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7/24/2019 asistentelogistico-160115231628

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ASISTENTE LOGSTICO

CUADERNODE TRABAJO

GERENCIADEINFORMACINYEDUCACINELECTORAL


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CUADERNODETRABAJO 1

CONTENIDO

Presentacin 3

Siglas 5

Asistente logstico 7

mbito de trabajo del asistente logstico 8

Sistema de gestin de la calidad 9

I Logstica 24


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CUADERNODETRABAJO 5

SIGLAS

ACE rea de Capacitacin Electoral

ADRH Analista de Recursos Humanos

ADS Adjudicacin directa selectiva

AMC Adjudicacin de menor cuanta

CAODPE Coordinador Administrativo de la ODPE

CCP Coordinador de Centro PobladoCCPP Centro Poblado

CD Coordinador distrital

CO Coordinador de operaciones

CEP Comit Especial Permanente

CLV Coordinador de local de votacin

CN Cuadro de necesidades

COA Confrontacin de operaciones autodeclaradas

CPO Capacitacin del personal ODPE y ONPE

CV Currculum vitae

DJ Declaracin jurada

ECD Encargado de cmputo descentralizado

EPOM Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

GAD Gerencia de Administracin

GAJ Gerencia de Asesora Jurdica

GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano

GCRC Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas

GGE Gerencia de Gestin Electoral

GIEE Gerencia de Informacin y Educacin Electoral

GITE Gerencia de Informtica y Tecnologa Electoral

GOECOR Gerencia de Organizacin Electoral y Coordinacin Regional

GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

IGV Impuesto general a las ventas


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OFICINANACIONALDEPROCESOSELECTORALES6

ISOInternational Standard Organization (OrganizacinInternacional de Normalizacin)

JEE Jurado Electoral Especial

JNE Jurado Nacional de Elecciones

JODPE Jefe de la ODPELCE Ley de Contrataciones del Estado

LOE Ley N 26859, Ley Orgnica de Elecciones

O/C Orden de compra

OD Otros documentos

ODPE Ocina Descentralizada de Procesos Electorales

ONPE Ocina Nacional de Procesos Electorales

O/S Orden de servicio

OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

PAC Plan anual de contrataciones

P/C Pedido de compra

P/S Pedido de servicio

REDAM Registro de Deudores Alimentarios Morosos

RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado

ROP Registro de Organizacin Poltica

SAJE Sistema Automatizado de Jornada ElectoralSEA Sistema de Escrutinio Automatizado

SEACE Sistema Electrnico de las Contrataciones del Estado

SGCP Subgerencia de Comunicaciones y Prensa

SIAF Sistema integrado de administracin nanciera

SIRC Sistema integral de rendicin de cuentas

SUNAT Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria

TdT Tcnico de transmisin

TR Trminos de referencia

UIT Unidad impositiva tributaria vigente

VE Voto electrnico

Importante


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CUADERNODETRABAJO 7

ASISTENTE LOGSTICO

En la estructura organizativa de la Ocina Descentralizada de Procesos Electorales(ODPE), el asistente logstico depende directamente del administrador, a quienapoya en la realizacin de los actos preparatorios (indagaciones, estudios demercado y consolidacin de expedientes), la ejecucin de los procesos de selecciny la atencin de requerimientos de bienes y servicios.

Asimismo, lo apoya en la elaboracin y revisin de proyectos de contratos, al igualque en la recepcin, el ingreso de informacin al SEACE, el ordenamiento y controldel almacn administrativo.


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El asistente logstico tiene como mbito de trabajo la circunscripcin de una OcinaDescentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudadescapitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y secomunica de manera permanente con el administrador o coordinador administrativo.

A continuacin, se presenta el sistema de gestin de la calidad y los procesos que seejecutan en la ODPE en los cuales participa el asistente logstico. Es importante identicar

las caractersticas especcas del proceso electoral para aplicar adecuadamente losprocedimientos electorales establecidos y brindar as un servicio de calidad con el n delograr las metas previstas.

