Bib forum for bibliotekerne i Frederiksborg Amt og Københavns Amt

Få en lavere trækprocent på biblioteket!

Infocenter Borger/Bibliotek

Borgere vil hellere hjælpes end betjenes

Borgerservice og andre utraditionelle tilbud

Selvbetjening – hvorfor nu det og hvordan?

RFID teknologi og selvbetjening i Lyngby

Selvbetjening på Hørsholm Bibliotek

Elektronisk materialevalg og -håndtering

Formidling til børn på Øregaard Museum

Præsentation af Hillerød Bibliotek

Bibliotekslederinternat på Smygehus

Det er let – i net Juni 2OO4

2

Tema om Borgerservice og Selvbetjening

Dette nummer af BIBforum har ændringer i betje-

ningen i udlånsekspeditionerne som tema. I en

række artikler orienteres om erfaringerne med

indførsel af selvbetjening, og efter at vi i bibliote-

kerne har arbejdet med dette i snart 10 år, ser det

nu til endelig ud at blive en succes.

Men hvad skal vi så beskæftige os med, når

brugerne betjener sig selv ved udlån og aflevering?

Ja, der bliver naturligvis bedre tid til materiale-

behandling og “at være ude blandt lånerne”, som

det fremgår af artiklen fra Værløse. Desuden har

man i flere biblioteker i en årrække arbejdet seri-

øst med at tilbyde borgerne en mere vidtgående

service i form af hjælp og vejledning til den øvrige

del af kommunen.

Vi er sikkert nogle, som overvejer om biblio-

tekerne nu ikke bliver for meget myndighed og

glemmer de grundlæggende kulturelle værdier,

men fra Fredensborg forlyder det i artiklen på

side 4 “Glem det! Borgerservice bliver ikke opfat-

tet som kommunen eller kommunens forlængede

arm. Det er derimod bibliotekets rolle som ser-

viceinstitution, der slår igennem.”

Også fra Slangerup og flere andre biblioteker er

der gode erfaringer med borgerservice i bibliote-

kerne og andre utraditionelle tilbud. Netop i disse

tider med Strukturkommissions forslag om større

kommuner, kan det være en væsentlig overvejelse,

om bibliotekerne bør gå mere aktivt ind i at lette

borgernes adgang til hjælp og vejledning i det

offentlige Danmark.

Bibliotekernes Netmusik

Kontrakten mellem Bibliotekskonsortiet og Phono-

file er nu indgået, og fra 1. september kan biblio-

tekerne udlåne musikfiler fra Phonofile.

Phonofile er en paraplyorganisation, som vare-

tager rettighedshavernes interesser overfor alle,

der ønsker at købe eller låne musik. Phonofiles

database er en kopi af Statsbibliotekets database

med digitaliseret dansk musik. Et sikkerheds-

system sørger for, at kun de biblioteker, der har

betalt, får adgang til databasen, og at de enkelte

tracks kun kan lånes og ikke downloades. Et

autorisationssystem sørger for, at kun borgere i de

i enkelte kommuner, som samtidig er indmeldte

som lånere med lånernummer og pinkode, får

adgang til systemet.

Indholdet er i begyndelsen primært dansk

materiale, men det er hensigten så hurtigt som

muligt at give adgang til en række udenlandske

tracks. Netop nu indeholder databasen 35.000

tracks inden for alle stilarter f.eks. klassisk, jazz,

rock og underholdning.

Statsbiblioteket har udviklet søgeklienten og

har i første omgang satset på at få musikken til

at spille, samt at få søgningen til at virke. Disse

dele af systemet fungerer upåklageligt, men der

er mangler i katalogiseringsniveauet. Katalogise-

ringerne er pt. ikke altid tilstrækkelige til at se,

hvad det er man hører – og det går specielt ud

over den klassiske musik. Der er en stor indsats

i gang for at forbedre niveauet, og det forventes,

at det er i orden til den store åbning 1. september.

I løbet af kort tid vil Statsbiblioteket udvikle et

materialevalgssystem, men i første omgang stilles

hele databasen til rådighed for brugerne. Alene

dette er jo en spændende del af forsøget – for

hvad er et bibliotek, hvis det ikke er en redigeret

samling?

BIBforumAf kultur- og bibliotekschef Lone Gladbo, Gentofte Bibliotekerne, lg@gentofte.bibnet.dk

3

Udlånene kan enten være én dags lån eller 7

dages lån, og prisen er henholdsvis 0,80 kr. og 1

kr. Prismodellen er beregnet efter antal indbyggere

i kommunen og dækker et grundgebyr til infra-

strukturen og et antal tracks. De aktuelle priser

kan ses på www.statsbiblioteket.dk/netmusik.

Udviklingspuljen har bevilget et tilskud til kom-

muner med under 20.000 indbyggere, således at

de første kommuner, der tilmelder sig, får 50%

rabat.

Det enkelte bibliotek kan vælge at styre økono-

mien gennem et elektronisk rationeringssystem,

hvor f.eks. biblioteket samlet har et max antal

udlån i alt pr. måned, pr. uge eller pr. dag, og/eller

at hver låner max kan låne et bestemt antal udlån

i alt pr. måned, pr. uge eller pr. dag.

I løbet af juni måned vil der være 2 præsenta-

tioner af systemet i Gentofte, og alle biblioteker får

tilsendt yderligere informationsmateriale. For de

biblioteker, som køber adgang, vil der være under-

visning i slutningen af august.

Bibliotekskonsortiet håber på, at rigtig mange

biblioteker vil købe adgang til Phonofile pr. 1.

september således, at der kan køres en markant

markedsføring af dette nye tilbud.

Hvad er et musikbibliotek så?

Om lån af musiktracks er et relevant biblioteks-

tilbud er et svært spørgsmål at besvare på nuvæ-

rende tidspunkt. Måske vil vi om 5 år undres over,

hvorfor vi dog gik ind i denne blindgyde, eller

også vil vi måske lykønske hinanden med vores

fremsynethed. Når vi hverken ser brugerne eller

materialerne skal også vores formidling foregå

virtuelt, og en stor af vores succes vil afhænge

af i hvilken udstrækning, vi vil lykkes med dette.

Fra nogle biblioteker har jeg modtaget et spørgs-

mål om formidling af musikfiler ikke netop er en

overbygningsopgave, og svaret er til en vis grad ja.

Bibliotekskonsortiet består af 6 centralbiblioteker

samt Statsbiblioteket og Biblioteksstyrelsen og det

er dette konsortium som har forhandlet aftalen

med Phonofile og etableret infrastrukturen. Endvi-

dere vil centralbibliotekerne støtte med både faglig

og teknisk support, således at musikken kan spille

fra alle biblioteker. Det er så op til det enkelte bib-

liotek at beslutte, om man ønsker at købe musik-

tracks eller ej.

De studerendes biblioteksbenyttelse

I forbindelse med evalueringen af biblioteksloven

har flere peget på, at de studerende benytter bib-

liotekerne på kryds og tværs og ofte bestiller mate-

rialer i bibliotek.dk til afhentning på deres lokale

folkebibliotek, og at disse materialer kommer fra

deres eget uddannelsesbibliotek.

I undersøgelsen ”844 fjernlånsbrugere” fra

efteråret 2003 konkluderes det, at over halvdelen

af de lånere, som bestiller fjernlån til afhentning i

folkebibliotekerne, angiver at de skal bruge mate-

rialet til studiebrug.

Da Niels Mark umiddelbart inden han gik af

som direktør for Statsbiblioteket erfarede resulta-

terne fra denne undersøgelse, udtalte han, at der

ikke er brug for flere undersøgelser, der dokumen-

terer at de studerendes primære bibliotek er et

folkebibliotek, men hvorfor.

Biblioteksstyrelsen har nu besluttet atter at

undersøge de studerendes biblioteksbenyttelse, og

formålet er denne gang at afdække mønstre i de

studerendes biblioteksbenyttelse, at undersøge om

der skal indføres tiltag som regulerer de studeren-

des adfærd, og om der bør etableres samarbejder,

som påvirker uddannelsesstedernes adfærd. Om

denne undersøgelse vil kunne besvare Niels Marks

hvorfor, er svært at gennemskue, men det vil den

forhåbentlig.

4

med at udfylde flyttemeddelelser, ansøgninger om

daginstitutionsplads, bestiller nye sygesikrings-

beviser, klarer lægeskift og meget mere.

Den største arbejdsopgave i Borgerservice og

den, der fylder mest i dagligdagen, er dog den

egentlige sagsbehandling inden for de to store

områder, skat og personlige tillæg. Borgerservice

rådgiver om forskudsopgørelser, selvangivelser,

årsopgørelser, laver diverse skatteberegninger

og udskriver nye skattekort og frikort til et bredt

udsnit af Humlebæks borgere. Faktisk klares mere

end 90% af alle skatteforespørgsler lokalt i Bor-

gerservice, og kun de sidste procent henvises til

ekspertbistand i rådhusets skatteafdeling.

