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CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015

AVANCES TECNOLÓGICOSY ADMINISTRATIVOS


CAMBIOS PRIORITARIOSDESDE ADENTRO

ANTES DEL 2017

2019

El éxito de la presente administración inició con un estudio interno de los funcionarios y su situación, tras lo cual se estableció la reestructuración de algunas áreas que con la unificación de metas ha llevado al RPI a conseguir grandes logros.

48 SERVIDORESREGISTRALES

10 Inscriptores8 Certificadores

9 Inscriptores8 Certificadores

52 SERVIDORESREGISTRALES

CREACIÓN DEDIFERENTES CANALESDE INFORMACIÓNConsideramos que al ser una institución pública proveer información a la ciudadanía sobre las gestiones y acciones en su beneficio se puede considerar como una rendición constante de cuentas, creando un vínculo constante de retroalimentación.

Además de poner en marcha las acciones y sugerencias ciudadanas.


Registro de la Propiedad Ibarra


www.rpi.gob.ec

@regproibarra

096 019 4022

IMPLEMENTACIÓNDE NUEVAS MEDIDASDE SEGURIDAD DOCUMENTALDe acuerdo a las estadísticas institucionales en el año 2018 el RPI emitió un total de 32.479 certificados de gravamen y se generaron 313 Razones de Inscripción.

Para la seguridad de la ciudadanía se generó una herramienta informática para la comprobación de estos documentos y evitar que se modifiquen, repliquen o alteren el documento cuenta con:

Códigos de barrasCódigo QRFirma electrónicaFirma digitalFirma digitalizada


XX

XXXX XX

XX

XXXX

Código de barras parael control del trámite registral

en tiempo real

Sello deautenticidad del

Documento

Firma digitaldel Registradorde la Propiedad

Firma digitalizadadel Registradorde la Propiedad

Código de barras para comprobar la validezdel documento registral

Código QR, conun enlace paraSmartphones

Datos informativosdel trámite registral

CÓDIGOS QREN DOCUMENTOSREGISTRALESEl código QR puede almacenar códigos de control, símbolos binarios, entre otros; es decir es un elemento importante que bien utilizado puede otorgarle mayor seguridad a nuestros documentos registrales.

Actualmente a través de este medio tanto el usuario como entidades bancarias o Notarias ya pueden comprobar la veracidad del documento registral, basta con descargarse un lector de códigos QR en el dispositivo móvil y este nos conectará directamente al portal de verificación.


http://www.rpi.gob.ec/rpibarra/

index.php/menu-servicios/

menu-comprueba-documento

CóDIGOS DE BARRASpARA CONTROL DEDOCUMENTOSCon el propósito de buscar métodos que le den seguridad jurídica a cada uno de los documentos que se emiten desde el Registro de la Propiedad, se inició con la impresión de códigos de barras, esto evita que la información emitida pueda alterarse.

Además con la instalación de lectores de este tipo de codificación y la creación de un nuevo software institucional hicieron posible determinar puntos de control internos, determinando el estado del trámite y proporcionando al usuario esta información públicamente.


CONSULTA DELAVANCE DE TRÁMITESONLINE


Con la aplicación de nuevas tecnologías hemos implementado un módulo de web que permite al usuario consultar como avanza el estado de su trámite desde su ingreso en ventanilla.

La generación de software propio y el control a través de los códigos de barras permiten brindar este tipo de servicios innovadores.

ENVÍO DE SMSPARA TRÁMITES QUESE ENCUENTRAN LISTOSLa agilitación de procesos y la reducción de tiempos en la emisión de documentos han generado que muchos de los trámites se entreguen antes de la fecha prevista, por lo cual se puso en marcha el sistema de información a través de mensajes de texto.

Este sistema es más efectivo pues permite enviar un mensaje sin necesidad de que el usuario esté conectado a internet logrando mayor efectividad; diariamente se notifican por este medio a más de 80 usuarios lo que refleja la agilidad con la cual actualmente se trabaja en la institución.


COMPROBACIÓN DEVERACIDAD DEDOCUMENTOS REGISTRALESLa adquisición de un scanner especial dio inicio a la digitalización de los tomos registrales que se conservan en la institución desde 1931, con esto se podrán generar PDFs que se enlacen directamente al Sistema Registral vigente lo que contribuirá a reducir aún más los tiempos en la emisión de trámites registrales.

Este proyecto de complementa con la digitalización del archivo histórico que ya se encuentra en marcha y que digitalizará más de 2.000 libros.


