bab 4lm2023

Bahasa Melayu Komunikasi untuk Kerjaya

BAB 4

SURAT RASMI

PengenalanKomunikasi melalui surat rasmi dalam situasi tertentu lebih cepat menyampaikan mesej kepada penerima jika dibandingkan dengan komunikasi lisan. Penelitian yang serius dan mendalam diberikan untuk menghasilkan surat rasmi kerana hasil penulisan lebih dihargai dan dipertanggungjawabkan oleh pihak yang terlibat serta boleh dijadikan bahan rujukan.

Secara amnya, surat rasmi membawa maksud surat yang ditulis untuk urusan-urusan rasmi seperti urusan pejabat, persekolahan dan urusan-urusan selain daripada hal-hal peribadi. Bentuk dan isi kandungannya sangat ringkas, tegas dan terus kepada maksudnya.

Surat rasmi ialah suatu bentuk komunikasi bertulis yang mempunyai banyak faedah. Antaranya ialah surat boleh dibaca berulang kali dan boleh disimpan samada secara manual atau secara berkomputer dan pembaca mempunyai masa untuk meneliti dan memahami kandungannya sebelum mengambil sebarang tindakan.

Format Surat RasmiFormat surat rasmi yang masih digunakan oleh semua Kementerian dan agensi Kerajaan adalah berdasarkan format yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri melalui Surat Pekeliling Am Bilangan 8 Tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980. Format ini kemudian diubahsuai untuk tujuan peperiksaan oleh Kementerian Pendidikan dan juga untuk urusan-urusan rasmi di Jabatan Kerajaan.

Ciri-ciri Umum Surat RasmiFormat surat rasmi yang sesuai digunakan unutk urusan-urusan rasmi di jabatan-jabatan Kerajaan adalah seperti berikut :

a) alamat pengirimb) nombor telefon / faks / e-mel / laman web, dan sebagainyac) garis pemisahd) nama dan alamat penerimae) melalui dan salinanf) nombor rujukang) tarikhh) untuk perhatiani) perkataan menghadapkan suratj) kepala surat / tajukk) pemerenggananl) penutupm)cogan kata

52


n) pengakuan tanggungjawabo) tanda tangan dan nama pengirimp) salinan kepada

Huraian Ciri-ciri Umum Surat Rasmi

a) Alamat PengirimNama pengirim dan alamat yang lengkap mestilah ditulis pada bahagian sebelah kiri halaman pertama surat, kira-kira 1½ inci dari tepi muka surat dengan tanda bacaan koma pada akhir setiap baris dan pada baris akhir ditandakan dengan noktah.Contoh : Jabatan Bahasa Melayu,

Akademi Pengajian Melayu, Universiti Malaya, 50603 Lembah Pantai, KUALA LUMPUR.

b) Nombor Telefon / Faks / E-mel / Laman Web / Kawat / TelefaksNombor telefon dan kawat/telefaks pengirim ditulis pada baris yang sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi surat yang tidak ada kepala surat.

c) Garis PemisahSatu garisan melintang dibuat selepas langkau dua baris dari alamat pengirim.

d) Nama dan Alamat PenerimaNama dan alamat penerima ditulis langkau satu baris di bawah garisan melintang yang sejajar dengan nama dan alamat pengirim. Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan pangkat. Jika penerima mempunyai lebih daripada satu gelaran, gelaran atau pangkat yang tertinggi mestilah didahulukan.Contoh : Profesor Datuk Dr. Nik Ahmad KamalDi bahagian atas nama penerima, hendaklah ditulis rujukan hormat.

Contoh : Yang Berbahagia/ Yang Berhormat

e) Melalui dan SalinanJika surat rasmi dikirim melalui ketua penerima, pengirim perlu menulis ‘Melalui dan salinan’ dan dilangkau dua baris di bawah alamatnya dan nama serta alamat ketua penerima dituliskan di bawah.

f) Nombor RujukanUntuk tujuan fail dan memudahkan urusan surat-menyurat, nombor rujukan dicatatkan.Contoh : Rujukan tuan :

Rujukan kami :

53


Nombor rujukan surat ditulis pada sudut kanan, dilangkau dua baris di bawah garis melintang.Nombor fail rujukan memudahkan penerima menjawab surat bagi melicinkan segala urusan yang berkaitan. Cara menulis nombor fail bergantung kepada cara yang ditetapkan oleh pejabat mengikut kesesuaian sesuatu kementerian.

