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TDR para contratar Consultor para Desarrollo de Sistema Informático

para el SIAL en el Primer Nivel de Atención en Honduras

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ASOCIACION BENEFICA PRISMA

DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA ADMINISTRACIÓN LOGISITICA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD DEL PRIMER NIVEL DE ATENCION DE LA SECRETARIA DE SALUD DE

HONDURAS

TERMINOS DE REFERENCIA

1. INSTITUCIÓN CONVOCANTE

Asociación Benéfica PRISMA

2. ANTECEDENTES

El presente Gobierno de Honduras está haciendo esfuerzos para mejorar el estado de abastecimiento de medicamentos para la atención de las necesidades de salud de su población. En así que, durante el 2014, con la asistencia de Organismos de la Cooperación Internacional, la Secretaría de Salud (SESAL) elaboró y aprobó un Plan Maestro para Aseguramiento de Medicamentos. Como parte del mismo, las compras de medicamentos pasaron a ser realizadas a través de agencias de Naciones Unidas (UNOPS, OPS y UNFPA). También se creó una unidad ejecutora nominada Unidad de Logística de Medicamentos e Insumos (ULMI), para la administración logística de estos productos. En el año 2015 se diseñó el Programa Nacional de Asistencia Farmacéutica (ProNAF) como una estrategia de dispensación de medicamentos ambulatorios a la población a través de farmacias comerciales y este año 2016 está empezando su implementación. Asimismo, en este año se está modelando el sistema de gestión logística y a la vez identificando estrategias de externalizar algunos procesos operativos como son el almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos. En este marco, el Sistema de Información es esencial para que todos los procesos logísticos operen eficientemente con información oportuna y de calidad para la toma de decisiones. En este sentido dentro del plan de trabajo que UNFPA ha coordinado con la SESAL se ha incluido el brindar asistencia técnica en materia del Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) de medicamentos e insumos de salud. En ese sentido se realizó un primer trabajo dirigido a identificar el estado de avance del sistema de información para la gestión de medicamentos, a partir de cual se presentó una “Propuesta técnica de fortalecimiento del Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL): Desarrollo de Software para 1er. Nivel de atención” Habiendo la Unidad de Gestión de la Información (UGI) y la ULMI de la SESAL aprobado esta propuesta, se iniciará su implementación, para lo cual esta convocatoria pretende contratar la consultoría necesaria.



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3. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA

Seleccionar y contratar un consultor que desarrolle un Sistema Informático para el SIAL de los establecimientos de salud del Primer Nivel de Atención de la Secretaría de Salud de Honduras.

4. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

El desarrollo del sistema informático se hará teniendo como base lo descrito en el documento “Propuesta técnica de fortalecimiento del Sistema de Información para la

Administración Logística (SIAL): Desarrollo de un Sistema Informático para 1er. Nivel de

atención”

Las principales actividades a realizar para este servicio son:

- Revisión y entendimiento del modelo del Sistema Nacional de Medicamentos (SINAMED) de la SESAL y sus procesos de gestión logística.

- Establecer contactos y coordinaciones técnicas con todos los actores que directamente están relacionados con la recolección de datos, generación y análisis de la información logística de medicamentos e insumos de salud a nivel de la SESAL.

- Definir de manera coordinada con la ULMI y la UGI, la propuesta de trabajo específica para desarrollar e implementar el sistema informático.

- Diseñar la estructura del sistema informático para el manejo de la información logística en el primer nivel de atención en coordinación con la UGI.

- Desarrollar el sistema informático y realizar las pruebas preliminares para validarlo.

- Implementar el sistema informático en 2 regiones de salud, lo cual servirá además como una prueba piloto. En esta actividad se contará con la participación activa de la UGI.

- Capacitar a un equipo - Realizar los ajustes necesarios al sistema a partir de los resultados de la

prueba piloto. - Elaboración de informes de estado de avance e informe final de la

consultoría. PRISMA facilitará el contacto e inicio de coordinaciones con los funcionarios de la SESAL de Honduras, a fin que el consultor pueda cumplir con las actividades programadas.

5. PRODUCTOS ESPERADOS

El desarrollo del software se hará teniendo como base lo descrito en el documento “Propuesta técnica de fortalecimiento del Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL): Desarrollo de un Sistema Informático para 1er. Nivel de atención” (ver anexo 01)



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En tal sentido es indispensable considerar que el sistema informático de primer nivel se pueda integrar con los sistemas de los Hospitales (FARMATOOLS) y de almacenes (wMSSM). Se espera como productos a entregar por el consultor:

- Un sistema informático para la administración logística de medicamentos e insumos, en los establecimientos de salud del primer nivel de atención de la SESAL.

