arukas ajajuhtimine ms outlookiga - selge pilt · 2018. 1. 17. · valmista arvuti ette selge pilt...

·24.-25.jaanuar2008

Arukas

ajajuhtimineMSOutlookiga

Sisukord

SelgePiltOÜ(CC)2010-2018 ArukasajajuhtimineMSOutlookiga lk1

SisukordValmistaarvutiette................................................................3

Häälestamee-kirjadevaate..............................................................3Häälestameülesandepaani..............................................................4Häälestamekalendrivaate................................................................6

E-kirjad...................................................................................7Kasutareegleid.................................................................................7Säästakirjatöölaega........................................................................9Ühisemeilipostkastiloomine(Office365).....................................13Kirjasaatminemitmeleinimeselekirjamestimisega......................14

Kuidasollategus?.................................................................15Haldaprojekte................................................................................16Haldategevusi................................................................................17Kalendritöövõtted.........................................................................18Tööülesannetetöövõtted...............................................................20

Meeskonnatöövahendid(Office365)...................................23Teams.............................................................................................23Planner...........................................................................................23Kontakt...........................................................................................24Lisa1–töövahendid......................................................................25Lisa2–täiendavatlugemistjavaatamist.......................................27

Algus


Algus

Ajakava

ê Koolitus: 10.00–17.00

ê Lõunapaus: 13.00–14.00

ê Paus: 11.30ja15.15(orienteeruvalt)

Kuidaskaasateha

ê Koolitus on täpselt selline nagu Sa ise soovid – midaaktiivsemaltosaled,sedasuurematkasulõikad.

ê ParimkoolitajaoledSaise–kõigeolulisemonseejutt,midaräägidkoolituseliseendale.

ê Panekõikideedkirja–siiseiläheväärtuslikinfokaduma.

ê Kui hakkad kasvõi paari omandatud nippi kasutama, tasubseeendära.

Osale koolitusel julgelt, väljenda oma mõtteid ja küsi küsimusi.Selleks, et osalejate koolitusel avaldatud arvamused ning äri- jaeraelulised isikustatud kogemused ei leviks väljapoole koolitatavateringi, on osalejatel vaba voli kasutada teisi osalejaid puudutavatkuuldavat ja loetavat infot, kuid ühtegi osalejat ei tohi väljaspoolkoolitust tsiteerida ega parafraseerida, välja arvatud juhul, kuiinimeneonselleksloaandnud.

Valmistaarvutiette


Valmistaarvutiette

Häälestamee-kirjadevaate

1. Kuva paremal e-kirja eelvaade: Vaade/View -> Lugemis-paan/ReadingPane->Paremal/Right.

2. Kuva kirjad vestlustena: Klõps kirjaveeru päises olevalenoolele->ShowasConversations.

3. Kuva paremasse veergu kalender ja lipustatud kirjad:Vaade/View->Ülesanderiba/To-DoBar ->pane linnukeettejaotusteleCalendarjaTasks.

4. Soovikorralmuudavaikimisiliputähtaeg:paremklõpsmõnellipul->SetQuickClick->valisobivlipp->OK.

5. Kuilemmikkaustadejaotusteikuvatavasakuveerukohal,siisValiView -> Folder Pane ->vaata, etFavouritesees olekslinnuke. Sagedamini kausta lisamiseks lohista seelemmikkaustadesse. Eemaldamiseks paremklõps kaustaljaRemovefromFavourites.

Lülitakelladjaviledvälja:

ê File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrivallinnukestest. Kui pead väga kiiresti reageerima meilitsi, siisjätapealetöölauateade.

ê VajaduselmineOffline’i:Send/Receive->WorkOffline.

Valmistaarvutiette


Häälestameülesandepaani

1. HiireklõpsArrangeBy:Flag:DueDatepeal->ViewSettings

2. Columns -> Jäta paremasse veergu Icon/Ikoon,Priority/Prioriteet, Task Subject/Tööülesande teema, StartDate/Alguskuupäev, Due Date/Tähtaeg, Flag Status/Oleku-lipp. Üleliigsed eemalda nende valimisega ja vajutadesRemove.Puuduvadlohistavasakpoolsestnimestikustparem-poolsessesoovitudkohta.LõpuksvajutaOK.

