atelier d’information€¦ · nous aviser avant la réception de la commande, pour les produits...
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Février 2020
ATELIER D’INFORMATION
Industrie
ORDRE DU JOUR• Accueil des participants
• Introduction / Mise en contexte
• Objectif de la rencontre : clarifier / répondre à vos questions
• Sujets qui suscitent le plus grand nombre de questions, selon les requêtes reçues
✓ Millésime / CUP-EAN13 / SCC-EAN14
✓ Habillage / étiquette / sceau / médaille
✓ Disponibilité / inventaire
✓ Introduction / retrait
✓ Suivi de commande
✓ SAQ.COM
• Varia
• Conclusion
CONTEXTE
• 4ième priorité du plan d’action 2019-2020 A3 Québec/SAQ
• Sondage réalisé auprès de l’industrie :
o Quels sont les sujets qui sont les plus pertinents pour vous ?
• Opportunités d’améliorer nos communications et de répondre
davantage aux besoins de l’industrie
• Les changements s’accélèrent, comment communiquer
efficacement avec 350 agences
• Plus grande autonomie et responsabilité de l’industrie
OBJECTIFS➢ Offrir un service plus efficace
➢ Simplifier nos communications
➢ Plus grande autonomie et responsabilité de l’industrie
Plan de travail➢ Réaliser un sondage auprès de l'industrie (opérations)
➢ Identifier les points à clarifier
➢ MAJ des documents de référence
➢ Ateliers d’information
➢ Doit être inscrit et conservé à jour dans les offres de nouveaux produits (OS ou AO).
Réf : Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents
➢ SL : mis à jour dans l’offre de reconduction (RC).
MILLÉSIME
Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité
➢ S’il y a un changement après :
➢ La publication de l’intention d'achat (tous types d’offres) : Contact SARA.
Raison :
❖ Le changement de millésime doit être approuvé par la GDO ou l’Approvisionnement;
❖ La mise à jour est effectuée par le SARA.
Impact : l’intention d’achat peut être annulée.
MILLÉSIME
Réf : Code de produit SAQ et numéro de fournisseur - Où les trouver?
➢ S’il y a un changement après l’émission de commande :
❖ RA et SA : pas besoin d’aviser, ni d’inscrire une note dans la commande :
❖ un fournisseur pourra compléter une commande avec le millésime de l’année suivante.
Réf : Changements - Millésime présent dans une commande
MILLÉSIME
➢ S’il y a un changement après l’émission de commande :
➢ RC : jamais dans la commande ni directement à la GDO ou [email protected] :
❖ Contact SARA : pour une demande d’autorisation, mise à jour de la fiche de l’article et
confirmation.
Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité
Raison :
❖ Le changement de millésime doit être approuvé par la GDO ou l’Approvisionnement;
❖ La mise à jour est effectuée par le SARA.
Impact : la commande peut être annulée.
MILLÉSIME
CUP-EAN13 ET SCC-EAN14
➢ Codes reliés à 1 seul code de produit SAQ➢ De nouveaux codes doivent nous être transmis si :
❖ Codes déjà reliés à un produit actif ou non, avec inventaire;
❖ Changement d’UVC;
❖ Création d’un nouveau code SAQ relié au produit.
ReconductionOffre de nouveau produit
CUP-EAN13 ET SCC-EAN14
➢ Lorsqu’il y a modification aux codes : jamais dans la commande.
➢ Produit courant (RA)
❖ Avant la réception de la commande;
❖ Expédier la demande de mise à jour par Contact SARA.
CUP-EAN13 ET SCC-EAN14
➢ Lorsqu’il y a modification aux codes :
➢ Spécialité (SA et SL) :
❖ Mise à jour de l’offre de reconduction (RC) (sans frais)
Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité
CUP-EAN13 ET SCC-EAN14➢ Lorsqu’il y a modification aux codes :
➢ Spécialité (SA et SL) :
❖ Si après l’émission de la commande :
❖ jamais dans la commande ni à [email protected].
❖ Contact SARA (frais)
Raison : La mise à jour est effectuée par le SARA.
Impacts :
❖ Délai dans l’expédition des instructions d’expédition.
❖ Sujet aux frais administratifs.
