UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

ANALIZA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU DOMA STAREJŠIH OBČANOV

LJUBLJANA VIČ-RUDNIK

ANALYSIS OF ELECTONIC BUSINESS ACCOUNTING IN DOM STAREJŠIH OBČANOV

LJUBLJANA VIČ-RUDNIK HOME FOR THE AGED

Študentka: Alenka Sporiš-Loboda Naslov: Homec, Bolkova 57, 1235 Radomlje Številka indeksa:81477519 Izredni študij Program: visokošolski strokovni Študijska smer: računovodstvo Mentorica: doc.dr.Andreja Lutar Skerbinjek

Homec, maj, 2010

2

UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA

IZJAVA O ISTOVETNOSTI TISKANE IN ELEKTRONSKE VERZIJE DIPLOMSKEGA DELA IN

OBJAVI OSEBNIH PODATKOV DIPLOMANTOV

Ime in priimek diplomanta-tke: ALENKA SPORIŠ-LOBODA Vpisna številka: 81477519 Študijski program: VISOKOŠOLSKI STROKOVNI, študijska smer RAČUNOVODSTVO Naslov diplomskega dela: ANALIZA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU DOMA STAREJŠIH OBČANOV LJUBLJANA VIČ-RUDNIK; ANALYSIS OF ELECTRONIC BUSINESS ACCOUNTING IN DOM STAREJŠIH OBČANOV LJUBLJANA VIČ-RUDNIK HOME FOR THE AGED Mentor: DOC. DR. ANDREJA LUTAR SKERBINJEK Podpisani-a ALENKA SPORIŠ-LOBODA izjavljam, da sem za potrebe arhiviranja oddal elektronsko verzijo zaključnega dela v Digitalno knjižnico Univerze v Mariboru. Diplomsko delo sem izdelal-a sam-a ob pomoči mentorja. V skladu s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. l. RS, št. 16/2007) dovoljujem, da se zgoraj navedeno zaključno delo objavi na portalu Digitalne knjižnice Univerze v Mariboru. Tiskana verzija diplomskega dela je istovetna elektronski verziji, ki sem jo oddal za objavo v Digitalno knjižnico Univerze v Mariboru. Podpisani izjavljam, da dovoljujem objavo osebnih podatkov vezanih na zaključek študija (ime, priimek, leto in kraj rojstva, datum diplomiranja, naslov diplomskega dela) na spletnih straneh in v publikacijah UM. Datum in kraj: Podpis diplomanta-tke: HOMEC, 26.5.2010

___________________________

3

ZAHVALA Ob zaključku študija se zahvaljujem za strokovno pomoč pri pisanju diplomskega dela mentorici doc. dr. Andreji Lutar Skerbinjek. Zahvaljujem se tudi svoji družini in najbližjim za podporo in vzpodbudo v času študija.

4

PREDGOVOR V zadnjih letih je v delovanju poslovnih subjektov vedno večji poudarek na elektronskem poslovanju. Kar je bila prej težnja po nečem novem, boljšem, je zdaj postala nuja. Ni več vprašanje ali uporabljati elektronsko poslovanje ali ne, temveč kakšno stopnjo razvoja elektronskega poslovanja je možno doseči. To je odvisno najprej od ciljev poslovnega subjekta, interesov vodilnih oseb, vpliva zakonodaje, pritiska konkurence. Nadalje je odvisno od denarnih sredstev namenjenih za nabavo računalniške opreme, računalniškega sistema, računalničarjev, uporabnikov in pripravljenosti poslovnih partnerjev na elektronsko poslovanje. Računovodstvo ima veliko vlogo v delovanju poslovnega subjekta. Močno je povezano z elektronskim poslovanjem, zato je tudi podvrženo nenehnim spremembam, tako s pravnega področja kot s področja elektronskega poslovanja. Skrbeti mora za kvalitetno delo pri elektronskem poslovanju z notranjimi in zunanjimi uporabniki. S čim manjšimi stroški mora dosegati tem boljše rezultate, delati v skladu s politiko in zastavljenimi cilji zavoda ter hkrati slediti svetovnemu trendu in razvoju. Namen diplomske naloge je podrobneje predstaviti elektronsko poslovanje v računovodstvu in postopek posodabljanja elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega zavoda. Na podlagi nastalih ugotovitev pri poslovanju v računovodstvu so se postavile trditve, ki so bile primerjane z rezultati ankete uporabnikov elektronskega poslovanja v računovodstvih javnih domov starejših občanov v Sloveniji. Mnenje anketiranih uporabnikov elektronskega poslovanja je zelo primerno za potrditev oz. zanikanje trditev. Z anketo je bilo preverjeno če se pri anketirancih pojavljajo podobne težave pri elektronskem poslovanju kot v preučevanem zavodu, kar je razlog, da se poišče način reševanja teh težav. Zaradi hitrega razvoja elektronskega poslovanja, se je pokazalo vprašanje usklajenosti elektronskega poslovanja z zakonodajo, pripravljenost računovodstva na posodobitev elektronskega poslovanja in kakovost v primerjavi s pričakovanim. Rezultati analize so podlaga za nadaljnje odločitve pri elektronskem poslovanju. Pokažejo pravo sliko celotnega elektronskega poslovanja. Pokažejo se področja, kjer so potrebne izboljšave in spremembe, prav tako se pokažejo dobri rezultati zaradi pravilnosti odločitev in pravilne organiziranosti poslovanja. Rezultati analize so podlaga za pripravo načrta za izboljšave in spremembe, sledijo sprotne kontrole pravilnosti izvajanja in končna analiza uresničitev postavljenega načrta. Elektronsko poslovanje ima svoje prednosti in pomanjkljivosti, ki pa bistveno ne vplivajo na odločitev: sprejeti elektronsko poslovanje ali ne. Zelo je odvisno od posameznega uporabnika kaj se mu zdi bistvena pomanjkljivost ali prednost elektronskega poslovanja.

