bab iv hasil dan pembahasan 4.1. gambaran objek...
TRANSCRIPT
31
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis menyajikan hasil analisa data yang telah
dikumpulkan dari PT Telkom Wilayah Kupang NTT untuk menjawab
persoalan–persoalan dari penelitian ini, kemudian dilanjutkan dengan
membahas seluruh persoalan dalam penelitian ini berdasarkan hasil analisa
data.
4.1. Gambaran Objek Penelitian.
4.1.1. Profil PT Telkom Wilayah Kupang NTT.
PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (PT.Telkom) merupakan
salah satu BUMN yang dimiliki oleh pemerintah Indonesia yang
menyediakan layanan jaringan telekomunikasi. PT Telkom juga
menjadi pemegang saham mayoritas di 13 anak perusahaan, termasuk
PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel). Pada tahun 1995,
Penawaran Umum perdana saham Telkom (Initial Public
Offering/IPO) dilakukan pada tanggal 14 November 1995. Sejak itu
saham Telkom tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta
(BEJ), Bursa Efek Surabaya (BES), New York Stock
Exchange (NYSE) dan London Stock Exchange (LSE). Kemudian
pada tahun 1996 dilakukan Kerja Sama Operasi (KSO) yang mulai
diimplementasikan pada 1 Januari 1996 di wilayah Divisi Regional I
Sumatra, dengan mitra PT. Pramindo Ikat Nusantara (Pramindo),
divisi Regional II Jakarta Raya meliputi Jabotabek (Jakarta, Bogor,
Tangerang, Bekasi), divisi Regional III Jawa Barat dan Banten –
dengan mitra PT. Aria West International (AriaWest), divisi Regional
IV Jawa Tengah dan DI Yogyakarta – dengan mitra PT. Mitra Global
Telekomunikasi Indonesia (MGTI), divisi Regional V Jawa Timur;
32
Divisi Regional VI Kalimantan–dengan mitra PT. Dayamitra
Telekomunikasi (Dayamitra), dan Divisi Regional VII Kawasan
Timur Indonesia termasuk wilayah Kupang ntt dengan mitra PT
Bukaka Singtel.
Di Kupang, PT. Telkom memiliki tiga kantor dengan letak
yang berbeda – beda. Kantor utama atau kantor pusat untuk wilayah
Kupang berlokasi pada Jl. W.L Lalamentik No 93. Kantor ini secara
umum menangani hal – hal yang berhubungan dengan administrasi
serta manajemen dari PT Telkom wilayah Kupang. Kantor berikutnya
adalah Plaza Telkom Kupang yang berlokasi di Jl. Urip Sumohardjo
No11-13 Kupang. Pada Plaza Telkom ini secara umum menangani
hal–hal yang berhubungan denga jasa pelayanan publik, dan kantor
yang berikutnya adalah unit pelayanan dan perbaikan, yang berlokasi
di Jl. Palapa Seba, Kupang. Pada kantor ini secara umum melayani
hal–hal teknis, seperti instalasi jaringan, perbaikan, serta menjadi
sentral utama bagi sarana–prasarana yang berhubungan dengan
jaringan telekomunikasi.
4.1.2. Visi Dan Misi PT. Telkom Wilayah Kupang NTT.
Dalam operasinya, PT. Telkom Kupang wilayah NTT
berlandaskan pada visi – misi yang juga merupakan visi dan misi dari
PT Telkom Indonesia sebagai berikut :
1.Visi.
Menjadi perusahaan yang unggul dalam penyelenggaraan
Telecommunication, Information, Media, Edutaiment dan
Services (TIMES) dikawasa regional
33
2.Misi.
§ Menyediakan layanan TIMES yang berkualitas tinggi
dengan harga yang kompetitif.
§ Menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di
Indonesia.
4.2. Profil Narasumber.
Narasumber yang diwawancarai dalam penelitian ini adalah pegawai
yang ada dalam PT. Telkom wilayah Kupang NTT, dimana jumlah
narasumber bukan mewakili populasi melainkan mewakili informasi yang
hendak diperoleh. Guna mendapatkan data yang sesuai dengan tujuan
penelitian maka wawancara dilakukan secara personal yang dibagi dalam
dua kategori yakni kepala bidang / Q (Asman SAS, Kepala bidang SDM &
Bisnis Pendukung, serta JOM IT Witel), selaku pihak yang bertanggung
jawab atas internal organisasi. Kategori yang berikutnya adalah karyawan/R
(oknum yang melaksanakan tugas dan tanggung jawab dan berada dibawa
kontrol setiap kepala bidang masing – masing). Profil narasumber dapat
dilihat dari tabel berikut : Tabel 4.2.
Tabel Profil Narasumber Kategori Q dan R.
Narasumber Kategori Q No Nama Usia Jenis
Kelamin Status / Jabatan
Pendidikan Terakhir
1 Jeky J.Ndun 53 Tahun Laki – Laki Kabag SDM & Bisnis
Pendukung.
S2
2 Ayub Wadu 51 Tahun Laki – Laki Asmas SAS S2 3 Jitrak J.T.
Ninef 43 Tahun Laki – Laki JOM IT Witel S2
Sumber : Data Primer 2015.
34
Narasumber Kategori R No Nama Usia Jenis
Kelamin Status / Jabatan
Pendidikan Terakhir
1 Raymond Frans
32 Tahun Laki – Laki Karyawan S1
2 Benjamin Dethan
31 Tahun Laki –Laki Karyawan S1
3 Donisius Ndao 34 Tahun Laki – Laki Karyawan S1 4 Viktor F
Mayners 23 Tahun Laki – Laki Kontrak SMK
5 Daniel Y. Taku Bessie
37 Tahun Laki – Laki Karyawan S1
6 Novhany Lede 28 Tahun Perempuan Karyawan S1 7 Yoshepine
Boeky 26 Tahun Perempuan Karyawan S1
8 Erlyn Manu Tede
31 Tahun Perempuan Karyawan S1
9 Arisyani Ndufi
29 Tahun Perempuan Karyawan S1
20 Abdul ali Date 31 Tahun Laki – Laki Karyawan S1 11 Imade S. Putra 35 Tahun Laki – Laki Karyawan S1 12 Salmon Koroh 33 Tahun Laki – Laki Karyawan S1
Sumber : Data Primer 2015.
4.3. Klasifikasi Narasumber
Tabel 4.3. Klasifikasi Narasumber Kategori Q dan R.
Kode Jenis Kelamin Jumlah Usia Tingkat Pendidikan
Lama Bekerja
Q Laki - Laki 3 43-53 Tahun
S2 18 – 26 Tahun
Perempuan - - R Laki – Laki 8 23 – 37
Tahun SMK – S1 5 – 13
Tahun Perempuan 4 26 - 31
Tahun S1 5 – 7
Tahun Sumber data : Data primer 2015.
Berdasarkan tabel tersebut, peneliti berhasil mewawancarai 15 orang
narasumber dari PT. Telkom wilayah Kupang NTT yang memenuhi kriteria
sebagai narasumber, dan profil narasumber yang peneliti peroleh ini adalah
hasil pembagian dari PT. Telkom wilayah Kupang NTT berdasarkan
35
permohonan peneliti. Setelah memperoleh identitas narasumber, peneliti
menyaring narasumber yang relevan dan tidak relevan, sehingga diperoleh
narasumber dengan mayoritas laki–laki yang berjumlah 11 orang dan
perempuan berjumlah 4 orang.
Jika melihat usia, rata–rata narasumber sudah berumur diatas 20
tahun, yang berarti bahwa mereka mampu untu menangkap topik pertanyaan
yang diberikan oleh peneliti, kemudian tingkat pendidikan, dimana rata –
rata tingkat pendidikan narasumber adalah S1, yang menunjukan bahwa
mereka mampu mengerti, memahami, menjawab serta menjabarkan
pertanyaan – pertanyaan wawancara yang peneliti berikan. Hal lain yang
menjadi pertimbangan peneliti untuk menjawab kebutuhan dalam penelitian
ini adalah masa kerja narasumber, dimana rata–rata masa kerja dari
narasumber yang ada adalah 5 tahun keatas, sehingga mampu memberikan
informasi yang cukup dan dibutuhkan peneliti untuk menjawab kebutuhan
dari penelitian ini.
Hasil wawancara denga narasumber kategori Q digunakan oleh
peneliti sebagai informasi untuk menjawab persoalan yang ada sedangkan
pada kategori R, informasi yang diperoleh digunakan peneliti untuk
melakukan cross – cek untuk mengetahui kebenaran yang diperoleh dari
narasumber kategori Q.
4.4.Hasil Penelitian.
Melalui wawancara dengan 15 narasumber, maka perolehan data penelitian
berkaitan dengan persoalan penelitian yang telah diungkapkan pada bab 1.
36
4.4.1. Hasil Wawancara Untuk Pertanyaan Penelitian “Mengapa PT Telkom Wilayah Kupang NTT Menerapkan EHRM”
Perolehan data untuk persoalan penelitian ini, dilakuan
dengan mewawancarai narasumber pada kategori Q. Tujuan dari
persoalan penelitian ini adalah untuk mengetahui hal – hal yang
menjadi tujuan utama dari PT. Telkom wilayah Kupang NTT untuk
menerapkan EHRM. Sekalipun maksud dan hasil yang ingin dicapai
ialah mengetahui tujuan utama penerapan EHRM pada PT.Telkom
wilayah Kupang NTT, namun perlu untuk mengetahui terlebih
dahulu sejauh mana narasumber mengetahui tentang EHRM itu
sendiri.
Jawaban yang diberikan oleh para narasumber kategori Q
menunjukan bahwa EHRM merupakan aplikasi yang menunjang
segala kegiatan utama dalam organisasi dengan tujuan meingkatkan
kualitas kerja serta pelayanan, seperti yang di ungkapkan oleh Q1,
yaitu :
“Bagi saya pribadi, electronic human resource ini merupakan sebuah modifikasi dalam arti bahwa modifikasi dari fungsi human resource itu sendiri kedalam aplikasi komputer yang berbasis pada internet, dan dengan adanya hal ini memungkinkan kami untuk mengolah SDM yang ada. Dengan adanya ini bisa meningkatkan kualitas kerja juga kualitas pelayanan kita”.
Hasil penelitian juga mengungkapkan bahwa EHRM sudah
diterapkan pad PT Telkom wilayah Kupang NTT sejak tahun 2002,
Sebagaimana yang diungkapkan oleh Q3 :
“Betul, Kami di telkom Kupang sudah pakai. Sudah dari 2002 kami pakai”. Penerapan EHRM pada PT Telkom wilayah Kupang NTT
didorong oleh kesadaran akan perkembangan teknologi, perubahan
37
cara untuk bekerja yang kreatif serta peningkatan kualitas kerja dan
pelayanan serta mempersiapkan masa depan organisasi yang lebih
baik, seperti yang diungkapkan Q2 :
“Kami dari pihak Telkom baik dari pusat maupun yang ada didaerah seperti di Kupang sini, sepenuhnya menyadari bahwa untuk hari depan yang lebih baik kita perlu melakukan perubahan dalam pengelolaan SDM yang ada, dan mengingat bahwa saat ini adalah era teknologi dan teknologi sekarang punya peranan penting dalam segala aspek maka semua kegiatan, termasuk yang berhubungandegnan fungsi SDM yang ada perlu di aplikasikan atau perlu sentuhan teknologi canggih didalamnya. Sekarang ini sistem kerja manual sudah tidak bisa dipertahankan lagiUntuk diti dari Telkompusat sendiri mendorong juga membantu untuk menerapkan sistem ini dari pusat sampe ke wilayah–wilayah perwakilan termasuk kami di Kupang”.
