ASJAAJAMISE ÕIGUSLIK

KESKKOND

Dokumendihalduse

normdokumendid

• Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse nende haldamist mitut sorti normatiivaktidega. Nende hulka kuulub

• seadusi

• Vabariigi Valitsuse määrusi

• ministrite määrusi

• kohalike omavalitsuste õigusakte

• Lisaks õigusaktidele on dokumendihalduse jaoks olemas ka standardeid ja juhiseid

Õigusaktid

• Eestis on ainult üks seadus spetsiaalselt dokumendi- ja arhiivihalduse kohta – Arhiiviseadus. Veel mõned seadused on niisugused, millel on dokumentide haldamisele üldine ja laialdane mõju. Nende hulka kuuluvad Isikuandmete kaitse seadus, Avaliku teabe seadus ja Digitaalallkirja seadus. Paljudes teistes seadustes leidub üksikuid sätteid, mis mõjutavad teatud dokumentide loomist ja haldamist.

https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12825158https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12909389https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12909389https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12900546https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12825174

• Dokumentide haldamise ja arhiivitöö seisukohalt on kesksed kaks Vabariigi Valitsuse määrust:

• Arhiivieeskiri, mis on antud arhiiviseaduse alusel ja millega reguleeritakse arhiivitööd nii asutustes kui ka arhiivides, ning

• Asjaajamiskorra ühtsed alused, mis käsitleb nii asutuste asjaajamise korraldamist kui ka teatud dokumendihalduse küsimusi.

• Lisaks on üsna lai Vabariigi Valitsuse määruste ring, milles leidub üksikuid sätteid dokumentide haldamise kohta. Õigusaktide puhul tuleb tähele panna, et nende kehtivuse ala on erinev: mõned neist kehtivad nii avaliku sektori asutustele kui ka eraettevõtetele, osa aga ainult riigi- ja omavalitsuse asutustele.

https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=544218https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=12869602

Seaduse täitmisel peavad avalik-õiguslikud isikud ja

eraõiguslikud isikud, kes osutavad avalikku teenust

arvestama, et kõik mis ei ole lubatud, on keelatud.

Eraõiguslikele isikutele kehtib aga põhimõte: kõik, mis

pole keelatud on lubatud.

Seadused Valitsuse määrused

Arhiiviseadus Arhiivieeskiri

Avaliku teabe seadus Asjaajamiskorra ühtsed

alused (2005.a versioon)

Digitaalallkirja seadus

Märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise

seadus

ARHIIVISEADUS

• Arhiiviseaduse järgi peavad riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutused säilitama

ja kaitsma oma tegevuse käigus loodud

või saadud dokumente, ning osa neist –

nimelt arhiiviväärtusega arhivaalid –

lõpuks üle andma avalikku arhiivi.

ARHIIVIEESKIRI

• Arhiivieeskiri täpsustab Arhiiviseaduse nõudeid nii avalikele arhiividele kui ka asutuse dokumentide ja arhiivi haldamisele. Eeskirjas on toodud juhtnööre dokumentide liigitamise, neile säilitustähtaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korrastamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta. Samuti näidataske siin, missugused dokumendid peab asutus oma dokumentide haldamisel koostama – dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu, hävitamisakt jm.

http://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=544218

• Eeskirjas täpsustatakse avalike arhiivide

õigusi ja ülesandeid asutuste

dokumendihalduse suhtes. Arhiivid

annavad asutuste dokumendihalduse ja

arhiivitöö kohta arvamusi või kooskõlastusi

ja viivad läbi dokumentide hindamist.

Arhiivieeskirja nõuete täitmist asutuste

poolt kontrollivad avalikud arhiivid

arhiivijärelevalve teostamise käigus.

ARHIIVIEESKIRI KEHTIB…

• Arhiividele

• Riigi- ja kohalike omavalitsuste asutustele

• Avalik õiguslikele juriidilistele isikutele

• Avalikke arhivaale loovatele eraõiguslikele

juriidilistele isikutele ja füsilistele isikutele,

kellele ülesannete täitmise käigus tekivad

avalikud arhivaalid.

