aprobat, director, prof. antip crina ramona avizat … · f01-po-94.03 foaie de parcurs 77...
TRANSCRIPT
ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,
JUD. BACĂU
APROBAT,
DIRECTOR,
PROF. ANTIP CRINA RAMONA
……………………………..
AVIZAT
PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.
PROF. SAVA RODICA
…………………….
OPIS DOCUMENTE
STANDARDUL 9 - PROCEDURI
COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV
Nr.crt. / Cod
formular Documente privind mediul de control Pag.
PO-94.01 GESTIONAREA MATERIALELOR IGIENIZARE 3
F01-PO-94.01 Inventar materiale igienizare 27
F02-PO-94.01 Registru evidenţă materiale igienizare 28
F03-PO-94.01 Proces-verbal predare-primire materiale igienizare 29
F04-PO-94.01 Notă intrare recepţie (NIR) 30
F05-PO-94.01 Cerere achiziţie materiale igienizare 31
F06-PO-94.01 Cerere scoatere materiale igienizare din magazie 32
PO-94.02 UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ ŞCOLAR 33
F01-PO-94.02 Inventar combustibil 52
F02-PO-94.02 Registru evidenţă combustibil 53
F03-PO-94.02 Registru evidenţă componente auto 54
F04-PO-94.02 Proces-verbal predare-primire combustibil 55
F05-PO-94.02 Proces-verbal predare-primire componente auto 56
F06-PO-94.02 Notă intrare recepţie (NIR) 57
F07-PO-94.02 Cerere achiziţie combustibil 58
F08-PO-94.02 Cerere achiziţie componente auto 59
F09-PO-94.02 Cerere scoatere componente auto din magazie 60
PO-94.03 UTILIZARE FOI PARCURS ŞI FOI DE ACTIVITĂŢI ZILNICE (FAZ) 61
F01-PO-94.03 Foaie de parcurs 77
F02-PO-94.03 Foaie de activitate zilnică 78
PO-94.04 GESTIONAREA PATRIMONIULUI UNITĂŢII DE ÎNVĂŢĂMÂNT 80
F01-PO-94.04 Registru evidenţă patrimoniu 129
F02-PO-94.04 Inventar patrimoniu 130
F03-PO-94.04 Proces-verbal inventar patrimoniu 131
F04-PO-94.04 Etichetă inventar obiecte patrimoniu 132
F05-PO-94.04 Proces-verbal scoatere inventar patrimoniu 133
F06-PO-94.04 Proces-verbal casare 134
PO-94.05 GESTIONAREA DEŞEURILOR 135
F01-PO-94.05 Registru evidenţă deşeuri 154
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
3
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
GESTIONAREA MATERIALELOR DE IGIENIZARE
PO-94.01
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
4
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Administrator 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
5
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
6
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
7
1. Scopul procedurii operationale
1.1. Scopul procedurii:
- pentru reglementarea gestionării materialelor de igienizare din cadrul unitatii.
- reglementarea consumurilor de materiale de curãtenie si alte materiale.
1.2. Dã asigurãri cu privire la existenta documentatiei adecvate derulãrii activitãtii.
1.3. Asigurã continuitatea activitãtii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului prin
faptul ca, procedurarea activitãtii permite aplicarea acesteia de cãtre orice alt salariat care il
inlocuieste pe cel in functie la data elaborãrii prezentei proceduri.
1.4. Sprijinã auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control iar pe
manager in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin
pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru managerul unitãtii
in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfãsurãri a activitãtii unitatii .
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
8
2. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
2.1. Precizarea (definirea) activitãtii la care se referã procedura operationalã;
Procedura se aplicã conform legislatiei, de cãtre persoanele incadrate in compartimentele
administrativ, magazie si contabilitate, al Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.
2.2. Delimitarea explicitã a activitãtii procedurate in cadrul portofoliului de activitãti
desfãsurate de:
-activitatea procedurata este initiatã de personalul din compartimentul administrativ / magazie,
are la baza necesarul de bunuri de igienizare pentru bunul mers al activitãtii.
2.3 . Listarea principalelor activitãti de care depinde si/sau care depind de activitatea
proceduratã
- intrãri de bunuri iesiri de bunuri
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale
activitãtii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitãtii;
-compartimentele furnizoare de date sunt toate compartimentele -beneficiarul rezultatelor
acestei activitãti procedurate: toate compartimentele;
- compartimentele implicate sunt cele administrative;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
9
3. Documente de referintã (reglementãri) aplicabile activitãtii proceduratã
3.1. Reglementãri internationale
3.2. Legislatia primarã
- Legea contabilitãtii, legea nr. 82/1991, republicata;
- Legea nr. 84/2003 pentru modificarea și completarea Ordonanței Guvernului nr. 119/1999
privind auditul public intern și controlul financiar preventiv
3.3. Legislatia secundarã
- Ordin nr. 1955/1995 pentru aprobarea Normelor de igiena privind unitãtile pentru ocrotirea,
educarea si instruirea copiilor si tinerilor, cu modificările și completările ulterioare;
3.4. Alte documente, inclusiv reglementãri interne ale institutiei
- Organigrama;
- Regulamentul de organizare si functionare;
- Fisele posturilor;
- Decizia ordonatorului de credite al unitatii de invatamant..
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
10
4. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationalã
4.1 Definitii ale termenilor
1 Procedura operationalã - Prezentarea formalizatã, in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati,
a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizãrii activitãtii, cu privire
la aspectul procesual.
2 Editie a unei proceduri operationale - Forma initialã sau actualizatã, dupã caz, a unei
proceduri operationale, aprobatã si difuzatã.
3 Revizia in cadrul unei editii - Actiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele
asemenea, dupã caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii
operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. OTC ordonator tertiar de credite
2. AFCS administrator financiar
3. APG adminstrator patrimoniu/ gestionar
4. Ct. contabilitate
5. E elaborare
6. V verificare
7. Ap aprobare
8. Ah arhivare
9. Acp alte compartimente
10. OPC ordonator principal de credite
11. Scr. secretar
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
11
5. Descrierea procedurii operationale
5.1 Generalitãti
-Intrãrile au ca sursã:
a. achizitiile de la agenti economici;
b. transferuri;
c. donatii si sponsorizãri;
d. dezmembrãri:
e. transformãri de bunuri materiale in atelierele proprii sau la terti;
f. plusuri de inventar sau alte cãi legale.
- Intrãrile au ca sursã:
- Iesirile au ca sursã:
a. consumul de materiale curãtenie, rechizite, alte materiale intretinere.
5.2 Documente utilizate
Toate intrãrile de bunuri ce se efectueazã pentru bunul mers al activitãtii Școlii Gimnaziale
”Nicolae Bălcescu”, presupun procurarea acestora in baza unor referate de necesitate, intocmite
de salariatii diveselor compartimente. Aceste referate vor fi centralizate de cãtre administratorul
de patrimoniu, care le supune aprobãrii directorului, apoi le va inscrie in programul anual al
achizitiilor publice, in vederea efectuãrii achizitiei. Un model orientativ de referat de necesitate
este prezentat in continuare, cu mentiunea cã acesta nu este un formular standard si poate fi
modificat pentru a corespunde necesitãtilor unitãtii.
Iesirile de bunuri au ca justificare :
- materialele - pentru curãtenie
5.2.1. Lista si provenienta documentelor:
Intrãri de bunuri
Documente provenite din exterior (furnizori)
o Factura
o Aviz de insotire a mãrfii (cod 14-3-6a)
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
12
Documente emise in interiorul entitãtii (salariatul cu atributii de gestionar)
Notã de receptie / si constatare de diferente (cod 14-3-la)
Fisã de magazie (cod 14-3-8)
Iesiri de bunuri
- bonul de consum
5.2.2. Continutul si rolul documentelor:
1. Factura
Este un formular cu regim intern de tipãrire si numerotare, intocmita de furnizorul unitãtii, care
aprovizioneazã unitatea cu bunuri.
l. Serveste ca:
- document pe baza cãruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a
serviciilor prestate:
- document de insotire a mãrfii pe limpul transportului, dupã caz;
- document de incãrcare in gestiunea cumpãrãtorului;
- alte situatii prevãzute expres de lege
2. Se intocmeste, in douã sau mai multe exemplare pentru livrãri de bunuri si/sau prestãri de
servicii, in situatia in care factura nu se intocmeste in momentul livrãrii, bunurile livrate sunt
insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a mãrfii, in vederea corelãrii documentelor
de livrare, numãrul si data avizului de insotire a mãrfii se inscriu in formularul de facturã.
3. Circula, dupã caz:
- la furnizor:
- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrãrii in evidentele operative si pentru
eventualele reclamatii ale clientilor;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate;
- la cumpãrãtor:
- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plãtii, precum si pentru inregistrarea
in contabilitate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
13
4. Se arhiveazã, dupã caz:
- la furnizor;
- la compartimentul desfacere;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpãrãtor:
- la compartimentul financiar-contabil.
2. Aviz de insotire a mãrfii (cod 14-3-6a)
Este formular cu regim special intern de tipãrire si numerotare.
1. Serveste ca:
- document de insotire a mãrfii pe timpul transportului, dupã caz;
- document ce sta la baza intocmirii facturii, dupã caz;
- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale
aceleiasi unitãti;
- document de primire in gestiune, dupã caz;
- document de descãrcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
2. Se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de cãtre unitãtile care nu au posibilitatea
intocmirii facturii in momentul livrãrii produselor, mãrfurilor sau altor valori materiale, precum
si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale unitãtii.
in cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitãti, dispersate teritorial, precum si
al
transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzãrii
sau testãri
la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.) avizul de insotire a mãrfii va purta
mentiunea
„Fãrã factura" dupã caz.
Pe avizul de insotire a mãrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se
face
mentiunea ,.Pentru prelucrare la terti".
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
14
in celelalte situatii decat cele prevãzute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a
intocmit
avizul de insotire a mãrfii si nu factura.
3. Circula, dupã caz:
- la furnizor:
- la delegatul unitãtii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitãtilor livrate in evidentele acestuia si
pentru intocmirea facturii;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpãrãtor:
- la magazie, pentru incãrcarea in gestiune a produselor, mãrfurilor sau altor valon matenale
primite, dupã efectuarea receptiei de cãtre comisia de receptie si dupã consemnarea rezultatelor;
- la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitãtilor aprovizionate in evidenta
acestuia;
4. Se arhiveazã, dupã caz:
- la furnizor:
- la compartimentul desfacere;
- la compartimentul financiar-contabil;
- la cumpãrãtor:
- la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului de insotire a mãrfii este urmãtorul:
• seria si numãrul intern de identificare a formularului;
• data emiterii formularului;
• datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
• datele de identificare ale cumpãrãtorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscala);
• denumirea si cantitatea bunurilor livrate;
• pretul si valoarea, dupã caz;
• date privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numãr), numãrul
mijlocului de transport, ora livrãrii, semnãtura delegatului;
• semnãtura expeditorului data primirii in gestiune si semnãtura gestionarului primitor.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
15
3. Notã de receptie / si constatare de diferente (cod 14-3-la)
1. a) Serveste ca:
— document pentru receptia bunurilor aprovizionate; -documentjustificativ pentru incãrcare in
gestiune; -documentjustificativ de inregistrare in contabilitate.
b) Se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a mãrfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pãstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintã diferente la receptie;
- mãrfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
c) in alte cazuri decat cele mentionate la lit. b), receptia si incãrcarea in gestiune, dupã caz, si
inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul
(factura, avizul de insotire a mãrfii etc.).
2. Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amãnuntul, dupã
caz, pe mãsura efectuãrii receptiei, in situatia in care la receptie se constata diferente, Nota de
receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de cãtre comisia de receptie
legal constituita. In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un
formular pentru fiecare transa, care se anexeazã apoi la factura sau la avizul de insotire a mãrfii.
Datele de pe verso formularului se completeazã numai atunci cand se constata diferente la
receptie.
3. Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate (toate
exemplarele);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea
diferentelor constatate (toate exemplarele), precum si pentru inregistrarea in contabilitatea
sintetica si analitica, atasata la documentele de livrare (factura sau avizul de insotire a mãrfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
16
4. Se arhiveazã la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmãtorul:
-denumirea unitãtii;
- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului:
- numãrul facturii/avizului de insotire al mãrfii etc., dupã caz;
- numãrul curent; denumirea bunurilor receptionate; U/M; cantitatea conform documentelor
insotitoare; cantitatea receptionatã, pretul unitar de achizitie si valoarea, dupã caz;
- numele, prenumele si semnãtura membrilor comisiei de receptie, in conditiile in care se face
receptia mãrfii primite direct de la furnizor sau data primirii in gestiune si semnãtura
gestionarului in situatia in care apar diferente;
- pretul de vanzare si valoarea la pret de vanzare, dupã caz, pentru unitãtile cu amãnuntul.
in conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente,
este obligatoriu ca aceste date sa se regãseascã intr-un alt document justificativ care sta la baza
inregistrãrii in contabilitate a valorii bunurilor.
4. Fisa de magazie (cod 14-3-8)
1. Serveste ca:
- document de evidenta la locul de depozitare a intrãrilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu
una sau cu doua unitãti de mãsura, dupã caz;
- document de contabilitate analitica in cadrul metodei operativ-contabi le (pe solduri).
2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeazã de
cãtre:
- compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei (datele din antet) si la verificarea
inregistrãrilor (data si semnãtura de control), in coloana „Data si semnãtura de control"
semneazã si organul de control financiar cu ocazia verificãrii gestiunii;
- gestionar sau persoana desemnata, care completeazã coloanele privitoare la intrãri, iesiri si
stoc. Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de
materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau in ordine alfabetica.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise
distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
17
In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul
financiar-contabil verifica inopinat, cel putin o data pe luna, modul cum se fac inregistrãrile in
fisele de magazie, dupã caz.
inregistrãrile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupã
fiecare operatiune inregistrata si obligatoriu zilnic.
3. Nu circula, fiind document de inregistrare.
4. Se arhiveazã la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului esie urmãtorul:
- denumirea formularului; numãrul paginii;
- denumirea unitãtii; magazia; materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul,
dimensiunea;
- U/M; preiu) unitar, dupã caz;
- data (ziua, luna, anul), numãrul si felul documentului; intrãri; iesiri; stoc;
- data si semnãtura de control.