5

KAZALO: 1 UVOD............................................................................................................................ 7 2 PREDSTAVITEV DOMA STAREJŠIH OBČANOV LJUBLJANA VIČ-RUDNIK IN VPLIV ZAKONODAJE NA DELOVANJE IN USMERITEV ZAVODA .................... 9

2.1 Predstavitev Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik kot pravne osebe ... 9 2.2 Statut doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik......................................... 10 2.3 Predstavitev računovodstva v Domu starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik .. 10 2.4 Pravni vidik ureditve v računovodstvu................................................................ 11

2.4.1 Zakon o javnih financah .................................................................................... 11 2.4.2 Zakon o računovodstvu ....................................................................................... 9

2.4.3 Slovenski računovodski standardi…………………………………………......10 2.4.4 Pravilnik o računovodstvu……………………………………………………..10 2.4.5 Kodeks računovodskih načel in kodeks poklicne etike računovodje………….10

2.5 Ugotovitve 2. poglavja ........................................................................................ 13 3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE.............................................................................. 14

3.1 Opredelitev elektronskega poslovanja................................................................. 14 3.2 Zakonodaja o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu...................... 15

3.2.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu s komentarjem 15 3.2.2 Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje....... 16 3.2.3 Zakon o splošnem upravnem postopku - določbe, ki se nanašajo na elektronsko poslovanje ................................................................................................................... 17 3.2.4 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ................................ 17 3.2.5 Pravno urejanje zasebnosti v internetu .............................................................. 17 3.2.6 Pravilnik o metodologiji za posredovanje podatkov ......................................... 17

3.3 Uporaba elektronskega poslovanja pri delovanju javnih zavodov ...................... 18 3.4 Ugotovitve 3. poglavja ........................................................................................ 18

4 PROCES POSODOBITVE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA...................................................... 19

4.1 Organizacijska prenova računovodstva v zvezi z elektronskim poslovanjem .... 19 4.2 Prilagajanje obstoječih programov ...................................................................... 21 4.3 Pridobitev kvalificiranih digitalnih potrdil .......................................................... 22 4.4 Ugotovitve 4. poglavja ........................................................................................ 22

5 DELOVANJE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA........................................................................................... 23

5.1 Računovodenje s podporo mrežne programske opreme in servisiranje računalniških programov na daljavo ............................................................................... 23 5.2 Elektronska pošta................................................................................................. 24 5.3 Elektronski plačilni promet ................................................................................. 25 5.4 Računalniška izmenjava podatkov ...................................................................... 26 5.5 Oddajanje obrazcev, zahtevkov, dopisov in poročil državni upravi ter drugim pristojnim organom ......................................................................................................... 27 5.6 Ugotovitve 5. poglavja ........................................................................................ 32

6

6 ANALIZA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA........................................................................................... 33

6.1 Analiziranje stanja pred in po posodobitvi elektronskega poslovanja ................ 33 6.2 Analiziranje usklajenosti elektronskega poslovanja z zakonodajo...................... 36 6.3 Analiziranje rezultatov ankete o e-poslovanju v računovodstvu med Domovi starejših občanov v Sloveniji........................................................................................... 37 6.4 Ugotovitve 6. poglavja ........................................................................................ 39

7 SKLEP......................................................................................................................... 40 8 POVZETEK IN KLJUČNE BESEDE ........................................................................ 41 9 UPORABLJENA LITERATURA............................................................................... 43 10 UPORABLJENI VIRI ................................................................................................. 44

7

1 UVOD Opredelitev področja in opis problema Podjetje mora svoje poslovanje stalno prilagajati svetovnemu trendu in razvoju. Zaradi enostavne uporabe, prihranka stroškov, časa in urejenosti je elektronsko poslovanje postalo vodilno poslovanje v razvitem svetu. Za doseganje uspešnosti, produktivnosti in delovanje v skladu s standardom ISO 9000, je nujno potrebno posodobiti elektronsko poslovanje tudi v Domovih starejših občanov, ki nastopajo kot javne ustanove. Na Centru vlade za informatiko se je v sklopu projekta Pravna ureditev elektronskega poslovanja pripravil delovni osnutek Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. To je bil uraden začetek za pospešeno uveljavljanje elektronskega poslovanja v javnih ustanovah. V računovodstvu smo bili dobesedno prisiljeni iti na elektronsko oddajanje računovodskih poročil in obrazcev. To je bilo za nas nekaj novega, zato smo se morali najprej informirati o vseh postopkih uvedbe elektronskega poslovanja, prilagoditi smo morali računalniške programe elektronskim oddajam obrazcev. Sedaj je elektronsko oddajanje postalo utečeno, vendar se dogajajo nenehne spremembe, tako v zakonodaji, kot na računalniških programih, spletnih straneh na katerih oddajamo obrazce,… V diplomski nalogi so predstavljene prednosti in pomanjkljivosti v elektronskem poslovanju računovodstva Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik. Predvsem je poudarek na usklajenosti zakonodaje z dejanskim delovanjem, varnostjo podatkov, vplivom na človeka kot udeleženca v elektronskem poslovanju. Naloga izpostavlja problem medsebojne neusklajenosti programov, zaradi katerih prihaja do dodatnih preverjanj in iskanj napak, kar vodi do izgube časa, povečanja stroškov in stresnih situacij. Namen, cilj in osnovne trditve Namen diplomske naloge je podrobneje predstaviti elektronsko poslovanje v računovodstvu in postopek posodabljanja elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega zavoda. Izbrana tema je bila analizirana zato, ker podrobna analiza še ni bila opravljena in je zanimiva za proučevani zavod. V diplomski nalogi so predstavljena določila, zaradi katerih je bilo potrebno v računovodstvu posodobiti elektronsko poslovanje v določenem času. Opisano je opazovanje dejanskega delovanja elektronskega poslovanja v računovodstvu, analiza pripravljenosti, upoštevanja predpisov in morebitna razhajanja. Cilj diplomske naloge je najprej raziskati usmeritev in delovanje proučevanega zavoda kot javnega zavoda, kar vpliva na način in vrsto elektronskega poslovanja. Cilj je podrobneje predstaviti računovodstvo zavoda. Raziskati vpliv zakonodaje na usmeritev proučevanega zavoda, na urejenost računovodstva in na elektronsko poslovanje v zavodu. V nadaljevanju je cilj prikazati postopke posodobitve elektronskega poslovanja v računovodstvu in predstaviti delovanje elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega zavoda. V zadnjem delu je cilj analizirati delovanje računovodstva v pogojih elektronskega poslovanja v primerjavi z obdobjem pred njegovo posodobitvijo, usklajenost elektronskega