ARHIIVISEADUS sätestab:

• arhivaalide kogumise, hindamise,

arhiveerimise, säilitamise ja nendele

juurdepääsu korraldamise ning arhiivide

tegevuse alused

ASJAAJAMINE on

• dokumentide loomine,

• registreerimine,

• edastamine,

• süstematiseerimine,

• hoidmine ja

• kasutamine nende üleandmiseni arhiivi

ARHIVEERIMINE on • arhivaalide korrastamine

• kirjeldamine

• üleandmine arhiivi

ARHIIV arhiiviseaduse mõistes

• on arhivaalide kogumise, säilitamise,

korrastamise ja kasutamisega tegelev

arhiiviasutus ning arhiiviseaduses

sätestatud Rahvusarhiivi struktuuriüksus

ASUTUSE või ISIKU ARHIIV

• on asutuse või isiku tegevuse käigus

loodud või saadud arhivaalide terviklik

kogum

DOKUMENT

• mistahes teabekandjale jäädvustatud

teave, mis on loodud või saadud asutuse

või isiku tegevuse käigus ning mille sisu,

vorm ja struktuur on küllaldane faktide või

tegevuse tõestamiseks

ARHIVAAL

• on dokument, millele on kehtestatud

säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema

väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile,

omanikule või teisele isikule

ARHIVAALID

• avalikud arhivaalid

• eraarhivaalid

ARHIIVIREGISTER

• riiklik register

• kantakse andmed avalike arhivaalide või

arhivaalide kogumite kohta

• vastutav töötleja on Riigikantselei

• volitatud töötleja Rahvusarhiiv

• asutab ja pidamise põhimääruse kinnitab

Vabariigi Valitsus

AVALIKUD ARHIIVID

• riigi arhiivid

– Rahvusarhiiv (juhib

riigiarhivaar)

– maa-arhiivid (juhib

maa-arhivaar)

– eriarhiivid (juhib

direktor)

• kohaliku omavalitsuse

arhiivid

Mõnel asutusel on arhiivi hoidmiseks korralik hoidla. Pildil Tartu Ülikooli arhiiv.

ARHIIVITEENUS

• asjaajamisteenus

• arhiveerimisteenus

• arhivaalide

säilitamisteenus

Arhiivikorrastamine on sageli mahukas ja mitmekülgseid oskusi nõudev töö.

ARHIIVITEENUSE OSUTAMINE

• vajaliku tegevusluba

• äriühing või äriregistrisse kantud FIE

• riigiarhivaalile avaldus

• otsus 1 kuu jooksul

• luba antakse kolmeks aastaks, arhivaalide

säilitamisteenuseks 10 a

ARHIVAALIDE HINDAMINE

• viib läbi avalik arhiiv

• arhivaali hävitamiseks või arhiivi

andmiseks eraldamise otsustamiseks ning

arhivaali arhiiviväärtuse määramiseks

ARHIVAALE HINNATAKSE • arhivaali vastuvõtmisel arhiivi

• arhivaali säilitustähtaja möödumisel

• riigiarhivaari otsusel

HINDAMISEL LÄHTUTAKSE • kasutatavusest avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel

• tõestus- ja infolisest väärtusest

• ajaloolisest ja kultuuriväärtusest

• välistunnustest, seisukorrast, korrastatusest

• teiste arhivaalidega olemasolevatest seostest

• dokumendi säilitustähtajast

DOKUMENDI

SÄILITUSTÄHTAEG • tuleb tagada oma tegevuse käigus loodud

või saadud dokumentide säilimine

seadustega või nende alusel kehtestatud

õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul

või arhiiviseadusele vastavalt arhiivi

üleandmiseni

ARHIVAALI

ARHIIVIVÄÄRTUS • annab avalikule arhivaalile avalik arhiiv

hindamise tulemusel

• säilitatakse alaliselt

• ära saab võtta vaid hindamise tulemusel,

mille kinnitab riigiarhivaar

ARHIVAALI HÄVITAMINE

• säilitustähtaja möödumisel

• teabekandja kõlbmatuks muutumisel

• avalikku arhivaali vaid pärast avaliku

arhiivi poolt hindamist

• eraarhivaale vaid omaniku loal

• hävitamise õiguspärasuse eest vastutab

arhivaali omanik või valdaja

ARHIVAALIDE ÜLEANDMINE

• avalikud arhivaalid vaid avalikku arhiivi

• arhiiviväärtusega arhivaalid reeglina 20

aastat pärast tekkimist, kokkuleppel

arhiiviga ka varem

• tegevuse lõpetamisel, eraõigusliku

juriidilise isiku likvideerimisel või

arhivaalide hävimisohu korral

ARHIVAALIDE ETTEVALMISTUS

• avalike arhivaalide üleandja korrastab ja kirjeldab arhivaalid:

