweit das GDS die Erfassung und Meldung eines Provisionsbetrages ermöglicht, ist mit

dem entsprechenden GDS zu klären.


Agent Billing Statement

AIRLINE

Airline Accounting Code und Designator

CY (CURRENCY - IATA-Währungscode)

„EUR“

CASH incl. Tax

Barverkäufe incl. Tax

CREDIT incl. Tax

Kreditkartenverkäufe incl. Tax

TOTAL

Gesamteinnahme pro Airline (Cash + Credit = Total)

SUPPLEMENTARY AMOUNT

Darstellung von Ausgleichsbeträgen im Falle einer Net Remittance Transaktion

COMMISSION AMOUNT

Provisionsbetrag pro Airline

TAX ON COMMISSION AMOUNT

MWST Issues/Refunds (Mehrwertsteuer auf Provision für Verkäufe und Refunds)

MWST ADM/ACM (Mehrwertsteuer auf Provision für ADM/ACM)

PAYABLE BALANCE

Zahlbarer Betrag (Gut- oder Lastschrift)

(Cash incl. Tax ./. Comm. Amount ./.Tax on Comm. Amount = Payable Balance)

COMMENTS

NR – Net Remittance

Die Beträge der einzelnen Spalten werden zu Endsummen addiert.

Agent Annual Statistic Report

Cash Gross Value of Standard Traffic Document Issued = Cash Total Transaction Value + Tax Cash Net Value of Standard Traffic Document Issued = Cash Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission Cash Number Value of Standard Traffic Document Issued = Anzahl verbrauchter Dokumente (Tickets, Refund, ADMs, ACMs) Credit Gross Value of Standard Traffic Document Issued = Credit Total Transaction Value + Tax Credit Net Value of Standard Traffic Document Issued = Credit Total Transaction Value + Tax - Commission - Tax on Commission

Credit Number Value of Standard Traffic Document Issued = Anzahl verbrauchter Dokumente (Ticket, Refunds)


Error Reports

Hinweise zu Error-Codes IATA-Reisebüros erhalten vom Rechenzentrum über den BSPlink „Error Reports“, wenn Fehler bei der Erfassung bzw. Verarbeitung von Daten verursacht werden. Hier werden unter Nennung der Ticket-Nr. bestimmte Fehler angezeigt. Die Fehlercodes werden in nachfolgende Klassen eingeteilt: Klasse 2 (Error-Code beginnend mit 2) Schwerer Fehler, der zur Abweisung der Transaktion führt, d.h. es erfolgt keine Abrechnung des Dokumentes. Das Reisebüro wird aufgefordert, sofort Kontakt mit der betreffenden Fluggesellschaft aufzunehmen, um mit dieser eine evtl. nachträgliche Verrechnung (ADM/ACM) abzustimmen. Klasse 3 (Error-Code beginnend mit 3) Schwerer Fehler, unter Umständen „eliminated“. Das Rechenzentrum hat erfolglos versucht, die Transaktion über die Stammdatenpflege im BSP-System abzurechnen. Das Ticket jedoch wurde abgewiesen, also nicht abgerechnet. Auch hier gilt wie unter Klasse 2 beschrieben: Klärung mit entsprechender Fluggesellschaft! Klasse 4 (Error-Code beginnend mit 4) Leichter Fehler, die Transaktion wurde abgerechnet. Die Meldung dient als Information darüber, dass ein Fehler begangen wurde (evtl. fehlerhafte Benutzung seitens des Reisebüros oder durch das meldende Vertriebssystem). Das Reisebüro ist aufgefordert, diesen Fehler in Zukunft zu vermeiden. Die Fehler-Codemeldung (Code 4) wird in der Agent Billing Analysis unter der Spalte „Comments“ bei der entsprechenden Ticket-Nr. mit ausgewiesen. Falls Rückfragen bezüglich Error-Reports auftreten, so können die IATA-Reisebüros sich auch an unser Rechenzentrum bzw. an das GDS zwecks Klärung wenden (s. Pkt. 14.1 Adressen und Kontakte)


