OBJEKTIF:

UNTUK MEMASTIKAN:

A) ASET DAN STOR DIURUS SECARA CEKAP, TERATUR DAN BERHEMAT SELARAS DENGAN PERATURAN KEWANGAN.

B) ASET DAN STOR DIREKOD, DIKAWAL DAN DIPANTAU DENGAN SEMPURNA.

C) REKOD BERKAITAN DISELENGGARA DENGAN LENGKAP DAN KEMAS KINI.

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

AM 1-1.pdf

PS 5-1.pdf

1.1 Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) diwujudkan di PTJ dan keanggotaan dipatuhi. AM 1-1

1.2 Mengadakan mesyuarat JKPAK setiap 3 bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun. AM 1-1

1.3Hasil mesyuarat JKPAK dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) masing-masing di peringkat Kementerian, Perkhidmatan

ATM, JLKN dan Program Pentadbiran Pertahanan.PS 5-1

2.1 Unit Pengurusan Aset (UPA) diwujudkan di peringkat PTJ.

2.2UPA bertanggungjawab untuk menguruskan semua Aset Alih, Aset Hidup dan Stor di PTJ meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,

pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan serta kehilangan dan hapus kira.

2.3 Laporan Suku Tahun daripada PTJ diselaras untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan setiap 3 bulan sekali.

3.1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK Kementerian.

3.2Pegawai Aset yang dilantik terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) atau pegawai daripada Kumpulan Pelaksana Gred 19 ke atas

yang bersesuaian (jika tiada P&P atau perjawatan terhad).

3.3 PTJ menggunakan Sistem Pengurusan Aset (SPA) Perbendaharaan Malaysia atau sistem yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan.

AM 2-2.pdf

PKPA 08-1991.pdf

4.1Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan memeriksa aset alih. Bagi aset teknikal, pegawai penerima yang dilantik

adalah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.AM 2-2

4.2 Menyemak butiran dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul. AM 2-2

4.3

Borang KEW.PA-1/BAT L7 disediakan oleh Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi. Borang yang

telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Bahagian/Seksyen/Unit/Pegawai Aset dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau

syarikat pembekal.

AM 2-2

4.4Pegawai Penerima mendapat satu salinan dokumen seperti Pesanan Rasmi Kerajaan, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumen lain yang berkaitan

untuk tujuan pengesahan bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat.AM 2-2

4.5 Tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Penerima dinyatakan dalam Senarai Tugas. PKPA 08-1991

5.1 Aset didaftarkan di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

5.2 Satu senarai aset yang disewa/sewa beli disediakan bagi tujuan rekod.

5.3 Aset yang dipindahkan antara PTJ dengan PTJ yang lain telah mendapat kelulusan Ketua Jabatan dan mengikut peraturan yang ditetapkan.

5.4Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain di dalam kementerian yang sama (tidak melibatkan penukaran hak milik) telah didaftarkan

mengikut peraturan yang ditetapkan.

1 PENGURUSAN ASET KERAJAAN - PENGURUSAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK)

2 PENGURUSAN ASET KERAJAAN - UNIT PENGURUSAN ASET (UPA) AM 1-1.pdf

BAHAGIAN 7

PENGURUSAN ASET DAN STOR

( SKOP AUDIT : JANUARI - DISEMBER 2017 )

3 PENGURUSAN ASET KERAJAAN - PELANTIKAN PEGAWAI ASET

4 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - PENERIMAAN

5 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - PENDAFTARAN

AM 1-1.pdf

AM 2-3.pdf

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 1/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

5.5 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW. PA-3) diselenggara dengan lengkap dan tepat.

5.6Daftar Harta Modal atau Aset Bernilai Rendah diwujudkan untuk merekodkan aset yang diterima daripada pelbagai sumber lain sebagai rekod/kawalan

dalaman mengikut peraturan yang ditetapkan.

5.7Ketua Jabatan/Bahagian/Seksyen/Unit menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di

ruangan tersebut.