Selain faktor pendorong, diketahui pula membawa perubahan
dan kemajuan dalam bekerja, peningkatan kemampuan dan
keterampilan kerja demi meningkatkan kualitas kerja, serta mutu
pelayanan menjadi tujuan utama bagi PT. Telkom wilayah Kupang
NTT dalam menerapkan EHRM. Seperti yang di ungkapkan oleh Q1:
“Tujuan dari penggunaan bagi kami disini agar memberikan kemajuan bagi kami dalam hal penyelesaian tugas, peningkatan kualitas layanan, dan juga dengan adanya sistem ini pada akhirnya akan membantu kami pula dalam hal pengelolaan para karyawan yang kami punya agar mereka juga mendapat peningkatan keahlian dalam bekerja”. Selain itu, penerapan ini juga bertujuan untuk menciptakan
penghematan biaya operasional dan waktu kerja, serta akses
informasi tanpa adanya batasan ruang, sebagaimana yang
diungkapkan oleh Q3 :
“Kalau tujuan penggunaan ya pastinya untuk memperbaiki proses kerja yang tentunya dari proses ini membuat kita yang bekerja dapat memberikan hasil terbaik. Sistem ini juga
38
sangat menguntungkan dan membantu kami, menguntungkan dalam hal penghematan biaya, sekarang kita serba online sekarang. Kalau membantu ya kita dapat bekerja tepat waktu. Karna kita sudah online, dirumah pun pekerjaan yang belum sempat di selesaikan atau misalkan informasi apa yang perlu kita kirim dan kita butuhkan untuk kepentingan pekerjaan bisa kita akses langsung, tanpa harus ada di kantor”.
Dari keseluruhan hasil ini dapat disimpulkan bahwa para
kepala bidang memahami mengenai konsep EHRM. Sistem yang
diterapkan oleh PT Telkom wilayah kupang NTT sejak tahun 2002
ini didorong oleh adanya kesadaran akan perkembangan teknologi.
Tujuan utama dari penerapan ini adalah membawa perubahan dan
kemajuan dalam bekerja, meningkatkan kemampuan dan
keterampilan dalam bekerja, peningkatan mutu dan kinerja, serta
penghematan biaya operasional dan waktu.
4.4.2.Hasil Wawancara Untuk Pertanyaan Penelitian “Bagaimana PT Telkom wilayah Kupang NTT Melakukan Persiapan Serta Menerapkan EHRM Secara Menyeluruh Kedalam Perusahaan.
Pada tahap persiapan, PT Telkom wilayah Kupang NTT
survei kebutuhan kerja dari segala bidang yang melalui koordinasi
antar bidang yang ada dalam organisasi sebagai langkah awal.
Dengan diketahuinya kebutuhan yang ada tahap selanjutnya
dilakukan perencanaan akan program yang akan dipakai serta
melakukan perhitungan anggaran secara menyeluruh. Persiapan akan
kesiapan SDM yang ada sebagai pengguna dari program yang di
rencanakan juga menjadi bagian dari tahap awal persiapan yang
dilakukan, karena SDM yang ada tentunya akan menjadi pengguna
dari program tersebut. Seperti yang di ungkapkan oleh Q1:
39
“semua tahap juga prosedur untuk menerapkan sistem ini kita ikuti dari Telkom pusat, mereka sudah dahulu menerapklan jadi kita tinggal mengikuti saja prosedur yang ada, seperti survei mengenai kebutuhan kerja terutama yang berhubungan dengan peran SDM, kalau tidak dilakukan survei kebutuhan dan pada akhirnya aplikasi tidak sesuai dengan kebutuhan kan sayang. Dari hasil survei itu baru kita tentukan baru kita bicara soal anggarannya, desain aplikasi nya harus kayak apa, itu semua berhubungan dengan anggaran, jadi kita harus punya konsep yang jelas biar anggarannya juga jelas. Hal yang berikut itu kesiapan kita sendiri sebagai pengguna, kalau ada barang tapi kita tidak bisa gunakan sama saja bohong. Jadi kesiapan kita sebagai pengguna itu perlu, sehingga kita informasikan bahwa akan ada penggunaan aplikasi ini untuk kegiatan ini dan itu, kita kasi gambaran umumnya kita sosialisasikan lebih awal. Kalau barangnya sudah ada dan sudah di pasang kita training karyawan biar mereka tau dan siap untuk bekerja dengan sistem baru yang kita pakai. Berikut mengenai lokasi, kalau hal semacam ini kan berhubungan dengan jaringan IT, tentu ada servernya, jadi perlu pemantauan lokasi untuk pemasangan server utamanya, terus kita cek lagi seberapa kuat jaringan yang kita punya sudah memadai atau belum”. Dalam melakukan persiapan untuk menerapkan EHRM,
ditemukan beberapa kendala diantaranya kendala teknis seperti yang
diungkapkan oleh Q2 :
“Pengalaman saya kalau untuk hal – hal seperti ini ya paling hanya kendala teknis saja, kalo soal yang lain tidak begitu masalah karena ini kita tinggal mengikuti langkah – langkah dari Pusat juga yang sudah menerapkan sebelum kita yang didaerah ini. Kalo kita di Kupang sini paling masalah listrik, ini yang kadang menghambat kita punya pekerjaan untuk instalasi jaringan, yang biasa agak lama itu juga kita tunggu kiriman infrastruktur dari luar karena tidak semua infrastruktur tersedia di Kupang harus kirim dari Jawa. Hal berikut kalo hambatan teknis itu kita biasanya makan waktu juga di survei cek lokasi biar pastikan lokasi yang aman untuk kita punya alat- alat”.
40
Dengan timbulnya kendala–kendala dalam tahap persiapan
penerapan EHRM, maka PT Telkom Kupang wilayah NTT
mengambil sikap tegas dalam menyelesaikan masalah yang timbul.,
disamping itu membangun dan memperkuat kembali koordinasi
antar bidang juga dilakukan agar masalah yang ada bisa segera diatasi
dengan baik, sebagaimana yang di ungkapkan oleh Q3 :
“Kalau yang berurusan dengan waktu ya saya selalu kejar saya hubungui terus ke bagian yang bersangkutan kadang saya telpon lalu minta dengan tegas kalau bisa diserahkan seceptnya karna ini bukan pekerjaan ringan, apalagi kepentingan bersama. Saya selalu koordinasi kira – kira begitu”. Mengatasi kendala juga dilakukan dengan, memberi perhatian
khusus pada inti permasalahan, yakni membentuk tim khusus untuk
menyelesaikan masalah yang timbul, serta membangun koordinasi
dengan pihak luar yang mendukung kelancaran dari hal – hal yang
sudah dipersiapkan turut menjadi kunci dalam penyelesaian yang
masalah yang timbul dalam tahap persiapan penerapan EHRM pada
PT Telkom wilayah Kupang NTT, sebagaimana yang di ungkapkan
oleh Q2 :
“Kalau persoalan listrik ya kita sudah lapor ke PLN kalau misal akan ada pemadaman ya kita diinfokan dahulu agar bisa persiapkan kita punya genset, kalau pemadaman nya tiba – tiba, kan kasian alat – alat liastrik yang kita punya lama- bisa rusak juga, jadi kalo ada informasi kita bisa antisipasi dengan cepat. Kalau untuk yang teknis-teknis apalagi yang survei – survei itu kita buat memang tim khusus yang juga selalu berkoordinasi dengan Telkom pusat, biar nanti perhatiannya tidak terbagi tapi memang khusus untuk survei jadi biar lancar”.
41
Setelah proses persiapan berjalan dengan baik, PT Telkom
wilayah Kupang NTT melakukan penerapan EHRM secara
menyeluruh kedalam perusahaan. Hal ini diawali dengan adanya
penyebaran informasi tentang penggunaan EHRM pada proses kerja
denga melibatkan setiap kepala bidang yang ada maupun para staff
ahli yang ada, kemudian dilanjutkan dengan uji kelayakan dari sistem
yang akan diterapkan untuk mengetahui keurangan serta keseuaian
dengan kebutuhan kerja yang ada,dan penerapan secra bertahap untuk
melihat hasil yang ada sebagai tolak ukur untuk pengembangan serta
penerapan secara keseluruhan, sebagai mana yang di ungkapkan oleh
Q1:
“Segala sesuatu yang berhubungan dengan kepentingan umum kami di telkom sini, tentunya akan kami informasikann kepada seluruh bagian yang ada baik melalui kepala bagian, staf ahli sampai pada karyawan yang ada. Melalui rapat kami minta untuk di sampaikan karna itu sudah tanggung jawab mereka juga. Penerapan nya juga kita lakukan bertahap kita uji coba juga sistemnya lihat kekurangan lagi kali sudah mantap kita terapkan secara menyeluruh”.
Mengenai penyebaran informasi sebagaimana yang di
ungkapkan oleh Q1, dibenarkan dengan jawaban – jawaban yang
diperoleh melalui wawancara denga narasumber kategori R
(karyawan). Rata-rata narasumber R menyampaikan adanya
informasi yang diterima dari atasan mengenai penerapan EHRM pada
PT Telkom wilayah Kupang – NTT, sebagaimana yang di sampaikan
oleh R5 :
“ Informasinya saya tau langsung dari atasan.”
42
Para karyawan selalu menerima berbagai informasi yang
berhubungan denga pekerjaan atau perubahan sistem kerja yang ada,
terkecuali informasi yang bersifat tertutup serta rahasia yang hanya
dapat diketahui oleh pihak–pihak tertentu, sebagaimana yang di
ungkapkan oleh R12 :
“ Ya kita di sini kalau ada hal – hal baru apalagi itu penting soal pekerjaan pasti kita di informasikan, kecuali hal – hal yang bersifat tertutup atau mungkin rahasia yang mungkin hanya boleh beredar di kalangan pimpina saja yang kita tidak tau, tapi kalo menyangkut kerja kita pasti di informasikan”.
Langkah selanjutnya yang di ambil untuk melakukan
penerapan secara menyeluruh adalah pembekalan serta pelatihan bagi
karyawan yang nantinya menggunakan sistem yang akan diterapkan,
dengan tujuan pengenalan serca pengetahuan dalam proses
penggunaan, sebagaimana yang diungkapkan oleh Q3 :
“Jika ada sesuatu yang menyangkut dengan pekerjaan, pastinya kita akan informasikan secara menyeluruh, melalui kepala - kepala bagian yang ada agar bisa sampai pada semua yang pegawai, kalo yang berhubungan dengan penggunaan sarana – prasarana baru tentunya akan ada pelatihan biar semua pengguna yang ada di telkom mengenali sarana tersebut, paham penggunaannya, dan tau juga bagaimana harus mengatasi hal tersebut ketika ada kendala, apalagi ini berhubungan dengan barang teknologi jadi semua harus mengerti betul tentang tata cara pemakaian dan sebagiannya”.
Tentang adanya pembekalan serta pelatihan untuk perkenalan
EHRM kepada karyawan sebagaimana yang diungkapkan oleh Q3,
merupakan hal yang benar, sebagaimana yang diungkapkan oleh R2 ;
“ Saya tau dari waktu pelatihan dan pengenalan lingkungan kerja, dikasi tau terus dilatih”.