14.7 ZAHLUNGSVERFAHREN


Alle IATA-Reisebüros sind zur fristgerechten Begleichung des Gegenwerts der für die BSP-Fluggesellschaften getätigten Ticketverkäufe verpflichtet! Im BSP Deutschland ist das Bankabbuchungsverfahren (Lastschriftverfahren ohne Widerruf) für alle IATA-Reisebüros obligatorisch. Die IATA-Reisebüros erteilen mit einer Abbuchungserlaubnis ihre Zustimmung, dass die IATA Beträge zu jedem Zahlungstermin von ihrem Bankkonto abbuchen kann. Die genauen Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar 2015) zu entnehmen, welcher auf dem Customer Portal: http://www.iata.org/customer im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt ist.

IATA stellt jedem IATA-Reisebüro eine Abrechnung in Form der Agent Billing Analysis im Namen aller BSP Mitgliedsfluggesellschaften zur Verfügung. Diese BSP-Abrechnung zeigt den fälligen Betrag vom / zum IATA-Reisebüro, welcher von der Clearing-Bank in strikter Übereinstimmung mit dem veröffentlichten Abrechnungskalender belastet bzw. ausgeschüttet wird.

14.7.2 Abrechnungsperioden

Für BSP-Deutschland sind 4 Perioden je Kalendermonat festgelegt: 01. – 07. des Monats 08. – 15. des Monats 16. – 23. des Monats 24. – Letzter Tag des Monats Den genauen Zeitpunkt der Abbuchung nach jeder Periode ist dem aktuellen Terminplan (BSP Reporting Calendar) zu entnehmen. Dieser ist auf dem Customer Portal unter http://www.iata.org/customer im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt.

14.7.3 Zahlungsmodus

Zwei-wöchentliche Zahlung Die Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar) zu entnehmen. Periodische (wöchentliche) Zahlung Die Zahlungstermine sind dem Terminplan (BSP Reporting Calendar) zu entnehmen




14.7.4 Unstimmigkeit nach Zahlungstermin

Wenn das IATA-Reisebüro nach dem Abrechnungsdatum eine Unstimmigkeit in der BSP-Abrechung (Agent Billing Analysis) entdeckt, muss es sich zwecks Korrektur mit der entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen.

14.7.5 Net Reporting and Remittance Scheme – Net Remittance (NR-Verfahren)

Dieses IATA Verfahren ermöglicht die transparente Abrechnung von Transaktionen, bei denen IATA-Reisebüros mit bestimmten Fluggesellschaften so genannte Netto-Flugpreise vereinbart haben. Hierunter sind Flugpreise zu verstehen, die nicht dem veröffentlichten Tarif entsprechen. In der Regel wird in einem solchen Fall die Fare Box im Ticket den veröffentlichten Preis zeigen, während das IATA NR-Verfahren es dann ermöglicht, einen anderen als den in FARE gezeigten Preis über den BSP abzurechnen. IATA-Reisebüros und Fluggesellschaften vereinbaren, ob und zu welchen Bedingungen, d.h. mit welchen preislichen und sonstigen Vereinbarungen sie am NR-Verfahren teilnehmen. Die Fluggesellschaft entscheidet, ob der BSP NR-Transaktionen für die Fluggesellschaft abrechnet oder nicht.

Das Listenbild der BSP-Abrechnung (Agent Billing Analysis) wurde diesen Anforderungen angepasst. Immer wenn eine Abrechnung NR-Transaktionen enthält, erscheinen Texte zur Erläuterung.