3. GroupBy/Rühmita->EemaldalinnukeAutomaticallygroup

accordingtoanarrangementeest->Priority/Prioriteet->

Descending/Laskuv->OK.

4. Sort/Sorteeri->teevaliklähtuvaltomatööst:Due

Date/Tähtaeg:Ascending/TõusevvõiStartdate/Algusaeg:

Descending/Laskuvvõi(none)/(puudub)

->OK.

5. Filter/Filtrid->Advanced/Täpsemalt->

a. DateCompleted/doesnotexist

b. FlagCompletedDate(kuipuudub,siisleiadselleAll

MailFieldsnimestikust)/doesnotexist

c. StartDate/onorbefore/Today(Täna)või

Tomorrow(Homme)

d. StartDate/doesnotexist

e. OK

Valmistaarvutiette


6. OtherSettings->Usecompactlayoutinwidthssmallerthan

40characters->OK

7. ConditionalFormatting->Add->Algabtäna->Font...->

Underline->OK->Condition...->Advanced->StartDate/

today->OK->OK->Lohistaveerudsobivasselaiusesse.

8. VajutaOKseni,kuniaknadkinni.

9. LohistaTo-DoBar’ivasakustservastseesobivasselaiusesseja

timmisellelolevadväljadsobivasselaiusesse.

10. TeeparemklõpsmõnetööülesandelipukeseljavaliMäära

kiirklõps.../SetQuickClick->Kuupäevata/Nodate.

11. SuleOutlookjaavahetkepärastuuesti.

KuiSaeinäejaotustViewSettings:

1. KlõpsaekraanivasakulülaservasQuickAccessToolbar’i

paremasservasolevaleallasuunatudnoolele->More

Commands...

2. ValiPopularCommandsrippmenüüstAllCommands.

3. KerikuniChangeViews->valisee->Add->OK

4. Ülesvasakuleilmusnupp

5. Valisuvalineülesannetööülesandepaanil.

6. Klõpsanuppu,millelisasid.

7. ManageViews->New->Annavaatelenimi.

8. Jätkaülesandepaanihäälestamise2.sammust.

Valmistaarvutiette


Häälestamekalendrivaate

1. Avakalendrivaadeuuesaknas(paremklõps+Avauuesaknas

/OpeninNewWindow).

2. ValiAvaleht/Home->Nädal/Week.

3. Kuikalendriallpolenähaigapäevasttegevusnimestikku,

Vaade/View->Päevaneülesandeloend/DailyTaskList->

Tavaline/Normal.

4. ValiFail/File->Suvandid/Options->Kalender/Calendarning

eemaldasoovikorralvaikimisikalendrisündmusemärguanne

võimuudaseekõigesagedaminivajaminevaks.LisaKuva

kuuvaatesjakuupäevanavigaatorisnädalanumbrid/Show

weeknumbersintheDateNavigatorettelinnuke.Outlook

2016näitabnädalanumbreidvaikimisi.

5. VajutaOKseni,kunihäälestusaknadkinni.

E-kirjad


E-kirjad

Kasutareegleid

Loevähemolulisikirjuhiljem

Office 365 püüab ise sorteerida ebavajalikud kirjad “Tarbetu” või“Clutter”kausta.Sedasaabaidatajatäiustada,kuiebaolulisedkirjadtõstaisetarbetutekirjadetaustajatarbetutessekirjadessesattunudkirjadtõstatagasisisendkausta.

Outlooki veebiliides nimetab seda automaatsorteerimist ‘FocusedInbox’ ning kuvab sisendkaustale alamjaotused ‘Focused’ ja ‘Other’.Kuikirisattuseksikombel‘Other’kausta,teekirjalparemklõpsjavalihüpikmenüüst “(Always)Move to Focused”. Kirja tõstmiseksOther’ialla tee kirjal paremklõps ja vali hüpikmenüüst “(Always) Move toOther”.

