apresentacao myteamforbusiness - controlo de tempos e despesas - pt
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myTeam
Página de Entrada
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A Solução
A plataforma myTeam associa as melhores práticas de gestão das organizações às soluções tecnológicas mais inovadoras. Posiciona-se como uma plataforma de excelência para a implementação do ciclo de gestão PDCA (Plan – Do – Check – Act).
DOCUMENTOS ESTRATÉGIA
RECURSOS
PROCESSOS
CONTROLO EACTUAÇÃO
PLANEAMENTO
ATRIBUIÇÃO E EXECUÇÃO
ESTRUCTURA
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O Ciclo de Gestão
myTeam é uma plataforma de colaboração corporativa
que suporta o Sistema de Gestão através de uma comunicação estruturada e unificada.
O Sistema de Gestão da Organização
O Ciclo de Gestão no Sistema de Informação
myTeam
DOCUMENTOS ESTRATÉGIA
RECURSOS
PROCESSOS ESTRUTURAA resposta do Sistema
de Informação
PLANEAMENTOATUAÇÃO
EXECUÇÃOCONTROLO
GESTÃO DAQUALIDADE
GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DOSPROCESSOS
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Plataforma de Colaboração
- O myTeam é uma plataforma de colaboração corporativa que suporta o Sistema de Gestão através de uma comunicação estruturada e unificada. - Promove o aumento da produtividade tornando as organizações mais eficazes e mantendo os colaboradores focados nas tarefas que lhes são atribuídas.- Uma implementação myTeam para gestão e controle de custos permite dotar toda a equipa operacional de dispositivos moveis de baixo custo, que interagem em tempo real com o sistema central.
PLATAFORMADE COLABORAÇÃO COLABORADORES
GESTÃO DEPROCESSOS
CONTROLO DETEMPO
CONTROLO DECUSTOS
ACTIVIDADES EOCORRÊNCIAS
CLIENTES
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COLABORAÇÃO
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Colaboração
Estrutura e colaborador
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Colaboração
As tarefas encontra-se sincronizadas com a agenda do Outlook podendo ser acedidas quer através do Myteam quer através do OutLook.
Agenda- O myTeam disponibiliza uma agenda onde os colaboradores podem verificar as suas tarefas e marcações.- Ao clicar directamente na tarefa, o colaborador verifica o detalhe e pode resolver a tarefa. - Tarefas são serviços que têm de ser prestados a clientes ou atividades para outros colegas.
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CLIENTES
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Clientes
Os ClientesOs clientes para os quais a empresa presta serviços podem ser carregados na plataforma através de um simples ficheiro XLS ou um Google Spreadsheet.
Uma despesa ou tempo é sempre associado ao colaborador e adicionalmente pode ser sempre associado a um cliente, uma oportunidade de negocio, um processo ou projeto, ou um recurso (viatura).
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Clientes
Informação sobre o clienteA ficha do cliente agrega toda a informação sobre o cliente. Serviços prestados, atividades em curso, tempos gastos, despesas efetuadas durante a execução de trabalhos para o cliente.
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DESPESAS E RECURSOS
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Despesas e Recursos
Tipos de Despesas
Os tipos de despesa tipificam o lançamento do operador, escondendo a complexidade da classificação - quem lança uma despesa de TAXI não tem de se preocupar com a classificação contábil dessa despesa.
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Despesas e Recursos
Centros de Custos
Os centros de custo agregam vários tipos de despesas, e possuem rubricas que definem a classificação contável dos tipos de despesas. Esta complexidade presente na parametrização encontra-se totalmente escondida do modelo operacional.
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Despesas e Recursos
Orçamento- Opcionalmente a organização pode definir um orçamento para controle de custos- Se o orçamento for definido, o myTeam analisa e compara as despesas efetuadas com o orçamento definido, comparando o ano atual com o ano anterior
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Despesas e Recursos
Plafonds- Para cada centro de custo podem ser definidos plafonds para cada colaborador- Sempre que um colaborador ultrapassa o seu plafond, diário, mensal, ou anual o sistema avisa o seu responsável direto.- Na solicitação de pagamento, é produzido automaticamente um relatório chamando a atenção para estas anomalias
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Processos
Processos
Processos permitem separar as despesas e tempos por clientes. Caso sejam criados, quando um colaborador lança uma despesa, para alem de indicar o cliente, pode indicar qual o processo ou projeto a que diz respeito.
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Processos
Processo de aprovação de Pagamento de despesas
Mensalmente ou quando o colaborador pretender receber as despesas lançadas, cria um processo de pagamento de despesas. Este processo segue um workflow de aprovação, tipificado de acordo com as necessidades da implementação.
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LANÇAMENTOS
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Lançamentos
Lançamento do tempo ao cliente / processoQuando se começa a trabalhar para um cliente o colaborador faz “Check-In” em um processo. Isso liga um relógio, que permitirá apurar o tempo gasto de forma automática, quando o colaborador fizer checkout.
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Lançamentos
Onde se gasta o tempo e para que clientesAnálise comparativa do registo de horas mensal por Colaboradores, Atividades, Processos e Clientes ?Análise comparativa do registo de horas mensal por Colaboradores, Atividades, Processos e Clientes ?
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Lançamentos
Lançamento de despesas
Os colaboradores podem lançar despesas em diversos dispositivos. No browser, no iPAD no iPHONE ou no Android.
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Lançamentos
Classificação da despesa
Uma despesa tem sempre um tipo e um responsável
Poderá estar associada a um cliente, a uma oportunidade de negócio, a um processo ou a uma viatura/equipamento
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Lançamentos
Lançamento de uma despesa num Android tablet.
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Lançamentos
Lançamento de uma despesa num Android phone.
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Lançamentos
Lançamento de uma despesa num iPAD.
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Lançamentos
Lançamento de uma despesa num iPHONE.
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Lançamentos
Autorização de pagamento
Para efetuar o recebimento das despesas efetuadas o colaborador cria um processo de pagamento de despesas que ira gerar um workflow de aprovação ate o pagamento ser efetuado.
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Lançamentos
Pagamento
Ao efetuar o pagamento a conta do colaborador e creditada, e o processo repete ate novo pedido de autorização.
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RELATÓRIOS
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Relatórios
Análise OrçamentalDefinidos os Centros de Custo, o dashboard apresenta a distribuição das despesas registadas no total e ao longo do ano.
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Relatórios
Análise por centro de custoDefinido o orçamento por centro de custo, é apresentado o registo das despesas do ano corrente comparando com o orçamento definido e com as despesas efetuadas no ano anterior.
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Relatórios
Análise por colaborador
Análise detalhada das despesas efetuadas por colaborador, cliente, viatura disponível através de gráficos e relatórios
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EXPORTAÇÃO
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Exportação
Ligação aos ERPS
myTeam pode receber do ERP clientes, oportunidades e processos
Na área da mobilidade são criadas as despesas e a imputação de tempos
Que são devolvidas tratadas e standarizadas de volta ao ERP
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Exportação
Exportação para o Google DriveOs movimentos lançados no myTeam são automaticamente lançados numa folha do Google Drive permitindo criando uma zona de Staging que facilmente alimenta o ERP.
Ou consumidas pelo ERP através da chamada da API disponibilizada pelo myTeam.