bab 3: pengurusan penyepaduanprojek
DESCRIPTION
Bab 3: Pengurusan PenyepaduanProjek. Kunci Kepada Kejayaan Projek: Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik. Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat projek - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Course Technology 2001 1
Bab 3:Pengurusan
PenyepaduanProjek
Course Technology 2001 2
Kunci Kepada Kejayaan Projek: Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik
• Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat projek
• Byk pengurus projek baru bermasalah untuk melihat “gambaran umum” dan mahu fokus kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes pembukaan)
• Pengurusan penyepaduan projek tidak sama dengan penyepaduan perisian.
Course Technology 2001 3
Proses Pengurusan Penyepaduan Projek
• Pembangunan Perancangan Projek : menggabungkan hasil proses perancangan lain ke dalam dokumen yg konsisten – perancangan projek
• Perlaksanaan Perancangan Projek : menjalankan perancangan projek
• Kawalan Perubahan Bersepadu : menyelaras perubahan dalam keseluruhan projek
Course Technology 2001 4
Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area.
R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan Projek
Course Technology 2001 5
Fokus kepada menggabungkan semua faktor untuk mencapai kejayaan projek!
Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan Penyepaduan Projek
Course Technology 2001 6
Pembangunan Perancangan Projek
• Perancangan projek adalah dokumen yang digunakan untuk menyelaras semua dokumen perancangan projek
• Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan projek
• Perancangan projek membantu pengurus projek dalam mengetuai kumpulan projek dan menilai status projek
• Persembahan projek patut diukur dengan rancangan dasar projek (baseline).
Course Technology 2001 7
Atribut Perancangan Projek
• Perancangan sepatutnya dinamik.
• Perancangan sepatutnya fleksibel.
• Perancangan patut dikemaskini selaras dengan perubahan yang berlaku.
• Perancangan memandu perlaksanaan projek.
Course Technology 2001 8
Unsur Umum Perancangan Projek
• Pengenalan atau gambaran projek
• Penerangan tentang bagaimana projek diselaraskan
• Proses pengurusan dan teknikal mengenai projek
• Kerja untuk dilakukan, jadual dan maklumat belanjawan
Course Technology 2001 9
Jadual 3-1. Contoh Perancangan Pengurusan Projek Perisian
Project Management Plan SectionsIntroduction Project
OrganizationManagerialProcess
TechnicalProcess
WorkPackages,Schedule, andBudget
SectionTopics
Projectoverview;projectdeliverables;evolution ofthe SPMP;referencematerials;definitions andacronyms
Process model;organizationalstructure;organizationalboundaries andinterfaces;projectresponsibilities
Managementobjectives andpriorities;assumptions,dependencies,andconstraints;riskmanagement;monitoringandcontrollingmechanisms;and staffingplan
Methods, tools,andtechniques;softwaredocumentation;and projectsupportfunctions
Workpackages;Dependencies;resourcerequirements;budget andresourceallocation;and schedule
IEEE Std 10581-1987
Course Technology 2001 10
Analisa Pemegang saham
• Analisa pemegang saham mendokumenkan maklumat penting (sensitif) tentang pemegang saham seperti – Nama dan organisasi pemegang saham– Peranan dalam projek– Fakta unik tentang pemegang saham– Tahap pengaruh dan minat dalam projek– Cadangan untuk mengurus hubungan
Course Technology 2001 11
J 3-2. Contoh Analisa pemegang sahamKey Stakeholders
Ahmed Susan Erik Mark DavidOrganization Internal
seniormanagement
Project team Project team Hardwarevendor
Projectmanager forotherinternalproject
Role onproject
Sponsor ofproject andone of thecompany'sfounders
DNAsequencingexpert
Leadprogrammer
Suppliessomeinstrumenthardware
Competingfor companyresources
Unique facts Demanding,likes details,businessfocus,StanfordMBA
Very smart,Ph.D. inbiology,easy to workwith, has atoddler
BestprogrammerI know,weird senseof humor
Start-upcompany, heknows wecan makehim rich ifthis works
Nice guy,one of oldestpeople atcompany,has 3 kids incollege
Level ofinterest
Very high Very high High Very high Low tomedium
Level ofinfluence
Very high;can call theshots
Subjectmatterexpert;critical tosuccess
High; hardto replace
Low; othervendorsavailable
Low tomedium
Suggestionson managingrelationship
Keepinformed, lethim leadconversations ,do as hesays andquickly
Make sureshe reviewsspecifications and leadstesting; cando somework fromhome
Keep himhappy so hestays;emphasizestockoptions;likesMexicanfood
Give himenough leadtime todeliverhardware
He knowshis projecttakes a backseat to thisone, but Ican learnfrom him
Course Technology 2001 12
Perlaksanaan Perancangan Projek• Perlaksanaan perancangan projek
melibatkan pengurusan dan perlaksanaan kerja yang diterangkan dalam perancangan projek
• Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk perlaksanaan
• Bidang aplikasi atau projek memberi kesan ke atas perlaksanaan projek kerana produk dihasilkan semasa fasa perlaksanaan.