Byens pensionister benytter også i meget høj

grad tilbuddet i bibliotekets Borgerservice, der

Humlebæk Bibliotek tilbyder ikke alene traditio-

nelle biblioteksydelser, men også borgerservice

af en særlig karakter. Siden 2001 har biblioteket

drevet en Borgerservice-afdeling, hvor biblioteks-

personale fungerer som borgernes indgang til

information om kommunen og andre offentlige

instanser og yder hjælp og vejledning til borgerne

om diverse forhold – skat, sygesikring, pension,

folkeregister, personlige tillæg m.m. Rådhuset

ligger i Fredensborg, 12 km borte med dårlige

offentlige forbindelser.

Borgerservice har åbent i hele bibliotekets

åbningstid – lørdag dog undtaget – og to meget

kompetente medarbejdere informerer om alt fra

byrådets og udvalgenes dagsordener til rottebe-

kæmpelse og renovation, udleverer og hjælper

Få en lavere trækprocent på biblioteket!Af afdelingsbibliotekar Annette Engelstoft, Humlebæk bibliotek, anen@fhkom.dk

5

beregner personlige tillæg og formidler dokumen-

tation og kontakt til kommunens pensionsafde-

ling.

Hvordan fungerer en sådan integreret borger-

serviceafdeling så i et travlt étrumsbibliotek i et

bysamfund med 10.000 indbyggere? Rigtig godt,

er svaret. Borgerservice er i høj grad en succes,

en afdeling præget af stor aktivitet, med mere

end 500 henvendelser om måneden. Og til jer,

der måske bekymrer jer for, om bibliotekets tradi-

tionelle rolle som neutral institution lider skade:

Glem det! Borgerservice bliver ikke opfattet som

”kommunen” eller ”kommunens forlængede arm”.

Det er derimod bibliotekets rolle som service-

institution, der slår igennem. Den udprægede

serviceholdning, som medarbejderne i Borgerser-

vice møder borgerne med, er helt klart på linie

med den, der kendetegner biblioteket. Vi ekspede-

rer, informerer, rådgiver, sagsbehandler alle med

borgeren i centrum, – kendte ansigter giver en

personlig betjening og er lånerens og borgerens

repræsentanter.

Og hvordan fungerer samspillet mellem bib-

liotek og Borgerservice så i det daglige? Helt fi nt,

både med hensyn til arbejdsdeling og overlapning.

Der samarbejdes om offentlig information og

diverse pjecer til udlevering og om lovspørgsmål

f.eks. Hovedansvaret for ForbrugerINFOpunkt

ligger naturligt i Borgerservice. Men ud over disse

samarbejdsområder holdes funktionerne helt

adskilt. Hverken bibliotekarer eller assistenter

ekspederer i Borgerservice – (og har heller ikke

kompetencerne til det) ligesom medarbejderne i

Borgerservice ikke ekspederer lånere eller formid-

ler litteratur m.v. Og borgerne kan godt skelne. De

er ikke i tvivl om, hvor de skal henvende sig med

hvad.

Medarbejderne i Borgerservice er ansat på

biblioteket og indgår i personalegruppen helt på

lige fod med alle andre biblioteksansatte. Rent

fagligt har de dog deres leder på rådhuset, nemlig

kommunens servicechef, en konstruktion, der ikke

volder problemer i det daglige. Men problemer har

vi dog haft for nylig. Vi har netop gennemlevet en

uvis periode, hvor vi har måttet argumentere for

fordelene ved vores model med den brede opgave-

løsning tæt på borgerne. Sammenlægningen af

skatteafdelingerne i seks af amtets kommuner

var nemlig nær ved at fjerne grundlaget for vores

Borgerservice, men nu tegner fremtiden lysere. Det

ser ud til, at vi kan fortsætte som hidtil til glæde

for både bibliotek og Borgerservice – og for Hum-

lebæks borgere.

6

dette konkluderes det også, at en umiddelbar sam-

menlægning af de deciderede skrankeopgaver på

et ”let” niveau er realisabelt, uden at det påvirker

bibliotekets frirum, men når vi nærmer os sags-

behandlingsopgaver som f.eks. børnetilskud og

begravelseshjælp vil det ikke være hensigtsmæs-

sigt at integrere opgaverne.

I foråret 2003 blev undersøgelsen forelagt byrå-

det, og efterfølgende udarbejdede vi en handlings-

plan, som opridsede de praktiske og økonomiske

konsekvenser. Og endelig i oktober måned 2003

blev der givet grønt lys for integrationen, og fra

januar 2004 var Borgerporten formelt lagt sammen

med biblioteket.

Den rent fysiske sammensmeltning skete den

17. marts 2004, men inden da skulle mange op-

gaver løses og meget skulle falde på plads. Først

og fremmest var der den rent praktiske del med

planlægning af ombygning, indretning mv. – bib-

liotekets oprindelige skranke skulle bl.a. bygges

om til en fælles skranke.

Dernæst var der udarbejdelse af informations-

materiale til borgerne: Pressemeddelelser, flyers

samt serviceinformationer for at orientere bor-

gerne om, hvad de kan forvente i vores nye

Infocenter. Da der ikke er fulgt personaleressour-

cer med integrationen, har selve biblioteket en

kortere åbningstid end Infocentret, så også af den

grund er det vigtig fortsat at orientere om, hvad vi

kan og på hvilke tidspunkter, vi kan det.

Biblioteket har åbent 33 timer om ugen (plus

9 timer på en filial) og Infocentret har åbent 42

timer. I vores serviceinformationer er ydelserne

derfor delt i opgaver, vi kan løse her og nu – skat-

tekort, sygesikringskort, aflevering af biblioteks-

materialer, afhentning af bestilt materiale etc.

– samt opgaver, der kan blive en kort ventetid på.

Vagtdækningen er planlagt, så der altid er en

fagperson med henholdsvis biblioteks -og bor-

Ideen til en integration af Slangerup Bibliotek og

rådhusets borgerserviceskranke – Borgerporten

– går tilbage til 1994, da biblioteket blev bygget

sammen med rådhuset, og rådhuset samtidig

lancerede Borgerporten. Dengang talte man også

om et tættere samarbejde, hvilket jo syntes oplagt

blot man så på de rent fysiske forhold: Når man

kom ind ad rådhusets hoveddør lå Borgerporten til

venstre og bibliotekets skranke til højre.

På mange måder havde det måske været lette-

re at gøre noget ved sagen den gang, hvor man

alligevel skulle nyindrette og omstrukturere, men

tiden var langt fra moden til det, og i årenes løb

har der da heller ikke været de store tiltag til kon-

kret at gennemføre en integration: Vores kultur er

meget forskellig, og opgaverne i et bibliotek og i

en borgerserviceskranke med myndighedsopgaver

er langt fra hinanden.

Og spørgsmålet var da også for os, da vi kom

dybere ned i sagen, om det overhovedet var

muligt at forene disse opgaver i en fælles skranke?

Til at afdække denne problemstilling søgte vi

Udviklingspuljen om støtte og fik i 2002 bevilget

et tilskud på kr. 135.000, som var øremærket til at

udarbejde ”en rapport af høj kvalitet, som bes-

varer eller klargører problemstillingen om, hvor

langt et bibliotek kan gå i decideret sagsbehand-

ling, uden at det gå ud over biblioteket som det

kulturelle frirum”.

I forbindelse med projektet blev samtlige opga-

ver i Bibliotek og Borgerport afdækket og inddelt

i niveauer for at finde frem til eventuelle overlap-

ninger. Alle opgaver blev tidsfastsat, og der blev

foretaget en vurdering af, hvilke kompetencer de

enkelte opgaver kræver.

Resultatet af undersøgelsen, som blev foretaget

af PLS Rambøll, er groft sagt, at de to enheder

kun har en ting til fælles: At yde en god betjening

af borgerne i Slangerup Kommune. Men udover

Infocenter Borger/BibliotekAf biblioteksleder Kirstine Lundsgaard, Slangerup, kilu@slangerupkomm.dk

7

gerportserfaring på vagt. I alt er der 8 personer

tilknyttet Infocentret, heraf en bibliotekar som

har vagt både her og i biblioteket. Dertil kommer

3 bibliotekarer til selve biblioteksdelen. Det er et

puslespil at få vagter, ferier, fridage og løsning

af myndighedsopgaverne til at gå op i en højere

enhed samtidig med, at vi konstant sidemandsop-

lærer.

Den største af opgaverne i forbindelse med

sammenlægningen har klart været personalede-

len: Det er en kolossal forandring for personalet

både med hensyn til arbejdsopgaver, arbejdstider,

vagter og uddannelse: Vi skal alle kunne betjene

borgerne med såvel lette biblioteksopgaver som

lette borgerserviceopgaver.

Der er desuden stor forskel i virksomhedskul-

turen: På et bibliotek er det hjerteblod at have

de lange åbningstider, som passer flest borgere

bedst muligt, og vi er dermed vant til at møde på

forskellige tider samt arbejde om lørdagen, mens

man på et rådhus har faste mødetider.