- Un informe técnico de validación del sistema informático - Un informe técnico sobre los resultados del Piloto de implementación del

sistema informático desarrollado, realizado por lo menos en dos regiones sanitarias de la SESAL.

- Un plan para la implementación del sistema informático en las otras regiones sanitarias de la SESAL

- Material de capacitación para la implementación del sistema informático en las otras regiones sanitarias de la SESAL

6. REQUISITOS DEL CONSULTOR

Profesional del Área Informática o relacionados. Amplia experiencia en desarrollo de sistemas informáticos, con énfasis en

sistema de salud y de gestión de medicamentos. Conocimiento y experiencia en sistemas de suministros de los ministerios de

salud de países de la región Latinoamericana Alto nivel de Responsabilidad Disponibilidad de viajar y permanecer en la ciudad de Tegucigalpa el tiempo

que duren los servicios. 7. LUGAR Y DURACIÓN DE LA ACTIVIDADES

Este servicio se debe desarrollar entre la última semana del mes de julio y la segunda semana de diciembre. Durante el desarrollo de esta consultoría se espera que el consultor tenga una permanencia en la ciudad de Tegucigalpa - Honduras, considerando además un máximo de 6 desplazamientos terrestres al interior del país. 8. PRESUPUESTO

El presupuesto para esta actividad se enmarca en el Plan de Trabajo que PRISMA ha firmado con la Oficina País de Honduras del Fondo de Población de las Naciones Unidas. Adicional al presupuesto remitido en la propuesta del consultor, PRISMA cubrirá los gastos hasta por 02 boletos aéreos internacionales desde la ciudad de origen del consultor hacia la ciudad de Tegucigalpa en Honduras (ida y retorno). 9. ENVÍO DE PROPUESTAS

Los interesados pueden enviar su propuesta que debe incluir: - Plan para la implementación de la “Propuesta técnica de fortalecimiento del

Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL): Desarrollo de



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un sistema informático para 1er. Nivel de atención”, que considere mínimamente las principales actividades, cronograma, y los resultados a partir de dichas actividades.

- Presupuesto a todo costo, expresado en dólares americanos (con excepción de boletos aéreos internacionales), detallando la forma de pago.

- Curriculum no documentado. Los interesados sírvanse enviar sus consultas y propuestas vía electrónica al correo [email protected], colocando como asunto: Consultor para Desarrollo de Sistema Informático - Honduras, dirigida a Señores Asociación Benéfica PRISMA, hasta las 18:00 horas del 18 de julio del 2016.

mailto:[email protected]



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ANEXO 1:

Propuesta técnica de fortalecimiento del Sistema de

Información para la Administración Logística (SIAL):

Desarrollo de un Sistema Informático para 1er. Nivel de Atención

Secretaria de Salud HONDURAS

Propuesta Técnica

Junio de 2016



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Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………..8 JUSTIFICACIÓN………………………………………..……………………………………...10 DIAGNÓSTICO…………………………………………………………………………………11

1. Secretaria de Salud………………………………………………………….........11 2. Almacenes……………………………………………………………………..…...12 3. Hospitales……………………………………………………………………..……12 4. Establecimientos de Salud………………………………………………............13 CONSIDERACIONES PARA FORTALECER EL SIAL…………………………………….16 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN…………………………………………..20 PROPUESTA TÉCNICA: 6 COMPONENTES PARA FORTALECER EL SIAL…………21

A. FLUJO DE INFORMACIÓN MIXTO……………………………………………..21 B. DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA FARMACIA DEL ESTABLECIMIENTO DE SALUD……………………………………………………..22 C. DESARROLLO DE SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN……………………………………………………………………..23 D. MODELOS DE REPORTES……………………………………………………...24 E. INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN…………………………………………….26 F. FORMATOS DE REGISTRO MANUAL…………………………………………27 IMPACTO………………………………………………………………………………………..27 CONCLUSIONES ……………………………………………………………………………...28



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LISTA DE ACRÓNIMOS ES Establecimiento de Salud

OPS Organización Panamericana de la Salud

ProNAF Programa Nacional de Asistencia Farmacéutica

RM Registro Manual

SESAL Secretaria de Salud

SIAL Sistema de Información para la Administración Logística

SINAMED Sistema Nacional de Administración de Medicamentos e

Insumos

UGI Unidad de Gestión de la Información

ULMI Unidad de Logística de Medicamentos e Insumos

UNFPA Fondo de Población de las Naciones Unidas (por sus siglas

en inglés)

