54 jan. / mar. 2013 revista Dirigir&Formar

GESTO RH. TEMAS DE FORMAO

Gesto de projetos com GanttProjectPor: Fernando Ferreira Engenheiro Informtico

Imagens: Cedidas pelo autor

A gesto de projetos uma rea onde se aplicam conhecimentos, habilidades e tcnicas, defi nindo atividades e as relaes entre estas para que se atinga um conjunto de objetivos pr-defi nidos, num prazo determinado, com um certo custo e qualidade, atravs da mobilizao de recursos tcnicos e humanos. Possuir competncias bsicas na gesto de projetos e na utilizao de uma aplicao de suporte gesto de projetos fundamental nos dias de hoje

IntroduoA gesto de projetos pretende defi nir e alcanar objeti-vos, procurando, ao mesmo tempo, otimizar o uso de v-rios recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaos, etc.).Nos Estados Unidos os projetos comearam por ser con-trolados basicamente com a utilizao dos grfi cos de Gantt, com tcnicas e ferramentas informais, tendo depois sido desenvolvidos dois modelos de projeto matemtico:

Program Evaluation and Review Technique (PERT), desenvolvido para o projeto do mssil do submarino Polaris da marinha, juntamente com a Lockheed Corporation. Critical Path Method (CPM), desenvolvido pelas em-presas DuPont e Remington Rand.

Estas tcnicas matemticas foram evoluindo, sendo hoje aplicadas em imensas empresas com o apoio de software especfi co, o qual dever ser escolhido de acor-do com a empresa, o nmero de colaboradores e a pr-pria complexidade do projeto que se pretende gerir. Este software apresenta mltiplas funcionalidades, podendo ser classifi cado em trs grupos:

Gesto de projetos pessoais: com funcionalidades b-sicas (lista de tarefas, prazos, calendrio, etc.), para uso pessoal ou para um pequeno nmero de utilizadores.

Gesto colaborativa: com funcionalidades mais com-plexas (wikis, blogues, arquivo de documentos, edio de documentos partilhados, fruns, criao de bases de dados, etc.), funcionando num servidor.Gesto integrada: polivalentes e com funcionalidades ligadas s aplicaes crticas da empresa (ERP, CRM) como a relao com o cliente, faturao, suporte tc-nico, etc.

O software GanttprojectO GanttProject um programa grtis (open source) cria-do para agendamento de tarefas de um projeto, nas suas diferentes etapas, baseado no Diagrama de Gantt, o qual est disponvel em portugus.O Diagrama de Gantt a mais antiga tcnica de admi-nistrao de projetos, criada por Henry Gantt, que teve como primeira aplicao fi ns militares e estratgicos. Trata-se de um grfi co utilizado para ilustrar o avano das diferentes etapas de um projeto. Este software de fcil utilizao, com uma visualiza-o simples dos atrasos, possui uma escala de tempo bem defi nida, os intervalos de tempo que representam o incio e fi m de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do grfi co, facilitando o controlo. Contudo, apresenta algumas limitaes em projetos de elevada dimenso, na visualizao de dependncias e na reao a alteraes.

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No GanttProject possvel dividir um projeto numa r-vore de tarefas a serem atribudas a diferentes pessoas, com defi nio de dependncias (precedncias) entre estas tarefas (atividades), como por exemplo uma de-terminada ao s poder ser iniciada quando uma outra prioritria seja concluda. Pode-se, ainda, gerar um gr-fi co PERT, que contm o nome da tarefa, data de incio e fi m e o seu tempo total de durao.O utilizador pode obter este software no stio web www.ganttproject.biz. Depois de o baixar (download) dever proceder sua instalao, escolhendo quais os compo-nentes que deseja instalar, sendo os mais teis a impor-tao de exportao de fi cheiros Microsoft Project, grfi -cos PERT, exportao para HTML e PDF:

Aps instalar o programa ter acesso a um atalho no Ambiente de Trabalho do seu computador. Poder ago-ra executar o GanttProject de forma a obter o seu ecr principal:

Criar um novo projetoPara criar um novo projeto, execute o comando Projeto > Novo. Na caixa de dilogo Criar novo projeto, insira o nome do projeto, a empresa promotora, o stio web e uma pequena descrio do projeto:

Depois, faa clique no boto Seguinte. Defi na o tipo de projeto. Se no se tratar de um projeto de desenvolvi-mento de software, opte por Padro:

Faa clique no boto Seguinte para escolher qual o ca-lendrio de feriados nacionais, assim como os fi ns de se-mana (ou dias da semana em que a empresa est encer-rada), para que o software no contabilize estes dias:

Pode, ainda, neste ecr, defi nir se no fi m de semana tambm se realizam tarefas, o que pode acontecer em determinadas empresas.Depois, faa clique no boto OK. para dar incio gesto do projeto.