Og for fremtiden skal vi forholde os til og

drøfte såvel myndighedsopgaver som kulturelle

tiltag og samarbejde ud af huset m.m.

Vi har nu været i gang i godt 2 måneder og det er

en spændende opgave, men ikke enkel! Det er og

har været en sej omgang, men vi tror på, at når alt

er på plads, er vi bedre forberedte til den kom-

munale strukturændring. En af de stærke sider

i samarbejdet er, at vi drager nytte af hinandens

kompetencer: Sammenkoblingen af den faglige

specialistviden om kommunale myndighedsopga-

ver med bibliotekarernes viden om informations-

søgning er en af de stærke sider i strukturen.

Kommunerne bliver i fremtiden borgernes

vejleder og hovedindgang til den offentlige sektor,

og her har bibliotekerne absolut en rolle at spille,

så vi kommer til at stå stærkt – hvis vi altså tør.

Der vil blive lagt flere og flere kommunale opgaver

ud, som borgerne selv kan løse via nettet, og her

skal vi være parate til at vejlede og guide borger-

ne. I borgerservice kommer vi til at beskæftige

os mere med viden og information – fremfor ren

sagsbehandling. Dermed vil biblioteksopgaver og

borgerserviceopgaver nærme sig hinanden mere

og mere. Men vi skal huske, at hvis vi vil mar-

kedsføre biblioteket ad denne vej, skal vi være

parate til både at give og tage – og samtidig bevare

kulturen og frirummet!

Det drejer sig kort og godt om service af bor-

gerne: At tilpasse vores borgerservice/biblioteks-

service til borgernes og tidens behov og krav

– følge udviklingen.

8

I Værløse Kommune har politikerne ønsket at give

biblioteket en central rolle ikke alene som tradi-

tionelt bibliotek, men også som en aktiv og koor-

dinerende medspiller i det kulturelle liv i kommu-

nen. Det sidste års tid har vi også spillet en rolle i

den kommunale Borgerservice.

Ud fra den tankegang, at servicebegrebet har

ændret sig i vores samfund, hvor borgerne er for-

brugere af offentlig service, har man i kommunen

satset på at udvikle et ændret kundeservicekon-

cept. Det skal ikke alene være imødekommende

og serviceminded, men også fleksibelt, transpa-

rent og effektivt, og borgerne skal kunne service-

res 24 timer i døgnet alle ugens 7 dage. Et led i

denne strategi er selvbetjeningsydelser, herunder

at informere om mulighederne og lære borgerne at

bruge dem.

3 faser i projekt ”Borgerservice og bibliotekerne”

På Værløse Bibliotekerne har vi indgået et sam-

arbejde med rådhusets Borgerservice i projekt

”Borgerservice og bibliotekerne”, som startede

i efteråret 2003. De overordnede formål er Effek-

tivisering og kvalitetssikring af borgerservice, Øget

brug af selvbetjening, Kompetenceudvikling af

personale dels i rådhusets Center for Borgerser-

vice, dels i bibliotekerne.

I første fase blev der etableret en samarbejds-

struktur mellem rådhus og bibliotek, opsat en

borgerservice-pc kaldet Værløse.dk i biblioteket,

undervist bibliotekets personale, afholdt kurser

for borgerne samt gennemført en informations-

kampagne over for borgerne. Projektlederen, som

forestår undervisning og udarbejder kursusmate-

riale, er ansat af biblioteket i en vakant stilling i

udlånsekspeditionen som vi valgte at slå op som

en 2-årig projektstilling, der dels består af pro-

jektet, dels af deltagelse i det daglige arbejde i

Borgere vil hellere hjælpes end betjenesAf biblioteks- og kulturchef Bente Høegh, beh@vaerloese.dk

udlånsekspeditionen. Borgerkurserne blev planlagt

i sammenhæng med Værløse Kommunes åbning

af ny hjemmeside. Budskabet i den generelle

markedsføring var: På biblioteket kan du høre om

offentlig information og selvbetjening, få adgang

dertil og evt. også hjælp dertil.

I anden fase blev personalet i rådhusets Center

for Borgerservice undervist i selvbetjeningsmulig-

heder og offentlig information på nettet generelt,

og der blev etableret en borgerservice-pc Værløse.

dk, på rådhuset.

I tredje fase skal etableres borgerservice-pc på

filialen Hareskov Bibliotek, foretages en analyse af

hvilke borgerserviceopgaver der også skal kunne

udføres på bibliotekerne samt ske en implemente-

ring af disse. Det er lige præcis her, vi er nu.

Det videre forløb

Projektgruppen – og styregruppen – har i første

omgang besluttet at alle opgaver, der kan klares

enten ved selvbetjening eller ved elektronisk

videresend til rådhusets borgerservice, kan løses

på bibliotekerne. – Vi har talt om behovet for at

holde et vist kulturelt frirum, men har egentlig

ikke skrupler ved evt. at gå ind i flere borgerser-

viceopgaver. Men har borgerne brug for det? Er

det god ressourceanvendelse hos os, at bibliotek

og rådhus kan de samme ting – kunne man fore-

stille sig at hele Borgerservice flytter fra rådhuset

og ind i biblioteket? Eller er det informationsopga-

ven og undervisningen af borgerne, der skal være

vores del af Borgerservice fremover? Det vil den

kommende tid med alle dens strukturdiskussioner

på kryds og tværs vise.

9

I dette nummer af BIB*forum bringes artikler om

borgerservice i henholdsvis Humlebæk, Slange-

rup og Værløse biblioteker. Disse tre biblioteker

er foreløbig eneste eksempler på integrering eller

placering af borgerservice i forbindelse med bib-

lioteket.

Men er der andre eksempler i centralbiblioteks-

området på ikke traditionelle serviceaktiviteter,

som biblioteket udfører, samarbejder om, eller

giver rum til?

For at få besvaret dette spørgsmål, har redak-

tionsudvalget foretaget en lille undersøgelse,

hvor alle bibliotekernes hjemmesider er blevet

”skannet” for serviceaktiviteter, hvori der indgår

former for samarbejde med eksterne institutioner

eller aktører om ydelser eller produkter, der ligger

udover bibliotekets ”almindelige” tilbud, hvortil

også regnes f.eks. kulturelle arrangementer, for-

brugerinfopunkt og kombibibliotek - et lidt uklart

kriterium, indrømmet! Undersøgelsen baserer sig

udelukkende på de oplysninger, som umiddelbart

fremgår af de enkelte bibliotekers hjemmesider.

Borgerservice og andre utraditionelle tilbud - en miniundersøgelse

Af konsulent Ole Olav Jensen, Gentofte Bibliotekerne, ooj@gentofte.bibnet.dk

BorgerserviceDet er som nævnt kun Slangerup, Humlebæk og Værløse biblioteker, der i øjeblikket har etableret den service. Se de tre artikler.

Biblioteksbutik11 biblioteker nævner, at de har biblioteksbutik. Begrebet omfatter alt lige fra enkelte postkort og påklædningsdukkeark i børneafdelingen over mere udvidede sortimenter til det meget udvidede vare-sortiment i biblioteksbutikken i Gladsaxe, hvor man bl.a. kan købe cd’er, frimærker, konvolutter, over-heads, kaffeservietter, musemåtter og billetter via Billetnet.

Turistinformation3 biblioteker angiver, at de har turistinformation, hvor der typisk stilles pjecer og lignende om lokal-området til rådighed for interesserede. Et fjerde Bibliotek, Hornbæk Bibliotek, har som det eneste bibliotek været godkendt som autoriseret turistinfor-mation siden 1991.

Advokatvagt7 biblioteker reklamerer med advokatvagt eller rets-hjælp. Advokatvagten varetages af lokale advokater. Samarbejdet med biblioteket indebær normalt kun, at biblioteket stiller lokaler til rådighed og i nogle til-fælde administration af køliste. En beslægtet rådgiv-ningsaktivitet er:

Sundhedsplejerskernes åbne husPå Avedøre Bibliotek, kan småbørnsfamilier møde andre forældre og spørge sundhedsplejerskerne til råds.

PostbutikIfølge bibliotekernes hjemmesider, så er der kun postbutikker i 2 biblioteker, nemlig Brøndbyvester Bibliotek og Hjortespring Bibliotek. Postbutikken fungerer som et posthus med begrænset funktion. I Brøndbyvester kan man indlevere breve og pakker til Danmark samt hente forsendelser, som postbudet ikke har kunnet aflevere, og købe frimærker, men man kan f.eks. ikke foretage ind- og udbetalinger.

10

Denne hastige gennemgang af hjemmesiderne

indeholder vel ingen overraskelser, hverken med

hensyn til indholdet eller antallet af serviceaktivi-

teterne. Antalsmæssigt dominerer advokatvagt og

biblioteksbutik. Kun 2 biblioteker har etableret det

mere grænseoverskridende samarbejde med Post

Danmark. Oprettelse af postbutikker har ellers

været til drøftelse flere steder i takt med Post

Danmarks minimering af antallet af posthuse og

overvejelser om filialers overlevelsesmuligheder.

