bab 4 sigit lanjutin
TRANSCRIPT
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
A. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. PLN
Pusat (Persero) Tbk.
PT.Perusahaan Listrik Negara atau Biasa dikenal dengan PT.PLN (Persero) Tbk.
adalah merupakan salah satu perusahaan BUMN terbesar di indonesia. Perusahaan
yang Berlokasi di Jalan Trunojoyo Blok M1/135 Kebayoran Baru Jakarta Selatan ini
merupakan Kantor Pusat yang menaungi beberapa Distribusi dan Unit seluruh
Indonesia.
Sistem penggajian yang diterapkan pada PT.PLN (Persero) Tbk. Adalah
berdasarkan kinerja pegawai. Sistem ini di kenal dengan nama ERP SYSTEM atau
dalam hal ini di produksi oleh PT.SAP Indonesia , anak perusahaan dari SAP Yang
berkedudukan di Jerman.Sampai sekarang pun masih di lakukan prnyesuaian pada
sistem SAP (R/3). Untuk menjembatani pemakaian SAP (R/3) ini maka ada satu
sistem pendukung yang akan menghubungkan antara karyawan dengan data-data
administrasi kepegawaian yaitu ESS( Employee Self Service).melalui ESS ini
karyawan dapat mengakses data-data kepegawaian yang berhubungan dengan diri
mereka sendiri maupun bawahanya. Dengan ESS katyawan dapat mengakses data
pribadi (nama, alamat, anggota keluarga,pendidikan,riwayat penempatan,training
yang pernah diikuti, penilaian tahunan, surat teguran), data absensi(log absensi ,
lembur,cuti ,izin, sakit), data reinburse (reinburse biaya kesehatan, biaya perjalanan
dinas , biaya perjalanan dinas training).
1. Kebijakan Kepegawaian pada PT PLN (Persero) Tbk
a. Waktu Kerja
Untuk waktu kerja karyawan yang ditetapkan oleh PT .PLN (Persero)
Tbk sebagai berikut :
1). Hari dan jam kerja :
a). Senin s/d kamis 07.30 – 12.00 waktu kerja
12.00 – 13.00 waktu istirahat
13.00 – 16.30 waktu kerja
b). Jumat 07.30 – 11.30 waktu kerja
12.00 – 13.30 waktu istirahat
13.30 – 16.00 waktu kerja
b. Tata Tertib Karyawan dalam Perusahaan
1). Tata tertib dan kewajiban karyawan adalah sebagai berikut :
a). Karyawan diwajibkan untuk datang ketempat kerja tepat waktu
pada waktunya
b). Karyawan wajib melakukan absensi melalui mesin fingerscan ,
kartu jam hadir sudah tidak di gunkan lagi karena lebih akurat dan
menghindari fraud /kesalahan.
c). Didalam jam kerja diwajibkan memakai tanda pengenal,
berpakaian rapi dan sopan serta tidak dibenarkan menggunakan
alas kaki yang bukan sepatu
d). Karyawan wajib mengikuti dan mematuhi setiap petunjuk dan
instruksi yang diberikan oleh atasannya
e). Karyawan wajib mengabdikan semua kegiatannya kepada tugas
pekerjaanya yang telah ditentukan oleh perusahaan selama jam
kerja
f). Menggunakan dan menjaga dengan baik alat-alat atau
perlengkapan kerja dengan penuh tanggung jawab
g). Karyawan wajib menjaga serta memelihara nama baik perusahaan
dan segera melaporkan kepada pimpinan perusahaan atau
atasannya apabila mengetahui hal-hal yang dapat menimbulkan
bahaya atau kerugian perusahaan
h). Karyawan tidak diperbolehkan terlibat atau melakukan kegiatan
usaha lain, selain kegiatan usaha perusahaan
i). Karyawan dilarang menggunakan inventaris atau benda-benda
milik perusahaan keluar lingkungan perusahaan terhadap alas an
yang tidak dapat dibenarkan
j). Karyawan tidak diperkenankan tidak masuk kerja, datang
terlambat, meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya tanpa alas
an yang dapat diterima
2). Tata-tertib masuk dan keluar lingkungan perusahaan di pt pln:
a). Karyawan wajib menggunakan pintu atau gerbang yang disediakan
untuk masuk dan keluar perusahaan
b). Karyawan wajib mengisi daftar absensi pada tempat yang telah
disediakan baik pada waktu masuk maupun pulang kerja
c). Karyawan yang ingin masuk atau keluar dari lingkungan
perusahaan selama jam kerja harus memperoleh izin yang sesuai
dengan tata cara yang telah ditentukan
d). Keryawan yang ingin membawa masuk atau membawa keluar
benda-benda milik perusahaan harus memperoleh izin sesuai
dengan tatacara yang ditentukan
e). Jika diperlukan karyawan harus mengizinkan petugas keamanan
atau atasan memeriksa barang-barang pribadinnya pada saat
memasuki atau keluar perusahaan
c. Cuti
Cuti untuk karyawan pada PT PLN(Persero) Kantor Pusat meliputi :
1) Cuti tahunan dengan ketentuan sebagai berikut :
a). Masa kerja < 5 tahun mendapatkan hak cuti 12 hari kerja
b). Masa kerja < 10 tahun mendapatkan hak cuti sebesar 18 hari kerja
c). Masa kerja < 9 tahun mandapatkan hak cuti sebesar 20 hari kerja
d). Hak pekerja atas cuti tahunan akan gugur apabila dalam waktu
enam bulan sejak jatuhnya hak cuti tersebut tidak dapat
dipergunakan bukan karena alasan-alasan yang diberikan oleh
perusahaan.
e). Dengan mempertimbangkan kelancaran operasional kerjanya ,
maka perusahaan dapat menunda permohonan cuti karyawannya.
f). Hak karyawan atas cuti tidak dapat dikompensansikan dalam
bentuk apapun termasuk penggantian dengan uang
g). Hak karyawan atas cuti akan hilang (hangus) apabila melewati
batas waktu.