14.8 SANKTIONEN UND GEBÜHREN

14.8.1 Administrative Gebühren & Sonstige Gebühren

http://www.iata.org/sites/fmc/Files/2015%20European%20Guide%20to%20IATA%20Invoicing%20for%20travel%20agents.pdf

14.8.2 Sanktionen bei “Notice of Irregularity” und “Default”

Zahlungsunfähigkeit/Rücklastschrift Aufgrund der Bestimmungen der Resolution 818g Anhang ‚A’, Abschnitt 1 (Regeln für Passage-Verkaufsbüros) ist jedes dem BSP angeschlossene IATA-Reisebüro verpflichtet, der Clearing Bank zum Zahlungstermin den in der BSP-Abrechnung ausgewiesenen Betrag per Abbuchungsverfahren zur Verfügung zu stellen.

Wird eine durch die IATA vorgelegte Lastschrift von der bezogenen Bank nicht honoriert, stellt IATA umgehend eine NOI „Notice of Irregularity“ (doppelt zählende Abmahnung) aus und sendet diese dem IATA-Reisebüro per E-Mail und Fax zu.

Aus diesem Schreiben geht hervor, dass das IATA-Reisebüro lt. IATA-Resolution 818g, Anhang ‘A’, Abschnitt 1.7 (c), gehalten ist, den offenen Betrag zuzüglich Bankgebühren umgehend per Eilüberweisung auf das Konto der IATA zu überweisen/einzuzahlen. Die Kopie des bankbestätigten Überweisungs-/Einzahlungsbeleges muss der IATA per E-Mail, Fax oder über das Kundenportal zugesandt werden. Die Gutschrift muss zwingend bis zum Folgetag ab Zahlungsaufforderung erfolgt sein, da anderenfalls das IATA-Reisebüro einschl. seiner Niederlassungen als in „Zahlungsverzug“ (Default) befindlich erklärt wird.

Weiterhin wird das IATA-Reisebüro gemäß Resolution 818g, Anhang ‚A’, Abschnitt 1, Paragraph

1.7.2.1 (c) mit einer Verwaltungsgebühr belastet. Die Gebühr wird per SPDR eingezogen. (siehe

Gebühren, Pkt. 14.8.1)

Sollte es sich bei Rückgabe der Lastschrift um einen Bankfehler handeln, so muss das IATA-

Reisebüro umgehend, jedoch spätestens innerhalb 10 Arbeitstagen per Einschreiben oder Kurier

der IATA Madrid eine entsprechende Bestätigung der Bank zukommen lassen. Aus diesem

Schreiben muss eindeutig ervorgehen, dass das Konto des IATA-Reisebüros zum Zeitpunkt der

Lastschriftvorlage über ausreichende Deckung verfügte. Die Bestätigung des Bankfehlers muss

unter Angabe des Kontoinhabers und der Konto-Nummer des IATA-Reisebüros auf Original-

Briefpapier der Bank erfolgen und von einem Manager mit Namen und Position rechtsgültig

unterzeichnet sein. Dispositionsangelegenheiten wie Buchungsüberschneidungen werden nicht als

Bankfehler anerkannt.

Gemäß Resolution 818g, Anhang ‘A’, Abschnitt 1 und 2, (Regeln für Passage-Verkaufsbüros) wird ein IATA-Reisebüro einschließlich aller dazugehörigen Betriebsstätten in „DEFAULT“ erklärt, wenn die Zahlung nicht innerhalb der vorgegeben Frist erfolgt oder wenn es innerhalb von 12 Monaten eine weitere „Notice of Irregularitiy“ erhält.

Die Gebühren für die doppelt zählende Abmahnung sowie die Gebühren bei eventueller Wiedereinsetzung in den Agenturstatus werden mittels SPDR belastet (Pkt. 14.8.1).


14.9 KREDITKARTENVERKÄUFE


Die Regeln und Bestimmungen für die Akzeptanz von Kreditkarten zur Bezahlung von Flugscheinen sind in der Resolution 890 (Card Sales Rules) im „Travel Agent’s Handbook“ sowie im „BSP Manual for Agents“ (englische Fassung) enthalten und müssen in jedem Fall eingehalten werden. Jedes IATA-Reisebüro muss sich mit diesen Regeln vertraut machen!