Pärast paarinädalast treenimist toimibOutlooküsnaeksimatult, entsellest hoolimata tasub kord päeva-paari tagant “Tarbetu” kaustkorraülevaadata.

Ebaoluliste kirjade kaust nimega “Tarbetu” (või Samsungi telefonikasutamisel ka “Clutter”) tekib iseenesest, kui Outlook märkab, etkasutaja pole mõne saatja kirju järjepidevalt avanud või on neidkustutanudläbilugemata.Kohe,kuiseekaustonilmunud,saabsedaasudatreenima.

E-kirjad


Filtreerikoopiakirjaderaldikausta

1. Reeglid/Rules->LooReegel…/CreateRule...

2. ValiTeisaldaseekausta/movetheitemtofolderningvalivõilookaustValikaust/SelectFolderabil.

3. ValiTäpsemadsuvandid.../AdvancedOptions...

4. TeelinnukeainultKusminunimionväljalKoopiasaaja/wheremynameisintheCCboxettejaEdasi/Next.VajadusellooerandidjaklõpsaEdasi/Next.

5. AnnareeglileniminingklõpsaValmis.

Hoiavastustootavadkirjadkontrolliall

1. Teekaust“Ootabvastust”.

2. Looreegel:Reeglid/Rules->Haldareegleidjamärguandeid…/ManageRulesandAlerts->Uusreegel.../NewRule...->Edasi/Next->jätalinnukefromnimiettejaklõpsaallosasnimele,leiaomanimi,valisee;lisaksvaliwheremynameisintheCcboxjaOK,vaata,etstopprocessingmoreruleseesolekslinnuke->Next->teelinnukemoveittothenimifolderettejaklõpsaallosaskaustalingilejavalidelegeeritudkirjadekaustjaOK->Next->Next->annareeglilenimi->Finish.

3. Sorteerivastustootavatekirjadekaustadressaadi(To:)järgi.

4. Võidlisadavastustootavalekirjaleendalemeeldetuletuslipu,et kirja saajale tegevust mõni päev enne tähtaega meeldetuletada.

Edaspidilisasellistekirjadepuhulennastkirjakoopiasaajaks.

E-kirjad


Kui tahadomakirja selle saajaleautomaatseltmeelde tuletada, valikirjakirjutamiseaknastFollowup->Addreminder:FlagforRecipients-> Sisesta meeldetuletuse aeg ja tekst. Sel juhul saab kirja saajameeldetuletusevalitudajal.

Säästakirjatöölaega

ê Kiirklõpsudega:

ê Ctrl+N=New

ê Ctrl+R=Reply

ê Ctrl+Shift+R=ReplyAll

ê Ctrl+F=Forward

ê Ctrl+Alt+R=Lookirjastkoosolekukutse

ê Ctrl+E=Search

ê Ctrl+A=SelectAll

ê Ctrl+C=Copy

ê Ctrl+X=Cut

ê Ctrl+V=Paste

ê Alt+Tab=Vahetaakent

E-kirjad


Märkus: Kui Windowsis klõpsida Ctrl+R, siis Outlook ei avavastamiseks mitte uut akent, vaid laseb kirjutada vastuseeelvaatepaanis.Kui tahad,etOutlookavaksvastuseuuesaknas,valimenüüst:

File ->Options ->keri alla sektsiooniniRepliesand forwardsningtee linnuke tekstiOpen replies and forwards in a newwindowette.

Kiirosade(QuickParts)kasutamine:

ê Vajadusel kirjuta ja seejärel vali hiirega tekst,mida vajad kaedaspidi.

ê KlõpsaAlt+F3võivali Insert ->QuickParts ->SaveSelectiontoQuickPartGallery...

ê Salvesta.

ê Kuiedaspidihakkadtekstikirjutama,siisOutlookküsib,etkassoovidsisestadakiirteksti (Outlook2007puhulseeei toimi).Kuinii,siisvajutaEnter.AlternatiivinavõidvalidatekstiInsert->QuickParts—>AutoText.

ê Malli kustuta saad selmoel,et valid Insert ->QuickParts ->AutoText->valigaleriistvastavehitusplokk->teeparemklõpsja valiOrganize and Delete.... Ehitusploki nimemuutmiseksvaliEditProperties...

