bai giang ms excel - [chuong 02]

Chương 2. Làm việc với bảng tính Bài giảng Microsoft Excel

Biên soạn: Nguyễn Văn Minh Trang 6

Chương 2 . LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH

(Managing Worksheets and Workbook)

Mục đích

Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:

- Thao tác thành thạo với các tập tin bảng tính

- Nắm được cách nhập liệu; nhận biết được loại dữ liệu trong khi nhập

- Biết được các loại kiểu địa chỉ, vận dụng thành thạo vào dữ liệu kiểu công thức

- Thao tác thành thạo với dòng, cột, bảng tính

Yêu cầu

- Nắm chắc các thành phần của MS Excel

- Nắm chắc các thao tác nhập liệu và làm việc với kiểu dữ liệu kiểu công thức vận

dụng vào chương 3.

Số tiết lên lớp: 03

Bảng phân chia thời lượng

STT Nội dung Số tiết

1 2.1. Các thao tác với tập tin bảng tính 0,5

2 2.2. Thiết lập môi trường làm việc của MS Excel

3 2.3. Thao tác nhập liệu 0,5

4 2.4. Thao tác với khối 0,5

5 2.5. Làm việc với kiểu dữ liệu công thức

6 2.6. Định dạng dữ liệu 1,0

7 2.7. Thao tác với bảng tính 0,25

8 2.8. Thao tác với dòng, cột 0,25

Trọng tâm bài giảng

- Thao tác nhập liệu

- Làm việc với dữ liệu kiểu công thức

- Định dạng dữ liệu

2.1. Các thao tác với tập tin bảng tính (Xem [2 tr.84])

2.1.1. Lưu bảng tính

Để lưu nội dung của các bảng tính hiện hành vào đĩa thì ta thực hiện một trong

3 cách sau:

Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Save

Cách 2: Nhấp biểu tượng Save trên thanh công cụ chuẩn

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-S



Khi lưu văn bản mới lưu lần đầu tiên thì Excel hiển thị hộp thoại Save As

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-1. Lưu tập tin bảng tính

Yêu cầu:

Tại ô Save in , nhấp vào mũi tên đề chọn ổ đĩa để lưu.

Nhấp đôi vào thư mục muốn lưu. Trường hợp chưa có thư mục ta có thể

nhấp biểu tượng New Folder ngay trên hộp thoại này để tạo thư mục.

Tại ô File name đặt tên cho tập tin (xem hình vẽ)

Tại ô Save as type, nhấp vào mũi tên rồi chọn Microsoft Office Excel

Workbook.

Cuối cùng nhấp nút Save để lưu

2.1.2. Mở bảng tính đã có trên đĩa

- Bước 1: Thực hiệnh lệnh Open

Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open

Cách 2: Nhấp biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-O

Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Open như hình vẽ sau:



Hình 2-Error! No text of specified style in document.-2. Mở bảng tính

- Bước 2: Tại ô Look in, chọn ổ đĩa chứa file cần mở

- Bước 3: Nhấp đôi lên thư mục chứa file cần mở

- Bước 4: Nhấp chọn tên file cần mở. Nếu muốn mở nhiều file thì giữ thêm

phím Ctrl trong khi chọn các file.

- Bước 5: Nhấp nút Open (hoặc nhấn phím Enter)

2.1.3. Tạo một tập tin bảng tính mới

- Cách 1: Vào File, chọn New xuất hiện hộp thoại

Task pane bên phải chọn Blank Workbook

- Cách 2: Nhấp biểu tượng New trên thanh công cụ

- Cách 3: Nhấn Ctrl-N

Câu hỏi:

1. Liệt kê các loại định dạng file của Excel có thể lưu?

2. Làm sao để mở nhanh một bảng tính Excel đã mở trước đó.

2.2. Thiết lập môi trường làm việc của MS Excel

Nhấp để tạo một tập tin Excel mới



- Hiển thị 2 thanh công cụ Standard và Formatting trên 2 dòng riêng biệt

Vào Tools Customize đánh dấu ô Show Standard and Formatting toolbars

on two rows và ô Always show full menus Close

- Vào Tools Options Chọn thẻ View chọn mục Comment indicator only

chọn thẻ Edit bỏ đánh dấu 2 ô Enable AutoComplete for cell values và ô

Show Paste Options buttons OK

- Vào Tools AutoCorrect Options chọn thẻ AutoCorrect bỏ đánh dấu ô

AutoCorrect accidental use of cAPS LOCK key OK

2.3. Thao tác nhập liệu

2.3.1. Di chuyển con trỏ ô

- Dùng chuột: Trỏ chuột vào ô cần chuyển con trỏ ô đến, nhấp chuột

- Dùng phím: Sử dụng một số phím hoặc tổ hợp phím sau:

Phím/Tổ hợp phím Ý nghĩa

Các phím mũi tên Di chuyển lên, xuống, sang trái, sang phải

Tab hoặc Chuyển con trỏ sang ô kế tiếp bên phải

Shift-Tab hoặc phím Chuyển con trỏ về ô bên trái

Enter hoặc phím Xuống ô ở hàng bên dưới

Shift-Enter hoặc phím Lên ô ở hàng bên trên

Nhấn End, rồi dùng các phím , ,, Di chuyển con trỏ về đầu dòng, cuối dòng, đầu cột, cuối cột dữ liệu

Ctrl-Home Di chuyển con trỏ về đầu bảng tính

Ctrl-End Di chuyển con trỏ đến cuối bảng tính

Page Up (PgUp) Di chuyển con trỏ về trang màn hình trước

Page Down (PgDn) Di chuyển con trỏ về trang màn hình sau

2.3.2. Nhập dữ liệu (Xem [2 tr.83])

2.3.2.1. Nhập dữ liệu cho một ô

- Chuyển con trỏ ô về ô cần nhập

- Gõ nội dung

- Nhấn Tab hoặc Enter (hoặc một phím di chuyển như ở bảng trên).

