bab ii landasan teori a. tinjauan penelitian terdahulueprints.umm.ac.id/46579/3/bab ii.pdf8 bab ii...
TRANSCRIPT
8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Daryanto (2011) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi
penggajian pada Pusat Koperasi Unit Desa (PUSKUD) Mina Baruna Jawa
Tengah masih terdapat kelemahan dan belum sesuai dengan teori.
Kelemahan yang terjadi yaitu kerangkapan tugas di fungsi personalia
dengan bagian pencatat waktu hadir. Absensi kehadiran juga masih
menggunakan daftar manual belum menggunakan kartu jam hadir dengan
mesin pencatat waktu dan tidak adanya jurnal umum dan kartu biaya. Di
dalam pengawasan perkembangan departemen juga tidak memiliki laporan
prestasi kerja yang digunakan sebagai dokumen pendukung, namun
dokumen lain, prosedur dan catatan akuntansi sudah baik dan sesuai teori
sistem akuntansi yang telah ada.
Sirwandi (2014) menyatakan sistem informasi akuntansi penggajian
yang diterapkan pada Koperasi Unit Desa Nandhi Murni Kota Batu sesuai
dengan teori yang dipaparkan oleh Mulyadi (2001) tentang bagian yang
terkait, namun masih terdapat beberapa kelemahan seperti kurangnya
pengawasan pada setiap unit, terdapat kerangkapan jabatan pada kasir
dengan pencatatan akuntansi.
Indriani (2015) menyatakan pada Credit Union Dharma Bhakti
Yogyakarta telah menerapkan sistem akuntansi penggajian dengan baik dan
9
sesuai teori yang digunakan, namun terdapat kelemahan pada pengawasan
daftar hadir. Credit Union Dharma Bhakti Yogyakarta menerapkan
kepercayaan penuh kepada karyawan, namun hal ini dapat dikatakan kurang
efektif karena dapat menimbulkan kecurangan. Sehingga diperlukan
evaluasi terhadap daftar hadir karyawan.
Handayani & Budiwinarto (2016) menyimpulkan bahwa sistem
akuntansi penggajian pada KSP. Bhina Raharja Cabang Sragen masih
terdapat kelemahan pada kerangkapan jabatan dan pemeriksaan
pengendalian intern. Kerangkapan jabatan yang terjadi seperti bagian
pembuat daftar gaji merangkap sebagai bagian keuangan, pimpinan kantor
cabang merangkap sebagai fungsi kepegawaian. Untuk pemeriksaan
pengendalian intern yang dilakukan juga kurang efektif dikarenakan hanya
dilakukan setiap dua bulan sekali. Pengawasan terhadap absensi karyawan
juga masih terdapat kelemahan karena tidak adanya kartu absensi.
Benson (2018) menyimpulkan bahwa Koperasi Kredit CU Semarong
telah melaksanakan sistem akuntansi penggajian didengan baik dan sesuai
dengan teori. Namun tetap saja diperlukan pengawasan yang lebih akurat
pada pencatatan kartu jam hadir karyawan khususnya waktu lembur,
diharapkan pemeriksaan dilakukan secara teratur dan berkala.
Berdasarkan dari hasil penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa
sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di masing-masing organisasi
terutama pada koperasi masih belum melakukan prosedur dengan baik.
Kelemahan sering muncul pada kerangkapan jabatan pada fungsi personalia
10
dengan bagian pencatat waktu hadir, tidak ada dokumen jurnal umum, kartu
biaya dan laporan prestasi kerja sebagai dokumen pendukung. Untuk
absensi juga masih menggunakan daftar manual (Daryanto, 2011). Terdapat
kerangkapan jabatan pada kasir dengan pencatatan akuntansi maupun
keuangan, kurang pengawasan setiap unitnya (Sirwandi, 2011).
Penelitian Indriani (2015) terdapat kurangnya pengawasan daftar
hadir. Pada penelitian Handayani & Budiwinarno juga terdapat kerangkapan
jabatan pada bagian pembuat daftar gaji dengan bagian keuangan, pimpinan
kantor juga merangkap sebagai fungsi kepegawaian, tidak adanya kartu
absensi dan kurangnya pemeriksaan pengendalian internal. Menurut Benson
(2018) kurangnya pengawasan yang dilakukan dan pemeriksaan yang lebih
teratur dan berkala.
