balbg.com na otbrana… · web viewТехнологията за създаване и...

Начин за цитиране:

Александрова, В., Василева, В., Информационни технологии, подпомагащи логистичното осигуряване на мисията, В: Тодоров, Ф., (ред.), Логистиката - възможности и предизвикателства, С., Издателски комплекс – УНСС, 2015, с. 121 – 132.

ИНФОРМАЦИОННИ ТЕХНОЛОГИИ ПОДПОМАГАЩИ ЛОГИСТИЧНОТО ОСИГУРЯВАНЕ НА МИСИЯТА

Доц. д-р Веселина Александрова, Виолета ВасилеваВоенна академия „Г.С.Раковски”

Анотация: В доклада авторите представят възможностите на технологията за работа с хипертекстови документ - главен документ и поддокументи, посредством която може да се автоматизира дейността на длъжностните лица при подготовката на логистичния план за осигуряване на мисията.

Технологията за създаване и обработване на хипертекстови документи в MS Word осигурява възможност за съвместна работа в групова среда. Чрез прилагането й се дава възможност за автоматизиране на работата на длъжностните лица при разработването на анекса по логистика като част от логистичния план. След като анекса по логистика бъде разработен от съответния специалист по логистичното осигуряване, то посредством тази технология анексът автоматизирано може да се включи в цялостния план на провежданата операция. От друга страна към анекса допълнително могат да бъдат приложени като документи справки и таблици с информация подкрепяща отделните раздели на анекса, като например: осигуряване с материални средства (съдържа таблици и справки относно осигуряването с материални средства); организация на подвоза, евакуацията и ремонта на въоръжението, техниката и имуществата (съдържа таблици и справки относно организацията на експлоатацията и възстановяването на въоръжението и техниката); медицинско осигуряване (съдържа справки относно организацията на медицинското осигуряване); придвижване (справки по организацията на транспортното осигуряване и придвижването на формированията); топографска карта с дислокацията и предвидените райони за използване в операцията, автомобилни пътища, железопътни линии и гари, комуникациите за военни нужди и други данни. [1] Посредством прилагането на технологията за хипертекстови документи анексът по логистика може да се представи като главен документ, а приложенията към него като поддокументи, които представляват отделни физически файлове, свързани посредством хипервръзки с главния документ. Това дава възможност за паралелна работа в групова среда, при което се постига оптимизиране на дейността, тъй като всеки от различните длъжностни лица може да разработва съответното приложение към анекса, което представлява поддокумент, намиращ се в отделен физически файл. Нещо повече, във всеки момент от работата по поддокументите само с изпълнението на една команда (expand/collapse) актуализираното съдържание на всички поддокументи (приложенията към анекса по логистика) се отразява в главния документ (анекса по логистика).

Универсалността на този подход се изразява в това, че по аналогичен начин той може да бъде приложен и при съвместната работа на друг екип разработващ цялостен голям документ. Прилагането на технологията за работа с хипертекстови документи (с главен документ/master document и поддокументи/ subdocuments) е целесъобразна в



случаите когато: документа е голям като обем, например повече от 30-50 страници; събират се множество файлове разработени от различни потребители в един по-голям документ и когато множество потребители работят паралелно върху различни части от даден документ, при което промените от тяхната работа трябва да се актуализират в главния документ в реално време.

Така например работата на щаба в процеса за оперативно планиране се характеризира с наличието на няколко работни групи, включваща и тази по логистичното планиране. Те могат да бъдат дислоцирани на различни места и в същото време да работят в групова среда като обменят документи и помощна информация. В съдържанието на основния документ се включват като поддокументи различните доклади и предложения на различните групи и отдели.

В този случай е целесъобразно да се приложи технологията за работа с главен документ и поддокументи, при която предварително подготвен главен документ (master document) се разделя на множество поддокументи (subdocuments). Главния документ съдържа в себе си хипервръзки (hyperlinks) към всички поддокументи. Всеки поддокумент (subdocument) може да се обработва независимо и представлява отделен файл, който е свързан с хипервръзки на определеното място в главния документ. Всеки поддокумент може да бъде обработван и редактиран от различни потребители, на различни автоматизирани работни места, като отделните файлове-поддокументи могат да бъдат свързани заедно по локалната мрежа в един главен документ, който се намира в споделена за целта директория. Необходимостта от приложение на такава технология се обуславя и от факта, че големите файлове, какъвто може да бъде анекса по логистичното осигуряване заедно с приложенията, може да се повредят по-лесно; по-бавни са за зарежадне; както и са по-трудни за управление и редактиране.Структуриране на документ.