2) Cuti melahirkan dan cuti gugur kandungan
a) Seorang karyawan tetap wanita berhak atas cuti hamil dan cuti
melahirkan selama 3 tahun dengan mendapat gaji penuh dengan
mengajukan permohonan dan melampirkan perkiraan kelahiran
dari dokter atau bidan yang merawatnya kepada perusahaan empat
belas hari sebelumnya
b) Cuti gugur kandungan adalah pembebasan bagi karyawan tetap
wanita dari kewajiban untuk bekerja dengan tetap menerima gaji
penuh. Lamanya hari cuti gugur kandungan akan diberikan sesuai
dengan surat keterangan dokter atau bidan yang merawatnya
d.Tunjangan
Adapun Tunjangan yang diberikan oleh perusahaan PT PT
PLN(Persero) Kantor Pusat pada karyawan adalah sebagai berikut:
1) Tunjangan Jabatan
setiap karyawan pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat mempunyai hak
untuk mendapatkan tunjangan jabatan. Besar kecilnya penerimaan
tunjangan jabatan tidak tergantung pada kehadiran atau absensi
karyawan karena besarnya tunjangan tersebut telah ditetapkan sesuai
dengan jabatan dan kebijakan perusahaan,tapi lebih di tentukan oleh
kinerja karyawan tersebut yang akan di evaluasi setiap bulan.
2) Tunjangan Kesehatan Perusahaan
pada karyawan tetap mendapatkan jaminan 100% dari perusahaan,
pada karyawan kontrak hanya mendapatkan jaminan sebesar 1 bulan
gaji dari perusahaan.
3) Tunjangan Hari Raya (THR)
THR diberikan kepada semua karyawan perusahaan yang telah
mempunyai masa kerja selama tiga bulan atau lebih yang sehubungan
dengan hari raya. Besarnya tunjangan hari raya ini adalah sebesar 1
bulan gaji.
4) Bonus
Pemberian bonus mengacu pada INSENTIVE yang dibayarkan
selambat-lambatnya bulan atau tahun berikutnya.tergantung kebijakan
perusahaan tersebut untuk memberikan bonus kepada para
karyawannya. Adapun karyawan yang mempunyai masa kerja kurang
dari tiga bulan tidak akan mendapatkan bonus.
5) Rekreasi
Untuk kegiatan rekreasi perusahaan setahun sekali memberikan
bantuan dana sesuai dengan batas kewajaran kepada seluruh karyawan
bersama keluarganya untuk mengadakan rekreasi bersama.
6) Bantuan Biaya Pernikahan
Untuk bantuan biaya pernikahan diberikan kepada karyawan tetap
yang telah mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya satu tahun,
bantuan diberikan setelah karyawan yang bersangkutan menyerahkan
bukti copy surat nikah kepada bagian Sdm/Talenta. Bantuan biaya
pernikahan diberikan kepada karyawan sebanyak satu kali untuk
pernikahan yang pertama kalinya secara sah sebesar Rp700.000,
Jaminan Kesehatan
Jaminan kesehatan adalah jaminan pemeliharaan kesehatan yang diberikan
oleh perusahaan dalam rangka memelihara dan atau memulihkan
kesehatan karyawan dan atau keluarganya yang berhak.
PT PLN (Persero) Kantor Pusat menetapkan bahwa karyawan yang
berhak atas jaminan kesehatan adalah karyawan tetap. Dan bagi karyawan
wanita yang berhak atas jaminan kesehatan adalah untuk dirinya sendiri,
anggota keluarganya tidak dijamin perusahaan, kecuali apabila karyawati
tersebut sebagai janda dan bila suaminya tidak mempunyai pekerjaan
dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan maka biaya kesehatan
anak-anaknya dijamin oleh perusahaan. Perusahaan memberikan jaminan
kesehatan meliputi :
1) Pemeriksaan kesehatan kepada Rumah sakit rujukan yang ditunjuk
oleh perusahaan
2) Penggantian biaya perawatan dan pengobatan
3) Penggantian biaya kacamata
4) Penggantian gigi palsu
5) Penyelenggaraan keluarga berencana
g. Unsur- unsur Kebijakan Kenaikan atau Penyesuaian Gaji
Kebijakan dalam kenaikan gaji atau penyesuaian gaji dilakukan
setahun sekali pada bulan awal Januari dengan mempertimbangkan:
1) Kemampuan perusahaan
2) Prestasi kerja berdasarkan hasil penilaian kinerja tahunan/ pay
performance
3) Upah minimum propinsi (UMP) DKI Jakarta
4) Kinerja,pertumbuhan dan investasi suatu perusahaan
Adapun unsur unsur Kenaikan gaji pokok dapat juga dilakukan karena
kenaikan golongan atau promosi dan diatur tersendiri oleh perusahaan.