Lưu ý

1. Muốn xuống hàng ngay trong ô thì nhấn Alt-Enter

2. Khi nội dung gõ vào vượt quá giới hạn của cột thì ta có thể nới rộng cột đó ra (xem ở phần 2.8.1)

2.3.2.2. Nhập dữ liệu giống nhau cho nhiều ô

- Cách 1: Xem các bước bên dưới



1. Nhập nội dung cho

một ô, rồi chọn ô đó.

2. Rê điểm nắm của ô

đó đến vị trí mới

3. Kết quả sau khi

thả chuột

- Cách 2: Xem các bước bên dưới

1. Giữ Ctrl, chọn các vùng 2. Nhập nội dung 3. Nhấn Ctrl-Enter

2.3.2.3. Nhập dữ liệu theo một quy luật

- Các dạng dữ liệu theo quy luật:

- Các bước thực hiện:

1. Nhập dữ liệu cho 2

ô đầu rồi bôi đen 2 ô đó

2. Rê điểm nắm đi 3. Kết quả sau khi thả

chuột



Lưu ý

- Các dạng khác ta cũng thực hiện tương tự.

- Trường hợp cột bên trái hay bên phải của cột cần nhập dữ liệu đã có dữ liệu thì ta có thể nhấp đôi thay vì rê chuột.

2.3.3. Phân loại dữ liệu (Xem [2 tr.78])

Mục đích của việc phân loại dữ liệu là để nhận biết quá trình nhập dữ liệu là

đúng hay sai và định dạng dữ liệu, tính toán sau này.

2.3.3.1. Dữ liệu dạng số (number)

- Dữ liệu nhập vào là một số (có thể là số nguyên, số thực, số dương, số

âm...)

- Theo mặc định của Excel thì số hợp lệ sẽ tự động canh sang lề phải của ô

- Ví dụ:

Mẹo

1. Khi cần nhập số thập phân ta nên bấm dấu phẩy phân cách phần thập phân ở vùng phím số bên phải. Trước khi nhập phải bật đèn Numlock.

2. Nếu muốn nhập một số dưới dạng chuỗi thì phải nhập thêm dấu nháy đơn phía trước. Ví dụ: Để hiển thị chuỗi 0001 thì phải nhập ‘0001

2.3.3.2. Dữ liệu dạng ngày tháng (date/time)

- Dữ liệu nhập vào là một ngày có thực.

- Một giá trị ngày tháng hợp lệ sẽ tự động canh sang lề phải của ô.

- Ví dụ

Lưu ý

1. Một số nguyên nhân dẫn đến sai ngày:

- Ngày không có thực

- Máy tính quy định cách nhập ngày theo kiểu tháng trước, ngày sau

- Sử dụng ký hiệu phân cách ngày tháng bị sai.

2. Thiết lập cách nhập ngày:

- Vào Start, chọn Settings, chọn Control Panel nhấp đôi biểu tượng Regional and Language Options Nhấp nút Customize chọn thẻ Date

- Tại ô Short date format, nhập DD/MM/YY



- Tại ô Long date format, nhập DD/MM/YYYY

- Tại ô Date seperator, chọn ký hiệu phân cách ngày tháng là / hoặc –

- Nhấp OK

2.3.3.3. Dữ liệu dạng chuỗi (text)

- Chuỗi là một dãy các ký tự bất kỳ không phải là số, ngày tháng

- Đối với dữ liệu dạng chuỗi mặc nhiên sẽ canh lề bên trái của ô.

2.3.3.4. Dữ liệu dạng công thức

- Luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) theo sau là các toán tử và các toán hạng.

- Toán tử là các phép toán như: + , -, *, /, ^, >, =, >=, ...

- Toán hạng có thể là một hằng số, có thể là một địa chỉ ô, địa chỉ vùng

hoặc có thể là một hàm, công thức.

- Nội dung hiển thị trên ô sau khi hoàn thành quá trình nhập là kết quả của

công thức đó.

- Ví dụ:

Nếu nhập Thì Kết quả hiển thị trên ô là:

3+4 3+4

=3+4 7

SQRT(9) SQRT(9)

=SQRT(9) 3

A3 * 1000 A3 * 1000

=A3 * 1000 5000 (với ô A3 chứa giá trị là 5)

- Một số trường hợp ta nhận được kết quả là lỗi (xem bảng sau):

Lỗi Nguyên nhân

###### Độ rộng của cột quá hẹp so với nội dung bên trong

#DIV/0 Có phép toán chia cho 0

#NAME? Tên hàm bị sai hoặc tên vùng hoặc địa chỉ không hợp lệ

#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách

#VALUE! Sai kiểu dữ liệu. Ví dụ: lấy một số nhân với một chuỗi

2.3.4. Hiệu chỉnh dữ liệu

2.3.4.1. Sửa

- Để sửa dữ liệu ta sử dụng một số cách sau:

Cách 1: Nhấp đôi lên ô cần sửa

Cách 2: Chọn ô nhấn phím F2

Cách 3: Chọn ô Nhấp chuột vào thanh công thức



- Sau đó thay đổi nội dung rồi nhấn Enter để chấp nhập dữ liệu vừa thay

đổi. Hoặc có thể nhấn ESC để hủy bỏ nội dung đang sửa.

Mẹo

Trường hợp muốn sửa lại toàn bộ nội dung thì có thể đặt con trỏ vào ô rồi nhập dữ liệu mới. Khi đó nội dung mới sẽ đè lên nội dung cũ.