I lyset af de kommende kommunale struktur-

ændringer med store kommunale enheder, der

skal løse flere opgaver er de tre forskellige bor-

gerservicer i henholdsvis Humlebæk, Slangerup

og Værløse interessante. For i en storkommune

bliver der givet behov for at kunne levere sådanne

forskellige former for borgerservice – tæt på bor-

geren. Men også samarbejder med andre aktører

vil kunne indpasses efter behov i sådanne lokale

borgercentre, hvor biblioteket danner rammen for

aktiviteterne.

1O

11

Selvbetjening er et rigtigt modeord for tiden.

Udbredelsen af internettet til familien Danmark

har vænnet en stor del af befolkningen til, at

man nu kan klare selvangivelsen, bankforretnin-

gerne, og endda en del af indkøbene, på hvilket

tidspunkt af døgnet man måtte ønske det. Men

når talen falder på selvbetjening på biblioteket er

spørgsmålet ofte ”Hvorfor... og hvad får vi ud af

det?”

Nogle af fordelene ved at indføre selvbetjening

er ganske indlysende, andre mere skjulte, og ople-

ves først efter at man har taget skridtet.

At lade lånerne selv registrere udlån/aflevering

betyder at det fysisk opslidende arbejde i skranken

minimeres. Dette er godt for ryg, ben og arme hos

personalet.

Det frigiver også personale til andre opgaver

i udlånsekspeditionen eller baglandet, f.eks. en

større deltagelse i et moderne biblioteks mange

projekter og tværgående arbejdsgrupper.

Der bliver pludselig tid til at bruge 3 minutter

på at hilse på en af de faste lånere, der er tid til

at hjælpe (ordentligt) ved kopimaskinen og der

bliver tid til at give en tilbundsgående forklaring

på en regningssag.

Sidst men ikke mindst, så bliver der mere tid til

sorteringsarbejdet. Hvilket jo stadig for de fleste

mindre og mellemstore biblioteker er en opgave

der kræver knofedt.

Mere tid til materialebehandling, betyder at

materialet hurtigere er tilbage på hylden, altså en

forbedret service af den type som ikke bemærkes

når den er god, men bestemt udløser beklagelser,

hvis den er mindre god.

Der er mange forskellige måder at indføre

selvbetjening på. En af de mest almindelige er nok

at ”snige” selvbetjeningen ind. Enten starter man

med en enkelt automat til udlån, eller måske to.

Andre beholder personalebetjent udlån, men skif-

Selvbetjening – hvorfor nu det og hvordan?Af kontorassistent Henrik Witt-Hansen, hwh@vaerloese.dk

ter til selvbetjening ved aflevering. Og andre igen

indfører fuld selvbetjening.

Der er ikke tvivl i mit sind om hvilken metode

der giver det største udbytte, nemlig den fulde

selvbetjening. Altså både udlån og aflevering.

Dette stiller imidlertid nogle krav til klargøringen

af materialerne, behandling af materialerne efter

aflevering, bemanding og ikke mindst viljen til

forandring.

Et skift fra traditionel betjening til fuld selvbe-

tjening medfører at man, på høfligste vis, tvinger

lånerne til at benytte selvbetjeningsautomaterne.

Og det er bestemt ikke helt lige meget hvordan det

gøres. Husk, at det kræver adskillige succesople-

velser at fortrænge mindet om en enkelt uheldig

oplevelse ved selvbetjeningen, imens en god første

oplevelse vil danne bund for en positiv holdning

til selvbetjeningen, og til biblioteket. Det er vig-

tigt at man har ”salgstalen” parat når man møder

låneren for første gang, Mange lånere vil spørge

”Hvorfor?”, og hvis man kan overbevise låneren

om at det i sidste ende er til gavn for ham/hende,

så er meget vundet.

En ting som man ikke umiddelbart tænker på,

men som opleves efter overgangen til selvbetje-

ning, er at der opstår en meget tættere kontakt

imellem personalet i udlånsekspeditionen og

lånerne. Det nedbryder følelsen af at stå overfor

en ”skrankepave” som ”kan lave fejl og opkræve

uretmæssige gebyrer”. Er man fra starten af

opmærksom på at være ude blandt lånerne, kan

fuld selvbetjening give et utroligt løft af stem-

ningen i huset. Og det er noget der bemærkes af

lånerne, og i øvrigt også af politikerne.

Og så er der lige det med gebyrer. Det er nemlig

sådan, at hvis det er en maskine der fortæller

lånerne at de skylder 20 kr. – så er det jo sikkert

rigtigt – og så må man hellere betale, og dét uden

sure miner.

12

Den 11. maj 2004 skrev Lyngby-Taarbæk Kom-

munes Biblioteker kontrakt med FKI Logistex,

Crisplant om levering af selvbetjeningsautomater,

sorteringsanlæg og RFID mærkning af materialer.

Crisplant har Tagvision.dk (før Ganget) med som

underleverandør på RFID-delen: Tags, scannere og

gates.

Men hvorfor nu det hele på én gang?

Forhistorien fortaber sig tilbage i starten af

1990’erne, da Lyngby ligesom alle andre biblio-

teker gik over til edb-registrering. Det kostede

mange penge, som blev betalt med personale, og

man valgte at ”spare” på tyverisikringen for ikke

at skulle afvikle yderligere personale. Kun musik-

afdelingens samling af cd’ere blev sikret. Det

kunne lade sig gøre, fordi Musikbiblioteket lå i et

hus for sig selv. Den tidligere gennemgang mellem

musikafdelingen og det øvrige Stadsbibliotek blev

lukket (p.g.a. tyverisikringen), og det har siden

medført mange ulemper, ikke mindst for lånerne.

Samtidig måtte vi konstatere et støt stigende svind

i bøgerne og meget ekstra arbejde med det av-

materiale, som var på lukkede hylder, og krævede

personalebetjening.

Resultatet af denne lille forhistorie indgik som

en væsentlig faktor, da det for snart 3 år siden lyk-

kedes at komme igennem med en ombygning af

Stadsbiblioteket. Forudsætningen for bevillingen

var bl.a. at forbedre tilgængeligheden for bru-

gerne og sikre materialerne. Da vi samtidig internt

arbejdede meget med ergonomi og et mere hen-

sigtsmæssigt flow i materialernes vej fra skranke

til hylde, var koblingen mellem selvbetjening,

grovsortering og tyverisikring etableret som en del

af ombygningsprojektet.

Hvor grov en grovsortering man kan håndtere,

og om et sorteringsanlæg er udgiften værd, er et

spørgsmål, der afhænger af lokale forhold, herun-

der personalepolitik. Både selvbetjeningsautoma-

RFID teknologi og selvbetjening i Lyngby Af vicestadsbibliotekar Susanne Rømeling, sus@ltk.dk

ter og sorteringsanlæg har betydning for arbejds-

miljøet ved at aflaste personalet for monotone og

fysisk belastende bevægelser, men det medfører

også rationaliseringer og ændrede arbejdsopga-

ver, – måske afvikling – for skrankepersonalet.

I Lyngby er målet 90% selvbetjening. Projektet

medfinansieres, som det hedder, med 1 mio. kr. på

personalekontoen, som sker ved naturlig afgang.

I forbindelse med ombygningen af Stadsbiblio-

teket indrettes til gengæld en information m.m.,

bemandet med kontorpersonale, i bibliotekets nye

indgangsparti og foyer.

Forhistorien siger også, hvorfor vi satser på

en RFID løsning. Med udgangspunkt i en tyveri-

sikring, som kun omfatter cd’erne, har vi valgt

en fremtidsrettet løsning for alle materialetyper,

som vi vurderer er chips. Da vi for 3 år siden

lagde rammerne, herunder de økonomiske, for det

moderniserede Stadsbibliotek, var der en forvent-

ning om en hastig udvikling i RFID løsninger for

bibliotekerne, afklaring af standardiseringer og et

markant prisfald på tags. Forventningerne viste sig

ikke at svare til udviklingen. Det blev nødvendigt

at træffe et valg i overensstemmelse med det, vi

tror på. Og det gjorde vi så, bl.a. efter at have kon-

sulteret gode kolleger i ind- og udland.

Det var vigtigt for os, at gå ud med et samlet

udbud, at indgå kontrakt med én tilbudsgiver,

omfattende selvbetjening, sorteringsanlæg og

tyverisikring for at forhindre at forskellige leve-

randører spillede os ud mod hinanden. Udbuddet

omfattede en hybridløsning, da økonomien ikke

rakte til at chipse alle materialer, og udfordringen

var en funktionalitet, som både kunne håndtere

stregkoder og chips. I erkendelse af at bevæge sig

ud på usikker grund drænede vi mulige konti på

budgettet og hyrede konsulentbistand fra COWI

consult. Det var pengene værd.