MBITO DE TRABAJO

DEL ASISTENTE LOGSTICO

Jefede

ODPE/ORC

Asistente de nanzas

Asistente logstico

Asistente legal

Coordinador de prensa

Analista de recursoshumanos

Coordinador decapacitacin

Asistente decmputo

descentralizado

Asistente demicroforma

Digitalizador /Digitador

Capacitador electoral

Auxiliar de operaciones

Coordinador de local devotacin / Responsable de

local de votacin

Coordinador de mesa ocoordinador tcnico de mesa

Auxiliar tcnico diurno ynocturno distrital / CCPP

Coordinador de mesa T2

Tcnico detransmisin

Asistentetcnico de local

de votacin

Asistente de ocina

Coordinador distrital o

coordinador de centro poblado

Encargado de cmputodescentralizado

Auxiliar tcnico D/NAuxiliar administrativo

Coordinador de operaciones

Coordinador administrativo

Auxiliar de personal

Auxiliar decmputo

descentralizado

Fuente: Memorando N 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015


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CUADERNODETRABAJO 9

Un sistema de gestin de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo biendocumentada e integrada a los procedimientos tcnicos y gerenciales para guiar las accionesde la fuerza de trabajo, equipos y la informacin de la organizacin de manera prctica ycoordinada que asegure la satisfaccin del cliente o usuario mediante el cumplimiento depolticas y objetivos.

En otras palabras, un sistema de gestin de la calidad incluye una

serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional ydocumentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al

cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejoraraquellos elementos que inuyen en la satisfaccin del

cliente y en el logro de los resultados.

La ONPE cuenta con un Sistema de Gestin dela Calidad aplicado por los diferentes rganos

y controlado en todas las actividades queimpacten en el logro de la calidad y

por ende en la satisfaccin de losdiferentes actores electorales

durante su participacinen los procesos electoralesdentro del marco queestablece la ley.

SISTEMA DE GESTIN DE LA

CALIDAD


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RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para laprestacin del servicio, as como el ambiente de trabajo y elrecurso nanciero para realizar las actividades con calidad.

DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,formatos y la documentacin necesaria para la operacin ecazy eciente de los procesos y, por ende, de la organizacin.

Procesos

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio decalidad. Cada ODPE registra sus actividades y verica que cadaaccin se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.Incorpora tambin actividades de seguimiento y control para laoperacin ecaz de los procesos y mejora continua.

Estructuraorganizacional

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC sesostienen sobre la base de una estructura de responsabilidadesdenida, con funciones claras y orientadas por la poltica decalidad.

Estrategias

La ONPE tiene lineamientos de poltica denidos, as comoobjetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfaccin desus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizacionespolticas y la ciudadana en general. Estas polticas y objetivosestn alineados a los resultados permanentemente vericados

que como organizacin desea obtener.


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CUADERNODETRABAJO 11

Principios del sistema de gestin de la calidad

Enfoqueal cliente

Participacin delpersonal

Enfoque desistema para la

gestin

Enfoque basadoen hechos para la

toma de decisiones

Liderazgo

Relaciones

mutuamente

benefciosas con el

proveedor

Enfoquede proceso

Mejora continua

alidad

La calidad se reere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un clienteo usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.

La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos paraimplementar un sistema de gestin de la calidad que logre que la organizacinacte de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que lasmejores organizaciones del mundo. NOTA


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Benefcios de un sistema de gestin de la calidad

Los benecios que aporta un sistema de gestin de la calidad podemos enfocarlos comolos benecios propios para la organizacin en s y tambin como los benecios para losclientes.

Establecimiento, alineacin y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminacin de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionalesque reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos

Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y claricacin de sus responsabilidades,que fomenten el trabajo en equipo

Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de conanza enla ciudadana

Satisfaccin del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional


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Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,Hacer, Vericar y Actuar. Al aplicarla en la poltica y los objetivos de calidad, as como en lared de procesos, la probabilidad de xito es mayor.

Establecer los objetivos y procesosnecesarios para conseguir losresultados de acuerdo con losrequisitos del cliente y las polticasde la empresa.

PLANEAR

Tomar acciones para mejorarcontinuamente el desempeo.