8

poslovanja z zakonodajo, kakovost elektronskega poslovanja v proučevanem zavodu v primerjavi s pričakovanim. Cilj je prikazati ugotovitve v zvezi z elektronsko poslovanjem v računovodstvu Doma starejših občanov Ljubljana Vič Rudnik (v nadaljevanju: dom) v primerjavi z rezultati anketiranih računovodij v domovih za starejše občane v Sloveniji. Cilj je podati ugotovitve o pomanjkljivostih ter predlagati rešitve oziroma možnosti za izboljšanje delovanja elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega zavoda. Osnovne trditve, ki smo jih v nalogi potrdili: Trditev, da je elektronsko poslovanje z zakonskimi predpisi dobro urejeno. Trditev, da so vsebine spletnih strani in programi, preko katerih poteka delovanje elektronskega poslovanja še vedno v določenih delih urejeni preveč togo in preveč zapleteno za uporabnike, kar se zakonsko ne da rešiti. To predstavlja težavo, ki jo sami uporabniki težko na hitro odpravijo. Trditev, da je v zavodu premalo poudarka na izobraževanju zaposlenih glede novosti na področju elektronskega poslovanja in uporabe računalniških rešitev, kar predstavlja »kontra efekt« posodobitve elektronskega poslovanja, ki naj bi omogočilo hitro in enostavno uporabo.

Predpostavke in omejitve raziskave Predpostavke: V diplomskem delu je predpostavljeno, da se v času pisanja diplomske naloge vsa proučevana zakonodaja, ki je obravnavana v tej nalogi ni bistveno spremenila. Predpostavljeno je, da so uporabljeni podatki pravilni in resnični. Omejitve: Slovenski državni organi delujejo na področju Slovenije, prav tako so pisani slovenski zakoni za področje Slovenije, tako, da se diplomska naloga omejuje na območje Slovenije. V tujini so domovi za starejše drugače urejeni kot pri nas v Sloveniji, zato je literatura omejena na slovensko govorno področje. Angleška literatura je uporabljena za predstavitev elektronskega poslovanja na splošno. Zaradi različnosti domov se diplomska naloga omejuje na proučevanje bistvenih značilnosti domov za starejše kot javnih domov v Sloveniji. V okviru tega se diplomska naloga omejuje na predstavitev uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu doma in delovanja v njem. Omejitev v diplomski nalogi predstavlja tudi obseg in vsebina razpoložljivih podatkov pridobljenih v domu. Glede proučevanja podatkov o izobraževanju zaposlenih v proučevanem domu glede novosti na področju elektronskega poslovanja in uporabe računalniških rešitev, se diplomska naloga omejuje na obdobje preteklih treh let. Anketa o elektronskem poslovanju v računovodstvu se omejuje na domove za starejše v Sloveniji ki nastopajo kot javni zavodi. Anketa je omejena tudi zaradi anonimnosti anketirancev. Uporabljene metode raziskovanja V okviru poslovne raziskave v diplomski nalogi je uporabljena komparativna statika (primerjani stanji pred in po posodobitvi elektronskega poslovanja). Z dinamično ekonomsko raziskavo je proučevana posodobitev elektronskega poslovanja. Pristop k raziskovanju je deskriptivni, kjer je predstavljena posodobitev in delovanje elektronskega poslovanja v preučevanem računovodstvu. Z metodo kompilacije in komparacije se za diplomsko nalogo uporablja ugotovitve različnih avtorjev. Predvsem pa je v diplomski nalogi uporabljena analitična metoda (raziskovanje delovanja elektronskega poslovanja, preučevanje izobraževanja zaposlenih, primerjava z rezultati opravljene ankete).