Udbuddet resulterede i 4 tilbud, og der er nu

indgået kontrakt med Crisplant om levering af 2

13

afleveringsautomater, sorteringsanlæg

og 3 udlånsautomater til Stadsbiblioteket, som alt

sammen kan håndtere både stregkoder og chips.

Ikke-trykte materialer og et udvalg af de trykte

materialer forsynes med tags. Undersøgelser viser,

at kun mellem 30 og 60% af det som bringes ud

gennem gates registreres, og at det gælder alle

typer af sikring, også i butikker. Det er den præ-

ventive virkning, som betyder noget.

I en overgangsperiode skal både stregkoder

og chips kunne håndteres i de 3 filialer ved hjælp

af dels scannere til stregkoder, dels scannere til

chips. Det er selvfølgelig ikke en tilfredsstillende

løsning. Målet er at indføre selvbetjening med

maskinel aflæsning af både stregkoder og chips i

alle kommunens biblioteker.

14

af Arbejdstilsynet, så det hele blev planlagt til et

samlet forløb med udskiftning af gulvbelægning,

maling af vægge etc. Da biblioteket åbnede igen

efter knap en uges lukkeperiode havde vores 16

år gamle bibliotek fået en god ”ansigtsløftning”

og fremtræder nu lyst og indbydende.

Selvbetjeningsløsningen blev markedsført i

dagspressen, ved opslag på biblioteket, på hjem-

mesiden, og i månederne før ibrugtagningen fik

alle lånerne en slip med beskrivelse af ”Hvorfor

indfører biblioteket selvbetjening”. Kultur- og

Fritidsudvalgsformand var den første benytter af

selvbetjeningen i overværelse af den lokale ”ver-

denspresse”, som flittigt fotograferede og siden

skrev om begivenheden.

Medarbejderne i skranken har gjort en flot ind-

sats med at sælge selvbetjeningsløsningen positivt

og allerede nu går 80 % af transaktionerne over

selvbetjeningsmaskinerne. Udenom selvbetje-

ningsmaskinerne går interurbanlånene, som ud-

leveres ved den betjente skranke, og alle ind- og

udlån til skoler, institutioner, plejehjem, BK-lånere

etc., som håndteres over en skranke inde i det

tidligere sorteringsareal.

Begejstringen hos medarbejderne over at skulle

indføre selvbetjening var til at overskue i starten;

men efterhånden som arbejdet med projektet

skred frem, voksede ambitionerne og forholds-

vis hurtigt blev arbejdet båret af lysten til at gøre

selvbetjeningen til en succes for alle, både lånere

og medarbejdere.

Hørsholm Bibliotek indførte selvbetjening for alle

udlån og afleveringer i slutningen af januar 2004.

Løsningen består af 4 selvbetjeningsmaskiner

samt en afleveringsmaskine, der kan anvendes

uafhængigt af bibliotekets åbningstider. Afleve-

ringsmaskinen er placeret med indkast fra en af

husets ydervægge i tæt forbindelse med parke-

ringsplads også for handicappede.

Vi kan nu tilbyde borgerne elektronisk adgang

til biblioteket fra deres egne pc’ere og mulighed

for at kunne aflevere lånte materialer 24 timer

i døgnet, med det lille forbehold, at systemet er

nede, medens der køres backup. Men da der tages

backup ved tretiden om natten/morgenen, rekla-

merer vi med at biblioteket kan bruges døgnet

rundt.

Formålet med at indføre selvbetjening er at:

– gøre ventetiderne mindre

– fastholde og udvikle bibliotekets service

– sikre at ressourcerne anvendes optimalt

Det var samtidig et politisk ønske, at bibliote-

ket indførte selvbetjening, blandt ud fra det man

havde set på udstillingerne i forbindelse med Dan-

marks Biblioteksforenings årsmøde.

Finansieringen af løsningen blev pålagt biblio-

teket selv ved hjælp af en tilsvarende personale-

reduktion, dog således at vi ikke skulle realisere

personalebesparelsen det første år, men fik politisk

accept af at det er optimalt at bevare personaleres-

sourcerne til at indføre selvbetjeningen, så bor-

gerne kan få en god oplevelse af den nye måde at

bruge biblioteket på.

Indretningen af selvbetjeningsområdet blev

kædet sammen med anskaffelsen af 3 hæve-sænke

skranker – til voksne, børn og til den resterende

ekspeditionsskranke, som nu hedder Service-

skranke.

Baggrunden for anskaffelsen af de nye skranker

var, at også Hørsholm Bibliotek har haft besøg

Selvbetjening på Hørsholm BibliotekAf overbibliotekar Lene Rubow, lru@horsholm.dk

15

Materialevalget er under forandring. De seneste

år har der været debat om emnet. Derudover er

der gennemført Benchlearningsprojekter, afholdt

temadage, konferencer og workshops mange

steder.

Sammenhængen – hvis der er en – mellem

organiseringen af materialevalget og implemente-

ringen af de elektroniske materialevalgssystemer,

har været en del af denne diskussion.

Generelt er der i bibliotekerne ikke en større

sammenhæng mellem indførsel af elektronisk

materialevalg og udformningen af organisationen.

Nogle biblioteker har tillempet visse arbejdsgange

til et elektronisk system, mens andre har ændret

deres organisation uden et elektronisk materiale-

valgssystem.

Der er ingen tvivl om, at man kan rationali-

sere arbejdsgange ved hjælp af elektronikken,

men grundlæggende ændringer af og holdninger

til materialevalget er en anden proces. Det kan

nemlig sagtens lade sig gøre at videreføre gamle

og måske uhensigtsmæssige rutiner i et nyt

system.

Biblioteksledermødet har nedsat en Ad hoc-

gruppe, der skal arbejde på at kvalificere bibliote-

kernes beslutninger vedrørende indkøb af elektro-

niske materialevalgssystemer.

Ad hoc-gruppen består af deltagere fra Helsing-

ør, Rødovre, Græsted-Gilleleje og Gentofte. Helt

konkret skal Ad hoc-gruppen udarbejde en kort

sammenlignende analyse af de eksisterende elek-

troniske materialevalgssystemer, set i sammen-

hæng med de forskellige former for organisering

af materialevalget/-indkøbet. Derudover skal grup-

pen forberede og afvikle en workshop, hvor bl.a.

de forskellige systemer præsenteres for områdets

biblioteker. Workshoppen vil blive afholdt den 9.

juni 2004

Elektronisk materialevalg og -håndteringAf materialekonsulent Inge Sørensen, Gentofte Bibliotekerne, ins@gentofte.bibnet.dk

På workshoppen præsenteres 3 bibliotekssyste-

mer, og 3 biblioteker, nemlig Rødovre, Hillerød

og Gentofte vil give deres bud på udformningen

af organiseringen før, under og efter indførelse af

elektroniske materialevalg.

Workshoppen skal medvirke til, at kvalificere

bibliotekernes beslutninger vedrørende indkøb af

elektroniske materialevalgssystemer, og samtidig

orienteres om hvordan nogle biblioteker har valgt

at ændre i organiseringen af deres materialevalg.

Hvad sker der i fremtiden på materiale-valgsområdet?

I forbindelse med et Benchlearningsprojekt

mellem Helsingør og Gentofte (forventet afsluttet

inden 1. juli 2004) er der arbejdet med automati-

sering af kassationer. Tanken er at integrere mate-

rialernes ”skæbne” allerede i indkøbsfasen. Der

er opstillet kassationsparametre, der udløser en

automatisk kassation af materialerne. Kriterierne

er sat i forhold til udgaver, tid (hvor længe skal

bogen leve), antal udlån m.m. Resultatet af Bench-

learningsprojektet vil kunne ses på www.benchbib.

dk i slutningen af juni måned.

Centralbibliotekarerne arbejder på, at etablere

en koordineret rådgivning og vejledning på en

fælles CB-side vedr. materialer og materialevalg,

og endelig arbejdes der på at udvikle en koordi-

neret kassations- og opbevaringspolitik mellem

overbygningsbibliotekerne og Statsbiblioteket.

Nogle af disse projekter og tiltag vil givet føre

til, at opfattelsen af bibliotekernes samlinger og

håndteringen af materialevalg – og indkøb, vil

undergå forandringer i de nærmeste år. Forandrin-

ger som vil resultere i helt nødvendige organisa-

tionsændringer med deraf følgende omlægninger

i bibliotekarernes og andre personalegruppers

arbejde.

16

Med det for øje, var Netværket for børne/ungebib-

lioteksområdet som et led i et netværksmøde den

26. april, på besøg på Øregaard Museum, hvor

museumsleder Jane Sandberg fortalte om formid-

ling til børn.

Man føler sig velkommen lige så snart man går

op af trappen og træder ind i det flotte og hygge-

lige museum.