43
Program pembekalan dan pelatihan ini tidak didapat
karyawan hanya pada saat EHRM diterapkan. Materi mengenai
pengenalan serta cara bekerja menggunakan EHRM juga menjadi
materi utama dalam program pengembangan dan pelatihan karyawan,
khususnya bagi karyawan yang baru, sebagaimana yang diungkapkan
oleh R10 :
“Informasinya dapat pas saya di terima kerja di sini, sudah di jelaskan waktu kita ikut program perkenalan lingkungan kerja trus pelatihan kerja, waktu itu semua yang berhubungan dengan kerja di kasitau jelas di situ”. Selain melalui program pelatihan, rekan kerja juga mengambil
peran penting dalam penyebaran informasi, sebagaimana yang
diungkapkan oleh R7 :
“Informasinya dapat dari pihak telkom langsung, teman juga waktu itu kasi tau”.
Sekalipun penerapan secara menyeluruh pada akhirnya
berhasil untuk dilaksanakan, namun dalam prakteknya ditemukan
pula beberapa masalah. Hasil penelitian menunjukan bahwa masalah
dalam penerapan secara menyeluruh berupa penyesuaian jadwal
pelatihan dengan agenda utama yang sedang berjalan, sehingga
membutuhkan waktu tambahan serta waktu yang tepat untuk
diadakannya pelatihan secara bersama agar tidak memakan waktu
dan menghabiskan anggaran, sebagaimana yang di sampaikan oleh
Q2 :
“Untuk kendala yang terlalu serius tidak ada, hanya saja yang sering menjadi kendala adalah masalah waktu. Penetapan waktu pelatihan itu terkadang yang harus kami cermati karena kita kan bekerja mengikuti program yang ada jadi untuk penetapan waktu biasanya kita sesuaikan dengan agar penyelenggaraan kegiatan ini tidak mengganggu agenda yang sudah ada atau agenda yang sedang berjalan. Diupayakan agar
44
tidak terjadi tabrakan waktu dengan agenda yang sudah di tetapkan dan sedang berjalan. bisa saja kita adakan kegiatan pelatihan ini dengan memberi tanggung jawab pada setiap divisi untuk dijalankan secara terpisah, tapi ini kan namanya membuang biaya, jadi kami perlu menetapkan waktu yang pas agar semua berjalan serentak biar biaya yang dikeluarkan tidak dobel. Selain waktu ya tentunya biaya atau anggaran, hal ini perlu di pikirkan direncanakan matang – matang agar tidak terjadi pembengkakan biaya”.
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Q1, namun dari apa
yang di ungkapkan oleh Q1 ditemukan hal lain yang menjadi kendala
dalam penerapan secara menyeluruh, yakni masalah teknis, dimana
pengadaan sarana – sarana teknis membutuhkan waktu karena sarana
– sara tersebut tidak seluruhnya tersedia di Kupang dan harus
menunggu pengiriman Jawa, sebegaimana yang di ungkapkan Q1 :
“Kalau kendala biasanya hal – hal yang tidak begitu berat misalnya hal teknis kayak pengiriman sarana – prasarana yang butuh waktu, atau alat – alat tertentu yang susah kita dapatkan di Kupang kan semuanya musti tunggu dari jawa. Kadang juga penempatan lokasi alat – alat yang kita kategorikan sebagai alat berat juga jadi persoalan, kalau untuk masalah SDM kita sendiri biasanya masalah waktu saja, penetapan waktu pelatihan training apa segala macam itu harus kita sesuaikan dengna agenda biar tidak tumpang tindih dengan kita punya kegiatan yang ada dan juga yang sedang berjalan”.
Permasalahan lain yang timbul dalam proses EHRM secara
menyeluruh dalam PT Telkom wilayah Kupang NTT adalah
perbedaan kemampuan individu dalam menggunakan sistem yang
diterapkan, berikut hasil wawancara dengan Q3 :
“Dari awal kita terapkan elektronik human resource di telkom sini, kendala yang sering muncul pada tahap awal itu ya masih sedikit bingung, namanya juga barang baru jadi perlu adaptasi, tapi sudah semakin lama ya akhirnya bisa juga, ini soal kemampuan kita sebagai pengguna dalam menagkap hal
45
– hal baru lah. Kalau yang muda – muda itu cepat tangkap apalagi sudah bergaul dengan teknologi to jadi lebih mudah mengerti, kalau yang su umuran seperti kita sedikit lebih lambat dari yang muda – muda”.
Melihat adanya kendala yang muncul dalam proses penerapan
EHRM secara menyeluruh, PT Telkom wilayah Kupang NTT
kembali melihat inti permasalahan kemudian membentuk tim khusus
untuk menangani inti permasalahan menjadi langkah untama PT
Telkom wilayah Kupang NTT dalam menangani masalah yang
timbul, hal ini bertujuan agar penanganan masalah dari proses ini
tidak mengganggu stabilitas dari kegiatan lain yang juga sedang
berjalan, sebagaimana yang diungkapkan Q1 :
“Pengalaman kemarin dalam mengatasi hal – hal seperti ini kami membentuk tim kemudian koordinasi dengan pusat untuk menaggulangi masalah, secara khusus yang berhubungan dengan pengadaan dan implementasi suatu sistem, sehingga masalah ini dan tidak mengganggu stabilitas dari kegiatan – kegiatan yang sudah berjalan sebelumnya”.
Untuk mengatahsi permasalahan yang berhubungan dengan
masalah penetapan waktu, PT Telkom wilayah Kupang NTT
melakukan penyesuaian dengan berpatokan pada jadwal kegiatan
yang ada pada agenda utama yang sedang berjalan. Penyesuaian ini
bertujuan agar tidak terjadinya tabrakan serta tumpang tindih antar
kegiatan yang sedang berjalan maupun yang direncanakan, agar
kegiatan pelatihan dapat berjalan serempak yang melibatkan semua
bagian yang ada dalam PT Telkom wilayah Kupang NTT
sebagaimana yang di ungkapkan oleh Q3 :
“Untuk masalah waktu ya kami kembali pada agenda yang ada sebagai patokan, kemudian baru kita tentukan waktu yang pas agar semua dapat berjalan dengan baik dan pelaksaannya bisa berjalan tanpa ada tabrakan kegiatan dan juga bisa serempak untuk semua divisi yang ada dan yang
46
membutuhkan pelatihan tersebut. Kalau untuk masalah anggaran biasanya kita rapatkan dan menentukan detail dari setiap kegiatan, apa saja yang di perlukan sehingga biayanya sesuai dengan yang direncanakan”.
Penanggulangan permasalahan yang timbul, selanjutnya
dilakukan dengan cara melakukan koordinasi antar bidang, tujuan
dari koordinasi yang dilakukan adalah untuk mendata dan
mengetahui persoalan–persoalan atau kesulitan yang dialami oleh
karyawan dari setiap bidang dalam hal penggunaan sistem yang telah
direapkan dalam PT Telkom Wilayah Kupang NTT. Pendataan
mengenai persoalan–persoalan yang dialami oleh karyawan ini
dilakukan secara berkala sehingga dapat mengetahui sejauh mana
perkembangan atas permasalahan yang ada, agar dapat dilakukan
pembenahan sehingga semua ptoses dapat berjalan dengan baik,
sebagaimana yang diungkapkan Q2 :
“Biasanya dalam proses training itukan ada laporan individual, ada juga kita minta masukan secara pribadi mengenai kesulitan – kesulitan yang dialami masing – masing, nah dari situ kita akan rekap dan kita lihat mana yang masi kurang ya kita benahi lagi, kita beri perhatian khusus sampe bisalah, ya setidaknya sampai mereka benar – benar paham, saya juga sering koordinasi dengan bagian sdm untuk kalo bisa dalam beberapa bulan begitu kasi saya laporan mengenai pengeluhan atau mungkin masukan - masukan yang di peroleh dari pegawai – pegawai ini khususnya yang menyangkut dengan IT biar bisa kita carikan solusi nya, agar kedepan itu bisa lebih baik”.
Merujuk pada apa yang diungkapkan oleh Arenawati (2012)
dimana salah satu langkah penerapan EHRM dalam organisasi adalah
persetujuan serta dukungan dari seluruh pihak dalam organisasi,
maka hasil penelitian menunjukan bahwa penerapan EHRM pada PT.
47
Telkom wilayah Kupang NT pada umumnya mendapat dukungan
dari semua pihak yang ada, sebagaimana yang di ungkapkan Q2. :
“Ya benar sekali, semua pihak yang ada menyetujui hal ini, apalagi ini juga instruksi dari pusat dan dari pusat sendiri turut mendukung serta membantu”.
Sekalipun semua pihak pada akhirnya memberikan dukungan,
namun pada awalnya ada pihak yang masih merasa belum jelas
tentang rencana akan penerapan EHRM pada PT Telkom wilayah
Kupang NTT, namun melalui penjelasan lebih lanjut keraguan dari
pihak tersebut berubah menjadi persetujuan serta dukungan, dan pada
akhirnya menyatakan senang setelah sistem diterapkan, sebagaimana
yang diungkapkan oleh Q3 :
“Waktu pertama kali kita tawarkan, ya ada yang seperti bagaimana ya, maksud nya tidak menolak tapi butuh penjelasan saja, karena mungkin baruh dengar istilah tapi setelah mereka tau jelas, mereka bisa terima dan setelah diimplementasi ternyata banyak pihak dalam telkom disini senang ”. Persetujuan diperoleh melalui rapat, dan melalui hasil rapat
tersebut diperoleh kesepakatan dan pernyataan siap serta setuju akan
adanya penerapan EHRM. Dukungan ini tidak hanya diberikan oleh
semua pihak yang ada dalam PT Telkom wilayah Kupang NTT, tapi
juga diberikan oleh pihak PT Telkom pusat, sebagaimana yang
diungkapkan oleh Q1 :
“ Semua pihak menyatakan siap untuk ini, dari pusat pun turut mendukung. Sejauh ini kami selalu mendapatkan respon positif baik dari pusat dari pusat maupun dari internal Telkom Kupang”.
48
Melalui keseluruhan hasil ini dapat disimpulkan bahwa
penerapan EHRM secara menyeluruh dilakukan dengan persiapan
berupa survei kebutuhan kerja dari berbagai divisi yang ada,
perencanaan yang matang terhadapa aplikasi yang hendak digunakan,
melakukan koordinasi antar bidang atau divisi, merencanakan
anggaran serta mempersiapkan SDM yang ada. Dalam
mempersiapkan hal – hal tersebut ditemukan adanya kendala berupa
kendala teksnis serta hambatan dalam koordinasi dan pengambilan
keputusan penandaan yang memakan waktu. Untuk mengatasi
kendala – kendala yang timbul, PT Telkom wilayah Kupang NTT
kembali memperkuat dan mempertegas koordinaasi antar bidang,
menjalin koordinasi dengan pihak luar perusahaan yang turut
mendukung kelancarankegiatan, serta memberi perhatian khusus
pada inti permasalahan.
Penerapan EHRM secara menyeluruh dilakukan PT Telkom
wilayah Kupang NTT dengan melakukan sosialisasi serta penyebaran
informasi tentang penerapan, melakukan uji coba terhadap sistem
yang diterapkan, dan kemudian melakukan pembekalan dan pelatihan
pada karyawan yang ada. Dalam proses ini, ditemui kendala berupa
kesulitan untuk menyesuaikan jadwal pelatihan secara menyeluruh
dengan agenda yang sedang berjalan, perbedaan kemampuan individu
dalam menggunakan sistem yang diterapkan serta hambatan –
hambatan teknis. Untuk mengatasi hal – hal tersebut, PT Telkom
wilayah Kupang NTT memberi fokus terhadap permasalahan utama
yang terjadi, membangun kembali koordinasi dengan Telkom pusat
dan juga antar bidang yang ada pada PT Telkom Kupang NTT, serta
perencanaan yang matang untuk penyesuaian jadwal pelatihan
dengan jadwal dari kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung.