5.8 Senarai KEW.PA-4 dan Senarai KEW.PA-5 disediakan mengikut tahun semasa oleh PTJ masing-masing dan dikemas kini.

5.9 Daftar aset dikemas kini apabila berlaku perubahan.

5.10 Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel.

5.11 Aksesori yang diterima bersama Harta Modal direkodkan di Bahagian B - KEW.PA-2 (contoh: set komputer).

5.12 Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod pada Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6)/(BAT L5).

5.13 Semua KEW.PA disimpan oleh Pegawai Aset di tempat yang selamat.

5.14 Senarai aset (KEW.PA-7) mengikut lokasi disediakan dalam 2 salinan iaitu satu salinan dipamerkan di lokasi dan satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset.

5.15 KEW.PA-7 dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi aset, pegawai penempatan, pindahan, pelupusan dan hapus kira.

5.16Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 disediakan dan dikemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun

berikutnya.

6 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN AM 2-4.pdf

6.1 Penggunaan aset alih kerajaan mematuhi peraturan yang ditetapkan.

6.2Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Harta Modal KEW.PA-9 atau Borang Laporan Kerosakan Aset Alih Bernilai Rendah

KEW.PA-9(A) dan Bahagian B.

6.3Aset yang dibawa keluar dari pejabat mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai-Pegawai Lain yang diberi kuasa oleh Ketua

Jabatan dan direkod dalam Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6)/(BAT L5).

6.4Aset berkenaan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal dan direkod dalam Rekod Pinjaman

Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6)/(BAT L5).

6.5Aset yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan sentiasa di bawah kawalan yang maksimum oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

6.6Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa

daripada Gred 19 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan.

6.7 Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih Kerajaan dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali setahun.

6.8Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-11 kepada

Ketua Jabatan di mana pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu bulan dari tarikh pemeriksaan.

6.9 Ketua Jabatan mengambil tindakan ke atas hasil penemuan pemeriksaan di KEW.PA-10 dan KEW.PA-11.

6.10Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-12 disediakan dan dikemukakan oleh Ketua Jabatan bersama-sama KEW.PA-10

dan KEW.PA-11.

7 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - PENYELENGGARAAN AM 2-5.pdf

7.1 Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

7.2 Harta Modal yang memerlukan penyelenggaraan dikenal pasti dan disenaraikan dalam Senarai Harta Modal Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13).

7.3 Jadual penyelenggaraan disediakan dan penyelenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan.

7.4 Setiap penyelenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Rekod Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14 /KEW.PA-14A/BAT M430).

7.5Aset yang dibawa keluar untuk tujuan penyenggaraan mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Jabatan/Pegawai Aset dan direkodkan dalam KEW.PA

6/BAT L5.

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 2/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

7.6Penggantian aset mendapat kebenaran Ketua Jabatan. Maklumat mengenai aset yang baru diterima dikemaskini di Bahagian B dalam KEW.PA-2 atau KEW.PA-

3 dan Nombor siri pendaftaran Aset Alih adalah kekal.

7.7 Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-14(B) disediakan dan dikemukakan kepada Kementerian/Program.

8 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - PELUPUSAN AM 2-6.pdf

8.1 Fail pelupusan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

8.2 Perakuan pelupusan (PEP) KEW.PA-16 disediakan bagi semua kaedah pelupusan dan mengikut peraturan yang ditetapkan.

8.3 Perakuan pelupusan di KEW.PA-16 disahkan oleh 2 orang pegawai mengikut peraturan yang ditetapkan.

8.4 Perakuan Pelupusan hanya sah digunakan untuk tempoh satu tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan.

8.5 Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) dilantik oleh Pegawai Pengawal/Pengerusi JKPAK menggunakan format KEW.PA-15.

8.6 LPP dilantik atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi 2 tahun.

8.7LPP terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan (seorang pengerusi dan

seorang ahli) iaitu pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P) dan Kumpulan Pelaksana Gred 17/19 ke atas atau yang setaraf.