B. Teori dan Kajian Pustaka
1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan utama SIA adalah mencatat, meringkas dan dikumpulkan
menjadi informasi untuk kepentingan organisasi tersebut, sehingga
memudahkan pemahaman data yang diperoleh, pengaksesan file serta
pembaharuan. Kemudian data dapat diproses dan ditelusuri terkait transaksi
yang telah dilakukan secara bolak – balik dari awal transaksi hingga laporan
keuangan (Romney dan Steinbart, 2016).
Romney dan Steinbart (2016) beberapa cara SIA dapat membantu
meningkatkan pengambilan keputusan yaitu :
11
a. Dapat mengidentifikasi kondisi yang diperlukan manajemen.
b. Memberikan tindakan dasar untuk memilih alternative dan mengurangi
ketidakpastian.
c. Dapat menganalisis pengambilan keputusan di masa depan dan
memberikan peningkatan dari keputusan sebelumnya.
d. Memberikan informasi tepat dan akurat.
e. Memperbaiki tata letak barang sehingga dapat mendorong penjualan
tambahan dan menganalisis data penjualan yang telah dibeli.
2. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Romney dan Steinbart (2016), komponen sistem informasi akuntansi
terdiri dari :
a. Orang – orang yang terlibat dalam berbagai fungsi dan yang
menjalankan sistem,
b. Prosedur dan instruksi baik manual atau terotomatisasi yang
digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.
c. Data – data perusahaan dan transaksi-transaksi bisnis yang dijalankan,
d. Perangkat lunak yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan,
e. Peralatan teknologi informasi, yang berupa komputer, perangkat
periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang diperlukan sistem
informasi akuntansi.
f. Pengendalian internal yang cukup memadai untuk mengukur
keamanan yang menyimpan data sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi dapat dikatakan berguna sebagai informasi yang
bermutu harus melihat karakteristik informasi sebagai berikut :
12
a. Relevan
Dapat dikatakan relevan jika mampu menjadi sebuah pengambilan
keputusan dalam membuat prediksi, mengkonfirmasi dan
memperbaiki anggaran atau perkiraan sebelumnya.
b. Andal
Jika informasi dapat dijamin keakuratan dan terbebas dari
penyimpangan yang terjadi.
c. Lengkap
Segala aspek-aspek penting terkandung dalam sebuah informasi
tersebut telah disajikan yang merupakan sebagai dasar masalah atau
aktivitas.
d. Tepat waktu
Informasi ini dapat berguna pada saat waktu yang dibutuhkan untuk
pengambilan keputusan.
e. Dapat dipahami
Penyajian informasi ini telah jelas dan memudahkan pembaca yang
bersangkutan.
f. Dapat diverifikasi
Dengan pengetahuan yang baik, informasi dapat diverifikasi oleh
dua pihak yang bekerja secara independen dan menghasilkan
informasi yang sama.
Maka dari itu informasi memiliki peranan penting dalam organisasi.
Dalam proses pengambilan keputusan dapat dibantu oleh sistem
13
informasi akuntansi tersebut. Sehingga untuk mencapai tujuan
sistem informasi dan perusahaan, sistem informasi yang bagus harus
memenuhi prinsip-prinsip kesesuaian desain sistem.
3. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2016) Sistem akuntansi memiliki unsur pokok yang
terdiri dari formulir, catatan yang berisi jurnal, buku besar, buku pembantu
dan laporan. Berikut penjelasan masing-masing unsur :
a. Formulir
Digunakan sebagai pencatatan transaksi. Formulir ini sering
disebut sebagai dokumen, karena formulir ini digunakan mencatat
atau dokumentasi kejadian transaksi di perusahaan. Media pertama
yang digunakan dalam pencatatan sistem akuntansi secara manual
adalah formulir yang dibuat dari kertas.
b. Jurnal
Catatan akuntansi yang digunakan dalam mencatat,
mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data lainnya ialah
jurnal. Sumber informasi yang digunakan untuk jurnal ialah formulir.
Pada jurnal ini diklasifikasikan untuk pertama kalinya menurut
golongan sesuai dengan informasi yang akan disajikan di laporan
keuangan. Data dalam jurnal ini diringkas, hasil ringkasannya berupa
(jumlah rupiah transaksi) selanjutnya di posting ke buku besar.
Berikut contoh jurnal yaitu jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,
jurnal penjualan dan junal umum.