5. Bon de consum
1. Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor; document justificativ de
scãdere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.
2. Se intocmeste in doua exemplare, pe mãsura lansãrii, respectiv eliberãrii materialelor din
magazie pentru consum, de compartimentul care efectueazã lansarea, pe baza programului de
productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitãtii, care solicita
materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizãrii tehnicii de calcul.
Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele
din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum. In situatia cand
materialul solicitat lipseste din depozit, se procedeazã in felul urmãtor:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
18
- in cazul bonului de consum se completeazã rubrica cu denumirea materialului inlocuitor, dupã
ce, in prealabil, pe verso formularului se obtin semnaturile persoanelor autorizate sa aprobe
folosirea altor materiale decat cele prevãzute in consumurile normate;
- in cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului inlocuit si se
semneazã de aprobare a inlocuirii, in dreptul randului respectiv. Dupã inscrierea denumirii
materialului inlocuitor se intocmeste un bon de consum separat, aplicandu-se un semn distinctiv
sau materialul inlocuitor se inscrie pe un rand liber in cadrul aceluiasi bon de consum.
In bonul de consum, coloanele "Unitatea de mãsura" si "Cantitatea necesara" de pe randul 2 se
completeazã in cazul cand se solicita si se elibereazã din magazie materiale cu doua unitãti de
mãsura. Daca operatiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate in timpul
inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul
respectiv mentiunea "predat in timpul inventarierii".
3. Circula:
- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor inlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitãtilor prevãzute, semnandu-se de predare de
cãtre gestionar si de primire de cãtre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrãrilor in contabilitatea
sintetica si analitica (ambele exemplare).
4. Se arhiveazã la compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmãtorul:
- denumirea unitãtii:
- denumirea formularului;
- produs/lucrare (comanda); norma; bucãti lansate;
- numãrul documentului; data eliberãrii (ziua, luna, anul): numãrul comenzii;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea
necesara; U/M; cantitatea eliberata; pretul unitar; valoarea;
- data si semnãtura gestionarului si a primitorului.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
19
5.2.3 Circuitul documentelor:este detaliat la cap. 8.2.2.
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale: calculatoare, laptopuri, Internet, biroticã, consumabile
5.3.2. Resurse umane: conform organigramei si statului de personal
5.3.3. Resurse financiare: prevederile bugetare ale sumelor necesare
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitãtii
Planificarea achizitiilor are la bazã inscrierea acestora in Planul anual al achizitiilor
publice, nici o achizitie nu poate fi fãcutã daca, in prealabil, nu a fost inscrisã in programul
anual al achizitiilor publice.
5.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitãtii
5.4.2.1. INTRÃRI DE BUNURI
In cazul achizitiilor de la agenti economici, salariatul cu atributii de administrator/gestionar va
efectua urmãtoarele operatii:
- Verificã existenta documentelor justificative de inregistrare : factura si avizul de intrare a
mãrfurilor
- Existenta bunului in programul anual de achizitii al unitãtii;
- Contract de achizitii publice;
- Documentele care sã ateste livrarea ( facturã, Nota Receptie Constatare de Diferente NRCD)
- Existenta creditelor bugetare repartizate pentru aceastã destinatie;
- Intocmirea angajamentului bugetar, legal si a ordonatarii de platã;
- Dacã operatiunea de lichidare privind realitatea faptelor si exactitatea sumei datorate este
certificatã prin "Bun de platã" de cãtre compartimentul de specialitate;
- Aprobarea ordonatorului de credite;
- Existenta vizei de control financiar preventiv;
- incadrarea corectã a sumei ordonantate la platã in subdiviziunea corespunzãtoare a clasificatiei
bugetare pentru care existã angajamentul bugetar;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
20
Bunurile se primesc in unitate pe baza facturii sau a avizului de intrare a mãrfurilor, comisia de
receptie, constituita la nivelul unitãtii, receptioneazã bunurile, acestea sunt preluate de
administrator si introduse in magazia de material de igienizare.
Dupã primirea bunurilor in unitate, se convoacã Comisia de receptie a bunurilor, si se va
completa Nota de receptie .
Daca apar diferente intre cantitatea inscrisa in documentele de primire a bunurilor si cea efectiv
constatata la receptie, administratorul va completa: Notã de receptie / si constatare de diferente
(cod 14-3-1 a).
Dupa primirea si receptionareajninurilor, acestea se depoziteazã in magazia unitãtii, iar
administratorul completeazã fisa de magazie.
IESIRI DE MATERIALE
Fundamentarea consumurilor la materiale se va face pe baza calculelor proprii si a actelor
normative specifice fiecãrui domeniu de activitate. Se va analiza necesitatea, oportunitatea si
eficacitatea acestor consumuri, asigurandu-se conditii normale de functionare a entitãtii.
Unitãtile de invãtãmant preuniversitar de stat calculeazã si propun consumul de materiale de
curãtenie, rechizite,alte materiale, pornind de la caracteristicile specifice ale bazei materiale pe
care o detin, de la numãrul de elevi scolarizati, respectiv gradul de incãrcare a spatiilor de
invãtãmant si de la consumurile specifice de energie, cãldura, materiale de curãtenie, etc. Se va
avea in vedere si potentialul economic, respectiv bugetar al consiliului local.
5.4.3. Valorificarea rezultatelor activitãtii
Actuala procedurã va fi revizuitã in cazul in care apar modificãrile reglementãrilor legale cu
caracter general si intern pe baza cãrora se desfãsoarã activitatea/activitãtile care face/fac
obiectul acestei proceduri . Pe perioada absentei de la serviciu a persoanelor nominalizate ,
prezenta procedurã in forma initialã sau revizuita se aplicã si de cãtre inlocuitorii acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
21
6.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Compartimentul/ operatiunea Administrator Director Adm Financiar Ah
0 1 2 3 4
Elaborare E
Verificare V
Aprobare Ap
Arhivare Ah Ah
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
22
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
23
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
24
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
25
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-PO-94.01 Inventar Materiale
igienizare
Gestionar Director 1 Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
F02-PO-94.01 Registru evidența
material igienizare
Gestionar Director Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
F03-PO-94.01 Proces-verbal
predare-primire
material igienizare
Gestionar Director Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
F04-PO-94.01 Nota intrare
receptive
Gestionar Director Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
F05-PO-94.01 Cerere achiziție
material igienizare
Gestionar Director Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
F06-PO-94.01 Cerere scoatere
material igienizare
din magazie
Gestionar Director Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
26
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 3
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
4
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
5
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
6
5 Scopul procedurii operaţionale 7
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 8
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
9
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
10
9 Descrierea procedurii operaţionale 11
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 21
11 Formular evidență modificări 22
12 Formular analiză procedură 23
13 Lista de difuzare a procedurii 24
14 Anexe, înregistrări, arhivări 25
15 Cuprins 26
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
27
ANEXA 1 - F01-PO-94.01 Inventar Materiale igienizare
INVENTAR MATERIALE IGIENIZARE
Unitatea........
Gestionea ......
Nr. CANTITATI
crt Denumire materiale U/M Preţ
Stocuri Diferente Unitar
Faptice Scriptice Faptice Scriptice - lei -
0 1 3 4 5 6 7 8
Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
28
ANEXA 2 - F02-PO-94.01 Registru evidența material igienizare
REGISTRU DE EVIDENȚĂ MATERIALE IGIENIZARE
Unitatea........
Gestionea ......
Nr.
crt Denumire materiale
U/M
INTRARE IEȘIRE Observatii
Cantitate Furnizor Cantitate Beneficiar -
0 1 3 4 5 6 7 8
Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
29
ANEXA 3 - F03-PO-94.01 Proces-verbal predare-primire material igienizare
Proces verbal de predare-primire
Materiale de igienizare
Încheiat astazi, _________________, intre:
___________________________________________________________________,
gestionar al ________________________________
Si:
___________________________________________________ , gestionar al
__________________________________
Au fost predate urmatoarele material de igienizare :
Denumire material Cantitate
Am primit Am predat
_________________ _______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
30
ANEXA 4 - F04-PO-94.01 Nota intrare receptive
Unitatea: ______________ NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE
C.F. ___________________
Nr. Doc.
Data
Zi / Luna / An
Subsemnatii , membrii ai comisiei de receptie , am procedat la receptionarea valorilor materiale furnizate de
cu vagon / auto nr…...…………… documente insotitoare :fact ,delegat
Constatindu-se urmatoarele: ……………………………………………………………..
Nr.
Crt. Denumirea bunurilor
receptionate U/M
Cantitate
RECEPTIONAT
Adaos
comercial
Pret vanzare
fara TVA
Pret vanzare
cu TVA
Valoare
cu TVA Pret livrare
Valoare
fara TVA Livrata Primita
1 0.00
TOTAL
x x x x 0.00 x x 0.00
Comisia de receptie PRIMIT IN GESTIUNE
Numele si prenumele Semnatura Numele si prenumele Semnatura
Data Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
31
ANEXA 5 - F05-PO-94.01 Cerere achiziție material igienizare
UNITATEA...........................
Nr. ....... /…………………………… Se aprobă,
Director,
Prof.......................
CERERE ACHIZIȚIE MATERIALE IGIENIZARE
Vă rugăm prin prezenta să aprobaţi achiziţionarea următoarelor produse/servicii:
Nr.
crt.
cod C.P.V./
produs similar*)
Produs/caracteristici U.M. Cantitate
Preţ unitar
estimat
(inclusiv
TVA) - Lei
Valoare
totală
estimată
(inclusiv
TVA) - Lei
1
2
3
n
TOTAL
Notă de fundamentare (memoriu justificativ)
Produsele solicitate sunt necesare pentru ..........................................................................
Vă rugăm să achiziţionaţi produsele solicitate până la data de ..........................................
Viză de certificare Intocmit,
...................................
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA MATERIALELOR DE
IGIENIZARE
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.01
32
ANEXA 6 - F06-PO-94.01 Cerere scoatere material igienizare din magazine
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
33
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
UTILIZARE AUTOTURISM / MICROBUZ ȘCOLAR
PO-94.02
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
34
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Administrator 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
35
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
36
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
37
1. Scopul procedurii
1.1. Procedura are ca scop stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţilor
cu privire la respectarea normelor legale referitoare la utilizarea microbuzului școlar.
1.2. Sunt urmaţi paşii specifici cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării
activităţilor, urmărindu-se asigurarea unui circuit corect, eficient şi operativ.
1.3. Asigura continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului sau de
modificare / înlocuire a atribuţiilor fiecărui salariat, prin faptul că, procedurarea activităţii
permite aplicarea acesteia de către orice alt salariat care îl înlocuieşte pe cel în funcţie la data
elaborării prezentei proceduri.
1.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
38
2. Domeniul de aplicare
2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
Procedura se aplică în cadrul unității de către Şofer.
2.2. Delimitarea explicită a activităţii
Procedura se aplica de catre șofer.
2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurată
- Compartimentul administrativ;
- Compartimentul contabilitate-buget;
- Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în bugetul local.
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţi
Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în bugetul local.
Compartimentul contabilitate-buget;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
39
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie secundară:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare
a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.
3.2 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulament Intern;
- Regulament de Organizare şi Funcţionare;
- Actele normative care reglementează organizarea şi funcţionarea instituţiilor publice cu
impact asupra activităţii unităţii;
- Decizie pentru numirea Comisiei de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
- Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al instituţiei.
- Fişe de Post.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
40
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având
în vedere asumarea responsabilităţilor;
PO (Procedură operațională) = procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente dintr-o entitate.
2. Control intern
managerial
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele
acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării
fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de
asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.
2. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi
obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în
care sunt îndeplinite criteriile de audit
4. Acţiune desfăşurarea unei activităţi sau fapta întreprinsă pentru atingerea unui scop
5. Obiectiv Efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le
realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă
să le evite.
7. Proces Un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate,
organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează
resurse, adăugându-le valoare.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. FAZ Foaie de activitate zilnică
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
41
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi
Scopul principal al utilizarii mijloacelor de transport scolar, este transportul dus-
intors al elevilor, lntre localitatea de domiciliu a acestora si unitatea de lnvatamant In care
lsi desfasoara cursurile. Necesitatea adoptarii prezentului regulament rezida din
cuprinsul art. 85 al Legii educatiei nationale nr. 1/ 2011, cu modificarile si cornpletarite
ulterioare.
In toate cazurile cand se transporta elevi, acestia vor fi insotiti in mod obligatoriu de
catre un cadru didactic din scoala, care va raspunde de siguranta elevilor pe perioada
deplasarii.
Alte scopuri de utilizare pentru activitati specific educationale sunt:
- transportul elevilor cu ocazia manifestarilor culturale si competitiilor sportive
prevazute In calendarele de activitati ale Ministerului Educatiei Nationale
- transportul elevilor cu ocazia vizitelor de studiu
- transportul elevilor cu ocazia parteneriatelor scolare bilaterale judetene,
nationale
- transportul elevilor cu ocazia realizarii unor activitati din proiectele educationale
scolare si extrascolare In care scoala este irnplicata
- transportul cadrelor didactice ale unitatii scolare respective, la scoala, la conferinte,
întalniri de lucru, consfatuiri si/ sau alte activitati care au ca beneficiar final elevul/
copilul, fara a perturba sub nicio forma transportul elevilor la scoala si spre domiciliul
acestora
- transportul cadrelor didactice ale unitatii colaboratoare cu scoala de provenienta
amicrobuzului in vederea realizarii unor activitati din cadrul unor proiecte educationale,
scolare sau extrascolare comune, care sa avantajeze dezvoltarea elevilor, fara a perturba
sub nicio forma transportul elevilor la scoala si spre domiciliul acestora.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
42
5.2. Resurse necesare:
5.2.1 Resurse materiale
birou cu mobilier pentru stocarea dosarelor;
linie telefonică;
rechizite specifice.
5.2.2 Resurse umane
Personalul din cadrul Compartimentului Administrativ, cât și din
Compartimentul contabilitate;
Şofer;
Director.
5.2.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
5.3 Modul de lucru
a) Utilizarea microbuzelor şcolare pentru transportul elevilor este permisă doar dacă acestea
îndeplinesc toate condiţiile legale (se află în stare tehnică corespunzătoare, sunt dotate conform
legislaţiei în vigoare, unitatea posedă certificat de transport în cont propriu pentru microbuzul
respectiv, sunt achitate taxele de drum, asigurarea RCA, asigurare pentru persoanele
transportate etc.).
b) Cheltuielile implicate de îndeplinirea condiţiilor prevăzute cad în sarcina Consiliilor Locale
şi trebuiesc prevăzute ca atare în bugetul acestora.