49
Penerapan EHRM ini mendapat dukungan dari seluruh pihak yang
ada pada PT Telkom wilayah Kupang NTT serta PT Telkom Pusat.
4.4.3.Hasil Wawancara Untuk Pertanyaan Penelitian “Bagaimana Peran Dari EHRM Yang Diterapkan Terhadap Kegiatan–Kegiatan Yang Berhubungan Dengan Fungsi MSDM Pada PT Telkom wilayah Kupang NTT”
Melalui penelitian ini diketahui bahwa secara umum kegiatan
– kegiatan untama yang ada pada PT Telkom wilayah Kupang NTT
sudah didukung oleh EHRM yang diterapkan, terutama kegiatan –
kegiatan yang berhubungan dengan fungsi – fungsi utama dari human
resource management (HRM) itu sendiri, sebagaimana yang di
ungkapkan oleh Q1;
“Kalau untuk bidang lain saya tidak begitu menguasai dengan detail, tapi untuk bidang sdm sistem ini sudah mendungkung proses rekrutment,seleksi karyawan, jadi dalam proses ini kita terhubung dengan web jadi pelamar bisa langsung masuk ke web dan mengisi data disitu, kemudian untuk program pelatihan itu materi–materi pelatihan semuanya kita sudah masukan kedalam jadi bisa diakses oleh kariawan juga karyawan bisa belajar mandiri juga dengan materi yang kita suda masukan, kemudian data–data karyawan, penyebaran informasi juga evaluasi”.
EHRM yang diterapkan juga menjadi fungsi dari
pengendalian perilaku setiap individu yang ada dalam hal
kedisiplinan, dimana sistem ini juga mengatur absesnsi yang ada,
sebagaimana di ungkapkan oleh Q2 :
“Sistem yang kami gunakan semenjak tahun 2002 ini mendukung beberapa kegiatan di sini yang menyangkut data pribadi karyawan, kegiatan perekrutan, pelatihan juga transver data antar divisi juga antar kantor pusat, dengan kantor pelayanan umum karna kami di kupang ada 3 kantor terpisah. Kalo di sini di lalamentik ini kantor induk, nanti yang di
50
palapa itu depan kantor pos kota itu unut IT nya jadi nanti kalo adik pelu data juga dari bidang IT nanti di sana tempatnya, trus kantor untuk pelayanan publik itu atau Plaza telkom itu ada di jalan Urip Sumoharjdo yang depan katedral, jadi sistem ini mendukung mobilisasi data dan informasi dari ketiga kantor yang ada ini. Kalo tidak begini kan ada apa – apa kita harus bergerak jalan sisni sana kan hanya buang – buang waktu, jadi dengan ini juga kita bisa menghemat waktu. Selain itu sistem ini juga untuk menegakan disiplin karyawan karna sistem ini juga menunjang absensi secara online jadi tidak ada lagi itu manipulasi kehadiran dengan jam keluar masuk seperti waktu masih pakai absen manual ”.
Sehubungan dengan kegiatan, narasumber dengan kategori R
mengungkapkan bawaha kegiatan – kegiatan yang mereka lakukan,
telah didukung oleh EHRM yang diterapkan, sebagaimana yang
diungkapkan oleh R4 :
“ Sejauh ini kita pakai untuk penyimpanan data–data penting, data karyawan juga, untuk analisis perancangan kegiatan, untuk rekrut pegawai baru, dengan ini kita bisa cek informasi terbaru. Oww ia kita punya daftar hadir juga sekarang sudah diatur dalam sistem ”
Pelayanan terhadap konsumen juga telah didukung oleh
EHRM, sehingga memudahkan pelanggan untuk melakukan
transaksi, pelaporan maupun pengaduan melalui sistem online,
sebagaimana yang di ungkapkan oleh R7 :
“ Untuk kegiatan ya kalau saya di sini untuk pelayanan pelanggan online, pembayaran via online, akses data, lalu input laporan penting kemudian proses ke bagian yang bertanggung jawab terus absensi dengan kita bisa cek informasi dengan sekaligus data pribadi misal gaji atau ada informasi mengenai pelatihan ”.
51
Hal serupa juga diungkapkan oleh R12 ; “ Secara umum sebagian besar kegiatan pokok sudah di bantu oleh sistem ini, misal analisis kerja, penjadwalan, penerimaaan pegawai baru, pelatihan, transfer data dan informasi semua kita sudah kelola lewat sistem bahkan pelayana konsumen juga sudah berjalan dengan sistem ini, jadi orang bisa bayar tahihan telpon, speedy, lewat internet saja tidak usah antri di kantor pembayaran lagi ”
Dari keseluruhan hasil wawancara ini dapat dilihat bahwa
EHRM yang diterapkan tidak saja menunjang kegiatan–kegiatan
utama yang berhubungan dengan fungsi–fungsi HRM pada PT
Telkom wilayah Kupang NTT, tapi juga mendukung kegiatan yang
berhubungan dengan pelayanan pelanggan dan konsumen.
4.4.4. Hasil Wawancara Untuk Pertanyaan Penelitian “Apa Manfaat Yang Diperoleh PT Telkom Wilayah Kupang NTT Dari Penerapan EHRM.
Hasil penelitian menunjukan bahwa bahwa EHRM yang
diterapkan meberikan peningkatan terhadap kualitas kerja dan mutu
pelayanan, sebagaimana yang diungkapkan Q3 :
“Manfaat yang kita peroleh ya meningkatkan kualitas kerja dan pelayanan kita baik untuk telkom sendiri juga untuk masyarakat sebagai konsumen maupun pelanggan”.
Selain membeikan peningkatan kualitas kerja dan pelayanan
Manfaat lain yang dirasakan PT Telkom wilayah Kupang NTT pasca
penerapan EHRM adalah mempermudah serta memperlancar proses
kerja dan juga proses bisnis yang ada, sebagaimana diungkapkan oleh
Q1 :
“Kalau manfaat ya banyak yang kita sudah peroleh. Yang jelas membantu proses kerja kita menjadi mudah dan lancar, dengan ada hal ini membuat orang – orang yang bekerja lebih
52
kreatif dan profesional, segala bentuk data dan informasi lebih mudah untuk kita akses, dan juga memperlancar proses koordinasi antar bidang serta kontrol terhadap kinerja para pegawai menjadi lebih efektif ”. Penerapan EHRM ini juga memberikan penghematan waktu
dan biaya dalam proses operasional PT Telkom wilayah Kupang
NTT, sebagaimana diungkapkan Q2 :
“ Manfaat tentunya ada, sejauh ini kita bisa bekerja dengan menghemat waktu, pemngeluaran biaya untuk hal – hal seperti pencetakan dokumen, sekarang kita sudah alihkan menjadi sistem distribusi data online. Kebutuhan informasi juga menjadi lebih cepat dan jelas, kemudian dengan adanya penerapan ini karyawan lebih optimal dalam bejerja dan memberkan hasil yang baik ”.
Selain memberikan manfaat secara umum dalam proses kerja
dan operasional, tentunya penerapan ini berdampak pada setiap
karyawan yang ada. Penerapan EHRM ini meningkatkan semangat
kerja serta motivasi dari karyawan yang ada, sehingga karyawan
dapat bekerja dengan baik serta memberikan hasil yang baik pula,
sebagaimana yang diungkapkan oleh Q1 :
Sejauh pemantauan saya terhadap hasil kerja yang ada semuanya baik. Semua karyawan bekerja dan memberikan hasil yang baik, dari situ saya menilai bahwa kinerja semuanya baik.
Dengan adanya penerapan EHRM, karyawan bekerja dengan
baik, memberikan hasil yang baik, serta bekerja tepat sesuai dengan
waktu yang ditentukan. Berikut pengungkapan dari Q2 :
“Sejauh ini semua bekerja dan berjalan dengan baik dan lancar, saya perhatikan juga bahwa karyawan memberikan hasil kerja yang memuaskan, target kerja tercapai dan semua yang dikerjakan dapat diselesaikan tepat waktu”.
53
Pihak karyawan sendiri menyatakan bahwa penerapan EHRM
merupakan suatu hal yang baik dan menjadi suatu metode yang baik
pula dalam bekerja, sebagaimana yang diungkapkan oleh R5 :
“ Kalau buat saya ini merupakan metode kerja yang membuat kita kerja lebih baik”.
Penerapan EHRM ini juga dipandang sebagai suatu kemajuan
dalam bekerja, karena memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada,
sebagaimana diungkapkan oleh R6 :
“ Kalau buat saya hal – hal yang begini merupakan kemajuan, karna sekarang teknologi sudah maju jadi kita juga harus menyesuaikan sehingga pekerjaan kita kalau ada dukungan teknologi seperti begini bisa lebih baik hasilnya”. Pada umumnya karyawan merasa pekerjaan menjadi mudah
untuk dikerjakan, dan merasa fokus untuk bekerja, sebagaimana yang
di ungkapkan oleh R 11 :
“Ya yang saya rasa itu lebih terfokus pada apa yang harus saya kerja, senang juga karna membantu, jadi kita punya pekerjaan itu dapat selesai dengan baik”.
Hal lain mengenai manfaat yang dirasakan oleh karyawan
adalah penambahan pengetahuan dalam proses kerja, sebagaimana
yang disampaikan oleh R9 “
“Pengetahuan tentang cara kerja bertambah, juga semangat untuk bekerja dan pekerjaan dapat selesai dengan baik”.
Melanjutkan tentang hal–hal yang berhubungan dengan
manfaat yang dirasakan oleh karyawan, ada pula yang menyatakan
bahwa dengan hal seperti ini pekerjaan dapat terselesaikan dengan
cepat, mudah dikerjakan sehingga tidak menjadi beban kerja, dengan
begitu semagat kerja tetap ada, sebagaimana yang diungkapkan oleh
R12 :
54
“ ya libih mudah saja dibandingkan dengan yang dulu, dengan begini kan kita bisa kerja dengan baik, pekerjaan yang ada juga kita selesaikan dengan mudah, cepat selesai juga karna bantuan teknologi yang ada ini. Dengan begini juga biar kita lebih semangat kerja ”. Penerapan EHRM pada PT Telkom wilayah Kupang NTT
juga memberikan kepuasan. seluruh pihak dalam PT Telkom wilayah
Kupang NTT merasa puas, sebagaimana yang diungkapkan oleh Q3 ;
“Sejauh yang ditemukan ya semuanya baik, semenjak kita terapkan ini, saya selalu pantau dan minta laporan tentang keluhan atau masalah yang dihadapi, dan sampai sekarang ini semua baik–baik, kalaupun ada keluhan itu cuman masalah teknis dan bisa teratasi, hasil evaluasi juga menujukan ke situ bahwa pegawai senang, hasil yang ada juga baik ”.
Hal serupa juga diungkapkan oleh pihak karyawan,
sebagaimana yang di ungkapkan oleh R6 dan R10 :
“Ya, selama ini saya puas”
Bentuk kepuasan karyawan terhadap seistem yang diterapkan
diketahui melalui hasil evaluasi yang dilakukan oleh PT Telkom
Wilayah Kupang NTT, sebagaimana yang diungkapkan oleh Q1 :
“Melalui laporan hasil evaluasi dan kita juga melihat target yang dicapai dalam bekerja, tugas–tugas terlaksanakan dengan baik atau tidak, semua itu nanti kita analisis sehingga kita tau, kita juga sering survei tentang kepuasan kerja” .