14
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) ini terdiri dari akun-akun yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat di jurnal.
Akun-akun ini telah sesuai berdasarkan unsur-unsur yang akan
disajikan di laporan keuangan. Buku besar ini dapat diartikan sebagai
tempat menggolongkan data keuangan dan dapat dijadikan sebagai
sumber informasi keuangan dalam penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu ini dimasukkan di dalam buku besar jika
diperlukan rincian lebih lanjut. Buku pembantu ini merinci data
keuangan yang ada dalam akun tertentu di dalam buku besar.
Contohnya piutang dagang yang memiliki banyak nama debitur
sehingga diperlukan pembantu piutang tiap-tiap debitur tersebut.
Sesudah digolongkan dan diringkas di akun buku besar dan
pembantu,maka buku pembantu dan buku besar ini merupakan catatan
akuntansi terakhir. Setelah catatan akuntansi ini masuk ke dalam
laporan keuangan.
e. Laporan
Laporan keuangan ini merupakan hasil akhir dari proses
akuntansi, berupa neraca, laba rugi, laporan perubahan laba yang
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,
laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang
akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
15
Informasi yang memberikan keluaran (output) sistem akuntansi
merupakan laporan keuangan. Laporan ini bisa dilihat dari layar
monitor komputer dan dapat berbentuk hasil cetak komputer.
4. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem akuntansi penggajian adalah sistem yang mengatur
tentang penggajian dalam sebuah perusahaan yang melibatkan fungsi
kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi (Mulyadi, 2016).
Setiap fungsi memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam
menjalankan prosedur penggajian tersebut. Menurut Baridwan (2009)
sistem akuntansi penggajian merupakan sistem penggajian karyawan
yang dibayarkan setiap bulan dan dirancang sedemikian rupa dalam
menyediakan informasi keuangan untuk manajemen supaya
memberikan kemudahan dalam pengelolaan perusahaan.
Menurut Mardi (2011) menyatakan bahwa sistem penggajian
merupakan bagian pada sistem informasi akuntansi yang prosesnya
mengalami pengulangan, karena gaji tersebut dibayarkan secara
periodic (tiap minggu maupun tiap bulanan) dan dibayarkan pada
waktu yang sama.
b. Pengertian Gaji
Gaji merupakan balas jasa atas kinerja karyawan yang memiliki
jenjang jabatan manager dan pembayarannya dilakukan setiap bulan,
sedangkan upah merupakan balas jasa atas kinerja karyawan yang
16
dibayarkan berdasarkan atas jam kerja, hari kerja atau jumlah produk
yang dihasilkan oleh karyawan (Mulyadi, 2016).
Menurut Jusuf (2001), gaji yang dibayarkan perusahaan kepada
pegawai dan tarif gaji yang dinyatakan perbulannya, telah meliputi
seluruh gaji bersih. Gaji merupakan hak yang memberikan wewenang
kepada pegawai untuk ditagih kepada perusahaan. Gaji ini
dimunculkan karena prestasi kerja.
Pengambilan keputusan yang akurat sangat diperlukan
manajemen, sehingga diperlukan sistem informasi akuntansi
penggajian yang baik. Adapun informasi yang diperlukan oleh
manajemen dalam kegiatan sistem informasi akuntansi penggajian
ialah :
a. Dalam periode akuntansi tertentu membutuhkan informasi seberapa
besar jumlah biaya gaji sebagai beban organisasi .
b. Selama periode akuntansi tertentu memerlukan informasi seberapa
besar jumlah biaya gaji sebagai beban dalam pusat
pertanggungjawaban.
c. Selama periode akuntansi tertentu membutuhkan besar jumlah gaji
yang diterima karyawan.
d. Selama periode akuntansi tertentu memerlukan rincian unsur biaya
gaji yang menjadi beban organisasi dalam setiap pusat
pertanggungjawaban.
17
5. Koperasi
Pengertian koperasi menurut Rudianto (2010) adalah sebuah badan usaha
yang mengelola manfaat dan sumber daya ekonomi dengan berdasarkan
prinsip koperasi dan norma usaha ekonomi guna meningkatkan
kesejahteraan anggota. Prinsip yang diutamakan pada koperasi ini adalah
asas kekeluargaan. Dapat dikatakan bahwa koperasi merupakan gerakan
ekonomi rakyat dan ekonomi nasional.
6. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
Menurut Mulyadi (2016) dokumen yang dibutuhkan dapat
meningkatkan keakuratan dalam sistem akuntansi penggajian, antara lain:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen-dokumen ini berupa surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, penurunan
pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),
pemindahan, dll. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian dan
didistribusikan ke fungsi pembuat daftar gaji yang digunakan sebagai
pembuatan daftar gaji.
b. Kartu jam hadir
Dokumen yang digunakan dalam mencatat jam hadir karyawan
yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu. Bentuk kartu jam hadir
ini bisa berupa daftar hadir manual maupun berupa kartu hadir dengan
mesin pencatat waktu.
18
c. Kartu jam kerja
Kartu jam kerja digunakan oleh fungsi pencatat waktu dalam
mencatat tenaga kerja langsung seperti pabrik yang berguna dalam
pengerjaan pesanan atau produk kemudian dicocokkan dengan kartu
jam hadir.
d. Daftar gaji
Berisi tentang jumlah gaji kotor (bruto) setiap karyawan dan
berisi potongan-potongan yang diberlakukan di perusahaan.
e. Rekap daftar gaji
Dokumen ini berupa ringkasan gaji per departemen yang telah
dibuat dari dokumen daftar gaji. Biasanya digunakan oleh perusahaan
yang berproduksi berdasarkan pesanan dan menggunakan sistem upah
langsung.
f. Surat pernyataan gaji
Dokumen ini berfungsi sebagai catatan rincian gaji setiap
karyawan yang diterima karyawan beserta catatan potongan-potongan
yang berlaku di perusahaan tersebut dan dibuat oleh fungsi pembuat
daftar gaji.
g. Amplop gaji
Gaji yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar
karyawan diserahkan menggunakan amplop beserta surat pernyataan
gaji.
19
h. Bukti kas keluar
Dokumen yang dibuat oleh fungsi akuntansi yang berisi perintah
perintah pengeluaran uang yang diberikan kepada fungsi keuangan,
dengan informasi yang diperoleh dari daftar gaji.
7. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
Menurut Mulyadi (2016) terdapat empat catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi penggajian, yaitu:
a. Jurnal umum
Fungsi dari jurnal umum ini digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di
dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk
Fungsi kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat
upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk produk
pesanan.
c. Kartu biaya
Fungsi kartu biaya digunakan dalam pencatatan biaya tenaga
kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non-produksi di
setiap departemen. Bukti memorial merupakan sumber dalam
pencatatan kartu biaya tersebut.
d. Kartu penghasilan karyawan
Fungsi dari kartu penghasilan karyawan untuk mencatat
penghasilan dan potongan-potongan yang diberlakukan oleh
20
perusahaan kepada karyawan. Kartu ini dibuat guna sebagai
dasar perhitungan PPh dan sebagai tanda terima gaji dan
diberikan tanda tangan oleh karyawan. Setiap karyawan akan
mengetahui jumlah gaji dirinya dan akan dirahasiakan.
8. Fungsi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
Menurut Mulyadi (2016) dalam sistem akuntansi penggajian terdapat
beberapa fungsi yaitu :
a. Fungsi Kepegawaian
Bertugas sebagai merekrut karyawan baru, menyeleksi calon
pegawai, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat
keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan
pemberhentian karyawan. Berada dibawah departemen personalia dan
umum.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Bertugas sebagai menyediakan catatan waktu hadir semua
karyawan. Pada fungsi pencatat waktu hadir karyawan harus terpisah
dari pembuat daftar gaji. Bagian ini dibawahi oleh departemen
personalia dan umum.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Bertugas sebagai pembuat daftar gaji yang merinci jumlah
penghasilan bruto setiap karyawan beserta potongan-potongan yang
berlaku di perusahaan tersebut. Daftar gaji ini nantinya akan diberikan
kepada fungsi akuntansi untuk dibuat bukti kas keluar yang digunakan
21
sebagai dasar pembayaran gaji karyawan. Bagian ini dibawahi oleh
departemen personalia dan umum.
d. Fungsi Akuntansi
Bertugas mencatat kewajiban yang muncul dalam pembayaran
gaji karyawan misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana
pension. Adapun sistem akuntansi penggajian berada ditangan: bagian
utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal.