Cadrul didactic însoţitor / coordonatorul de grup va întocmi o fişă de însoţire a
transportului pentru fiecare traseu.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
43
Tuturor persoanelor li se va face un instructaj privind comportamentul în microbuz pe perioada
deplasării. Instructajul este făcut sub semnătură de către cadrul didactic însoţitor/ coordonatorul
de grup.
5.3.1 Utilizarea microbuzului
Pentru mijloacele de transport şcolar, conducerea unităţii de învăţământ impreuna cu primaria
stabileşte graficul microbuzului: orarul de funcţionare, traseul, numărul de elevi transportaţi
într-o cursă şi numărul de curse efectuate zilnic.
Pentru fiecare traseu, cadrul didactic însoţitor va completa cu informaţii corecte/ reale - fişa
de însoţire a transportului, fişă cuprinsă în anexă. Toate documentele completate şi semnate,
se vor depune la responsabilul comisiei de securitate din scoala care le va păstra într-un dosar/
biblioraft special deschis în acest scop. Consiliul de administraţie al şcolii poate să adauge
informaţii suplimentare de completat în acest document, dacă se consideră necesare.
Pentru stabilirea orarului de funcţionare, consiliul de administraţie al va avea în vedere:
-orele de începere ale cursurilor
-timpul necesar parcurgerii traseului starea drumurilor
-condiţiile meteo în funcţie de anotimp
-numărul de curse efectuat de respectivul mijloc de transport
-orice alt factor care poate influenţa orarul de funcţionare.
În cazuri bine justificate, se solicită printr-un memoriu justificativ aprobarea consiliului
de administraţie al ISJ Bacău pentru decalarea orelor de începere a cursurilor. Memoriul va
cuprinde detaliat toate datele menţionate mai sus.
a) Numărul curselor, precum şi traseele cu staţiile de îmbarcare şi debarcare ale elevilor va fi
aprobat de către consiliul de administraţie al unităţii şcolare impreuna cu primaria.
b) Staţiile de îmbarcare-debarcare, precum şi orele de îmbarcare-debarcare vor fi trecute
obligatoriu în foaia de parcurs a conducătorului auto (dus şi întors) şi de către cadrul didactic
însoţitor în fişa de însoţire a transportului.
c) Pentru orice incident petrecut în timpul îmbarcării - debarcării elevilor, în alte locuri decât
cele stabilite, va fi răspunzător direct conducătorul auto sau persoana care decide acest lucru.
d) Elevii vor fi însoţiţi pe întreaga durată a deplasării de către un cadru didactic, conform
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
44
GRAFICULUI DE INSOTIRE, numit prin decizie a directorului. Acesta va asigura
supravegherea elevilor şi va răspunde de securitatea acestora. În decizia emisă, directorul poate
preciza mai multe cadre didactice pe intervale orare/ zile distincte. Stabilirea cadrului didactic
/ cadrelor didactice însoţitoare este de competenţa consiliului de administraţie al şcolii.
Numărul de elevi transportaţi într-o cursă nu poate depăşi numărul locurilor. Numărul de curse
efectuate zilnic, se face cu consultarea şi cu avizele anuale al INSPECTORULUI SCOLAR
GENERAL/ PRIMARULUI.
În cazuri bine justificate şi fără a perturba graficul de transport al elevilor, microbuzele pot fi
folosite (eventual concomitent) şi pentru transportul cadrelor didactice sau altor categorii de
angajaţi ai unităţii de învăţământ, specificându-se exact, nominal persoanele angajate ale
instituţiei şcolare care se deplasează, pe ce rute şi pe grafice orare.
a) Microbuzele şcolare nu pot efectua transport public de persoane la terţe persoane sau unităţi.
b) Se interzice cu desăvârşire transportul simultan al elevilor şi al altor persoane care nu sunt
angajaţi ai unităţii/ unităţilor de învăţământ deservite de microbuzul şcolar.
c) Răspunderea disciplinară pentru încălcarea prevederilor acestui articol aparţine
conducătorului mijlocului de transport şi poate duce în funcţie de repetabilitate şi gravitate
până la desfacerea contractului de muncă.
Fiecare unitate şcolară deţinătoare de microbuz de transport şcolar va întocmi şi păstra un dosar
complet cu toate activităţile efectuate cu microbuzul şcolar, separat faţă de activităţile zilnice,
cu transportul elevilor la unitate şi invers.
Obţinerea avizului inspectorului şcolar general/ primarului pentru o deplasare, se face în urma
prezentării unui dosar care va conţine:
Adresă din partea unităţii şcolare privitoare la efectuarea deplasării care va cuprinde:
- justificarea deplasării
- durata deplasării
- traseul
- Tabel nominal cu elevii (sau profesorii) transportaţi, vizat de către directorul de unitate
şcolară
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
45
- Instructaj privind norme de comportament şi de siguranţă pe perioada efectuării deplasării, a
tuturor participanţilor la deplasare, semnat de fiecare persoană, indiferent de vârstă
- Acordul părinţilor privind participarea elevilor la deplasare şi faptul că au luat la cunoştinţă
conţinutul instructajului privind normele de comportament şi siguranţă ce le-a fost prelucrat
elevilor.
5.3.2. Cheltuieli
a) Cheltuielile cu utilizarea şi întreţinerea microbuzelor de transport şcolar se estimează
luând în considerare:
numărul rutelor zilnice şi rutele aprobate starea tehnică a microbuzului
taxele legale obligatorii
costurile reviziilor periodice obligatorii
costurile controalelor medicale obligatorii ale conducătorilor auto
b) Cheltuielile suportate de către Consiliilor Locale pe componenta microbuz şcolar sunt:
cheltuieli de întreţinere şi asigurări auto
cheltuieli pentru obţinerea autorizaţiilor şi licenţelor de transport persoane
cheltuieli pentru asigurarea de combustibil
cheltuieli pentru alte autorizaţii necesare bunei funcţionări a microbuzului
cheltuieli pentru salarizarea conducătorului auto
cheltuieli privind parcarea şi securitatea microbuzului şcolar pe perioada parcării
c) Toate aceste cheltuieli vor fi incluse în proiectul de buget al primăriei la începutul fiecărui
an financiar (sau cu ocazia eventualelor rectificări de buget).
d) Administraţia publică locală, cu sprijinul operatorilor economici, al colectivităţilor locale, al
societăţilor de binefacere, precum şi cu sprijinul altor persoane fizice sau juridice are obligaţia
de a asigura toate cheltuielile necesare transportului dus-întors al elevilor de pe raza teritorial
administrativă pentru elevii din învăţământul obligatoriu, şcolarizaţi într-o altă localitate decât
aceea de domiciliu. Obligaţia se aplică tuturor administraţiilor publice locale care au fost dotate
cu microbuze de către MEN
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
46
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Responsabil transport:
Verifică respectarea acestei proceduri şi a variantei/variantelor revizuite în cadrul
structurii pe care o conduce/coordonează.
Șofer:
Pune în aplicare prevederile prezentei proceduri.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
47
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
48
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
49
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
50
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr. de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-PO-94.02 Inventar
combustibil
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F02-PO-94.02 Registru evidență
combustibil
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F03-PO-94.02 Registru evidență
componențe auto
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F04-PO-94.02 Proces-verbal
predare-primire
combustibil
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F05-PO-94.02 Proces-verbal
predare-primire
componente auto
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F06-PO-94.02 Notă intrare recepție
(NIR)
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F07-PO-94.02 Cerere achiziție
combustibil
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F08-PO-94.02 Cerere achiziție
componente auto
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F09-PO-94.02 Cerere scoatere
componente auto
din magazie
Șofer Compartimentul
contabilitate
1 Compartimentul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
51
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 33
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
34
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
35
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
36
5 Scopul procedurii operaţionale 37
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 38
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
39
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
40
9 Descrierea procedurii operaţionale 41
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 46
11 Formular evidență modificări 47
12 Formular analiză procedură 48
13 Lista de difuzare a procedurii 49
14 Anexe, înregistrări, arhivări 50
15 Cuprins 51
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
52
ANEXA 1 - F01-PO-94.02 Inventar combustibil
INVENTAR COMBUSTIBIL
Unitatea........
Gestionea ......
Nr. CANTITATI
crt Denumire
U/M Preţ
Stocuri Diferente Unitar
Faptice Scriptice Faptice Scriptice - lei -
0 1 3 4 5 6 7 8
Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
53
ANEXA 2 - F02-PO-94.02 Registru evidență combustibil
REGISTRU DE EVIDENȚĂ COMBUSTIBIL
Unitatea........
Gestionea ......
Nr.
crt Denumire U/M
INTRARE IEȘIRE Observatii
Cantitate Furnizor Cantitate Beneficiar -
0 1 3 4 5 6 7 8
Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
54
ANEXA 3 - F03-PO-94.02 Registru evidență componențe auto
REGISTRU DE EVIDENȚĂ COMPONENTE AUTO
Unitatea........
Gestionea ......
Nr.
crt Denumire componenta
U/M
INTRARE IEȘIRE Observatii
Cantitate Furnizor Cantitate Beneficiar -
0 1 3 4 5 6 7 8
Numele si prenumele Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
55
ANEXA 4 - F04-PO-94.02 Proces-verbal predare-primire combustibil
Proces verbal de predare-primire
combustibil
Încheiat astazi, _________________, intre:
___________________________________________________________________,
gestionar al ________________________________
Si:
___________________________________________________ , gestionar al
__________________________________
Au fost predate urmatoarele:
Denumire Cantitate
Am primit Am predat
_________________ _______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
56
ANEXA 5 - F05-PO-94.02 Proces-verbal predare-primire componente auto
Proces verbal de predare-primire
Component auto
Încheiat astazi, _________________, intre:
___________________________________________________________________,
gestionar al ________________________________
Si:
___________________________________________________ , gestionar al
__________________________________
Au fost predate urmatoarele component auto :
Denumire componenta auto Cantitate
Am primit Am predat
_________________ _______________
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
57
ANEXA 6 - F06-PO-94.02 Notă intrare recepție (NIR)
Unitatea: ______________ NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE
C.F. ___________________
Nr. Doc.
Data
Zi / Luna / An
Subsemnatii , membrii ai comisiei de receptie , am procedat la receptionarea valorilor materiale furnizate
de
cu vagon / auto nr…...…………… documente insotitoare :fact ,delegat
Constatindu-se urmatoarele: ……………………………………………………………..
Nr.
Crt. Denumirea bunurilor
receptionate U/M
Cantitate
RECEPTIONAT
Adaos
comercial
Pret
vanzare
fara TVA
Pret
vanzare
cu TVA
Valoare
cu TVA Pret livrare
Valoare
fara TVA Livrata Primita
1 0.00
TOTAL
x x x x 0.00 x x 0.00
Comisia de receptie PRIMIT IN GESTIUNE
Numele si prenumele Semnatura Numele si prenumele Semnatura
Data Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
58
ANEXA 7 - F07-PO-94.02 Cerere achiziție combustibil
UNITATEA...........................
Nr. ......... /…………………………… Se aprobă,
Director,
Prof.......................
CERERE ACHIZIȚIE COMBUSTIBIL
Vă rugăm prin prezenta să aprobaţi achiziţionarea de combustibil necesar pentru pentru utilizarea microbuzului școlar:
Nr.
crt.
cod C.P.V./
produs similar*) Produs/caracteristici U.M. Cantitate
Preţ unitar
estimat
(inclusiv
TVA) - Lei
Valoare
totală
estimată
(inclusiv
TVA) - Lei
1
2
TOTAL
Notă de fundamentare (memoriu justificativ)
Produsele solicitate sunt necesare pentru ..........................................................................
Vă rugăm să achiziţionaţi produsele solicitate până la data de ..........................................
Viză de certificare*,
Intocmit,
....................................................
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
59
ANEXA 8 - F08-PO-94.02 Cerere achiziție componente auto
UNITATEA...........................
Nr. ........ /…………………………… Se aprobă,
Director,
Prof.......................
CERERE ACHIZIȚIE COMPONENTE AUTO
Vă rugăm prin prezenta să aprobaţi achiziţionarea următoarelor component auto :
Nr.
crt.
cod C.P.V./
produs similar*)
Produs/caracteristici U.M. Cantitate
Preţ unitar
estimat
(inclusiv
TVA) - Lei
Valoare
totală
estimată
(inclusiv
TVA) - Lei
1
2
3
n
TOTAL
Notă de fundamentare (memoriu justificativ)
Produsele solicitate sunt necesare pentru ..........................................................................
Vă rugăm să achiziţionaţi produsele solicitate până la data de ..........................................
Viză de certificare*,
Intocmit,
....................................................
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE AUTOTURISM/MICROBUZ
ȘCOLAR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.02
60
ANEXA 9 - F09-PO-94.02 Cerere scoatere componente auto din magazine
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
61
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
PO-94.03
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
62
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Administrator 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
63
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
64
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
65
1. Scopul procedurii
1.1. Procedura are ca scop stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţilor
cu privire la respectarea normelor legale referitoare la completarea, depunerea, verificarea şi
calcularea foilor de parcurs.
1.2. Sunt urmaţi paşii specifici cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării
activităţilor, urmărindu-se asigurarea unui circuit corect, eficient şi operativ.
1.3. Asigura continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului sau de
modificare / înlocuire a atribuţiilor fiecărui salariat, prin faptul că, procedurarea activităţii
permite aplicarea acesteia de către orice alt salariat care îl înlocuieşte pe cel în funcţie la data
elaborării prezentei proceduri.
1.4. Sprijină auditul şi / sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi / sau control.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
66
2. Domeniul de aplicare
2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională;
Procedura se aplică în cadrul unității de către Şofer.
2.2. Delimitarea explicită a activităţii
Procedura se aplica de catre șofer.
2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde si/sau care depind de activitatea
procedurată
- Compartimentul administrativ;
- Compartimentul contabilitate-buget;
- Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în bugetul local.
2.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţi
Toate compartimentele ale căror cheltuieli privind funcţionarea au fost
prevăzute în bugetul local.
Compartimentul contabilitate-buget;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
67
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie secundară:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare
a unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.