– süstematiseerib arhivaalid

– koostab üleantavate arhivaalide loetelud

– korrastab arhivaalid arhiivieeskirja kohaselt

• eraarhivaalid – üleandja süstematiseerib

• arhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks kooskõlastatakse arhiiviga

ARHIVAALIDE ÜLEANDMINE (1/2)

• avalikud arhivaalid – üleandmis-

vastuvõtmisakti alusel:

– üleandja nimetus

– vastuvõtva arhiivi nimetus

– arhivaalide päritolu

– arhivaalide kogus

ARHIVAALIDE ÜLEANDMINE (2/2)

• eraarhivaalid – lepingu alusel üleandmis-

vastuvõtmisaktiga

• peremehetud arhiiviväärtusega arhivaalid

riigi arhiiv ühepoolse vastuvõtmisaktiga

ARHIVAALIDE SÄILIMISEKS

• säilimiskindlad materjalid ja meetodid

• sobiv ruum

• täpsemad nõuded säilitustingimustele ja

arhiivihoidlatele – vt arhiivieeskiri

• vastutab arhivaali omanik või valdaja

RIIGIST VÄLJAVIIMINE

• avalik arhivaal – jäädavalt väljaviimine

keelatud

• arhiiviväärtusega avalik arhivaal

(tähtajaliselt) – riigiarhivaar kirjalikul loal,

kopeerida

• arhiiviregistrisse kantud eraarhivaal –

riigiarhivaari kirjalikul loal

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD (1/5)

• riigisaladus – riigisaladuse seadus

• delikaatsed isikuandmed: • kohtu nõudmisel

• juurdlus- või eeluurimisorgani või asjaomase isiku kirjalikul loal

• pärast isiku surma abikaasal, vanematel, lastel lastelastel, vendadel-õdedel jt vastavalt isikuandmete kaitse seadusele ja avaliku teabe seadusele eraarhivaalid – lepingu alusel üleandmis-vastuvõtmisaktiga

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD (2/5)

• delikaatsed isikuandmed nagu tervislik

seisund, seksuaalelu, lapse põlvnemise

saladus – juurdepääsupiirang • 20 aastat isiku surmast või

• 110 aastat isiku sünnist, kui surma pole võimalik

tuvastada või

• 75 aastat dokumendi tekkimisest kui isiku sündi

ega surma pole võimalik tuvastada

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD (3/5)

• ärisaladuseks tunnistatud teave – 20

aastat tunnistamisest, omaniku loal või

kohtu-, juurdlus- või eeluurimisorgani

nõudel ka varem

• teatud kriminaalsetel juhtudel

asjassepuutuvate isikute isikuandmeid

sisaldavale arhivaalile – vastav organ

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD (4/5)

• omanik võib kehtestada üleandmisel

arhiivi – lepingu alusel

• asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud

arhivaalid – kehtestab asutuse juht AvTS

kohaselt

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD (5/5)

• juurdepääsupiiranguga arhivaalide

loetelud, nimistud, ligipääsutingimused on

avalikud

§4 ISIKUANDMETE KAITSE

SEADUS

• sätestab isikuandmete kogumise ja töötlemise tingimused ja on mõeldud inimeste privaatsuse ja eraelu kaitseks.

• Seadusega on kehtestatud, et isiku kohta käivaid andmeid võib töödelda ainult selle isiku nõusolekul.

• Eriti ranged nõuded on kehtestatud inimeste eraelu puudutavate ja nn delikaatsete isikuandmete kogumisele ja töötlemisele.

• Eesmärgiks on, et inimeste kohta käivatele andmetele on juurdepääs ainult selleks õigust omavatel asutustel ja nende töötajatel määral, mis on vajalik asutuse ülesannete täitmiseks.

• Isikuandmete kaitse seadusel, mis on mõeldud isikute eraelu kaitseks, on vastuoluline mõju igasuguste uuringute läbiviimisele.

• Näiteks statistiliste andmete kogujad ja ajaloo uurijad on mõnikord tõstatanud probleemi, et seadus kohati takistab nende tööd.

