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Introducción
Con la Carpeta Ciudadana, los colombianos podrán tener un espacio gratuito en la
nube para almacenar los documentos o registros que se generan en su relación con el
Estado a lo largo de toda su vida.
Todo ciudadano tendrá derecho a contar con un repositorio virtual donde podrá
almacenar, recibir y compartir documentos e información enviados por entidades
públicas, y aquellos de interés personal, más importantes para interactuar con el
Estado.
Todo lo anterior, con estándares estrictos de seguridad y privacidad de la información,
garantizando que la propiedad de la información siempre sea del ciudadano.
La carpeta además de resolver una problemática de los colombianos, también podrá
incluir otros servicios que les faciliten la vida a las personas. Se prevé que existan
varios que garantizarán a las personas las mejores condiciones de servicio y cuidado
de su información.
Introducción
Plan Vive Digital 2014 - 2018Ser líderes mundiales en el desarrollo de
aplicaciones sociales dirigidas a los más
pobres. Ser el Gobierno más eficiente y
más transparente gracias a las TIC.
.
Ley 1437 de 2011Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo. .
Decreto 19 de 2012Por el cual se dictan normas para suprimir
o reformar regulaciones, procedimientos y
trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Decreto 1078 de 2015Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector de
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
Ley Estatutaria 1581 de 2012Por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos
personales.
Manual de Gobierno en líneaDetermina los lineamientos que deben
seguir las entidades públicas y los
particulares que desempeñan funciones
públicas en la implementación de la
Estrategia de Gobierno en línea en
Colombia.
ARTICULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe
exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la
administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa,
sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los
archivos de otra entidad pública
Plan Nacional de Desarrollo
Artículo No. 46: Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la información y las
comunicaciones para los servicios al ciudadano.
Parágrafo. El Gobierno Nacional, a través del MinTIC, diseñará e implementará políticas, planes y programas
que promuevan y optimicen la gestión, el acceso, uso y apropiación de las TIC en el sector público, cuya
adopción será de obligatorio cumplimiento por todas las entidades estatales y conforme a la gradualidad que
para el efecto establezca el MinTIC. Tales políticas comportarán el desarrollo de, entre otros, los siguientes
temas:
a) Carpeta ciudadana electrónica. Bajo la plena observancia del derecho fundamental de habeas data, se
podrá ofrecer a todo ciudadano una cuenta de correo electrónico oficial y el acceso a una carpeta ciudadana
electrónica que le permitirá contar con un repositorio de información electrónica para almacenar y compartir
documentos públicos o privados, recibir comunicados de las entidades públicas, y facilitar las actividades
necesarias para interactuar con el Estado. En esta carpeta podrá estar almacenada la historia clínica
electrónica. El MinTIC definirá el modelo de operación y los estándares técnicos y de seguridad de la Carpeta
Ciudadana Electrónica. Las entidades del Estado podrán utilizar la Carpeta Ciudadana Electrónica para
realizar notificaciones oficiales. Todas las actuaciones que se adelanten a través de las herramientas de esta
carpeta tendrán plena validez y fuerza probatoria.
Situación actual
DesorganizaciónDesorden en el almacenamiento y
pérdida de documentos.
Envío de documentosEnvío físico prevalece sobre el
electrónico.
CustodiaNo cuentan con un mecanismo
para archivarlos de manera
segura.
Desplazamientos a entidadesTiempos muertos.
Aporte de documentosConfianza si entregan
documentos en medio físico.
Personas naturales y jurídicas
Situación actualEntidades públicas
Sistemas de gestión de documentos
electrónicos en implementación o
carencia de ellos.
Sistemas de gestión documental
Compartimiento de información crítica
mediante acuerdos
Información confidencial
No hay muchas opciones para
intercambiar información del ciudadano
con otras entidades.
Intercambio de información
Altos costos de impresión y envío postal
de documentos al ciudadano.
Impresión y envío
Altos costos de administración, consulta
y transporte de archivos físicos.
Administración
Tiempos de entrega
Tiempos
Gran cantidad de información en soporte
físico
Soporte físico
Situación actualPanorama internacional
PUBLICA CERTIFICACION PRIVADA ASOCIACION PUBLICO PRIVADA
ESPAÑA
SINGAPORE
DINAMARCAFRANCIA
PORTUGAL
FINLANDIA
BELGICA
ALEMANIA
AUSTRALIAAgosp
CANADAeContact
Situación actualPanorama nacional
BA: Banco Agrario de Colombia S.A
MT: Ministerio de Transporte
SF: Superintendencia Financiera de Colombia
INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos
AC: Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
DGM: Dirección General Marítima
ICA: Instituto Colombiano Agropecuario
Fuente: Sistema Único de Información de Trámites
Carpeta CiudadanaIniciativa de derechos digitales
Definición
En este espacio, cada persona podrá recibir y
guardar de forma gratuita documentos
enviados por entidades públicas y cargar
documentos de interés personal.
Adicionalmente, compartirlos con las
Entidades del Estado cuando se requiera para
adelantar trámites o servicios.
Un servicio de alojamiento de documentos en
la nube para ciudadanos y empresas
colombianos con el fin de hacer más fácil y
eficiente su interacción con el Estado.