Selain melalui evaluasi program kerja dan survei, pendekatan
personal juga dilakukan untuk mencari tahu manfaat serta kepuasan
yang dirasakan oleh karyawan setelah bekerja dengan EHRM yang
diterapkan, seperti yang diungkapkan Q3 :
“ Ya kita lihat yang pertama itu dari hasil kan, kalau hasilnya baik, mencapai target ya tentu saja para pegewai bekerja dengan baik sehingga hasilnya demikian, tidak ada kan orang kalau tidak ada motivasi bisa memberikan hasil yang terbaik, kita juga punya program evaluasi, kadang dengan pegawai di
55
IT sini saya dekati secara personal, bagaimana ? ada keluhan apa? Apa semua aman–aman saja kah atau mungkin ada yang kurang beres ya saya bisa tahu dan kemudian carikan solusi untuk itu. Kalau saya dengan anak–anak yang ada di sini ya saya lebih terbuka, maksudnya terbuka dalam arti kalau ada hal–hal yang perlu di sampaikan ya tidak usah sungkan, kadang mereka malu jadi saya yang lebih banyak ambil inisiatif untuk tanya–tanya sama mereka. Sampai saat ini semuanya baik dan terkendali ”.
Dari hasil yang ada dapat dilihat bahwa penerapan EHRM
yang dilakukan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT memberikan
dampak positif serta manfaat baik bagi PT Telkom wilayah Kupang
sendiri maupun bagi setiap karyawan yang ada. Manfaat dan
kepuasan yang diperolehpun selalu dimonitor oleh manajemen PT
Telkom Wilayah Kupang NTT sehingga dapat diketahui
perkembangannya.
4.4.5. Hasil wawancara Untuk Pertanyaan Penelitian “Apa Permasalahan Yang Timbul Pasca Penerapan EHRM Oleh PT Telkom Wilayah Kupang NTT, Serta Bagaimana Cara Mengatasi Permasalahan Tersebut”.
Sekalipun EHRM telah berhasil diterapkan secara menyeluruh
pada PT Telkom wilayah Kupang NTT, bukan berarti bahwa tidak
ada permasalahan yang timbul. Hasil penelitian menunjukan bahwa
masalah yang sering timbul adalah masalah yang berhubungan
dengan msalah teksnis serta perbedaan kemampuan individu dalam
beradaptasi serta menggunakan menggunakan sistem yang diterapkan
sebagaimana yang di ungkapkan oleh Q1 :
“ Kalau untuk masalah setelah kita terapkan sistem ini, pada awalnya itu dari yang kita pantau itu, ya semacam kesulitan dalam menggunakan, itu pada awal penerapan, ya karna masih hal baru jadi ada sebagaian karyawan yang masih kaku begitulah, tapi semakin ke sini ya rata-rata sudah menguasai,
56
selain itu ya hal–hal teknis saja, semacam jaringan lemah tiba- tiba, tapi sudah kita tangani, pokoknya setiap ada masalah pasti kita tangani”. Hal serupa juga diungkapkan oleh pihak karyawan bahwa ada
karyawan yang mengalami hal kesulitan yang berhubungan dengan
menggunakan serta bekerja dengan sistem EHRM yang diterapkan,
sebagaimana yang diungkapkan oleh R12 :
“Kalo kesulitan ya paling awal–awal saja karna barang baru jadi sedikit membingungkan, trus kadang itu sedikit bingung kalau misal komputer mulai onar, cuman ya pelan–pelan akhirnya bisa juga ”. Hal serupa juga di alamioleh karyawn lainnya, sebagaimana
yang diungkapkan oeh R10 :
“Kalo awal – awal saya itu kadang bingung kalau misal kita tiba – tiba salah tekan atau salah klik disitu kadang buat panik juga, kadang ada rasa takut salah tekan atau apa jadi terkadang macam tengang begitu, cuman lama kelamaan mulai terbiasa ”. Dengan adanya permasalahan ini, PT Telkom wilayah
Kupang –NTT melakukan koordinasi kembali dengan setiap bidang
untuk mendata kesulitan–kesulitan yang dialami, sehingga bisa
diambil tindakan cepat untuk penyelesaian pada inti permasalahan
yang ada, sebagaimana diungkapkan oleh Q3:
“Sejauh ini kita data, dari semua bidang yang ada datanya. Jadi dari situ kita tau kesulitan–kesulitanya apa, sehingga kita bisa cari jalan keluarnya. Kita juga lakukan tindakan yang sifatnya pemeliharan dan perawatan terhadap semua fasilitas yang kia miliki, kita cek secara berkala keadaannya, kita cek perkembangannya seperti apa sehingga bisa kita tingkatkan kemampuan fasilitas menjadi lebih baik”. Tindakan penanganan masalah yang cepat serta mengarah
pada inti persoalan yang dilakukan oleh pihak manajemen PT
Telkom wilayah Kupang NTT ini dibenarkan oleh karyawan yang
57
menyatakan bahwa bahwa dari pihak manajemen selalu menanggapi
dan merespon laporan permasalahan yang masuk, sebagaimana yang
diungkapkan oleh R2 :
“Kalau soal tindakan perusahaan pastinya ada tindakan langsung kalau memang masalah itu bisa langsung di selesaikan, tapi kalau ada hal yang tidak bisa langsung saat itu juga pasti diselesaikan secara bertahap”
Selain adanya penanganan langsung pada inti masalah, ada
juga survei terhadap bentuk–bentuk persoalan yang dihadapi oleh
karyawan, sebagaimana yang diungkapkan oleh R9 :
“Selama ini kalau ada masalah langsung ditangani, waktu itu juga ada survei mereka cek juga fasilitas terus perkembangan juga”. Karyawan juga saling memberikan dukungan serta saling
memberikan bantuan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi
sebagaimana yang diungkapkan oleh R4
“Misalkan ada hal–hal yang tidak diketahui pasti saya tanyakan, supaya tau, dan berusaha untuk cari tau juga”.
Hal yang berhubungan dengan saling memberikan dukungan
juga diungkapkan oleh R9 :
“ Kalau teman butuh kenapa tidak? saya pasti akan bantu. Kita di sini saling bantu–bantulah kalau ada hal–hal yang memang sulit”.
Usaha mandiri juga dilakukan karyawan untuk mencari tahu
titik persoalan yang terjadi, sebagaimana yang diungkapkan oleh
R12:
“ Ya belajar saja pelan–pelan, tanya–tanya sama yang lain yang saya anggap lebih mengerti begitu, kalo soal kerusakan teknis atau yang onar–onar itu kita lapor pada teknisi yang lebih mengerti, kalo saya pribadi ya tau pakai lebih banyak dari tau perbaiki, jadi kalo yang sudah berat-berat ya lapor saja, biar yang ahli disitu yang urus ”.
58
Penerapan dan pemanfaatan EHRM dalam PT Telkom
wilayah Kupang NTT tidak mengganggu serta menghambat ruang
interaksi serta komunikasi yang ada dalam lingkungan kerja.
Pekerjaan dapat berjaklan dengan baik, situasi interaksi maupun
komunikasipun berjalan dengan baik tanpa adanya masalah,
sebagaimana yang diungkapkan oleh R3:
“Tidak juga, ya kita kerjanya tidak harus diam lalu sampai habis kerja baru bisa komunikai dengan orang lain, kita kerja santai tapi tidak menelantarkan pekerjaan. Komunikasi dengan teman kerja tidak terganggu”.
Penerapan serta pemanfaatan EHRM dalam bekerja, tidak
membuat situasi kerja, interaksi dan komunikasi dalam lingkungan
kerja menjadi kaku, sebagaimana yang di sampaikan oleh R3;
“ Sejauh ini baik–baik saja, situasi kerja juga tidak menjadi kaku”. Dari hasil yang ada dapat diketahui bawha pasca penerapan
serta pemanfaatan EHRM oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT
masaih terdapat beberapa persoalan berupa hal teknis maupun
perbedaan kemampuan karyawan dalam menggungakan sistem yang
diterapkan. Tetapi persoalan ini dapat ditangani dengan baik, dimana
pihak manajemen PT Telkom wilayah Kupang NTT mengambil
tindakan cepat dengan mendata setiap persoalan yang ada dan
langsung melakukan penanganan pada titik permasalahan.
Selain pihak manajemen, pihak karywan juga secara dewasa
dan inisiatif melakukan usaha untuk memecahkan kesulitan yang
dialami. Melakukan kerjasama dengan rekan–rekan kerja, saling
mendukung serta meberikan bantuan merupakan upaya yang
dilakukan untuk memecahkan kesulitan yang dihadapi secara pribadi.
Penerapan dan pemanfaatan EHRM pada PT Telkom wilayah
59
Kupang NTT sama sekali tidak menghambat siutasi interaksi dan
komunikasi pada lingkungan kerja yang ada.
4.5. Pembahasan.
Berdasrkan hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka diperoleh
pembahasan sebagai berikut :
4.5.1. Menjawab Pertanyaan Penelitian “mengapa PT Telkom wilayah Kupang NTT menggunakan EHRM”.
Ketika sebuah organisasi memutuskan untuk melakukan suatu
perubahan, tentunya didasari oleh tujuan yang jelas. Hal utama yang
dilakukan organisasi dalam melakukan perubahan tentunya demi
menemukan pola baru atau memperbaruhi cara dalam menggunakan
resource dan capabilities yang ada sehingga meningkatkan
kemampuan organisasi dalam menciptakan nilai serta meningkatkan
hasil yang diinginkan (Stoner et al., 1996).
Salah satu bentuk perubahan adalah dengan memanfaatkan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sebagai cara
untuk mengeloah organisasi serta sumber daya yang ada. Bagi
organisasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
merupakan inovasi atau terobosan baru untuk melakukan peningkatan
(Bondarouk et al., 2014). Hal ini juga turut mengubah cara organisasi
dalam mencapai tujuannya serta memberikan kontribusi terhadap
perubahan struktur, fungsi serta kinerja dan efektifitas (Mahedi &
Fartash, 2012).
Dalam penelitian ini ditemukan adanya pemanfaatan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yakni adanya
penerapan electronic human resource management (EHRM) oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT. Penerapan ini dilatarbelakangi oleh
adanya kesadaran dari pihak manajemen baik PT Telkom pusat serta
60
PT Telkom yang ada pada setiap wilayah perwakilan, termasuk di
Kupang akan perkembangan teknologi. Pihak manajemen
sepenuhnya sadar bahwa dengan memanfaatkan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi kedalam PT Telkom wilayah
Kupang NTT, tentunya dapat menciptakan masa depan organisasi
yang lebih baik, serta meningkatkan kualitas kerja dan pelayanan.
Selain adanya faktor pendukung, ditemukan pula tujuan utama dari
penerapan EHRM yang dilakukan, yaitu membawa perubahan serta
kemajuan dalam bekerja, peningkatan keterampilan serta kemampuan
kerja demi menghasilkan kualits kerja serta pelayanan yang bermutu.
Dengan melihat apa yang menjadi latar belakang serta tujuan
utama dari penerapan EHRM ini, menunjukan bahwa pihak
manajemen sepenuhnya memahami bahwa EHRM sebagai aplikasi
yang menunjang segala kegiatan utama, khususnya yang
berhubungan dengan fungsi–fungsi utama dari human resource
manajemen (HRM) dalam organisasi, yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas kerja serta pelayanan untuk mencapai apa
yang menjadi tujuan utama PT Telkom secara umum termasuk PT
Telkom wilayah Kupang NTT. Pemahaman inilah yang dimaksudkan
oleh Fisher (2014) bahwa EHRM merupakan seperangkat cara atau
pola yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi yang
digunakan untuk mengelola organisasi demi menciptakan keunggulan
kompetitif serta mewujudkan hal–hal yang menjadi tujuan dari
organisasi.