9

2 PREDSTAVITEV DOMA STAREJŠIH OBČANOV LJUBLJANA VIČ-RUDNIK IN VPLIV ZAKONODAJE NA DELOVANJE IN USMERITEV ZAVODA

V Sloveniji nastopajo domovi za starejše kot javni domovi za starejše, zasebni domovi za starejše in posebni zavodi za odrasle. Osnovna dejavnost domov je izvajanje institucionalnega varstva za starejše. Institucionalno varstvo po zakonu obsega vse oblike pomoči v zavodu, družini ali drugi organizirani obliki, s katerimi se upravičencem nadomeščajo ali dopolnjujejo funkcije doma in lastne družine, zlasti bivanje, organizirana prehrana, varstvo ter zdravstveno varstvo (Skupnost socialnih zavodov Slovenije, Splošno o domovih in posebnih zavodih, 2009). 2.1 Predstavitev Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik kot pravne osebe Dom starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik (v nadaljevanju: dom) je javni socialno varstveni zavod. Ustanovljen je bil 1953, ustanoviteljica je država. Dejavnost doma je organizirana v dveh organizacijskih enotah: Bokalce in Kolezija. Sedež doma je na Bokalcih. Dejavnost doma se opravlja 24 ur dnevno, vse dni v letu. Obsega institucionalno varstvo starejših, pomoč posamezniku in družini na domu, socialni servis, zdravstveno nego in zdravstveno rehabilitacijo, drugo osnovno zdravstveno in specialistično dejavnost. Dom kot javni zavod deluje nepridobitno, vendar mora kljub nepridobitni dejavnosti poslovati racionalno in kakovostno, predvsem pa v skladu z Zakonom o socialnem varstvu in Zakonom o zdravstvenem varstvu. Poleg nepridobitne dejavnosti opravlja tudi gospodarsko dejavnost, ki je namenjena višji kvaliteti življenja in varstva starejših občanov. V domu je 570 stanovalcev. Zaposlenih je 312 ljudi, del katerih so tudi invalidi. V računovodstvu je zaposlenih 6 računovodskih delavcev na obeh enotah in pomočnik direktorja za finančne zadeve. Sredstva za izvajanje in razvoj dejavnosti dom pridobiva iz naslova:

- opravljanja storitev oskrbe, plačljive od stanovalcev in njihovih svojcev, doplačila občin (če stanovalci nimajo dovolj sredstev je možnost pridobiti odločbo Centra za socialno delo za doplačilo občine),

- opravljanja storitve zdravstvene nege, plačljive od Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije ,

- opravljanja storitev tržne dejavnosti (npr. prodaja kosil, malic zunanjim uporabnikom, storitve bifeja, avtomatov za pijačo,…)

- prispevkov organizacij in donatorjev, - iz proračuna RS in proračuna občine za storitve in namene, določene z zakonom.

10

2.2 Statut doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik1

V skladu z zakonom o zavodih in zakonom o socialnem varstvu je dom ustanovljen kot javni socialnovarstveni zavod s sklepom Vlade Republike Slovenije. Ustanoviteljske pravice in obveznosti izvršuje Vlada Republike Slovenije. Dom je dolžan upravljati premoženje s skrbnostjo dobrega gospodarja. Za upravljanje je odgovoren ustanovitelju. Zastopa in predstavlja ga direktor, ki je odgovoren za zakonitost dela in poslovanja. Listine s področja finančnega in računovodskega poslovanja doma podpisujeta direktor in vodja finančno računovodske službe, v njuni odsotnosti pa osebe določene v aktu o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. Podpisi direktorja,vodje finančno računovodske službe in drugih pooblaščenih delavcev doma so deponirani na Upravi za javne prihodke RS. Organi doma so:

- svet doma, ki sprejema statut, splošne akte doma (v kolikor jih ne sprejema direktor), program razvoja doma, delovni in finančni načrt, razna poročila, odloča o razpolaganju s presežkom prihodkov nad odhodki v soglasju z ustanoviteljem,…

- direktor, ki organizira delo, vodi strokovno delo in poslovanje doma, - strokovni svet doma je kolegijski strokovni organ doma, ki obravnava vprašanja s

področja strokovnega dela doma, daje mnenje in predloge glede organiziranosti doma, razvoja,…

Glede varovanja osebnih podatkov in poslovnih tajnosti je v statutu določeno, da v skladu z zakonom dom zbira, obdeluje, hrani, uporablja in posreduje osebne podatke ter druge podatke, potrebne za izvajanje storitev ter urejanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Prav tako je opisana dolžnost varovanja poslovne tajnosti doma ter podatki oziroma dokumenti in listine, ki se štejejo kot poslovna tajnost. 2.3 Predstavitev računovodstva v Domu starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik Skoraj vsaka pomembnejša odločitev v podjetju je odvisna od računovodskih informacij (Schwarzmann in Premk 2005, 41). Računovodstvo je kot temeljna informacijska dejavnost v domu skrbno organizirano, saj je od njegove organiziranosti odvisna kakovost, pravočasnost in točnost informacij, ki vplivajo na nadaljnje poslovne odločitve. Z ureditvijo dela računovodstvo teži k kakovosti (navezuje se na zahteve standarda ISO 9001:2000), ker s tem pričakuje vzpostavitev pravil obnašanja, opredelitev pristojnosti in odgovornosti, izboljšanje notranjih komunikacij, ohranjanje znanja pri kadrovskih spremembah, dvig zavesti zaposlenih o kakovosti, idr. (Portali skupine DZS. Alea portal 2009). Z učinkovitim izvajanjem sistema kakovosti se zagotavlja izpolnitev zahtev uporabnikov storitev, zakonov, predpisov in zaposlenih. Na tak način dom pridobiva zaupanje in dobro ime. V računovodskem sektorju, v katerega se stekajo vsi finančno ovrednoteni podatki, se morebitne pomanjkljivosti poskuša odpraviti z enkratnim zajemom podatkov in sočasno, sprotno kontrolo podatkov v procesu, čim več podatkov o posamezni zadevi se zajame in 1 Povzeto po Statutu Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik 2003.

