bab iii analisa sistem berjalan · proses bisnis sistem berjalan prosedur sistem simpan pinjam...
TRANSCRIPT
19
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Koperasi merupakan suatu bentuk perusahaan yang unik, karena berbeda
dengan bentuk usaha atau perusahaan lain. Koperasi dibentuk dan dikelola secara
demokratis untuk memenuhi kebutuhan anggota tanpa menjadikan keuntungan
atau laba sebagai tujuan utamanya karena koperasi didirikan untuk meningkatkan
kesejahteraan ekonomi para anggotanya.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang diiringi
dengan semakin berkembangnya penggunaan komputer dalam berbagai aspek
kegiatan manusia, misalnya proses pengolahan data dengan menggunakan
komputer. Adanya sistem komputer maka diperoleh suatu hasil yang maksimal,
lebih efektif dan efisien.
Dengan diadakan analisa di koperasi kredit Budi Asih Jakarta, maka penulis
dapat memperoleh suatu informasi tentang kegiatan koperasi secara umum yang
mencakup tentang sejarah berdirinya koperasi serta struktur-struktur yang ada di
dalamnya. Analisa sistem ini diharapkan dapat memperoleh gambaran secara
umum mengenai sistem yang dipakai dalam mengolah data pada koperasi Budi
Asih. Pada koperasi Budi Asih sistem Simpan Pinjam masih dilakukan secara
manual. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam
rangka memberikan informasi kepada anggota dan pihak lainnya secara tepat,
cepat, dan akurat.
20
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan penulis akan menjelaskan sejarah perusahaan,
struktur organisasi dan fungsi pada koperasi Budi Asih.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Koperasi Kredit Budi Asih didirikan pada tanggal 28 Oktober 1984, oleh
Seksi Sosial Paroki (SSP) yang ada pada masa/periode itu diketuai oleh Ibu Maria
Agnes Theresia Lily Kandou. Beliau pada waktu itu mempunyai ide mendirikan
koperasi, dimana pada awalnya untuk mendidik warga gereja, khususnya mereka
yang berkekurangan agar hidup mereka lebih sejahtera dengan menabung dan
pada waktu mereka membutuhkan atau kesulitan uang, mereka dapat meminjam
pada koperasi, sehingga tidak tergantung lagi sepenuhnya pada Seksi Sosial
Paroki. Di koperasi mereka juga diajarkan disiplin dalam mengangsur pinjaman.
Akhirnya Ibu Lily beserta pengurus Seksi Sosial Paroki /SSP pada waktu
itu, mengikuti pendidikan koperasi yang dilakukan oleh pengurus koperasi pusat
yang berkedudukan di Jl.Gunung Sahari (BK3D). Penataran para pengurus
dilakukan selama lebih kurang seminggu, dari sore sampai malam setelah jam
pulang kantor. Setelah mendapat dan selesai penataran, dipilihlah nama “BUDI
ASIH” dan sebagai ketua pertama yaitu Bapak Agus Suhardi (Alm).
Koperasi Kredit Budi Asih pada waktu itu masih mendapatkan bantuan
biaya dari SSP dalam melakukan kegiatannya misalnya dalam rapat-rapat rutin,
RAT, dll. Karena belum mampu berdiri sendiri dalam segi keuangan, demikian
pula bila mengundang Pengurus Koperasi Pusat untuk pemeriksaan pembukuan
koperasi Budi Asih. Koperasi Kredit Budi Asih berkantor di Gereja St. Stefanus
21
Jl. KH.Muhasyim IV No. 02 Cilandak Jakarta Selatan.
Secara Hukum kopersi kredit Budi Asih telah mendapatkan status Badan
Hukum dari Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil pada tanggal
2 januari 1996 dengan No.021/BH/KWK.1.1996.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukkan
bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas
tertentu, menunjukkan hirarki dan struktur wewenang organisasi yang baik, tugas-
tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif,
terarah, dan terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali.
Bentuk struktur organisasi pada Koperasi Kredit Budi Asih adalah sebagai
berikut:
Sumber : Koperasi Kredit Budi Asih
Gambar III.I Struktur Organisai
Berikut ini dijelaskan tugas wewenang masing-masing bagian sesuai dengan
kedudukannya yang ada pada struktur organisasi di atas:
22
1. Ketua
Tugas ketua, yaitu:
a. Menyusun sasaran rencana jangka pendek dan jangka panjang serta
proyeksi keuangan tahunan.
b. Mencapai target yang lebih ditetapkan secara keseluruhan.
c. Menjalin kerjasama dengan pihak lain dalam rangka memenuhi kebutuhan
lembaga.
2. Sekertaris
Tugas sekertaris, yaitu:
a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi.
b. Menyusun laporan organisasi untuk kepentingan rapat anggota.
c. Membuat agenda mengenai rapat yang diselenggarakan koperasi.
d. Membuat laporan tahunan koperasi.
