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TRANSCRIPT
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Dématérialiser un dossier comptable de A à Z
Investissement & rentabilité
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Sylvie PAVIE, Expert Comptable
Claude ORSSAUD, Expert Comptable
Pierre-Jean MANDRAN, Expert Comptable
Christelle PETITJEAN, Responsable Formation, EIC
Ludovic VELOCCI, Ingénieur Commercial, EIC
Intervenants
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Quels investissements préalables ?Est-ce rentable en définitive ?
Etes-vous prêts à passer le cap du « zéro papier » dans votre Cabinet ?
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Investissements préalables à un projet de dématérialisation
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Une réflexion à mener en amont…
Déterminer le périmètre global du Projet
Nommer un Chef de Projet
Choisir ses outils
Quantifier les ressources et le temps nécessaires
Segmenter le projet
Réaliser un rétro planning
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Un plan d’action pour une véritable conduite au changement
En interne
Identifier ses ressources moteur Nommer un Chef de Projet Définir ses rôle et fonctions
Accompagner les collaborateurs
Exposer clairement les objectifs stratégiques du projet Etablir une communication régulière et transparente sur l’avancement
du projet Envisager les plans de formation Mettre en œuvre
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Un plan d’action pour une véritable conduite au changement
En externe
Choix de votre nouveau mode de relation avec votre client : Aucun changement Récupération des documents par un collaborateur
nomade Envoi des documents par le client lui-même
Communication sur ses avantages
Plus de dépossession des documents Logistique et recherche facilitées des pièces Développement de votre mission de conseil
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Les pré requis matériels à respecter
Equipement logiciel
Machines physiques (serveurs de production & postes de
travail)
Numérisation
Communication externe
-> A définir pour chaque poste de travail en fonction des attributions de chacun
-> Copieur permettant le classement automatique des documents dans les
répertoires de votre réseau-> Scanner portable
-> Mémoire de stockage à définir sachant que 1 page = 60 à 80 Ko
-> Mémoire vive suffisante pour optimisation des traitements
- > Sécurité de l’ouverture du réseau avec un serveur Web
- > Débit Internet garanti
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Rentabilité d’un dossier 100% dématérialisé
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Une collecte des documents à repenser…
Définir les intervenants, le lieu de dématérialisation et le support
Déterminer la périodicité de collecte
-> Qui fait quoi (collaborateur, client) ?-> Où (au Cabinet, dans l’entreprise, via le Web, via le réseau…) ?-> Pour quels types de documents ?
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Une collecte des documents à repenser…
Le client
Le Cabinet
Documents « papier » ? Documents dématérialisés à quel moment, via quel
support ? Quels documents ?
Tous les jours, tous les mois,… ?
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Pour des gains en : Nombre de déplacementsDurée des déplacementsOptimisation des rendez-vous avec les clientsConfort de travailTraitement des documents
Une collecte des documents à repenser…
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Dématérialiser le traitement de l’information comptable
La tenue
La révision comptable&
la production des états financiers
Le classement
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La tenue
Pré-imputation grâce à des outils d’OCR
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La tenue Outils de saisie rapides et sécurisés
Ecriture type par tiers Imputation automatique des lignes d’écriture suite à la reconnaissance
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La tenue
Outils de saisie rapides et sécurisés Consultation, modification de l’écriture
avec visualisation du document
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La tenue : comparatif
Temps Coût % Reconnaissance
De la saisie manuelle à la saisie dématérialisée
90
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La révision comptable et la production des états financiers
Extraction des données comptables et consultation de l’information Sécurité Rapidité Confort
Production du dossier de travail Sécurité Homogénéité
Production des fichiers de télétransmission Rapidité Sécurité de l’envoi
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
La révision comptable et la production des états financiers
Temps Coût Confort Dév. Durable
Révision « papier »
Révision dématérialisée
Etats Financiers « papier »
Etats Financiers démat.
Le traitement de l’information comptable
Analyse d’un dossier BICactivité commerce
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Le classement
Classement informatisé Rapide Immédiat Harmonisé
Consultation Facilitée Sécurisée Recherche simplifiée
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Recherche de l’information
Accessible immédiatement Pour le Cabinet Pour le client
Disponibilité de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Disponibilité de l’information comptable
Stockage et pérennité
Gain de place Gestion des archives Disponibilité dans le temps
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Disponibilité de l’information comptable
Diffusion de l’information
Accès facilité à l’information au Cabinet Faciliter l’échange d’information avec les Clients
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Le classement
Accès Disponibilité
Classement « papier » Non immédiat Non systématique
Classement dématérialisé Immédiat 24h/24h
Le traitement de l’information comptable
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Dématérialiser un dossier comptable de A à Z
: Gain en Temps
Réduction de Coût
Sécurité/ Fiabilité
Apport en Confort
Impact Dév.
Durable
Collecte
Tenue
Classement
Révision
Etats Financiers
Disponibilité
Analyse d’un dossier BICactivité commerce
Pôle Partenaires
Atelier Solution
AnticipationOrganisationAccompagnement
Mettez toutes les chances de votre côté pour rentabiliser votre dématérialisation avec de l’ :
Pôle Partenaires
Atelier Solution
Rendez –vous sur le stand T117 Cité des Technologies