56 jan. / mar. 2013 revista Dirigir&Formar

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Criar tarefasPara inserir tarefas no seu projeto execute o comando Tarefas > Nova tarefa:

Aqui, deve escrever o nome da tarefa, a data de incio e a data de concluso. Pode verifi car, do lado direito, que surge uma barra que mostra essa tarefa e a sua durao. Em alternativa, pode inserir a data de incio e a durao, pois o prprio programa determina a data de concluso (no contabilizando os dias em que a empresa se encon-tra encerrada).Para gravar o projeto execute o comando Projeto > Gravar e atribua um nome e uma localizao para o fi cheiro.Para inserir mais tarefas ter de repetir o comando Tarefas > Nova tarefa. Para ajustar, por exemplo, a du-rao, pode arrastar, usando o rato, a barra da tarefa a alterar:

Inserir precednciasAs precedncias, ou seja, aquelas tarefas que precisam de ser terminadas antes de outras se iniciarem, podem ser indicadas na caixa de dilogo Propriedades, no se-parador Anteriores. Para obter esta caixa de dilogo faa duplo clique na tarefa a alterar ou execute o comando Ta-refa > Propriedades da tarefa, inserindo depois qual ou quais as tarefas que so anteriores tarefa presente:

Inserir recursosPara atribuir recursos ao projeto, execute o comando Re-curso > Novo recurso ou Pessoa > Nova pessoa (nalgu-mas verses):

Pode usar o separador Dias de folga para defi nir que este recurso tem algumas restries:

Defi na agora as datas de incio e de fi m da folga e faa clique no boto Adicionar. No fi nal faa clique em OK. Pode verifi car que o separador Diagrama de Recursos j possui essa entrada, e se inseriu a restrio dos dias de folga esta aparece assinalada do lado direito:

De nio de caminho crticoOs vrios aplicativos de gesto de projetos defi nem ta-refas crticas como aquelas que no possuem margem de atraso. Nesse sentido, as tarefas crticas so aquelas que devem ser concludas exatamente no dia progra-mado de fi nalizao para que no comprometam a data fi nal do projeto. Se uma tarefa crtica sofrer um atraso, a data de concluso do projeto sofrer este impacto e, consequentemente, o projeto ser atrasado. O conjunto

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Gesto de projetos com GanttProject

de tarefas crticas constitui portanto o Caminho crtico de um projeto.A anlise do caminho crtico uma das atividades mais importantes da gesto de projetos pois, ao conhecer e controlar este caminho crtico, assim como os recursos atribudos a cada tarefa crtica, o gestor de projetos po-der identifi car as tarefas com potencial para afetar a sua data de trmino de modo a geri-las de maneira mais ativa, evitando assim os riscos de atraso.No GanttProject, para visualizar o caminho crtico de-ver fazer clique no boto Mostrar o caminho crtico, obtendo destaque nas atividades que constituem este mesmo caminho:

Neste exemplo temos o caminho crtico formado pelas atividades destacadas: 1, 2 e 5.

Exibir o gr co de PERTOs grfi cos de PERT so utilizados para planear, analisar e monitorizar projetos. til utilizar estes grfi cos na fase inicial dos projetos para organizar tarefas e estabe-lecer limites de tempo, bem como para mostrar tarefas que dependem de outras tarefas.Para criar o grfi co de PERT execute o comando Exibir > Grfi co PERT, obtendo um esquema com a identifi cao das tarefas, a sua data de incio, a data de fi m e a durao, assim como as precedncias entre elas (assinaladas com uma seta) e a sinalizao das atividades que fazem parte do caminho crtico (com uma cor diferente):

Exportar o projetoPara exportar o projeto para um determinado formato, como por exemplo para PDF, para elaborao de um rela-trio, execute o comando Projeto > Exportar e indique o tipo de formato: fi cheiro do GanttProject, imagem, etc.:

No passo seguinte indique algumas opes conforme o tipo de formato atrs escolhido. Por exemplo, no caso do formato PDF pode escolher o intervalo desejado, o for-mato do papel, etc.O GanttProject permite-lhe ainda enviar o fi cheiro para um servidor web. Para isso execute o comando Projet > Servidor web > Salvar no servidor. Depois, indique o en-dereo web desse servidor, ao qual ter de ter acesso.

Existem muitas outras ofertas de software para gesto de projetos e algumas so grtis. No caso de software pago, estes possuem verses de demonstrao que poder usar para testar e depois decidir pela sua compra.Seguem-se alguns exemplos de solues informticas para gesto de projetos: Open Workbench, Microsoft Project, RationalPlan Project Viewer, SP Plan, Visual Understanding Environment, TimeSage, OpenProj, VisioTask Project Mana-gement Tool, MinuteMan Plus, Mindjet MindManager, WBS Chart Pro, SmartWorks Project Planner, etc. Cabe-lhe a si, com responsabilidades na gesto de projetos, testar as ofertas disponveis no mercado e fazer a sua op-o. O GanttProject uma boa hiptese.

Bom trabalho!

Concluses