8.8 Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh satu bulan dari tarikh yang diarahkan oleh Ketua Jabatan.

8.9 KEW.PA-17 diisi dengan lengkap serta ditandatangan dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan.

8.10 Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih (KEW. PA 17) ditandatangani oleh Lembaga Pemeriksa dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan Kementerian.

8.11 Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan dilaksanakan dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan.

8.12Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama.

Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu bulan.

8.13 Kenderaan yang dilupuskan mematuhi tatacara pelupusan yang ditetapkan.

8.14 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset (KEW PA-19) disedia dan dikemukakan kepada kuasa melulus.

8.15 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-20 disedia dan dikemukakan kepada UPA Kementerian.

9 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA AM 2-7.pdf

9.1Pegawai yang mengetahui kehilangan bertanggungjawab melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta dan membuat Laporan Polis dalam

tempoh 24 jam dari waktu kehilangan.

9.2Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dan kemukakan bersama Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha

Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja.

9.3 Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani (KEW.PA-29).

9.4Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-30) dikemukakan kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus kira (UPA Kementerian) dalam tempoh satu

bulan dari tarikh pelantikan Jawatankuasa Penyiasat.

9.5 UPA Mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31) dalam tempoh satu bulan dari tarikh kelulusan kepada Kuasa Melulus.

9.6 Salinan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-32) difailkan.

9.7 Tindakan Surcaj/Tatatertib dikenakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

9.8Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/tatatertib dimaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat

kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

AM 1-1.pdf

AM 6-1.pdf

AM 6-2.pdf

10.1 Nyatakan kategori stor (Stor Pusat/Stor Utama/Stor Unit).

10.2 PTJ menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang dibangunkan oleh Perbendaharaan atau sistem pengurusan stor yang sedia ada dalam ATM. AM 1-1

10.3 Nyatakan nama sistem yang digunakan bagi Stor.

PENGURUSAN STOR10

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 3/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

10.4 Pegawai Stor dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan khusus untuk menjalankan tugas pengurusan stor. AM 1-1

10.5Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi barang-

barang teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.AM 6-2

10.6Ketua Jabatan di Stor Pusat dan Stor Utama bertanggungjawab menyedia dan mengemukakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) atau yang setara setiap

suku tahun kepada UPA Kementerian melalui Program sebelum 15 Februari tahun berikutnya. AM 6-1

AM 6-2.pdf

AM 6-3.pdf

11.1Penerimaan barang-barang daripada pembekal menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) atau BAT L 5/rekod yang setara disediakan oleh

Pegawai Penerima. AM 6-2

11.2Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2) atau BAT L 7/rekod yang setara dilengkapkan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih atau

tidak mematuhi spesifikasi dan ditandatangani dalam 2 salinan. Satu salinan dikembalikan kepada pembekal dan satu untuk simpanan stor.AM 6-2

11.3 KEW.PS-2 ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. AM 6-3

11.4 Penerimaan barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia dimasukkan terus dalam stor penyimpanan barang berkenaan. AM 6-2

12 PENGURUSAN STOR - MEREKOD STOK AM 6-3.pdf

12.1Stok yang diterima di Stor Pusat/Stor Utama direkodkan lengkap dan tepat dengan mematuhi penggunaan Kad Kawalan Stok (KEW.PS -3) atau rekod yang

setara.

12.2Stok barang yang diterima di Stor Pusat/Stor Utama/Stor Unit direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan Kad Petak (KEW.PS-4) atau BAT L

20/rekod yang setara dan ditempatkan bersama-sama dengan stok.

12.3Penggunaan KEW.PS-4 atau BAT L 20/rekod yang setara bagi stok bahan-bahan mudah terbakar, bahan kimia dan stok yang disimpan diruang sejuk beku

disimpan di tempat berasingan.

12.4 Rekod penerimaan barang dicatat dengan pen dakwat merah dan rekod pengeluaran dicatat dengan pen dakwat hitam/biru dalam KEW.PS-3 dan KEW.PS-4.