3.2 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulament Intern;
- Regulament de Organizare şi Funcţionare;
- Actele normative care reglementează organizarea şi funcţionarea instituţiilor publice cu
impact asupra activităţii unităţii;
- Decizie pentru numirea Comisiei de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a
dezvoltării sistemului de control managerial.
- Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al instituţiei.
- Fişe de Post.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
68
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
PO (Procedură operațională) = procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente dintr-o entitate.
2. Control intern
managerial
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu
obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile.
2. Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de
dovezi obiective şi de evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a determina
măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit
4. Acţiune desfăşurarea unei activităţi sau fapta întreprinsă pentru atingerea unui
scop
5. Obiectiv Efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le
realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea
încearcă să le evite.
7. Proces Un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate,
organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează
resurse, adăugându-le valoare.
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. FAZ Foaie de activitate zilnică
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
69
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi
În vederea justificării consumului de carburant pentru autovehiculele unității, atât din
punct de vedere al consumului de carburant raportat la numărul de Km parcurși, dar și a
faptului că autovehiculele sunt utilizate în scopul desfășurării activității instituției, legislația
fiscală în vigoare prevede completarea Foilor de parcurs pentru autovehicule, dar și a Fișei
de activități zilnice a autovehiculelor.
5.2 Resurse necesare:
5.2.1 Resurse materiale
birou cu mobilier pentru stocarea dosarelor;
linie telefonică;
rechizite specifice.
5.2.2 Resurse umane
Personalul din cadrul Compartimentului Administrativ, cât și din Compartimentul
contabilitate;
Şofer;
Director.
5.2.3 Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
5.2 Modul de lucru
Foile de parcurs se completează și se eliberează de către Șofer după verificarea auto
conform normativului, fiecare foaie fiind ştampilată şi semnată de către Administrator sau
înlocuitorul acestuia.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
70
Foaia de parcurs este completată de șofer: numele şi prenumele conducătorului auto,
numărul de înmatriculare al autoturismului, data, eventualele alimentări de carburant (se
înscrie cantitatea alimentată), distanţele parcurse şi traseul (cu confirmare prin semnătura
persoanei cu care conducătorul auto s-a deplasat, ştampila şi semnătura unui reprezentant legal
sau unei persoane împuternicite din partea unităţilor unde au fost depuse documente, au fost
achiziţionate diverse materiale, alimente, materiale sanitare, etc).
Șoferii au obligaţia predării zilnice la Compartimentul Contabilitate – persoanei
responsabile, contabilitatea foii de parcurs din ziua precedentă, cu toate vizele şi aprobările
legale, însoţită acolo unde este cazul de fişa de solicitare.
Foaia de parcurs este verificată de Compartimentul Contabilitate.
Compartimentul Contabilitate verifică și calculează Km efectivi, respectiv Km echivalenți
și îi înscrie în Foaia de parcurs sub semnatură. Se înregistrează datele din Foaia de parcurs în
FAZ (fișa activității zilnice) rezultând astfel consumul de carburanți și lubrifianți pentru
fiecare tip de autovehicul.
Fișa de activități zilnice realizează o legătura între numărul de Km parcurși, detaliați în
foile de parcurs, și consumul de combustibil. Consumul de combustibil este urmărit în mod
dual și anume consumul efectiv, determinat pe baza existentului, a alimentărilor și a
restului rămas în rezervor, și consumul normat.
Foaia de parcurs se îndosariază lunar în ordine cronologică și pe nr. auto și se predă la
arhiva unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
71
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Responsabil transport:
Verifică respectarea acestei proceduri şi a variantei/variantelor revizuite în cadrul
structurii pe care o conduce/coordonează.
Șofer:
Pune în aplicare prevederile prezentei proceduri.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
72
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
73
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
74
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
75
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
Copertă -------- ----------- 1 Comisie
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F01-PO-94.03 Foi de parcurs
Șofer Compartiment
ul
contabilitate
1 Compartiment
ul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
F02-PO-94.03 Foaia de
activitate zilnică
(F.A.Z.)
Șofer Compartiment
ul
contabilitate
1 Compartiment
ul
Contabilitate
Arhivă
Conform
Nomenclat
or
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
76
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 61
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
62
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
63
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
64
5 Scopul procedurii operaţionale 65
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 66
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
67
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
68
9 Descrierea procedurii operaţionale 69
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 71
11 Formular evidență modificări 72
12 Formular analiză procedură 73
13 Lista de difuzare a procedurii 74
14 Anexe, înregistrări, arhivări 75
15 Cuprins 76
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
77
ANEXA 1 - F01-PO-94.03 Foi de parcurs
FOAIE PARCURS
Aprobat ________________
Instituția …………………… DATA :_____________________
CUI: …………………
Str. ………………….
FOAIE DE PARCURS
NR. AUTO :_________________ Conducător auto :______________________
ORA PLECARE ORA SOSIRE INTINERAR KM
PARCURȘI LITRI SUMA
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
78
ANEXA 2 - F02-PO-94.03 Foaia de activitate zilnică (F.A.Z.)
Unitatea ………………………………… Luna …………. Anul
……………………..
Fişa activităţii zilnice pentru autovehicule
AUTO MARCA ŞI TIPUL NR. CIRCULAŢIE TONAJUL
Ziu
a ş
i ora
ple
cării
Ziu
a ş
i ora
sosi
rii
Num
ăru
l fo
ii de p
arc
urs
Num
ele şi
pren
umel
e
şofer
ului
Tim
p în e
xplo
ata
re (
ore
)
Parcurs
Parcursul efectiv
al anvelopelor in
condiţiile aplicării
coeficientului de
corecţie
Prestaţii* Carburanţi (litrii) Întreţinere
Efectiv Echival.
Tone Tone
km
Alimentări
Rest
ituiri
Rest
în r
eze
rvor
Consu
m e
fect
iv
Consu
m n
orm
at
Difere
nţe
+
-
Alim
enta
re u
lei (litri)
Km echiv.
de la
ultimul
proces
tehnologic
Nr.
foii
de
com
andă
Tota
l
Din
care
cu înca
rc.
Tota
l
Din
care
cu r
em
orc
ă
Lic
hid
BCF
RT IO
CI C2 C3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 U 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
UTILIZARE FOI PARCURS ȘI FOI DE
ACTIVITĂȚI ZILNICE (FAZ)
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.03
79
Report luna precedentă
* Nu se completează de unităţile centrale de transporturi auto
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
80
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
GESTIONAREA PATRIMONIULUI UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
PO-94.04
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
81
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Administrator 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
82
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
83
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
84
1. Scopul procedurii
Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de gestionare a
patrimoniului unității și organizarea, efectuarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv,
pentru asigurarea unui echilibru între sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru
menţinerea unor riscuri acceptabile ale acţiunii de inventariere.
Scopuri generale
Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate în
gestionarea patrimoniului unității;
Asigură existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar
pe director, în luarea deciziei.
Scopuri specifice
Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea realizării inventarierii bunurilor
deţinute în patrimoniu la nivelul unității;
Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor
aferente acestei activităţi.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
85
2. Domeniul de aplicare
Procedura va fi aplicată activităţii de gestionare a patrimoniului unității și
inventarierea atât a activelor, cât şi a pasivelor existente la nivel de unitate;
Prezenta procedură stabileşte modul în care se efectuează inventarierea de către Comisia
de inventariere numită prin decizie scrisă a Directorului;
Beneficiar al prezentei proceduri este unitatea.
Principalele activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- Elaborarea referatului de aprobare a Deciziei privind organizarea inventarierii;
- Aprobarea Deciziei privind organizarea inventarierii;
- Numirea Comisiei de inventariere;
- Desfăşurarea efectivă a activităţii de inventariere;
- Întocmirea listelor de inventariere;
- Întocmirea procesului verbal de inventariere;
- Aprobarea/respingerea de către ordonatorul de credite a procesului verbal de
inventariere.
Compartimente implicate în activitatea procedurată:
- compartimente furnizoare de date: toate compartimentele/compartimentele unității;
- compartimente beneficiare a activităţii procedurate: toate compartimentele/compartimentele
unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
86
3. Documente de referință
3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)
LEGE nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**);
LEGE nr. 213 din 17 noiembrie 1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările și
completările ulterioare;
LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi
necorporale(**republicată**) (*actualizată*);
O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor
publice O.G. nr. 3/2005 - pentru modificarea O.G. nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea
activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.
3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)
Ordin nr. 2861 din 09/10/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii;
OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor
de învăţământ preuniversitar, cu modificările și completările ulterioare;
Ordin nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile;
OMFP nr. 1917/2005 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea
contabilităţii instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţii publice şi a instrucţiunilor de
aplicare a acestuia;
H.G. nr. 1.031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea în contabilitate
a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale;
Ordin nr. 3471 din 25/11/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea şi
amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice;
H.G. nr. 2230/1969 - privind gestionarea bunurilor materiale.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
87
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
Compartiment = departament/ serviciu / birou, etc.;
Conducătorul compartimentului = contabil şef/director adjunct/
director;
PS (Procedură de Sistem) = procedură care descrie o activitate sau
un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor
compartimente;
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate
sau un proces care se desfăşoară la nivelul unui singur
compartiment;
2. Sistem de control
managerial
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri,
procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului
managerial;
3. Inventarierea Ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor
elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după
caz, la data la care aceasta se efectuează;
4. Fonduri publice Sume alocate din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr.
500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare;
5. Surse de finanţare Sursele financiare, fie de natură publică sau private, în baza cărora
se întocmește bugetul de venituri;
6. Activele fixe Sunt active deţinute de către instituţiile publice în scopul utilizării
lor pe termen lung. Activele fixe includ activele fixe corporale,
activele fixe necorporale și activele financiare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
88
4.2 Abrevieri:
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. PS Procedură de sistem
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
89
5. Descrierea procedurii
5.1. Generalităţi:
Prin patrimoniu se înţelege totalitatea drepturilor şi obligaţiilor, cu valoare economică, care
aparţin unității şi asupra cărora instituţia are drept de administrare şi gestionare.
Patrimoniul constituie suportul material al unității, care îi permite să funcţioneze în vederea
realizării misiunii sale.
Drepturile subiective ale unității asupra bunurilor din domeniul public al statului pot fi drepturi
de administrare, de folosinţă, de concesiune ori de închiriere, în condiţiile legii.
Prin drept de proprietate se înţelege acea relaţie socială de apropriere ce permite unității să
posede, să folosească şi să dispună de orice activ imobilizat, activ circulant sau mijloc bănesc,
în putere proprie şi interes propriu, cu respectarea legislaţiei existente.
Obiectul dreptului de proprietate al unității îl constituie totalitatea activelor imobilizate,
activelor circulante şi mijloacelor băneşti.
Unitatea poate dobândi dreptul de proprietate prin următoarele modalităţi:
a) prin acte normative;
b) prin hotărâri judecătoreşti;
c) prin contracte de vânzare – cumpărare;
d) prin donaţii simple sau cu sarcini, sponsorizări, legate testamentare;
e) prin orice alte modalităţi prevăzute de lege.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
90
Dreptul de proprietate şi celelalte drepturi reale asupra imobilelor, terenuri şi clădiri se înscriu
în cartea funciară.
5.1.1. GESTIONAREA ŞI ADMINISTRAREA PATRIMONIULUI
Constituirea gestiunilor şi angajarea şi/sau numirea gestionarilor
Prin gestionarea activelor imobilizate, a activelor circulante şi mijloacelor băneşti ale unitatii
se înţelege totalitatea operaţiunilor de primire, păstrare, eliberare în consum şi utilizare a acestor
active.
Gestiunea constituie totalitatea valorilor materiale, băneşti şi hârtii de valoare încredinţate uneia
sau mai multor persoane, în vederea primirii, păstrării şi eliberării acestora prin operaţii legale
care să asigure integritatea lor. În această accepţiune, gestionarului îi revine obligaţia să
efectueze o sumă de activităţi, în scopul păstrării şi asigurării integrităţii bunurilor şi/sau
valorilor primite.
Prin valori materiale, de regulă se înţeleg: obiecte de inventar, mijloace fixe, materii prime,
materiale, combustibil şi alte valori de natura acestora.
Criteriile aflate la baza înfiinţării unei gestiuni sunt :
• volumul operaţiunilor de intrări şi ieşiri de bunuri;
• locul ales pentru depozitare potrivit necesităţilor instituţiei;
• destinaţia bunurilor;
• volumul, complexitatea şi specificul operaţiilor de încasări şi plăţi.
Decizia de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie să prevadă obligatoriu:
• denumirea gestiunii;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
91
• data înfiinţării gestiunii;
• obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor;
• nominalizarea persoanei sau persoanelor (în cazul gestionării în comun a bunurilor) ce
va/vor avea atribuţii de gestionar.
Potrivit cu art. 1 din Legea 22/1969 modificată şi completată prin Legea 54/1994, este
considerată gestionar persoana încadrată la o instituţie publică, care are ca atribuţii principale
de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri aflate în administrarea, folosinţa sau
deţinerea, chiar temporară, indiferent de modul de dobândire şi de locul unde se află bunurile.
În conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmează a fi încadrate în funcţii
cu gestiune trebuie să îndeplinească condiţii legate de vârstă, studii, stagiu şi moralitate.
În cazul gestiunilor băneşti, mijloacele materiale se referă în aceste condiţii în principal la:
• repartizarea unei încăperi separate pentru casier şi pentru personalul ajutor în condiţiile
de securitate;
• dotarea încăperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care să asigure securitatea
numerarului şi a altor valori;
• dotarea caseriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă;
• asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la şi de la bănci sau alte instituţii
de credit.
În situaţia gestiunilor de bunuri, conducătorii unităţilor au obligaţia să asigure:
• aparatura necesară pentru măsurarea, cântărirea şi controlul calităţii bunurilor;
• spaţii corespunzătoare pentru păstrarea în bune condiţii a bunurilor şi asigurarea
integrităţii lor împotriva eventualelor degradări, sustrageri etc;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
92
• înzestrarea spaţiilor de depozitare cu rafturi cu utilizare eficientă;
• pe măsura posibilităţilor, este indicată folosirea paletizării şi mecanizarea operaţiilor
de manipulare a bunurilor;
• luarea tuturor măsurilor de prevenire şi stingere a incendiilor.