2. Sistem dan Prosedur Penggajian PT PLN
(Persero) Kantor Pusat
a. Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan
Pada umumnya prosedur penerimaan pegawai baru adalah suatu
proses mendapatkan SDM (sumberdaya manusia) yang sepenuhnya
menjadi wewenang perusahaan dan yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dalam rangka mendukung dan mewujudkan tujuan
perusahaan. Beberapa proses penseleksian dengan cara, test psikotes, tes
wawancara dan test tertulis.
Pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat proses penerimaan pegawai
meliputi hal sebagai berikut :
1) Perekrutan dari Luar Perusahaan
Pengisian posisi yang dibutuhkan didapat dari luar perusahaan seperti
sumber-sumber dibawah ini:
a) Melalui media cetak
b) Internet
2) Melalui Informasi Rekomendasi Karyawan
Melalui rekomendasi karyawan, penerimaan pegawai baru untuk
mengisi kebutuhan perusahaan dilakukan melalui seleksi penerimaan.
Persyaratan tersebut sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Usaha permintaan karyawan baru akan dilakukan dengan
memeriksa surat lamaran yang masuk. Apabila dari pemeriksaan itu
didapat kriteria-kriteria yang sesuai dengan yang dibutuhkan maka
akan diadakan pemanggilan test bagi calon karyawan tersebut. Test
ujian tersebut meliputi attitude test, wawancara teknis, tes psikologis,
wawancara terakhir, tes kesehatan dan keputusan penerimaan. Pelamar
yang dinyatakan lulus dalam tes tersebut akan menjalani training
masa percobaan. Dimana masa percobaan tersebut merupakan masa
penjajakan baik dari pihak perusahaan maupun karyawan-karyawan
yang lainya. Training masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan
sampai 6 bulan terhitung sejak karyawan yang bersangkutan tersebut
bekerja diperusahaan. Selama masa percobaan kerja, masing-masing
pihak bebas melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK). Jika
hubungan kerja tidak diputuskan pada akhir masa percobaan, pekerja
dianggap telah diterima sebagai pekerja tetap. Untuk itu Divisi Sdm
dan Talenta akan memberikan surat pengangkatan yang berisikan
antara lain jabatan, tugas, upah serta fasilitas yang berlaku bagi jabatan
yang dipegangnya. Perusahaan akan menetapkan Pekerja sebagai
karyawan tetap apabila dinyatakan telah memenuhi persayaratan yang
ada dengan suatu surat ketetapan atau pengangkatan.
Dari kesimpulan yang di ambil oleh penulis yang melakukan riset teori
dan praktek yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) Kantor Pusat tidak ada
perbedaan pada umumnya dalam penerimaan pegawai dengan perusahaan
atau instansi lain yang pastinya juga melalui proses penseleksian untuk
mendapatkan SDM yang berkualitas dan kompeten dalam hal ini PT PLN
(Persero) Kantor Pusat melakukan test psikologi, test wawancara, dan test
kesehatan untuk mendapatkan kualitas SDM yang baik dan kompeten di
masing masing bidang ilmu yang di kuasainya.
Adapun Setelah proses perekrutan dan penerimaan karyawan telah
selesai, maka terdapat karyawan baru yang akan berpengaruh terhadap
pada pembuatan daftar-daftar baru bagi karyawan tersebut atau Dokumen-
dokumen yang akan dihasilkan untuk prosedur penggajian pada PT. PLN
(Persero) Kantor pusat , adalah sebagai berikut :
a) Fingerscan
Untuk lebih meminimalisir terjadinya kesalahan yang di lakukan oleh
sistem itu sendiri atau karyawan tersebut, perusahaan telah mengganti
sistem pencatatan waktu untuk para karyawannya dengan menggunakan
Fingerscan. Karena mesin fingerscan bisa meminimasilsasi terjasinya
kecurangan yang dibuat oleh karyawan perusahaan tersebut
b) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji ini di keluarkan oleh bagian SDM
dan Talenta, biasanya bagian SDM dan Talenta membuat suatu catatan .
misalnya SKPK ( Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan), Surat
Kenaikan Pangkat, surat penurunan pangkat, surat penempatan baru,
setelah bagian SDM Talenta membuatnya lalu mengirim kebagian Non
finansial untuk merekap dan membuat lagi surat-surat itu dan akan
menginput perubahan data yang dilakukan.perubahan ini akan efektif pada
tanggal 1 bulan berikutnya karena hal ini akan mempengaruhi pusat biaya
masing 2 karyawan.
c) Daftar gaji dan rekap daftar gaji adalah output yang di hasilkan setelah
proses penggajian selesai, setelah proses running gaji selesai maka sdm
bagian payrol akan mencetak daftar gaji di mana didalamnnya terdapat
perincian gaji dan potongan-potongan untuk masing-masing karyawan
kemudian akan ada rekap daftar gaji yang berisix perincian gaji dan
potongan-potongan yang ada untuk masing-masing pusat biaya ,dari rekap
daftar gaji inilah maka jurnal penggajian akan terbentuk dari daftar daftar
gaji ini akan tercetak slip gaji untuk karyawan.
d) Slip Gaji
Setelah semua data di cocokan maka sdm bagian payroll akan mencetak
slip gaji .dalam hal ini amplop gaji tidak dibutuhkan lagi karena gaji akan
ditransfer langsung melalui rekening gaji setiap karyawan sehingga juga
tidak akan ada bukti kas keluar kecuali hanya berupa jurnal umum untuk
penggajian
e) Daftar Potongan
Potongan atau pengurangan-pengurangan dari gaji yang ada pada PT.
