avances tecnolÓgicos - gob · avances tecnolÓgicos aplicados en el registro de la propiedad del...

AVANCES TECNOLÓGICOSAPLICADOS EN EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTÓN IBARRA

CAMBIOS PRIORITARIOSDESDE ADENTROEl éxito de la presente administración inició con un estudio interno de los funcionarios y su situación, tras lo cual se estableció la reestructuración de algunas áreas que con la unificación de metas ha llevado al RPI a conseguir grandes logros.

DICIEMBRE 2016

2019

EMISIÓN DECERTIFICADOS 3 a 4 Días

5 a 7 DíasGENERACIÓN DEINSCRIPCIONES

EMISIÓN DECERTIFICADOS 24 Horas

48 HorasGENERACIÓN DEINSCRIPCIONES

CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015

CREACIÓN DEDIFERENTES CANALESDE INFORMACIÓNConsideramos que al ser una institución pública proveer información a la ciudadanía sobre las gestiones y acciones en su beneficio se puede considerar como una rendición constante de cuentas, creando un vínculo constante de retroalimentación.

Además de poner en marcha las acciones y sugerencias ciudadanas.

Registro de la Propiedad Ibarra


www.rpi.gob.ec

@regproibarra

096 019 4022


IMPLEMENTACIÓNDE NUEVAS MEDIDASDE SEGURIDAD DOCUMENTAL

El RPI emite anualmente un promedio de entre 39.000 y 40.000 documentos registrales, por lo tanto es necesario que como institución pública brindemos la seguridad necesaria a los documentos emitidos para evitar que estos se modifiquen, se repliquen o peor aún se alteren.

El RPI ha implementado distintas medidas de seguridad como:

- Código de barras- Código QR- Firma electrónica- Firma digital- Firma digitalizada

XX

XXXX

XX

XXXX

Código de barras paraEl control del trámite registral

En tiempo real

Sello deAutenticidad del

Documento

Firma digitalDel RegistradorDe la Propiedad

Firma digitalizadaDel RegistradorDe la Propiedad

Código de barras para Comprobar la validezDel documento registral

Código QR, conUn enlace paraHonestares

Datos informativosDel trámite registral


http://www.rpi.gob.ec/rpibarra/

index.php/menu-servicios/

menu-comprueba-documento

CÓDIGOS QREN DOCUMENTOSREGISTRALESEl código QR puede almacenar códigos de control, símbolos binarios, entre otros; es decir es un elemento importante que bien utilizado puede otorgarle mayor seguridad a nuestros documentos registrales.

Actualmente a través de este medio tanto el usuario como entidades bancarias o Notarías ya pueden comprobar la veracidad del documento registral, basta con descargarse un lector de códigos QR en el dispositivo móvil y este nos conectará directamente al portal de verificación.


Códigos DE BARRASpara CONTROL DEDOCUMENTOSCon el propósito de buscar métodos que le den seguridad a cada uno de los documentos que se emiten desde el Registro de la Propiedad, se genera la impresión de un código único de barras para cada documento.

Además se instalaron lectores de este tipo de codificación que en conjunto con la creación de un nuevo software institucional permite el control interno del documento, determinando el estado del trámite y proporcionando al usuario esta información de manera pública.


CONSULTA DELAVANCE DE TRÁMITESONLINECon la aplicación de nuevas tecnologías hemos implementado un módulo de web que permite al usuario consultar como avanza el estado de su trámite desde su ingreso en ventanilla.

La generación de software propio y el control a través de los códigos de barras permiten brindar este tipo de servicios innovadores.


ENVÍO DE SMSPARA TRÁMITES QUESE ENCUENTRAN LISTOSLa agilitación de procesos y la reducción de tiempos en la emisión de documentos han generado que muchos de los trámites se entreguen antes de la fecha prevista, por lo cual se puso en marcha el sistema de información a través de mensajes de texto.

Este sistema es más efectivo pues permite enviar un mensaje sin necesidad de que el usuario esté conectado a internet logrando mayor efectividad; diariamente se notifican por este medio a más de 80 usuarios lo que refleja la agilidad con la cual actualmente se trabaja en la institución.