11

kontrolira na začetku procesa; v kasnejših aktivnostih procesa se zajete podatke le dopolnjuje, pri uporabi programskih rešitev koristi nudenje morebitne pomoči, ipd.(Kovačič 1998, 198-199). Z razvojem elektronskega poslovanja naj bi se v najboljši možni meri zadovoljevala potreba po kakovosti, pravočasnosti in točnosti informacij (Rusell 2007, 25).

Država domu določa smernice v okviru katerih mora uspešno krmariti. Določa: - politiko oblikovanja cen storitvam (kar pomeni, da so cene prenizke), - politiko plač zaposlenim (ni vzpodbude k boljšemu delu), - amortizacijske stopnje, ki so prenizke (osnovno sredstvo, še preden je v celoti

amortizirano, zastara in nima več uporabne vrednosti), - način in pogoje poslovanja (kar pomeni delovanje v okvirih predpisanega, kljub

negospodarnosti).

Računovodstvo v domu je organizirano na dveh dislociranih enotah – Bokalce in Kolezija. Delo je porazdeljeno po posameznih analitičnih knjigovodstvih, povezanih v glavno knjigo:

- blagajniško poslovanje in obračunavanje oskrbnin, - računovodstvo plač in računovodstvo osnovnih sredstev, - računovodstvo obveznosti in terjatev (fakturiranje zdravstvene nege), - materialno knjigovodstvo

Računovodstvo ima skupne analitične knjige, ki se vodijo na enoti Bokalce, edinole blagajniško poslovanje in obračunavanje oskrbnin se delno izvaja na enoti Kolezija. 2.4 Pravni vidik ureditve v računovodstvu Osnovne pravne smernice po katerih mora delovati računovodstvo doma, urejajo: Zakon o javnih financah, Zakon o računovodstvu, Slovenski računovodski standardi, Kodeks računovodskih načel , Kodeks poklicne etike računovodje ter še mnoge druge usmeritve, ki vplivajo na računovodenje. 2.4.1 Zakon o javnih financah2 Zakon o javnih financah ureja statusna vprašanja zavodov, opredeljuje javne zavode kot posredne uporabnike, katerih ustanovitelj je država oziroma občina. Pristojna ministrstva zagotavljajo izvajanje javnih služb in dejavnosti v javnem interesu, tako, da usklajujejo programe dela in finančne načrte javnih zavodov, nadzorujejo poslovanje, izvajanje odobrenih programov in zadolževanje. 2.4.2 Zakon o računovodstvu3 Zakon o računovodstvu ureja računovodski sistem, določa način vodenja poslovnih knjig ter izdelavo letnih poročil.

2 Povzeto po Cvikl in Zemljič 2000, 80-275. 3 Povzeto po Možič 1999, Zakonu o računovodstvu s komentarjem, 24-27, 55-56, 74-77.

12

Pravne osebe morajo pri vodenju poslovnih knjig in pripravi letnih poročil upoštevati Kodeks računovodskih načel in Slovenske računovodske standarde. S pravilnikom podrobneje uredijo način sestavljanja poslovnih listin, odgovornost za sestavo, gibanje in kontrolo knjigovodskih listin (v vseh delih računovodstva) ter njihovo hranjenje v skladu s tem zakonom in računovodskimi standardi. Če se podatki iz knjigovodskih listin spravljajo na sodobnejše nosilce podatkov, mora to biti natančno opredeljeno za vsako listino in predpisati tudi notranje kontrolne postopke, s katerimi zagotavlja, da so vnesene vse poslovne spremembe, pripravljene za nadaljnjo računalniško obdelavo, da so podatki točno obdelani, da se sprotno usklajujejo ustrezne poslovne knjige v računalniških podatkih in da se obdelani podatki nepooblaščeno ne spreminjajo. Določene morajo biti naloge ter pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi. 2.4.3 Slovenski računovodski standardi Slovenski računovodski standardi (v nadaljevanju: SRS) obravnavajo knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige, ki pa morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Obravnavajo nastajanje, prenašanje, kontroliranje knjigovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiženje. Obravnavajo tudi način hrambe elektronskih nosilcev podatkov (Slovenski računovodski standardi 2006). SRS 35 ureja posebnosti pri računovodstvu v zavodih. Zavod upošteva pri pripravi računovodskih izkazov temeljne računovodske predpostavke kot so: upoštevanje nastanka poslovnih dogodkov, upoštevanje časovne neomejenosti delovanja ter upoštevanje resnične in poštene predstavitve poslovanja (Schwarzmann in Premk 2005, 98-101).

2.4.4 Pravilnik o računovodstvu Vsebina in obseg Pravilnika o računovodstvu je napisana v skladu z zakonskimi zahtevami. Poleg zahtevanega, uporabnik Pravilnika opredeli interna določila, ki vplivajo na pravilnost poslovanja (Schwarzmann in Premk 2005, 93). 2.4.5 Kodeks računovodskih načel in kodeks poklicne etike računovodje Kodeks računovodskih načel in kodeks poklicne etike računovodje sestavljata celoto. Računovodska načela določa Slovenski inštitut za revizijo. Načela obnašanja računovodje po katerih se ravnajo računovodje pri opravljanju svojih strokovnih nalog so strokovnost in odgovornost, zaupnost, poštenost, resničnost ter prizadevnost (Schwarzmann in Premk 2005, 29-32).

Vsa računovodska opravila se izvajajo po neposrednih navodilih in pod nadzorom vodje računovodske službe, ki mora delovati v skladu s kodeksom računovodskih načel in kodeksom poklicne etike. Računovodja se mora držati tudi Zakona o varstvu osebnih podatkov ter varovati poslovno skrivnost, ki velja za tržno dejavnost, s katero javni zavodi delujejo konkurenčno na trgu (Jerše 2009,102-103).