Realizar el seguimiento de losprocesos respecto a polticas yobjetivos del producto e informalos resultados.

VERIFICARACTUAR

HACER

Implementar los procesos.

P

VA

H


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Objetivos de la calidad

La poltica de la calidad dene los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:

Rearmar los valores

democrticos brindandoa la ciudadana, a las

organizaciones polticas yde la sociedad civil serviciosacorde a sus requerimientos,

garantizando en suprestacin el respeto a

los principios de igualdad,transparencia y estricto

apego legal.

Mejorar continuamentenuestros procesos internos

contando con personalcalicado y comprometido

con la mejora continua ascomo con la tecnologa quepermita asegurar la ecaciadel Sistema de Gestin de

Calidad.

Poltica de la calidad

Mejorar la satisfaccin del ciudadano, as como de las instituciones pblicasy privadas, organizaciones polticas y de la sociedad civil, mediante elcumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

Mejorar la productividad mediante la reduccin sistemtica de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.

1

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Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores deacuerdo con los lineamientos de la poltica de calidad. Son nuestras

prcticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con losvalores democrticos requeridos. NOTA

Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con lasbuenas prcticas y el mejoramiento continuo de la institucin.

Mejorar la plataforma tecnolgica como soporte a la mejora institucional.

3

4


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?Dnde encuentro los documentos del

Sistema de Gestin de Calidad?

El Sistema de Gestin de calidad de ONPE est conformado por una base documentaly normativa que sirve para poder aplicar la poltica de calidad y lograr los objetivos decalidad a travs de su correcta aplicacin.

Los documentos del sistema de gestin de calidad de ONPE (directivas, manuales,procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranetingresando a la pgina web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga lasindicaciones mostradas a continuacin:


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Estructura de los documentos

El sistema de gestin de la calidad de la Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)est regulado por documentos externos e internos.

Documentos externos

Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestinde la ONPE.

Documentos internos

Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcadosdentro del alcance del Sistema de Gestin de la calidad, como Polticas, Directivas, Manualesde gestin, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Polticas

Directivas

Manualesdegestin

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros documentos

SISTEMA DEGESTIN

Leyes, decretos, resoluciones,normas, reglamentos que

regulan la gestin de la ONPE.


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?Cmo participan las Oficinas Descentralizadas de

Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales

de Coordinacin (ORC) en el sistema de gestin de lacalidad de la ONPE?

En el sistema de gestin de la calidad de la ONPE, las Ocinas Descentralizadas deProcesos Electorales (ODPE) y las Ocinas Regionales de Coordinacin (ORC) participan dela siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la

poltica y los objetivos de calidad dela ONPE.

Fortaleciendo las competencias y elcompromiso.

Realizando controles y seguimiento asus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejoracontinua del servicio.

ODPE/ORC


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Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratacin depersonal idneo para el cargo y el trabajo por resultados.

Cumpliendo lo establecido por la poltica y los objetivos de calidadde la ONPE

El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.

Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando

garantas para el sufragio.Fortaleciendo las competencias y el compromiso

El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prcticas y vela porel cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de lainstitucin.

Realizando controles y seguimiento a sus actividades

Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o

del centro poblado.Trabajando por procesos y en equipo

Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identican al proveedory los insumos necesarios para la realizacin del producto o servicio electoral.


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La ONPE tiene como objetivo certicar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestin de la calidad (SGC).

Procesos certificados

Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certicar bajolos estndares de la norma ISO 9001: 2008 diecisis de sus procesos:

Vericacin y control de la informacin nanciera de los partidos polticos

Sistema de cmputo electoral convencional

Gestin de las ocinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

Capacitacin de personal ODPE y ONPE

Capacitacin de actores electorales

Conformacin de mesas de sufragio

Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

Despliegue de material de sufragio

Jornada electoral

Repliegue de documentos y activos electorales

Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

Asistencia tcnica

Educacin electoral

Vericacin de rmas

Archivo electoral

Contratacin de personal CAS

1

5

9

13

2

6

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14

3

7

11

15

4

8

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16

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecidoen los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.