Réf : Mise à jour des offres de reconduction pour les produits de spécialité
CUP-EAN13 ET SCC-EAN14
➢Actualisation des codes APRÈS la réception de la commande :
➢ Qu’importe le répertoire du produit, le SARA :
❖ Reçoit une demande de mise à jour du Service de la gestion de qualité;
❖ Actualise la fiche de l’article et, pour les SA/SL, RC mise à jour dans les 24 heures;
❖ Demande au Service de la comptabilité-client d’émettre une facture.
➢ Pour éviter ces frais, vous devez :
❖ Nous aviser avant la réception de la commande, pour les produits courants;
❖ Conserver à jour l’offre de reconduction, avant son traitement.
Impacts :
❖ Sujet aux frais administratifs.
❖ Délai dans la mise en disponibilité du produit.
HABILLAGE / ÉTIQUETTE
➢ Selon le changement apporté sur l’habillage, la SAQ se réserve le droit de négocier le prix
➢ Raisons d’un changement d’habillage :
❖ Visuel complétement changé;
❖ Texte de l’étiquette principale et/ou contre étiquette modifié;
❖ Modification à l’appellation ou à la qualité (Ex : le produit change de désignation, de qualité, etc.);
❖ Ajout d’une certification (Ex : Bio);
❖ Changement à la marque de commerce / cuvée;
❖ Changement du nom du produit.
NOUVELLES RÈGLES D’ÉTIQUETAGE DE L’AGENCE CANADIENNE D’INSPECTION DES ALIMENTS (ACIA)➢Ce qui n’est pas reconnu comme un changement d’habillage :
❖ Ajout et/ou retrait du nom de l’agence;
❖ Changement de millésime;
❖Modifications mineures au visuel, telles que :
• Couleur de l’image;
• Mentions qui passent de la contre-étiquette à l’étiquettes principale.
❖ Nouvelle description des allergènes et consigne :
Pour l’instant, aucune analyse d’habillage n’est nécessaire puisque ces règles ne sont pas effectives encore à la
SAQ
Nouvelles règles d’étiquetage de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA)
HABILLAGE / ÉTIQUETTE
➢ Procédure
➢ RA : en tout temps, par Contact SARA (aucun frais).
HABILLAGE / ÉTIQUETTE
➢ SA et SL : formulaire de reconduction
❖ vous devez cocher « Oui » à la case
HABILLAGE / ÉTIQUETTE
➢ SA et SL :
❖ La question suivante d'affiche : répondre « Oui »
Même s’il n’y a aucune modification, inscrire la marque commerciale et le nom de la cuvée
❖ Si après l’émission de la commande : voir la procédure RA.
Impact : sujet aux frais administratifs
SCEAU / MÉDAILLE
Cliquez pour ajouter du texteCliquez pour ajouter du texte
➢ Le visuel du sceau ou la médaille doit être expédié par le biais de Contact SARA
(format PDF ou JPG).
➢Le sceau ou médaille est expédié au service de la gestion de la qualité, qui confirmera sa validité.
Note :
❖S’il y a plus d’un produit, inscrire les codes et les noms de tous les produits.
❖Les logos officiels des certifications environnementales n'ont pas à être traduits.
Réf : Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille
DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE
➢Avant de nous contacter, avez-vous vérifier si :
❖La commande a été livrée ?
❖À quelle date ?
DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE
➢RA et SA :
➢ Dès que jugé conforme par GQ, maximum 10 jours après la date de réception de la commande :
❖ Délais possibles :
❖ Correction à effectuer;
❖ Planogramme;
❖ Pépinière;
❖ Événement planifié.
Réf: Mise en disponibilité d'un produit
Réf: Planographie - Guide de référence
DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE
➢SL
❖Lettre circulaire : environ 4 semaines après la date de réception de la commande
❖Événement (Cellier, CV, etc.) :
Pas de date :
Selon le plan d’assortiment relié à un bandeau.