Märkus:KuikirjakirjutamiselteebOutlooktarbetuidparandusi,siis vali menüüst: File -> Options -> Mail ->jaotusestComposeMessagesnuppSpelling and Autocorrect… -> AutocorrectOptions… ->eemalda linnuke akna alumises reas olevaAutomaticallyusesuggestionsfromthespellingcheckereest.

E-kirjad


Kategooriad

Kategooria lisamiseks vali e-kiri, kalendrisündmus või tööülesanne,klõpsaparemathiirenuppujavaliHome->Tags->Categorize...->AllCategories..., sisesta kategooria nimi ja vali soovi korral värv.Eelmised kategooriad võid kustutada või ümber nimetada. Kui sa eisoovi valitud asja kategoriseerida, siis eemalda enne akendesulgemistkategooriateeestlinnukesed.

ê Soovi korral võid luua filtri nii, et näiteks teatud inimesekirjadsaavadautomaatseltkülgekindlakategooria.

ê Valiselleltinimeseltsaadudkirijateeparemklõpskirjal.ValimenüüstRules->CreateRule...

ê TeelinnukeinimesenimeettejavaliAdvancedOptions...

ê KlõpsaNext–>teelinnukeassignittothecategoryettening klõpsa alumises tekstikastis category peal ja valisobivkategooria(vajaduselloosee).

ê Next->Next->Annareeglilenimi->Finish.

Otsing

E-kirjaleidmiseksklõpsaotsingukastile.Outlookkuvabnüüdotsingu-riba.

Näide: kui soovid leida kelleltki saadudkirju,milleleon lisatud .pdf,millesonväljend“osundatudpuudused”,siis:

ê klõpsanupulHasAttachment,

ê lisaotsinguväljaletekst:pdf“osundatudpuudused”

E-kirjad


Otsingukaustad

Outlookis saad sagedamini kasutatavaid otsinguid kasutada kahelmoel:

ê OtsinguribalklõpsatesnupuleRecentSearchesvõi

ê Otsingukaustade(SearchFolders)abil.Uuekaustaloomiseks

liigukaustapuulõppuningteeOtsingukaustad/Search

Folderspealparemklõpsjavali,millisteletingimustele

vastavatotsingukaustasoovidluua.

Otsingukaustatekitaminesaatjajateemajärgi

ê TeekaustadeloetelusparemklõpsSearchFolderspeal->New

Search Folder… ->keri loetelu alla ja valiCreate a custom

SearchFolder->

ê Choose… ->kirjuta otsingukausta nimiNameväljale -

>Criteria…->

ê Search for the Word(s):kirjuta, milliseid sõnu otsid -> selle

altrippmenüüstin:vali,kasotsidteemarealtvõikogukirjast

ê ->From:kirjutasaatjaaadressvõiselleosa.

Kui tahad veel täpsemat otsingukausta teha, kasuta selleks

sakkiAdvanced.

ê VajutaOK,kuniaknadkinni.

Kuiotsingukaustasonainultviimaseaastakirjad,agavajadpikematajalugu, siis valiFile -> Account settings… -> Account settings ->vali

E-kirjad


omakonto loetelust ->Change… ->Lohistaoffline settingsall skaalalolev kastike paremasse serva, kuni kuvatakse selle kõrvaltekstAll.Klõpsaok,kuniaknadkinni.

Kontaktirühmad

Soovi korral saad luua kontaktide rühmi, säästes selmoel aega, kuitahadsaatasagelikirjukindlalesaajateringile.

1. NewContactGroup->AddMembers.

2. Annarühmalenimijasulgeaken.

KontaktideimportimiseksExcelist:vaatahttp://support2.microsoft.com/kb/295664

Ühisemeilipostkastiloomine(Office365)

ê SiseneOffice365haldusliidesesseaadressilhttps://portal.office.com/adminportal/home

ê ValivasakustmenüüstGroups–>Sharedmailboxes

ê Lisauusmeiliaadressningvali,kelleOutlookisjagatudkirjakastkuvatakse.