PLN (Persero) Kantor Pusat adalah sebagai berikut :
1) Tax/pajak
Dalam hal ini pajak penghasilan pasal 21 yang ditanggung seluruh
karyawan/buruh yang bersangkutan, perusahaan menghitung sesuai
dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia.
2) Asuransi
Untuk melindungi para karyawan dari kecelakaan saat bekerja, PT.
PLN (Persero) Kantor Pusat mengasuransikan kepada karyawannya.
2. Komponen Pemrosesan Gaji
Dalam pemrosesan gaji PT. PLN (Persero) Kantor Pusat telah
menggunakan sistem komputer (terkomputerisasi), dalam hal ini PLN sudah
menggunakan sistem SAP (R/3) hal ini dimaksukan untuk mempercepat
proses penyelesaian daftar gaji karyawan pada setiap bulannya.
Prosedur pembayaran gaji pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat adalah
sebagai berikut :
a. Bagian pencatatan waktu dilakukan oleh SA (Security Administrator)
dalam hal ini SA hanya bertanggungjawab untuk mendaftarkan dan
menghapus Sidik jari setiap karyawan pada mesin fingerscan serta
menarik memproses daftar absensi tersebut ke server setiap hari dan meng
upload ke SAP(R/3) sehingga setiap karyawan dapat melihat data log
absensinya pada aplikasi ESS-nya masing-masing. (payroll).
b. Bagian SDM bagian Payroll yang akan memproses gaji dari awal sampai
akhir, daftar potongan, daftar lembur . dari mulai melakukan running time
management sampai mencetak daftar gaji,rekap daftar gaji ,jurnal
penggajian, sampai mencetak slip gaji .
c. Berdasarkan bukti tersebut dibuat voucher. Atas dasar voucher tersebut
lalu ditulis cek dan menyetorkannya ke bank untuk mengisi rekening giro
untuk gaji. Cek gaji dimasukan kefile transaksi kas keluar lewat komputer.
d. Bank mentransfer atau mengisi gaji ke setiap rekening karyawan (tiap-
tiap karyawan mempeunyai rekening sendiri dari ban yang ditunjuk oleh
perusahaan).
e. Bukti setor diserahkan pihak bank kepada bagian SDM bagian
Payroll.SDM Bag Payroll kemudian menyerahkan struk gaji kepada
karyawan sesudah mereka menandatangani daftar gaji. Tanda terima di
buat rangkap dua dengan perincian lembar pertama diberikan ke
karyawan dan lembar kedua di pegang bagian gaji.
f. Berdasarkan atas struk gaji tersebut, masing-masing karyawan dapat
mengambil gajinya sendiri ke bank atau melalui ATM. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada flowchart penggajian.
b. Prosedur Pencatatan Waktu
Pada umumnya prosedur pencatatan waktu dilakukan oleh karyawan
untuk mencatat waktu kehadiran yang biasanya menggunakan kartu
kehadiran atau kartu absensi yang dilakukan serta diawasi oleh fungsi
pencatat waktu, nantinya kartu absensi tersebut dikumpulkan untuk
digunakan dalam dasar penentuan gaji karyawan.
Pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat dalam melaksanakan
pengawasan terhadap karyawan yang masuk kerja, Perusahaan
mengadakan pencatatan waktu kehadiran dari setiap karyawan
menggunakan Mesin Fingerscan . Pencatatan waktu kehadiran ini bukan
hanya digunakan sebagai dasar perhitungan gaji, namun untuk
mengevaluasi tingkat kedisiplinan kehadiran karyawan serta digunakan
sebagai pendukung untuk mendapatkan tunjangan transport dan tunjangan
kehadiran.
Dalam melakukan pencatatan waktu kerja pada PT PLN (Persero)
Kantor Pusat menggunakan mesin fingerscan sebagai alat untuk mencatat
waktu kehadiran setiap karyawan.
Adapun prosedur pencatatan waktu kerja dalam perusahaan ini adalah:
setiap pagi karyawan datang menempelkan jarinya pada Mesin Fingerscan
yang telah tersambung oleh dalam Sistem Administrator dan telah yang
tersedia dipintu masuk perusahaan serta diawasi oleh satu orang dari
fungsi bagian Sistem Informasi Wilayah (SIWU) dan Satu orang dari
fungsi bagian pengendalian Internal .
Dari analisa diatas berdasarkan teori umum dengan prosedur
pencatatan waktu pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat sistem fingerscan
ini meminimalisir terjadinya kecurangan karena jiaka absensi dilakukan
melalui jam kerja hadir (clockcard) maka kartu tersebut dapat dibawa oleh
rekan kerjanya dan di absenkan pada mesin clockcard sedangkan dengan
menggunakan fingerscan ,setiap karyawan tidak mungkin melakukan hal
tersebut karena karyawan yang bersangkutan yang harus melakukan
absensi sendiri dengan jari tangan mereka sendiri .sistem ini lebih akurat
karena dalam pencatatan waktu langsung diawasi oleh fungsi pencatat
waktu atau security card sehingga karyawan tidak bisa memanipulasi
data.
3. Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT PLN (Persero)
Kantor Pusat
Pengendalian sangat berguna untuk mencegah terjadinya kerugian-kerugian
yang tidak diinginkan perusahaan, oleh karena itu pengendalian intern yang
baik akan menunjang terwujudnya kemajuan perusahaan tersebut.
Secara umum pengendalian intern memiliki tujuan :
a. Melindungi harta dan aktiva perusahaan
b. Menjamin keakuratan dan keandalan data serta informasi akuntansi
c. Meningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan
d. Mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah digariskan
oleh pihak manajemen perusahaan.
