Bibliotek for medisin og helseIntegrert bibliotek for medisin, helse (og etter hvert) sosialfag i Trondheim

UHR B, Mars 2014

Astrid Kilvik, HiST | Karen J. Buset, NTNU UB

Et unikt samarbeidsprosjekt• En ny samarbeidsmodell mellom HiST og NTNU

• Ikke en organisatorisk sammenslåing av institusjonene, men fortsatt to eiere, to budsjetter, to arbeidsgivere, to ledere

• Samarbeid om det fysiske biblioteket og om tjenester og tilbud til brukerne

• Samarbeidet reguleres gjennom en avtale på overordnet nivå mellom NTNU og HiST - 50/50-deling på drift og leie av lokalene

• Egne samarbeidsavtaler på HMS og IT-drift og en egen avtale for BMH

• Samarbeidsprosjektet gir en unik mulighet til å etablere et neste-generasjons bibliotek for forskning og læring

Fakta om BMH

• 1500 kvm netto over 2 etg • 55 timer åpent pr uke• 17 fast ansatte i BMH, 8 studentvakter• ca 3000 studenter og ca 11000 ansatte fra HiST,

NTNU og St Olavs hospital• IT-støtte for studenter i biblioteket• to oppstillinger av trykte samlinger (NLM og

Dewey)• egen BIBSYS-løsning for felles utlån på automater

Bilde av sykeshusområdet

KunnskapssenteretBygg for forskning, utdanning og pasientbehandling. Inneholder auditorier, bibliotek, studentarbeidsplasser, forskning, undervisning, klinisk aktivitet.

Bakgrunn – Medisinsk bibliotek• Planlegging av Medisinsk bibliotek startet i 2003

– bibliotek for Medisinsk fakultet og St. Olavs Hospital

• Utfordring: Planlegge et bibliotek 10 år fram i tid– behov– tjenester– brukergrupper

• Resultat 2004– funksjonsbeskrivelse– romfunksjonsprogram

I 2009 fikk vi et oppdrag fra Kunnskapsdepartementet: å slå sammen tre eksisterende bibliotek; to bibliotekavdelinger ved HiST og NTNU UB Medisinsk bibliotek. HiST hadde på dette tidspunktet planer om å flytte sin avdeling for helse- og sosialfag til sykehusområdet. Her er høgskolens avdeling for sykepleie allerede lokalisert i nærheten av NTNUs medisinske fakultet og St. Olavs Hospital. Departementet ba oss om å etablere “ett felles integrert helsefaglig bibliotek for Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Sør-Trøndelag og St. Olavs hospital HF, og ikke to fagbibliotek plassert side om side” (KD´s oppdragsbrev til utbygger Helse Midt-Norge RHF, datert 30.09.2010) ).

Oppdraget

Status

Samlokaliseringen av bibliotekene skjer i to faser. HiSTs bibliotek for sykepleier-, radiograf- og bioingeniørutdanningene og Medisinsk bibliotek ved NTNU UB flyttet sammen i november 2013, mens biblioteket ved HiST sin Avdeling for helse- og sosialfag vil komme inn i fase to.

Prosjekt Bibliotek for medisin og helse (BMH)

Tre parallelle løp fram mot innflytting: et byggeprosjekt, et IKT-prosjekt og et

bibliotekutviklingsprosjekt

Felles for alle prosjektløpene: Brukerne som blikkpunkt og målestokk

• Brukere er studenter og ansatte ved NTNU og HiST og ansatteved St. Olavs Hospital

• Brukergruppene spenner fra forskere og klinikere på ulike nivåer til bachelorstudenter innen forskjellige fagområder og profesjoner

• Planlegging av bibliotekareal og tjenester har i hovedsak vært basert på resultater fra brukerundersøkelser, den nyeste en fokusgruppeundersøkelse fra 2012

Fokusgruppeundersøkelse, 2012

• Undersøkelsen ble kjørt på to studentgrupper og to ansattgrupper fra HiST og NTNU (Medisinsk fakultet/St Olavs Hospital) april-mai 2012

• Resultatene viser signifikant forskjell mellom studenter og ansatte/forskere, men små forskjeller mellom de to institusjonene.

Tilgjengelighet, fleksibilitet og kompetanseEn fokusgruppeundersøkelse om brukernes ønsker og forventninger til det nye Bibliotek for medisin og helse (Sentio research Norge, 2012)

Hovedfunn• Studentene ønsker et tradisjonelt bibliotek med

lange åpningstider, mens ansatte/forskere sjelden besøker biblioteket

• Studentene ønsker et sted for gruppe- og individuelle studier, mens ansatte/forskere ønsker gode nettsider og et sted for formidling av institusjonenes forskning

• Begge gruppene vil ha kurs og dyktig bibliotekpersonale

Byggeprosjektet• En liten del av et stort

sykehusprosjekt – ga noen bestemte føringer

• Sømløshet og fleksibilitetvektlagt ved utformingav lokalene

• Bred involvering i en kompleks prosjektorganisering

IKT-prosjektet• Spesielle utfordringer, men det

umulige ble mulig• Sømløshet og lik tilgang for alle

brukergrupper• Basert på bruk av terminaltjenere,

slik at brukerne sluses mot egen institusjons nettverk

• Felles BIBSYS-løsning for utlåns-/ returautomater: alle brukere kan låne og returnere uavhengig av tilhørighet

• Synkronisering av låneregistre

Bibliotekutviklingsprosjektet

Lind

a Fl

uge,

BM

H-s

amlin

g ap

ril 2

012

Hva slags bibliotek ?