13

2.5 Ugotovitve 2. poglavja Dom starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik nastopa kot javni dom. Delovati mora v skladu z interesi ustanovitelja – države. Kot proračunski uporabnik deluje v skladu z navodili, predpisi, zakonodajo kot vsi proračunski uporabniki, ki so financirani iz proračunskih sredstev, kljub temu, da se dom financira iz lastnih virov. Zato mora delovati v okviru omejitev, ki so mu dane s strani države hkrati pa si omogočiti obstoj, nadaljnji razvoj in možnost konkuriranja na trgu. Kot močna konkurenca so se pojavili na trgu zasebni domovi, ki se lažje prilagajajo razmeram na trgu, imajo pestro in kvalitetno ponudbo storitev. Računovodska služba v domu skrbi za kvalitetno delo v skladu s postavljenimi pravili, ki narekujejo sistematično in kontrolirano izvajanje del. S čim manjšimi stroški mora dosegati tem boljše rezultate in delati v skladu s politiko in zastavljenimi cilji doma. Spremembe na področju zakonodaje in tehnologije silijo k sledenju spremembam in tempu razvoja, kljub morebitnim začetnim težavam.

14

3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE 3.1 Opredelitev elektronskega poslovanja S širitvijo elektronskega poslovanja so se pojavile različne interpretacije. Če jih povzamemo, lahko rečemo, da je elektronsko poslovanje oblika poslovanja, v kateri stranke poslujejo elektronsko, si izmenjujejo informacije z uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije in je alternativa papirnim metodam komunikacije in hranjenju informacij (Kodele 2006, 4-5). Po statističnih podatkih ima Slovenija izredno hiter razvoj elektronskega poslovanja. V prvem četrtletju leta 2008, po podatkih Statističnega urada Republike Slovenije, se je število uporabnikov elektronske pošte v primerjavi z letom 2007 povečalo za 4%, v primerjavi z letom 2006 pa za 7% (RIS, E-vključenost 2009). V letu 2008 je 92% podjetij v Sloveniji uporabljalo internet za bančništvo in finančne storitve, kar je zelo visok odstotek v primerjavi z ostalimi evropskimi državami (RIS, E-bančništvo 2009). V 1. četrtletju 2009 je od anketiranih večjih podjetij 99 % podjetij uporabljalo spletne strani državne uprave, 98% jih je pridobivalo informacije in obrazce preko spletnih strani, 95% jih je vračalo izpolnjene obrazce preko spletnih strani, 86% pa jih je vodilo elektronski postopek (npr. e-oddaja DDV) (Statistični urad RS, Uporaba interneta v podjetjih, Slovenija, 2009). Tabela, ki prikazuje uporabo spletnih strani državne uprave v podjetjih v Sloveniji je prikazana v prilogi 1. Po opravljenih raziskavah, odvisnost med pogostostjo komuniciranja uporabnikov z upravnimi organi preko e-pošte in odzivnostjo upravnih organov – ministrstva, upravne enote, občine na e-pošto kaže, da (Vintar in Grad 2004, 31):

- najbolj pogosto komunicirajo uporabniki z upravnimi enotami preko e-pošte, najmanj pa z občinami,

- najboljši indeks odzivnosti imajo ministrstva, najslabši pa občine.

Varnost podatkov: Ker razvoj tehnologije nenehno prinaša nova in učinkovitejša orodja s katerimi se lahko posega v posameznikove osebne pravice, nova tehnologija ponuja tudi vrsto rešitev, ki lahko služijo zavarovanju različnih interesov glede zasebnosti in anonimnosti dejavnosti posameznikov in podjetij pri uporabi internetnih storitev. Obsega tako strojne kot programske rešitve (požarne stene, programsko opremo za filtriranje e-pošte, programsko opremo za anonimno deskanje po svetovnem spletu, »ubijalce«� piškotkov (cookies busters), šifriranje (kodiranje) elektronske pošte, šifriranja posameznih datotek ali celotnega računalniškega diska, digitalni podpis, itd.) (Whelan 2000, 144-145).

Varnostni postopek, ki je potreben za doseganje varnosti je lahko (Korper in Ellis 2000, 192-196):

15

- temelječ na uporabniku – nedopustno je dovoliti drugim uporabljati naše uporabniško ime in geslo; puščati prižgan računalnik, ko zapustimo delovno mesto; imeti napisano geslo kje blizu računalnika, …

- temelječ na skrbniku računalniškega sistema, ki mora zagotoviti varnost informacijam podjetja in računalniškemu sistemu – strežnik je potrebno shraniti v zaklenjeni sobi; skrbniško delo na strežniku opravljajo pooblaščeni ljudje; omrežje uporabljajo pooblaščeni uporabniki; na omrežju je potrebno delovati v okviru pravil in ureditvi; uporabljati je potrebno daljša gesla, ki jih je težje »najti«; shranjevati pomembne podatke v posebno sistemsko mapo (ne npr. v C: ); uporaba internetnih omejitev; antivirusni programi,….

Varnostni mehanizmi (prav tam, 178-179):

- kriptografija ( nemogoče branje sporočil brez dodatnega ključa), - zgoščevanje (digitalni izvleček-nemogoče ugotoviti originalno vsebino in ob

majhni spremembi dokumenta se izvleček močno spremeni), - digitalni podpis (zagotavlja tajnost, nespremenjenost podatkov, verodostojnost

pošiljatelja), - elektronski podpis (preverjanje pristnosti podatkov in identifikaciji podpisnika,

vendar ni enakovreden lastnoročnemu podpisu), - varen elektronski podpis (enakovreden lastnoročnemu podpisu).