COMPROBACIÓN DEVERACIDAD DEDOCUMENTOS REGISTRALESDe acuerdo a las estadísticas institucionales en el año 2018 el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra emitió un total de 32.479 certificados de gravamen y 7.374 razones de inscripción, este tipo de documentos son un elemento clave como medio de información del estado jurídico de un bien determinado.

Para lo cual el RPI generó un nuevo servicio web que permite al usuario constatar la información impresa con la información que reposa en la institución, brindando mayor seguridad a los usuarios.


IMPLEMENTACIÓN DESISTEMA CENTRALIZADODE TELEFONÍAUna de las ventajas de la telefonía IP es que la tarifa de telefonía es más económica que la de la telefonía tradicional, además este tipo de telefonía permite integrar servicios que la telefonía fija tradicional usualmente factura por separado, tales como la identificación de llamadas, transferencia de llamadas y otros servicios adicionales.

La institución cuenta con 18 extensiones además de incorporar el servicio de voz pre-grabada para recibir y redirigir las llamadas generales entrantes.


096 019 4022NUEVO CANALDE INFORMACIÓN ATRAVÉS DE WHATSAPP

¿POR QUÉ USAR ESTE MEDIO?

En el 2018 Whatsapp fue la aplicación más descargada por los usuarios de telefonía móvil en nuestro país, lo que demuestra que usar esta herramienta para brindar diferentes servicios de consulta registrales nos permitirá alcanzar a un mayor número de usuarios

Es una aplicación fácil, rápiday sencilla de utilizarMensajería ilimitadaComunicación instantáneaEnvío fácil de informaciónmultimediaUtilidad en cualquierparte del mundo


PROCESO DEDIGITALIZACIÓN DELIBROS REGISTRALES

La adquisición de un scanner especial dio inicio a la digitalización de los tomos registrales que se conservan en la institución desde 1931, con esto se podrán generar PDFs que se enlacen directamente al Sistema Registral vigente lo que contribuirá a reducir aún más los tiempos en la emisión de trámites registrales.

Este proyecto se complementa con la digitalización del archivo histórico que se encuentra en marcha y que digitalizará más de 2.000 libros.


NUEVO SOFTWAREPARA EL CONTROL DEARCHIVO REGISTRALEl archivo registral es la esencia de la institución y gracias a la generación de software propio desde la institución se desarrolló un sistema adecuado para realizar el control de los tomos registrales.

El sistema permite un fácil acceso a las tareas de salida y devolución de tomos, emisión de estadísticas de uso, además de agilizar laslabores del responsable del área que en ocasiones tenía que llevar un control manual.


NUEVAPágina WEBPOLIFUnCIONALAl iniciar la gestión actual, al institución registral no contaba con una página web activa para lo cual se realizaron las gestiones necesarias para la adquisición de una plantilla web acorde a las necesidades ciudadanas.

Actualmente contamos con unPortal moderno que ofreceMúltiples beneficios, como:

Consultar el estado de sutrámite en tiempo real.

Consultar la veracidadde documentos registrales.

Informes y noticiasinstitucionales.

Requisitos de trámites.

Preguntas frecuentesde usuarios.


ÁREA GRATUITAPARA LA CREACIÓN DECORREOS ELECTRÓNICOSTras analizar la necesidad de algunos usuarios que acuden hasta la institución a realizar sus trámites y aún no cuentan con un correo electrónico, se implementó un área para facilitar un computador gratuitamente a quienes necesitan acceder a este servicio.

Este proyecto inició en agosto del año pasado y hasta el momento se han beneficiado más 480 ciudadanos, lo que contribuye a cumplir la visión institucional de digitalizará todos los trámites registrales hasta el año 2023.

Este es uno de los requisitos más importantes del servicio puesto que muy pronto los usuarios podrán recibir sus Certificados de gravamen en la comodidad de su residencia o de su lugar de trabajo.