Melihat apa yang menjadi faktor pendorong untuk
menggunakan EHRM, maka dapat dipahami bahwa untuk
menerapkan EHRM dibutuhkannya kesadaran oleh pihak manajemen
dalam sebuah organisasi, kesadaran akan betapa pentingnya
61
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Kesadaran ini merupakan bukti bahwa pihak manajemen PT Telkom,
baik pusat maupun PT Telkom wilayah Kupang NTT memiliki
kepekaan terhadap perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi.
4.5.2. Menjawab Pertanyaan “Bagaimana PT Telkom wilayah Kupang NTT melakukan persiapan serta menerapkam EHRM secara menyeluruh kedalam perusahaan”.
Melakukan perubahan dalam organisasi bukan tergolong hal
yang mudah, terlebih lagi yang berhubungan dengan perubahan
sistem atau cara kerja dari bentuk manual menjadi bentuk atau sistem
kerja yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi.
Untuk melakukan perubahan dalam organisasi yang
berhubungan dengan penerapan teknologi informasi dan komunikasi
khususnya EHRM, perlu memperhatikan beberapa hal penting.
Sekalipun EHRM memberikan manfaat yang positif dari
penerapannya, namun bila tidak diterapkan dengan memperhatikan
hal–hal berikut, maka penerapannya tidak efektif. Arenawati (2012 )
mengungkapkan bahwa dalam persiapan penerapan EHRM perlu
diperhatikan beberapa langkah yakni ketersediaan dana atau biaya,
ketersediaan infrastruktur yang memadai, tingkat konektifitas
jaringan internet, kesiapan sumber daya manusia, perangkat hukum
serta perubahan paradikma.
Dari hasil penelitian ini ditemukan bahwa dalam melakukan
persiapan penerapan EHRM, pihak manajemen PT Telkom wilayah
Kupang NTT berpatokan pada prosedur yang telah di tetapkan dari
pusat, karena Telkom pusat telah menerapkan sistem ini terlebih
dahulu. Dalam penerapannya dilkukan beberapa langkah sebagai
62
berikut yakni; survey serta analisis kebutuhan kerja pada setiap
bidang yang ada, melakukan perencanaan serta analisis konsep dari
aplikasi yang hendak digunakan, analisis infrastruktur dan jaringan,
analisis perencanaan anggaran, memperluas informasi dengan
memaksimalkan peran setiap kepala bidang sebagai media perluasan
informasi, serta mempersiapkan SDM yang ada.
Mencermati tahap persiapan yang dilakukan, dapat dilihat
bahwa adanya upaya untuk mengumpulkan informasi mengenai
kebutuhan setiap bidang yang ada serta mendeskripsikan kebutuhan–
kebutuhan tersebut. Dalam melakukan perubahan perlu untuk
diketahui kebutuhan yang ada pada setiap bidang dalam organisasi,
sehingga perubahan yang dilakukan dapat memenuhi kebutuhan–
kebutuhan tersebut, dan juga selaras dengan tujuan yang ingin dicapai
oleh organisasi. Hal inilah yang dimaksudkan Stoner (et al., 1996)
bahwa perubahan dan pengembangan organisasi pada dasarnya harus
berkaitan dengan tujuan utama dari organisasi itu sendiri.
Setelah mendeskripsikan kebutuhan antar bidang, langkah
selanjutnya yang dilakukan adalah mengkonsepkan jenis serta model
dari aplikasi yang hendak digunakan, yang tentunya dapat memenuhi
setiap kebutuhan yang ada pada setiap bidang dalam organisasi. Hal
yang dilakukan pada tahap ini, sejalan dengan apa yang di ungkapkan
oleh Oktavia (2011) bahwa kesuksesan penerapan sistem teknologi
informasi dan komunikasi dalam organisasi turut dipengaruhi oleh
kejelasan dari aplikasi yang akan digunakan, sehingga kebutuhan–
kebutuhan utama yang hendak dipenuhi dapat sesuai dengan aplikasi
yang diimplementasikan. Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah
merencanakan serta menganalisis anggaran yang akan dipakai,
dimana hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya pemborosan bagi
63
PT Telkom wilayah Kupang NTT. Analisis anggaran memberi
manfaat dalam menghindari kerancuan serta memberikan arah yang
jelas terhadap hal–hal yang hendak dicapai oleh organisasi (Oktavia,
2011).
Tahap persiapan selanjutnya adalah melakukan analisis
infrastruktur yang dimiliki, serta kemampuan jaringa internet yang
dimiliki dan survey terhadap lokasi penempatan server dari sistem
yang hendak diterapkan (EHRM). Mengingat bahwa hal–hal yang
bersifat konseptual harus diaplikasikan dalam teknologi, maka
penting untuk mempertimbangkan kembali infrastruktur yang
dimiliki, karena bagaimanapun hal ini tentunya berdampak pada
keberhasilan dari penerapan sistem teknologi dan informasi dalam
organisasi (Oktavia, 2011).
Selanjutnya yang dilakukan sebagai persiapan adalah
penyebaran informasi atau sosialisasi, dimana hal ini dilakukan
dengan memaksimalkan peran setiap kepala bindang yang ada
sebagai media perluasan informasi terhadap seluruh karyawan
mengenai perencanaan inplementasi EHRM pada PT Telkom wilayah
Kupang NTT. Proses penyebaran informasi mengenai perencanaan
implementasi teknologi informasi dan komunikasi merupakan hal
yang sangat penting. Proses penyebaran informasi ini bertujuan
membangun keterlibatan, persetujuan serta dukungan dari berbagai
pihak dalam organisasi (Oktavia 2011).
Tindak lanjut yang dilakukan adalah mempersiapkan SDM
yang ada agar semua pihak nantinya dapat menggunakan EHRM
yang diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTTdengan baik.
Hal ini dilakukan dengan cara memberikan program pengenalan
tentang sistem yang hendak diterapkan, sehingga dapat
64
mempersiapkan karyawan, membuka pola pikir, memberi gambaran
serta meningkatkan pengetahuan dan menjadikan karyawan sebagai
SDM yang berkompeten. Mempersiapkan SDM sebagai user dari
sistem yang hendak diterapkan merupakan hal penting. Keretlibatan
manajemen dalam memberikan informasi, merupakan wujud
kepedulian untuk menciptakan user yang berkompeten (Octavia,
2011).
Melihat tahap – tahap persiapan sebelum menerapkan EHRM,
yang dilakukan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT, peneliti
menemukan adanya beberapa hal yang tidak diungkapkan oleh
Arenawati (2012) dalam hal persiapan sebelum menerapkan EHRM
dalam organisasi, dan sebaliknya, ada tahap persiapan yang
diungkapkan, namun tidak ditemukan dalam penelitian.
Berikut perbandingan mengenai tahap–tahap persiapan
sebelum menerapkan EHRM yang diungkapkan oleh Arenawati
(2012) dengan hasil dari penelitian ini : Tabel 4.5.2.
Perbandingan Tahap – Tahap Persiapan Penerapan EHRM oleh Arenawati (2012) Dengan Hasil Penelitian Yang dilakukan.
Arenawati (2012) Hasil Penelitian Ini.
Persiapan dana / biaya Analisis kebutuhan kerja pada setiap bidang
Analisis kesediaan infrastruktur Perencanaan konsep aplikasi Tingkat konektifitas dan ketersediaan jaringan
Analisis konsep aplikasi dengan jenis kebutuhan pada setiap bidang
Desain Aplikasi Analisis infrasrtuktur Perengkat hukum Analisis Anggaran Perubahan paradikma Memperluas informasi, dan setiap
kepala bidang menjadi media perluasan informasi tersebut
Mempersiapkan SDM Mempersiapkan SDM
65
Tahap persiapan penerapan EHRM yang tidak terungkap oleh
Arenawati (2012), namun ditemukan dalam penelitian ini ataupun
sebaliknya, dapat menjadi rujukan yang saling melengkapi menjadi
satu literatur yang berhubungan dengan tahap–tahap persiapan
penerapan EHRM dalam organisasi.
Dari keseluruhan hasil, dapat disimpulkan bahwa pada
persiapan penerapan EHRM yang dilakukan oleh PT Telkom wilayah
Kupang NTT, dilakukan dengan perencanaan yang matang serta
terstruktur dengan baik, serta didukung dan dibantu oleh pihak
Telkom Pusat.
Dalam proses penerapan EHRM, segala sesuatunya belum
tentu dapat berjalan dengan sempurna. Maniviannan (2013) dalam
penelitiannya menyebutkan bahwa kendala yang sering muncul bagi
organisasi ketika melakukan persiamenerapkan EHRM adalah
hambatan teknis yang meliputi jaringan internet, desain yang kurang
menarik serta tingkat kerumitan dalam mengoperasikan aplikasi dan
kuatnya budaya tradisional dalam melaksanakan tugas serta
pekerjaan oleh para karyawan. Selanjutnya, Pattil (2013) serta
Aurelian dan Damasaru (2013) yang menemukan dan menjelaskan
bahwa masalah dalam penerapan EHRM oleh organisasi disebabkan
oleh kurangnya sosialisasi, ukuran dan fasilitas organisasi atau
perusahaan yang tidak memadai untuk mengimplementasikan
EHRM.
Dari hasil penelitian ditemukan bahwa proses persiapan
penerapan yang dilakukan PT Telkom wilayah Kupang NTT masih
menuai kendala, dimana kendala–kendala tersebut berupa kendala
teknis, namun bukan pada permasalaha teknis jaringan sebagaimana
disebutkan olen Maniviannan (2013), kendala teknis yang ditemukan
66
dalam penelitian ini berupa hal–hal yang berhubungan dengan listrik
yang mana hal ini sepenuhnya bukan tanggung jawab PT Telkom
wilayah Kupang NTT melainkan PT PLN. Untuk menjawb kendala
ini, PT Telkom wilayah Kupang NTT melakukan koordinasi dengan
pihak PLN.
Kendala selanjutnya berbeda dengan kendala yang
disampaikan oleh beberapa peneliti sebelumnya sebagaimana
disebutkan diatas. Selanjutnya, yang menjadi kendala bagi PT
Telkom Kupang wilayah Kupang NTT dalam menerapkan EHRM,
ialah hal–hal yang berhubungan dengan koordinasi antar bidang.
Penanganan untuk masalah ini dilakukan dengan dipertegas kembali
koordinasi yang ada.
Melalui masalah yang timbul serta penanganannya dapat
dilihat bahwa dalam menyelesaikan kendala yang timbul pada proses
persiapan penerapan EHRM, dibutuhkannya ketegasan untuk
melakukan penyelesaian serta respon yang cepat terhadap inti
permasalahan yang ada. Kordinasi merupakan hal yang penting,
mengingat bahwa penerapan EHRM adalah hal penting menyangkut
kebutuhan bersama dalam organisasi, maka komunikasi perlu untuk
tetap terjaga antar bidang dalam organisasi dan juga pihak diluar
organisasi yang turut menjadi faktor pendukung dalam penerapan
EHRM bagi organisasi. Keberadaan komunikasi dalam organisasi
merupakan kunci kesusksesan dari organisasi itu sendiri (Rahmanto,
2004).