2.3.4.2. Xóa dữ liệu trong ô

Bôi đen vùng hoặc ô cần xóa rồi nhấn phím Delete

Lưu ý

- Khi xóa thì Excel chỉ xóa nội dung bên trong ô mà không xóa định dạng của ô

- Để xóa định dạng của ô thì vào Edit, chọn Clear, chọn lệnh Formats (hoặc All)

Câu hỏi:

1. Liệt kê các loại dữ liệu mà Excel có thể hiểu? Dấu hiệu nhận biết các loại dữ

liệu đó?

2. Để nhập và xuống hàng trong ô thì làm thế nào?

3. Làm thế nào để nhập liệu theo quy luật

4. Có mấy cách để hiệu chỉnh lại dữ liệu của ô

2.4. Thao tác với khối

2.4.1. Chọn khối

- Chọn dòng: Nhấp vào địa chỉ dòng. Có thể rê đi để chọn nhiều dòng

Trạng thái khi trỏ chuột lên địa chỉ dòng

Trạng thái khi nhấp chuột lên địa chỉ dòng

- Chọn cột: Nhấp vào địa chỉ cột. Có thể rê đi để chọn nhiều cột.

Trạng thái khi trỏ chuột lên địa chỉ cột

Trạng thái khi nhấp lên địa chỉ cột và rê đi

- Chọn một vùng:

Cách 1: Nhấp chuột vào ô đầu vùng rồi rê chuột đến ô cuối vùng

Cách 2: Nhấp chuột vào ô đầu vùng, giữ phím Shift, rồi nhấp chuột vào

ô cuối vùng.

Cách 3: Đặt con trỏ ô đầu vùng, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi

tên để chọn.



Trạng thái của một ô được chọn

Trạng thái của một vùng được chọn

- Chọn toàn bộ trang bảng tính: Nhấp chuột vào ô trống phía trên bên trái

cột A (hoặc nhấn Ctrl-A)

Lưu ý

Để chọn nhiều vùng rời rạc thì sau khi chọn vùng thứ nhất ta giữ phím Ctrl rồi chọn các vùng tiếp theo.

2.4.2. Sao chép khối:

- Chọn khối rồi nhấp nút Copy (hoặc nhấn Ctrl-C) sau đó đặt con trỏ ở vị

trí mới nhấn Enter (hoặc nhấp nút Paste hoặc nhấn Ctrl-V)

- Hoặc sau khi chọn khối ta giữ phím Ctrl rồi rê đường biên của vùng đến vị

trí mới (Xem hình vẽ).

2.4.3. Di chuyển khối

- Chọn khối rồi nhấp nút Copy (hoặc nhấn Ctrl-X) sau đó đặt con trỏ ở vị

trí mới nhấn Enter (hoặc nhấp nút Paste hoặc nhấn Ctrl-V)

- Hoặc sau khi chọn khối ta rê đường biên của vùng đến vị trí mới

Câu hỏi:

1. Có mấy phương pháp di chuyển khối

2.5. Làm việc với kiểu dữ liệu công thức

2.5.1. Các toán tử dùng trong công thức

- Toán tử số: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm)

Đây là vị trí chọn toàn bộ bảng tính



- Toán tử chuỗi: & (phép nối chuỗi).

Ví dụ: = “Tin” & “học” ta được kết quả là “Tinhọc”

- Toán tử so sánh: >, >=, <, <=, = , <> (khác). Khi sử dụng phép toán so

sánh thì kết quả trả về là giá trị True hoặc False.

2.5.2. Tham chiếu địa chỉ (Xem [2 tr.81])

- Tham chiếu địa chỉ là lấy giá trị của một ô hoặc một vùng để tính thông qua

địa chỉ của nó.

- Ví dụ: trong hình vẽ dưới Thành tiền đước tính bằng Số lượng * Đơn giá.

Như vậy ta tham chiếu tới ô A2 (số lượng) và B2 (đơn giá) để lấy giá trị

tham gia tính toán.

- Khi giá trị trong ô được tham chiếu có sự thay đổi thì giá trị của công thức

có sử dụng địa chỉ tham chiếu sẽ tự động cập nhật lại.

Như ví dụ trên, nếu một trong 2 ô A2 hoặc B2 có giá trị thay đổi thì kết quả

tại ô C2 cũng tự động cập nhật lại.

- Trường hợp tham chiếu tới các ô hoặc vùng trong cùng Sheet nơi đặt công

thức thì ta chỉ cần chỉ ra địa chỉ ô hoặc vùng (như ví dụ trên)

- Trường hợp tham chiếu tới các ô hoặc vùng nằm trong Sheet ngoài Sheet đặt

công thức thì ta phải chỉ rõ tên Sheet của địa chỉ tham chiếu theo dạng:

TênSheet!Địa chỉ

- Ví dụ: Trong trường hợp dưới đây, cột Số lượng nằm tại Sheet2, Cột Đơn

giá và Thành tiền nằm tại Sheet3. Vì vậy, khi tham chiếu tới cột Số lượng

(B2) thì phải chỉ rõ tên Sheet là Sheet2!B2.

Cột Số lượng nằm ở Sheet2 Công thức đặt tại Sheet3

Mẹo

1. Khi lập công thức, nếu cần tham chiếu tới ô nào hoặc vùng nào thì ta có thể gõ địa chỉ trực tiếp từ bàn phím hoặc dùng chuột nhấp vào ô hoặc vùng đó để Excel tự động điền địa chỉ vào công thức.