g) TarikhTarikh ditulis di sudut sebelah kanan surat pada baris yang sama dengan baris akhir alamat penerima. Tarikh ditulis dalam bentuk angka, bulan yang ditulis dengan huruf besar, tahun dan diletakkan tanda noktah. Contoh : 04 APRIL 2007

h) Untuk PerhatianUntuk Perhatian ditulis dalam kurungan, bersama dengan nama pegawai yang bertanggungjawab secara langsung dengan urusan berkaitan. Contoh : Setiausaha,

Persatuan Bahasa Melayu, Institut Perguruan Kuala Lumpur,

Jalan Kuantan, 53200 KUALA LUMPUR. (u.p. : Puan Fauziah binti Hashim)

i) Kata Penghadapani. Kata penghadapan bermaksud panggilan atau rujukan kehormat

kepada penerima. Panggilan ini mestilah sesuai dengan pangkat, darjat, gelaran dan jantina penerima. Contoh : Tuan,Yang Berbahagia Tan Sri, Yang Berbahagia Dato’

ii. Kata penghadapan perlu ditulis langkau dua baris dan sejajar dengan alamat penerima surat.

iii. Tanda koma (,) perlu ditulis di hujungnya.

j) Tajuki. Tajuk ditulis langkau dua baris di bawah kata penghadapan, iaitu

sejajar dengan nama dan alamat pengirim dan penerima.ii. Tajuk perlu tepat, ringkas dan padat serta dapat membayangkan

kandungan surat.iii. Gunakan huruf besar bagi semua huruf pertama setiap perkataan

yang digunakan dan perlu digariskan.iv. Sekiranya terdapat lebih dari satu baris, baris yang akhir sahaja

perlu digariskan.v. Tidak perlu diletakkan noktah (.) di bahagian akhir tajuk.

k) Pemerengganani. Perenggan pertama ditulis selang dua baris di bawah tajuk dan

dimulakan sejajar dengan tajuk, nama dan alamat pengirim serta penerima.

54


ii. Perenggan pertama (pendahuluan) dan perenggan akhir (penutup) tidak bernombor dan dimulakan dari tepi sebelah kiri surat.

iii. Perenggan kedua dan seterusnya perlulah bernombor. Nombor-nombor itu hendaklah ditulis ditepi. Tujuannya adalah supaya mudah dibuat rujukan jika timbul keperluan oleh pihak pengirim dan penerima.

iv. Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah selang dua baris.

v. Bagi perenggan yang mempunyai pecahan, perlulah menggunakan penomboran yang betul seperti 1.1, 1.2, 1.1.1, 1.2.1, atau huruf abjad (a), (b), (c) dan seterusnya.

l) Penutup Surati. Penutup surat perlu ringkas, tepat dan sesuai dengan tujuan dan

hasrat surat berkenaan. Contoh : Sekian, terima kasih.

ii. Bahagian penutup surat tidak bernombor dan ditulis rapat ke tepi seperti perenggan pertama.

m) Cogan Katai. Cogan kata perlu ditulis jika surat rasmi itu atas urusan rasmi.ii. Cogan kata ditulis di bawah penutup surat.iii. Bahagian ini ditulis dengan menggunakan huruf besar dan

menggunakan tanda bacaan pembuka dan penutup pengikat kata. Contoh : “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA “

“ CINTAILAH BAHASA KITA “

n) Pengakuan Tanggungjawabi. Sebelum tanda tangan, perlu dituliskan kata-kata pengakuan

tanggungjawab yang sesuai. Contoh : Yang benar, (individu)

Yang menurut perintah, (kerajaan)Yang menjalankan tugas, (syarikat perbadanan)

ii. Huruf pertama pada perkataan yang pertama hendaklah menggunakan huruf besar dan perkataan yang lain ditulis dalam huruf kecil dan tanda koma (,) hendaklah diletakkan di akhir ayat tersebut.

iii. Ditulis di sebelah kiri sejajar dengan penutup dan perlulah langkau dua baris ke bawah.

o) Tanda Tangan dan Nama Pengirimi. Tandatangan ditulis di bawah pengakuan tangungjawab.ii. Di bawah tanda tangan, hendaklah tulis nama penuh pengirim

surat dengan menggunakan huruf besar dan ditulis dalam kurungan.

iii. Di bawah nama, ditulis nama jawatan (jika ada) dan bagi pihak jika mewakili seseorang.