UNOPS Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos

(por sus siglas en inglés)



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INTRODUCCIÓN

El Gobierno de Honduras está haciendo esfuerzos para mejorar el estado de abastecimiento de medicamentos para la atención de las necesidades de salud de su población. Durante el año 2014, con la asistencia de Organismos de la Cooperación Internacional, la Secretaría de Salud (SESAL) elaboró y aprobó un Plan Maestro para Aseguramiento de Medicamentos. Como parte del mismo, las compras de medicamentos pasaron a ser realizadas a través de agencias de Naciones Unidas (UNOPS, OPS y UNFPA). En ese mismo año se creó una unidad ejecutora nominada Unidad de Logística de Medicamentos e Insumos (ULMI), para la administración logística de estos productos. En el año 2015 se diseñó el Programa Nacional de Asistencia Farmacéutica (ProNAF) como una estrategia de dispensación de medicamentos prescritos a la población en los servicios de consulta ambulatoria a través de farmacias externas que en este año 2016 está empezando su implementación. Asimismo, en este año se está modelando el sistema de gestión logística (denominado Sistema Nacional de Administración de Medicamentos –SINAMED-) y a la vez identificando estrategias de externalizar algunos procesos operativos como son el almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos. El Sistema de Información es esencial para que todos los procesos logísticos operen eficientemente con información oportuna y de calidad para la toma de decisiones. En este sentido; dentro del plan de trabajo que UNFPA ha coordinado con la SESAL se ha incluido el brindar asistencia técnica en materia del Sistema de Información para la Administración Logística (SIAL) de medicamentos e insumos de salud. Para abordar la asistencia en esta materia es muy importante considerar que:

En la SESAL la Unidad de Gestión de la Información (UGI) como unidad responsable del manejo de la información, ha estado avanzando con la implementación de dos sistemas informáticos (FARMATOOLS y wMSSM), el primero de ellos orientado hacia los hospitales de tercer nivel y el segundo, dirigido a almacén tanto central como regionales; wMSSM está destinado a la gestión de los almacenes (Nacional, Regional y Hospitales) con la asistencia técnica de OPS

La UGI lidera la gestión de la información de medicamentos en la SESAL, sobre el cual se debe abordar la asistencia técnica a brindar.

La ULMI ha diseñado su Modelo “Sistema Nacional de Administración de Medicamentos e Insumos” (SINAMED) en donde se detallan los principales procesos, actores y roles del sistema de gestión logística de estos productos, donde la recolección de información y las decisiones fundamentadas en esta es crítico para su buena gestión.

El Gobierno de Honduras tiene planeado externalizar los procesos de almacenamiento, distribución y dispensación, para hacer más eficiente la gestión logística. Es este sentido se requiere definir un sistema de monitoreo y evaluación de los servicios externalizados.

En este escenario, es necesario establecer las bases de la asistencia técnica prevista para el presente año 2016 y a partir de ello definir con precisión y de manera coordinada con todos los actores, la orientación de su abordaje de tal



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manera que complemente y genere valor agregado al trabajo que viene haciendo la UGI en coordinación con la ULMI. Para cumplir con ello se convocó a una consultoría para “Identificar el estado de avance del sistema de información para la gestión de medicamentos e insumos en la Secretaria de Salud de Honduras” cuyos productos, diagnóstico y propuesta técnica, se presentan en este documento. Luego de un análisis exhaustivo del avance de la normalización y procesos establecidos en el Sistema Nacional de Administración de Medicamentos e Insumos SINAMED aplicados hasta la fecha (Figura 1) y los procesos operativos en establecimientos de salud y almacenes, la presente propuesta técnica pretende identificar los procesos a fortalecer, reutilizar y estandarizar, así como los cambios a realizar, en concordancia con las normativas vigentes y las que se encuentran en pleno desarrollo con el fin de establecer un sistema de información que cumpla con los objetivos de un sistema de información logística de medicamentos e insumos que integre información logística de los establecimientos de salud de primer nivel de atención así como los hospitales de tercer nivel y los almacenes nacional y regionales, así como de los procesos que pudieran ser externalizados. De la misma manera se realizó un análisis del flujo de información logística desde los establecimientos de salud hasta las regiones de salud, identificando mejoras a desarrollar en el flujo de la información, en cuanto a informatizar de la manera más viable y simplificada, acorde a las necesidades, la realidad y la capacidad tecnológica existente en el país. Figura 1: Sistema Nacional de Administración de Medicamentos e Insumos – SINAMED