Penerapan EHRM secara menyeluruh pada PT Telkom
wilayah Kupang dilakukan penyebaran informasi pada seluruh pihak
yang ada dalam PT Telkom wilayah Kupang NTT. Proses ini
melibatkan para kepala bagian yang ada sebagai media komunikasi.
67
Proses ini menunjukan bahwa dalam menerapkan EHRM secara
menyeluruh, komunikasi menjadi poin penting. Penyebaran informasi
tidak terbatas pada proses perencanaan saja, melainkan terus
berkesinambaungan sampai pada proses penerapan EHRM itu sendiri
secara menyeluruh kedalam organisasi. Setiap kepala bagian atau
kepala bidang PT Telkom wilayah Kupang kembali menjadi aktor
utama dalam proses penyebaran informasi. Hal ini menunjukan
bahwa dibutuhkannya sebuh proses komunikasi dan koordinasi yang
berkesinaambungan dalam upaya menerapkan EHRM secara
menyeluruh kedalam organisasi sebagaimana yang dilakukan oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT.
Selanjutnya yang dilakukan oleh PT Telkom wilayah Kupang
NTT dalam menerapkan EHRM secara menyeluruh adalah
melakukan uji coba kelayakan terhadap EHRM yang diterapkan.
Langkah ini menunjukan bahwa dalam proses penerapan EHRM
secara menyeluruh kedalam organisasi membutuhkan konsentrasi,
kecermatan serta ketelitian. Upaya ini sekaligus menjawab apakah
EHRM yang diterapkan mampu memenuhi kebutuhan–kebutuhan
utama dalam organisasi, dan juga apakah EHRM yang diterapkan
telah selaras dengan tujuan organisasi atau tidak. Karena Penerapan
EHRM adalah salah satu bentuk dari perubahan organisasi maka
perubahan ini harus menjawab kebutuhan utama organisasi serta
selaras dengan tujuan dari organisasi itu sendiri (Stoner, 1996).
Sehubungan dengan adanya penerapan EHRM oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT dengan tujuan membawa perubahan
serta kemajuan dalam bekerja, peningkatan keterampilan serta
kemampuan kerja demi meningkatkan serta menghasilkan kualitas
kerja dan pelayanan yang bermutu, maka yang selanjutnya dilakukan
68
adalah memberikan pelatihan serta pembekalan mengenai EHRM
terhadap karyawan. Hal ini menunjukan bahwa selain informasi,
karyawan juga perlu untuk ditempah menjadi karyawan–karyawan
yang kreatif, memiliki modal intelektual, serta menjadi SDM yang
berkompeten. Karena salah satu tujuan dari EHRM adalah
memberikan nilai tambah bagi peran SDM dalam organisasi yang
berpengaruh pada keunggulan kompetitif serta kualitas pelayanan
dari organisasi tersebut, maka langkah yang dilakukan oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT dalam hal ini adalah hal yang tepat,
karena melibatkan SDM yang ada dalam organisasi sebagai user dari
sistem yang diterapkan merupakan wudjud kepedulian kepada SDM
yang ada serta upaya untuk menciptakan SDM yang berkompeten
dalam organisasi (Octovia, 2011).
Dalam prosesnya, penerapan EHRM secara menyeluruh tidak
selalu berjalan dengan lancar, masih ditemukannya beberapa kendala
dalam proses penerapannya. Manivianannan (2013) mengungkapkan
adanya kendala–kendala dalam menerapkan EHRM secara
menyeluruh dalam organisasi yaitu hambatan teknis yang meliputi
jaringan dan infrastruktur lainnya, desain yang kurang menarik serta
tingkat kerumitan dari aplikasi yang ada,kuatnya buadaya tradisonal
dalam menjalankan tugas oleh karyawan. Lebih lanjut Pattil (2011)
menambahkan bahwa kendala dalam menerapkan EHRM secara
menyeluruh dalam organisasi dapat berupa kurangnya informasi,
serta dukungan dari pihak – pihak lain yang ada dalam organisasi.
Dari penelitian yang dilakukan, ditemukan bahwa tidak semua
hambatan yag diungkapkan dalam penjelasan diatas dialami oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT dalam menerapkan EHRM secara
menyeluruh. Hambatan yang dialami berupa hambatan teknis,
69
dimana ada beberapa peralatan yang tidak tersedia di Kupang dan
dalam pengadaannya harus menunggu pengiriman dari Jawa. Untuk
mengatasi masalah ini, PT Telkom wilayah Kupang NTT tetap
menjalin komunikasi dengan Telkom Pusat serta membentuk tim
khusus untuk menangani hal ini. Dari penanganan ini menunjukan
bahwa menghadapi masalah yang timbul dalam menerapkan EHRM
secara menyeluruh dibutuhkan perhatian khusus, apalagi yang
berhubungan dengan kendala–kendala teknis seperti yang dialami
oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT.
Hambatan berikut yang dialami adalah hambatan dalam hal
penetapan jadwal pelatihan yang serempak untu semua divisi.
Kesulitan penentuan jadwal pelathan ini dialami karena jadwal
pelatihan diupayakan tidak mengganggu agenda utama yang sedang
berjalan. Untuk itu dilakukannya penetapan jadwal latihan yang
didasarkan pada jadwal kegiatan utama yang sedang berjalan,
sehingga dapat dilaksanakan tanpa mengganggu kegiatan utama serta
tidak dilakukan berulang kali sehingga tidak mengeluarkan biaya
yang banyak. Dari penyelesaian ini dapat dilihat bahwa penerapan
EHRM secara menyeluh dalam organisasi jangan sampai
mengganggu perhatian serta kegiatan yang sedang berjalan.selain itu
kegiatan yang berhubungan dengan penerapan secara menyeluruh
diupayakan agar tidak mengeluarkan biaya yang lebih dari pada yang
telah dianggarkan sebalumnya.
Selain kedua hambatan tadi, perbedaan kemampuan individu
dalam bekerja menggunakan EHRM yang diterapkan juga menjadi
kendala bagi PT Telkom wilayah Kupang NTT. Untuk mengatasi
kendala ini, dilakukan kembali koordinasi antar bidang serta mendata
bentuk–bentuk kesulitan yang dialami oleh setiap karyawan pada
70
masing–masing bidang untuk dibenahi. Dari tindakan penyelesaian
ini, dapat dilihat bahwa EHRM yang sebenarnya memberikan
kemudahan dalam bekerja serta meningkatkan kualitas kerja, tidak
boleh menjadi penghambat dalm bekerja, untuk itu perlu tindak lanjut
yang tepat sebagaimana yang dilakukan oleh PT Telkom wilayah
Kupang NTT dengan mendata kembali setiap bentuk kesulitan yang
dialami oleh karyawan. Dengan tindakan seperti ini akan mudah
untuk mengetahui bentuk–bentuk kesulitan tersebut sehingga dapat
dengan cepat dibenahi.
Untuk persetujuan dari berbagai pihak dalam organisasi
tentang penerapan EHRM secara menyeluruh tidak menjadi masalah
bagi PT Telkom wilayah Kupang NTT. Hal ini telah terlebih dahulu
diantisipasi dengan cara penyebaran informasi mengenai rencana
penerapan EHRM, sehingga semua pihak telah mengetahui lebih
awal mengenai hal ini. Penyebaran informasi mengenai hal–hal
penting yang berhubungan dengan sistem kerja termasuk penerapan
EHRM menjadi kunci utama bagi organisasi agar semua hal tersebut
mendapat tanggapan serta respon yang positif dari seluruh pihak yang
ada dalam organisasi.
4.5.3. Menjawab Pertanyaan Penelitian “Bagaimana peran dari EHRM yang diterapkan terhadap kegiatan–kegiatan yang berhubungan dengan fungsi MSDM pada PT Telkom wilayah Kupang NTT”.
Hasil dari penelitian menunjukan bahwa EHRM yang
diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT menunjang
kegiatan–kegiatan seperti, perekrutan karyawan baru, seleksi,
kegiatan pelatihan serta pengembangan keterampilan, penyimpanan
data karyawan, transfer data, sebagai sistem informasi, analisis
71
perancangan kegiatan, pelayanan publik ( konsumen dan pelanggan )
serta evaluasi dan absensi.
Dalam kegiatan perekrutan menggunakan EHRM, informasi
mengenai mengenai lowongan kerja dapat diperoleh calon pelamar
secara online. Penyebaran informasi online ini juga membantu PT
Telkom Kupang NTT dalam menghemat biaya untuk melakukan
penyebaran informasi mengenai lowongan kerja melalui jasa media-
media massa maupun pencetakan iklan atau brosur–brosur yang
tentunya membutuhkan biaya yang besar, sebagaimana yang telah
dilakukan sebelum diterapkannya EHRM. Dengan sistem ini
informasi mengenai lowongan kerja dapat langsung disebar melalui
berbagai media sosial. Perekrutan dengan sistem ini juga
menyediakan formulir pendaftaran secara online, calon pelamar dapat
melamar, mengisi data-data yang diperlukan serta mengupload
dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persaratan secara
online.
Selain kegiatan perekrutan, EHRM yang diterapkan pada PT
Telkom kupang juga mendukung kegiatan seleksi. Dalam sistem ini
telah di seting dengan memasukan indikator-indikator kedalam
sistem, dimana indikator-indikator inilah yang menentukan lolos atau
tidaknya para pelamar ketahap selanjutnya. Semisalnya pada proses
seleksi data, dimana ketika data-data yang dikirimkan pelamar
melalui situs lamaran online yang disediakan tidak memenuhi
standard yang diinginkan atau ditetapkan oleh PT Telkom Kupang
NTT, maka calon pelamar tersebut dinyatakan gugur secara otomatis
oleh sistem, sehingga tidak dapat melanjutkan pada tahap
selanjutnya. Selanjutnya bagi pelamar yang dinyatakan lulus oleh
sistem, kemudian dapat mengikuti uji kompetisi, dimana uji
72
kompetisi ini. Uji kompetisi atau tes dengan menggunakan sistem
EHRM berbeda dengan uji kompetisi manual dimana para pelamar
harus melakukan tes tertulis dan hasilnya kemudian harus diperiksa
oleh tim dan hasil uji kompetisi ini baru dapat diumumkan dalam
jangka waktu tertentu. Kegiatan uji kompetisi menggunakan sistem
EHRM berbasis pada komputer dan hasil uji kompetisi ini segera
diketahui ketika para pelamar selesai melakukan tes uji kompetisi,
karena sistem ini secara otomatis akan memeriksa dan memberikan
penilaian terhadap jawaban-jawaban yang diberikan para pelamar.
Kegiatan seleksi yang didukung oleh EHRM ini memberikan
efisiensi waktu bagi perusaan dan juga sebagai bukti adanya
transparansi dalam kegiatan seleksi sehingga menepis kecurigaan
akan adanya tindakan KKN dalam kegiatan seleksi. Dengan cara
seperti inipun para pelamar dengan segera dapat mengetahui tingkat
kemampuan yang mereka miliki.
Kegiatan lainnya Pada PT Telkom Kupang NTT yang
didukung oleh EHRM adalah pelatihan dan pengembangan
keterampilan. Berbeda dengan kegiatan pelatihan dengan cara
tradisional sebelum diterapkannya EHRM, dimana kegiatan pelatihan
membutuhkan tempat khusus serta waktu khusus, perlu untuk
mendatangkan instruktur atau ahli dari materi yang hendak menjadi
bahan pelatihan, biaya konsumsi dan lainnya. Dengan menggunakan
EHRM, berbagai informasi mengenai kegiatan pelatihan dan
pengembangan keterampilan, materi-materi pelatihan telah
disediakan dan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan. Hal
seperti ini memberikan penghematan waktu serta biaya untuk
kegiatan pelatihan dan pengembangan kemampuan karyawan. Selain
itu kegiatan pelatihan dan pengembangan karyawan dengan
73
dukungan EHRM memberikan peluang bagi karyawan untuk belajar
secara mandiri, karena sistem ini mendukung pembelajaran serta
pelatihan secara online sehingga dapat diakses dengan mudah oleh
karyawan tanpa batas ruang dan waktu.