Dalam pengendalian terhadap sistem dan prosedur, PT. PLN (Persero)
Kantor Pusat masih teletak pada urusan pengawasan keuangan (financial
controller) yang ditunjang oleh bagian atau unit-unit lainnya. Secara
umum pengendalian tersebut terlihat pada :
1) adanya pembagian tugas dan tanggung jawab fungsi masing
masing bagian divisi , tidak ada keikutsertaan fungsi lain terhadap
Pencatatan waktu, catatan gaji, kenaikan pangkat dan pembuatan cek
gaji yang membuat tugas terhadap catatan kepegawaian pada PT PLN
(Persero) Kantor Pusat dilaksanakan sebagaimana mestinya dengan
memberikan tugas terhadap fungsi perekrutan.
2) Adanya pengendalian umum pada fungsi Umum dan Manajemen
Pusat yaitu adanya ototorisasi daftar gaji oleh yang berwenang yaitu
Kadiv Umum dan Manajemen Pusat . Daftar gaji diotorisasi oleh
Kadiv Umum dan Manajemen Pusat yang mempunyai tujuan agar
karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang
diangkat menurut surat keputusan manajemen puncak atau direktur
utama, serta keseluruhan perkalian, potongan dan penjumlahan data
daftar gaji sudah dicek kebenarannya. Pengendalian ini dilakukan
untuk menghindari pembayaran fiktif kepada karyawan.
3) Struktur organisasi yang ada pada perusahaan adalah struktur
organisasi garis di mana masing-masing langsung berhubungan dan
bertanggung jawab kepada atasannya masing-masing.
4) karyawan yang terlibat dalam memverifikasi waktu hadir dari mesin
pencatat waktu tidak terlibat dengan fungsi-fungsi lainnya terutama
fungsi keuangan. Pembagian tugas ini mencegah terjadinya manipulasi
jam kerja karyawan
5) Perusahaan mempunyai peraturan yang tegas antara lain mengenai jam
kerja karyawan, tarif gaji menurut jabatan dan golongan dan
perhitungan uang lembur, cuti, pengunduran diri dan lain-lain.
6) Adanya pembagian tugas yang jelas antara karyawan yang
memverifikasi daftar gaji, cek gaji dan karyawan yang
mendistribusikan cek gaji tersebut. Pada pengendalian tersebut
dilaksanakan untuk menghindari penyelewengan-penyelewengan PT
PLN (Persero) Kantor Pusatt
7) Tiap karyawan yang menerima gaji juga mendapat dan
menandatangani bukti pembayaran gajinya sehingga ada bukti tertulis
bahwa pembayaran gaji telah dilakukan
8) Berkaitan dengan sistem keamanan komputer agar data yang telah di
akses dan di simpan ke dalam kompter terjaga dan terlindungi, maka
digunakan antara lain hal-hal sebagai berikut :
a) Uninterruptible power supply (UPS) dan stabilizer
b) File-file yang ada pada komputer di back up setiap harinya
c) Hanya barang-barang tertentu saja yang diperkenankan
memakai komputer disertai dengan password guna menceagah hal-
hal yang tidak diinginkan.
2) Pengendalian Aplikasi
Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin bahwa transaksi telah di
catat, diproses dan dilaporkan dengan benar. Pengendalian aplikasi
meliputi 3 (tiga) hal, yaitu :
1) Pengendalian Masukan
Pengendalian masukan dilakukan perusahaan antara lain :
a. Pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat pengendalian masukan dimulai dari
penerimaan pegawai sebagai tahap awal sebagai tahapan percobaan dengan
membuat format terhadap gaji pokok yang diperoleh pegawai selama status
percobaan selanjutnya dilakukan penyesuaian gaji pokok, tunjangan dan
potongan-potongan yang diterima pegawai ketika pegawai tersebut diangkat
menjadi karyawan tetap, berdasarkan surat keputusan perusahaan bagian
kepegawaian atau SDM Talenta sebagian yang bertanggung jawab akan
semua proses input tersebut bertugas meneliti dan melakukan pembenaran jika
terjadi satu kesalahan dengan sepengetahuan manager sebagai
otorisasinya.Dalam aplikasinya fungsi kepegawaian / SDM Talenta merekam
semua data tersebut dengan bantuan komputer dan bagian-bagian personalia /
manajemen dan umum secara berkala melakukan koreksi data terutama jika
ada karyawan yang pindah atau dilakukan pemutusan hubungan kerja. Selain
itu seluruh transaksi yang masuk dan terekam kedalam komputer harus sudah
diotorisasi secara sah oleh yang berwenang agar dapat diyakini
keakuratannya.
b. Selanjutnya ada Pengecekan dilakukan dengan cara membandingkan data
yang diketik pada keyboard dan data yang ditampilkan pada monitor
komputer untuk memastikan bahwa data yang di input adalah benar .program
ini biasa di sebut dengan ECHO CHECK.
c. Pengendalian kehadiran atau absensi yaitu menggunakan mesin pencatat
waktu kerja akan mendata waktu jam kerja dan waktu hadir, sehingga terlihat
jelas setiap karyawan yang datang terlambat dan tepat waktu bahkan
karyawan yang tidak hadir pada saat kerja.
d. pengendalian masukan yang dilakukan fungsi akuntansi yaitu dengan
sejumlah bukti kas keluar untuk pembayaran gaji karyawan beserta potongan-
potongan gaji yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan yang selanjutnya
bukti kas tersebut harus dilakukan pembukuan oleh fungsi akuntansi.
e. Penggunaan Program menggunakan Password yang ada serta digunakan kode
sandi sehingga hanya pihak-pihak berwenang saja yang dapat menginput data.