JagatudkirjakastilmubOutlookimeilivaateskasutajakirjakastialla.Kõiksellestehtudmuudatusedonnähakateistelkirjakastikasutajatel.Jagatudkirjakastisaavadkuuludasamassedomeenikuuluvadkasutajad.

Alternatiivinavõibluuarühma.SellepuhultekibkasutajameilikastialajaotusenajaotusGroupsningselleallrühmad,millessetakuulub.Erinevaltmeilipostkastistjagabgruppkakalendrit,failejaOneNote’i

E-kirjad


märkmeid,entkirjueisaakatalogiseerida,kategoriseeridaegalipustada.

Kirjasaatminemitmeleinimeselekirjamestimisega

ê Loo Exceli tabel, milles näiteks veerud, mida soovidlaialisaadetavas kirjas muuta. Olgu neiks näiteks Nimi,Ettevõte,SeminaritoimumiskohtjaKuupäev.Salvestafail.

ê TeeuusWordidokument,millessekirjutadvalmiskirjasisu.

ê VõtaMailings -> Select Recipients… -> Use Existing List… javaliäsjasalvestatudExcelifail->OK

ê Lisa tekstidokumenti väljad: Insert Merge Field -> Nimitervitusseinimesenimeasemele.Samamoodiasendateisedkohad.

ê Kuikirivalmis,vajutaPreviewResults jasirvinooltegakirjadläbi,etveendudainfoõigsuses.

ê ValiFinish&Merge…->SendE-mailMessages…->To:väljalevali E-posti aadress -> Kirjuta teemarida ehk Subject Line ->Vajuta OK kirjade saatmiseks. Kirjade saatmiseks peabOutlooklahtiolema.

Kuidasollategus?


Kuidasollategus?

Kuidasollategus?


ê Käi läbi võimalikud tegevused ideede nimestikus või kirja-kastisükshaavalning

ê Otsusta,kastegevusonpraegutähtis:

ê hetkelolulineja

ê tegutsetav.

Haldaprojekte

Kirjuta olulised suuremad tööd ja protsessid tähtsuse järjekorrasolulisemate jamahukamate tegevuste loetelusse. Seda loetelu võibhoidatööülesannetes:

ê eraldi nimekirjana: Tööülesannete vaates Folder -> NewFolder -> ValiTööülesandedvõiTasks ->Annakaustalenimi->OK.Sel juhulsünkroniseeruvadülesandedApple’i telefoniReminders’isseeraldinimekirjana.

ê kategoriseerituna: loo projektile kategooria (vt lk 11) jaedaspidilisaselleprojektiülesannetelevastavkategooria.

ê eesliiteabil:kasutalihtsaltselleprojektiülesannetenimeeesmingiteesliidetjaleiaselleprojektiülesandedotsinguabil.

ê WindowsisOnenote’imärkmena:Loouuemärkmenaprojektitöödenimekiri,lisadesigaülesandeettennlinnutamisekasti.Outlooki tööülesannetega sidumiseks klõpsa ribal OutlookTaskspealninglisavastavatähtajagalipp.

ê Office365kaustajad:Planneriabil(vtlk23).

Kuidasollategus?


Haldategevusi

Keskendu järgmisele konkreetsele tegevusele! Väldi multitaskingutehkrööprähklemist!

ê Pisiasjad

ê teekohevõi

ê kogu ja tee hiljem sarnased tegevused järjest. Soovikorralvõidpisiasjadtähistadavastavakategooriaga

ê Kuisaaddelegeerida,delegeeri.Iseteevõimaluselainultneidülesandeid,midasaadtehavaidsinajaeikeegiteine:

ê Mõtleläbi:kes?mida?miks?misajaks?kuidas?

ê Kohtujaräägiläbi.

ê Märgi endale üles. Vajadusel jäta kirjalik jälg,kasutadesnnkoopiareeglit(vtlk8).Alternatiivinavõitööülesandedelegeerida(vtlk22).

ê Tuletameelde(häirivõimalikultvähe!):

ê paarpäevaennetähtaega,

ê tähtajal.