La consecucin de esta certicacin no hace sino raticar el compromiso de nuestropersonal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuira la consolidacin de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadana, que es elobjetivo estratgico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para losaos venideros.


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SISTEMAD

EGESTIN

DELA

CALIDADBASADO

EN

PROCESOS

Mejoracontinua

Responsabilidad

deladireccin

SistemadeGestindelaCalidad

C L I E NT E

C L I E NT E

Gestinde

recursos

Medicin

anlisism

ejora

REQUISITOS

SATISFACCIN

ProductooServicio

Entorno-Normas-P

roveedores-Marcojurdico

Realizacin

d

elproductoo

servicio


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Procesos del sistema de gestin de la calidad en la ODPE

Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan

directamente con el cliente electoral.

Procesos de soporte:Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportndoleslos recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

DE

LA

C A L I

D A

D

S

IS

TE

M A

D E G

ES

T

I

N

IMOImplementacin

de la ODPE

CIOCierre de laODPE

C

PO

Capacitacin

delpersonalde

laODPEyla

ONPE/ORC

CAECapacitacinde actoreselectorales

CMSConformacin

de mesas desufragio

JELJornada

electoral DMSDespliegue del

material desufragio

RME

Replieg

ue

dema

terial

electo

raly

docum

entos

electo

rales

SCESistema decmputoelectoral

DMMDesignacinde miembros

de mesa

RR.HH.

Recu

rsos

human

os

COM

Comunic

aciones

FINFinanzas

LOGLogstica

SPSeguridad

delproceso

La ONPE implementa y certica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA

La rueda de procesos es una representacin grca que reeja la estructura y relacin delos diferentes procesos del SGC, en el que se identica los siguientes tipos de procesos:


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LOGSTICA (LOG)

Las actividades que cumple el asistente logstico en el procesode implementacin de la ODPE se encuentran denidos en losprocedimientos. Es importante que revise detenidamente losdocumentos del Sistema de Gestin de la Calidad con el objetivode ejecutar el proceso con ecacia. A continuacin se presenta unabreve descripcin de las tareas.

Apoya al administrador o coordinador administrativo para atender los requerimientosde bienes y servicios.

Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realiza valorizacionespara atencin de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.

Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la nalidad de obtener losmejores precios.

Elabora la solicitud del certicado de crdito presupuestal. Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes de contratacin. Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE. Elabora proyectos de contratos. Realiza el ingreso de informacin al SEACE. Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin al contratista. Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas y

convenios marco.

TAREA S DEL ASIS TENT E LOGS TICO


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El proceso establece las actividades para la contratacin de bienes y serviciosen atencin a los requerimientos de manera oportuna.


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El proceso de logstica (LOG) est sustentado en procedimientos, instructivos,formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO

Contratacin de bienes y servicios

INSTRUCTIVO

Contratacin de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestosde los procesos electorales y consultas populares

FORMATOS

Pedido de compra/ Servicio-ODPE

Autorizacin de transferencia de partidas - ODPE

Solicitud de cotizacin

Cuadro comparativo de precios

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE

Declaracin jurada de cumplimiento de TR

Autorizacin de certicacin de crdito presupuestario - ODPE

Orden de compra ODPE

Orden de servicio ODPE

Aprobacin de expediente - ODPE

Acta de instalacin y elaboracin de bases- ODPE Aprobacin de bases - ODPE

Acta de evaluacin y otorgamiento de la buena pro

OTRO DOCUMENTO

Plan de accin para las ODPE

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de procesoelectoral.

NOTA

DOCUMENTOS DE LOG


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El proceso de logstica comprende el conjunto de actividades de la ODPE para la contratacinde bienes y servicios en el marco de la ley orgnica de elecciones, la ley de contrataciones

del Estado y otras normas vinculadas a estos procesos.