12.5 Semua KEW.PS-3 dan KEW.PS-4 atau rekod yang setara dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran.

12.6 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) disediakan bagi Stor Pusat/Stor Utama.

12.7Senarai berasingan disediakan bagi komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize ) dan disimpan secara

sementara dalam stor.

13 PENGURUSAN STOR - PENYIMPANAN AM 6-4.pdf

13.1 Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya dikekalkan penyimpanannya dengan memastikan label dapat dilihat.

13.2 Barang-barang tercerai dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran sama dan disimpan mengikut bilangan/unit yang memudahkan pengeluaran.

13.3 Barang-barang berharga dan menarik disimpan di tempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab/pegawai yang diberi kuasa.

13.4Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya dan Racun 1952 dan

Peraturan Bahan Psikotropik 1989.

13.5Penyimpanan Stok Unsur Keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang

ditetapkan.

13.6Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembap disimpan dalam bilik/tempat berhawa dingin/peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal.

Stok yang tidak tahan lembap pula disimpan dalam bilik kering atau nyah-lembapan.

13.7 Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih disimpan di tempat lapang yang berpagar.

13.8 Stok barang-barang berat disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan.

13.9Tarikh luput stok dicatatkan di kotak, bekas/bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenal pasti dan memantau semua stok bertarikh luput dan

penggunaan KEW.PS-4 berwarna merah jambu bagi semua Stok Bertarikh Luput.

13.10 Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.

11 PENGURUSAN STOR - PENERIMAAN

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 4/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

13.11Kedudukan stok dikemas kini di KEW.PS-9 dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki

stok dan tarikh dikemas kini.

13.12 Bekas yang mengandungi bahan mudah terbakar dan bahan kimia diberi tanda pengenalan bagi tujuan kawalan dan penjagaan.

13.13Semua bahan mudah terbakar dan bahan kimia dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk, mengakis serta melecur disimpan di stor berasingan yang lengkap

dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan kecemasan.

14 PENGURUSAN STOR - PENGELUARAN AM 6-5.pdf

14.1 Pengeluaran stok di semua stor mendapat kebenaran Pegawai Pelulus/Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

14.2 Pengeluaran stok dilaksanakan berdasarkan Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD).

14.3 Pesanan kepada Stor Pusat/Stor Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) atau BAT L 8/BAT L 3008/BAT L165.

14.4 Permohonan Stok oleh individu kepada Stor Utama atau Stor Unit menggunakan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11).

14.5 KEW.PS-11 ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab.

14.6Stok dikeluarkan atas pemesanan melalui KEW.PS-10/BAT L 8/BAT L 3008/BAT L165 dan KEW.PS-11 disediakan dengan kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi

kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

14.7Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna sama disediakan mengikut format Kementerian/Jabatan sebagai rekod penggunaan. Barang-barang guna

sama yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai.

14.8Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran diperiksa, disemak dan dipastikan sama seperti yang tercatat di salinan KEW.PS-10/BAT L 8/BAT

L 3008/BAT L165.

14.9 Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran sebanyak 3 salinan.

15 PENGURUSAN STOR - PEMERIKSAAN AM 6-6.pdf

15.1Ketua Jabatan memastikan pengiraan stok dilaksanakan 100% di Stor Pusat/Stor Utama/Stor Unit oleh Pegawai Stor secara berperingkat mengikut suku tahun

dalam tahun semasa.

15.2 KEW.PS-4 atau rekod yang setara ditandatangani berserta tarikh pada akhir transaksi oleh Pegawai Stor setelah pengiraan dilakukan.

15.3Pemeriksaan Stok dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok secara peratus (100%) di Stor Pusat/Stor Utama mulai 1 Oktober tahun semasa. Pegawai

Pemeriksa yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan adalah daripada pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan stor yang diperiksa.

15.4 Satu garisan merah dibuat pada akhir transaksi di KEW.PS-3 dan ditandatangani berserta tarikh oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan.