• Hva betyr «en felles integrert løsning»?

• Hva bygger samarbeidet på?

• Hvordan kan vi bygge felles identitet?

• Hvordan skaper vi en ny organisasjon – samtidig som vi hører til i hver vår?

(Sam)arbeid mot innflytting

Wiki

Blogg

Facebook-gruppe

Fellesmøter

Sosial-gruppe

Arrangementer

Fredagskaffe

Ledergruppe

Arbeidsgrupper

Hospitering

Utvikling av visjon

Fire grunnpilarer

Sambibliotek Praksisfellesskap

Kunnskapsbasert praksis

Lærende organisasjon

Sambibliotek

• Samarbeid om det som skal foregå i det fysiske biblioteket– møte publikum i skrankene og ellers i biblioteket– lage utstillinger og arrangementer – drift av lokalene

• Utvikle ulike former for samarbeid på andre områder– kurs og undervisning– forskningsstøtte

Praksisfellesskap

• Vi har ikke felles organisatorisktilhørighet – hva kan vi få til på tvers?

• Vi danner et praksisfellesskap!

• Et praksisfellesskap kan defineres som en gruppe mennesker som deler interesser, problemer eller engasjement innen et område og der de utvikler sin kunnskap på dette området ved å dele erfaringer og regelmessig samhandle eller forhandle med hverandre (Wenger 2004)

Kunnskapsbasert praksis

En kunnskapsbasert praksis innebærer å ta faglige avgjørelser basert på systematisk innhentet forskningsbasert kunnskap, erfaringsbasert kunnskap og brukernes ønsker og behov i en gitt situasjon

En lærende organisasjon

• Være i stand til å akseptere, tilpasse og kontinuerlig vurdere nye ideer og endringer

• Være fleksible• Jobbe systematisk med å lære og å utvikle oss• Ha fokus på holdninger og relasjoner

• Teamarbeid er en hensiktsmessig arbeidsform

Folkebiblioteksjefen i Härnösand, Jan Wolf-Watz, sine ord om å etablere et sambibliotek, kan gjelde også for BMH:

“Man kommer ikke inn i en paradisisk tilstand, det må hele tiden være en utvikling, en samtale. Idéen Sambiblioteket må fødes hver dag. Alle må ha samme visjon og brukerne må være utgangspunktet. Hele personalet må ha et bilde i hodet om at dette vil fungere, og bli til noe bra.”

(hentet fra Sambiblioteket i Drammen, Sluttrapport, s. 45)

To organisasjoner – ett praksisfellesskap - med vekt på det som samler og som er likt:

• Felles skrankedrift• Felles arrangementer i biblioteket• Felles kommunikasjonsstrategi• Felles nettside på nøytralt domene,

epost, profileringsmateriell • Felles møter, arbeidsgrupper, fora• Felles verktøy

(wiki, filområde, delte kalendre)• Felles kontorer, felles pauser

I drift – operasjonalisering av grunnpilarene

Sammen er vi bedre enn hver for oss!

• Felles ledelse – drift og utvikling

• Felles kontor• Delt ledelse - ikke gjensidig

personalansvar eller vikarer for hverandre

• En modell som er: tidkrevende, utviklende, samlende, trivelig

• Basert på forhandling og konsensus

Ledelse

Linda Fluge, 2013

• Ambisjoner og forventninger• Felles utviklingsprosjekter

- 20 ting vi bør kunne i skranken- formidling via nettbrett- alternative referansehåndteringsverktøy- «hospitering» i hverandres fagmiljøer- nye samarbeidsformer og -verktøy- kurs og forskningsstøtte

Framtida

BMH - et kraftsentrum i vitenskapen

– Vi har store ambisjoner og forventninger til det som skal skje her. Biblioteket skal være, og har allerede blitt, en viktig møteplass for studenter og ansatte. Jeg håper at dette blir et kraftsentrum i vitenskapen, også utenfor Norges grenser. Universitetssykehuset skal markere seg internasjonalt, og her på biblioteket skal kunnskapen leve for en bedre verden, sa rektor ved NTNU og tidligere sykehussjef Gunnar Bovim i sin tale ved den offisielle åpningen av Bibliotek for medisin og helse.