• Seniajani pole ühiskonnas välja kujunenud selget arusaamist sellest, missuguseid dokumente võivad uuringute läbiviijad näha ning kuidas nad seaduse kaitse alla kuuluvaid andmeid võiksid kasutada.

• Isikuandmete töötlemine on lubatud

üksnes andmesubjekti nõusolekul, kui

seadus ei sätesta teisiti.

Delikaatsed isikuandmed on.. • poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi

veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud

andmed seadusega ettenähtud korras

registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute

liikmeks olemise kohta;

• etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad

andmed;

• andmed terviseseisundi või puude kohta;

• Andmed pärilikkuse informatsiooni kohta;

• biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed);

• Andmed seksuaalelu kohta;

• Andmed ametiühingu liikmelisuse kohta;

• andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist.

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete

• kogumine, salvestamine,

• korrastamine,

• säilitamine,

• muutmine,

• juurdepääsu võimaldamine,

• päringute teostamine,

• väljavõtete tegemine,

• kasutamine, edastamine, ristkasutamine,

• ühendamine,

• sulgemine,

• kustutamine või hävitamine või mitu eeltoodud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist või kasutatavatest vahenditest.

Isikuandmete töötlemine

andmesubjekti nõusolekuta

• Isikuandmete töötlemine on lubatud andmesubjekti nõusolekuta, kui isikuandmeid töödeldakse:

– andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks või lepingu täitmise tagamiseks;

– andmesubjekti või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks;

– seaduse või välislepinguga ettenähtud

ülesande täitmiseks.

Isikuandmete edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine kolmandale isikule on lubatud andmesubjekti nõusolekuta:

• kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seadusega ettenähtud kohustuse täitmiseks;

• andmesubjekti või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks;

• kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites ja sellele teabele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Delikaatsete ja eraeluliste isikuandmete

töötlemine on ilma andmesubjekti

nõusolekuta lubatud:

• seaduse või välislepinguga ettenähtud

ülesande täitmiseks;

• andmesubjekti või muu isiku elu, tervise ja

vabaduse kaitseks.

Haiglas viibiva andmesubjekti terviseseisundit kajastavate andmete edastamine või nendele juurdepääs on lubatud tema lähedastele, välja arvatud juhul, kui:

• andmesubjekt on andmetele juurdepääsu või nende edastamise keelanud;

• uurimist teostav organ on andmetele juurdepääsu või nende edastamise keelanud kuriteo tõkestamise, kurjategija tabamise või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamise huvides.

ARHIVAARIDE

KUTSENÕUDED

• arhivaarina ja arhiiviinspektorina võib

avalikus arhiivis töötada arhiivi

kutsenõuetele vastav isik

• kutseeksam + kutsetunnistus

KUTSEEKSAM (1/2)

• riigiarhivaar moodustab 2 aastaks 7-

liikmelise kutsekomisjoni

• kandidaat õpib iseseisvalt või läbib

Rahvusarhiivi korraldatavad

täiendõppekursused

• eksam korraldatakse vähemalt üks kord

aastas

KUTSEEKSAM (2/2)

• eeltingimuseks on akadeemilise

kõrghariduse ja arhiivialaste teadmiste

olemasolu arhivaari kutsenõuetega

määratud valdkondades riigiarhivaari poolt

kinnitatud kutseeksami programmi

ulatuses

KUTSENÕUDED

• Vabariigi Valitsuse 13.11.1998 määrus nr 256 “Arhivaari kutsenõuete kinnitamine”

KUTSENÕUDED

• arhiiviteooria

• asjaajamise korraldamine

• arhivaalide hindamise ja kogumise korraldamine

• arhiivi korrastamine ja kirjeldamine

• arhivaalide säilitamine

• juurdepääs arhivaalidele ja arhivaalide kasutamine

• arhiivinduse korraldamine ja juhtimine

• arhivaari kutse-eetika

ASJAJAMISKORRA

ÜHTSED ALUSED • Määruse järgi peab igas asutuses olema kehtestatud

asjaajamiskord, milles peab olema sätestatud:

1. asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;

2. asutuse dokumendiringluse kord või skeemid;

3. dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;

4. registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;

5. dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;

6. dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;

7. asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;

asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;

8. dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;

9. dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;

10.vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;

11. dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Arhiivieeskirjaga;

12. ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord.

AVALIKU TEABE SEADUS

(AvTS)

• Seaduse eesmärk on avaliku sektori läbipaistvuse suurendamine kodanike jaoks.