15.5 Stok yang diperiksa disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)/Audit Stock Listing (SPKB) oleh Pegawai Pemverifikasi Stor.

15.6Pemverifikasi Stor menyediakan Pemeriksaan Pemverifikasi Stor (KEW.PS-14)/Audit Stock Listing (SPKB) dan KEW.PS-15 dan seterusnya mengemukakan

kepada Ketua Jabatan.

15.7KEW.PS-14 dan KEW.PS-15 dikemukakan kepada UPA Program/Kementerian bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK

Kementerian/Jabatan.

15.8 Ketua Jabatan melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.

15.9Pelarasan stok dilaksanakan oleh Pegawai Stor apabila baki fizikal atau rekod tidak bertepatan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan

verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17) dan dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.

15.10 Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) disediakan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh mengambil alih stor apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor.

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 5/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

16 PENGURUSAN STOR - KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN AM 6-7.pdf

16.1Stor dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler, fire extinguisher dan hose

reel.

16.2 Ketua Jabatan memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stok terjamin.

17 PENGURUSAN STOR - PELUPUSAN AM 6-8.pdf

17.1Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) disediakan bagi permohonan pelupusan stok yang didapati rosak, luput tempoh, tidak boleh

digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak dan melebihi keperluan.

17.2 Semua stor melaporkan pelupusan stok menggunakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20.

17.3 Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) dikemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

18 PENGURUSAN STOR - KEHILANGAN/HAPUS KIRA AM 6-9.pdf

18.1 Pegawai Stor menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-21 dan disahkan oleh Ketua Jabatan.

18.2 Semua Stor melaporkan kes kehilangan dan hapus kira stok menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22).

18.3 Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) dikemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.

19 PEGAWAI KENDERAAN DAN KENDERAAN WP 4-1.pdf

19.1 Ketua Jabatan melantik Pegawai Kenderaan secara bertulis bagi pejabat yang menguruskan kurang daripada 20 buah kenderaan Kerajaan.

19.2 Tugas Pegawai Kenderaan dinyatakan dalam senarai tugas.

19.3 Pegawai Kenderaan sepenuh masa yang berkelayakan dilantik oleh Ketua Jabatan bagi pejabat yang menguruskan lebih 20 buah kenderaan jabatan.

19.4 Pemeriksaan bagi kenderaan yang baru diterima (selain kereta konsesi) dibuat oleh Woksyop Kerajaan.

19.5Kenderaan Kerajaan mempamerkan nama/logo Kementerian/Jabatan pada kedua-dua belah sisi kenderaan kecuali kereta Rasmi Jawatan dan kenderaan khas

untuk penyamaran dan risikan.

19.6 Fail Kenderaan/BAT M59 diselenggarakan bagi setiap kenderaan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

19.7 Semua set kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa semasa kenderaan tidak digunakan.

19.8 Semua notis kesalahan lalu lintas direkod dalam ruangan Maklumat Mengenai Notis Kesalahan Lalu Lintas di Buku Log Kenderaan/BAT J7.

WP 4-1.pdf

AP 308.pdf

20.1Kenderaan Kerajaan digunakan atas kelulusan Pegawai Kenderaan dengan menandatangani ringkas dalam Buku Log Kenderaan Kerajaan-AM 362 Pin. 3/82

(Buku Log Kenderaan) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7).WP 4-1

20.2Buku Log Kenderaan (AM362 Pin. 3/82) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7) disediakan untuk semua kenderaan jabatan kecuali Kereta Rasmi Jawatan yang

dipandu sendiri oleh pegawai.WP 4-1

20.3Pemandu merekod dengan lengkap maklumat perjalanan dalam Buku Log Kenderaan (AM362 Pin. 3/82) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7) setiap kali

melakukan perjalanan.WP 4-1

20.4 Buku Log Kenderaan (AM362 Pin. 3/82) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7) ditandatangani oleh pengguna selepas menggunakan kenderaan. WP 4-1

