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Aplicativo: Academusoft Acamoodle

Descriptor de Procesos para: Instituciones De Educación Superior.

Plataforma – Universidad de Pamplona 2013

Descriptor de Procesos Código FSE-49 v. 01

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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

18/12/2013 0.9

Descriptor de procesos específicos mejorado para el cliente: Instituciones de Educación Superior. Detalle del requerimiento: Desarrollar la interfaz de integración con Moodle proceso Examen Admisión de Aspirantes de programas virtuales se va a realizar un pequeño desarrollo para registrar los diferentes formularios y bancos de preguntas, con el fin de obtener una calificación para el proceso de selección. Desarrollar la interfaz de integración con Moodle (Virtual) Observaciones - Para el proceso de integración con moodle se analizara la posibilidad de implementarlo a través de Webservice desde moodle; tener en cuenta que se va a trabajar en Oracle. - Se habilitara sitio de pruebas con usuario administrador. Se liberará en la versión de académico Acamoodle 4.0.01.00

Adm. Nidya Moreno Meaury

Analista de Pruebas

Técnicas

19/12/2013 1.0

Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos hechos para el cliente Instituciones de Educación Superior. Se liberará en la versión de académico Acamoodle 4.0.01.00.

Adm. Martha Hernández Mogollón.

Analista de Pruebas

Técnicas


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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 4

1.1 PROPÓSITO .......................................................................................................................... 4

1.2 ALCANCE ........................................... ................................................................................... 4

1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS ............... ........................................................ 5

1.3.1 Definiciones. ..................................... .................................................................................... 5

1.3.2 Siglas y Abreviaturas. ............................ .............................................................................. 5

1.4 REFERENCIAS: ...................................... ............................................................................... 5

2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ........................... ................................................................... 6

2.1 INTEGRACIÓN CON MOODLE ............................ ................................................................. 6

2.2 CONFIGURACIÓN ................................................................................................................. 9

2.2.1 Configuración en el aplicativo moodle. ............ ................................................................. 11

2.3 INTEGRACIÓN INSCRIPCIÓN ACADÉMICO ................. ..................................................... 19

2.4 INTEGRACIÓN MATRÍCULA ACADÉMICA ................... ..................................................... 24

3. FIRMAS ............................................................................................................................... 30


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1. INTRODUCCIÓN En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes clientes. Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría. 1.2 ALCANCE

Este documento presenta la descripción detallada de:

1. Desarrollar la interfaz de integración con Moodle proceso Examen Admisión de Aspirantes de programas virtuales se va a realizar un pequeño desarrollo para registrar los diferentes formularios y bancos de preguntas, con el fin de obtener una calificación para el proceso de selección. Desarrollar la interfaz de integración con Moodle (Virtual) Observaciones - Para el proceso de integración con moodle se analizara la posibilidad de implementarlo a través de Webservice desde moodle; tener en cuenta que se va a trabajar en Oracle. - Se habilitará sitio de pruebas con usuario administrador.

2. Se puntualiza que los valores parametrizados en el sistema y que se plasman al interior del documento son ejemplos desarrollados durante el proceso de pruebas.

3. El ambiente de la ejecución de pruebas cuenta con las siguientes características de ejemplo:

- Navegador Internet Explorer 9 - Publicador Apache Tomcat 5.5.31 - Sistema Operativo Windows Seven, para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo aplicaciones Linux 2.6.9-5 - Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión 8.2 - Versión de Acrobat Reader versión 8.0. - Microsoft Office 2007.


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1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS 1.3.1 Definiciones. ● Academusoft : Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de

gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687].

● Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos. Implica la gestión de registro de información propia de los administradores del sistema, servidores públicos, entre otros.

1.3.2 Siglas y Abreviaturas.

• CAT: Centro de Asistencia Técnica.

• ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos.

• IES: Instituciones de Educación Superior.

• TD: Tipo de Documento.

• UP: Universidad de Pamplona.

