1  

   

Best  Care  Always  Extranet  Workbook  

Getting  Started     1)  What  is  the  Extranet?     2)  First  things  First  –  Register  and  Log  In     3)  The  Extranet  Home  Page     4)    Best  Care..  Always!    Project  Page  

Your  Team    1)    Team  Home  Page  

  2)    Adding  a  Team  Member  and  Role  Assignments     3)    Entering  your  Data     4)    Graphs     5)    Entering  Information  for  Reports    

 

   

  2  

GETTING  STARTED  WITH  THE  EXTRANET  

1.    What  is  the  Extranet?  

The  IHI  Extranet  is  a  web  based  application  that  allows  geographically  dispersed  teams  and  users  to  collaborate  on  projects.  

Participants  work  together  towards  a  common  goal  by  reporting  on  their  findings,  using  the  graphing  features  to  track  changes,  and  sharing  what  they  learn.  

Collaboration  is  achieved  with  communication  functions  such  as  discussion  groups,  news  postings,  and  the  communications  center.    

2.    First  things  First  –  Register  with  IHI.org,  and  Log  In    All  extranet  users  will  first  need  to  register  with  IHI.org.  Once  registered,  the  email  address  that  is  used  during  registration  will  be  used  to  add  them  to  the  extranet.    Open  your  web  browser  application  (Explorer,  Firefox,  etc),  and  type  in  www.IHI.org  in  the  address  field.      Click  on  Log  In/  Register.          

     You  will  be  directed  to  this  page.    Please  Register.    Next  time,  you  can  just  log  in  with  your  user  name  and  password.        

   

  3  

For  future  reference,  here  are  the  login  steps.  1) Login  on  www.IHI.org  with  your  user  name  and  password  2) Click  on  “My  IHI”  at  the  top  of  the  page  3) Select  “My  Workspace”  on  the  left  hand  side  menu  4) Select  the  “IHI  Extranet”  link  in  the  middle  of  the  page  and  you  will  be  

routed  to  the  extranet  page    

     

3.      The  Extranet  Home  Page  –  My  Projects  and  Extranet  Help    

You  should  now  be  on  the  Extranet  Home  page.      Take  a  moment  to  look  around  –  you  will  see  My  Projects  and  Extranet  Documents.        NB:    Extranet  Help  and  FAQs  are  found  at  the  bottom  of  Extranet  Documents.  I  find  it  is  very  helpful  to  just  click  on  the  Extranet  Help  file,  and  keep  it  open  while  I  am  working,  in  order  to  answer  any  questions  I  come  up  with.        In  My  Projects,  click  on  Best  Care…  Always!    

       

  4  

4.      Best  Care…  Always!      Extranet  

Now  you  are  on  the  Best  Care..  Always!  Project  page    

   Take  a  moment  to  look  at  the  tabs  across  the  top.  Resources  contains  useful  documents  News  is  overall  project  information,  where  Discussions  functions  to  connect  you  to  others.      Teams  is  where  you  will  find  your  team  page  Workgroups  is  currently  used  by  the  private  hospital  groups  Reports  allows  you  to  see  data  and  project  reports    Click  on  the  Teams  tab,  which  will  land  you  on  Team  Home  page,  where  we  will  focus  today.        

         

  5  

YOUR  TEAM    

1.    Team  Home  Page  I  have  chosen  the  GSH  C27  ICU  team  page.      You  will  notice  we  have  chosen  a  convention  for  naming  teams:    Province  –  Hospital  –  Ward  –  Ward  Type.        Depending  on  your  role  permissions,  you  will  be  able  to  see  different  options.      Here  we  can  see  Administration,  Team  Members,  Resources,  Data  Entry.  

   As  you  scroll  down,  you  see  Team  News,  Discussions  and  Reports    

 

  6  

   2.    Adding  Members  and  Assigning  Roles  To  work  in  a  team,  first  you  need  a  team!    To  add  members,  you  give  them  role  assignments.    Click  on  the  Role  Assignments  link  in  the  Administration  area.      

     

   Role Definitions Data Entry - a user nominated to enter the team data. Key Contact - a key contact is the main contact point within the team. Member - a user involved with the project. Sponsor - the leader who is responsible and accountable to the organization for the performance and results of the community improvement team. This person is not a member of the team, but is responsible for securing the resources for the team to accomplish their aim and communicating their progress to other leaders in the organization

  7  

   They  will  be  sent  an  email,  and  will  be  given  a  Pending  Role  Assignment.  Once  they  register,  they  will  be  added  as  a  team  member.    If  you  have  made  a  mistake,  you  can  delete  the  role  assignment.          3.    Entering  Data    Go  to  the  Data  Entry  area,  and  click  on  the  Measure  you’d  like  to  enter  data  for.  We’ll  select  CLABSI:    Days  Between  Central  Line  Infection.    

     

  8  

Once  you  select  your  measure,  you  will  have  a  dialogue  box  like  this..    Click  on  Add  Data  

   Now  you  can  see  your  data  up  to  now,  and  add  in  new  data  in  the  blank  boxes.    If  you  make  a  mistake,  you  can  edit  or  delete  it.      

   You  can  also  see  your  data  graphed  as  you  scroll  down  the  page.      

 

  9  

Ok,  that’s  great,  I  want  to  go  back  now..      scroll  up  to  the  top  of  the  page,  notice  there  is  a  BACK  button  on  the  top  right  hand  side  of  your  screen,  or  else  you  can  click  on  the  back  arrow  in  your  browser  to  navigate.          4.    Graphs  Let’s  look  at  your  graphs  now..    Click  on  Measure  Reports  

   Oh  joy,  you  can  do  all  sorts  of  different  things  –  Print,  Download  Data,  and  Create  PDFs  

                       

  10  

Here,    the  Extranet  displays  your  CLABSI  rate  and  days  between  graphs  with  detailed  data  charts  so  you  can  check  data  immediately  if  something  looks  odd.  

   Days  Between  Graph  and  Data.    NB:  It  updates  days  between  graph  to  today.  

 

  11  

5.    Entering  Information  for  Monthly  Reports    Finally,  we’ll  turn  our  attention  to  Monthly  Reports,  otherwise  named  Changes  and  Results  on  the  Extranet..    Click  on  the  Time  Period  you’d  like  to  report  on..      

   What’s  this?    It  seems  that  we  need  to  go  back  to  incomplete  reports  before  submitting  this  month’s  report.    (You  can  skip  it,  though)  

       

  12  

Continuing  on,  you  will  be  able  to  enter  your  month  report  directly  from  your  unit,  and  the  Extranet  will  collate  all  reports.