20.5Pemandu menyerahkan Buku Log Kenderaan (AM362 Pin. 3/82) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7) untuk disahkan pada hari terakhir setiap bulan kepada

Pegawai Kenderaan.WP 4-1

20.6Pembelian minyak direkodkan dalam Buku Log Kenderaan (AM362 Pin. 3/82) atau Tiket Kerja Pengangkutan (BAT J7) dan disemak oleh pegawai Kenderaan

dari semasa ke semasa.WP 4-1

20.7 Pegawai Kenderaan membuat Analisis Penggunaan Bahan Api pada setiap akhir bulan dalam Buku Log Kenderaan. WP 4-1

20.8 Ulasan berkenaan Analisis Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dibuat setiap 6 bulan. WP 4-1

20.9 Ketua Jabatan membuat ulasan tahunan berkenaan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan. WP 4-1

KAWALAN BUKU LOG KENDERAAN KERAJAAN (AM362 Pin. 3/82) DAN TIKET KERJA PENGANGKUTAN (BAT J7)20

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 6/7

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

20.10Ketua Jabatan atau pegawai yang dilantik selain Pegawai Kenderaan membuat pemeriksaan mengejut terhadap Buku Log Kenderaan sekurang-kurangnya

sekali setahun (menggunakan buku Daftar Pemeriksaan Mengejut).WP 4-1, AP 308

21 KENDERAAN RASMI JAWATAN (AWAM SAHAJA) WP 4-1.pdf

21.1 Kelulusan bertulis diperoleh daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah kelayakan penggunaan/pembelian minyak sebulan.

21.2 Kiraan penggunaan minyak adalah benar/munasabah (jarak rumah ke pejabat x 4 trip x 23 hari sebulan ÷ 9km) dan berasaskan 1 liter untuk 9km.

21.3 Pembelian minyak sebulan tidak melebihi 600 liter (penggunaan setahun tidak melebihi 7,200 liter).

21.4Pegawai Kenderaan bertanggungjawab membuat kiraan bagi amaun minyak yang terlebih pakai pada setiap hujung tahun dan menuntut balik amaun tersebut

kepada pegawai terlibat.

22 KAWALAN KAD INDEN WP 4-1.pdf

22.1 Buku rekod pergerakan kad inden diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.

22.2 Kad Kenderaan disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak (kecuali bagi kad inden Kenderaan Rasmi Jawatan).

22.3 Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpulkan oleh Pegawai Kenderaan.

22.4 Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan.

22.5Pegawai Kenderaan mengesahkan Invois dengan membuat semakan pada Invois dan Laporan Analisa Kenderaan dengan Penyata Kad/Pembelian yang telah

disahkan untuk proses pembayaran seterusnya.

23 KAD TOUCH N GO DAN SmartTAG WP 4-1.pdf

23.1 Kad Touch N Go dikawal dalam rekod senarai perolehan dan pengagihan.

23.2 SmartTAG direkodkan sebagai Aset Alih Bernilai Rendah Kerajaan.

23.3Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Touch n Go direkod dengan lengkap, dikemaskinikan dan disimpan selamat oleh Pegawai Kenderaan atau

pegawai yang diberi kuasa.

23.4Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Touch n Go dan SmartTag diserah kepada Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa untuk

ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas.

23.5 Nilai maksimum penggunaan Kad Touch N Go bagi Kereta Rasmi Jawatan tidak melebihi RM500 setiap bulan.

24 PENYENGGARAAN KENDERAAN SELAIN KENDERAAN KONSESI (SPANCO) WP 4-1.pdf

24.1Kenderaan Kerajaan disenggara secara berjadual mengikut manual pengguna dan direkod dalam Buku Log Kenderaan Kerajaan, Daftar Penyelenggaraan Harta

Modal (KEW.PA-14) dan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2).

PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB

NAMA:

NO. KP/TENTERA:

TANDATANGAN:

AIMS 2018 - BAHAGIAN 7 7/7