14.9.2 Abrechnung Kreditkartenverkäufe durch IATA/BSP

Alle Kreditkartenverkäufe werden in der Agent Billing Analysis und im Agent Billing Statement separat ausgewiesen. Eine anfallende Kommission wird dem IATA-Reisebüro gutgeschrieben und vom fälligen Gesamtbetrag (Payable Balance) abgezogen.

14.10 REFUNDS

14.10.1 Allgemeine Bestimmungen

IATA-Reisebüros sollen Erstattungen von Tickets nur vornehmen, wenn diese von ihnen selbst ausgestellt wurden. Generelle Informationen zum Thema Refund sind der englischen Fassung des „BSP Manual for Agents“, Chapter 8 zu entnehmen.

Wichtig: Tickets, die gegen Kreditkarte verkauft wurden, können nicht bar erstattet werden.

14.10.2 Refund über GDS

Die Standardmethode zur Rücknahme eines Flugdokuments erfolgt über das GDS. Anleitungen über Einzelheiten der Eingaben sind direkt beim jeweiligen GDS einzuholen.

Vor der Rücknahme ist immer zu prüfen, ob das Ticket nach den Tarifbestimmungen der Fluggesellschaft erstattbar ist. Bei Unklarheiten sollte sich das IATA-Reisebüro mit der entsprechenden Fluggesellschaft in Verbindung setzen.

Refund mit integrierter Cancellation Penalty

Der BSP Deutschland hat im Auftrag der teilnehmenden Luftverkehrsgesellschaften im BSP DE das Verfahren „Refund mit integrierter Cancellation Penalty“ eingeführt. Das bedeutet, dass eine anfallende Cancellation Penalty mit einer entsprechenden Kennzeichnung vom Refund Value abgezogen wird und innerhalb des Refunds in einer Transaktion vom GDS an den BSP gemeldet und abgerechnet werden kann.


14.10.3 Refund Application (RA) über BSPlink

Eine Refund Application kann über BSPlink ausgestellt werden, sofern die Fluggesellschaft das Reisebüro dazu aufgefordert hat Sofern zu einer „Refund Application“ noch diverse Dokumente als Anlage mit hochgeladen werden, ist mit der Fluggesellschaft im Vorfeld zu klären, ob diese Anlagen noch physisch nachzureichen sind. Nachdem das IATA-Reisebüro die „Refund Application“ ausgestellt und auf den Weg gebracht hat, wird diese automatisch an die Fluggesellschaft übermittelt, die den Antrag prüft und dann entscheidet, ob der Refund genehmigt bzw. abgelehnt wird. Das „Agents Manual“ steht unter dem Link: https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp im „Download Centre“ unter „Agent“ zur Verfügung.

14.11 TASF – TRAVEL AGENCY SERVICE FEE

14.11.1 Allgemeine Informationen

TASF ist ein Tool, welches erlaubt, eine vom IATA-Reisebüro per Kreditkarte erhobene Travel Agency Service Fee einfach und schnell über den BSP Deutschland mit dem Kreditkartenunternehmen abzurechnen und im Rahmen der BSP-Abrechnung gutgeschrieben zu bekommen.

Erstellen von TASF-Transaktionen Das GDS stellt Informationen darüber bereit, wie TASF-Transaktionen erstellt werden können. Es ist zu beachten, dass IATA keinen Einfluss auf die TASF-Funktionen des GDS hat und deshalb alle Fragen diesbezüglich an das jeweilige GDS gerichtet werden müssen.