Vi blev bænket på gulvet i havestuen, ligesom

Jane fortalte, at børnene også blev det, når hun

skulle fortælle dem om museet. Og det var her at

børnebibliotekarerne beviste at de er børnebiblio-

tekarer med stort B. Alle kom ned på gulvet og så

startede et spændende oplæg om formidling.

Vi blev først introduceret til historien om

Øregaard Museum, som er en gammel fantastisk

bygning fra 1806, hvor en velhavende købmand,

lod det nyklassicistiske hus opføre som familiens

landsted. Men det var først i 1921, da Julie Hegel,

enke efter Gyldendals direktør Jacob Hegel, havde

testamenteret den Hegelske samling til Gentofte

Kommune, at Øregaard slog dørene op som muse-

um. Øregaard Museum ligger flot tilbagetrukkent

i Øregårdsparken, som med sine mange flotte

skulpturer, er mangen en gåtur værd.

Øregaards mål er at have et højt aktivitetsni-

veau for børn. Jane Sandberg fortalte om Øregaard

Museums undervisningsprogram, som er specielt

udviklet til skoler og børnehaver. Børnene lærer at

se på maleri, arkitektur og skulptur, på et niveau,

der er afstemt efter deres alder.

Starten på formidlingen for børn, var en udstil-

ling med Poul Fischer, hvor museet udarbejdede

et skolemateriale med opgaver og inspiration. Jane

Sandberg fortalte om hvordan og hvorfor de havde

valgt at udarbejde materialet. Børn skal bruge

deres fantasi, det er vigtigt at åbne op for fanta-

sien og for dialogen.

Formidling til børn på Øregaard Museum - kan vi som biblioteker lære noget af museernes måde at formidle på?

Af afdelingsleder Lotte Lykke Simonsen, Gentofte Bibliotekerne, losi@gentofte.bibnet.dk

I en formidlings- og undervisningssituation er

det vigtigt, at alle børn kommer til orde – at alle

kommer til at sige noget. Og alt hvad der bliver

sagt er relevant. Det er igen vigtigt med en dialog

med børnene.

Når der formidles er det også vigtigt, at man

er opmærksom på, at komme ud der hvor tingene

sker, ikke nok med at vise tingene på dias eller i

en bog. Det skal opleves – opsøg virkeligheden og

tag del i den!

Det er vigtigt, når der formidles til børn, at

gøre noget ud af rammerne. På Øregaard Museum,

dækkes der op, når der kommer vuggestue eller

børnehavebørn på besøg. Når arrangementet er

overstået, og de skal spise de medbragte madpak-

ker, foregår det rundt om det flotte store bord,

som i dagens anledning er pyntet med kandelabre

med levende lys. Det er vigtigt, at gøre det til en

oplevelse. Og det er her at vi på bibliotekerne nok

kunne gribe fat i ideen, og gøre besøg fra skoler

og institutioner til en større og anderledes ople-

velse, end den børnene forventer, der vil ske på et

”almindeligt kedeligt bibliotek”.

Museet gør derudover også meget ud af at

introducere begrebet rummelighed for børnene

– og de ”medbragte” voksne.

I parken afholdes der skulpturarrangementer

med store og små børn, ofte i et tre dages forløb,

hvor der tegnes, formidles, leges og overraskes!

I øjeblikket har museet taget fat på at formidle

og introducere lokalhistorie for store og små børn.

Hvordan gør man det interessant? Museet har en

etnolog ansat, som er ved at lave et forløb, som

grupper af børn skal præsenteres for. Omdrej-

ningspunktet er børnenes egen hverdag og lokal-

område. De skal fotografere et sted fra deres

område og senere skal der oprettes en udstilling

med alle de indsendte fotos. I udstillingen skal der

17

også være lyde, lugte osv. for at børnene bedre

kan sanse.

Igen er det vigtigt at tænke lidt anderledes, og

prøve at udvide rammerne, i forhold til hvad vi

måske er vant til på bibliotekerne.

Ud over formidlingen til institutioner og skoler,

har Øregaard Museum, efterhånden også en stor

arrangementsvirksomhed til børn.

Med hensyn til markedsføring og presseformid-

ling, sender Øregaard Museum ikke almindelige

pressemeddelelser ud til aviserne. De skriftlige

ting der bliver sendt af sted, er skrevet som artik-

ler, vinklede i den retning, som det passer til

arrangementet. Måske noget vi kunne prøve på,

– det er måske ikke alle lokale aviser, der vil have

det på denne måde, men ideen er da til at tage fat

i og prøve!

Det gælder om at se og sanse. Nye måder at

formidle på behøver ikke nødvendigvis at være

banebrydende og spektakulære. Det handler sna-

rere om at appellere til sanserne, om at skærpe

blikket – og pirre nysgerrigheden.

Jo tidligere i livet man nærmer sig kulturen

og kunsten, jo mere umiddelbar møder man dem.

Børnenes tilgang er lykkelig fri for forbehold. De

ser og sanser på en helt anden måde med åbent

og nysgerrigt sind.

Besøget på Øregaard var en spændende ople-

velse og jeg tror at alle vi, som var med på denne

dag, kom derfra med en masse ideer og tanker,

hvor de fleste af dem er lige til at tage fat på og

prøve i bibliotekssammenhænge. Så jeg tror på, at

et rummeligere samarbejde med museer og muse-

umsformidlere, kan være med til at bibliotekerne

får mere fokus og bredde på deres formidling.

Sommeridyl i Øregaardsparken i 1850’erne.

18

til udlån og aflevering. Med den viden vi har i

dag ville vi nok have indrettet ekspeditionsområ-

det anderledes; med flere automater og med en

mindre skranke.

Nye tilbud

Hillerød Bibliotek har i flere år været aktive del-

tagere i de forskellige netbiblioteker. På infor-

mationsområdet i Biblioteksvagten, Spørg Olivia

og Dotbot, på

musikområdet

har vi deltaget i

udviklingen af

Musikbibliote-

karens Toolbox,

og på litteratur-

området er vi

deltagere i såvel

udarbejdelse af

anbefalinger som

boglister til Lit-

teratursiden.

Lokalhistorisk

Arkiv har forelø-

big indscannet godt 1100 billeder af lokalhistorisk

interesse i Danske Billeder.

Som så mange andre biblioteker er vi også med

i ForbrugerINFOpunkt.

Satsning på Kulturtilbud

De nye lokaler har givet os meget bedre mulighe-

der for at afholde udstillinger og arrangementer.

Vandrehallen, som fungerer som forbindelsesrum

mellem udlånsafdelinger, læsesal og ekspedition

er blevet et meget attraktivt rum, hvor skiftende

kunstudstillinger byder på oplevelser, der måske

kan overraske, behage eller ligefrem udfordre

beskueren. Bibliotekets udstillingsgruppe arrange-

rer skiftende ophængninger af malerier og anden

I april 2001 kunne Hillerød Bibliotek åbne i nye

lokaler. Forud var gået mange år i nedslidte og

trange bygninger. Nu fik vi endelig de rammer, der

var nødvendige for at kunne tilbyde de service-

ydelser, et moderne bibliotek skal kunne tilbyde

brugerne.

Biblioteket er indrettet i gamle bygninger i

et område tæt på bymidten og Slotsarkaderne

– byens største indkøbscenter. Det mærker vi

tydeligt på det stadigt stigende besøgstal. I plan-

lægningen af byggeriet var vi afhængige af at

passe funktionerne ind i de eksisterende lokaler,

som er blevet totalt renoverede og udbyggede. En

af konsekvenserne af de faste rammer var etable-

ringen af en Infobutik og læsesal. Infobutikken er

bemandet med medarbejdere fra ekspeditionen;

biblioteksbrugerne kan få besvaret quick-reference

spørgsmål, booke pc’er, købe postkort og biblio-

teksrelateret legetøj. Herfra sælges også billetter til

de kulturelle arrangementer, der er i byen og efter

sommerferien bliver vi også Billetnet salgssted.

I indretningen lagde vi vægt på, at biblioteket

skal signalere åbenhed og være et indbydende

mødested, der giver brugerne information, inspi-

ration og ro til fordybelse. Gennemgående var

ligeledes ønsket om at sidestille alle medier og

øge adgangen til elektronisk information. Derfor

satsede vi stærkt på at øge antallet af it-arbejds-

pladser til brugerne, så vi nu er oppe på 40.

Vi gjorde meget ud af at gøre biblioteket

tilgængeligt for handicappede bl.a. samarbejdede

vi gennem hele byggeplanlægningen med kommu-

nens rådgivende handicapudvalg. Det betød bl.a.

at der blev etableret teleslynge ved alle ekspedi-

tionsskranker, ledebånd for synshandicappede og

gode adgangsforhold for kørestolsbrugere.

Da vi planlagde biblioteket for omkring 4 år

siden var det indlysende for os, at vi skulle ind-

rette biblioteket med selvbetjeningsautomater

Præsentation af Hillerød BibliotekAf stadsbibliotekar Sys Sigurd, sys@hillerod.dk

19

billedkunst, ligesom der også vises skulpturelle

værker og kunsthåndværk – kunstværker vari-

erende i alle mulige udtryk og genrer. Vi bestræber

os på at være så alsidige som muligt. Der skal til

stadighed være oplevelser, der både er smukke,

spændende og provokerende, men altid have kva-

litet.