1.4 REFERENCIAS:

Título del Documento Fecha Organización que lo publica Fuentes de Referencia

Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través del CAT N° 51-12367

05-11-2013 Universidad de Pamplona

IES

Requerimiento solicitado por el Área de Soporte a través del CAT N° 51-12368

05-11-2013 Universidad de

Pamplona IES


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2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las soluciones implementadas. 2.1 INTEGRACIÓN CON MOODLE Para el correcto funcionamiento del aplicativo Acamoodle se debe configurar el server.xml y el Vortal, con la asignación del rol y la configuración de las funcionalidades. Es importante que para generar las notificaciones que se le enviarán con la información de los procesos realizados en el aplicativo por el entorno del administrador se deben parametrizar los correos en la funcionalidad de Tablas Generales / Correos de Procesos. El primer caso es para los aspirantes integrados en moodle, el proceso es ASPIRANTES EN MOODLE, como se visualiza en la siguiente interfaz


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El segundo caso es para los estudiantes integrados en moodle, el proceso es ESTUDIANTES EN MOODLE, como se visualiza en la siguiente interfaz

Se debe ingresar al aplicativo en el administrador de Vortal como se muestra en la siguiente imagen.


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Al ingresar al aplicativo se despliega una interfaz en donde el administrador puede ver el árbol con las funcionalidades y las convocatorias integradas por moodle como se muestra a continuación.


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2.2 CONFIGURACIÓN En la funcionalidad de Configuración / Usuarios puede realizar la búsqueda de los participantes o usuarios del curso como se observa en la siguiente imagen, se aclara que esta funcionalidad solo es para la búsqueda de los estudiantes integrados con moodle.


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En la funcionalidad Configuración / Parámetro Moodle se debe definir correctamente todos los campos esto para que se realice correctamente la integración con moodle, como se observa en la siguiente imagen.


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2.2.1 Configuración en el aplicativo moodle. Para que la integración del aplicativo moodle con académico sea ejecutada correctamente se deben parametrizar el web service y el token en el aplicativo moodle como se mostrará con un ejemplo a continuación. Se debe ingresar al aplicativo en la ruta destinada para el aplicativo moodle como se muestra en la siguiente imagen.


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Posteriormente para crear el WEB SERVICE se debe ingresar a la ruta Site Administration / Plugins / Web Service / Manage Protocol se debe activar la opción Rest Protocol , con el ícono

que se encuentra en la casilla Enable como se muestra a continuación.


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Posteriormente de realizar este proceso se debe entrar a la ruta Site Administration / Plugins / Web Service / External Services se debe crear un Custom Services , para esto el usuario debe pulsar la opción Add como se muestra en la siguiente imagen.


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Al realizar este proceso se debe colocar el nombre que se desee para el Custom Services, chequear la opción Enabled y pulsar la opción Add Services como se muestra en la siguiente imagen.


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Cuando se pulsa esta opción el aplicativo le muestra al usuario una ventana como la siguiente en donde el usuario debe seleccionar Add Functions , para agregar las funciones del servicio.

Se muestra una pantalla en donde el usuario debe agregar cada una de las funciones definidas para el proceso las cuales deben ser las siguientes: core_user_create_users core_user_get_users core_enrol_get_users_courses core_role_assign_roles core_course_get_courses core_course_create_courses core_course_get_categories moodle_enrol_manual_enrol_users A continuación se mostrará el ejemplo con una de las funciones es importante tener en cuenta que se debe agregar una a una las funciones descritas anteriormente, con esto queda creado correctamente el web service.


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La URL del web service que se coloca en la parametrización del aplicativo se visualiza en la ruta Site Administration / Development / Web service tes t client , selecciona cualquier función y le da la opción Select como se ve a continuación.


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Al realizar este proceso se debe pulsar la opción Execute en la pantalla que se visualiza a continuación.

En la siguiente pantalla se muestra la URL, se debe cambiar simpleserver.php?wsusername=&wspassword= por la opción /server.php. La URL del web service que se coloca en la funcionalidad Configurar / Parámetros de moodle en el aplicativo en académico es: URL: http://172.26.123.123:85/moopruebas/webservice/rest /server.php Para crear la TOKEN se debe ingresar a ruta Site Administration / Plugins / Web Service / Manage tokens y pulsar la opción Add .