SISTEMAAUTOMATIZADO PARAOBSERVACIONES

Desde el mes de agosto del 2018 se implementó un nuevo sistema de información para todos aquellos trámites que presenten observaciones.

Anteriormente un funcionario se encargaba de redactar manualmente un mensaje para enviarlo a cada uno de los usuarios con este tipo de casos, ahora la Gestión de TICs del RPI desarrolló un nuevo software que permite al inscriptor generar las observaciones digitalmente esto permite enviar un correo electrónico con los cambios solicitados de forma detallada y simultáneamente envía un SMS al usuario alertandole sobre su trámite que presenta observaciones.


RENOVACIÓNDE MÓDULO DECONSULTA TÁCTIL

Antes del año 2017 la institución contaba con una pantalla táctil que se había colocado como un módulo de consulta, sin embargo tanto la ubicación como la dificultad para que el usuario acceda a la información la inutilizaron.

Ahora el usuario cuenta con este módulo renovado pero una aplicación de consulta que facilita al usuario acceder a 3 tipos de servicios importantes: la consulta del estado de trámites, el valor a pagar de acuerdo al avalúo y/o la cuantía del bien usando una calculadora virtual y de igual manera se dispone de una acceso para consultar los valores fijos en determinados trámites registrales.


PAGO DESERVICIOS REGISTRALESCON TARJETAS

Facilitar la forma de pago a los usuarios sin la necesidad de que usen el efectivo es un servicio moderno al cual se sumó la institución con la incorporación del pago de servicios a través de tarjetas de crédito o débito, el usuario puede diferir el costo de la inscripción de su trámite o a su vez cancelar el valor total a través del sistema.

Decenas de usuarios ya han utilizado este servicio y felicitan la acción de la institución al proveer múltiples formas de acceder al pago de distintos trámites.


AHORRO ECONÓMICOCON LA GENERACIÓN DESOFTWARE PROPIO

AHORRO APROXIMADO $ 88.400

Tras realizar la reestructuración de algunas área en la institución se pudo incorporar al equipo de trabajo personal altamente capacitado para el área de Tecnologías de la Información, entre ellas un programador especializado en la generación de nuevos sistemas.

Software para administracióny control de archivo registralSoftware para asesoría jurídica

Software para consultasen pantallas táctilesWeb services para servicios Online

Software para la generaciónautomática de firmas digitales,digitalizada y electrónicas

Software para envío de SMS

Software para la generaciónautomática de códigos de barray códigos QR


ADQUISICIÓN DEDIFERENTES EQUIPOSTECNOLÓGICOSContar con ambientes adecuados y comodos permite que los funcionarios desarrollen de mejor manera sus labores diarias a esto se suma que cada área este equipada con diferentes equipos técnológicos lo que contribuye a la reducción de tiempos

Impresoras de alto volumen

Computadores All in One

Mouse ergonómicos

Scanner individuales del personal técnico

Calificadores de servicio

Pantallas informativas

Lectores de códigos de barras


COPIASPERIÓDICAS DESEGURIDADCon el fin de proteger la información almacenada en el servidor de la institución semanalmente se generan 5 copias de seguridad almacenadas en 5 diferentes sitios tanto físico como digitales para prevenir la pérdida de información.

Este plan se implementó en la presente administración como una medida adecuada de prevención adicional a esto se generó un plan de contingencia informática que no existía en la institución.


RESULTADOSDE LA APLICACIÓN DENUEVAS TECNOLOGÍASComo resultado de los cambios generados, de la implementación de equipos, sistemas tecnológicos y sobre todo del trabajo en equipo de quienes conforman el Registro de la Propiedad se ha logrado reducir ampliamente los tiempos de entrega hasta en un 75%.

Debido a que los usuarios tienen acceso a través de la página web sobre la consulta y avance de sus solicitudes se ha reducido la aglomeración de ciudadanos en la sala de espera que muchas veces solo se acercaban a preguntar sobre su trámite o requisitos y hoy lo hacen a través de la web o de su teléfono móvil.