Kuidasollategus?


Kalendritöövõtted

Loouuskohtumine

ê Lihtsaim viis kohtumise tekitamiseks onmärkida hiirega ärakohtumise aeg ja vajutada Ctrl + N või kirjutada kohtumisepealkiri,

ê Teiste osalejate kutsumiseks vali Invite Attendees ja sisestaosalejatenimed.

ê Kui soovid aega kohendada osalejatele sobivamaks, avaSchedulingAssistantningleiasobivaimaeg.

ê Alternatiivina võid avada teisteosalejate kalendrid, klõpsatanende kalendri päises olevale noolele, valida seejärel endakalendri, märkida koosoleku aeg ning valida ribalt NewMeeting/NewMeetingwithAll...

Palunvastaalatikoosolekukutsetele!

Korduvakohtumiseloomiseks:

ê Loouuskalendrisündmus.

ê ValiReccurence

ê Valikohtumisekordumisesagedus.

ê Vajaduselmäärakorduvuselõpuaeg.

Kohtumisemärkmetesalvestamine

Kohtumistemärkmedonkasulik salvestadaOneNote’iabil.Kuivalidavatud kohtumise menüüst või kalendrikohtumiselt paremahiireklõpsuga Meeting Notes, siis Outlook küsib, kas soovid tehamärkmeidendalevõijagadaneidkõigiosalejatega.

Kuidasollategus?


Hiljem saad OneNote’i märkmeid soovi korral saata teisteleosalejateleOneNote’istmenüüFile->Sendabil.

Jagaomakalendrit

ê Paremklõps kalendri kaustal -> Share -> Share Calendar...,vali,milliseltasemelinfotkirjasaajanäeb,jasaadakiriära.

ê Kalendri kasutajate õiguste muutmiseks tee paremklõpsvastavakalendrikaustal->Share->CalendarPermissions.Valiinimesenimivõirühmjaseavajalikudõigused.

Avajagatudkalender

ê ParemklõpsMycalendarspeal->AddCalendar

ê Kui inimeneon sinugaoma kalendri juba jaganud, siisOpenSharedCalendar->Namejavaliinimesenimi.

ê Kui inimene pole sinuga veel kalendrit jaganud, siis FromAddressBookjasaadatallekalendrijagamisepalve.

ê Kui sul on avatud mitu kalendrit, siis saad neid vaadeldaüksteisepeal,kuivajutadkalendripäisesnimekõrvalolevalenoolele.

Lookoosolekteistele

ê Kutsukoosolekuleosalejad.

ê Märgi pärast kutsumist oma kalendris kohtumisekategooriaks“Minaeiosale”.

ê Häälestakalender selliseks,et seeeinäitaksneidkohtumisi,milleoledkokkukutsunud,agamillelsaeiosale:

Kuidasollategus?


ê Avakalender.

ê View -> Change View -> Manage Current Views -> Copy ->Minu kohtumised -> OK -> Filter -> Advanced -> Field /Frequently Used Fields / Categories tingimuseks does notcontain/Value’ksMinaeiosale->OK->OK->OK.

ê Kui tahad vaadata ainult oma kohtumisi, siis vali View ->ChangeView->Minukohtumised.

Tööülesannetetöövõtted

Häälestametööülesannetevaate

1. AvauuesaknasTööülesanded/Tasks.

2. ValiMinutööülesannete/MyTasksaltÜlesandeloend/To-Do

List.

3. Lülitalugemispaanvälja:View->ReadingPane->Off.

4. NimekirjajärjestustsaadmuutaVaade/View->Arrangement

abil.

5. Kuisoovidkuvatavatinfotmuuta,siisteeparemklõpstulbal

Tööülesandeteema/TaskSubjectjavaliFieldChooser.Kuisa

mõndaveergueivaja,siishaarahiirevasakunupugaselle

päisestjalohistaFieldChooser’ikasti.Kuimõnivajalikvälion

puudu,siisleiaseeFieldChooser’istjalohistahiiregaOutlooki

aknasvajalikkukohta.Kristjaniarvutisonnähaveerud:Ikoon,

Prioriteet,Valmis,Teema,Algusaeg,Tähtaeg,Olekulipp/

Kuidasollategus?