Pri delu računalničarjev na osebnih računalnikih se postavlja problem, saj imajo uporabniki pri uporabi računalniške tehnologije pravico do zasebnosti. Etika mora biti vodilo informatikov pri njihovem delu, uporabniki pa mu morajo zaupati (Grošelj 1999, 22-23). 3.2 Zakonodaja o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Za doseganje pravilnosti, varnosti in popolnost informacij elektronskega poslovanja, je potrebno upoštevanje zakonov, predpisov in standardov, ki se navezujejo na delovanje doma, računovodstvo doma in elektronsko poslovanje. Nekaj važnejših je predstavljenih v diplomskem delu, vendar je še mnogo drugih, ki se jih ne sme zanemariti. 3.2.1 Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu s komentarjem Načela Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (v nadaljevanju: ZEPEP) (Makarovič in drugi 2001,10-12):

- Načelo nediskriminacije elektronske oblike, govori o tem, da se elektronskim dokumentom, podpisom, podatkom oziroma sporočilom naj ne odreče pravnih posledic samo zato, ker so v elektronski obliki.

- Načelo odprtosti oziroma tehnološke nevtralnosti zakonskim določbam ohranja uporabnost zakona kljub tehnološkim spremembam.

- Načelo dvojnega pristopa govori o priznavanju prava veljavnosti potrdil in dejavnosti overiteljev elektronskih podpisov.

- Načelo pogodbene svobode strank najbolj pride do izraza v pogodbenih razmerjih (stranke v pogodbenih, medsebojnih razmerjih drugače kot so zakonska določila).

- Načelo varstva osebnih podatkov daje možnost uporabe psevdonima pri poslovanju z elektronskim podpisom.

16

- Načelo mednarodnega priznavanja ( kvalificirana potrdila overiteljev v tujini). - Načelo varstva potrošnikov (splošno varstvo imetnika digitalnega potrdila).

Določila v ZEPEP4, ki so pomembna za elektronsko poslovanje v proučevanem računovodstvu:

- 5. člen govori o veljavnosti elektronskega sporočila, če le ta nesporno izvira od pošiljatelja.

- 6. člen opozarja na podvojena sporočila in določa ravnanje prejemnika po načelu dobrega gospodarja.

- 8. člen opozarja na preverjanje identitete med poslanim in prejetim sporočilom. - Zakon določa dokumentom v elektronski obliki enak status kot v papirni obliki

v primeru hranjenja dokumentov, zapisov ali podatkov. Hraniti je potrebno javni ključ za preverjanje verodostojnosti podpisa tako dolgo, kot se hranijo elektronsko podpisani dokumenti.

- 15. člen določa, da je elektronski podpis enakovreden lastnoročnemu podpisu, če gre za varen elektronski podpis, ki je overjen s kvalificiranim potrdilom (za poslovanje fizičnih in pravnih oseb z javno upravo taka kvalificirana potrdila izdaja Ministrstvo za javno upravo (Sigen-ca, 2009)).

- 37. člen navaja, da morajo sredstva za varno elektronsko podpisovanje z uporabo ustreznih postopkov in infrastrukture zagotavljati edinstvenost in zaupnost podatkov za elektronsko podpisovanje, učinkovito zaščito pred poneverjanjem, zanesljivo varovanje podatkov za elektronsko podpisovanje pred nepooblaščenim dostopom,da sredstvo za varno elektronsko podpisovanje ne spremeni podpisanih podatkov ali prepreči prikaz podatkov podpisniku pred podpisom.

3.2.2 Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje5 Ta uredba določa:

- merila za presojo izpolnjevanja zahtev za delovanje overiteljev, - podrobnejšo vsebino notranjih pravil overiteljev, podrobnejše tehnične pogoje

za elektronsko podpisovanje in preverjanje varnih elektronskih podpisov, - časovno veljavnost kvalificiranih potrdil (5 let z možnostjo podaljšanja), - podrobnejše pogoje glede uporabe varnih časovnih žigov (nedvoumne in

pravilne podatke o datumu in točnemu času žiga), - vrsto in uporabo označbe akreditiranih overiteljev, - pogoje za elektronsko poslovanje v javni upravi.

4 Povzeto po Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Uradni list RS 98/2004. 5 Povzeto po Uredbi o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje, Uradni list RS, 77/2000, Uredbi o spremembah in dopolnitvah uredbe o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje, Uradni list RS, 2/2001.

17

3.2.3 Zakon o splošnem upravnem postopku - določbe, ki se nanašajo na elektronsko poslovanje 6

Zakon o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP) sledi spremembam elektronskega poslovanja in določa:

- Enakovrednost vlogi v elektronski obliki, ki je podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom z vlogo v fizični obliki z lastnoročnim podpisom in enakovrednost vložitvi vloge po elektronski poti s fizično vložitvijo vloge.

- Postopek elektronske vročitve. - Postopek predložitev listin, (uradna oseba, ki vodi postopek, lahko zahteva od

stranke naj pokaže izvirno listino. Prav tako je potrebno dokazovanje pristnosti podpisa in dokazovanje istovetnosti predlagatelja listine).