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JUSTIFICACIÓN

Los sistemas de información han adquirido una dimensión estratégica en las instituciones y han dejado de ser consideradas una simple herramienta para automatizar procesos operativos, para convertirse en una pieza clave a tener en cuenta a la hora de formular la estrategia institucional para el control de la gestión; es en este sentido que la SESAL decide iniciar un diagnostico situacional del Sistema de Información para la Administración Logística de medicamentos e insumos, para fortalecer la gestión de la información de estos productos de salud en Honduras, con el fin de obtener información oportuna, confiable y lo más completa posible para garantizar una gestión eficaz de los recursos, así como asegurar la disponibilidad y acceso a medicamentos e insumos a la población.



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DIAGNÓSTICO

Después de un análisis en temas técnicos, administrativos, normativos y cumplimiento de procesos de toda la cadena de flujo de información del sistema de información actual de la Secretaria de Salud en el nivel nacional, en las regiones de salud, hospitales y establecimientos de salud (Figura 2), se pudo determinar distintas observaciones las cuales detallaremos a continuación para cada una de las siguientes 4 instancias: Secretaria de Salud, Almacenes, Hospitales y Establecimientos de Salud. Figura 2: Niveles del Sistema de Información

1. Secretaria de Salud En la actualidad la ULMI y la UGI de Secretaria de salud, no cuenta con información logística nacional para la toma de decisiones, pero se vienen haciendo esfuerzos con la implementación de los sistemas informáticos FARMATOOLS y wMSSM en Hospitales y almacenes, pero estos aún están en una etapa de implementación, curva de aprendizaje y la interface entre estos sistemas es algo que recién se analizará para luego desarrollar los procedimientos requeridos para recepción y transmisión de datos entre estos. Si bien se encuentran cubiertos todos los hospitales y almacenes a nivel nacional, esto apenas corresponde a un aproximado del 30% de la gestión de información logística de medicamentos e insumos, según lo expresado por funcionarios de la SESAL. Siendo el 70% restante los ES de primer nivel de atención en los cuales no existe ningún plan o estrategia para la informatización de estos por parte de la SESAL.



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2. Almacenes Con respecto a los almacenes nacional y regionales estos han asimilado el sistema informático wMSSM (Figura 3) como una gran herramienta para solucionar muchos problemas de información, a pesar que el personal operativo del sistema informático está a gusto con la implementación de este sistema, aún quedan por mejorar la agilidad de los procesos técnicos que se vienen realizando, así como la ampliación y adecuación de los reportes para la transparencia y toma de decisiones. Figura 3: Administración del sistema informático wMSSM

3. Hospitales A nivel de los hospitales que conforma una parte importante en lo que respecta a la generación de información de consumos entre otros, el sistema informático FARMATOOLS (Figura 4), se está implementando en los 28 hospitales del país con distintos niveles de avance en el proceso de sostenibilidad del sistema y el adecuado manejo del registro de información. Siendo su principal debilidad la falta de generación de reportes necesarios para análisis de información así como el cruce de información con otros documentos elaborados manualmente, pero vale destacar que el registro de información de consumos se lo hace de manera inmediata al momento de la dispensación, evitando el retraso en el registro de datos.



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Figura 4: Administración del sistema informático FARMATOOLS

4. Establecimientos de Salud A nivel de los establecimientos de salud de primer nivel de atención, estos presentan como inconveniente la falta de personal adecuado en el área de la farmacia, así como la alta rotación de este, falta de equipos de computación (Figura 5) para el manejo de información logística. Pero cabe mencionar que los procesos de captura de información por medio de registros manuales técnicamente funcionan, no de una manera estandarizada en todos los establecimientos de salud ni con la completitud de los datos necesarios (Fecha de Vencimiento y Número de Lote) pero si tienen los formatos esenciales (Receta, Kárdex, Informe Mensual e Informe Trimestral), pero no están generando los resultados esperados, produciendo en los operadores falta de credibilidad en el uso de esa información para realizar las estimaciones, programaciones, reportes y otros, así como la generación de información que se queda en este o el siguiente nivel, pero no llega hasta el nivel nacional.