3. Bendahara
Bendahara memliki fungsi jabatan merencanakan dan melaksanakan segala
transaksi yang sifatnya tunai. Bendahara memiliki tugas sebagai berikut:
a. Menyelesaikan laporan kas harian
b. Menjaga keamanan kas.
c. Menyedikan laporan cashflow pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Prosedur sistem simpan pinjam berjalan pada Koperasi Kredit Budi Asih
adalah sebagai berikut:
23
1. Proses Pendaftaran Anggota
Sebagai syarat pendaftaran, calon anggota datang langsung ke koperasi Budi
Asih dengan membawa fotocpy KTP, dan Kartu Keluarga sebagai syarat
utama dan diserahakan kepada sekertaris. Kemuadian bagian sekertaris
memberikan formulir Permohonan Menjadi Anggota (PMA) untuk diisi oleh
anggota dan diserahkan kembali ke bagian sekertaris untuk diarsipkan. Setelah
itu sekertaris menyerahkan dua buku yang terdiri dari buku Simpanan Saham
dan buku Simpanan Sibulan.
2. Prosedur Simpanan Anggota
Anggota datang ke Koperasi Budi Asih, lalu menyerahkan Buku Simpanan
Saham, Buku Simpanan Sibulan dan uang kepada Bendahara . Lalu
bendahara mencatat transaksi di buku simpanan saham dan simpanan sibulan,
kemudian membuat Slip Uang Masuk (SUM) dua rangkap. Slip copy dan
buku akan diberikan kepada anggota dan slip asli untuk diarsipkan.
3. Prosedur Pengajuan Pinjaman
Sistem peminjaman koperasi dimulai dari bagian sekertaris menyerahkan SPP
(Surat Permohonan Pinjaman) dan Surat Perjanjian Pinjaman untuk diisi oleh
anggota. Bila sudah diisi, kemudian SPP, Surat Perjanjian Pinjaman dan Buku
Simpanan Saham diserahkan kepada bendahara, lalu bendahara mengecek
data simpanan dan pinjaman anggota. Apabila anggota tidak memenuhi syarat
maka peminjaman tidak terjadi, dan apabila memenuhi syarat maka proses
peminjaman dilanjutkan dan Surat Permohonan Pinjaman diserahkan kepada
Ketua untuk di ACC. Setelah itu ketua menyerahkan kembali kepada
bendahara untuk melanjutkan transaksi pinjaman. kemudian bendahara
24
mencatat transaksi pinjaman ke buku simpanan saham dan membuat Slip
Uang Keluar (SUK) dua rangkap, slip copy dan buku simpanan saham akan
diserahkan ke anggota dan slip asli akan disimpan untuk diarsipkan.
4. Prosedur Pembayaran Angsuran.
Anggota diwajibkan membayar angsuran setiap bulan dengan menyerahkan
uang dan buku simpanan saham kepada bagian bendahara. Lalu bagian
bendahara mencatat transaksi angsuran di buku simpanan saham dan membuat
slip uang masuk dua rangkap. Slip copy akan diserahkan ke anggota dan slip
asli untuk diarsipkan.
5. Prosedur Pembuatan Laporan Bulanan
Berdasarkan arsip SUM dan SUK, Sekertaris memindahkan pencatatan
transaksi ke Kartu Simpan Pinjam Anggota (KSPA), Jurnal Penerimaan Kas
dan Jurnal Pengeluaran Kas. Setelah itu berdasarkan rekap Jurnal Penerimaan
Kas dan Jurnal Pengeluaran Kas Sekertaris membuat Laporan Keuangan Kas
Harian (LKKH), dan pada akhir bulan sekertaris merekap semua data LKKH
kemudian beradasarkan rekapan tersebut sekertaris membuat Laporan
Keuangan & Statistik Bulanan (LKSB), dan selanjutnya LKKH dan LKSB
diserahkan kepada Ketua Koperasi untuk di cek dan di ACC. Apabila ada
kesalahan pada laporan maka LKKH & LKSB akan dikembalikan kepada
sekertaris untuk di perbaiki, jika sudah benar maka LKKH LKSB akan di
tanda tangan. Setelah LKKH & LKSB di acc, kemuadian diserhakan kembali
ke sekertaris untuk diarsipkan.