1) Bagian utang ini berperan mencatat utang yang berhubungan
dengan penggajian dan menyediakan pembayaran gaji yang telah
tercantum dalam daftar gaji karyawan. Bagian ini juga yang
mengeluarkan bukti kas keluar beserta otorisasi kepada fungsi
pembayar gaji untuk membayarkan gaji karyawan.
2) Bagian kartu biaya berfungsi sebagai mencatat distribusi biaya ke
dalam kartu harga pokok produk (untuk tenaga kerja langsung
pabrik).
3) Bagian jurnal berfungsi mencatat jurnal, mencatat biaya gaji dalam
jurnal umum.
e. Fungsi Keuangan
Berwenang mencairkan cek untuk pembayaran gaji ke bank, lalu
uang tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji karyawan dan
diberikan kepada pihak yang berhak
22
9. Formulir dan laporan prosedur penggajian
Menurut Baridwan (2009) formulir dan laporan yang digunakan dalam
prosedur penggajian ialah daftar gaji dan check register, cek gaji atau
amplop gaji, Paystub atau employee’s earning’s statement (laporan gaji
karyawan), Employee’s record (catatan gaji karyawan)
a. Daftar gaji dan check register
Merupakan perhitungan gaji dan upah para karyawan, setiap
daftar gaji memuat satu karyawan saja. Di dalam nya terdapat nama,
nomor kartu hadir, jam kerja biasa dan lembur, tariff gaji atau upah,
jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-
potongan dan jumalh gaji bersih.
b. Cek gaji atau amplop gaji
Cek tersebut akan digunakan apabila pembayaran melalui cek,
jika dibayar tunai maka menggunakan amplop gaji. Kesamaan cek gaji
dan amplop gaji ialah sama-sama terdapat nama karyawan jumlah gaji
bersih, penunjang salah satunya yaitu nomor kartu hadir.
c. Paystub atau employee’s earning’s statement (laporan gaji karyawan)
Formulir yang berisi data gaji kotor, potongan-potongan dan gaji
bersih. Nantinya akan diserahkan bersama gaji kepada karyawan.
d. Employee’s record (catatan gaji karyawan)
Catatan ini merupakan data yang berisi kumpulan gaji karyawan
secara terperinci. Catatan ini bisa terdiri dari periode tertentu, bulanan
mapun triwulan.
23
10. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian
Menurut Mulyadi (2016) dalam Beberapa jaringan prosedur
penggajian yaitu :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan mencatat waktu hadir
pegawai. Kartu hadir pegawai harus mendapat otorisasi masing-
masing pegawai setiap kehadiran dan pulang dari perusahaan.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah bertujuan sebagai pembuat
daftar gaji dan upah. Surat keputusan pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat,
daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir merupakan data dasar
yang dipergunakan dalam pembuatan daftar gaji.
c. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah diperuntukkan dalam
pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produksi.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat
untuk fungsi keuangan guna surat perintah dalam pengeluaran dana
dan telah ditetapkan tanggal tertentu sebagai keperluan seperti yang
telah tercantum dalam dokumen tersebut. Pembuatan bukti kas keluar
ini diisi oleh fungsi akuntansi bagian utang.
e. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Kedua fungsi ini memiliki tugas masing-masing, yaitu pada
fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas dan fungsi
keuangan bertugas mengeluarkan cek pembayaran gaji.
24
Menurut Mulyadi (2016) sistem akuntansi penggajian dapat dikatakan
baik jika telah memenuhi elemen-elemen sistem pengendalian intern, yaitu :
a. Terdapat struktur organisasi yang telah menunjukkan tanggung jawab
fungsional secara jelas.
b. Prosedur pencatatan dan sistem wewenang yang baik.
c. Terdapat praktik sehat dalam menjalankan fungsi dan tugas ditiap
bagian organisasi.
d. Tanggung jawab dan mutu karyawan yang telah sesuai dan memadai.
11. Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian
Menurut Mulyadi (2016) terdapat tujuan dari penyusunan prosedur
penggajian yaitu:
a. Digunakan dalam menentukan perhitungan gaji secara tepat dan
efektif besar gaji yang diterima karyawan perusahaan.
b. Menyediakan catatan-catatan yang teliti dan akurat untuk seluruh gaji,
potongan-potongan dan tunjangan-tunjangan yang diberikan.
c. Memuaskan cara pembayaran gaji kepada karyawan.
d. Menyusun laporan pajak secara akurat untuk diberikan kepada
inspeksi pajak.
e. Diperlukan dalam menetapkan dan pengecekan suatu sistem dan
menghindari kesalahan dan kecurangan yang terjadi.
12. Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Berikut merupakan keterangan gambar sistem penggajian atas
pembayaran sebuah jasa yang diberikan kepada karyawan yang gajinya
25
dibayar perbulan, tidak berdasarkan jumlah jam atau hari kerja maupun hasil
produk. Biaya tenaga kerja yang dikeluarkan tidak dibebankan pada produk
sehingga sistem penggajian ini hanya diperlukan pencatatan waktu kerja
(Mulyadi, 2016).
Gambar 2.1 Bagan alir dokumen sistem penggajian
Mulai
Mencatat
jam hadir
karyawan
Kartu jam hadir
Membuat
daftar
haidr
KJH 2
Daftar Hadir 1
Karyawan
1
1
KJH 2
Daftar Hadir 1
Membuat
daftar
gaji
Membuat
rekap gaji
SPG
2
RDG
2
Daftar Gaji 1
Kartu
Penghasilan
Karyawan2
8
Kartu
Penghasilan
Karyawan
DG 2
Bukti Kas 3
Keluar
T
AT
Bagian Gaji dan UpahBagian Pencatat Waktu
KJH = Kartu Jam Hadir
RDG = Rekap Daftar Gaji
SPG = Surat Pernyataan Gaji
DG = Daftar Gaji
(Sumber: Mulyadi,2016)
26
2
KPK
SPG
2
RDG 1
2
Daftar 1
Gaji
Membuat
bukti kas
keluar
SPG
2
RDG 1
2
DG 1
32
Bukti Kas 1
Keluar
KPK
3 4
7
RDG 2
DG 1
Bukti Kas 1
Keluar
9
Mencatat nomor
cek pada register
bukti kas keluar
Register
Bukti Kas
Keluar
Bagian Utang
KPK = Kartu
Penghasilan Karyawan
(Sumber: Mulyadi,2016)
27
4
KPK
SPG
RDG 2
2
DG 1
3
Bukti Kas 1
Keluar
Mengisi cek
&
Memintakan
tanda tangan
atas cek
Menguangkan
cek ke bank
dan
memasukkan
uang ke
amplop gaji
Membayarkan gaji
kepada karyawan
& meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan
karyawan
Membubuhkan
cap lunas pada
bukti dan
dokumen
pendukungnya
6
6
SPG
RDG 2
2
DG 1
3
Bukti Kas 1
Keluar
7 8
Dimasukkan ke dalam
amplop gaji bersama dengan
pemasukkan uang gaji
Bagian Keuangan
KPK
(Sumber: Mulyadi,2016)
28
3 9
BKK 2
RDG 1
Bukti
Memorial
Kartu
Biaya
5
N
RDG 2
Daftar Gaji 1
Bukti Kas 1
Keluar
Register
CekN
BKK 2
RDG 1
Membuat
bukti
memorial
BKK 2
RDG 1
Bukti Memorial
Jurnal
Umum5
Selesai
Bagian Akuntansi
BKK = Bukti Kas Keluar
(Sumber: Mulyadi,2016)
13. Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Tujuan sistem akuntansi penggajian adalah untuk menghindari
pembayaran-pembayaran gaji yang melebihi jumlah gaji yang sebenarnya
sekaligus mencegah perhitungan jumlah yang salah. Adapun tujuan
pengendalian intern dari prosedur-prosedur sistem akuntansi penggajian
adalah untuk menetapkan jumlah gaji yang tepat dan yang seharusnya
dibayarkan kepada karyawan yang berhak menerima.
29
14. Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016) terdapat beberapa unsur dalam pengendalian
internal sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sebagai berikut:
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji
dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
30
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
15. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Menurut Mulyadi (2016) terdapat Sembilan sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan yaitu :
31
a. Setiap karyawan yang namanya terdapat dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang
ditandatangani oleh direktur.
Diperlukan pengawasan nama-nama karyawan yang tercantum
dalam daftar gaji, karena pembayaran gaji didasarkan atas dokumen
daftar gaji tersebut. Dalam menghindari nama karyawan fiktif (tidak
berhak), maka`harus mendapat tandatangan dari manajemen puncak
(seperti direktur utama).
b. Setiap perubahan gaji harus didasarkan pada surat keputusan direktur
keuangan.