IMPLEMENTACIÓN DESISTEMA CENTRALIZADODE TELEFONÍAUna de las ventajas de la telefonía IP es que la tarifa de telefonía es más económica que la de la telefonía tradicional, además este tipo de telefonía permite integrar servicios que la telefonía fija tradicional usualmente factura por separado, tales como la identificación de llamadas, transferencia de llamadas y otros servicios adicionales.

La institución cuenta con 18 extensiones además de incorporar el servicio de voz pre-grabada para recibir y redirigir las llamadas generales entrantes.


NUEVO CANALDE INFORMACIÓN ATRAVÉS DE WHATSAPP

¿POR QUÉ USAR ESTE MEDIO?

En el 2018 Whatsapp fue la aplicación más descargada por los usuarios de telefonía móvil en nuestro país, lo que demuestra que usar esta herramienta para brindar diferentes servicios de consulta registrales nos permitirá alcanzar a un mayor número de usuarios


Es una aplicación fácil, rápiday sencilla de utilizarMensajería ilimitadaComunicación instantáneaEnvío fácil de informaciónmultimediaUtilidad en cualquierparte del mundo 096 019 4022

PROCESO DEDIGITALIZACIÓN DELIBROS REGISTRALES

La adquisición de un scanner especial dio inicio a la digitalización de los tomos registrales que se conservan en la institución desde 1931, con esto se podrán generar PDFs que se enlacen directamente al Sistema Registral vigente lo que contribuirá a reducir aún más los tiempos en la emisión de trámites registrales.

Este proyecto de complementa con la digitalización del archivo histórico que ya se encuentra en marcha y que digitalizará más de 2.000 libros.


NUEVO SOFTWAREPARA EL CONTROL DEARCHIVO REGISTRAL


El archivo registral es la esencia de la institución y gracias a la generación de software propio desde la institución se desarrollo un sistema adecuado para realizar el control de los tomos registrales.

El sistema permite un fácil acceso a las tareas de salida y devoluciónde tomos, emisión deEstadísticas de uso,además de agilizar laslabores del responsabledel área que enocaciones tenía quellevar un control manual.

NUEVAPáGINA WEBPOLIFUnCIONAL


Al iniciar la gestión actual, al institución registral no contaba con una página web activa para lo cual se realizaron las gestiones necesarias para la adquisición de un plantilla web acorde que se adapte a las necesidades ciudadanas.

Actualmente contamos con unportal moderno que ofrecemúltiples beneficios, como:

Consultar el estado de sutrámite en tiempo real.

Consultar la veracidadde documentos registrales

Informes y noticiasinstitucionales

Requisitos de tramites

Preguntas frecuentesde usuarios

ÁREA GRATUITAPARA LA CREACIÓNDE EMAILs


Tras analizar la necesidad de algunos usuarios que acuden hasta la institución a realizar sus trámites y aún no cuentan con un correo electrónico, se implementó un área para facilitar un computador gratuitamente a quienes necesitan acceder a este servicio.

Este proyecto inicio en agosto del año pasado y hasta el momento se han beneficiado más 480 ciudadanos, lo que contribuye a cumplir la visión institucional de digitalizará todos los trámites registrales hasta el año 2023.

Este es uno de los requisitos más importantes del servicio puesto que muy pronto los usuarios podrán recibir sus Certificados de gravamen en la comodidad de su residencia o de su lugar de trabajo.

SISTEMAAUTOMATIZADO PARAOBSERVACIONES


Desde el mes de agosto del 2018 se implemento un nuevo sistema de información para todos aquellos trámites que presenten observaciones.

Anteriormente un funcionario se encargaba de redactar manualmente un mensaje para enviarlo a cada uno de los usuarios con este tipo de casos, ahora la Gestión de TICs del RPI desarrolló un nuevo software que permite al inscriptor generar las observaciones digitalmente esto permite enviar un correo electrónico con los cambios solicitados de forma detallada y simultáneamente envía un SMS al usuario alertandole que su trámite presenta observaciones.

RENOVACIÓNDE MÓDULO DECONSULTA TÁCTIL


Antes del año 2017 la institución contaba con una pantalla táctil que se había colocado como un módulo de consulta, sin embargo tanto la ubicación como la dificultad para que el usuario acceda a la información la inutilizaron.

Ahora el usuario cuenta con este módulo renovado pero una aplicación de consulta que facilita al usuario acceder a 3 tipos de servicios importantes: la consulta del estado de trámites, el valor a pagar de acuerdo al avalúo y/o la cuantía del bien usando una calculadora virtual y de igual manera se dispone de una acceso para consultar los valores fijos en determinados trámites registrales.