2. Khi nhập hay hiệu chỉnh công thức, mỗi địa chỉ ô (hoặc vùng) khi tham chiếu trong công thức được biểu thị bằng một màu vào ngay tại ô (hoặc vùng) tham chiếu cũng hiển thị màu tương ứng nhằm giúp ta phát hiện nhanh việc tham chiếu đó là đúng hay sai để kịp thời chỉnh sửa.



2.5.3. Các loại địa chỉ (Xem [2 tr.81])

2.5.3.1. Địa chí tương đối

- Xét ví dụ sau:

Cho bảng số liệu như hình vẽ. Yêu cầu lập công thức để tính Thành tiền

theo công thức Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.

Hình 1-Error! No text of specified style in document.-3. Ví dụ mẫu về địa chỉ tương đối

Tại ô D2 ta gõ công thức như sau: = B2 * C2

Sau đó sao chép công thức sang các ô D3, D4, D5, D6. Khi đó công thức tại

ô D3 sẽ là : =B3 * C3, công thức tại ô D4 sẽ là =B4 * C4,...

Như vậy ta thấy rằng khi sao chép công thức sang các ô phía dưới thì địa chỉ

dòng của các ô trong công thức được tăng lên. Nhờ vậy Excel tính đúng cho

các ô D3, D4, D5, D6.

- Định nghĩa: Địa chỉ tương đối là địa chỉ trong công thức mà khi sao chép

công thức sang các ô khác sẽ bị thay đổi. Cụ thể:

Khi sao chép theo chiều dọc thì chỉ có địa chỉ dòng sẽ thay đổi

Khi sao chép theo chiều ngang thì chỉ có địa chỉ cột thay đổi

- Ví dụ: Hình vẽ sau là kết quả khi sao chép công thức của ô ở giữa sang

các ô xung quanh.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-4. Địa chỉ tương đối

2.5.3.2. Địa chỉ tuyệt đối

- Xét ví dụ sau: Với bảng số liệu đã cho trong phần 2.5.3.1 ta tính Thành

tiền theo công thức Thành tiền = Số lượng * Đơn giá * Tỷ giá.

Như vậy, ta lập công thức tại ô D2 như sau: = B2 * C2 * B7

- Nếu sao chép công thức từ D2 sang các ô D3, D4, D5, D6 ta thấy theo

định nghĩa về địa chỉ tương đối ở trên thì công thức tại ô D3 sẽ là = B3 *

C3 * B8, công thức tại ô D4 sẽ là = B4 * C4 * B9.



- Điều này sẽ không phù hợp với bài toán này vì ta muốn luôn luôn nhân

với ô B7 (tỷ giá). Do đó, ta phải sửa lại công thức trên thành = B2 * C2

* $B$7 để khi sao chép sang các ô còn lại vẫn giữ nguyên B7.

Khi đó ta nói địa chỉ ô $B$7 được tuyệt đối.

- Định nghĩa: Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ trong công thức mà khi sao chép

công thức từ ô này sang ô khác sẽ không bị thay đổi. Để tuyệt đối địa chỉ

ta thêm dấu $ vào trước địa chỉ cột (hoặc dòng).

2.5.3.3. Địa chỉ hỗn hợp

- Địa chỉ hỗn hợp là việc kết hợp giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt

đối. Hình vẽ sau là một ví dụ việc sử dụng địa chỉ hỗn hợp.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-5. Địa chỉ tuyệt đối

Mẹo

Để chuyển đổi qua lại giữa các dạng địa chỉ cho một ô hoặc một vùng thì ta bôi đen ô hoặc vùng đó rồi nhấn phím F4.

2.5.4. Đặt tên vùng

- Có những vùng hoặc những ô được sử dụng nhiều lần trong nhiều công thức

khác nhau thì để hạn chế việc bôi đen nhiều lần và làm công thức ngắn gọn

hơn, hay dễ hiểu hơn thì người ta đặt tên cho vùng đó bằng một tên ngắn

gọn, dễ nhớ và có thể sử dụng tên đó trong bất kỳ công thức nào.

- Một số lưu ý khi đặt tên:

Chỉ nên sử dụng các chữ cái hoặc số để đặt tên nhưng phải bắt đầu bằng

một chữ cái;

Tên không được trùng nhau và không được trùng với địa chỉ của bất kỳ

một ô nào;

Không được có khoảng cách, không nên gõ tiếng Việt có dấu

- Cách đặt tên:

Sử dụng ô Namebox: Sau khi bôi đen vùng (hoặc ô) cần đặt tên, hãy xóa

địa chỉ ô trong ô Namebox rồi đặt tên mới và nhấn phím Enter để chấp

nhận việc đặt tên.

Sử dụng hộp thoại:

Bôi đen vùng Vào Insert, chọn Name, chọn lệnh Define

Đặt tên tại ô Name in workbook

Nhấp nút Add để đưa vào danh sách tên

Cuối cùng nhấn OK hoặc Close để đóng lại.



Hình 2-Error! No text of specified style in document.-6. Định nghĩa vùng

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-7. Đặt tên cho vùng

- Ví dụ: Tại bảng số liệu cho ở phần 2.5.3.1 ta đặt tên cho ô tỷ giá (có địa chỉ

B7) là TYGIA. Khi đó công thức tính thành tiền tại D2 được lập như sau:

=B2*C2*TYGIA. Khi đó, nếu sao chép công thức xuống dưới Excel sẽ tính

đúng cho các ô còn lại.

- Xóa tên: Vào Insert, chọn Name, chọn Define. Sau đó tại hộp thoại Define

name, chọn tên cần xóa rồi nhấp nút Delete.

2.5.5. Cách nhập công thức

- Nhập dấu =

- Tiếp theo, nhập các toán hạng và các toán tử.