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Figura 5: Farmacia de un Establecimiento de Salud

Es importante mencionar que a pesar que existen procesos para el registro de datos logísticos como dispensación, existencias y movimientos mensuales y trimestrales (Figura 6), estos generan una gran carga administrativa que se consume casi el 50% de su tiempo y generando en algunos casos uso de horas extras para estos procesos administrativos. Figura 6: Formatos de registro de información



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Siendo la “Receta” (Figura 7) el documento que genera la principal fuente de información, esta no se encuentra debidamente reglamentada, careciendo de muchos atributos de control y fiscalización, así como el uso estandarizado de datos registrados ya que estos están especificados según los criterios de cada establecimientos de salud, como por ejemplo; algunos registran el nombre del paciente otros solo su número de historia clínica, por un lado se registra la edad y por otro la fecha de nacimiento, como también se registra un medicamento por receta y en otros es múltiple. Sin lugar a dudas esto es un tema importante que debe reglamentarse en las instancias superiores como la ULMI e incluirlo en el documento normativo del SINAMED. Figura 7: Receta



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CONSIDERACIONES PARA FORTALECER EL SIAL

Todas las intervenciones que se realicen para mejorar y/o fortalecer un sistema de información deben estar basadas en mantener relacionadas las dimensiones Humana, Tecnológica y Organizativa (Figura 8). En la dimensión humana se pudo evidenciar que se cuenta con personal de salud responsable de farmacia, muy comprometido con su trabajo y demandando tecnologías para agilizar el proceso administrativo de registro de información logística de medicamentos e insumos; en la dimensión organizativa los flujos de información, los registros de formatos, informes a generar y enviar, y los tiempos establecidos para en envió al nivel superior, son aspectos en los que se estará trabajando para estandarizarlos y normalizarlos. Por lo tanto, la propuesta técnica va ampliamente enfocada a la dimensión tecnológica, que es donde se encuentran las mayores debilidades. Figura 8: Dimensiones de un sistema de información logística

Con la misión de generar cambios sustanciales que mejoren el sistema de información logística de medicamentos e insumos, esta propuesta técnica de fortalecimiento se basa en 3 estrategias (Figura 9), para evitar generar gastos innecesarios, cambiar procesos normados o cambiar la estructura de información:



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1. Reutilizar, porque es más barato utilizar lo que ya se tiene, como son los flujos

de información o documentos normados y otros.

2. Estandarizar para tratar que incluso con los cambios, todo sea parecido a lo que ya se hace, de tal manera que implique menos trabajo.

3. Integrar, tratando de juntar datos para que no existan datos sueltos, o procesos

aislados. Figura 9: Estrategias utilizadas en la propuesta técnica



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Un reto importante para la SESAL es financiar el mantenimiento y reposición de los equipos informáticos, así como las actualizaciones y desarrollo de programas informáticos; es en este sentido que se plantea que antes de automatizar se debe definir ¿cuánto cuesta mantener un software de alto nivel tecnológico y conectividad? Tomando en cuenta estas consideraciones es preciso diseñar sistemas de información sencillos y de fácil construcción con las actuales tecnologías de la información disponibles. Los sistemas de información no requieren ser muy sofisticados para ser eficientes y eficaces. Es importante destacar el compromiso, comunicación e interés entre distintas unidades de la SESAL (ULMI, UGI, AGI, Equipo de integración de Farmacia), con respecto a la importancia de la información logística de medicamentos en insumos y más aún que esta pueda ser recolectada desde los ES de primer nivel de atención. La ULMI que luego de haber diseñado su modelo SINAMED establece con toda claridad en sus componentes para el Sistema de Información para la Administración de Medicamentos e Insumos, que es de vital importancia la sistematización y recolección de datos de los ES de primer nivel de atención, así coma la integración con los hospitales y almacenes, para el cumplimiento de sus objetivos. La UGI en el marco del fortalecimiento de los sistemas de información para la administración logística, esta consiente que el sistema de información es esencial para que todos los procesos logísticos operen eficientemente con información oportuna y de calidad para la toma de decisiones y uno de los objetivos prioritarios dentro del plan general de esta unidad, es sistematizar los procesos y controles en la logística de los medicamentos e insumos de los ES de primer nivel de atención.



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Luego de hacer el diagnóstico situacional del sistema de información para la administración logística de medicamentos e insumos, se identifican los siguientes aspectos limitantes y facilitadores para implementar la propuesta técnica de fortalecimiento en un corto plazo, desde la captura del dato a nivel local hasta la toma de decisiones en los niveles gerenciales.

Aspectos Limitantes Aspectos Facilitadores

Se requiere dotar de equipos de computación a los establecimientos de salud que cuentan con energía eléctrica.

Es necesario normar y estandarizar los procesos para la administración y gestión de la información logística.

Es necesario elaborar una directriz para la normalización del flujo de información.