Activităţile de gestionare se derulează conform procedurilor specifice aprobate de Consiliul de
Administraţie al unității.
5.1.2. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de
natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi
valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea
întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare
şi a performanţei unității pentru respectivul exerciţiu financiar.
Procedura are destinaţia de a recomanda tuturor celor implicati, respectiv Administratorului,
persoanei cu atribuţii în domeniul financiar-contabilitate, secretarului şef şi Directorului
modalităţile de lucru concrete şi succesiunea raţională a operaţiunilor pe care aceştia le au de
executat, în vederea asigurării tuturor celor interesaţi asupra conformităţii aplicării
reglementărilor legale în ceea ce priveşte inventarierea elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii ale unității, analiza cauzelor care au determinat eventualele
disfuncţii, precum şi pentru stabilirea măsurilor corective sau preventive ce se impun.
Rezultate scontate: Întocmirea procesului verbal de inventariere şi supunerea acestuia spre
aprobare ordonatorului de credite, în vederea înregistrării valorii bunurilor în contabilitate şi
eventual scăderii din contabilitate a bunurilor constatate lipsă.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
93
5.2. Documente utilizate
5.2.1 Referatul privind emiterea Deciziei referitoare la organizarea inventarierii –
este documentul intern prin care contabilul şef propune spre aprobare Directorului,
componenţa şi responsabilităţile membrilor Comisiei de inventariere.
5.2.2 Decizia referitoare la organizarea inventarierii care se aprobă de către
Directorul unității – reprezintă documentul intern care stabileşte componenţa Comisiei
de inventariere şi responsabilităţile/obiectele supuse inventarierii pentru fiecare
membru în parte.
5.2.3 Listele de inventariere (Cod 14-3-12) şi (Cod 14-3-12/b)
Lista de inventariere serveşte ca:
- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității;
- document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări, stocuri materiale)
şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.);
- document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate
a plusurilor şi minusurilor constatate;
- document pentru întocmirea registrului-inventar;
- document pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare;
- document centralizator al operaţiunilor de inventariere.
Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de
dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale,
eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unității şi separat pentru cele aparţinând
altor unități, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare
etc. şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
94
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere folosind sisteme informatice de
prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele principale din formularul-
model.
În cazul bunurilor primite în custodie şi/sau consignaţie, pentru prelucrare etc., se
întocmeşte în două exemplare, iar copia se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile
respective.
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se
semnează de către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie
semnate atât de persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de gestionarul
(gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea.
În listele de inventariere a bunurilor aflate în ambalaje originale intacte, a lichidelor a
căror cantitate efectivă nu se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau a materialelor de
masă, în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli
importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul
privind inventarierea, precum şi datele tehnice care au stat la baza calculelor.
Listele de inventariere întocmite pentru bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să
conţină, pe lângă elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea
etc.), numărul şi data actului de predare-primire.
Pentru stocurile fără mişcare, de calitate necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere
asigurată, se întocmesc liste de inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în
care se arată cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii, dacă este cazul,
cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum şi persoanele vinovate, după caz.
Constatările făcute se soluţionează de către conducerea unității de învățământ în
conformitate cu dispoziţiile legale.
Circulă:
- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a deprecierilor
constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor
inventarierii;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
95
- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă a listei de inventariere că
toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile respective se află în păstrarea şi
răspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea
listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum şi pentru verificarea calculelor
efectuate;
- la conducătorul compartimentului financiar-contabil, împreună cu procesele-verbale
cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum
şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către
comisia de inventariere;
- la conducătorul unității, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a
decide asupra soluţionării propunerilor făcute;
- la unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc., în
scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
a) denumirea formularului;
b) data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
c) denumirea instituției;
d) gestiunea; locul de depozitare;
e) numărul curent;
f) denumirea bunurilor inventariate;
g) codul sau numărul de inventar;
h) unitatea de măsură;
i) cantităţi: stocuri scriptice;
j) preţ unitar;
k) cantităţi: stocuri faptice;
l) cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
96
m) valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe în minus;
n) valoarea de inventar;
o) deprecierea: valoarea, motivul;
p) comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;
q) gestionar: numele şi prenumele, semnătura;
r) contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.
Modalitatea de completare a informaţiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se
realizează potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii elementelor de activ
şi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel:
Varianta I
Compartimentul financiar-contabil transmite listele de inventariere pe care le completează cu
informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.
Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau
cubare, după caz, date pe care le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le semnează
împreună cu gestionarul.
Aceste date sunt transmise la compartimentul financiar-contabil în vederea determinării
diferenţelor cantitative şi/sau valorice cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor
efectuate, compartimentul financiar-contabil completează listele de inventariere cu informaţiile
de la lit. l)-o).
Compartimentul financiar-contabil întocmeşte o nouă listă de inventariere numai cu acele
active la care s-au constatat diferenţe cantitative, pe care o semnează şi o transmite comisiei de
inventariere. Această listă se semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar,
după care este retransmisă la compartimentul financiar-contabil.
Varianta II
Compartimentul financiar-contabil transmite listele de inventariere pe care le completează cu
informaţiile de la lit. d)-j) din datele informatizate ale entităţii şi pe care le semnează.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
97
Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau
cubare, după caz; determină diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează formularul cu
informaţiile de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii.
Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere şi de
către gestionar.
Varianta III
Comisia de inventariere stabileşte stocurile faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau
cubare, după caz.
Comisia de inventariere completează informaţiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele
privind bunurile inventariate, imediat după determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în
care ele au fost grupate, ţinându-se seama de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care
figurează în evidenţa de la locurile de depozitare şi în contabilitate.
Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la
înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al
bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din
contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie
trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.
Listele de inventariere astfel completate se semnează de către comisia de inventariere,
gestionar şi contabilitate.
5.2.4 Listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice - Cod 14-3-12/a)
Serveşte ca:
- document pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate în evidenţa
cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul;
- document pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
98
- document justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de depozitare şi în
contabilitate;
- document pentru întocmirea registrului-inventar;
- document pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri.
Se întocmeşte în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de materiale,
mărfuri şi ambalaje şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar
şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de
inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător,
un exemplar pentru gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice
de prelucrare a datelor, cu condiţia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii.
Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, degradate, precum şi pentru cele fără
mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate.
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se
semnează de către toţi gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în
cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de către persoana (sau persoanele)
care predă (predau) gestiunea, cât şi de către gestionarul (gestionarii) care primeşte (primesc)
gestiunea.
Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu
se poate stabili prin transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror inventariere prin
cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor
respective, în listele de inventariere se menţionează modul în care s-a făcut inventarierea şi
datele tehnice care stau la baza calculelor.
În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de
inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.
Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după
determinarea cantităţilor inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ţinându-se seama
de dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare
şi în contabilitate.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
99
Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite
la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al
bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunţită a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi înregistrărilor din
contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu această ocazie
trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.
Circulă:
- la gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a
listei, menţionând pe ultima filă a listei că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa sa (lor),
că bunurile respective se află în păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care
nu au fost supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile, calităţile şi unităţile de
măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu are (au) obiecţiuni de făcut;
- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor
de inventariere, întocmirea recapitulaţiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a
plusurilor valorice, stabilirea perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul procesului-
verbal al rezultatelor inventarierii;
- la compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea între raportul de
gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau măsuri
pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate a
ajustărilor pentru depreciere;
- la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic, împreună cu
procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor
vinovate şi cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute
de către comisia de inventariere;
- la conducătorul unității, împreună cu procesele-verbale sus-menţionate, pentru a decide
asupra soluţionării propunerilor făcute.
Se arhivează:
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
100
- la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2).
Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
- denumirea formularului;
- data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- denumirea instituției;
- gestiunea;
- locul de depozitare;
- numărul curent;
- denumirea bunurilor inventariate;
- unitatea de măsură; cantitatea;
- preţul unitar de înregistrare în contabilitate;
- valoarea contabilă;
- valoarea de inventar;
- deprecierea: valoarea, motivul, după caz;
- comisia de inventariere: numele şi prenumele, semnătura;
- gestionar şi gestionar primitor (în cazul predării - primirii gestiunii): numele şi prenumele,
semnătura;
- contabilitate: numele şi prenumele, semnătura.
5.2.5 Declaraţie de inventar
Înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea
bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
- gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
- în afara bunurilor entităţii respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite
cu sau fără documente;
- are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă;
- are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit
documentele aferente;
- a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
101
- deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea
sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu
au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului
document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor şi
de către comisia de inventariere. Semnarea declaraţiei de către gestionar se face în faţa comisiei
de inventariere.
5.2.6 Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele
elemente:
- data întocmirii;
- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate;
- data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
- rezultatele inventarierii, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele
plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri
de măsuri în legătură cu acestea;
- volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile,
fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în
circuitul economic;
- propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din
evidenţă a imobilizărilor necorporale;
- propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi
declasare sau casare a unor stocuri;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
102
- constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii
bunurilor din gestiune;
- alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
5.2.7 Registrul - inventar (cod 14-1-2)
Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii
elementelor de activ şi de pasiv.
Se întocmeşte de către persoanele responsabile din cadrul compartimentului financiar-contabil
(conform art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991), într-un singur exemplar, după ce a fost
numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa instituției.
Se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării
activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere
şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea
acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv
grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe
parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi
ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar,
datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor
rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie
reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.
Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor
soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de
necesităţi.
În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ
şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.
În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la
nivel de balanţă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în
condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
103
În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică,
de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.
În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de
pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.
În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.
În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de
membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de
inventariere).
În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi
valoarea de inventar.
În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări,
calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care
au stat la baza întocmirii lui.
5.3. Resurse necesare:
5.3.1 Resurse materiale
încăpere, cu birou si scaune;
fişet pentru acte cu regim special;
un calculator cu imprimantă;
reţea internet;
hârtie xerox;
un telefon pentru legături operative cu alte compartimente;
caiete, dosare, pixuri, foi veline de scris, agrafe, perforator,
capsator.
5.3.2 Resurse umane
Personal Contabilitate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
104
Director;
Comisia de Inventariere;
5.3.4 Resurse financiare
materialele necesare desfăşurării activităţii, precum şi formularele tip se vor
aproviziona de către administrator din creditele bugetare cu această destinaţie.
5.4 Modul de lucru
5.4.1 Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității
În temeiul prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, unitatea are obligaţia să
efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii
deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul
funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe
prevăzute de lege;
b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite
cert decât prin inventariere;
c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se
face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar.
5.4.2 Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
105
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează de
către comisia de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de catre administratorul,
ordonatorul de credite sau persoana care are obligaţia gestionării entităţii. În decizia de numire
se menţionează în mod obligatoriu componenţa comisiei (numele preşedintelui şi membrilor
comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă
inventarierii, data de începere şi de terminare a operaţiunilor.
Pentru desfăşurarea în bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, în comisia de inventariere
vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure
efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi
capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii,
contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari. Membrii
comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie
scrisă, emisă de către cei care i-au numit.
În vederea bunei desfăşurări a operaţiunilor de inventariere, administratorul, ordonatorul de
credite sau persoana care au obligaţia gestionării entităţii trebuie să ia măsuri pentru crearea
condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora şi
întocmirea etichetelor de raft;
- ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea
confruntării datelor din aceste evidenţe;
- participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv
pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
- asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) şi la
evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialişti din entitate sau
din afara acesteia, la solicitarea preşedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au
obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
106
- dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare,
cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre,
sonde etc.), precum şi cu birotica necesară;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor
inventariate; - asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine,
depozite, gestiuni etc.
Principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sunt
următoarele:
a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de
gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din care să rezulte dacă:
- gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
- în afara bunurilor entităţii respective are în gestiune şi alte bunuri aparţinând terţilor, primite
cu sau fără documente;
- are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoştinţă;
- are bunuri nerecepţionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit
documentele aferente;
- a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;
- deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea
sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa gestiunii sau care nu
au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menţiona în declaraţia scrisă felul, numărul şi data ultimului
document de intrare/ieşire a bunurilor în/din gestiune.
Declaraţia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor
şi de către comisia de inventariere. Semnarea declaraţiei de către gestionar se face în faţa
comisiei de inventariere;
b) să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
107
c) să asigure închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de
câte ori se întrerup operaţiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.
Atunci când bunurile supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt
depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care
efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepţia
locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se
termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar,
acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către
comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate
în locuri special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.), încuiate şi sigilate. Preşedintele
comisiei de inventariere răspunde de operaţiunea de sigilare:
d) să bareze şi să semneze, la ultima operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care
s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de bunuri,
existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie
şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaţia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea;
e) să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând
depunerea numerarului la casieria entităţii (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul);
f) să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost
verificate şi dacă sunt în bună stare de funcţionare;
g) în cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data şi ora fixate pentru începerea
operaţiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea şi comunică aceasta
comisiei de inventariere sau administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei care are
obligaţia gestionării entităţii, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste
persoane au obligaţia să îl încunoştinţeze imediat, în scris, pe gestionar despre reprogramarea
inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea
operaţiunilor de inventariere.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
108
Dacă gestionarul nu se prezintă nici de această dată la locul, data şi ora fixate, inventarierea se
efectuează de către comisia de inventariere în prezenţa reprezentantului său legal sau a altei
persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.
Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze
operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile
corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.
Dacă operaţiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creată o
zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau din care se pot
expedia bunurile la clienţi, operaţiunile respective efectuându-se numai în prezenţa comisiei de
inventariere, care va menţiona pe documentele respective "primit în timpul inventarierii" sau
"eliberat în timpul inventarierii", după caz, în scopul evitării inventarierii duble sau a
omisiunilor.
Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil.
Bunurile existente în entitate şi aparţinând altor entităţi (închiriate, în leasing, în concesiune, în
administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignaţie, spre prelucrare
etc.) se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru
aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-
primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile. Listele de inventariere
cuprinzând bunurile aparţinând terţilor se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române ori
străine, după caz, căreia îi aparţin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare
de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele
nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea listelor de inventariere. În caz de
nepotriviri, entitatea deţinătoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să
comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparţin bunurile respective, în
termen de 5 zile lucrătoare de la primirea sesizării.
Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare ori greu vandabile,
comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanţele şi obligaţiile incerte ori în
litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situaţii analitice separate, după caz.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menţioneze dacă toate bunurile şi
valorile băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
109
prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare
a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecţiile, iar
concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către preşedintele şi membrii comisiei de
inventariere, de către gestionar, precum şi de către specialişti solicitaţi de către preşedintele
comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.
În cazul gestiunilor colective (cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de
către toţi gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către
gestionarul predător, cât şi de către cel primitor.
Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare
automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spaţii libere şi fără
ştersături, conform procedurilor interne aprobate.
Listele de inventariere utilizate sunt cele prezentate ca model în anexa nr. 3 la Ordinul
ministrului economiei şi finanţelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.
Inventarierile parţiale, precum şi inventarierile efectuate în cursul anului, atunci când unitate
efectuează mai multe inventarieri, se efectuează cu respectarea prezentelor norme, mai puţin
completarea "Registrului-inventar" (cod 14-1-2), care se efectuează cu ocazia inventarierii
anuale.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor
înscrise în fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile
descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea
rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu
evidenţa tehnico- operativă pentru fiecare poziţie.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conţină, în principal, următoarele
elemente:
- data întocmirii;
- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere;
- numărul şi data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
- gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
110
- data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere;
- rezultatele inventarierii, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele
plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi persoanele vinovate, precum şi propuneri
de măsuri în legătură cu acestea;
- volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, cu mişcare lentă, greu vandabile,
fără desfacere asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în
circuitul economic;
- propuneri de scoatere din funcţiune a imobilizărilor corporale, respectiv din
evidenţă a imobilizărilor necorporale;
- propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar şi
declasare sau casare a unor stocuri;
- constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii
bunurilor din gestiune;
- alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
-
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 7
zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului,
ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entităţii. Acesta, cu avizul
conducătorului compartimentului financiar-contabil, decide asupra soluţionării propunerilor
făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult
7 zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator,
ordonatorul de credite sau persoana responsabilă cu gestiunea unității.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înscriu
rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii,
grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ.
Elementele de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii înscrise în registrul-inventar au
la bază listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere şi situaţiile analitice, după caz,
care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţ.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
111
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de
inventariere se actualizează cu intrările sau ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii
şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-
inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât
la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor,
datoriilor şi capitalurilor proprii.
Completarea registrului-inventar se efectuează în momentul în care se stabilesc soldurile tuturor
conturilor bilanţiere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, şi ajustările pentru depreciere
sau pierdere de valoare, după caz.
Registrul-inventar poate fi adaptat în funcţie de specificul şi necesităţile unității, cu condiţia
respectării conţinutului minim de informaţii prevăzut pentru acesta.
5.4.3. Principii și reglementări
Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:
a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare a
elementelor de activ şi pasiv inventariate trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp
a informaţiilor contabile.
b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a bunurilor nu fac
parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului instituţiei.
c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi numite
numai persoanele care au pregătirea tehnica şi economică care să le permită identificarea şi
evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.
Reglementări specifice instituţiilor publice:
a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea
contabilă (valoarea de înregistrare).
b) Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se înregistrează în contabilitate
la valoarea contabilă
c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
112
d) Bunurile constatate în plus se evaluează şi se înregistreză în contabilitate la costul de
achiziţie al acestora, sau a preţului pieţii.
5.4.4 Activitatea compartimentului contabil
● Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea soldului
scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.
● Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi pasiv
care nu reprezintă bunuri.
● Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor de
inventar cu bunurilor aparţinând acestora.
● Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de bunuri
în termen de cel mult 3 zile de la data aprobării procesului verbal.
● Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate
după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al
bilanţului.
Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi
de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul - inventar au la baza listele de
inventariere, situaţiile nominale sau alte documente care justifică conţinutul acestora.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi
se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar,
astfel încât la sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de
activ şi pasiv.
5.4.5 Valorificarea rezultatelor activităţii
Evaluarea procesului de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor şi
capitalurilor proprii deţinute şi înregistrate în patrimoniul unității din punct de vedere al
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
113
performaţiei si conformităţii acestuia cu prevederile legale, necesităţile şi obiectivele
instituției, reprezintă o etapă necesară şi oportună pentru a face retrospectiva planificării
iniţiale, managementului şi calităţii procedurilor derulate, tehnicilor şi intrumentelor
utilizate.
Scopul acestei evaluări este de a identifica, pe de o parte, acele
elemente/evenimente/decizii care au avut o contribuţie pozitivă la îndeplinirea tuturor
activităţilor avute în vedere de unitate pe perioada unui an bugetar şi pe de alta parte, pe
cele care au cauzat disfuncţionalităţi ale activităţii în sine.
Procedura va evidenţia experienta acumulată de personalul implicat în
procesul de previzionare bugetară şi va orienta echipele viitoare către cele mai bune
practici în domeniu.
5.4.6 Precizări privind activitatea de inventariere
Inventarierea ACTIVELOR FIXE NECORPORALE constă în:
a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate, existenţa şi apartenenţa la unitatea deţinătoare;
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere, prin stabilirea următoarelor
stări:
încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
Inventarierea ACTIVELOR FIXE CORPORALE constă în :
a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul
de proprietate, schiţelor de amplasament şi a dosarelor tehnice;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
114
b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere prin stabilirea următoarelor stări
:
deteriorării fizice a activului;
încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;
bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;
există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau
punere în funcţiune;
performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;
modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.
Inventarierea IMOBILIZĂRILOR CORPORALE ŞI NECORPORALE ÎN CURS
DE EXECUŢIE constă în:
a) verificarea conformităţii documentaţei existente;
b) evaluarea, stadiului fizic al fiecărui obiect în parte,la data inventarierii, pe baza
documentaţiei şi a lucrărilor efectiv constatate la fata locului.
c) stabilirea cauzelor care au condus la existenţa unor investiţii sistate sau
abandonate.
Inventarierea ACTIVELOR FINANCIARE constă în:
identificarea nominală a titlurilor de creanţă şi înregistrarea acestora în situaţii analitice care să
cuprindă:
a) pentru acţiunile deţinute la societăţi comerciale, în calitate de acţionar:
denumirea şi durata societăţii comerciale;
numărul, categoria şi valoarea nominală a acţiunilor;
nr. şi data actului constitutiv sau aditional.
b) pentru titluri de participare la organisme financiare internaţionale:
denumirea organismului internaţional;
numărul, tipul sau categoria titlului ;
seria şi data titlului;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
115
valoarea nominală.
c) pentru depozite şi garanţii depuse la furnizorii de utilităţi:
denumirea instituţiei sau a societăţii debitoare;
tipul, durata acordării, tipul de depozit, felul garanţiei, valoarea;
nr.şi data contractului sau a actului prin care s-a constituit dreptul de creanţă.
Inventarierea STOCURILOR constă în :
a) determinarea stocurilor faptice prin numărare, cântărire, transvazare şi măsurare
sau cubare, după caz;
b) în situaţia lichidelor şi a altor produse de masă a căror cantitate nu poate fi stabilită
prin metode clasice se vor respecta modalităţile specifice de inventariere a unor bunuri aprobate
de ordonatorul de credite.
c) materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă, inventariate pe fiecare
persoană, se centralizează şi se compară cu datele din evidenţa tehnico-operativă,precum şi cu
datele din evidenţa contabilă.
d) pentru bunurile aflate la terţi, comisia de inventariere verifică:
existenţa şi conformitatea documentelor de predare - primire şi de livrare ;
întocmeşte listele de inventariere,
iar persoana care gestionează contul :
întocmeşte şi transmite terţilor cererile de confirmare,şi
ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Inventarierea CREANŢELOR ŞI OBLIGAŢIILOR FATĂ DE TERŢI, (provenite
din operaţiuni comerciale, administrarea impozitelor şi taxelor şi avansuri, cuprinse în
grupele de conturi 23, 40, 41 şi 46) constă în :
a) identificarea nominală a debitorilor şi creditorilor, şi calculul ponderii creanţei sau
a obligaţiei în totalul soldului contului sintetic;
b) stabilirea metodei de confirmare, care poate fi:
prin extras de cont;
prin efectuarea de punctaje reciproce.
c) verificarea creanţei şi a obligaţiei deţinute prin:
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
116
existenţa documentelor care constituie titlu de creanţă:
- facturi , contracte , bilet la ordin, cambie, trată, etc;"
- titluri executorii sau alte acte legale din care rezultă drepturi patrimoniale;
încadrarea în termenul de plată sau de încasare.
d) întocmirea situaţiilor nominale, cu debitorii şi creditorii verificaţi, pentru
justificarea soldului fiecărui cont sintetic cu precizarea modalităţii de confirmare (executată de
către persoana autorizată din compartimentul de contabilitate).
Situaţiile nominale se identifică prin denumirea institutiei şi a compartimentului care ţine
contul, denumirea şi simbolul contului sintetic inventariat şi poartă semnaturile comisiei de
recepţie şi responsabilului de cont. Situaţiile nominale conţin urmatoarele informaţii minime:
denumirea clientului, agenţiei sau autorităţii de implementare, debitorului sau a
creditorului;
denumirea actului legal, numărul şi data;
valoarea creanţei sau a obligaţiei.
Inventarierea DISPONIBILITĂTILOR BĂNEŞTI aflate în conturi la bănci şi la
unităţile Trezoreriei Statului, constă în:
a) verificarea conformităţii extraselor de cont, şi
b) confruntarea soldurilor din extrasele de cont , din ziua de 31 decembrie sau din
ultima zi lucrătoare a anului, cu soldurile din contabilitate;
c) întocmirea situaţiilor analitice pe fiecare sold de cont sintetic.
Inventarierea DISPONIBILITĂŢILOR în lei şi valută din casieria unității constă în:
a) efectuarea controlului de casă în conformitate cu prevederile legale, în ultima zi
lucrătoare a exerciţiului financiar;
b) confruntarea soldurilor din registrul de casă, din ultima zi lucrătoare a exerciţiului,
cu monetarul şi cu cele din contabilitate, după înregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi
plăţi aferente exerciţiului financiar.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
117
Inventarierea CECURILOR ŞI EFECTELOR COMERCIALE primite de la clienţi
(ct. 511 ) constă în:
a) verificarea condiţiilor de formă şi fond prevăzute de legislaţia în vigoare;
b) verificarea termenelor de încasare;
c) confruntarea soldului contului sintetic cu totalul categoriilor de efecte inventariate.
Inventarierea ALTOR VALORI (ct.532) constă in :
a) verificarea autenticităţii fiecărui element , gruparea pe categorii de valori şi
calcularea valorii lor totale utilizându-se valoarea nominală a imprimatului;
b) confruntarea soldurilor conturilor sintetice de gr.II cu totalul valoric al categoriei
din fiecare listă de inventariere.
Inventarierea ACREDITIVELOR constă în:
a) verificarea documentelor justificative din care rezultă obligaţia deschiderii
acreditivelor;
b) verificarea documentelor care justifică acordarea şi termenelor de decontare a
avansurilor pe fiecare titular de avansuri;
c) confruntarea extraselor de cont cu soldurile conturilor din conturile sintetice şi
totalul listelor de inventariere;
d) înscrierea în listele de inventariere, a furnizorilor beneficiari de
acreditive/titularilor de avansuri , nr.şi data documentelor justificative, suma şi termenul de
plată sau de decontare.
Inventarierea CONTURILOR ÎN AFARA BILANŢULUI constă în:
a) garanţii:
verificarea conformităţii şi legalităţii fiecărui tip de garanţie;
transmiterea cererilor pentru confirmarea valabilităţii scrisorilor de garanţie
bancară de către băncile emitente.
întocmirea listelor de inventariere pe debitori, pe tipuri de garanţii şi sume.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
118
b) bunuri şi valori:
identificarea bunurilor în baza specificaţiilor din actelor de predare-primire şi a
documentelor de livrare şi
evaluarea utilităţii bunurilor respective;
consemnarea în listele de inventariere a denumirii terţului, numărul şi data
documentului de predare-primire şi ale documentului de livrare, denumirea bunurilor şi
valoarea, iar persoana care gestionează contul:
transmite terţilor listele de inventariere pentru confirmare, şi
ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.
Pentru inventarierea altor elemente de activ şi de pasiv ce nu reprezintă bunuri este suficientă
prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor
sintetice respective în care acestea sunt cuprinse.
Situaţiile analitice se întocmesc şi se semnează de persoanele care administrează conturile
sintetice şi sunt supuse verificării şi certificării comisiei de inventariere.
5.4.7. Diminuarea patrimoniului prin scoaterea din funcţiune/declasare sau transfer a
bunurilor
Scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, casarea şi declasarea unor bunuri materiale, altele
decât mijloace fixe, se face prin sistarea utilizării datorită îndeplinirii duratelor normale de
funcţionare stabilite potrivit legii şi prezentării unui grad avansat de uzură fizică sau morală, a
degradării şi faptului că nu mai pot primi o altă destinaţie sau utilizare şi nici nu mai pot fi
recuperate, recondiţionate, adaptate sau modificate.
Casarea cuprinde totalitatea operaţiunilor efectuate în vederea scoaterii din funcţiune, urmată
de valorificarea părţilor componente rezultate din dezmembrare, prin vânzare, distrugerea şi
dezmembrarea mijloacelor fixe/bunurilor materiale, astfel încât acestea să îşi piardă forma şi să
nu mai poată fi utilizate pentru destinaţia iniţială.
Potrivit prevederilor legale, pot fi transmise, fără plată, la o altă instituţie publică, orice fel de
bunuri aflate în stare de funcţionare, altele decât clădiri, indiferent de durata de folosinţă, dacă
acestea nu mai sunt necesare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
119
Activităţile de scoatere din funcţiune/declasare sau transfer al bunurilor de natura mijloacelor
fixe, obiectelor de inventar şi mijloacelor circulante se vor derula conform legislaţiei în vigoare
şi procedurilor specifice aprobate de Consiliul de Administraţie.
5.4.8. Majorarea, evaluarea şi reevaluarea patrimoniului
1. Majorarea patrimoniului
Imobilizările corporale de orice natură, destinate să servească activitatea curentă a unității,
intrate cu titlu gratuit, prin aporturi, investiţii proprii, sponsorizări, donaţii, ajutoare, finanţări
etc. majorează patrimoniul.
Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor
proprii se realizează conform prevederilor legale în vigoare şi cu respectarea principiului
permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute,
asigurînd comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.
La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică pricipiul prudenţei, potrivit căruia
se ţine seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare. În
cazul în care valoarea de inventar este mai mare decît valoarea cu care acesta este evidenţiat în
contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea din contabilitate.
În conformitate cu prevederile legale în vigoare, pentru evaluarea elementelor patrimoniale se
stabilesc următoarele reguli:
a) La data intrarii în patrimoniu, bunurile se evaluează şi înregistrează la valoare de intrare
(valoarea contabilă):
• bunuri obţinute cu titlu oneros – la valoarea de achiziţite (cost de achiziţie);
• bunuri obţinute în unităţile patrimoniale la costul de producţie;
• bunurile primite ca donaţii şi sponsorizări – la valoarea prevăzută în contractul
de donaţie/sponsorizare sau la valoarea justă stabilită de o comisie de evaluare.
b) Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală sau de
utilitate a fiecărui element, denumită şi valoare de inventar. Se stabileşte în funcţie de utilitatea
bunului în unitate şi de preţul pieţei. Valoarea de utilitate a creanţelor şi datoriilor se stabileşte
în funcţie de valoarea lor prealabilă de încasat, respectiv de plată.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
120
c) La încheierea exerciţiului financiar, elementele patrimoniale se evaluează şi se reflectă în
bilanţul contabil la valoarea de intrare în patrimoniu, respectiv valoarea contabilă pusă de acord
cu rezultatul inventarierii.
d) La data ieşirii din patrimoniu sau la darea în consum, bunurile se evaluează şi se scad din
gestiune la valoarea lor de intrare.
Reevaluarea activelor fixe corporale se efectuează cu scopul determinării valorii juste a
acestora, ţinându-se seama de inflaţie, utilitatea bunului, starea acestuia şi de preţul pieţei, când
valoarea contabilă diferă semnificativ de valoarea justă. Pentru bunurile care au valoare de
piaţă, valoarea justă este identică cu valoarea de piaţă.
Activele fixe corporale sunt reevaluate, de regulă, în fiecare an, astfel:
• cele inventariate în perioada 01 ianuarie – 30 noiembrie, la data de 30 noiembrie;
• cele inventariate în perioada 01 decembrie – 31 decembrie, la data de 31 decembrie.
Activele fixe corporale de natura construcţiilor şi terenurilor sunt evaluate o dată la 3 ani, în
trimestrul IV.
Reevaluarea se efectează obligatoriu după efectuarea inventarierii. Se reevaluează:
• activele fixe corporale aflate în patrimoniu;
• activele fixe corporale date în concesiune, cu chirie, folosinţă gratuită, custodie;
• capacităţile puse în funcţiune parţial, de natura activelor fixe corporale pentru care încă
nu s- au întocmit formele de înregistrare ca active fixe corporale;
• activele fixe corporale la care s-au efectuat lucrări de investiţii (modernizări, reabilitări,
reparaţii capitale, consolidări etc.), care au majorat valoarea de înregistrare în contabilitate a
acestora;
• activele fixe corporale achiziţionate în cadrul contractelor de leasing financiar;
• investiţiile efectuate în activele fixe închiriate de la alte persoane fizice sau juridice.
Nu se reevaluează:
• activele fixe corporale intrate în patrimoniu în cursul anului în care se efectuează
reevaluarea;
• activele fixe corporale care la data reevaluării au durata normală de funcţionare expirată;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
121
• activele fixe corporale aflate în conservare, precum şi rezervele de mobilizare care sunt
evidenţiate în contabilitate ca active fixe corporale;
• activele fixe corporale pentru care au fost întocmite documentele, dar nu s-au
obţinut aprobările legale de scoatere din funcţiune, şi care nu au fost demontate, demolate
sau dezmembrate;
• activele fixe corporale în curs de execuţie.
5.4.9. Întreţinerea, reparaţiile curente, reparaţiile capitale şi reabilitările
Pentru asigurarea calităţii construcţiilor pe durata lor de viaţă se aplică următoarele principii:
• asigurarea unui sistem eficient de management al lucrărilor de întreţinere, reparaţii
curente, reparaţii capitale şi al reabilitărilor;
• organizarea activităţii de urmărire în exploatare a construcţiilor;
• organizarea eficientă a activităţii de întreţinere şi reparaţii;
La fundamentarea deciziilor de intervenţie asupra construcţiilor vor fi utilizate datele din cartea
tehnică a construcţiei, în care sunt înregistrate toate datele furnizate de urmărirea curentă şi
specială a construcţiilor. Decizia de intervenţii asupra construcţiilor se elaborează pe baza
analizei tehnico-economice a datelor şi a estimării costurilor, avându-se în vedere:
• inventarul tuturor obiectelor de construcţii aflate în proprietate sau în administrare, cu
datele exacte de identificare;
• cărţile tehnice ale construcţiilor cu datele la zi, rezultate din urmărirea comportării
în exploatare, precum şi intervenţiile efectuate asupra construcţiilor;
Urmărirea comportării în exploatare a construcţiilor este componentă a sistemului calităţii în
construcţii. Se face pe toată durata de existenţă a acestora şi cuprinde ansamblul de
activităţi privind examinarea directă sau investigaţia cu mijloace de observare şi măsurare
specifice în scopul menţinerii cerinţelor esenţiale ale construcţiei.
. Lucrările de întreţinere şi reparaţii curente de mică amploare sunt efectuate în regie proprie,
conform normativelor tehnice în vigoare.
Lucrările de reparaţii capitale, reabilitări şi reparaţii curente în antrepriză se execută conform
Programului Anual de Achiziţii, prin proceduri legale de achiziţii publice.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
122
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
6.1 Ordonatorul de credite
- Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere;
- Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor şi pagubelor
constatate.
6.2 Responsabilii activităţilor financiar contabile
- Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii;
- Răspund de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere, în conturi
analitice distincte , iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor;
- Răspund de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar;
- Răspund de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite pentru
exerciţiul financiar respective.
6.3 Şefii compartimentelor:
-Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la inventariere a
personalului subordonat;
- Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.
6.4 Gestionarii
- Aranjarea bunurilor pe sortotipodimensiuni;
- Codificarea tuturor bunurilor şi etichetarea de raft;
- Inscripţionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;
- Confruntarea datelor din evidenţa contabilă cu cele din evidenţa tehnico-operativă a
gestiunii.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
123
6.5 Comisia de inventariere:
- Luarea declaraţiei scrise de la gestionar (conform modelului prezentat);
- Identificarea tuturor locurilor (încăperilor) în care pot fi depozitate bunuri de natura celor
supuse inventarierii şi aplicarea sigiliilor în situaţia în care există mai multe căi de acces într-
un spaţiu de depozitare;
- Bararea şi semnarea în dreptul ultimei operaţiuni înscrise în fişele de magazie;
- Să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură au fost verificate, etalonate şi
sunt în stare de funcţionare;
- Să organizeze zone tampon, în care vor avea loc toate operaţiile de intrări şi iesiri, din timpul
inventarierii, şi care vor fi certificate în documentele justificative întocmite, de către membrii
comisiei de inventariere cu menţiunile “primit / eliberat în timpul inventarierii”;
- Afişarea pe uşa de intrare în gestiune a perioadei de efectuare a inventarierii;
- Prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite din compartimentul financiar
contabil, pentru certificarea conţinutului (calcularea diferenţelor valorice, exactitatea
soldului scriptic, exactitatea calculelor efectuate).
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
124
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
125
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
126
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
127
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea anexei/
formularului
Elaborator
Aprobă
Nr.
de
ex.
Difuzare
Arhivare
Alte
elemente
loc
perioadă
F01-PO-94.04 Registru eviență
patrimoniu
Administrator Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F02-PO-94.04 Inventar patrimoniu Comisia de
inventariere
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F03-PO-94.04 Proces verbal inventar
patrimoniu
Comisia de
inventariere
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F04-PO-94.04 Etichetă inventar
obiecte patrimoniu
Comisia de
inventariere
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F05-PO-94.04 Proces-verbal scoatere
inventar patrimoniu
Comisia de
inventariere
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
F06-PO-94.04 Proces-verbal casare Comisie
casare
Director Arhivă Cf.
nomenclator
arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
128
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 80
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
81
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
82
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
83
5 Scopul procedurii operaţionale 84
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 85
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
86
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
87
9 Descrierea procedurii operaţionale 89
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 122
11 Formular evidență modificări 124
12 Formular analiză procedură 125
13 Lista de difuzare a procedurii 126
14 Anexe, înregistrări, arhivări 127
15 Cuprins 128
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
129
ANEXA 1 - F01-PO-94.04 Registru eviență patrimoniu
........................................... Nr. Pagina ..............
(Unitatea)
REGISTRUL-EVIDENTA PATRIMONIU
la data de ........................
Nr.
Crt
Recapitulatia
elementelor
inventariate
Valoarea
contabila
Valoarea de
inventar
Diferente din evaluare (de
inregistrat)
Valoarea Cauze diferente
0 1 2 3 4 5
Intocmit, Verificat,
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
130
ANEXA 2 - F02-PO-94.04 Inventar patrimoniu
Unitatea .......... INVENTAR PATRIMONIU Gestiunea Pagina
Cladirea: Data ………………… Loc de depozitare
Nr. Codul sau
CANTITATI VALOAREA CONTABILA Deprecierea
crt Denumirea bunurilor inventariate
numarul U/M Preţ Valoarea de
de inventar
Stocuri Diferente Unitar Valoarea Diferente inventar Valoarea Motivul
inventar Faptice Scriptice Faptice Scriptice - lei - - lei - Plus Minus (cod)
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Numele si prenumele
Comisia de inventariere Gestionar (Resp. mijloace fixe)
Contabilitate
Semnatura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
131
ANEXA 3 - F03-PO-94.04 Proces verbal inventar patrimoniu
PROCES VERBAL INVENTAR PATRIMONIU
LA DATA DE ……………………
Noi, membri ai comisiei de inventariere, am procedat la inventarierea patrimoniului grădiniței
________________ la data de ……………., conform Deciziei nr. …….. /……………… emisă
de Director.
În urma inventarierii am procedat la întocmirea listelor de inventariere anexate.
În urma inventarierii s-au constatat următoarele:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
În urma celor constatate, facem următoarele propuneri:
…………………………………………………………………………………………
Comisia de inventariere
1. …………………………….…..
2. ……………………………......
3. ………………………………….
4. ……………………………........
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
132
ANEXA 4 - F04-PO-94.04 Etichetă inventar obiecte patrimoniu
INVENTAR NR.
INVENTAR NR.
9982
INVENTAR NR.
457823
INVENTAR NR.
242537
INVENTAR NR.
157892.1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
133
ANEXA 5 - F05-PO-94.04 Proces-verbal scoatere inventar patrimoniu
APROBAT
DIRECTOR,
Proces-verbal de scoatere din funcţiune/ de declasare a mijloacelor fixe/obiectelor de inventar
din patrimoniu
Număr
document
Data Predător
Ziua Luna Anul
I. CONSTATĂRILE ŞI CONCLUZIILE COMISIEI
II. MIJLOACELE FIXE SCOASE DIN FUNCŢIUNE SAU BUNURILE DECLASATE
Nr. crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţ
unitar
Valoarea Amortizarea
până la
scoaterea din
funcţiune
III. ANSAMBLE, SUBANSAMBLE, PIESE, COMPONENTE ŞI MATERIALE REZULTATE
Număr
document
Data Predător
Ziua Luna Anul
Nr.crt Denumirea Cod U/M Cantitatea Preţ unitar Valoarea
COMISIA Delegaţi la dezmembrare
sau declasare
Primit în
gestiune
Nume şi prenume
Semnătura Nume şi prenume
Semnătura Nume şi prenume
Semnătura Nume şi prenume
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA PATRIMONIULUI
UNITĂȚII DE ÎNVĂȚĂMÂNT
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.04
134
ANEXA 6 - F06-PO-94.04 Proces-verbal casare
Unitatea ………………… Aprobat,
PROCES VERBAL DE CASARE A MIJLOACELOR FIXE
nr. ___ din _________________
Comisia de analiza intrunita la data de _____________ a hotarat casarea urmatoarelor mijloace fixe care prezinta uzura avansata:
Nr. Crt
Nr. Inventar
Denumirea Nr. Buc
Valoare inventar
Amortizare cumulata
Ramas neamortizat
Valoare reevaluare
1 Total:
Comisia:
Nr. Crt
Nume si prenume Functia Semnatura
1 Presedinte
2 Secretar
3 Membru
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
135
Nr. înreg. ______/_____________
PROCEDURA OPERATIONALA
GESTIONAREA DEȘEURILOR
PO-94.05
Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
136
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si prenumele Functia
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
1 Elaborat Bărbuț Bernardin Administrator 02.11.2018
2 Verificat Sava Rodica Comisia SCIM
02.11.2018
3 Aprobat Prof. Antip Crina Ramona Director
02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
137
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Nr.
Crt
Editia/ revizia in
cadrul editiei
Componenta revizuita
Modalitatea reviziei
Data de la care se aplica
prevederile editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
1 Editia 1
- 02.11.2018
2 Revizia 1
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
138
Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Ex.
nr.
Compartiment
Functia Nume si prenume
Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1 Informare/
Aplicare
1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
2 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona
02.11.2018
3 Verificare 1 Comisia
SCIM
Presedinte Sava Rodica
02.11.2018
4 Arhivare 1 Administrativ Adminis-
trator
Bărbuț Bernardin 02.11.2018
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
139
1. Scopul procedurii
- Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;
- Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;
- Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;
- Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe
director, în luarea deciziei;
- Procedura stabileşte modul de gestionare a deşeurilor în cadrul unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
140
2. Domeniul de aplicare
2.1 Sortarea, colectarea, depozitarea şi eliminarea deşeurilor se desfăşoară în condiţiile legii
nr. 132/2010 privind colectarea selectivă a deşeurilor în instituţiile publice.