La emisión de trámites registrales se ha incrementado considerablemente y la generación de observaciones han reducido, facilitando el trámite para los usuarios y brindando un mejor servicio.


RECONOCIMIENTOSALCANZADOS

Uno de los mayores logros alcanzados en la presente administración es lograr la Certificación de Calidad ISO 9001:2015, proceso en el cual la institución trabajo durante más de 11 meses y logrando aprobar las auditorías realizadas por Bureau Veritas en tan solo 2 días.

También se suma la Certificación como Institución Libre de Humo de Tabaco y el reconocimiento de la Municipalidad como referente a las demás entidades del GAD.

PROYECTOS EN MARCHA:Certificación de calidad ISO 27001:2013Certificación de calidad ISO 45001


PRIMERA INSCRIPCIÓNDE LA CIUDAD REPOSA EN EL RPILa madrugada del 16 de agosto de 1868, dos sismos sacudieron la ciudad de Ibarra. La población sobreviviente se reasentó en la zona de la parroquia La Esperanza. El 9 de diciembre de 1869 se realiza un contrato de Sentencia Ejecutoriada pronunciada por el juzgado primero, la cual fue llevada a cabo en Santa María de la Esperanza el 4 de enero de 1870. Dicha sentencia fue la primera inscripción que se plasmó en el libro del Registro de Propiedad.

El Dr. Patricio Rosas Fuentres Msc. realizó los trámites legales pertinentes para que el archivo histórico regrese a la institución


REGISTRO DE LAPROPIEDAD CUENTA CONEDIFICIO PROPIOTras la expropiación de un predio el registro de la Propiedad logró completar el espacio para lo que será la casa propia de la institución. El Registrador de la Propiedad del Cantón Ibarra, Dr. Patricio Rosas Fuentes Msc. ocupó la silla vacía en la última sesión de consejo y explico que la entidad cuenta con un predio de 729,93 m2, donados con el procedimiento de Declaratoria de Utilidad Pública, posterior expropiación y donación a la institución del estado.

El consejo aprobó por unanimidad la donación de una superficie de 176,80 m2, espacio en el que se ubicaran los parqueaderos, El predio está situado en la calle García Moreno, entre Sánchez y Cifuentes y Chica Narváez. “Se solicitó la donación de 176.80m2 para continuar con el proyecto de construcción del edificio porque ya tenemos los recursos, planos y todos los documentos habilitantes para continuar con el proceso de construcción”.


Implementación de nueva marca institucionalProyecto para certificación de calidad ISO 9001:2015Emisión de certificados en 24 horasInscripciones registrales en 48 horasRazones de inscripción en tan solo 4 horasNuevo sistema de aire acondicionado y colocaciónde hidrometros en archivos registralesMantenimiento y fumigación preventiva del archivo registralNuevo balcón para un mejor servicioCodificación de libros del archivo registralInstalación de cámaras de seguridadOrnamentación y adecuaciones internasReestructuración del orgánico funcionalMedición del clima laboralPlan institucional de riesgos y recursosCapacitaciones para servidores

Participación en audiencias públicasApoyo a la regulación de asentamientos humanosEncuestas permanentes y buzón de sugerenciasFirma de convenios interinstitucionalesEntrega histórica de remanenteDispositivos para calificación del servicioMejoramiento de servicios para personas con discapacidadEstudio de ergonomía para servidoresAplicación de formulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalacionesAdquisición de equipos para brindar primeros auxiliosCreación del Comité paritario de seguridady salud ocupacionalSistema de detección de humo en oficinasGestiones para construir el nuevoedificioinstitucional

OTROS CAMBIOS ADMINISTRATIVOSQUE HAN CONTRIBUIDO AL AVANCE INSTITUCIONAL




www.rpi.gob.ec

@regproibarra

096 019 4022

SÍGUENOS

RegistroPropiedadIbarra

Dr. Ing. Patricio Rosas Fuentes MSc.

avances tecnolÓgicos - gob · avances tecnolÓgicos aplicados en el registro de la propiedad del...

Documents