55


p) Salinan Kepadai. Sekiranya salinan surat ini perlu dikirim kepada pihak-pihak yang

lain yang terlibat secara langsung atau tidak ditulis selang dua baris di bawah nama penulis.

ii. Singkatan bagi salinan kepada ialah s.k. dan ditulis di tepi sebelah kiri.

Contoh : s.k. Pengurus Besar Sumber Manusia

Contoh Surat Rasmi 1

Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan,Kementerian Pelajaran Malaysia,Aras 8, Blok Tengah,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62592 W.P. PUTRAJAYA. Telefon : 03-8886900

Cik Faezah bt Hassan, Ruj. Tuan :Sekolah Menengah Jalan Cochrane, Ruj. Kami : KP(PP)5060/1131(20)55100 KUALA LUMPUR. Tarikh : 20 MEI 2008.

Melalui dan Salinan :

Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan,Jalan Semarak,54100 KUALA LUMPUR.

Tuan,

Pemberitahuan Pertukaran Pegawai Perkhidmatan Pelajaran

Saya diarahkan memaklumkan bahawa Cik Faezah bt Hassan dari Sekolah Menengah Jalan Cochrane, Kuala Lumpur, Pegawai Perkhidmatan Pelajaran telah ditukarkan sebagai Pensyarah Bahasa Melayu di Institut Bahasa, Lembah Pantai, Kuala Lumpur.

2. Ketua Jabatan dikehendaki melaksanakan pertukaran ini dan mengemukakan satu salinan Penyata Perubahan ke kementerian ini untuk rekod.

3. Ketua Jabatan juga diminta mengemukakan Sijil Gaji Akhir dan Buku Perkhidmatan Pegawai berkenaan kepada Ketua Jabatan yang baru.

56


Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

Hayati(ROSHAYATI BINTI ROSDI)Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan,b.p: Ketua Setiausaha,Kementerian Pelajaran Malaysia.

s.k. (i) Pengarah, Bahagian Sekolah-sekolah

Kementerian Pelajaran,50604 KUALA LUMPUR.

(ii) Pengarah,Bahagian Pendidikan Guru,Kementerian Pelajaran,50604 KUALA LUMPUR.

(iii) Pengetua,Institut Bahasa,Lembah Pantai,59200 KUALA LUMPUR.

Contoh Surat Rasmi 2

Norwahidah binti Md Hata,No. 43, Jalan Kg. Majid 1/3,Taman Majupadu,86000 Kluang,JOHOR DARUL TAKZIM. Telefon : 03-80412015

57


Pengarah Bahagian Pencen, Ruj.Tuan : JPA/BS/0026/2Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia, Ruj.kami : PEN/01/23Aras 2-5, Blok C2, Parcel C,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62510 W.P. PUTRAJAYA. Tarikh : 21 JUN 2008.

(u.p. : En. Abdullah bin Hussin)

Tuan,

BAYARAN PENCEN PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN

Dengan segala hormatnya surat tuan bertarikh 6 Jun 2008 no. rujukan JPA/BS/0026/2 adalah dirujuk.

2. Saya ialah bekas seorang guru yang telah bersara wajib mulai 20 OKTOBER 2007. Sebagai pesara, saya layak menerima bayaran pencen sebagaimana yang telah ditetapkan. Walau bagaimanapun, sehingga sekarang saya belum menerima apa-apa maklumat dari bahagian Pencen, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

3. Bersama-sama ini, saya sertakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan persaraan saya. Saya berharap perkara ini akan mendapat perhatian tuan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

Aween(NORWAHIDAH BINTI MD HATA)

Penggunaan Kata / Ungkapan Khusus dalam Surat Rasmi

Dalam surat rasmi terdapat banyak penggunaan kata-kata dan ungkapan khusus. Kata-kata ini digunakan sebagai predikat dalam ayat-ayat dan laras bahasa surat rasmi. Di samping mempunyai makna yang tersendiri, ungkapan-ungkapan ini juga berfungsi sebagai pemberi isyarat bagi makna keseluruhan kandungan surat rasmi itu. Ungkapan ini membayangkan kaitan fikiran yang sendirinya menggambarkan perkaitan peristiwa-peristiwa yang berlaku. Ungkapan-ungkapan tersebut dibahagikan kepada beberapa bahagian seperti :-

58


Ungkapan Permulaani. Saya diarahkan merujuk kepada perkara di atas ………..ii. Saya diarahkan dengan hormatnya memaklumkan bahawa………iii. Berhubung dengan perkara di atas………

Ungkapan Perenggan Keduai. Bersama-sama ini disertakan………….ii. Oleh yang demikian, sukacita sekiranya dapat tuan menyediakan…..iii. Oleh beberapa sebab yang tidak dapat dielakkan, maka…..