За да бъде приложена технологията, с която даден документ (Анекс R логистично осигуряване) да бъде трансформиран в главен документ със съответни поддокументи (Master Document/ Subdokuments), е необходимо предварително той да бъде подходящо форматиран. Това означава да му бъде създадена структура (outline) от заглавия и подзаглавия и техните нива по отношение на основния текст, което се реализира посредством изгледa Outline view и тулбара Outlining (Фиг.1). Активирането на тази функционалност (тулбара Outlining) се извършва с избора на команда View – Outline или бутон Outline.

Фиг.1. Outline view и Outlining Toolbar.

Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button Outline button



Създаванетo на структура на документ с технологията Outlining Toolbar в изгледа Outline view се използва за форматиране и преглед на заглавия, за свиване на части от документ с цел по-бърза редакция, за създаване на структура на документ като се определят нива на заглавия и подзаглавия в структурата; свиване и разширяване на структурата по заглавия (Collapse & Expand); организиране на структурата по нива, т.е. на разместване на заглавия заедно с прилежащи им подзаглавия и съответно текстове към тях по вертикала в документа; номериране на структурата и др. Структурирането на документ помага да се изясни и планира неговото съдържание. Изгледът на структура създава среда, в която може бързо да се обработват заглавията в структурата и текста в тях. Той предлага специфични инструменти за структуриране, намиращи се в лентата с инструменти . Подобно на нормалния изглед Normal view или изгледа за оформление на печат Print Layout, изгледът на структура Outline view показва по уникален начин съдържанието на документа. Освен това той предоставя работна среда, която е особено подходяща за структуриране. Тя показва съдържанието в изчистен формат с всички заглавия и основен текст, форматирани с отстъп, за да покажат своето ниво в пълната йерархия на документа. Изгледът на структура може да се използва за оформяне на основните идеи в заглавия. Оттам може бързо да се реорганизират тези заглавия, както и да се промени тяхното ниво на отстъп и подчиненост, така че да имат или по-голям приоритет като заглавия от най-високо ниво (Level 1), или по-малък приоритет като подзаглавия, или основен текст (body text). Този процес е известен също и като повишаване или понижаване на елементи. Описанието на функциите на бутоните на лентата с инструменти Outlining Toolbar е посочено в [2]. За показване на структурата на документа в отделен панел - Document Map може да се използва командата View\Document Map или избора на бутон “Document Map”. (Фиг. 2.)

Фиг.2. Структура на документа в отделен панел - Document Map

При преглеждане и преместване на текст е полезно да се използва изглед на свита структура на документа без да се визуализира целия текст между заглавията и подзаглавията (headings, subheadings). Организирането на структура се осъществява посредством влачене на текста (Drag и drop) или бутони Move Up/Move Down, като при избиране на заглавие heading с цел преместване свития текст след заглавието също се премества заедно с него. С избор на Levels от Outline level се прилагат структурни нива без прилагане на форматиране със заглавни стилове Headings.. (Фиг.3)



Фиг.3. Прилагане на структурни нива с Levels от Outline level..

Структуриран документ в изглед Outline с показани заглавия на I-во ниво - “Show Level 1” и заглавия от I-во до III-то ниво -“Show Level 3” са показани на (Фиг.4).

Фиг.4. Структуриран документ в изглед Outline с показани заглавия на нива “Show Level 1” и “Show Level 3”Използване на функцията за главен (Master) документ и поддокументи (Subdocuments)

Главният (master) документ съдържа хипервръзки към отделни файлове (поддокументи или subdocuments). Той може да се разглежда като съставен документ като например плана за дадена операция и свързаните анекси към него или например анекса по логистично осигуряване и приложенията към него. Те представляват отделни файлове, които са “поддокументи” (subdocuments). Всякo от приложенията се съхранява в отделен файл (поддокумент), като в основния "главен" документ, има хипервръзки към всеки от поддокументите. Главният документ, позволява работа както с целия дълъг документ, така и с индивидуалните поддокументи. Може да се създаде

Сивата линия е индикатор,че е наличен свит текст под заглавието

















таблица на съдържание (Table of Contents) и индекс (Index) на главния документ, който се отнася до всички поддокументи, както е възможно и да се вмъкнат кръстосани препратки (cross-reference) между двата документа.