Solución Carpeta Ciudadana
DESCARGARdocumentos por parte de la
entidades públicas que
requieran soporte en sus
archivos
COMPARTIRdocumentos con entidades
y empresas para adelantar
oficialmente trámites
públicos y privadosALMACENARdocumentos de forma
limitada (sin costo) y
organización personalizada
de la información
CARGARdocumentos de interés
personal
INTEGRARPortal SI virtual
Gestión de documentos
Sedes electrónicas
CUSTODIA LEGAL
de los documentos
almacenados,
garantizando la seguridad
de la información
REGISTRAR
Recepción de Documentos
resultado de los trámites
públicos y privados
NOTIFICAR
Servir como plataforma
para recibir de
notificaciones oficiales
Tipos de documento
PERSONALES
• Documentos de
identificación
• Contratos laborales
• Certificaciones académicas
• Escrituras
• Hojas de vida
• Diplomas
• Planos
• Títulos de propiedad
• Testamento
• Documentación médica
PUBLICOS
• Comunicaciones y
notificaciones
• Certificaciones catastrales
• Certificaciones laborales
• Historia pensional
• Impuestos de bienes
• Comparendos y multas
• Registro único tributario
• Declaraciones de renta
• Licencias y permisos
• Documentos oficiales
• Citaciones
SERVICIOS
• Contratos de prestación de
servicios
• Recibos y extractos de
servicios
• Extractos bancarios
• Información de créditos
• Oferta de nuevos servicios
• Extracto de pagos
• Comunicaciones
comerciales
• Inspecciones técnicas
• Historia clínica
PRIVADOS
• Facturas
• Garantías
• Manuales de uso
• Pólizas y extractos
• Envíos masivos
Reglas de oro
Una sola carpeta para cada usuario.Número Tres
Suscripción autorizada por el usuario a
los servicios de las entidades.
Número Cuatro
02
Medio válido para recepción y
notificación de documentos.
Número Cinco
05
01
Servicio básico gratuito para el usuario.
Número Dos
Varios Operadores de la Carpeta Ciudadana. Número Nueve
03
04
06 Variados mecanismos de autenticación
para el usuario.
Número Seis
07 Preservación de archivos de carácter
vitalicio.
Número Siete
08 Custodia legal de los documentos.
Número Ocho
09
10 Marco legal que dé cobertura a la
operación de la carpeta.
Número Diez
Confidencialidad de la información y “no
explotación” comercial.
Número Uno
Impacto
PapelReducción de comunicaciones
recibidas en soporte papel
.
RecursosReducción en el uso de recursos
agua, tinta, energía, etc.
Valor agregadoPlataforma para el desarrollo de
servicios profesionales y aplicaciones
sectoriales especializadas
Envío postalDisminución de los costos de remisión
postal de cada hogar
.
Medio electrónicoEnvío electrónico vs envío físico.
GratuidadGratis para el usuario.
Reducción en las tarifas de
remisión de documentos.70%
Proceso de contratación
CIE
RR
A
OBJETO: Realizar la conceptualización y diseño del modelo y la estrategia de implementación de los
proyectos de “Carpeta Ciudadana” y “Autenticación Electrónica” del Plan Vive Digital 2014-2018,
incluyendo el análisis de aspectos organizacionales, jurídicos, técnicos, socioculturales y financieros, de
conformidad con las condiciones establecidas en el presente documento.
ENTIDADES PARTES: Fondo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
TIPO DE PROCESO: Concurso de Méritos
VALOR INICIAL DEL CONTRATO: $2.256.694.560 / PLAZO: 4 meses
Pre-ModeloPrácticas a nivel
internacional, principios
jurídicos, técnicos, socio-
cultural, organizacional y
financiera
Modelo DetalladoSoporte financiero y
comercial
Modelo Final
Mapa de Ruta
Estrategia de
implementación de
iniciativas 2015 - 2018Situación Actual
Investigación nacional e
internacional para los
proyectos estratégicos
Entregables
CIE
RR
A
Situación Actual
Pre - Modelo
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Documento de situación actual
Análisis del contexto nacional e internacional jurídico, socio-
cultural, organizacional, técnico y financiero; modelos similares
por sector; e-Boks, MyPage.no, Mon.service.public.fr;
Autenticación Federada de Suecia, SignPass de Singapur, Clave
única de la República de Turquía.
1
2
Documento de definición, estudios, evaluación y
selección del modelo viable
Definición del modelo: ficha, alcance, necesidad, requerimientos,
beneficios, análisis del marco regulatorio: constitución, leyes y
decretos generales, específicos y sectoriales; análisis costo-
beneficio; proponer y evaluar tres modelos, análisis cualitativo y
cuantitativo; realizar foros y debates con interesados; seleccionar
el modelo viable, análisis cuantitativo y cualitativo del mapa de
ruta del modelo seleccionado; diseñar el modelo para el manejo
de la privacidad: definir el esquema para garantizar la protección
de datos personales y control y administración de bases de datos.
Entregables
CIE
RR
A
Modelo Detallado
Mapa de Ruta
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Documento financiero detallado del modelo
Desarrollo del modelo financiero y de asequibilidad durante las
fases de preparación, diseño, implementación, construcción,
operación y mantenimiento y control; fuentes de financiamiento;
análisis de sensibilidad; matriz de riesgo; sondeo de mercado;
entrega final del modelo.
3
4
Documento con la estrategia de implementación del
modelo
Análisis de la estrategia para la implementación y despliegue
gradual; proyectos identificados y asociados a los aspectos
jurídicos, técnicos, organizacionales, socioculturales y financieros
de los proyectos; definición de concepto estratégico del proyecto,
definición de los mensajes clave; definición de cada proyecto;
proyectos que garanticen que el modelo está suficientemente
soportado legalmente, es viable jurídicamente, los actores
cuentan con la capacidad y la competencia para implementar el
modelo.
Modelo de divulgación y publicación
CIE
RR
A
Técnico
Financiero
PublicaciónInvitación a remitir
observaciones y
comentarios
Modelo DefinitivoDocumento final con
referencia a las
reviisones
Ajuste a ModelosEvaluación de
documentos y
comentarios
Legal