- Khi cần lấy dữ liệu ở một ô hoặc một vùng nào thì ta dùng chuột chọn ô

hoặc bôi đen vùng đó khi đó địa chỉ của ô hoặc vùng sẽ hiển thị trên công

thức. Ngoài ra bạn cũng có thể trực tiếp gõ địa chỉ của ô hoặc vùng đó.

- Cuối cùng nhấn Enter

- Thông thường ta chỉ lập công thức cho ô ở dòng đầu của bảng số liệu sau đó

sao chép sang các ô còn lại trong bảng bằng cách chọn ô đó rồi rê điểm nắm

đi (hoặc nhấp đôi chuột nếu cột bên phải hoặc cột bên trái có dữ liệu).

1. Nhập tên

vùng vào đây

2. Nhấp nút này

để chấp nhận

Đây là địa chỉ của

vùng cần đặt tên

Nút này dùng để

chọn lại vùng mới



Hình 2-Error! No text of specified style in document.-8. Cách lập công thức

Câu hỏi:

1. Trong công thức có thể tham chiếu dữ liệu đến một ô, vùng khác bằng mấy

cách?

2. Khi nào thì sử dụng địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp

3. Khi nào ta sử dụng tên vùng.

4. Quy cách một công thức

2.6. Định dạng dữ liệu (Xem [2 tr.91-95])

2.6.1. Gộp ô:

- Bôi đen các ô cần gộp rồi nhấp vào biểu tượng Merge and Center trên

thanh Formatting

- Ví dụ minh họa:

Trước khi gộp Kết quả sau khi gộp

- Khi cần hủy bỏ gộp ô thì nhấp vào biểu tượng lần nữa.

Câu hỏi:

1. Có mấy cách gộp ô?

2. Làm sao để hủy bỏ các ô đã gộp

2.6.2. Dữ liệu dạng số

2.6.2.1. Phân lớp

- Phân lớp là nhóm các chữ số theo lớp đơn vị, lớp nghìn, lớp triệu, lớp tỉ.

Giữa các lớp được phân cách bởi dấu phẩy hoặc dấu chấm tùy theo cách

thiết lập của mỗi máy tính.

- Một số ví dụ về phân lớp:

Số chưa phân lớp Số sau khi thực hiện phân lớp

100 100,00

35668,2464 35.668,25



103739773 103.739.773,00

- Thực hiện:

Bôi đen vùng chứa số cần định dạng

Nhấp biểu tượng Comma Style trên thanh công cụ định dạng

Hoặc vào Format, chọn Cells để mở hộp thoại Format Cells (1)

Chọn thẻ Number, chọn mục Custom chọn dạng #,##0.00

OK

Khi đó các số trong vùng sẽ được phân lớp đồng thời lấy 2 chữ số

thập phân sau khi đã làm tròn.

2.6.2.2. Định số chữ số thập phân được hiển thị

- Thực hiện:


Tại hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Number, chọn mục

Number rồi thiết lập số chữ số thập phân cần hiển thị tại khung

Decimal places OK

Hoặc nhấp biểu tượng Increase Decimal để tăng số chữ số

thập phân được hiển thị hoặc nhấp biểu tượng Decrease Decimal

để giảm số chữ số thập phân được hiển thị.

- Sau khi định dạng nếu số chữ số thập phân bị thừa sẽ bị loại bỏ sau khi

đã làm tròn, ngược lại nếu thiếu thì bổ sung thêm số 0 (không).

- Ví dụ:

Trước khi định dạng Sau khi định dạng với 2 chữ số thập phân

100 100,00

15,7 15,70

429,87333 429,87

65,357322 65,38

2.6.2.3. Định dạng phần trăm

- Thực hiện:


Nhấp biểu tượng Percent Style để định dạng phần trăm.

Hoặc vào Format, chọn Cells Chọn thẻ Number, chọn mục

Percentage Có thể thiết lập số chữ số thập phân được hiển thị

tại ô Decimal Places, nếu cần thiết OK

2.6.2.4. Định dạng theo kiểu tiền đồng Việt Nam

- Thực hiện:

(1)

Sau này khi nào muốn mở hộp thoại Format Cells ta sẽ sử dụng cách này.




Hình 2-Error! No text of specified style in document.-9. Định dạng dữ liệu

Tại hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Number, chọn mục Custom

Chọn dạng #,##0 hoặc #,##0.00 tại ô Type ta nhập thêm

sau dạng trên chữ “đồng” hoặc “VNĐ” OK

Lưu ý

Để hủy bỏ định tất cả các định dạng số để số trở lại dạng mặc định của Excel thì ta vào Format, chọn Cells chọn thẻ Number chọn mục General OK

Câu hỏi:

1. Cách phân biệt dữ liệu dạng số.

2. Có thể chuyển đổi qua lại giữa các định dạng được không?

3. Để định dạng lại dữ liệu theo dạng mặc định

2.6.3. Dữ liệu dạng ngày tháng

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu ngày tháng

- Bước 2: Vào Format, chọn Cells, chọn tiếp thẻ Number

- Bước 3: Chọn mục Custom

- Bước 4: Nhập dạng ngày DD/MM/YY hoặc DD/MM/YYYY vào ô Type

- Bước 5: Nhấp OK

Hoặc tại hộp thoại Format Cells như trên ta chọn mục Date rồi chọn dạng thể

hiện ngày tháng tại ô Type ở bên phải

4. Đây là kết quả mẫu để bạn xem trước khi quyết

định

2. Chọn dạng

thể hiện số

3. Nhập thêm “VNĐ”

hoặc “đồng”

1. Chọn mục

Custom



Câu hỏi: Có những loại định dạng ngày tháng nào?

2.6.4. Thay đổi kiểu chữ, cở chữ và kiểu dáng chữ

- Sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng.

