Àudio i vídeo aplicats a la transformació: videoacta

1Solución de VídeoActa | 1VídeoActaTM © Ambiser Innovaciones 2014

VídeoActaTM © Ambiser Innovaciones 2015

Audio y video aplicados a la transformación:

Solución de VídeoActaTM

10 de Febrero de 2015


Sobre Ambiser

Creadora de Soluciones multiplataforma.

Dirigida, sobre todo, al Sector Público.

Comprometida con los estándares del mercado.

Ofrece Soluciones propias en las áreas de Administración Electrónica y

Movilidad.

Desarrolla y mantiene proyectos a la medida de sus clientes.

Promotora de proyectos de I+D+i.

Sirviendo al ciudadano


Índice

1. Concepto de VídeoActaTM

2. Beneficios del VídeoActaTM

3. Fases de un VídeoActaTM

4. Proceso completo de un VídeoActaTM

1. Preparación del Orden del Día

2. Grabación, minutaje y retransmisión

3. Post-minutaje

4. Firma electrónica

5. Custodia documental

6. Portal de reproducción

5. Esquema de funcionamiento

6. Arquitectura de la Solución

7. Proyecto de implantación

1. Integración Genesys i 3

8. Referencias de VídeoActaTM (España)

9. Casos de éxito accesibles por Internet

10.Información de contacto


1. Concepto de VídeoActaTM

Nuevo concepto que, con la misma validez legal que

el anterior, corresponde a un documento multimedia,

compuesto al menos por:

El contenido completo (Diario de Sesiones) de

todo lo ocurrido en el Pleno, Junta, Asamblea, etc.

El Acta sucinta con el resumen de acuerdos

alcanzados.

Firma electrónica de curso legal de la persona o

personas que legalmente deban firmar el Acta.

Típicamente es un certificado digital expedido por

la FNMT o Autoridad Autonómica (CATCert,

Izenpe, ACCV, etc.) o un DNI electrónico.


2. Beneficios del VídeoActaTM

Simplificación administrativa

Las actas se generarán de forma

automática, ahorrando costes.

Modernización administrativa

Introducción del uso de la firma

electrónica en Actas oficiales.

Transparencia

Máxima difusión de la vida

institucional de la Entidad, con

retransmisiones tanto en directo

como en diferido.

Eficiencia

Tanto empleados como ciudadanos

dispondrán de un proceso

optimizado de búsqueda de Actas.


3. Fases de un VídeoActaTM

Antes del Pleno o Reunión

Un usuario convencional elabora la agenda del

Pleno. Ésta se puede modificar en el momento

del minutaje añadiendo puntos imprevistos.

Durante el Pleno o Reunión

Un operador realiza la grabación del Pleno y

se encarga de minutarlo mientras está

grabándose.

Después del Pleno o Reunión

Un usuario convencional comprueba el

minutaje y prepara el vídeo para la firma,

aportando el acta sucinta del pleno.

Los responsables firman el VídeoActaTM y se

ordena la publicación del mismo.

Técnico

Secretaria

Operador

Sala Plenos

Técnico

Secretaria

Antes…

Durante…

Después…

Preparación

Agenda Pleno

Minutaje

Pleno

Minutaje

y Firma

Publicación

VídeoActaTM

Grabación

Pleno


5. Esquema de funcionamiento


7. Proyecto de implantación

Provisión e instalación del equipamiento y software necesario.

Integraciones, si se necesitan (Sistema de Grabación, Administración

Electrónica, etc.).

Gestión del almacenamiento de los contenidos audiovisuales.

Personalización del Portal de publicación de vídeos.

Formación a operadores y administradores.

Soporte permanente post-implantación.

La duración media del proyecto es de un mes.


Gestión de Plenos

Orden del día y convocatoria

Comunicación y Publicación

Resultado de la sesión

Traslado de acuerdos

Generación Acta

Notificaciones y Certificados

Integración Comunicación de los asistentes y puntos a tratar desde la plataforma de Gestión de Secretaria

Una vez producida la sesión se devuelve el control al proceso de Secretaria para almacenar la información en el sistema y poder generar los acuerdos

El proceso de generación del acta se simplifica al máximo incorporando a los acuerdos tomados el enlace directo al vídeo del punto en cuestión

El documento vídeo del Acta queda custodiado por la plataforma VideoActaTM. Adicionalmente éste puede

almacenarse en el Gestor de Documentos de Genesys i 3.

Gestión VideoActa

Preparación del Orden del

Día

Grabación, minutaje y

retransmisiónPost-minutaje

Firma electrónica

Publicación

7.1. Integración Genesys i 3


8. Referencias de VídeoActaTM


10. Información de contacto

Audifilm Grupo Assystem

+34 972 01 01 01

[email protected]

www.audifilm.com

José M. Hinojosa

Ambiser Innovaciones S.L.