Работата с главния документ може да бъде в изгледи Master Document View или в Normal View. Ако е необходимо да се работи с целия документ, както все едно е един-цялостен единствен документ, то се използва изглед Normal View. Изгледът Master Document View, е специален режим , който обаче се използва за създаване, вмъкване, отваряне и реорганизиране на подокументи в главен документ.

Преминаване в изглед Master Document view се извършва чрез: Избор на режим Outline от менюто View \ Активира се бутон Master Document View

Бутоните на лентата с инструменти Master Document View се показват само когато бутон Master Document View е активен. (Фиг. 5) Описанието на функциите на бутоните на лентата с инструменти Master Document View е посочено в [2].

Фиг.5. Бутони на лентата с инструменти Master Document View

Създаване на главен документ и поддокументи. За създаване на глвен документ може да се приложат две технологии:Технология 1: Създаване на главен документ, което може да бъде чрез:

конвертиране на съществуващ документ в главен документ като се създават поддокументи от селектирани текстове на главния документ и създаване на нов главен документ от части от съществуващ документ или от отделни файлове.

Технология 2: Комбиниране на съществуващи документи, които се вмъкват като поддокументи в създаден главен документ, който е празен.

При създаването на главен документ може да се използва и комбинация от двете технологии. Която и от двете технологии да се използва, е необходимо:

Да се работи в изглед на Master Document Главния документ и поддокументите да се съхраняват в една и съща

директория. Добра практика е да се създаде нова папка за всеки главен документ. Когато се създават поддокументи, те ще бъдат съхранени в същата папка.

За всички документи в главния документ да е използван един и същ шаблон, т.е. да има еднаквост във форматирането на заглавните стилове. Ако под документите са създадени от различни шаблони, то при вмъкването им в главния документ се приемат форматиращите параметри на неговите стилове.

При “save” на master document, Word автоматично поставя име и запазва всеки поддокумент като отделен файл.

Lock / Unlock Зключване /Отключване

Split subdoc/ Разделяне

Merge subdocs/ Сливане

Insert subdoc/ ВмъкванеRemove subdoc /

Изтриване

Create/ Създаване на поддокумент

Бутон Master Document View

е активен

Collapse/Expand Свиване/Разширяване на поддокумент



При създаване или вмъкване на поддокумент, Word автоматично вмъква две секции (continuous section breaks): една – в началото на поддокумента и една – в края му. Особеност при вмъкването на файлове като поддокументи, е, че в някои случаи при създаването в нови секции на главния документ, секцията преди поддокумента е разположена на нова страница (section break-Next page), докато при Технология 1 (create subdocument) се създават нови секции на главния документ, които са разположени на същата страница (section break-continuous).

Създаването на главен документ от отделни файлове или части от съществуващ документ (технология 1) включва следните стъпки:

1. Отворя се нов документ и се преминава към Outline view\ Master Document view или в съществуващия документ, се преминава в Outline view \ Master Document, за да се визуализира структурата.

2. Ако документът няма приложени заглавни стилове - heading levels, то те се прилагат с бутоните от Outlining toolbar. Създава се структура на документа с нива и заглавия. (Фиг. 6)

3. Избира се дадено заглавие/подзаглавия и текст и с Create Subdocument бутона на Outlining toolbar тази секция от документа се превръща в под документ (subdocument).

4. Word след това обхваща всеки поддокумент в контейнер, който изобразява иконата “Subdocument” в горния ляв ъгъл на всеки контейнер. Те са разделени с прекъсвания - section breaks и могат да се видят в изглед Normal view. На Фиг. 7 са визуализирани две икони на създадени поддокументи.

5. С Бутон Collapse автоматично се създават файлове с имената на заглавията в същата директория и поддокументите се изобразяват като хипервръзки. (Фиг. 8)

Фиг. 6. Структура на документа с нива и заглавия – изглед Outline view.

Икони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокументИкони на поддокумент

Икона за вмъкване на sub-documents



Фиг. 7. Икони на поддокументи преди да се активира бутoн Collapse.

Фиг. 8. Икони на поддокументи след активиране бутoн Collapse.