- Hoặc tại hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Font rồi thiết lập kiểu chữ tại ô

Font, dáng chữ tại khung Font Style, cở chữ tại khung Size, màu chữ tại

khung Color

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-10. Hiệu chỉnh font chữ

2.6.5. Canh lề dữ liệu

- Sử dụng thanh công cụ định dạng (Formatting): chỉ áp dụng cho định dạng

theo chiều ngang

Bôi đen nội dung

Nhấp biểu tượng (canh trái) (canh giữa ô) (canh phải)

- Sử dụng hộp thoại Format Cells

Vào Format, chọn Cells Chọn thẻ Alignment

Chọn dạng canh lề theo chiều ngang tại ô Horizontal (gồm Left, Right,

Center) và canh dạng canh lề theo chiều dọc tại ô Vertical (gồm Top-

trên, Bottom-dưới, Center-Giữa)

Chọn kiểu chữ

tại đây Chọn cở chữ

hoặc nhập vào

Chọn kiểu dáng

đậm, nghiêng...

Chọn màu chữ Chọn dạng

gạch chân

Nơi hiển thị kết quả mẩu khi bạn thay đổi

các thông số ở trên

Chọn kiểu chữ

Chọn cở chữ

Chọn kiểu dáng



Hình vẽ sau cho biết kết quả khi chọn từng dạng cụ thể. (Trong đó: H: là giá trị tại khung Horizontal, V: là giá trị tại khung Vertical)

Câu hỏi:

1. Các loại định dang canh lề trong ô? Có mấy phương pháp để thực hiện

2. Để nhập và xuống hàng trong ô thì làm thế nào?

3. Làm thế nào để nhập liệu theo quy luật

2.6.6. Xoay nội dung trong ô

- Bước 1: Bôi đen ô (hoặc vùng)

- Bước 2: Nhấn Ctrl-1, chọn thẻ Alignment

- Bước 3: Chọn góc quay tại ô Degrees (hoặc rê biểu tượng màu đỏ để thay

đổi góc quay)

- Một số ví dụ mẫu:

2.6.7. Tô màu nền

- Bôi đen vùng cần tô màu nền

Chọn dạng canh lề

theo chiều ngang

Chọn dạng canh

lề theo chiều dọc

Có thể rê điểm này để chọn

góc quay



- Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Fill Color rồi chọn màu từ trong

bảng màu.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-11. Chọn màu nền

- Hoặc tại hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Patterns rồi chọn màu.

2.6.8. Kẻ khung

- Bôi đen vùng cần kẻ khung

- Cách 1: Nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Borders rồi chọn dạng

khung thích hợp trong bảng hiển thị.

- Cách 2: Tại hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Border chọn dạng khung

tại phần Style, màu khung tại phần Color Dùng chuột nhấp chọn các

biểu tượng tạo đường viền bên trái.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-12. Định dạng viền ô

Fill Color

Nhấp mũi tên

Chọn màu

trong bảng này

Nhấp vào mũi tên

Chọn dạng khung

trong bảng này

Nơi chọn

dạng viền

Chọn màu cho

viền

Các nút tạo

viền tùy chọn



Cụ thể như sau:

Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng

None – Hủy bỏ viền

Outline – Tạo đường viền xung qanh vùng đang chọn

Inside – Tạo các đường viền ngang và dọc ở giữa vùng đang chọn.

Tạo các đường viền ngang trên, giữa, dưới vùng đang chọn

Tạo các đường viền dọc trái, giữa, phải của vùng đang chọn

Tạo đường viền gạch chéo

2.6.9. Tạo chú thích cho ô (Xem [2 tr.79])

- Tạo chú thích là trình bày ý nghĩa một cách rõ ràng của nội dung trong ô. Ô

có chú thích có biểu tượng màu đỏ ở góc phải của ô. Mỗi khi bạn muốn biết

ý nghĩa của một ô nào thì chỉ cần trỏ chuột lên ô đó và nội dung chú thích sẽ

hiển thị.

- Ví dụ: Trong hình vẽ dưới đây tại ô J2 là ô có chú thích.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-13. Chú thích cho ô

- Cách tạo chú thích:

Chọn ô Vào Insert, chọn Comment (hoặc nhấp chuột phải lên ô đang

chọn rồi chọn Insert Comment)

Nhập nội dung cho chú thích. Ở đây ta cũng có thể định dạng như một

văn bản thông thường.

Nhấp chuột ra ngoài vùng trống để hoàn thành việc tạo chú thích.

- Để thay đổi lại nội dung của chú thích ta chọn ô có chú thích rồi vào Insert,

chọn lệnh Edit Comment (hoặc nhấp chuột phải rồi chọn Edit Comment)

- Để xóa chú thích ta vào Edit, chọn Clear, chọn lệnh Comments sau khi

chọn ô có chứa chú thích. Hoặc cũng có thể nhấp chuột phải rồi chọn Delete

Comments.

Lưu ý

Nếu biểu tượng chú thích (tam giác màu đó ở góc phải) không hiển thị thì vào Toos, chọn lệnh Options chọn thẻ View chọn mục Comment indicator only tại phần Comments



2.7. Thao tác với bảng tính (Xem [2 tr.85])

2.7.1. Chọn bảng tính

Sử dụng một trong các cách sau:

- Cách 1: Nhấp chuột vào tên Sheet muốn chọn ở góc dưới trái của màn hình

Excel. Trường hợp số lượng Sheet nhiều thì một số Sheet sẽ bị che khuất do

đó ta nhấp trực tiếp vào các mũi tên để duyệt qua danh sách các Sheet.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-14. Danh sách tên các Sheet

- Cách 2: Nhấn phím Ctrl-Page Up hoặc Ctrl- Page Down để di chuyển về

Sheet trước hoặc Sheet sau.