EHRM yang diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang
NTT juga mendukung kegiatan yang berhubungan dengan
penyimpanan data karyawan juga berperan dalam proses transfer
data. Dengan sistem ini data-data mengenai karyawan serta dokumen
penting lainnyadapat disimpan dengan aman. Setiap karyawan dapat
melakukan akses data, terutama yang berhubungan dengan dapa
pribadi mereka. Karyawan juga dapat melakukan perubahan data
pribadinya, melakukan pengecekan terhadap berbagai informasi yang
berhubungan dengan gaji, bonus, juga informasi serta peluang untuk
peningkatan karir. Selain itu sistem ini juga menunjang proses
pengiriman data dengan cepat dari satu user kepada user lainnya
yang membutuhkan data atau dokumen.
EHRM yang telah diterapkan juga mendukung kegiatan yang
berhubungan dengan analisis dan perancangan kerja. Data-data
mengenai produktifitas serta kinerja karyawan, hasil yang dicapai,
semuanya telah diolah dan didistribusikan kedalam sistem, sehingga
memudahkan para pimpinan untuk melakukan analisis serta
pengambilan keputusan. Selain itu, berbagai informasi mengenai
perancangan kerja juga telah dimasukan kedalam sistem, sehingga
mudah diakses oleh para karyawan. Dengan sistem seperti ini juga
memudahkan koordinasi antara karyawan yang berada di kantor
dengan karyawan yang berada dilokasi yang terpisah secara geografis
atau dengan karyawan yang sedang melaksanakan tugas lapangan,
74
sehingga dapat menjalin kerja sama dengan menggunakan media
audio visual serta emile.
Kegiatan lainnya yang didukung oleh EHRM adalah absensi.
Dengan sistem ini absensi dilakukan secara online. Setiap karyawan
melakukan absensi dengan cara memasukan user idnya. Ketika user
id ini telah diaktifkan maka sistem akan membaca secara otomatis
sehingga user id yang telah diaktifkan dinyatakan telah mengisi
daftar hadir. Sistem absensi seperti ini dapat meminimalisir
terjadinya manipulasi kehadiran serta kecurangan dalam
memanfaatkan waktu kerja untuk melakukan kegiatan lainnya diluar
perusahaan atau diluar jam kerja tanpa sepengetahuan atau seijin
pihak perusahaan. Sistem absensi seperti ini turut membantu dalam
hal penegakan disiplin terhadap waktu kerja bagi setiap individu yang
ada dalam PT Telkom wilayah Kupang NTT. EHRM yang diterapkan
juga mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan
publik, dimana sistem ini memberikan ruang bagi masyarakat untuk
melakukan berbagai transaksi serta pengaduan tanpa harus
mendatangi kantor. Masyarakat cukup masuk pada kolom pelayanan
yang disediakan dalam situs resmi PT Telkom wilayah Kupang NTT.
Secara garis besar dapat dicermati bahwa EHRM yang
diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT memberikan
banyak manfaat. Memudahkan berbagai proses kegiatan, khususnya
yang berhubungan dengan fungsi dari MSDM yang ada pada PT
Telkom wilayah Kupang NTT. Selain itu sistem ini juga memberikan
efisiensi biaya serta waktu, membantu para karyawan dalam
meningkatkan kemampuan dan kualitas kerja, serta membantu
karyawan untuk fokus terhadap kegiatan-kegiatan yang menjadi
tanggung jawab utama.
75
Dari kegiatan–kegiatan tersebut maka dapat diketahui bahwa,
jenis EHRM yang diterapkan oleh pada PT Telkom wilayah Kupang
NTT telah mencakup EHRM Operasional, dimana jenis EHRM ini
meliputi kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi
manajemen (yang berhubungan dengna sistem informasi data,
penyimpanan data karyawan tranfer data serta kerahasiaan data dan
dokumen penting lainnya). Selain operasional, EHRM dengan jenis
relasional telah diterapkan juga pada PT Telkom wilayah Kupang
NTT, dimana jenis EHRM ini meliputi kegiatan rekrutmen, seleksi,
pelatihan serta pengembangan keterampilan. Pada PT Telkom
wilayah Kupang NTT juga menerapkan EHRM dengan jenis
Transformasional berhubungan dengan perencanaan, analisis
pekerjaan, serta manajemen kompensasi dan lainnya.
Selain mendukung kegiatan–kegiatan yang berhubungan
dengan fungsi utama dari HRM dalam PT Telkom wilayah Kupang
NTT, pemanfataan EHRM yang ditrapkan juga telah meliputi
kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan konsumen serta
pelanggan. Dengan demikian diketahui bahwa EHRM yang
diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT berjalan dengan
baik. PT Telkom wilayah Kupang mampu mengoperasikan ketiga
jenis EHRM untuk mendukung setiap kegiatan yang ada.
76
4.5.4. Menjawab Pertanyaan Penelitian “Apa Manfaat Yang Diperoleh PT Telkom Wilayah Kupang Dari EHRM Yang Diterapkan”.
Berbagai literatur menyebutkan bahwa EHRM memberikan
manfaat yang positif dari penerapannya. Maniviannan (2013)
kmenyebutkan EHRM membantu organisasi membangun tenaga
kerja yang berkomitmen. Patil (2013) bahwa penggunaan EHRM
dalam organisasi dapat memaksimalkan potensi dan produktivitas
karyawan mereka, memungkinkan interaksi dan komunikasi yang
mudah antara karyawan dengan para manejer. Mempermudah
karyawan untuk mengakses informasi data dan memproses data
(Tabiu & Nura, 2013, Voermans & Van Veldhoven 2012).
Meningkatkan kualitas pelayanan organisasi terhadap publik
(Arenawati, 2012).
Dari hasil penelitian ini ditemukan bahwa EHRM yang
diterapkan memberikan peningkatan kualitas kerja, memperlancar
proses kerja dan proses bisnis yang ada serta memberikan
penghematan waktu serta biaya dalam berbagai kegiatan yang ada.
Dari hasil penelitian ini juga menunjukan adanya kepuasan dari
karyawan PT Telkom wilayah Kupang NTT ketika bekerja dengan
sistem EHRM yang telah diterapkan. Karyawan yang menjadi
narasumber dalam penelitian ini mengungkapkan bahwa dengan
adanya EHRM menjadikan pekerjaan mereka semakin mudah untuk
dikerjakan. Bagi Karyawan EHRM merupakan suatu metode serta
media kerja yang memberikan nilai lebih bagi mereka, sehingga
mereka puas dengan pekerjaan yang dilakukan serta dapat
memberikan hasil kerja yang baik.
77
Dengan ini maka dapat dikatakan bahwa EHRM yang
diterapkan oleh PT Telkom wilayah Kupang dapat memenuhi
kebutuhan–kebutuhan kerja yang ada serta selaras dengan apa yang
menjadi tujuan utama PT Telkom wilayah Kupang NTT dalam
menerapkan EHRM. EHRM dimanfaatkan secara maksimal oleh PT
Telkom Kupang NTT dalam berbagai kegiatannya, dengan kata lain
penerapan ini sangat efektif bagi PT Telkom wilayah Kupang NTT.
Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi dalam organisasi
kedalam organisasi tidak hanya tidak hanya diukur melalui efisiensi
dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya
informasi. Keberhasilan juga diukur dari efektifitas teknologi
informasi dalam mendukung kegiatan–kegiatan utama yang ada
dalam sebuah organisasi (Octovia, 2011).
4.5.5. Menjawab Pertanyaan Penelitian “Apa permasalahan yang timbul pasca penerapan EHRM oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT, serta bagaimana cara mengatasi permasalahan tersebut”.
Sekalipun EHRM telah berhasil diterapkan secara menyeluruh
dan digunakan oleh PT Telkom wilayah Kupang NTT, bukan berarti
bahwa tidak ada permasalahan yang timbul. Yusliza Yusoff dan
Ramayah ( 2011 ) menngungkapkan bahwa pasca penerapan EHRM
pada organisasi sering menimbulkan kendala berupa sikap dan
penerimaan terhadap EHRM yang diterapkan karena sulit untuk
dijalankan, dukungan rekan kerja yang mempengaruhi individu
lainnya untuk tidak menggunakan, serta kerahasiaan data yang tidak
dijamin oleh EHRM yang diterapkan serta terhambatnya atau
sempitnya runang komunikasi serta interaksi antar individu dalam
organisasi yang disebabkan oleh penerapan EHRM.
78
Melihat apa yang di ungkapkan diatas sebagai masalah yang
timbul pasca penerapan serta pemanfaatan EHRM, maka dari hasil
penelitian ditemukan adanya kendala berbeda yang dihadapi oleh PT
Telkom wilayah Kupang NTT. Persoalan yang ditemukan berupa
kendala teknis, seperti kelemahan jaringan yang terjadi secara tiba–
tiba serta kendala teknis lainnya. Selanjutnya masalah yang
ditemukan berupa perbedaan kemampuan individu dalam
menggunakan, bukan berupa kesulitan menggunakan karena
kerumitan aplikasi sebagaimana yang diungkapkan diatas.
Untuk menangani msalah ini PT Telkom wilayah Kupang
NTT kembali melakukan pendataan terhadap setiap bentuk msalah
yang terjadi, adanya survei dalam jangka waktu tertentu untuk
mengetahui perkembangan yang terjadi pasca penerapan serta
pemanfaatan EHRM. Tindakan ini menunjukan bahwa pasca
penerapan serta pemanfaatan EHRM oleh porganisasi, diperlukan
perhatian khusus untuk memonitor perkembangan yang ada sehingga
ketika terjadi masalah, dapat langsung diselesaikan. Dengan tindakan
seperti ini dapat diketahui permasalahan yang sering terjadi sehingga
dapat disiapkan solusi yang tepat apabila permasalahan serupa terjadi
kembali, dan hal ini juga memudahkan organisasi untuk menyentuh
secara langsung hal–hal yang menjadi inti permasalahaan sehingga
dapat segera di tanggulangi.
Untuk dukungan kerja serta ruang komunikasi dan interaksi
tidak menjadi persoalan bagi karywan PT Telkom wilayah Kupang
NTT. Dari penelitian ini ditemukan bahwa setiap karyawan yang ada
saling mendukung serta saling membantu dalam mengatasi masalah
yang dihadapi oleh rekan kerja mereka. Dorongan serta sikap positif
seperti inilah yang membuat karyawan PT Telkom wilayah Kupang
79
NTT untuk tetap bekerja menggunakan sistem EHRM yang
diterapkan. Dengan adanya tindakan ini pula dapat dilihat bahwa
pemanfaatan EHRM dalam bekerja tidak menutup maupun
mempersempit ruang interaksi dan komunikasi yang ada dalam
lingkngan kerja PT Telkom wilayah Kupang NTT.
4.6. Pola Penerapan EHRM PT Telkom Wilayah Kupang NTT.
Berdasarkan hhasil penelitian serta ulasan mengenai penelitian ini,
ditemukan pola penerapan EHRM oleh PT Telkom wilayah Kupang, yang
digambarkan sebagai berikut :