2.2 Organizarea şi operaţionalizarea colectării selective în instituţiile publice se realizează
direct, de către reprezentanţii unității sau prin delegarea acestei responsabilităţi către terţi,
respectiv societăţi comerciale şi/sau organizaţii neguvernamentale nonprofit, în condiţiile
Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
2.3 Compartimente furnizoare de date: personal responsabil gestionare deşeuri;
Compartimente beneficiare de date: toate compartimentele unității.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
141
3. Documente de referinţă
3.1 Legislaţie primară:
- Legea 132/2010 privind colectarea selectivă a deșeurilor în Instituţiile publice, cu
modificările și completările ulterioare
3.2 Legislaţie secundară:
- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al
entităților publice;
- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a
unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare
- Hotărârea Guvernului nr. 856/2002 privind evidenţa gestiunii deşeurilor şi pentru
aprobarea listei cuprinzând deşeurile, inclusiv deşeurile periculoase, cu modificările şi
completările ulterioare.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
142
4. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizaţi
4.1 Definiţii:
Nr.
Crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având
în vedere asumarea responsabilităţilor;
PO (Procedură operațională) = procedură care descrie un proces sau o
activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate.
2. Control intern
managerial
Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv
auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia
şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în
mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile
organizatorice, metodele şi procedurile.
1. Ediţie a unei
proceduri
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale/de
sistem, aprobată şi difuzată
2. Revizia în cadrul
unei ediţii
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz,
a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii
operaţionale/de sistem, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
4. Deşeuri Orice substanţă sau orice obiecte din categoriile stabilite în legislaţia română
în vigoare referitoare la substanţe sau la regimul deşeurilor, pe care
deţinătorul le aruncă sau are intenţia ori obligaţia să le arunce.
5. Deşeuri
valorificabile
(refolosibile)
substanţe, materiale sau produse provenite din activităţi industriale, agricole,
din construcții, transporturi, prestări de servicii şi alte domenii de activitate,
precum şi din consumul populaţiei, ca atare sau ca materii prime secundare
în circuitul productiv, fără risc pentru mediul înconjurător şi/sau sănătatea
populaţiei
6. Deşeuri
nevalorificabile
Deşeuri pentru care nu se prevede, la un moment dat, valorificarea şi care sunt
evacuate şi eliminate în final în locuri/instalaţii special destinate.
7. Deşeuri menajere Deşeuri provenite din activităţi casnice sau asimilabile cu acestea şi care pot
fi preluate cu sistemele de precolectare curente din localităţi
8. Deşeuri periculoase Deşeuri toxice, inflamabile, explozive, infecţioase, corosive, radioactive sau
altele care, introduse sau menţinute în mediu, pot dăuna acestuia, plantelor,
animalelor sau omului
9. Gestionare Colectarea, transportul, valorificarea şi eliminarea deşeurilor inclusiv
supravegherea zonelor de depozitare dupa închiderea acestora
10. Ambalaj Orice produs, indiferent de materialul din care este confecţionat ori de natura
acestuia, destinat să cuprindă bunuri în scopul reţinerii, protejării,
manipulării, distribuţiei şi prezentării acestora, de la materii prime la produse
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
143
procesate, de la producător până la utilizator sau consumator. Produsul
nereturnabil destinat aceloraşi scopuri este, de asemenea, considerat ambalaj
11. Deşeuri de ambalaje Orice ambalaje sau materiale de ambalare care nu mai satisfac cerinţele şi
scopul pentru care au fost proiectate şi fabricate şi care rămân după ce a fost
utilizat produsul ambalat.
12. Colectare Strângerea, sortarea şi/sau regruparea (depozitarea temporară) deşeurilor, în
vederea transportului lor
13. Valorificare Orice operaţiune (dezmembrare, sortare, tăiere, mărunţire, presare, balotare,
topire- turnare, pretratare, amestec etc.) efectuată asupra unui deşeu prin
procedee industriale, în vederea transformării sale într-o materie primă
secundară sau sursă de energie şi, deci, a reutilizării sale
4.2 Abrevieri:
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedura operaţională
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. S Semnează
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
144
5. Descrierea procedurii
5.1 Generalităţi
Procedura vizează următoarele categorii de deşeuri:
a) deşeuri de hârtie şi carton;
b) deşeuri de metal şi plastic;
c) deşeuri de sticlă.
Operaţionalizarea colectării selective în instituţiile publice se realizează prin:
a) organizarea colectării selective a deşeurilor în interiorul instituţiei publice;
b) încheierea unui contract de predare a deşeurilor colectate selectiv cu un operator economic
autorizat, care să preia deşeurile colectate selectiv în vederea reciclării/valorificării
corespunzătoare a acestora.
Unitatea are obligaţia de a stabili responsabilitatea implementării colectării selective a
deşeurilor în cadrul instituţiei în sarcina unui angajat din compartimentul administrativ sau de
a delega această responsabilitate către terţi.
Stabilirea persoanei responsabile se realizează prin act al directorului. În acest scop,
atribuţiile persoanei astfel desemnate, prevăzute în fişa postului, se modifică în mod
corespunzător, prin includerea responsabilităţilor privind colectarea selectivă la nivelul unității.
În cazul în care unitatea deleagă responsabilitatea implementării colectării selective
către terţi, sarcina numirii persoanei responsabile revine terţei părţi, în termen de 30 de zile de
la data intrării în vigoare a contractului.
Unitatea are obligaţia să elaboreze un plan de măsuri privind colectarea selectivă a
propriilor deşeuri, pe cele 3 categorii de deşeuri.
În cazul în care unitatea deleagă responsabilitatea colectării selective către terţi,
obligativitatea elaborării planului de măsuri privind colectarea selectivă revine terţei părţi, în
termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a contractului.
Planul de măsuri privind colectarea selectivă va conţine, în mod obligatoriu, următoarele
informaţii:
a) numele şi datele de contact ale responsabilului cu organizarea colectării selective la nivelul
unității;
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
145
b) descrierea organizării colectării selective (scop, tipuri de containere, planşe cu precizarea
amplasării locaţiilor);
c) obligaţiile angajaţilor şi măsurile aplicabile în cazul nerespectării îndatoririlor;
d) modalitatea de stocare temporară a deşeurilor colectate;
e) programul de instruire a angajaţilor privind colectarea selectivă a deşeurilor;
f) programul de raportare a rezultatelor;
g) programul de informare a vizitatorilor unității;
h) detaliile contractului de predare a deşeurilor colectate selectiv.
Instituţiile publice sunt obligate să asigure finanţarea pentru colectarea selectivă a
deşeurilor generate în cadrul acestora, pe cele 3 categorii conform art. 8 din Legea 132/2010.
5.2.Lista şi provenienţa documentelor
Anexa nr.1 – Model Registru de evidenţă a deşeurilor colectate selectiv
5.3. Resurse necesare:
5.3.1. Resurse materiale
'“Europubele” “ Containere “
Saci pentru deşeuri
linie telefonică;
rechizite specifice.
5.3.2. Resurse umane
Personal responsabil deşeuri;
Directorul.
5.3.3. Resurse financiare
Conform bugetului unității pentru anul în curs.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
146
5.4 Modul de lucru
Sistemul de colectare selectivă a deşeurilor trebuie să respecte următoarele
condiţii:
a) containerele şi recipientele folosite pentru colectarea selectivă se inscripţionează cu
denumirea materialului/materialelor pentru care sunt destinate;
b) în fiecare birou/incintă al/a unității vor fi amplasate 3 recipiente de colectare selectivă a
deşeurilor. Acestea vor avea următoarele culori, în funcţie de tipul de deşeuri colectate: albastru
pentru deşeuri de hârtie şi carton, galben pentru deşeuri de metal şi plastic şi alb/verde pentru
sticla albă/colorată;
c) pe fiecare etaj/nivel al instituţiei vor fi amplasate recipiente de colectare selectivă;
d) recipientele vor fi amplasate într-un loc uşor accesibil, marcat şi indicat corespunzător;
e) Unitatea are obligaţia să înfiinţeze la intrarea în instituţie un punct de colectare selectivă a
deşeurilor destinat vizitatorilor şi să asigure informarea acestora în acest scop, prin
exemplificarea tipurilor de deşeuri corespunzătoare fiecărui container;
f) recipientele din interiorul clădirii aparţinând unității vor fi golite în funcţie de intensitatea
activităţii/ritmul de umplere de către personalul însărcinat cu efectuarea curăţeniei;
g) marcarea containerelor în culorile prevăzute la lit. b) se poate face prin vopsire, prin
aplicare de folie adezivă sau prin alt procedeu similar, pe minimum 20% din suprafaţa totală
vizibilă;
h) inscripţionarea şi aplicarea marcajului colorat trebuie să fie durabile şi vizibile, astfel încât
să se asigure identificarea destinaţiei containerelor şi a recipientelor de colectare selectivă.
Unitatea are obligaţia să pună la dispoziţia operatorului economic
autorizat să preia deşeurile colectate selectiv spaţii de depozitare speciale în
incinta instituţiei. În spaţiile de depozitare vor fi instalate containere de
colectare selectivă a deşeurilor de mare capacitate. Numărul şi capacitatea
containerelor se calculează în funcţie de cantitatea de deşeuri colectate şi de
numărul lunar de goliri.
Preluarea deşeurilor colectate selectiv se face la intervale de timp de maximum 30 de zile.
Periodicitatea preluării deşeurilor este stabilită în contractul încheiat între unitate şi operatorul
economic autorizat.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
147
Unitatea are obligatia să implementeze un program de informare şi
instruire a propriilor angajaţi cu privire la organizarea colectării selective a
deşeurilor, fie prin forţe proprii, fie prin delegarea responsabilităţii către terţi.
Personalul însărcinat cu efectuarea curăţeniei va fi instruit suplimentar.
În cazul în care instituţia publică deleagă responsabilitatea implementării colectării selective
către terţi, obligativitatea implementării programului revine terţei părţi, în termen de 90 de zile
de la data intrării în vigoare a contractului.
Unitatea are obligatia să încheie un contract de predare a deşeurilor
colectate selectiv cu un operator economic autorizat, care să garanteze
predarea acestora în vederea reciclării şi tratării corespunzătoare, conform
legislaţiei specifice în domeniu, fie prin forţe proprii, fie prin delegarea
responsabilităţii către terţi.
În cazul în care unitatea deleagă responsabilitatea încheierii contractului de predare a deşeurilor
colectate selectiv, obligativitatea încheierii contractului de predare a deşeurilor colectate
selectiv revine terţei părţi, în termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a contractului
dintre unitate şi terţa parte.
Operatorii economici cu care se vor încheia contractele de predare a deşeurilor colectate selectiv
se supun autorizării în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
Unitatea are obligația să ţină evidenţa cantităţilor de deşeuri colectate
selectiv.
Deşeurile colectate selectiv vor fi cântărite la predare, iar cantităţile vor fi
consemnate într-un registru de evidenţă a deşeurilor colectate selectiv, conform modelului
prevăzut în anexa. Datele din registru vor fi raportate lunar către Agenţia Naţională pentru
Protecţia Mediului.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
148
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Responsabil
Activități
Director
Superior
ierarhic direct
resp. deşeuri
Personal responsabil
deșeuri
Nominalizarea personalului ce va colecta şi
sorta deşeurile
A E S
Colectarea corespunzătoare a deşeurilor V E
Contractare operator economic autorizat
pentru predare deşeuri
A
Transmitere registru evidenţă la Agenţia
Nationala pentru Protecţia Mediului
A V E
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
149
7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI
Nr.
crt.
Ediție Data
ediției
Rev. Data
reviziei
Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătotului
compartimentului
1
1 Data
din PO
- - - Actualizare OSGG
Nr. 600 / 2018
privind aprobarea
Codului Controlului
Intern
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
150
8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ
Nr.
crt.
Compartiment Conducător
compartiment
Nume și prenume
Înlocuitor de
drept sau
delegat
Aviz favorabil Aviz
nefavorabil
Semnătura Data
Semnătura Data Observații
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
151
9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data
retragerii
Data intrării
în vigoare a
procedurii
Semnătura
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
152
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Nr.
anexă/
cod formular
Denumirea
anexei/
formularul
ui
Elaborator
Aprobă
Nr.
de ex.
Difuzare
Arhivare
Alte el
loc
perioadă
Copertă ------------ ------------- 1 Comisie
Arhivă
Cf.
Nomenclator
Arhivistic
F01-PO-94.05 Registru de
evidenţă a
deşeurilor
colectate
selectiv
Personal
Responsabil
gestionare
deşeuri
Director 1 Personal
Responsabil
gestionare
deşeuri
Arhivă
Conform
Nomenclator
Arhivistic
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
153
11. Cuprins
Nr. Componentei
în cadrul procedurii
operaţionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina
1 Coperta 135
2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei
sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
136
3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
137
4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
138
5 Scopul procedurii operaţionale 139
6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 140
7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii
operaţionale
141
8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională
142
9 Descrierea procedurii operaţionale 144
10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 148
11 Formular evidență modificări 149
12 Formular analiză procedură 150
13 Lista de difuzare a procedurii 151
14 Anexe, înregistrări, arhivări 152
15 Cuprins 153
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ
Ediţia I
GESTIONAREA DEȘEURILOR
Revizia 0
ȘCOALA GIMNAZIALĂ
”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1
Cod : PO-94.05
154
ANEXA 1 - F01-PO-94.05 Registru de evidenţă a deşeurilor colectate selectiv - Model -
REGISTRUL DE EVIDENŢĂ A DEŞEURILOR COLECTATE SELECTIV ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ A. Date de identificare
│├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
Date de înregistrare:
│├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
Denumirea instituţiei publice ...................................................................................││
Sediul: localitatea ...................................., sectorul ......................, str. .................││
nr. ....... ......................................., cod poştal ................................................,││
judeţul/sectorul .........................................................................................................││
Date de contact: telefon ..................., fax ..........................., e-mail
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
B. Detalii despre instituţie ││
││1. Numărul total de salariaţi la data de 31 decembrie .........
│└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
C. Cantitatea de deşeuri
colectate┌────┬───────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│ Nr. │ Denumirea deşeului │ Codul deşeului1) │ Cantitatea colectată │
│ crt.│ │ │ (kg)
│├────┼───────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│ 1 │
│ │
│├────┼───────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│... │
│ │
│├────┼───────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤│... │
│ │
│└────┴───────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘
1) Se va înscrie codul deşeului potrivit Listei cuprinzând deşeurile, inclusiv deşeurile periculoase, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 856/2002 privind evidenţa gestiunii
deşeurilor şi pentru aprobarea listei cuprinzând deşeurile, inclusiv deşeurile periculoase, cu completările ulterioare.