6. Запазване на главния документ При запазване на главния документ, Word автоматично именова и запазва всеки

поддокумент като отделен файл. Той използва първите символи на заглавието, с което започва всеки поддокумент. Например, ако поддокумент, започва с "Осигуряване с материални средства", в резултат от командата за съхранение, името на файла ще бъде "Осигуряване с материални средства.doc", т.е. на практика се използва част от заглавието. В папката с главния документ се създават и съхраняват и поддокументите.( Фиг. 9)



Фиг. 9. Създаване на поддокумент от ниво Heading 2 и автоматично генериране на файл с името на Heading 2.

Едновременното създаване на още два поддокумента от ниво Heading 2 и последователността за автоматичното генериране на файлове в директорията на главния документ е показано на фиг.10.



Фиг. 10. Едновременно създаване на поддокументи – приложения към Анекс R логистично осигуряване.

Поставянето на поддокументи в главен документ / Insert Subdocuments (технология 2) се използва, ако вече съществуват няколко документа, които трябва да се комбинират заедно, за да създаде главен документ.

Създаването на главен документ по Технология 2 включва следните стъпки: Създаване на нов документ; Преминаване към режим (изглед) Outline View; Вмъкване на поддокументи; Запазване на файла Master Document.

За да се включи файл като поддокумент в главен документ е необходимо да се изпълни следното:

1. Отворя се нов документ и се преминава към Outline view\ Master Document view

2. Добавя се малко пространство в началото на документа (например с [Enter] няколко пъти), ако е нов файл. При вмъкване на поддокумент в горната част на главния документ е целесъобразно да се оставият няколко празни реда, тъй като това ще направи по-лесно включването на съдържанието и заглавието на страницата.

3. Курсорът се позиционира на точката на вмъкване там, където ще се вмъква първия документ.

4. Кликва се върху бутон Insert Subdocument и се избира файл, който ще се вмъква.

Последните две стъпки се повтарят за всички поддокументи. Когато се запише главния документ, всички поддокументи запазват първоначалните си имена. Word автоматично конвертира имената на поддокументите в хипервръзки. Трябва да се има предвид, че това действие по вмъкване на поддокументи не премества оригиналните файлове (поддокументи). Те все още се съхраняват в папките, където са били.

При вмъкването в главния документ, поддокументите се вмъкват в нови секции разположени на нови страници. На фиг.11 от примера се вижда, че във файлът, който ще се вмъква като поддокумент, заглавието и основните точки са форматирани със съответните заглавни стилове, с които трябва да се появят в главния документ. В примера на фиг.11 заглавието в текста «4. ЛОГИСТИЧНО ОСИГУРЯВАНЕ» е форматирано със стил Heading1, и т.н. за другите подзаглавия. При вмъкването след заглавие “3. ИЗПЪЛНЕНИЕ” Word автоматично вмъква Section Break (Next Page), т.е. поставя точката на нова страница.



Фиг.11. Резултат от действието на функцията Insert Subdocument.

Както е видно от фиг.5 с поддокументи могат да се извършват различни действия използвайки бутоните от лентата с инструменти Master Document View. Бутоните expand, collapse, lock/unlock, remove, split и rename за поддокументи изпълняват командите:

• Редактиране на поддокумент;• Преместване на поддокумент;• Изтриване на поддокумент;• Collapse/свиване на структурата в заглавия за всички поддокументи;• Expand/разширяване на структурата за всички поддокументи;• Сливане/ Merge на поддокументи;

Файл, който ще се вмъква като поддокумент след. 3. ИЗПЪЛНЕНИЕ в главния документ

















• Разделяне/Split на поддокументи;• Заключване / Lock на главния документ само за четене;• Отключване/ Unlock на главния документ за редакция.

В заключение може да се обобщи, че с прилагането на възможностите на технологията за работа с хипертекстови документи - главен документ и поддокументи, може да се автоматизира дейността на длъжностните лица при управлението на логистичното осигуряване на мисиите. Използването на информационните технологии би подпомогнало ефективното и ефикасно изпълнение на задачата на групата за планиране на логистичното осигуряване, участваща в работата на щаба по планирането на операцията, която да разработва анекси, разчети и справки към плана за операцията.

Литерарура:

1. Наставление за служба на щабовете, Военно издателство, София , 2002.2. Халварсън М., Янг М.,Всичко за Microsoft OfficeXP, СофтПрес, 2001г.

balbg.com na otbrana… · web viewТехнологията за създаване и...

Documents