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Se debe seleccionar el servicio que se creó anteriormente y pulsar la opción Save changes como se muestra en la siguiente imagen.

Al pulsar el botón de Save changes se muestra una pantalla con el token creado, este es el que se debe colocar en la funcionalidad de Configurar / Parámetros de moodle del aplicativo en académico.

Por último la URL del aplicativo que se pide en la funcionalidad Configurar / Parámetros de moodle de académico es la que tiene el usuario para ingresar a moodle.


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2.3 INTEGRACIÓN INSCRIPCIÓN ACADÉMICO En la funcionalidad Integración Inscripción Académico / Convocatorias se debe realizar como primer paso la búsqueda del programa, es importante tener en cuenta que posea una convocatoria activa con estudiantes los cuales deben tener estado INSCRITOS.

Posteriormente de pulsar la opción Continuar se despliega una ventana en donde se deben asignar la categoría que se han parametrizado por el aplicativo moodle a la convocatoria creada por Academusoft académico.


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Al pulsar el botón de Asignar Categoría a Convocatoria se muestran las categorías y subcategorías creadas por el moodle como se muestra a continuación, se debe pulsar el botón Agregar.


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Posteriormente se debe pulsar la pestaña de Curso de moodle en donde se debe agregar el curso que se llama como el usuario desee, como se muestra a continuación.


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Realizado este proceso se muestra la información del curso, el usuario el ícono como se indica en la siguiente imagen.

Cuando el administrador realiza este proceso se despliega una ventana en donde se deben asociar los aspirantes en estado Inscritos. Posteriormente los aspirantes quedan asociados correctamente al curso y a la categoría de moodle como se muestra en la siguiente imagen. Además es importante tener en cuenta que se muestran las opciones de Enviar correo Masivo y Quitar Aspirante del Curso.


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En caso de que solo se vaya a enviar correo a una sola persona debe pulsar el ícono para poder pasar a la pestaña de Ver Datos Aspirante y así enviar el correo individualmente, como se visualiza en la siguiente imagen.


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La información dirigida al aspirante es la que parametriza el administrador dentro del aplicativo y se envía desde el correo registrado por académico, como se muestra en la siguiente imagen.

Para verificar la información de los cursos en el aplicativo de moodle el administrador debe ingresar a la dirección que se configuró en la funcionalidad de parámetros de moodle. 2.4 INTEGRACIÓN MATRÍCULA ACADÉMICA En la funcionalidad Integración matrícula Académica / Grupos de Académi co se debe realizar la búsqueda de la materia ya sea por código o por nombre, es importante tener en cuenta que deben estar parametrizados grupos y estudiantes matriculados dentro de la materia para poder realizar la integración. Se debe seleccionar el grupo de la materia para poder crearle el curso en Moodle.


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Posteriormente se muestra el curso agregado como se visualiza en la siguiente imagen.


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Si el administrador desea borrar el registro debe pulsar el ícono de la equis roja y si desea asociar

los estudiantes al curso debe pulsar el ícono como se muestra en la siguiente imagen.


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Posteriormente de realizar este proceso en la ventana de Gestionar Información Estudiante del curso, en la pestaña de Estudiantes Asociados se visualizan todos los estudiantes asociados al curso de moodle, con las opciones de quitar estudiantes del curso y enviar correo masivo.

Para poder visualizar los datos del estudiante se debe pulsar sobre el ícono así mismo se despliega la opción de enviar correo individual como se observa en la siguiente imagen.


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La información que se envía al correo es la que se observa a continuación.


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Es importante tener en cuenta que para visualizar la información que se parametrizó en académico por el aplicativo de moodle, se debe ingresar a las direcciones parametrizadas en la configuración general del sistema.


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3. FIRMAS

FIRMAS

Represent ante Plataforma -Universidad de Pamplona

Representante Cliente : Instituciones de Educación Superior.

Nombre

Adm. Nidya Moreno Meaury

Analista de Pruebas Técnicas

Nombre Líder del Proyecto

Firma

Firma

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