PAGO DESERVICIOS REGISTRALESCON TARJETAS


Facilitar la forma de pago a los usuarios sin la necesidad de que usen el efectivo es un servicio moderno al cual se sumo la institución con la incorporación del pago de servicios a través de tarjetas de crédito o débito, el usuario puede diferir el costo de la inscripción de su trámite o a su vez cancelar el valor total a través del sistema.

Decenas de usuarios ya han utilizado este servicio y felicitan la acción de la institución al proveer múltiples formas de acceder al pago de distintos trámites.

AHORRO ECONÓMICOCON LA GENERACIÓN DESOFTWARE PROPIO

AHORRO APROXIMADO $ 88.400


Tras realizar la reestructuración de algunas área en la institución se pudo incorporar al equipo de trabajo personal altamente capacitado para el área de Tecnologías de la Información, entre ellas un programador especializado en la generación de nuevos sistemas.

Software para administracióny control de archivo registralSoftware para asesoría jurídica

Software para consultasen pantallas tactilesWeb services para servicios Online

Software para la generaciónautomática de firmas digitales,digitalizadas y electrónicas

Software para envío de SMS

Software para la generaciónautomática de códigos de barray códigos QR

ADQUISICIÓN DEDIFERENTES EQUIPOSTECNOLÓGICOS


Contar con los equipos adecuados permite que los funcionarios desarrollen de mejor manera sus labores diarias y esto a su vez contribuye a la reducción de tiempos, a esto se suma que

Impresoras de alto volumen

Computadores All in One

Mouse ergonómicos

Scanner individuales al personal técnico

Calificadores de servicio

Pantalla informativa de 65”

Lectores de códigos debarras

COPIASPERIÓDICAS DESEGURIDAD


Con el fin de proteger la información almacenada en el servidor de la institución semanalmente se generan 5 copias de seguridad almacenadas en 5 diferentes sitios tanto físico como digitales para prevenir la perdida de información.

Este plan se implemento en la presente administración como una medida adecuada de prevención adicional a esto de genero un plan de contingencia informática que no existía en la institución.

RESULTADOSDE LA APLICACIÓN DENUEVAS TECNOLOGÍAS


Como resultado de los cambios generados, de la implementación de equipos y sistemas tecnológicos y sobre todo del trabajo en equipo de quienes conforman el Registro de la Propiedad se ha logrado reducir ampliamente los tiempos de entrega

ANTES DEL 2017

2019

EMISIÓN DECERTIFICADOS 3 a 4 Días

5 a 7 DíasGENERACIÓN DEINSCRIPCIONES

EMISIÓN DECERTIFICADOS 24 Horas

48 HorasGENERACIÓN DEINSCRIPCIONES

RECONOCIMIENTOSALCANZADOS


Uno de los mayores logros alcanzados en la presente administración es lograr la Certificación de Calidad ISO 9001:2015, proceso en el cual la institución trabajo durante más de 11 meses y logrando aprobar las auditorias realizadas por Bureau Veritas en tan solo 2 días.

También se suma la Certificación como Institución Libre de Humo de Tabaco y el Reconocimiento de la Municipalidad como referente a las demás entidades del GAD.

PROYECTOS EN MARCHA:Certificación de calidad ISO 27001:2013Certificación de calidad ISO 45001

Implementación de nueva marca institucional

Proyecto para certificación de calidad ISO 9001:2015

Emisión de certificados en 24 horas

Inscripciones registrales en 48 horas

Razones de inscripción en tan solo 4 horas

Nuevo sistema de aire acondicionado y colocaciónde hidrometros en archivos registrales

Mantenimiento y fumigación preventiva del archivo registral

Nuevo balcón para un mejor servicio

Codificación de libros del archivo registral

Instalación de cámaras de seguridad

Ornamentación y adecuaciones internas

Reestructuración del orgánico funcional

Medición del clima laboral

Plan institucional de riesgos y recursos

Capacitaciones para servidores

Participación en audiencias públicas

Apoyo a la regulación de asentamientos humanos

Encuestas permanentes y buzón de sugerencias

Firma de convenios interinstitucionales

Entrega histórica de remanente

Dispositivos para calificación del servicio

Mejoramiento de servicios para personas con discapacidad

Estudio de ergonomía para servidores

Aplicación de formulario único de solicitud de certificados

Instalación de alarma para evacuación de instalaciones

Adquisición de equipos para brindar primeros auxilios

Creación del Comité paritario deseguridad y salud ocupacional

Sistema de detección de humoen oficinas

Gestiones para construir el nuevoedificio institucional

Instalación de alarma para evacuación de instalaciones

Adquisición de equipos para brindar primeros auxilios

OTROS CAMBIOS ADMINISTRATIVOSQUE HAN CONTRIBUIDO AL AVANCE INSTITUCIONAL




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