• Seaduse kohaselt on igasugune avalike ülesannete täitmisel saadud või loodud teave avalik ning sellele võib juurdepääsu piirata vaid seadusega sätestatud korras.

• Seaduse järgi saab kodanik asutuselt teavet kahel viisil.

• Esiteks võib igaüks, kes soovib saada riigi- ja omavalitsusasutustelt teavet, esitada asutusele kas kirjaliku või suulise (näiteks telefoni teel) teabenõude.

• Asutusel tuleb teabenõudele vastata üldjuhul nii kiiresti kui saab ja mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.

• Teiseks on iga asutus kohustatud avalikustama teavet Internetis. Seaduses on üksikasjalikult loetletud, mille kohta peavad asutused veebilehele teavet paigutama.

Kõik riigiasutused, kohalikud

omavalitsused ja nende ametiisikud on

kohustatud seaduses sätestatud korras

andma eesti kodanikule tema nõudel

informatsiooni oma tegevuse kohta, välja

arvatud andmed, mille väljastamine on

seadusega keelatud, samuti eranditult

asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud

andmed.

Avalik teave - mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud avalikke ülesandeid täites

Teabevaldajad: • riigi ja kohaliku omavalitsuse asutused • avalik-õiguslikud juriidilised isikud • eraõiguslikud juriidilised isikud ja füüsilised

isikud, kes täidavad seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist

Andmete töötlemine-

• kogumine,

• salvestamine,

• korrastamine,

• säilitamine,

• muutmine,

• päringute

• teostamine, väljavõtete tegemine,

• kasutamine,

• üleandmine, ühendamine,

• sulgemine, kustutamine või hävitamine või mitu

eeltoodud toimingut, sõltumata toimingute teostamise

viisist või kasutatavatest vahenditest

Dokumenteerimise olemus

avalikus sektoris

Avalike ülesannete täitja on kohustatud oma tegevuse olulisemad aspektid dokumenteerima (kirjavahetus, andmekogude pidamine, kannete tegemine, otsuste tegemine jne ~ haldusmenetlus). Dokumenteerimise tulem on dokument, millel on teatav väärtus avalike ülesannete täitjale, riigile või isikutele ning mis on küllaldane tegevuse või faktide tõestamiseks. Andmed asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse.

Põhimõtted: • teabele juurdepääs tuleb tagada igaühele võimalikult kiirel ja hõlpsal viisil

• juurdepääsu võimaldamisel peab olema tagatud isiku eraelu puutumatus

• juurdepääs teabele võimaldatakse tasuta, välja arvatud juhul, kui teabe väljastamisega seotud otseste kulutuste eest maksmine on seadusega ette nähtud • igaühel on õigus vaidlustada teabele juurdepääsu piiramist, kui selline piirang rikub tema õigusi ja vabadusi

Juurdepääsu korraldus

• tagama juurdepääsu neile dokumentidele, millele teabenõudja juurdepääsu taotleb ja millele teabenõudjal on juurdepääsuõigus • pidama arvestust oma valduses olevate dokumentide üle (dokumendiregister) • avalikustama avalikustamisele kuuluva teabe seaduses sätestatud korras • andma avalikkusele korrapäraselt teavet avalike ülesannete täitmisest • vajadusel abistama teabenõudjat

Teabevaldaja kohustused

ja vastutus

• teavitama teabenõudjat dokumentide suhtes kehtivatest juurdepääsupiirangutest

• tagama juurdepääsupiirangutest kinnipidamise

• mitte andma teadvalt eksitavat, tegelikkusele mittevastavat või ebaõiget teavet ning kontrollima kahtluse korral väljastatava teabe õigsust ja vastavust tegelikkusele

Teabevaldaja kohustused

ja vastutus

Kohustuste täitmise tagamise korraldamise eest ja teabe nõuetekohase avalikustamise eest vastutab teabevaldaja juht või füüsilisest isikust teabevaldaja Kui teabevaldaja ei ole kehtestanud ametnike või töötajate pädevust teabenõuete täitmisel, vastutab teabenõude nõuetekohase täitmise eest iga ametnik või töötaja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud

Teabevaldaja kohustused

ja vastutus

Teabe avalikustamise kohustus Teabe avalikustamine toimub üldjuhul asutuse või isiku veebilehe vahendusel. Veebilehte pidav asutus:

• teavitab avalikkust veebilehega tutvumise võimalustest, avalikustades andmeside aadressid ja nende muudatused

• avaldab veebilehel päevakohast teavet

• ei või avalikustada veebilehel teavet, mis on vananenud, ei vasta tegelikkusele või eksitab

Teabe avalikustamise kohustus

• rakendab viivitamata abinõusid veebilehele juurdepääsu takistavate tehniliste probleemide kõrvaldamiseks

• märgib veebilehel iga dokumendi avalikustamise kuupäeva ja teabe veebilehel uuendamise aja

• võimaldab veebilehelt otse juurde pääseda haldusalas olevate asutuste veebilehtedele

Teave on jõud, mida tuleb kontrolli all hoida - seda nii riigi püsimise kui privaatsuse kaitsmise eesmärgil. Kontroll tagatakse juurdepääsupiirangutega. Seega: teabe (kitsamalt andmete) kaitsmine on dokumenteerimise ja dokumenteeritu haldamise väga oluline aspekt.

Juurdepääsupiirangute ja andmekaitse vajadus

• seadusandja (nt: riigisaladus - riigisaladuse seadus)

• andmesubjekt (andmesubjekti õigus sulgeda oma andmed rahvastikuregistris)

• teabevaldaja (põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumendid, mida dokumendiregistris ei registreerita)

Juurdepääsupiirangu allikateks

on:

Seaduse kohaselt on piiratud juurdepääsuga (asutusesiseseks kasutamiseks):

• delikaatsed isikuandmed • eraelulised isikuandmed • kriminaal- või haldusõiguserikkumise menetluses kogutud teave kuni asja kohtusse esitamiseni, kuid mitte kauemaks kui aegumistähtaja lõpuni • riikliku järelevalve menetluse käigus kogutud teave kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni • teave, mille avalikuks tulek kahjustaks riigi välissuhtlemist

Juurdepääsupiiranguga teave (1)

• teave kaitsejõudude väeosade ja isikkoosseisu relvastuse ja paiknemise kohta, kui see teave ei ole riigisaladus • teave, mille avalikuks tulek ohustaks muinsuskaitse all olevat objekti • teave, mille avalikuks tulek ohustaks kaitseala või kaitsealuse liigi ning tema elupaiga või kasvukoha säilimist • teave turvasüsteemide, turvaorganisatsiooni või turvameetmete kirjelduse kohta

Juurdepääsupiiranguga teave (2)

• teave tehnoloogiliste lahenduste kohta, kui sellise teabe avalikukstulek kahjustaks teabevaldaja huve, või kui sellise teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine on ette nähtud eraõigusliku isikuga sõlmitud lepingus Juurdepääsupiirangu kehtestab asutuse juht, dokumendile tehakse vastav märge ning lisatakse märke tegemise aeg ja juurdepääsupiirangu lõpptähtaeg

Juurdepääsupiiranguga teave (3)

Isikuandmeteks, mille suhtes kehtib juurde-pääsupiirang, ja mis on ette nähtud asutusesiseks kasutamiseks, loetakse delikaatsed ja muud eraelulised andmed.

Delikaatsed isikuandmed: • poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed (välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras)

•registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta)

• etnilist päritolu või rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed

Isikuandmed (1)

• andmed isiku terviseseisundi, pärilikkuse informatsiooni ja seksuaalelu kohta

• kriminaalmenetluses või muus õiguserikkumise väljaselgitamise menetluses kogutav teave enne avalikku kohtuistungit või otsuse langetamist õiguserikkumise asjas, või juhul, kui see on vajalik kõlbluse või inimeste perekonna- ja eraelu kaitseks või kui seda nõuavad alaealise, kannatanu, tunnistaja või õigusemõistmise huvid

Isikuandmed (2)

• perekonnaelu üksikasju kirjeldavad andmed • sotsiaalabi või sotsiaalteenuste osutamise taotlemist kirjeldavad andmed • isiksuseomadusi, võimeid või muid isiku iseloomuomadusi kirjeldavad andmed • isiku vaimseid või füüsilisi kannatusi kirjeldavad andmed • isiku kohta maksustamisega kogutud teave, välja arvatud teave maksuvõlgnevuste kohta

Muud eraelulised isikuandmed

Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud teabele on juurdepääsuõigus riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks (seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks). Teavet ei tohi edastada kolmandatele isikutele juurdepääsupiirangu kehtestanud asutuse loata.