- Cách 3: Nhấp chuột phải vào các mũi tên bên trái tên các Sheet rồi chọn tên

Sheet cần chọn.

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-15. Chọn Sheet

Mẹo

Nếu cần chọn nhiều Sheet cùng lúc thì giữ thêm phím Ctrl trong khi chọn. Khi đó tại thanh tiêu đề xuất hiện từ [Group] để biểu thị có nhiều Sheet đang được chọn

2.7.2. Chèn thêm bảng tính :

Mặc nhiên mỗi lần khởi tạo một Workbook chỉ có 3 Sheet. Khi nhu cầu cần lưu

trữ dữ liệu nhiều hơn 3 Sheet thì ta bổ sung theo cách sau:

Cách 1: Vào Insert, chọn Worksheet.

Cách 2: Nhấp chuột phải lên một tên Sheet ở góc dưới trái, chọn Insert

tiếp theo chọn Worksheet trong hộp thoại Insert nhấp OK

Nhấp chuột để

chọn Sheet

Các nút để duyệt

qua Sheet bị khuất



Hình 2-Error! No text of specified style in document.-16. Đổi tên cho Sheet

2.7.3. Xóa bảng tính

Sử dụng một trong các cách sau để xóa Sheet

Cách 1: Chọn Sheet cần xóa vào Edit, chọn Delete sheet.

Cách 2: Nhấp chuột phải lên tên Sheet cần xóa rồi chọn lệnh Delete (có

thể xem hình vẽ bên trên)

2.7.4. Sao chép hoặc di chuyển bảng tính

Sao chép Sheet là tạo một bản sao cho toàn bộ dữ liệu và các định dạng có

trong Sheet đó.

Di chuyển là dời vị trí của một sheet từ vị trí này sang vị trí khác.

Sử dụng một trong các cách sau để sao chép hoặc di chuyển Sheet:

Cách 1: Chọn Sheet vào Edit, chọn Move or Copy sheet...

Cách 2: Nhấp chuột phải lên tên Sheet, chọn lệnh Move or Copy ...

Sau đó tại hộp thoại sau, tại khung Before sheet bạn chọn tên Sheet mà bản

sao hoặc sheet đang chọn sẽ di chuyển về trước nó. Nếu chọn (move to end)

có nghĩa là di chuyển về cuối hoặc bản sao đặt ở cuối danh sách.

Đánh dấu ô Create a copy nếu cần tạo bản sao.

Hình Error! No text of specified style in document.-17. Sao chép hoặc di chuyển sheet



Mẹo

Cách khác để di chuyển nhanh một Sheet về vị trí mới là nhấp chuột lên tên Sheet và rê đến vị trí mới. Ví dụ: Trong hình ảnh dưới đây sẽ di chuyển Sheet4 ra sau Sheet2.

Nếu có giữ thêm phím Ctrl sẽ đồng nghĩa với việc tạo ra một bản sao

2.7.5. Đổi tên bảng tính

Đổi tên Sheet nhằm mục đích nhận biết dữ liệu trong sheet. Do đó thông thường

ta chọn tên có liên quan tới dữ liệu trong trang bảng tính để đặt.

Hình vẽ sau là một ví dụ đã đổi tên Sheet

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-18. Đổi tên cho bảng tính

Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn Sheet rồi vào Format, chọn Sheet, chọn Rename

(hoặc nhấp chuột phải lên Sheet rồi chọn Rename hoặc cũng có thể

nhấp đôi lên tên Sheet)

Bước 2: Xóa tên sheet cũ nhập tên mới rồi nhấn Enter

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-19. Các thao tác đổi tên Sheet

2.7.6. Che dấu/hiển thị bảng tính

1

2 3

Đây là tên của các Sheet

sau khi đã đổi lại tên



Sử dụng một trong các cách sau che giấu Sheet:

Bước 1: Chọn Sheet cần che dấu

Bước 2: Vào Format, chọn Sheet, chọn lệnh Hide

Hình 2-Error! No text of specified style in document.-20. Ẩn/hiện Sheet

Để hiển thị lại các Sheet đã dấu ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Format, chọn Sheet, chọn Unhide...

Bước 2: Chọn tên Sheet cần hiển thị trong danh sách Unhide sheet rồi

nhấp OK.

2.8. Thao tác với dòng, cột:

2.8.1. Thay đổi độ rộng của dòng, cột

Sử dụng một trong các cách sau:

- Cách 1: Trỏ chuột vào cạnh phải của địa chỉ cột (hoặc địa chỉ dòng) xuất

hiện mũi tên 2 chiều rồi rê chuột để thay đổi.

Trạng thái cột trước khi rê

Trạng thái cột khi rê chuột



Trạng thái dòng trước khi rê

Trạng thái dòng khi rê chuột

- Cách 2: Trỏ chuột vào cạnh phải của địa chỉ cột (hoặc dòng) như cách 1

nhưng nhấp đôi chuột để Excel tự động điều chỉnh độ rộng vừa vặn với nội

dung dài nhất trong cột.

- Cách 3: Chọn cột (hoặc dòng) rồi vào Format, chọn Columns và chọn tiếp

Width... (đối với dòng thì vào Format, chọn Columns và chọn Height...).

Sau đó nhập khoảng cách độ rộng rồi OK.

Hình Error! No text of specified style in document.-21. Hiệu chỉnh độ cao của dòng, rộng của cột

Mẹo

Trường hợp bạn muốn thay đổi đồng bộ cho nhiều cột (hay dòng) thì phải bôi đen các cột (hoặc dòng) đó trước khi thực hiện lệnh thay đổi.