Icon,Priority,Complete,TaskSubject,StartDate,DueDate,

Categories,FlagStatus.Kuivalmis,siislohistaveerud

sobivasselaiusessejasuleFieldChooser.

6. Soovikorralvõidlisadatänaalgavataülesanneteesiletõste:

ConditionalFormatting->Add->Algabtäna->Font...->

Underline->OK->Condition...->Advanced->StartDate/

today->OK->OK->OK.

KuisaeinäetööülesanneteaknapäisesridaKlõpsakesiin,etlisadauustööülesanne/ClickheretoaddanewTask,siis

1. ValiVaatesätted/ViewSettings.

2. ValiMuudsätted/OtherSettings.

3. Vaata,etoleksparemisesülemiseskolmeskastikeses

linnukesedsees.

4. KlõpsakakskordaOK.

Looe-kirjasttööülesanne

Tööülesandesaadluuakolmelviisil:

ê Lohista e-kiri Outlooki mooduli valikus tekstile Tasks võitööülesannete ikoonile.Outlook loobuuetööülesande,millesisuskirjatekstikoopia.Kirjutateemareale,midaonvajatehaning lisa soovi korral ülesande algus- ja lõpuaeg. Salvesta jasulge aken. Hiljem saad ülesandest luua e-kirja lohistadessellehiiregamoodulivalikustekstileMail.

ê Soovikorralvõidluuatööülesande,milleseesonkirjakoopiakoos manuste koopiatega. Selleks lohista kiri parema

Kuidasollategus?


hiirenupuga Tasks’i peale, vabasta hiire parem nupp ja valihüpikmenüüstCopyHereasaTaskwithAttachment.

ê Kui kavatsed kirjale vastata täna-homme, siis võid kirjalelisadalihtsaltlipukesejavajaduselkatähtaja.

Kui kustutad aegunud tööülesandeid, siis ära kustuta lihtsaltülesannet,sestjuhul,kuitegemiston‘lipustatud’kirjaga,kustubkae-kiri.SelleasemelteeparemklõpstööülesandelipuljavaliClearFlag/DeleteTask.

Rutiinsetööülesandelisamine

ê Avauusülesanne.

ê ValiKorduvus/Recurrence.

ê Vali,millisesagedusegaülesannekordub.

ê Seadistakorduvuselõpp.

Tööülesandedelegeerimine

TööülesandeidsaabdelegeeridaainultWindowsiOutlookis.

ê Avaülesannevõiloouus

ê ValiMääratööülesanne/AssignTask

ê Valiadressaat,sõnastaülesannejalisavajalikinfo,määravajaduselalgusejalõpukuupäev,lisavajaduselfollow-up’iaegningsaadaära.

ê TeisteledelegeeritudülesannetevaatamiseksvaliülesandevaatesView->ChangeView->Assigned.ParemklõpsOwneripeal->GroupbythisField.

Meeskonnatöövahendid(Office365)


Tööülesannetejagamine

Tööülesannete jagamine käib sama moodi nagu meilikaustadejagamine:tööülesandekaustalparemklõps->Share->ShareTasks...-> vali inimesed ja nende õigused ning saada kiri ära. AlternatiivinavõidribaltvalidaFolder->ShareTasks...


Teams

Microsoft Teams hoiab ühe projektirühma vestluse samas kohas(Conversations). Samuti saab kasutada ühist faililadu ja vikit. Kuivajutadvastavatöörühmamenüüs+,saadlisadaerinevaidOffice365äppejapistikuid.

Teams ei oska praegu suhelda Outlookiga. Võib-olla saab sedaMicrosoftFlowabilteha.

Planner

Planneri abil saab luua lihtsamaid projektiplaane ning ülesandeiddelegeerida. Paraku ei oska Planner luua Outlooki tööülesannet.Võib-ollasaabsedatehaFlowabil.



Midateenpärastkoolitustteisiti?

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

Muudatustegaalustan......................................................jaajaselleks

paninomakalendrissekirja.