En la contratacin de bienes y servicios pueden darse dos tipos de procesos:

1. Para la contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT.

2. Para la contratacin de bienes y servicios mayores a 3 UIT.

Contratacin de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT

En el primer caso, el proceso de contratacin de bienes y servicios implica el desarrollo delas siguientes actividades y fases:

Generacin del requerimiento compra o servicio

Anlisis y evaluacin del mercado

Requerimiento de habilitacin presupuestal

Formalizacin contractual


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Estudio de posibilidades que ofrece el mercado -EPOM

Este estudio se elabora nalizado el plazo para la recepcin de cotizaciones, sobre la basedel pedido, los trminos de referencia y las especicaciones tcnicas segn corresponde.Adems, este estudio debe sustentarse en dos fuentes como mnimo.

Una de las fuentes deben constituirla los proveedores potenciales a quienes se les envala solicitud de cotizacin. El plazo para la elaboracin del EPOM puede ser en este caso deuno, dos y tres das desde el envo de las solicitudes de cotizacin.

La segunda fuente pueden constituirla los precios histricos, el SEACE, la pgina web,catlogos, etc.

El estudio de posibilidades que ofrece el mercado es elaborado luego de culminado el plazopara la recepcin de cotizaciones, el valor referencial del proceso de seleccin es el menormonto obtenido de dos fuentes referenciales como mnimo. Solo en casos justicados, elvalor se determina a partir de una sola fuente.

Certifcado de crdito presupuestario

De acuerdo con el valor referencial determinado en el estudio de posibilidades que ofreceel mercado-EPOM, se solicita la certicacin del crdito presupuestario.

Aprobacin del expediente de contratacin

La aprobacin del expediente es realizado por el jefe de la ODPE y posteriormente revisadopor un comit designado para este n, denominado Comit Especial Permanente.

Elaboracin y aprobacin de bases

Esta actividad se inicia con la instalacin del Comit Especial Permanente y la elaboracindel acta correspondiente: Acta de Instalacin y elaboracin de bases. Seguidamente seelaboran las bases segn las bases estandarizadas de la OSCE y se solicita su aprobacinen el menor tiempo posible.

La aprobacin de las bases se realiza teniendo en cuenta la informacin tcnica y econmicacontenida en el expediente de contratacin.

Contando con el expediente aprobado y revisado y las bases aprobadas, se ejecuta el proceso

de seleccin de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y seelabora el expediente de contratacin una vez consentida la buena pro.

Formalizacin contractual

Para los casos de adjudicacin de menor cuanta, la formalizacin se realiza mediante laemisin de la orden de servicio u orden de compra segn corresponde. En casos de alquilerde local s se requiere la suscripcin de un contrato.

El proveedor seleccionado debe ser noticado en un plazo no mayor a cuatro das hbilessiguientes a la presentacin.


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Adquisicin de tiles de escritorio bajo la modalidad de convenio marco de serel caso

El caso de adquisicin de tiles se realiza mediante una vericacin en la plataforma deSEACE, las chas producto que conforman Convenio Marco de tiles de escritorio, del cualselecciona los bienes a adquirir.

Convenio Marco es la modalidad de seleccin mediante la cual elOrganismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) seleccionaa aquellos proveedores con que las entidades pblicas deben contratarde manera inmediata y sin mediar un proceso de seleccin.


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LOGSTICA

Bien o servicio adquirido Formalizacin contractual

Recibir el requerimiento debienes y servicios

Evaluacin del mercado

En consecuencia la logstica consiste en lo siguiente:


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Caso prctico

Escribe verdadero (V) o falso (F) segn la actividad que le corresponde al asistente logsticoen el marco del proceso logstico.

Atiendelos requerimientos de bienes y servicios. ( )Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de seleccin y realizavalorizaciones para atencin de cotizaciones, tales como indagacionesde mercado.

( )

Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la nalidadde obtener los mejores precios.

( )

Elaborala solicitud del certicado de crdito presupuestal. ( )

Elabora el documento para la aprobacin de los expedientes decontratacin.()

( )

Forma parte de los comits especiales que designe el jefe de la ODPE. ( )

Elabora proyectos de contratos. ( )

Realiza el ingreso de informacin al SEACE. ( )

Elabora las rdenes de servicio y/o compra para su remisin alcontratista.

( )

Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. ( )

Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestacionesdirectas y convenios marco.

( )


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