Setiap perubahan yang digunakan sebagai dasar dalam perhitungan
gaji karyawan harus diotorisasi pihak yang berwenang guna menjamin
keandalan data gaji karyawan.
c. Setiap potongan gaji karyawan selain dari pajak penghasilan harus
didasarkan surat potongan gaji yang telah diotorisasi fungsi kepegawaian.
Pemotongan atau pengurangan gaji karyawan harus diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian. Tidak semua fungsi dapat melakukan
pemotongan gaji yang menjadi hak karyawan tanpa mendapat
persetujuan fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus ditandatangani oleh fungsi pencatat waktu
Kartu jam hadir ini harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
karena digunakan sebagai salah satu dasar perhitungan penghasilan
karyawan guna mendapatkan perhitungan gaji yang akurat.
32
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh departemen karyawan yang
bersangkutan.
Dalam jam lembur sangat diperlukan otorisasi oleh kepala
departemen karyawaan agar dapat menjamin bahwa lembur yang
dilakukan benar-benar diperlukan dan pekerjaan tersebut memang
tidak bisa dilakukan pada jam kerja biasa (regular).
f. Daftar gaji harus diotorisasi fungsi personalia
Persetujuan dari fungsi personalia ialah untuk menunjukkan bahwa :
1) Karyawan yang tedapat di daftar gaji benar-benar karyawan
yang diangkat berdasarkan surat keputusan pejabat yang
berwenang.
2) Tarif yang diajukan telah sesuai dengan perhitungan gaji
dan tarif yang berlaku telah sesuai dengan surat keputusan
pejabat yang berwenang.
3) Data yang digunakan sebagai dasar perhitungan gaji telah
diotorisasi pihak yang berwenang.
4) Perhitungan gaji yang ada telah dicek keakuratan dan
ketelitiannya.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi
Bukti kas keluar merupakan surat perintah pencairan dana yang
diberikan kepada fungsi keuangan. Pengisi surat tersebut ialah fungsi
akuntansi (bagian utang) dan diotorisasi oleh kepala departemen
akuntansi keuangan.
33
h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan
Daftar gaji dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji. Informasi yang
ada dalam catatan penghasilan karyawan tersebut digunakan dalam
perhitungan pajak penghasilan guna memenuhi kewajiban karyawan.
Sistem pengendalian internal mewajibkan diadakan rekonsiliasi antara
perubahan data guna mengecek ketelitian data yang ada di kartu
penghasilan karyawan.
i. Tarif upah yang tercantum di kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi biaya
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap distribusi upah langsung ke
dalam kartu pokok produk pesanan. Berdasarkan data dalam kartu jam
kerja distribusi upah dapat dilakukan, sehingga tarif upah yang telah
dihitung harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.
16. Praktik yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
digunakan sebagai dasar perhitungan.
Kartu jam hadir berfungsi sebagai pencatatan jumlah hadir karyawan
sedangkan kartu jam kerja berfungsi sebagai pencatatan jumlah jam
bekerja. Sehingga kedua dokumen tersebut harus dibandingkan guna
melihat kecocokkan dan keakuratan.
34
b. Memasukkan kartu jam hadir harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
Dalam menjamin keakuratan kartu jam hadir harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu untuk memastikan bahwa karyawan yang melakukan
check clock benar-benar hadir di perusahaan.
c. Perhitungan daftar gaji harus diverifikasi keakuratan dan ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum pembayaran dilakukan.
Fungsi akuntansi harus memverifikasi perhitungan gaji guna menjamin
keakuratan dan kebenaran perhitungan. Unsur sistem pengendalian
internal ini menjamin keandalan bukti kas keluar yang dibuat atas
dasar dokumen pendukung.
d. Catatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi perhitungan pajak
penghasilan karyawan.
PPh pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan yang
dikumpulkan selama satu tahun, sehingga diperlukan rekonsiliasi
perhitungan pajak dengan data dalam catatan penghasilan karyawan
yang terkait.
e. Fungsi pembuat daftar gaji harus menyimpan catatan penghasilan
karyawan.
Catatan penghasilan karyawan ini berfungsi sebagai tanda telah
diterimanya gaji oleh karyawan yang berhak, selanjutnya catatan
tersebut ditandatangani oleh karyawan yang namanya tercantum dan
catatan ini disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian di arsip
sesuai abjad nama karyawan.