2) Pengendalian Proses
Pengendalian proses dilakukan PT. PLN ( Persero) Kantor Pusat
dimaksudkan untuk memberi keyakinan bahwa proses yang telah selesai
dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan seluruh transaksi telah
dimasukan dengan benar. Pengendalian ini antara lain adalah
a. Proses penghitungan gaji
Proses penghitungan gaji dijalankan oleh bagian kepegawaian /
bagian Manajemen dan Umum dalam perhitungan gaji. Proses
Sistem Administrator / fingerscan berperan penting dalam
pembayaran gaji pada karyawan karena Fingerscan merekam
jumlah jam setiap karyawan yang berada di perusahaan.
Pengendalian pemrosesan yang dilakukan oleh PT PLN (Persero)
Kantor Pusat yaitu memproses seluruh bukti kas keluar untuk
biaya gaji karyawan beserta potongan pajak dan potongan-
potongan pinjaman yang sesuai dengan NIK (Nomor Induk
Karyawan) masing-masing pada fungsi payroll dengan
memberikan sejumlah daftar gaji, rekap daftar gaji di proses
melalui satu program SAP , jadi fungsi lainya yang perlu repot
untuk membuat cacatan lagi untuk pemrosesannya. Pengendalian
pemrosesan yang dilakukan tidak melalui Fungsi keuangan tetapi
sudah melalui SAP PROCESS yaitu satu proses yang langsung
melakukan transfer ke sejumlah rekening gaji kepada masing-
masing rekening karyawan.
b. Di lakukan tes urutan dengan maksud mengecek kelengkapan
dokumen yang ada, sehingga dokumen yang hilang dapat segera
diketahui.
c. Setelah melakukan tes urutan lalu dilakukan pengecekan jumlah
gaji yang dibayarkan agar mengetahui keakuratan penjumlahan
secara terkomputerisasi.
Pengendalian Keluaran
Pengendalian ini bertujuan untuk mengetahui apakah hasil
pemrosesan data telah lengkap dan akurat serta didistribusikan kepada
pemakai yang tepat.
a). Pengendalian keluaran yang dilakukan oleh PT PLN (Persero)
Kantor Pusat, dengan memeriksa kembali kebenaran output yang
dihasilkan dengan tujuan memastikan bahwa hasil pemrosesan
sudah lengkap dan akurat, juga untuk memastikan kebenaran data.
Selain itu PT PLN (Persero) Kantor Pusat mempunyai kebijakan
yang mengatur lamanya data tersebut dimusnahkan hal ini
dilakukan oleh perusahaan dalam rangka menjaga keamanan dan
kerahasiaan data. Dalam hal ini penulis berpendapat bahwa PT
PLN (Persero) Kantor Pusat fungsi SDM Talenta atau HRD telah
menggunakan setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan
gaji karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang yaitu
direktur utama dan direktur keuangan agar data gaji yang
tercantum dalam data gaji yang dapat dihandalkan. Dilain pihak
setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula
mendapat otorisasi dari yang berwenang oleh karena itu tidak
setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji setiap
karyawan tanpa mendapat otorisasi dari fungsi HRD / SDM
talenta.
b). Pengendalian keluaran yang dilaksanakan pada PT PLN (Persero) ,
yaitu memastikan Output-output daftar laporan yang akan dan
sedang ditampilkan hanya boleh diberikan kepada pihak yang
mempunyai wewenang.
c). Pengendalian keluaran yang dilakukan koreksi terhadap Laporan-
laporan yang dihasilkan tersebut harus di kaji ulang untuk diteliti
kebenarannya (verifikasi).
d). Pengendalian keluaran yang dilakukan terhadap data atau berkas
transaksi, master dan tabel yang dihasilkan tersebut disimpan ditempat
yang aman dan diberi label agar mudah dalam pencariannya.
e). Pengendalian keluaran yang dilakukan dengan koreksi terhadap semua
bukti kas keluar untuk pembayaran gaji setiap karyawan. Karena pada
fungsi akuntansi hanya bertugas memcocokan jurnal penggajian yang
sudah di program dan telah terupload dengan hasilnya pada AJR (Ayat
Jurnal Harian). Dari keterangan diatas maka PT PLN (Persero) Kantor
Pusat telah melakukan pengendalian yang sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan. Dalam hal ini penulis berpendapat bahwa fungsi
akuntansi pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat telah menggunakan
program yang lebih akurat,cepat dan efisien.
f). Pengendalian keluaran yang dilakukan harus mem back-up semua data
sehingga data output yang dihasilkan tidak hilang ,dan juga untuk
menghindari data yang hilang akibat kerusakan pada komputer.
g). Pengendalian keluaran PT PLN (Persero) Kantor Pusat yang dilakukan
hanya pencetakan laporan dalam jumlah yang diperlukan sesuai
dengan kebutuhan perusahaan
Dalam pemrosesan pengajian PT PLN (Persero) Kantor Pusat menggunakan
komputerisasi sehingga tidak lepas dari peranan teknologi untuk memberikan
efektivitas dan efisiensi data. Teknologi informasi yang digunakan oleh PT PLN
(Persero) Kantor Pusat adalah sebagai berikut :
a. Perangkat Lunak (software)
Program komputer yang digunakan antara lain :
1). SAP(R/3) :Jadi program yang digunakan ini lebih menuju pengurangan
kertas (Paperless) oleh bagian Sdm payroll untuk menginput data dari
Sistem Administrator (fingerscan) menjadi rekap daftar gaji dan daftar
gaji , serta membuat slip gaji.