3.4. Unified Modeling Language (UML)
3.4.1. Use Case Diagram
25
3.4.2. Activity Diagram
Berikut activity diagram dari proses sistem berjalan:
A. Activity Diagram Pendaftaran Anggota
Gambar III.2 Activity Diagram Pendaftaran Anggota
26
B. Activity diagram simpanan anggota
Gambar III.3 Activity Diagram Simpanan Anggota
27
C. Activity diagram pengajuan pinjaman
Gambar III.4 Activity Diagram Pengajuan Pinjaman
28
D. Activity diagram pembayaran angsuran
Gambar III.5 Activity Diagram Pembayaran Angsuran
29
E. Activity diagram laporan bulanan
Gambar III.6 Activity Diagram Laporan Bulanan
30
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-
dokumen yang terdapat pada proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen
tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran anggota
Sumber : Calon anggota
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah :1 Lembar
Frekuensi : setiap ada pendaftaran anggota baru
Bentuk : Lampiran A-1
Keterangan : Berisi data identitas anggota
2. Nama : Fotocopy Kartu Keluarga
Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran anggota
Sumber : Calon anggota
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran anggota baru
Lampiran : A-2
Keterangan : Berisi data identitas anggota
31
3. Nama : Permohonan Menjadi Anggota
Fungsi : Untuk mengetahui data anggota
Sumber : Calon anggota
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada anggota mendaftar
Bentuk : Lampiran A-3
Keterangan : Berisi data anggota
4. Nama : Surat Permohonan Pinjaman
Fungsi : Untuk mengetahui data pinjaman anggota
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada anggota yang mengajukan
pinjaman
Bentuk : Lampiran A-4
Keterangan : Berisi data pengajuan pinjaman
5. Nama : Surat Perjanjian Pinjaman
Fungsi : Sebagai bukti perjanjian pinjaman anggota
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
32
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-5
Keterangan : Berisi pernyataan perjanjian pinjaman
6. Nama : Kartu Simpan Pinjam Anggota
Fungsi : untuk merekap data simpan pinjam per
anggota
Sumber : Sekertaris
Tujuan : sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-6
Keterangan : Berisi transkasi simpan pinjam anggota
7. Nama : Jurnal Penerimaan Kas
Fungsi : untuk mengetahui transaksi kas masuk
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-7
Keterangan : rekapan jurnal penerimaan kas
8. Nama : Jurnal Pengeluran Kas
33
Fungsi : Merekap transaksi kas keluar
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Sekertaris
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran A-8
Keterangan : Rekapan junal pengeluaran kas
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama : Buku Simpanan Saham
Fungsi : Untuk mencatat transaksi simpanan dan
pinjaman anggota
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Anggota
Media : Buku
Jumlah : 1 Buku
Bentuk : Lampiran B-1
Keterangan : Berisi nominal simpanan wajib dan
angsuran anggota
2. Nama : Buku Simpanan Sibulan
Fungsi : Untuk mencatat transaksi simpanan
anggota yang dapat diambil sewaktu-waktu
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Anggota
34
Media : Buku
Jumlah : 1 Buku
Bentuk : Lampiran B-2
Keterangan : Berisi nominal simpanan anggota
3. Nama : Copy Slip Uang Keluar
Fungsi : Sebagai bukti transaksi uang keluar
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-3
Keterangan : Berisi data transaksi uang keluar
4. Nama : Copy Slip uang masuk
Fungsi : Sebagai bukti transaksi uang masuk
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-4
Keterangan : Berisi data transaksi uang masuk
5. Nama : Laporan Keuangan Kas Harian
Fungsi : Sebagai bukti laporan keuangan harian
Sumber : Sekertaris
35
Tujuan : Ketua
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-5
Keterangan : Berisi data laporan keuangan perhari
6. Nama : Laporan Keuangan & Statistik Bulanan
Fungsi : Sebagai bukti laporan setiap bulan
Sumber : Sekertaris
Tujuan : Ketua
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lampiran B-6
Keterangan : Berisi data laporan keuangan bulanan
3.6. Permasalahan Pokok
Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil keputusan bahwa koperasi
Budi Asih dalam mengelola proses simpan pinjam, dan membuat laporan
masih menggunakan sistem manual meskipun ada yang menggunakan komputer
tetapi belum memakai sistem yang benar-benar terkomputerisasi. Maka bisa saja
terjadi hal-hal berikut, seperti:
1. Kehilangan data.
2. Karena banyaknya arsip-arsip data yang ada, dan juga banyaknya media
penyimapanan seperti buku atau kertas yang digunakan untuk proses
36
pencatatan, sehingga membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih besar
seperti lemari penyimpanan.
3. Waktu yang diperlukan dalam pengelolahan data baik berupa pencarian,
pencatatan data, perubahan data, dan laporan menjadi kurang efisien dan
efektif.
4. Adanya anggota yang mengelola Koperasi Budi Asih yang mempunyai tugas
rangkap sehingga kinerja kerja anggota tersebut tidak menjadi maksimal.
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permaslahan yang ada pada koperasi Budi Asih,
maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif
pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem simpan pinjam dan
pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya.
Adapun keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan aplikasi
program pada komputer, yaitu:
a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga
menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada.
b. Berkas-berkas disimpan dalam folder berbeda menurut harian, bulanan, dan
tahun.
c. Mengurangi faktor kesalahan lebih kecil jika dibandingkan dengan
meggunakan sistem manual.