Efter at vore arrangementer har levet en lidt

tilbagetrukken tilværelse oplever vi nu en stadig

stigende interesse. Så hvor der førhen kom 30-

40 deltagere ser vi nu 100-150, hvilket bl.a. har

medført at vi har tilført arrangementskontoen yder-

ligere midler.

For børn og unge har vi bl.a. i sommerferien

haft forskellige former for læsefremstød – med

stor tilslutning

fra – særligt – de

læsehungrende

piger. I denne

sommer og i

det kommende

efterår vil vi

yderligere satse

på læsning, med

et stort anlagt

dansk/svensk

samarbejde om

et ”Over Sundet”

skriveværksted.

Værkstedet vil

finde sted i slutningen af sommerferien – omfatte

10 unge fra hvert land (mellem 16 og 20 år), og

være placeret på Nordisk Lejrskole her i Hillerød.

Det bliver et anderledes kursus, idet der også

bliver undervisning i scenefremtræden/stand-up,

så de unge får flere aspekter i deres skrivning. For

de yngre bliver der skriveværksteder på biblioteket

og på vores filialbibliotek – samt på Ungdomscen-

teret.

Vi har desuden en gruppe som spiller Magic

en gang om måneden og en meget velfungerende

anmelderklub, som holder møde ca. 1 gang om

måneden og som for tiden tæller ca. 40 medlem-

mer. Vi stræber efter at tilbyde arrangementer, der

kan bidrage til at stimulere deltagernes interesser

og deres nysgerrighed, samt – ikke mindst – deres

lyst til kulturelle aktiviteter.

Kultursamarbejde

December 2001 vedtog Byrådet Hillerød Kommu-

nes BørneKulturPolitik, der fastlægger en række

børnekulturpolitiske anbefalinger som kom-

munens institutioner og udvalg skal arbejde ud

fra i de kommende år. Hillerød satte med denne

politik, som en af de første kommuner i landet,

Kulturministeriets børnekulturpolitiske redegørelse

på den politiske dagsorden. BørneKulturPolitikken

knytter sig til ni af de ti punkter i redegørelsen; er

udarbejdet af en bredt nedsat arbejdsgruppe, og er

vedtaget i de relevante politiske udvalg. Politikken

er nu en del af alle virksomhedsplaner i kommu-

nen, de konkrete resultater venter vi derfor stadig

på at se.

Hillerød Live er begyndelsen til et kultursamar-

bejde mellem kulturarrangører i Hillerød. I første

omgang består det af en elektronisk arrangements-

kalender, et indlæg i Hillerød Posten med ”histo-

rier” om arrangementerne, en folder og en plakat.

Biblioteket er med i redaktionsgruppen og målet

er, at det på længere sigt også kan blive et koordi-

nationsforum.

I den oprindelige plan skulle Hillerød Viden og

Kulturpark bestå af bibliotek, park, kulturværkste-

der og mødelokaler for foreningerne. Bibliotek og

park var færdig i 2001, mens den sidste del først

tages i brug denne sommer. Kulturværkstederne

kommer til at rumme lokaler til foreninger, værk-

steder og en stor hal, der kan bruges til alt fra rul-

leskøjteløb til teaterforestillinger. Klaverfabrikken,

som er et socialt-kulturelt aktivitetshus, er også

placeret i bygningerne. I nærheden ligger Støberi-

hallen, der indeholder musikskole og koncertsal

og i løbet af det kommende år flytter det lokale

folkemuseum til bygninger i området. Biblioteket

er på denne måde centralt placeret i samarbejdet

med foreninger, frivillige og andre kulturinstitutio-

ner.

Som det forhåbentlig fremgår af denne artikel

er vi stadig glade for vores nye bibliotek, så I er

velkomne til at besøge os.

20

Solen skinnede varmt d. 17. maj 2004, da 24

biblioteksledere steg på den bus, der skulle køre

os på lederinternat på Smygehus konferencecenter

beliggende ved Sveriges sydligste punkt.

Vi havde alle revet et døgn ud af kalenderen

for bl.a. at ”netværke”, blive indført i netværks-

ledelsens mysterier, få konstateret om man bliver

sær af at ha’ sit eget kontor og ikke mindst opleve

”BiA” (Biblioteksledere i Aktion).

Stedet Smygehus var velvalgt – meget smukke

omgivelser, placeret lige ned til Østersøen og med

god forplejning.

Selve programmets ”røde tråd” var netværks-

ledelse og der var engageret 3 oplægsholdere til at

udvide vores kendskab til dette emne.

Den første oplægsholder var direktør i DIEU Søren

Casparji (SC) som fortalte om ledelse i netværks-

organisationer.

SC startede med at definere ledelse med et citat

af prof. Erik Johansen: ”Man udøver ledelse, når

man sammen med andre, finder ud af, hvor man

skal hen, og hvordan man kommer derhen!”

Lederen skal give slip og give medarbejderen

ansvar, og det kan gøres, når man har udarbejdet

klare visioner, lagt sine mål og strategier og ikke

mindst når man er sikker på at alle har forstået

dem!

Netværksledelse bliver fremmet af globalise-

ringen, af IT og de muligheder den giver for at

arbejde sammen med andre, lige meget hvor de

befinder sig fysisk. Også den stadig større kom-

pleksitet i ledelsesopgaverne gør, at det er nødven-

digt at arbejde i netværk.

Den omsiggribende projektkultur gør, at man

som leder bliver nødt til at arbejde på tværs, og

indimellem afgive ledelsesopgaver til den, som

leder et projekt. Det er meget aktuelt indenfor

biblioteksverdenen i øjeblikket f.eks. ”Netbiblio-

Bibliotekslederinternat på Smygehus Af ledende bibliotekar Bente Stonor Nielsen, Ølstykke Bibliotek, bsn@oelstykke.dk

tekerne” hvor medarbejdere fra mange forskellige

biblioteker arbejder sammen med en fælles pro-

jektleder.

Et klart og overskueligt oplæg fra SC – men

måske for nogle en viden, som på forhånd var

kendt.

Indholdet i næste oplæg var så til gengæld, i hvert

fald for mig, helt nyt og spændende. Ole Nielsen

(ON) fra COWI fortalte ud fra sin bog: ”Bliver man

lidt småsær af at ha’ sit eget kontor?”

ON manede med det sammen myten i jorden

om, at bare man flytter medarbejderne sammen

i store fysiske rum, så sker synergien af sig selv.

Fysisk indretning er et redskab, der kan bruges på

linje med andre ledelsesredskaber. Hvis man ikke

bruger det offensivt, så sker der i bedste fald ikke

noget – i værste fald bliver det hele meget værre.

I dagens arbejdsliv er det svært at afkode, hvor

og hvornår folk arbejder. ON viste flere eksempler

på, hvordan medarbejdere indretter sig i fysiske

rum, som ikke umiddelbart i den konventionelle

verden signalerer, at her arbejdes. Denne nye

arbejdsform kræver tillid frem for kontrol.

ON’s bud på indretning af rum, hvor kunden

møder medarbejderen gav stof til eftertanke for

biblioteksfolk som os. Vi skal møde kunden /

borgeren i øjenhøjde – på lige fod – i en afslappet

stemning / indretning og dele rummet op i ”for-

land” og ”bagland”.

ON brugte en meget slående metafor for, hvor-

dan vi opfører os, når der træder ukendte men-

nesker ind i ”vores fysiske rum”, stenaldermen-

nesket kommer op i os og ”vi gemmer os inde i

hulen – har blikket mod indgangen – og er klar

med køllen”!!!!

Et teoretisk men meget velfunderet oplæg med

mange rigtig gode visuelle eksempler – oplægget

kunne, som det blev foreslået ved evalueringen,

2O

21

være godt at give videre til vores medarbejdere

f.eks. som en temadag.

Nu var der heldigvis sat tid af til ”networking”

og dermed også mulighed for at nyde den dejlige

natur – der blev bl.a. gået ture, mens vi diskute-

rede intensivt.

Herefter blev middagen indtaget og så var det

tid til BiA (Biblioteksledere i Aktion). Der bl.a.

bød på et lærestykke i netværksledelse ”Ledelse er

let – blot det gøres i net”. Vi fik indblik i kørsels-

ordningen med sangene: ”De sendte en vognmand

fra Hvidovre!” og ”Kasserne med bøger kører rundt

rundt rundt!”. To udvalgte hold dystede i Jeopardy

– inden for litteratur – netværk – jokeren – CB-

området’s geografi m.m. Stor tak til ”revyholdet”

for en underholdende aften.

Næste morgen talte seminarets 3. og sidste

oplægsholder Jan Nielsen, kommunaldirektør

i Gentofte om ”Ledelse i den opgaveorienterede

organisation.”