Ungkapan Rujukani. Saya diarah merujuk kepada perkara di atas……ii. Berhubung dengan percakapan kita tempoh hari……iii. Mengikut keputusan mesyuarat yang diadakan pada……..

Ungkapan Penyertaani. Bersama-sama dengan ini disampaikan senarai buku seperti yang

tuan/puan kehendaki….ii. Sukacitanya ini disampaikan senarai buku seperti yang tuan

kehendaki……

Ungkapan Maklumani. Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa surat tuan/puan

bil….bertarikh…tentang perkara tersebut telah kami terima.ii. Saya diarah untuk memaklumkan…………….iii. Sukacita dimaklumkan bahawa permohonan tuan/puan telah

kami…….

Ungkapan Sebab-musababAtas kerjasama tuan dalam perkara ini kami mengucapkan ribuan terima kasih.

Ungkapan Perintahi. Harap dapat kiranya pihak tuan memberikan kerjasama….ii. Besar harapan kami sekiranya tuan memenuhi permintaan kami….iii. Sukacita sekiranya pihak tuan dapat memberikan kerjasama….

Ungkapan MatlamatUntuk pengetahuan tuan, dimaklumkan bahawa…….

Ungkapan Perwakilani. Saya bagi pihak jawatankuasa………..mengucapkan…….ii. Bagi pihak kementerian……..saya mengucapkan terima kasih.

Ungkapan Pendapati. Pada pendapat saya, cadangan pihak tuan boleh diterima…..ii. Pada fikiran kami……iii. Merujuk perkara di atas, didapati bahawa……

59


Ungkapan Penegasi. Dengan hormatnya dimaklumkan………..ii. Menjadi harapan kami……iii. Didapati bahawa…….

Ungkapan Sambungani. Sebagai lanjutan daripada surat terdahulu…….ii. Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari……

Ungkapan SikapSaya mengucapkan setinggi penghargaan……Saya memandang berat kejadian itu…….

Ungkapan Pratindakani. Atas kerjasama tuan itu, saya dahului dengan ucapan terima kasih.ii. Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih.

Ungkapan PenamatSekian, terima kasih.Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.

Ungkapan Khidmat“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Ungkapan KesetiaanYang menurut perintah,Yang menjalankan tugas,

Aktiviti Pengukuhan

1. Mengapakah stuktur ayat pasif mempunyai kekerapan yang sangat tinggi dalam penulisan surat rasmi?

A. Menjarakkan hubungan antara penulis dengan penerima B. Menunjukkan bahawa penulis menggunakan laras bahasa yang indah

dan menarik C. Mewujudkan suasana yang formal antara penulis dengan penerima

60


D. Memberi gambaran bahawa penulis mempunyai kedudukan yang lebih tinggi daripada penerima

2. Pilih ungkapan yang PALING sesuai digunakan dalam surat rasmi.

A. Tuan diminta melaporkan diri dengan segera B. Puan mesti memberitahu kami tentang perkara sebenarC. Anda diminta menghadirkan diri dalam mesyuarat tersebutD. Kami akan menghubungi pihak tuan dengan seberapa segera

a) Jelaskan mengenai perkara berikut:

i. melalui dan salinanii. ungkapan kesetiaaniii. pengakuan tanggungjawab

Soalan Esei

Persatuan Mahasiswa Universiti Islam Antarabangsa Malaysia (UIAM) akan

mengadakan program ”Minggu Penyayang dalam kalangan Pelajar UIAM”.

Sebagai setiausaha program, anda dikehendaki menulis sepucuk surat

kepada pihak pentadbiran universiti ini bagi tujuan tersebut. Tuliskan surat

tersebut selengkapnya.

61

bab 4lm2023

Documents