2). Micrsoft excell XP, microsoft word XP adalah program aplikasi lain
dalam proses penghitungan gaji
b. Perangkat Keras (hardware)
Komponen perangkat keras yang digunakan yaitu :
1) Input device : keyboard, mouse,speaker
2) Processor :CPU Zyrex, intel Pentium IV 2,8 GHz L2 1 Giga (Max
2 CPU), RAM 4 x 512 MB (Max 6 G), HDD 40 G
3) Output Devices : Mon 17”, Printer, scanner
4) Uninteruptible power supply (UPS) Sine-wave countinous 2 KVA,
berfungsi sebagai penyedia tenaga cadangan, dimana apabila aliran
listrik tiba-tiba terputus, data-data yang sedang on-line pada komputer
bisa tetap di akses selama beberapa jam.
5) Pengadaan Stabilizer Berfungsi untuk menjaga kestabilan listrik,
sehingga komputer atau mesin yang lain terawatt dan awet .serta
adanya Teknisi (Brainware) Pada teknisi terdapat operator yang
tugasnya memasukkan data dalam komputer supaya dapat diperoleh
lebih lanjut agar menghasilkan keluaran yang diperlukan.
B. EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGGAJIAN GUNA MENINGKATKAN KINERJA KARYAWAN PADA
PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat
serta membandingkannya dengan teori-teori yang ada maka dapat dievaluasi
hasil penelitian sistem informasi akuntansi penggajian yang telah diterapkan dan
hubunganya dengan kinerja karyawan PT PLN (Persero) Kantor Pusat pada
diantaranya :
1. Prosedur Penerimaan Pegawai\
a) Yang menangani masalah pengadaaan karyawan di PT PLN (Persero) Kantor
Pusat adalah pengembangan SDM dan Talenta (Sumber Daya Manusia dan
Talenta). Para pelamar yang akan mengajukan surat lamaran berdasarkan
kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan setelah itu akan t ditest
berupa wawancara teknis, test psikologi, test kesehatan, tes tes lain yang
masih harus dikuti oleh si pelamar hal ini bertujuan untuk melihat kemampuan
pelamar dan juga agar perusahaan mendapatkan karyawan yang mampu
bekerja dengan baik ,efektif, dan bermutu. Dan juga penerimaan karyawan ini
yang akan nantinya akan menghasilkan kinerja yang baik untuk para kayawan
itu sendiri.
b) Untuk efisiensi penerimaan pegawai baru juga dapat dilihat saat PT PLN
(Persero) Kantor Pusat memaksimalkan penggunaan sarana media cetak dan
internet dalam mensosialisasikan penerimaan karyawan kepada masyarakat
sehingga tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu.
c) Sebaiknya PT PLN (Persero) Kantor Pusat dalam proses penerimaan pegawai
melibatkan masing-masing divisi atau departemen yang membutuhkan
karyawan tersebut hal ini dikarenakan setiap divisi yang membutuhkan
karyawan yang lebih mengetahui spesifikasi dan kriteria yang mereka
inginkan, sehingga efektivitas dan kinerja yang diperoleh perusahaan dalam
perekrutan karyawan semakin baik.
d) Pencatatan waktu hadir karyawan sulit untuk dimanipulasi, hal ini disebabkan
karena karyawan di PT. PLN (Persero) Kantor Pusat sudah menggunakan
Sistem fingerscan (pencatatan waktu kehadiran karyawan dengan sidik jari)
yang dikelola oleh bagian Sistem pengendalian internal.Apabila karyawan
terlambat hadir, maka maka telah terprogram didalam komputer sehingga
dtinnnapat diketahui lamanya keterlambatan kehadiran karyawan tersebut.
e) PT PLN (Persero) Kantor Pusat terus meningkatkan efektifitas penggunaan
sistem fingerscan. Selain berfungsi untuk absensi identitas seorang karyawan
juga dirancang sebagai alat penilaian kinerja karyawan apakah karyawan
tersebut rajin atau tidak yang berujung pada peningkatan gaji dan jabatannya.
f) Penggajian yang digunakan pada PT. PLN (Persero) Kantor Pusat adalah sap
system, yaitu sistem yang memberikan penilaian kinerja pegawai yang
bersangkutan. Hal ini berguna dalam menentukan besar kecilnya tunjangan,
bonus yang akan diterima. jadi tarif kompensasi dan pengurangan gaji harus
diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.
2. Komponen Pemrosesan Gaji
a) Prosedur penghitungan gaji yang dilakukan oleh PT PLN (Persero) Kantor
Pusat telah dilakukan dengan baik dimana data-data tentang daftar absensi,
daftar lembur, dan cuti yang tadinya dibuat oleh bagian sdm/ hrd , tidak lagi
dibuat oleh bagian tersebut karena bagian gaji/ payroll sudah membuat semua
daftar absensi,lembur, cuti, tunjangan lainnya dalam satu program sap system.
b) Bagian fungsi pencatat waktu yang di sebut system administrator dalam hal
ini yang mencatat kehadiran karyawan dengan fingerscan sudah sangat baik
karena karyawan tidak bsa memanipulasi jam kehadiran tersebut.
c) Fungsi lainnya seperti akuntansi hanya akan mencocokan jurnal penggajian
yang memang sudah terprogram. Dalam hal ini fungsi akuntansi hanya akan
meng upload program yang sudah di program oleh fungsi gaji.
d) Teknologi yang digunakan selalu up to date, karena semakin cepat proses
yang dilakukan maka akan meminimalisasi biaya atau efisiensi akan tercapai.