Det blev til et inspirerende oplæg og en god

dialog mellem JN og deltagerne. JN kom ind

på organisationen af de kommunale strukturer.

Mange steder er man stadig delt op i de traditio-

nelle forvaltninger, hvor viden ikke udveksles og

(gen)bruges. Der mangler helhedssyn, der skal i

stedet være: fokus på opgaven – fokus på borge-

ren. De nye krav der bliver stillet kommunerne fra

borgerne og de centrale instanser kræver en ny

organisationsform – den opgaveorienterede orga-

nisation. Der skal videndeles – netværkes – gøres

op med traditionelle ”ejerskaber”, og dette kræver

en kompetent ledelse. Der skal af lederen være

fokus på formidling af mål og værdier, man skal

være rollemodel og coach, og dyrke personalepleje

og -udvikling intensivt.

Det var tydelig at dette emne interesserede

mange af os – meget naturligt, når man tænker på

den kommende strukturreform.

Efter frokost blev vi så transporteret tilbage til

Danmark – efter et veltilrettelagt, inspirerende og

idegivende internat med den røde tråd intakt, og

med god mulighed for at netværke og blive fagligt

klogere. Den eneste anke kunne være, at det ville

have været godt med lidt flere deltagere.

Som evalueringen også gav udtryk for, er inter-

natformen en god måde at blive ”tvunget” væk fra

hverdagen på, man kan ikke lige forsvinde hjem

til et møde, men må blive og få det hele med. Så

hvis CB indbyder til lederinternat en anden gang

med et spændende fagligt indhold, melder jeg mig

gerne. Tak til planlægningsgruppen og CB for en

god oplevelse – det var pengene og ikke mindst

tiden værd.

Bibliotekslederinternat

Smygehus d. 17. og 18. m

aj 2004

22

Den 17. maj drog 24 biblioteksledere af sted til

Smygehamn på et døgns internat. Jeg havde den

fornøjelse, sammen med Anette Aalund, Marianne

Aastrup og John Nørskov Hansen, at have stået

for planlægningen af internatets indhold.

Planlægningsgruppens udgangspunkt var

ledelse og netværk. Som kommunale biblioteks-

ledere oplever vi alle, at beslutningsveje ikke

længere er så enkle, som de var engang. I dag

træffes, også politiske beslutninger, mange for-

skellige steder i kommunen. Embedsmands- og

politikerrollen er under forandring. Vi inddrager

i stadig stigende grad andre interessenter, når der

skal træffes beslutninger i kommunen og i vores

institutioner. Det kan være de mange brugerbesty-

relser, foreninger, interesseorganisationer, Ældre

Sagen m.m.fl. Alt sammen et resultat af det, man

kalder den fragmenterede forvaltning. Og netop

bogen med denne titel, skrevet af Peter Bogason

ledte planlægningsgruppen på vej. Peter Bogasons

kollega på Roskilde Universitetscenter Eva Søren-

sen havde vi hørt positivt om, så hende ville vi

gerne invitere til at indføre os lidt mere i, hvad det

er, der sker m.h.t styring i kommunerne. Desværre

måtte Eva Sørensen melde afbud, så hendes oplæg

har vi til gode til et ledermøde efter sommeren.

Det glæder jeg mig meget til.

Det er let – i net Af bibliotekschef Kirsten Frandsen, Herlev Bibliotekerne, kf@herlev.bibnet.dk

Søren Casparji fra DIEU havde indvilget i

at komme i stedet for Eva Sørensen, og hans

udgangspunkt er naturligt et andet end den kom-

munale virkelighed. Søren Casparji talte om

ledelse i netværksorganisationer, hvor man arbej-

der meget i projektform osv. Derfor blev dette

oplæg mest et oplæg om ledelse generelt samt

det at lede projekter. Emnet er interessant nok,

men ramte efter min mening ikke rigtig plet i den

virkelighed og de problematikker, som de fleste af

os sidder i lige nu.

Det gjorde til gengæld Ole Nielsen fra COWI,

som var vores næste oplægsholder. Han talte om,

hvordan arbejdsfacon og fysisk indretning bør

følges ad. Vi fik alle masser af inspiration til, hvor-

dan vores arbejdspladser også kunne se ud. Og

så fik vi nye vinkler på det at holde møder. Her er

jeg nødt til at citere Ole Nielsen: ”Hvis vi tænker

over, hvad det egentlig er, vi holder møder om –

ja så læner vi os op ad begrebet spild af tid”. Helt

så slemt er det måske ikke, men lidt ramt føler

man sig vel altid. Ole Nielsen anbefalede stående

møder. De har det nemlig med at være effektive

og sjældent lange.

Disse to oplæg var, hvad vi havde planlagt

for den første dag. Planlægningsgruppen havde

nemlig med fuldt overlæg lagt en del længere

23

pauser ind i programmet. Og de pauser var ikke

tænkt som sovepauser eller ensomme vandreture

langs vandet. De var til at opdyrke netværk. En

anden slags netværk er nemlig dem, som vi kan

skabe på tværs af kommunegrænser. Nogen af os

vil sandsynligvis mere eller mindre frivilligt indgå

ægteskab i løbet af de kommende par år, men

vi vil under alle omstændigheder få brug for at

udvide forskellige former for samarbejde bibliote-

ker og kommuner imellem. For at lette den proces,

vil det være en kæmpe fordel, at vi kender hin-

anden så godt som muligt på forhånd. Desuden

har vi jo sådan set indgået et ægteskab for nyligt,

nemlig de to amter – som jo er blevet til ét net-

værksområde. Alt dette taget i betragtning, mente

vi i planlægningsgruppen, at der var god grund

til at give tid til at danne nye netværk. At dømme

ud fra støjniveauet, når snakken gik i pauserne

– ja så må der være opdyrket netværk. Biblioteks-

ledere er ikke et meget stille folkefærd, det kan

konkluderes.

Mandag aften efter middagen – og efter fød-

selsdagssangen til Susanne Rømeling, måtte vi i

gang igen. BiA som der stod beskrevet i program-

met (Biblioteksledere i Aktion). En yderst kreativ

underholdningsgruppe bestående af Marianne

Aastrup, Bo Braune, Tine Vind, John Nørskov

Hansen og Hr. Underholdningskonsulenten Ole

O. Jensen havde lavet en meget flot og under-

holdende cabarét med sang, monologer m.v. Det

var her vi blev belært om, at det er let – i net.

Marianne Aastrup klædt i netstrømper (altså

ikke kun!) fremførte en meget flot monolog, som

bl.a. indeholdt samtlige ledelses-hurra-ord om de

mange udfordringer, vi står overfor – men hva’

”Det er let – i net”. Der var også en lille sang om

vores alle sammens kørselsordning og sidst men

ikke mindst en leder-jeopardy. Og det overrasker

vel ikke nogen, at det var pigeholdet, der vandt

– på trods af en dommer, som var streng, men

uretfærdig. Alt i alt en herlig aften.

Tirsdagens oplæg kom fra Kommunaldirektøren

fra Gentofte Jan Nielsen, som talte om ledelse i

den opgaveorienterede (kommunale) organisation.

Et spændende oplæg om, hvordan man i Gentofte

forsøger at tage konsekvensen af den fragmente-

rede forvaltning i sin måde at organisere kommu-

nens opgaver på. En slags nedbrydning af de auto-

nome forvaltninger og en fokusering på den givne

opgave samt kommunens borgere. Under dette

oplæg ærgrede jeg mig lidt over Eva Sørensens

afbud, idet jeg tror, at hendes oplæg ville have

været et meget fint fundament for Jan Nielsens

præsentation af Gentofte Kommunes forsøg på at

håndtere kompleksiteten i netværkssamfundet.

Alt i alt synes jeg, at planlægningsgruppens mål

og forhåbninger for internatet blev nået. Vi blev

inspireret af spændende oplæg, og vi fik dyrket

gamle og nye netværk. Der er basis for en genta-

gelse, og planlægningsgruppen blev genvalgt, vist

nok på eget initiativ. Men hva’. Det er let – i net.

BIBforum udgives af Gentofte Bibliotekerne.

Redaktionsudvalget: Lone Gladbo, Gentofte Bibliotekerne, (ansvarshavende redaktør), lg@gentofte.bibnet.dk

Lise Kann, Fredensborg-Humlebæk Biblioteker, lika@fhkom.dk

Sys Sigurd, Hillerød Bibliotek, sys@hillerod.dk

Hanne Bach Sørensen, Rødovre Bibliotek, bhahbs@rk.dk

Pernille Saunte Schjerning, Værløse Bibliotekerne, pss@vaerloese.dk

Ole Olav Jensen, Gentofte Bibliotekerne, ooj@gentofte.bibnet.dk

Anette Flügge, Gentofte Bibliotekerne, aef@gentofte.bibnet.dk

Næste nummer udkommer september 2004.

Layout: boldings.dk

ISSN 1603-7219