Juurdepääs asutusesiseseks

tunnistatud teabele

Avalikkuse huvi põhjustanud teabe faktide kohta, mis on seotud õiguserikkumise või õnnetusega, peab teabevaldaja avalikustama enne asjaolude lõplikku selgitamist ulatuses, mis ei takista uurimist või järelevalvet või õnnetuse põhjuste selgitamist. Sellise teabe avalikustamise ulatuse otsustab pädev ametnik.

Juurdepääs asutusesiseseks

tunnistatud teabele

Kriminaalmenetluses tõe selgitamise huvides, samuti isikute turvalisuse tagamiseks võib uurimist või riiklikku järelevalvet teostav pädev ametnik võimaldada juurdepääsu eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele. Kui juurdepääsupiirangu järgimine võib ohustada teiste isikute elu, tervist või vara, tuleb juurdepääsupiiranguga teave viivitamata avalikustada meedia vahendusel.

Teabevaldaja on kohustatud juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistama, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud. Juurdepääsupiirangu kehtetukstunnistamise kohta tehakse dokumendile märge.

Juurdepääsupiirangu

kehtetukstunnistamine

Asutusesisese teabe kaitse • Teabevaldaja peab rakendama halduslikke ja tehnilisi abinõusid, et teave, mille kohta kehtib juurdepääsupiirang, ei satuks juurdepääsuõiguseta isikute kätte.

• Kui juurdepääsupiirang kehtib digitaalkujul vormistatud dokumendi kohta, peab dokumendi vormistaja veenduma, et juurdepääsu piiramiseks on asutuses kasutusele võetud abinõud andmete turvaliseks töötlemiseks.

Juurdepääsupiirangu

kehtetukstunnistamine

Mittedelikaatsete isikuandmete töötlemine on lubatud ilma isiku nõusolekuta, kui töötlemise eesmärk on • isikuga sõlmitud lepingu täitmine või tööde teostamine, mis toimub isiku tellimisel

• isiku elu, tervise või vabaduse kaitse

• seaduse või välislepinguga ettenähtud kohustuste täitmine

Mittedelikaatsete isikuandmete

töötlemise lubatavus (1)

• avalikku huvi silmas pidava ülesande täitmine, mis on seaduse või selle alusel kehtestatud õigusaktiga pandud vastutavale töötlejale või kolmandale isikule, kellele andmed üle antakse

• üldiste huvide või vastutava töötleja õigustatud huvide või kolmanda isiku, kellele andmed üle antakse, õigustatud huvide arvestamine, kui isiku huvid ei ole olulisemad

Mittedelikaatsete isikuandmete

töötlemise lubatavus (2)

Teabenõudja esitab teabevaldajale teabenõude • suuliselt, pöördudes teabevaldaja poole vahetult või

telefoni teel, või • kirjalikult, andes teabenõude üle isiklikult või

edastades selle posti, faksi või elektronpostiga.

Teabenõudes kajastub: • teabenõudja ees- ja perekonnanimi • asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude

puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus • teabenõudja sideandmed, mille kaudu teabevaldaja saaks

teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta • taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu

või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid • taotletav teabenõude täitmise viis

Teabenõue ja selle täitmine

• kas taotletud teave (dokumendid) on teabe-

nõudja valduses ja millised dokumendid on

teabenõude täitmiseks vajalik väljastada

• kas teabele ei ole kehtestatud või tuleks

kehtestada juurdepääsupiiranguid

Teabenõude täitmiseks selgitatakse

välja:

• kas teabe väljastamiseks on vaja tasuda riigilõiv

• või paberkandajal koopiate väljastamise eest

• nõuda kulude katmist, või on võimalik teabe-

nõudja kulude tasumisest vabastada

• kas on aluseid, mis kohustavad

teabenõudetäitmisest keelduma või tuleb

kaaluda teabenõude täitmata jätmist

• millisel viisil teabenõue täita

Teabevaldaja täidab teabenõude teabenõudja poolt soovitud viisil, väljastades teabe: • teisaldatavale andmekandjale digitaalselt või teabenõudes märgitud elektronpostiaadressil • dokumendi koopia või ärakirjana paberkandjal kas vahetult teabenõudjale või tema posti- aadressil, faksi teel, suuliselt tutvumiseks teabevaldaja juures muul viisil, arvestades teabekandja tüüpi