2.8.2. Chèn dòng, cột

- Bước 1: Bôi đen số dòng (hoặc cột) cần chèn vào phía trước.

- Bước 2: Vào Insert, chọn lệnh Rows (chèn dòng) hay lệnh Columns (chèn

cột)

Chọn dòng

Vào Insert, chọn Rows

Một dòng trống được thêm vào

Ngoài ra cũng có thể nhấp chuột phải lên dòng (cột) đang chọn, rồi chọn lệnh

Insert.



2.8.3. Xóa dòng, cột

- Bước 1: Bôi đen số dòng (hoặc cột) cần xóa.

- Bước 2: Vào Edit, chọn lệnh Delete (hoặc nhấp chuột phải lên vùng đang

chọn rồi chọn Delete)

Trường hợp nếu bạn muốn xóa một vùng thì sẽ xuất hiện hộp thoại Delete như

sau:

Hình 2Error! No text of specified

style in document.-22. Xóa ô

Nếu chọn Shift cells left: Vùng dữ liệu

phía bên phải sẽ dồn sang trái

Nếu chọn Shift cells up: Vùng dữ liệu phía

dưới sẽ dồn lên trên

Nếu chọn Entire row: Xóa nguyên dòng

Nếu chọn Entire column: Xóa nguyên cột

2.8.4. Ẩn dòng/cột

- Bước 1: Bôi đen số dòng (hoặc cột) cần ẩn.

- Bước 2: Nhấp chuột phải lên vùng đang chọn, chọn Hide

Hoặc vào Format, chọn Rows (hoặc Columns) rồi chọn Hide

2.8.5. Hiển thị dòng, cột đã ẩn

- Bước 1: Bôi đen 2 dòng (hoặc cột) có chứa các dòng (hoặc cột) đang ẩn.

- Bước 2: Nhấp chuột phải lên vùng đang chọn, chọn Unhide

Hoặc vào Format, chọn Rows (hoặc Columns) rồi chọn Unhide

Mẹo

Hoặc có thể trỏ chuột vào cạnh phải của địa chỉ cột tại vị trí có cột đang ẩn xuất hiện mũi tên 2 chiều rồi rê chuột.



BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG 2

Bài tập 2.1.

Câu 1.

Khởi động MS Excel và nhập vào một bảng số liệu như sau vào Sheet1 rồi lưu lại

với tên Baitap2_1.xls trong thư mục MSExcel của thư mục My Documents

Câu 2.

Định dạng bảng tính đã lưu trong Baitap2_1.xls của câu trên để được bảng tính

như hình vẽ rồi lưu lại. Chú ý tới các loại định dạng sau:

+ Kẻ khung, tô màu nền

+ Canh lề dữ liệu

+ Định dạng số

Câu 3.

Lập các công thức để tính cho cột Thành tiền, Tiền giảm và Phải trả theo các yêu

cầu như sau:

+ Thành tiền = Số lượng * Đơn giá

+ Tiền giảm = Thành tiền * Giảm giá

+ Phải trả = Thành tiền - Tiền giảm

Lưu lại bảng tính trên

Câu 4.

Mở lại file Baitap2_1.xls đã làm trong bài tập 2.1 và chọn Sheet 2 rồi nhập nội

dung bảng tính như ở hình vẽ dưới.

Chú ý:



+ Chỉ nhập chưa cần định dạng

+ Cột số thứ tự và SBD vận dụng cách nhập theo quy luật để thao tác nhanh

+ Cột Nơi sinh dùng chức năng sao chép không cần nhập từ đầu đến cuối.

Câu 6.

Định dạng bảng tính vừa nhập câu trên để được bảng tính như hình vẽ rồi lưu

lại. Chú ý tới các loại định dạng sau:

+ Gộp ô

+ Kẻ khung, tô màu nền

+ Canh lề dữ liệu

+ Định dạng số thập phân, ngày tháng năm

Câu 7.

Lập các công thức để tính cho cột điểm trung bình chung (TBC) như sau:

=(Môn 1 + Môn 2 * 2 + Môn 3 * 3)/6

Kết quả sau đó định dạng để lấy một chữ số thập phân.



Bài tập 2.2

Câu 1.

Khởi động MS Excel sau đó nhập vào Sheet1 và trang trí bảng tính sau theo mẫu

rồi lưu lại với tên Baitap2_2.xls trong thư mục MSExcel của thư mục My

Documents.

Mẹo: Để gõ xuống hàng thì nhấn Alt-Enter

Câu 2.

Lập các công thức để tính cho cột Lương, BHXH, Thực nhận như sau:

+ Lương = Hệ số lương (HSL) * Lương cơ bản / 30 * Số ngày công

(Trong công thức tính lương có sử dụng địa chỉ tuyệt đối của ô Lương cơ bản vì nó là

ô cố định)

+ Bảo hiểm xã hội (BHXH) = 5% của Lương (tức là = 5% * Lương)

+ Thực nhận = Lương - BHXH

Lưu lại bảng tính trên

Câu 3.

Với cột lương, BHXH, Thực nhận hãy định dạng số theo kiểu tiền tệ Việt Nam. Ví

dụ: 1,000,000.0đ

Câu 4.

Đổi tên Sheet1 của file Baitap2_2.xls này thành LUONG NV và đồng thời xóa hết

tất cả các Sheet trống (không chứa dữ liệu).

Câu 5.

Chèn thêm 5 dòng trống vào trước dòng có số thứ tự là 004 (Trần Trúc Mai) sau

đó anh chị tự cho số liệu vào các cột cần thiết rồi cập nhật lại số thứ tự và sao

chép lại công thức cho các dòng vừa chèn thêm.