Kontakt

KristjanOtsmannwww.selgepilt.eeee.linkedin.com/in/kristjanotsmann/www.facebook.com/[email protected]&twitterkristjanotsmann

SelgePildiOffice365majutabMicrosoftikuldpartnerPrimend,vtwww.primend.com



Lisa1–töövahendid

Taustamaterjalid:

ê IdeedetalletajaMicrosoftOneNote(www.onenote.com)

ê MärkmevaraSimplenote(www.simplenote.com)

ê IdeedetalletajaEverNote(www.evernote.com)

ê IdeedetalletajaGoogleKeep(www.google.com/keep)

Ajahaldus:

ê MicrosoftOutlook(office.microsoft.com/et-ee/outlook)

Tegevusnimestikud:

ê Todoist(www.todoist.com)

Projektijuhtimine:

ê ProjectLibre(www.projectlibre.org)

ê GanttProject(www.ganttproject.biz)

Mõttekaardivara:

ê XMind(www.xmind.net)

ê FreeMind(freemind.sourceforge.net)

ê MindjetMindManager(www.mindjet.com)

ê MindMeister(www.mindmeister.com)

ê MindMup(www.mindmup.com)



Ajamonitooring:

ê Toggl(www.toggl.com)

Varia:

ê PausimeenutajaWorkrave(www.workrave.org)

ê MasinakirjaõpeKeyboardPro(www.ellermaasoft.ee/kbp.php)

Veebivara:

ê VeebikalenderGoogleCalendar(www.google.com/calendar)

ê GoogleCalendarisünkroniseeriminemobiiltelefoniga(www.google.com/mobile/sync/)

ê GoogleCalendarisünkroniseerimineMicrosoftOutlookiga(www.fieldstonsoftware.com/software/gsyncit4/)

ê MeeskondlikajajuhtimisvaraTrello(www.trello.com)

ê MeeskondlikajajuhtimisvaraAsana(www.asana.com)

ê KohtumisteksajaleidjaDoodle(www.doodle.com)

ê KohtumisteajaplaneerijaCalendly(www.calendly.com)

Pihuarvutilejanutitelefonile:

ê iPhone:Fantastical2

ê iPhone:Calendars5byReaddle

ê iPhone:TaskTaskMobileTasks(www.tasktaskapp.com)

ê Android:aCalendar

ê Android:TouchDownbySymantec(www.symantec.com/theme/touchdown)



ê Android:UniqTecTasksandNotes(www.uniqtec.eu/applications/notes-with-activesync.html)

ê WindowsPhone:ChronosCalendar+

ê WindowsPhone:WunderListvõi2Day

Täiendavinfotarkvarakohta:ê www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php

Lisa2–täiendavatlugemistjavaatamist

Veebikeskkonnad

ê KristjanOtsmanniajaveeb–www.selgepilt.ee

ê ZenHabits–www.zenhabits.net

ê BulletJournal:www.bulletjournal.com

ê GettingResultsinAgileWay–www.gettingresults.com

ê TheDavidAllenCompany–www.davidco.com

ê MichaelLinenberger–www.michaellinenberger.com

ê Lifehack–www.lifehack.org

Raamatud

ê Kristjan Otsmann, Hetk. 12 sammu parema elu poole, EestiEkspressiKirjastus2010

ê MichaelLinenberger,TotalWorkdayControlUsingMicrosoftOutlook,5thEdition,NewAcademyPublishers2017



ê David Allen, Getting Things Done – Revised 2015, PenguineBooks2015

ê Carson Tate, Work Simply: Embracing the Power of YourPersonalProductivityStyle,Portfolio2015

ê FranciscoCirillo,ThePomodoroTechnique,pomodorotechnique.com

ê StephenR.Covey,FirstThingsFirst,SimonandSchuster1994

Video

ê RandyPauschlecture:TimeManagement:www.youtube.com,otsi„RandyPauschTimeManagement“

arukas ajajuhtimine ms outlookiga - selge pilt · 2018. 1. 17. · valmista arvuti ette selge pilt...

Documents