Course Technology 2001 13
Apa Yang Silap?• Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan
kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa perancangan diikuti.
• Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih belum dibuat.
• Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut perancangannya?
Course Technology 2001 14
Kebolehan Penting Untuk Perlaksanaan Projek
• Kebolehan pengurusan umum seperti kepimpinan, komunikasi dan politik
• Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat cth“What Went Right?”)
• Penggunaan alat dan teknik khas
Course Technology 2001 15
Alat dan Teknik untuk Perlaksanaan Projek
• Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedah untuk menentukan bahawa orang yang berkelayakan membuat kerja pada masa yang betul dan mengikut turutan betul
• Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan kerap digunakan untuk bertukar maklumat projek
• Perisian Pengurusan Projek: perisian khas untuk membantu dalam menguruskan projek
Course Technology 2001 16
Kawalan Perubahan Bersepadu• Kawalan perubahan bersepadu melibatkan
mengenalpasti, menilai dan menguruskan perubahan sepanjang kitar hayat projek
(“kawalan perubahan keseluruhan”)• Tiga objektif utama kawalan perubahan:
– Pengaruh faktor yang mengakibatkan perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah
– Tentukan bhw perubahan telah berlaku– Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia
terjadi
Course Technology 2001 17
Rajah 3-3. Proses Kawalan Perubahan
Course Technology 2001 18
Kawalan Perubahan Keatas Projek TM
• Pandangan dahulu: Kump projek patut berusaha untuk buat apa yg telah dirancang mengikut belanjawan yg ditetapkan
• Masalah: pemegang saham jarang bersetuju tentang skop projek, dan anggaran masa dan kos tidak tepat
• Pandangan moden: Pengurusan projek adalah proses komunikasi dan perundingan yg konstan
• Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan kump projek patut merancang utk perubahan
Course Technology 2001 19
Sistem Kawalan Perubahan
• Proses formal yang didokumen yang menerangkan bila dan bagaimana dokumen projek rasmi boleh diubah
• Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat perubahan dan bagaimana membuat perubahan
• Melibatkan majlis kawalan perubahan, pengurusan konfigurasi dan proses untuk komunikasi perubahan
Course Technology 2001 20
Majlis Kawalan Perubahan (MPK)
• Sekumpulan orang bertanggungjawab untuk meluluskan atau menolak perubahan pada projek
• Menyediakan panduan untuk menyediakan permintaan perubahan, menilai dan uruskan implementasi perubahan yang diluluskan
• Melibatkan pemegang saham dari seluruh organisasi
Course Technology 2001 21
Membuat Perubahan Yang Sesuai Dengan Masa
• Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala, mengambil masa yang terlalu lama untuk perubahan berlaku
• Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk perubahan yang sensitif- iaitu masa– “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat
keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk mengubah keputusan dan mendapat persetujuan pengurusan atasan
– Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua orang diberitahu tentang perubahan
Course Technology 2001 22
Pengurusan Konfigurasi• Tentukan bhw produk dan penerangannya
lengkap dan tepat• Tumpukan kepada pengurusan teknologi
dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk fizikal dan fungsian
• Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti dan dokumenkan keperluan konfigurasi, kawal perubahan, rekod dan laporkan perubahan dan audit produk untuk tentukan bhw keperluan dipenuhi
Course Technology 2001 23
Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal Kawalan Perubahan Penyepaduan
Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi dan rundingan konstan
Rancang untuk perubahan Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk
Majlis Kawalan Perubahan (MKP) Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan
tentang perubahan kecil Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan
untuk kenalpasti dan urus perubahan Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain
untuk membantu mengurus dan komunikasi perubahan