Tetapi hal yang mungkin tepat adalah proses penyesuaian teknologi sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, jangan sampai teknologi yang ‘dibeli” tersebut
harus disia-siakan yang berujung pada kerugian. Kemudian penggunaan
teknologi yang canggih juga harus diikuti sumber daya manusia (SDM) yang
bisa mengoperasikan teknologi tersebut.
3. Prosedur Pembayaran Gaji
a) Dilihat dari tingkat efektivitas dari prosedur pembayaran gaji dapat dilihat
pada saat bagian payroll membuat daftar gaji dan upah, setelah itu bagian
finance akan memeriksa kembali tentang kebenaran daftar gaji karyawan
untuk menghindari kesalahan perhitungan gaji yang mungkin terjadi oleh
bagian payroll setelah bagian finance memverifikasi, bagian finance akan
membuat rekening bank yang akan diserahkan ke bagian payroll untuk
dicairkan kebank. Kemudian bank akan memeriksa kembali daftar gaji
karyawan yang kemudian mentransfernya kerekening masing-masing
karyawan. Hal tersebut menunjukan bahwa efektivitas dalam pembayaran gaji
sangat diperhatikan oleh perusahaan agar tidak terjadi kecurangan-kecurangan
atau fraud yang mungkin terjadi.
b) Efisiensi dalam pembayaran gaji PT PLN ( Persero ) Kantor Pusat juga
terlihat saat pembayaran gaji kekaryawan menggunakan perantara Bank.
Kemudian pihak Bank akan mentransfer gaji karyawan ke nomor rekening
karyawan, sehingga karyawan tidak perlu mengambil gajinya dikantor namun
bisa melalui ATM yang merupakan salah satu fasilitas yang diberikan oleh
pihak Bank, Sehingga akan menghemat waktu dan biaya karyawan
c) Adanya adanya pengawasan independen terhadap bagian HRD, hal ini
disebabkan agar tidak terjadi manipulasi terhadap proses pembayaran gaji.
Misalnya bagian HRD tidak memasukkan bonus ataupun intensif yang
seharusnya dterima oleh karyawan.
4. Proses Penghitungan Gaji karyawan secara Komputerisasi:
a. mempercepat pengiriman dan proses data sehingga efisiensi waktu
dapat dicapai perusahaan.
b. meminimalisasi kesalahan akibat human error sehingga efektivitas
dicapai perusahaan.
c. Adanya arsip cadangan (back up file) di simpan kedalam perusahaan.
Sebaiknya perusahaan menyimpan arsip cadangan di luar perusahaan
juga,
d. Tingkat Efektivitas dari segi keakuratan data yang dihasilkan sangat
baik dikarenakan penghitungan dilakukan secara komputerisasi.
e. Tingkat keamanan data sangat baik hal ini dikarenakan penggunaan
kata sandi atau password hanya pihak yang memiliki otoritas saja yang
dapat mengupload dan membuka data tersebut.
5. Struktur Organisasi
a) Efektivitas Struktur organisasi PT PLN (Persero) Kantor Pusat dapat dillihat
dari perincian tugas dan tanggung jawab yang jelas dalam organisasi
perusahaan sehingga karyawan dapat mengetahui pekerjaannya sesuai dengan
ruang lingkup masing-masing.
b) Sedangkan efisiensi dari struktur organisasi perusahaan adalah mempersingkat
waktu pekerjaan, Hal ini dapat dilihat ketika ada suatu pekerjaan masing-
masing divisi akan melakukan kerjasama antara divisi atau departemen sesuai
dengan bidangnya sehingga pekerjaan akan selesai tepat waktu, hal ini
dikarenakan adanya sistem pembagian yang jelas dalam struktur organisasi
pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat
6. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian pada PT PLN (Persero) Kantor Pusat sudah cukup baik
diantaranya:
a) adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab, bagian yang menghitung gaji,
bagian yang membuat atau mengolah data gaji dan bagian yang membayarkan
gaji.
b) Adanya sistem yang telah terprogram baik yang di gunakan oleh perusahaan ,
karenanya manfaat yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan untuk
menggunakan tekologi tersebut yang dinamakan efisiensi biaya.
c) Dengan menggunakan sistem sap ini perusahaan bisa lebih mempercepat
proses pencatatan, pengiriman data dan pekerjaan lebih paperless
(pengurangan kertas) dan jumla sumber daya untuk mendukung sistem ini
juga lebih sedikit sehingga karyawan lebih mengoptimalkan pekerjaan sesuai
job descpription (tugasnya masing-masing)
d) Dilihat dari efektifitas sistem informasi akuntansi penggajian berbasis sap
maka kinerja sistem ini dinilai cukup efektif karena pemisahan tugas setiap
fungsinya sudah berjalan cukup baik dengan tidak adanya fungsi-fungsi
dengan tugas-tugas yang tumpang tindih.
e) Selain itu dengan adanya fingerscan maka absensi karyawan tidak
membutuhkan kertas lain hal bukti pencatatan yang masih menggunakan
clockcard. Sehingga dengan menggunakan fingerscan dapat memimalisasi
tingkat kecurangan pada saat melakukan absensi.