[email protected]

902 810 645

mailto:[email protected]


4. Proceso completo de un VídeoActaTM

1/6• Preparación del Orden del Día

2/6• Grabación, minutaje y retransmisión

3/6• Post-minutaje

4/6• Firma electrónica

5/6• Custodia documental

6/6• Portal de reproducción


4.1. Preparación del Orden del Día

La aplicación contempla la indexación de

vídeo (minutaje) por los siguientes

conceptos:

Orden del Día

Intervinientes

Las correspondientes dos listas han de

introducirse antes de comenzar la

grabación.


4.2. Grabación, minutaje y retransmisión

La realización es efectuada por un operador sin conocimientos especiales.

Puede controlar desde cero (sólo audio) hasta cuatro cámaras de vídeo.

Realiza el minutaje tanto por los puntos del Orden del Día como por los

Intervinientes.

Transmisión opcional, vía Internet, en

streaming.

Pueden utilizarse entradas de vídeo ya

existentes.

Soporta intervenciones y puntos del

Orden del Día no previstos.

Parámetros estándares de grabación:

• 25 frames por segundo

• Resolución de 320x240 pixels

• Tasa de muestreo de 225 kbps

Para un Pleno de 3 horas se precisan unos 300 Mbytes.

Para los Plenos de un año (unos 14) se precisan 4 Gbytes.


4.3. Post-minutaje

La aplicación permite realizar el minutaje completo del VídeoActaTM después de

realizarse la grabación. Este hecho posibilita que puedan hacerse dos tipos de

acciones:

Corrección del minutaje de un

VídeoActaTM (con reproducción

ralentizada si se precisa).

Generación de nuevas VídeoActas a

partir de grabaciones convencionales

ya efectuadas.


4.4. Firma electrónica

Se firma directamente la grabación obtenida tras el Pleno o Reunión.

Firman, sin límite, todas las personas que se estimen necesarias.

Se incluye sello de tiempo junto con cada firma. Ello garantiza el conocimiento

del momento exacto de la firma.

Cada persona firma con su certificado legalmente emitido (DNI electrónico o

cualquier otro).

Se firma también el Acta sucinto de

acuerdos, aunque en formato digital y

suprimiendo la transcripción.

Ambas firmas pueden no coincidir en

el tiempo.


4.5. Custodia documental

La Solución asume la Custodia de las VídeoActas. Puede hacerlo, siempre según

los estándares de mercado, de varias formas:

A través de su propia plataforma, basada en el Gestor Documental Alfresco.

Adicionalmente, almacenándose también en el Gestor de Documentos del

Sistema de Información para la Administración Pública Genesys i 3


4.6. Portal de reproducción

Permite localizar VídeoActas por diferentes criterios.

Permite seleccionar qué parte de cada VídeoActaTM reproducir, accediendo a la

misma por cualquiera de los criterios por los que se realiza el minutaje (Orden

del Día e intervinientes).

Usualmente este Portal se integra con la Página Web institucional del cliente.


6. Arquitectura

Salón de Reuniones CPD Internet

Entorno Apple Entorno Java o Microsoft Multiplataforma


9. Casos de éxito accesibles por Internet

1. Ayuntamiento de Alzira Características: tres cámaras de vídeo, Portal integrado en la Web Municipal, Actas con enlaces a cada punto

tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e intervinientes.

Dirección: http://alzira.videoacta.es

2. Ayuntamiento de Valdepeñas Características: tres cámaras de vídeo, acceso a través de la Web Municipal diferenciando entre Actas y vídeos,

enlaces en las Actas a cada punto tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), incluye Juntas de Gobierno,

incluye transmisión de Plenos en directo.

Dirección (Actas): http://www.valdepenas.es/VLDSedeWeb/Modulos/VLDPortal.nsf/wcmPrincipal?OpenFrameset

(elegir Ayuntamiento/Actas)

Dirección (Vídeos): http://valdepenas.videoacta.es

3. Ayuntamiento de Mollet del Vallès

Características: sin cámaras de vídeo (sólo audio), Portal integrado en la Web Municipal, Actas con referencias a

ficheros de audio (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e interviniente.

Dirección: http://molletvalles.videoacta.es

http://alzira.videoacta.es/

http://www.valdepenas.es/VLDSedeWeb/Modulos/VLDPortal.nsf/wcmPrincipal?OpenFrameset

http://valdepenas.videoacta.es/

http://molletvalles.videoacta.es/

Àudio i vídeo aplicats a la transformació: videoacta

Government & Nonprofit