qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjk

BAGAN PENGURUSAN SURAT ASAS

GABUNGAN DAN SENTRALISASI

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

BAGAN PENGURUSAN SURAT KELUAR

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

PELAKSANA

PIMPINAN TATA USAHA

PENCATAT PENGARAH

PENATAAN PENGIRIM

KONSEP PERSETUJ -UAN

KONSEP

KK 1, 2, 3

A & T

KK 1, 2

A & T

SURAT

TINDASAN

KK 3 KK 1 KK 2

KETERANGAN :

Dalam pengurusan surat keluar ini langkah pertama kali yang dilakukan adalah pembuatan konseep surat dimana pada pembuatan konsep surat ini dibuat oleh unit Kearsipan yang dibuat oleh bagian pelaksana dan pembuatan konsep surat ini dibuat oleh sekretaris

Lalu setelah itu langkah yang kedua adalah dimana apabila konsep surat telah selesai dibuat selanjutnya konsep surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan dari konsep surat yang telah dibuat

Lalu selanjutnya setelah surat telah disetujui oleh pimpinan selanjutnya surat langsung diserahkan kepada unit pengolah dimana diserahkan pada bagian tata usaha untuk selanjutnya surat diketik oleh unit tata usaha , setelah surat telah selesai diketik selanjutnya adalah dibuatkan Kartu Kendali Rangkap 3 dan dibuatkan surat tindasanya ( copyan dari surat asli ) setelah keduanya dibuat KK 3 dan Surat Tindasanya disimpan pada bagian tata usaha

Lalu setelah itu Surat yang Asli dan beserta KK 1 dan KK 2 diserahkan pada bagian pencatat untuk di cek kembali selanjutnya KK 1 disimpan pada bagian pencatat

Selanjutnya KK 2 diserahkan pada bagian penataan untuk disimpan setelah dicek dan Surat yang Asli harus segera dikirimkan ke pada pihak yang dituju

BAGAN PENGURUSAN SURAT MASUK

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMAAN

SURAT

PENGARAH SURAT

PENCATAT

SURAT

PENATAAN TATA USAHA

PIMPINAN PELAKSANA

KK 1, 2, 3

KK 1 KK 2 KK 3

LD 1

KK 2, 3 LD 1, 2

LD 2

KETERANGAN :

Langkah yang pertama kali kita lakukan dalam pengurusan surat masuk dengan sistem gabungan ini adalah dimana pertama kali adalah surat yang masuk diterima oleh bagian penerimaan surat untuk dicek apakah surat yang masuk alamatnya sesuai atau tidak

Lalu selanjutnya setelah surat diterima dan telah dcek adalah segera diberikan kepada bagian pengarah surat untuk segera diberikan kepada pihak yang dituju untuk segera ditindaklanjuti

Lalu setelah surat diberikan kepada pihak yang bersangkutan selanjutnya surat diserahkan pada bagian pencatat surat untuk dibuatkan Kartu Kendali 1, 2, dan 3 dan setelah dibuatkan KK 1 disimpan pada bagian pencatat surat.

Lalu setalh itu Kartu Kendali 2 dan 3 diserahkan kepada bagian tata usaha untuk dicek kembali setelah dicek selanjutnya KK 3 disimpan di bagian Tata usaha dan KK 2 diserahkan di bagian penataan untuk disimpan

Selanjutnya surat diserahkan kepada pimpinan untuk dibuatkan Lembar Disposisi rangkap 2 setelah Lembar Disposisi dibuat oleh pimpinan selanjutnya surat beserta LD 1 dikembalikan kepada Tata usaha untuk disimpan sedangkan LD 2 diserahkan kepada bagian pelaksana , setelah surat telah selesai dip roses di unit pelaksana LD 2 dapat dimusnahkan.

BAGAN PENGURUSAN SURAT MASUK

ASAS SENTRALISASI

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMAAN

SURAT

PENGARAH SURAT

PENCATATSURAT

PENATAAN TATA USAHA

PIMPINAN PELAKSANA

LD 1 & 2

KK 2

LD 1, 2

LD 1 &2

KK 1, 2

LD 1 & 2

KK 1,2

KETERANGAN :

Pada pengurusan surat masuk dengan menggunakan system asas Sentralisasi ini adalah dimana hal yang pertama kali adlah kita menerima surat dimana surat diterima pada bagian penerimaan surat untuk dicek kebenaran alamat surat yang dituju.

Lalu setelah itu surat diberikan kepada bagian pengarah surat untuk siapa surat tersebut dituju dan selanjjutnya adalah surat diserahkan pada bagian pencatat surat untk kemudian dibuatkan LD rangkap 2 dan dibuatkan KK rangkap 2,

Lalu selanjutnya LD, KK rangkap 2 dan beserta Surat diserahkan kepada pimpinan dimana nanti pimpinan bemberikan disposisi untuk menindaklanjuti surat secepatnya setelah mendaapatkan Disposisi dari pimpinan selanjutnya semuany it dserahkan kepada bagian pencatat surat untuk dicek

LD 1

KK 1

LD 2 LD 1

KK 1, 2

Lalu setelah dicek oleh bagian pencatat surat , selanjutnya KK 1 disimpan pada bagian pencatat dan KK 2 disimpan pada bagian penataan , sedangkan surat beserta LD 1 dan LD 2 diserahkan pada bagian pelaksana untuk menindaklanjuti surat sesuai dengan disposisi yang dberikan oleh pimpinan

Lalu setelah bagian pelaksana telah menyelesaikan instruksi yang diberikan oleh pimpinan selanjutnya bagian pelaksana menyerahkan LD 1 kepada bagian pencatat untuk dicek kembali setelah selesai dicek selanjutnya LD 1 disimpan dibagian penataan untuk disimpan beserta KK2, sedangkan LD 2 diserahkan oleh pelaksana kepada bagian pencatat untuk disimpan bersama KK 1.