Teabevaldaja õigused

Teabevaldaja võib keelduda soovitud viisil

teabenõude täitmisest, kui:

- selleks puuduvad tehnilised võimalused

- seda ei võimalda teabekandja tüüp

- teabe suuliselt edastamine takistab ajalise

kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja

põhiülesannete täitmist

• taotletava teabe suhtes kehtivad

juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole

taotletavale teabelejuurdepääsuõigust

• ta ei valda taotletavat teavet ega tea, kes

sedavaldab, ning tal ei ole võimalik

taotletava teabe valdajat kindlaks teha

Teabevaldaja keeldub

teabenõude täitmisest, kui:

• teabenõude täitmine ei ole võimalik, kuna

teabenõude täpsustamisel ei selgu, millist

teavet teabenõudja taotleb

• teabenõudja ei ole tasunud riigilõivu või

teabenõudetäitmise kulutusi, kui riigilõiv

või tasu on seadusega ette nähtud ja

teabevaldaja ei ole loobunud kulutuste

katmise nõudest

Äriregistri teabesüsteem

e-äriregister

https://ariregister.rik.ee/lihtparing.

py

Kehtiva registrikaardi väljatrükk ( B-kaart ) - tasuta

Registrikaardi ajaloo väljatrükk - tasuta

Üldandmed ( 0,63 EUR / 10 EEK )

Üld- ja isikuandmed ( 1,27 EUR / 20 EEK )

Üld- ja kommertspandiandmed ( 1,27 EUR / 20 EEK )

Üld-, isiku- ja kommertspandiandmed ( 1,91 EUR / 30 EEK )

Majandusaasta aruanded ( 1,59 EUR / 25 EEK )

Põhikiri ( 1,59 EUR / 25 EEK )

Teenustasudele lisandub käibemaks

https://ariregister.rik.ee/lihtparing.pyhttps://ariregister.rik.ee/lihtparing.py

VÄIKE TEADMISTE

KONTROLL

• Dokumendi- ja arhiivihaldust

reguleerivaks seaduseks on

a. Dokumendihalduse seadus

b. Asjaajamise alused

c. Arhiiviseadus

d. Digitaalallkirja seadus

Arhiivieeskiri kehtib

a. arhiivikorrastajatele

b. riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele

c. avalikele ja eraarhiividele

d. riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele

ning avalikele ja eraarhiividele

• Avaliku teabe seaduse järgi on teave

avalik

• a. alates loomise hetkest

• b. säilitustähtaja möödumisel

• c. arhivaalide arhiivi üleandmise hetkest

• d. 20 aasta möödumisel arvates selle

loomisest

• Dokumentide haldamise ja arhiivitöö

juhiseid töötab välja

• a. Riigikantselei

• b. Rahvusarhiiv

• c. Avaliku Teenistuse Arendus-ja

Koolituskeskus (ATAK)

• d. Eesti Standardikeskus (EVS )

• Dokumendid registreeritakse

• a. järjekorranumbri andmiseks dokumendile

• b. õigusaktidest tulenevate nõuete täitmiseks

• c. kauaaegse traditsiooni tõttu; arvutite kasutamisel puudub praktiline vajadus dokumente registreerida

• d. dokumentide hõlmamiseks dokumendisüsteemi

Paberdokumentide suurimaks

vaenlaseks on

a. vargad

b. digitaaldokumendid

c. tolm ja liigniiskus

d. uuriv ajakirjandus

• Dokumentide säilitustähtaeg näitab

a. kui kaua tuleb dokumenti kindlasti alles hoida

b. dokumentide asutuse arhiivi andmise aega

c. dokumentide avalikku arhiivi üleandmise tähtaega

d. kui väärtuslikuks on dokumendid hinnanud avalik arhiiv

Asutuste kõige tavalisemad

dokumendihalduse alusdokumendid on

a. käskkirjad ja korraldused

b. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu

c. liigitusskeem ja dokumentide rekvisiidid

d. kasutajajuhendid ja manuaalid

Asutuse dokumente haldavad ...

a. selleks määratud töötajad

b. vastava eriharidusega töötajad

c. asutuse juhtkond

d. kõik töötajad, kelle töö toimub

dokumentidega

Arvestus: 20 valikvastustega küsimust

Edu!