TASF-Transaktionsarten TASF-Transaktionen können für alle gängigen Kreditkarten durchgeführt werden: American Express Visa MasterCard Diners Club UATP IATA schreibt dem Reisebüro die Brutto-Beträge, d. h. ohne Bearbeitungsentgelte aller mittels Kreditkarte beglichenen Serviceentgelt-Transaktionen über die normale BSP-Abrechnung im Monat der TASF-Erstellung gut. Die TASF-Transaktionen erscheinen auf der Abrechnung des Kreditkartenbesitzers mit dem Buchungstext „IATA Agent – Serviceentgelt“. Um unnötige Fragen und mögliche Zahlungsverweigerungen von Seiten der Kreditkartenbesitzer zu vermeiden, sollten die Kunden im Vorfeld darüber informiert werden.

https://www.bsplink.iata.org/bsplink14/default.asp


Bezahlung Der Gesamtbetrag aller TASF Transaktionen, die während eines BSP-Abrechnungszeitraumes gemeldet wurden, werden zum entsprechenden Zahlungstermin gutgeschrieben. In der BSP-Abrechnung wird nur der Bruttobetrag der Travel Agent Service Fee ausgewiesen, d.h. es wird kein Abzug der TASF Entgelte gezeigt (diese werden nachträglich per SPDR eingezogen). Der BSP Deutschland berechnet pro TASF-Transaktion eine Gebühr von EUR 0,20 plus Mwst. Dieser Betrag wird im Folgemonat gemeinsam mit dem TASF-Kreditkarten-Serviceentgelt (Disagio) per TASF-SPDR unter der Airline Nr. 955 über den BSPlink eingezogen

Rechnungen Als Anlage zu der TASF-SPDR stellt der BSP über BSPlink eine monatliche Rechnung über die TASF-Entgelte und –Gebühren, die folgende Angaben enthalten, zur Verfügung: - Kreditkarten-Serviceentgelte - Prozentsatz der Kreditkarten-Serviceentgelte - Gesamtanzahl der TASF-Transaktionen - Gesamtbetrag der BSP-Bearbeitungsentgelte

Die bezogene SPDR-Nummer für den Einzug der TASF-Entgelte.

Obwohl die TASF-Entgelte versteuert werden müssen, wird keine Steuer auf den Rechnungen ausgewiesen. Im Rechnungsbetrag ist keine Steuer enthalten, da TASF-Entgelte unter Abschnitt 9 (2) und Artikel 21 (b) der Sechsten Richtlinie des (EU) Rates fallen (siehe auch Hinweis auf Rechnung). Der anfallende Steuerbetrag muss vom IATA-Reisebüro ermittelt und direkt an das Finanzamt abgeführt werden. Rechnungen und SPDRs werden monatlich erstellt und in dem Monat verrechnet, der der Abrechnung der TASFs folgt. SPDR und Rechnung werden als Adobe Acrobat-Dokument in BSPlink zur Verfügung gestellt und können heruntergeladen werden.

Die den SPDRs angehängten Rechnungen stehen im BSPlink für 9 Monate zum Download zur Verfügung.

Abrechnung IATA wird die folgenden Daten für alle von Ihnen eingereichten TASF-Transaktionen unter der Airline-Nr. 954 in der Agent Billing Analysis aufführen:

TASF-Ticketnummer Ticketnummer der Transaktionen 954, etc. TASF-Betrag der Gesamtbetrag des Serviceentgelts,

in den Spalten „Total Transaction Value Credit“, „Commission Amount“ und „Payable Balance“

Kreditkartenart und Nummer in der Spalte „Comments“


Wichtiger Hinweis: TASF- können nicht refunded werden! Im Falle der Rückzahlung an den Kunden, muss die Rückerstattung direkt vom Reisebüro vorgenommen werden, da dieser Betrag dem Reisebüro gutgeschrieben wurde. Anfragen zur TASF-Rechnung richten Sie bitte an: [email protected]

14.12 BSP TERMINPLAN

Der Terminplan wird gemäß IATA-Resolution erstellt. Er enthält alle wichtigen Daten für die BSP-Abrechnung und muss eingehalten werden! Der Terminplan für die BSP-Abrechnung ist auf der Website im „Resource Center“ unter „Germany“ hinterlegt: http://www.iata.org/customer

mailto:[email protected]


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