Réf: L'ABC des produits sur les lettres circulaires
DISPONIBILITÉ / INVENTAIRE
➢InfoCom (informations commerciales)
❖ Sans frais : rapports des ventes par catégorie ou par produit, disponibles au Siège Social pour consultation
❖ Abonnement à InfoCom avec frais d’abonnement et par rapport selon vos besoins
❖ Pas responsable des données extraites et traitées par un logiciel externe
INTRODUCTION ET RETRAIT
Documents de référence
L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ
Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ
➢Principales demandes reçues :
➢Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ
➢Sélection produits
➢ Plan d’assortiment
➢ Description des canaux de commercialisation des produits à la SAQ
➢Support
➢ Formulaire d’offres
➢ Demande de pièces
(liste non exhaustive)
INTRODUCTION ET RETRAIT
Réf: L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ
Réf: Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ
➢Principales demandes reçues (suite)
➢Suivi d’offre AO/OS/RC
❖Catalogue du fournisseur
❖Liste des offres
❖Liste des statuts
INTRODUCTION ET RETRAIT
Documents de référence
L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ
Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ
➢Principales demandes reçues :
➢Suivi d’offre AO/OS/RC (suite)
❖Écran «Statut »
❖Liste des statuts
INTRODUCTION ET RETRAIT
Documents de référence
L'ABC du processus de sélection des produits à la SAQ
Comment soumettre un nouveau produit à la SAQ
➢Principales demandes reçues (suite)
➢ Date d’introduction de produit :
❖À moins d’événements spéciaux, n’a pas la date préétablie;
❖Selon entente avec le directeur de compte.
➢ Invitations et Appels d’offres
➢Demande de précision
➢ Si pertinent : le texte modifié selon les questions reçues pour la publication suivante
SUIVI DE COMMANDE
Document de référence :
Guide SAQ-B2B.com : :En cours d’écriture
Sur le bon de commande
Vérifier :
➢Date de réception prévue
➢Date approximative sujette à changement : retard du fournisseur, délai dans le transport, etc.
➢Auprès du fournisseur s’il a expédié de la commande
➢MAJ du statut de la commande
➢Si après vérifications et plus de 10 jours ouvrables : SARA
SAQ.COM➢Visuel
➢Prise de photo par équipe du Studio SAQ
❖ Nouveau produit : à la réception de la commande.
❖ Produit existant :
❖ À la suite d’un changement d’habillage;
❖ Selon le calendrier d’analyse du produit déterminé par le Service de la gestion de la qualité
AUCUNE demande de mise à jour ne sera traitée.
Documents de référence :
Affichage de produit dans SAQ.com
Procédure pour la prise de photo de vos produits
Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille
SAQ.COM➢Fiche du produit :
Documents de référence :
Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com
Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents
SAQ.COM➢Fiche du produit :
➢Correspond à ce qui a été inscrit dans l’offre du produit (OS/AO)
ou mis à jour dans une offre de reconduction (RC) ==========➔
Documents de référence :
Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com
Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents
SAQ.COM➢Description du produit :
➢ Actualisé selon les nouvelles normes établies par les services de l'Administration du
produit et du Marketing (eCommerce et contenu) (en cours de traitement)
❖ Selon l’habillage du produit (étiquette, contre-étiquette, etc.)
❖ Traité par des spécialistes de produits, selon les normes
Exemples d'arborescence :
Producteur + nom de la cuvée +
Vins : Cépage(s) + qualité + cru / qualité / appellation ou région /
Spiritueux, selon le type : vieillissement / maturation / qualité / type / âge
Documents de référence :
Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com
Précisions quant à l’importance de bien compléter les documents
SAQ.COM
➢Taux de sucre➢Dernier taux de sucre analysé par le Service
de la gestion de la qualité, selon le calendrier prévu.
➢Note de dégustation (sous Infos détaillées) :
➢Seuls les produits bénéficiant ou ayant bénéficié d’une visibilité promotionnelle dans
SAQ.com seront bonifiés d’une note sur leurs particularités et/ou profil aromatique. Cette
note publiée à la section « Info dégustation » de la fiche du produit est élaborée par l’équipe
SAQ.com. Il n’est pas nécessaire de nous faire parvenir vos suggestions de texte.
Documents de référence SAQ-B2B.comréférence SAQ-B2B.com
Affichage de produit dans SAQ.com
Procédure pour la prise de photo de vos produits
Mise à jour du nom des produits dans SAQ.com
Procédure pour un changement d’habillage ou l’ajout d’un sceau/médaille
VARIA
Questions / Commentaires
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