Se requiere una reglamentación para el uso único de una Receta estándar a nivel nacional.

Compromiso, comunicación e interés entre distintas unidades de la SESAL.

Presencia institucional de Unidad de Gestión de la Información.

Una sola vía de adquisición y distribución de medicamentos e insumos.

Número de Establecimientos de Salud manejables para un sistema información.

Establecimientos de salud manejan 90 medicamentos y 40 Insumos, lo que facilita el manejo de la información.

Una sola fuente de financiamiento.

Personal de salud responsable de la farmacia, comprometido.

Medicamentos dispensados sólo con Recetas.

Personal registra regularmente la información logística.

Acceso a tecnologías de información por parte del personal de salud (Dispositivos móviles, Redes sociales, Correo electrónico).



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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Todo sistema de información para la gestión de medicamentos e insumos busca optimizar los procesos técnicos y administrativos, para asegurar el adecuado abastecimiento y disponibilidad de los productos para la población objetivo. Es por eso que la propuesta técnica de fortalecimiento del Sistema de Información para la Administración Logística SIAL propone alcanzar los siguientes objetivos.

Confiabilidad de la información logística, la cual permitirá tomar

decisiones oportunas y con mayor exactitud ya sea para la estimación,

programación y distribución de medicamentos e insumos, así como el

monitoreo y evaluación de toda la gestión del suministro.

Transparencia en la información, la cual permitirá que el personal de salud

que utiliza la información de los sistemas informáticos, pueda tomar

decisiones oportunas y con información confiable, dejando de manejar

documentos o procesos paralelos que generan más carga administrativa en

el ejercicio de sus funciones.

Flujo de información mixto, dependiendo de las capacidades. Este tipo

de estrategia permitirá que cada establecimiento de salud se pueda adecuar

a uno de los 3 tipos de envío de información (Registro Manual, Sistema

Offline y Sistema Online), dependiendo de las capacidades de equipamiento

y accesibilidad tecnológica y de comunicación, generando un flujo de

información constante, con tiempos establecidos y medios de verificación y

mejora de la información logística de medicamentos e insumos.

Personal sensibilizado en el uso de la información, estableciendo

progresivamente el uso de tecnologías de información y comunicación como

la única forma de generar información logística de medicamentos e insumos

en los establecimientos de salud del país.



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PROPUESTA TÉCNICA: 6 COMPONENTES PARA FORTALECER EL SIAL

Luego del análisis del diagnóstico situacional del sistema de información para la administración logística de medicamentos e insumos, la propuesta técnica considera los seis componentes que implican desarrollo de un sistema informático para la administración de información logística en ES de primer nivel de atención, desarrollo de un sistema informático para la consolidación de información de ES que estén informatizados así como los que contemplan el Registro Manual, asistencia técnica para la integración del FARMATOOLS y wMSSM con los sistemas informáticos de ES de primer nivel de atención, adecuación de los flujos de información dependiendo de las capacidades tecnológicas con las que se cuenta en el país y estandarización de formatos para el registro de información logística a nivel nacional. Los 6 componentes a considerar, según su importancia, se detallan a continuación: A. FLUJO DE INFORMACIÓN MIXTO

Si bien la automatización de las funciones puede ser una aspiración legítima, la realidad nos muestra que no siempre será posible, por lo menos en un corto o mediano plazo. Por el contrario sistemas que combinan funciones automatizadas con funciones manuales pueden lograr resultados más convenientes para todos los actores interesados en un corto plazo; es en este sentido que se plantea un flujo de información mixto (Figura 11) que permita recolectar información de todos las establecimientos de salud sin importar las condiciones de equipamiento y conectividad, sin dejar de lado el objetivo final que es tener un sistema de información totalmente automatizado en Online, sino que se podrá ir avanzando progresivamente en la medida que las condiciones de equipamiento, conectividad y recursos humanos se vayan resolviendo. El flujo de información propuesto (Figura 11), muestra como la información es remitida desde los ES y Hospitales hasta la ULMI, pasando por distintos niveles de consolidación (ES, Región de Salud, UGI) y permitiendo que la información pueda estar disponible en los diferentes niveles y actores para su análisis y uso respectivo. El “gran reto” es que el personal de salud vaya asimilando de progresivamente y de manera indirecta el uso de tecnologías de información sin que estas generen rechazo, más por el contrario generen la reducción de la carga administrativa que esta generaba con los procesos manuales.



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Figura 11: Flujo de información mixto

B. DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA FARMACIA DEL

ESTABLECIMIENTO DE SALUD Desarrollar un sistema informático para la “Administración logística de medicamentos e insumos” en los establecimiento de salud de primer nivel de atención, y que dispongan de energía eléctrica y una computadora. El diseño, características, plataforma y desarrollo de este sistema informático tomará en cuenta experiencias de otros países de la región, por ejm. Bolivia y Perú, donde se encuentren ya implementados.

A continuación se presenta un listado de las principales características que deberán se incluidas en el desarrollo del sistema informático:

1. Proceso de instalación simple.

2. Interfaz de usuario intuitivo y de fácil comprensión eliminando casi al mínimo la posibilidad de generar errores de “digitación” y aplicando herramientas para el control y trazabilidad de los datos registrados.

3. Sistema informático desarrollado en base a la normativa y con la visión de administración logística de medicamentos e insumos en base a variables esenciales de logística de medicamentos (Número de Lote, Fecha de Vencimiento) a fin que pueda establecer reportes de gestión tales como; Inventario Físico, Vencimientos, Tendencia de consumo, ingresos, ajustes,



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alertas de sobreabastecimiento y desabastecimiento, Disponibilidad, vida útil y otros.

4. Sistema con implementación de alertas y colores de información visual que informen al usuario en todo momento la situación logística de los medicamentos e insumos que se administran en el establecimiento de salud.

5. Sistema con uso de recursos mínimos de la computadora.

C. DESARROLLO DE SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN

Desarrollar un sistema informático para la consolidación de información a nivel municipal, regional y nacional. Según el análisis establecido para los niveles de consolidación lo más adecuados en el contexto nacional es de 3 niveles (Figura 12), los cuales deberán ser parametrizados por el mismo sistema. Figura 12: Niveles de consolidación recomendados



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A continuación se presenta un listado de las principales características que deberán incluirse en el desarrollo del sistema informático:

1. Proceso de instalación simple, el cual dependa mínimamente de un técnico

en informática.

2. Interfaz de usuario intuitivo y de fácil comprensión.

3. Sistema informático desarrollado en base a la normativa y con la visión de

administración logística de medicamentos e insumos en base a variables

esenciales de logística de medicamentos (Número de Lote, Fecha de

Vencimiento).

4. Sistema con implementación de alertas y colores de información visual que

informen al usuario en todo momento la situación logística de los

medicamentos e insumos que se administran en el establecimiento de salud.

5. Sistema con uso de recursos mínimos de la computadora.

D. MODELOS DE REPORTES Un sistema de información debe generar información oportuna y precisa, con la presentación y formato adecuado, a la persona que la necesita, para tomar una decisión o realizar un procedimiento, y justo en el momento en que necesiten disponer de dicha información. Independientemente del tipo o formato de reporte, es necesario que el proceso de generación de éste contenga la característica de simplicidad, ya que cuando el proceso de generación de un reporte es complicado o tedioso, esto genera que el reporte ya no sea utilizado. Otra característica que debe tener un sistema de información es la trasparencia y ésta podrá ser viable siempre y cuando el sistema tenga una diversidad de reportes desde el detalle hasta los más gerenciales, donde ambos puedan se contrastados y verificables en su consistencia. El sistema informático que se desarrolle para el primer nivel de atención debe considerar una serie de reportes de gestión; a continuación se presentan algunos de estos reportes básicos,



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1. Lista de Medicamentos o Suministros de Salud: este reporte presentará el listado de todos los medicamentos e insumos que se utilizan en el ES.

Este reporte permitirá identificar en qué medida y porcentaje se utilizan medicamentos según el listado nacional de medicamentos e insumos.

2. Reporte detallado de Ingresos, Ajustes y Consumos: estos reportes deben presentar el listado de los medicamentos e insumos que ingresaron, o reportaron ajustes o el registro de consumos mensuales del establecimiento de salud. Este reporte debe permitir identificar el número de lote, fecha de vencimiento,

cantidad, costo unitario y costo total, para cada tipo de movimiento (ingresos,

ajustes o consumos).

3. Reporte histórico mensual de Ingresos, ajustes, consumos y existencias: estos reportes deben presentar el listado de todos los medicamentos e insumos según cantidades agrupadas mensualmente de ingresos, ajustes, consumos y existencias del establecimiento de salud.

Asimismo permitirá identificar las cantidades mensuales para cada tipo de movimiento (ingresos, ajustes o consumos) y existencias.

4. Reporte de Existencias: este reporte presenta el listado de todos los medicamentos e insumos con las existencias actuales del establecimiento de salud.

5. Reporte de Vida Útil: este reporte presenta el listado de todos los medicamentos e insumos con las existencias por fecha de vencimiento, consumo promedio mensual, meses de existencia disponible, vida útil y su porcentaje estimado de pérdida del establecimiento de salud.

6. Reporte de Disponibilidad: este reporte presenta el listado de todos los medicamentos e insumos con las existencias, consumo promedio mensual, cantidad mínima, cantidad máxima y su porcentaje de abastecimiento del establecimiento de salud.

7. Reporte de Inventario Físico: este reporte presenta el listado de todos los medicamentos e insumos con las existencias según número de lote y fecha de vencimiento del establecimiento de salud.

8. Reporte de Kárdex: este reporte presenta el historial de todos los movimientos generados por cada medicamento o insumo en el establecimiento de salud.

9. Reporte gestionado comparativo de Ingresos, Ajustes, Consumos y Existencias: estos reportes presentan el listado comparativo de todos los



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medicamentos e insumos según datos agrupados mensualmente de ingresos, ajustes, consumos y existencias para todos los establecimientos de salud.

E. INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN

Para que un sistema de información contemple datos de diversos componentes, niveles u otros, no es precisamente obligatorio tener un macro sistema que lo haga todo, el objetivo está en establecer directrices planificadas en cada sistema informático, así como la estandarización de identificadores de variables para que puedan ser integradas en el nivel tecnológico más conveniente. En el caso de la integración de los sistemas informáticos del Sistema de Información para la Administración Logística de medicamentos e insumos, esta compuesta de 3 componentes (Figura 13) necesariamente separados por el tipo de información que administran y el ámbito de estos; Almacenes (Nacional y Regional) administrado por el sistema informático wMSSM, Hospitales (Farmacia) administrado por el sistema informático FARMATOOLS, y Establecimientos de Salud (Sistema de Farmacia y Consolidación que debe ser desarrollada). La UGI viene trabajando actualmente en la integración de la información de los sistemas informáticos de los almacenes y hospitales, en ese sentido el sistema informático de los ES del primer nivel de atención a desarrollar, deberá considerará los elementos de estandarización necesarios que permitan la integración de su información con el resto de sistemas informáticos.

Figura 13: Componentes informáticos del SIAL



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F. FORMATOS DE REGISTRO MANUAL

El uso de la información es una condición necesaria que debe ser enfocada con una visión integral del sistema para todos los suministros de salud por igual y con la misma lógica de registro y reporte. En este sentido, la SESAL deberá elaborar una norma que regularice los procesos administrativos y el uso de Formatos estandarizados al interior de todos los hospitales y establecimientos de salud, de tal manera que se pueda reportar a los niveles superiores con la misma entidad de datos y lógica de generación ya sean estos a través del Registro Manual o Sistemas Informáticos. La propuesta para la estandarización de formatos al interior de cada hospital y establecimiento de salud consiste en elaborar los formularios de registro de datos que sean necesarios y que puedan contener información estrictamente necesaria. Como recomendación se debería basar en los 4 formatos actualmente utilizados (Receta, Kárdex, Informe Mensual e Informe Trimestral) pero con adecuaciones en su estructura.

IMPACTO

En la medida que se implementen los 6 componentes de esta propuesta, el sistema de información para la administración logística de Honduras podrá liderar el manejo, uso y control de la información logística de medicamentos e insumos a nivel de Latinoamérica, al mismo tiempo podría tener un gran impacto en los siguientes puntos:

Toma de decisiones oportunas e informadas en todos los niveles.

Mejor gestión de la información, permitiendo transparentar la información de los medicamentos e insumos y mejorando los procesos de gestión de las instancias públicas en la toma de decisiones.

Mayor acceso y transparencia de información por parte de los usuarios y beneficiarios de los servicios.

Mayor capacidad de gestionar el financiamiento de adquisición de medicamentos e insumos con base en información completa, oportuna y veraz

Distribución, seguimiento y monitoreo de los medicamentos e insumos.

Mejor conocimiento de las existencias, facilitando la asignación y armado de lotes, así como su trazabilidad.

Mejor control de la dispensación, que permitirá calcular cantidades de medicamentos e insumos usados por localidad, población, prescriptores y por patología, incluyendo el cálculo del gasto.



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CONCLUSIONES

En la medida que tengamos implementada las 3 vías de información (Registro Manual, Sistema Offline y Sistema Online), se podrá ir desarrollando las características que debe tener un sistema de información logística de suministros de salud.

asociacion benefica prisma · asociacion benefica prisma desarrollo de un sistema informÁtico para...

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