3.2.4 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva7

Uredba govori o organizaciji zajema in hrambe arhivskega gradiva. Določa način varne dolgoročne hrambe, način preverjanja zajema in hrambe arhivskega gradiva, obliko zapisa (uveljavljena, uporabna, neodvisna od posamezne programske ali strojne opreme ali okolja), določa, da mora biti nosilec zapisa za dolgoročno hrambo siguren, uveljavljen, v skladu s standardi. 3.2.5 Pravno urejanje zasebnosti v internetu Pravico do zasebnosti in varstva osebnih podatkov pred neutemeljenimi ali neupravičenimi posegi države ter drugih pravnih in fizičnih oseb zagotavljajo vsi pomembni mednarodni dokumenti (npr. Mednarodni pakt o državljanskih in političnih pravicah, Evropska konvencija o človekovih pravicah, tudi Ustava Republike Slovenije) s področja varstva pravic posameznika. Čeprav ob njihovem nastanku izzivi zasebnosti in varstvu osebnih podatkov, ki sta jih prinesla razvoj tehnologije in predvsem internet, še niso bili znani, ti dokumenti še vedno predstavljajo temelj varstva posameznika tako pred državnimi organi kot pred drugimi posamezniki (Makarovič in drugi 2001,151). 3.2.6 Pravilnik o metodologiji za posredovanje podatkov Pravilnik določa roke oddaje obrazcev, obliko oddanih podatkov na obrazcih, načinu pošiljanja podatkov in sicer: podatki morajo biti kodirani in digitalno podpisani s kvalificiranim digitalnim potrdilom (Pravilniku o metodologiji za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem sektorju, Uradni list RS, 33/2009).

6 Povzeto po Zakonu o splošnem upravnem postopku (uradno prečiščeno besedilo), Uradni list RS, 24/2006 in po zakonu o spremembah in dopolnitvah zakona o splošnem upravnem postopku , Uradni list RS, 126/2007. 7 Povzeto po Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Uradni list RS, 86/2006.

18

3.3 Uporaba elektronskega poslovanja pri delovanju javnih zavodov Elektronsko poslovanje je pri delovanju javnih zavodov neizogibno. Komunikacija v javnih zavodih mora potekati tako znotraj zavoda kot z ustanoviteljem, pristojnimi ministrstvi in drugimi zunanjimi uporabniki informacij. Posebej še veliki javni zavodi, ki imajo tudi dislocirane enote, potrebujejo zanesljiv, kompleksen računalniški program, ki povezuje vse analitične knjige v skupno glavno knjigo in nudi pregledne podatke za oblikovanje poročil notranjim in zunanjim uporabnikom.

Obstaja še nekaj težav pri elektronskem poslovanju z državno upravo. Razkorak je med tem, kaj uporabniki želijo in tem, kar ponudnik misli, da uporabnik potrebuje. Problem je v okornosti pri ponudbi in premajhnem motivu za ugoditev potrošniku (Pinterič in Svete 2007, 149-150). Vendar pa sodelovanje uporabnikov elektronskega poslovanja prispeva k vedno boljšemu, sprotnemu reševanju morebitnih težav. 3.4 Ugotovitve 3. poglavja Slovenija ima v primerjavi z ostalimi evropskimi državami zelo dobro razvito elektronsko poslovanje. Predvsem srednje velikim in velikim podjetjem je dobro razvito elektronsko poslovanje samo po sebi umevno. Razvoj tehnologije prinaša nova in učinkovitejša orodja, s katerimi se lahko posega v posameznikove osebne pravice, ogroža programsko opremo, zato nova tehnologija ponuja tudi vrsto rešitev za zaščito zasebnosti in zaščito pred vdori raznih virusov preko interneta ali elektronske pošte. Zakon določa enako veljavnost elektronskim dokumentom in dokumentom v papirni obliki, elektronski podpis pa enači lastnoročnemu podpisu. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva predpisuje način hranjenja na elektronskem nosilcu zapisa. Ob upoštevanju zakonov, uredb in predpisov ter načel skrbnega ravnanja v elektronskem poslovanju se kaže jasna usmeritev organiziranosti računovodstva ob prenovitvi elektronskega poslovanja. Zakonska določila so pripravljena in sledijo hitremu razvoju elektronskega poslovanja.

19

4 PROCES POSODOBITVE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA

4.1 Organizacijska prenova računovodstva v zvezi z elektronskim poslovanjem Ob posodobitvi elektronskega poslovanja je potrebna tudi prenova poslovnih procesov. Procesa se dopolnjujeta že po svoji naravi, predvsem pa oba vplivata na človeka kot udeleženca v elektronskem poslovanju. Pri prenovi poslovanja organizacije je potrebno najprej opredeliti cilje prenove, ki temeljijo na težnji po učinkovitosti in uspešnosti poslovanja oziroma delovanja prenovljenih procesov. Pri njihovem uresničevanju poskuša prenova poslovanja iskati najboljšo rešitev med običajno nasprotujočimi si temeljnimi cilji: porabiti manj časa, manj stroškov in večja kakovost (Kovačič 1998, 85). Potreba po prenovi elektronskega poslovanja sproži tudi potrebo po prenovi računalniškega sistema, ki mora biti skladen z zahtevami računalniških programov in varnostnih zahtev uporabnikov. V skladu s cilji mora računalniška oprema omogočati neprekinjeno delo, brez motenj(Stare in Bučar 2005, 146).Odločitev za prenovo poslovnih procesov zaradi zmanjševanja stroškov poslovanja in optimizacije procesov zahteva temeljit razmislek, kaj želimo s prenovo doseči (Markov 2009a, 12-15). Težnja je doseči čim večjo razvitost elektronskega poslovanja tudi v javni upravi. Razvoj elektronskega poslovanja je pomenil, da se poslovna poročila oddajajo samo še v elektronski obliki. S takšnim načinom dela so pridobile(Markov 2009b, 47): 1. organizacije:

- hitrejšo pripravo poročil, - preprostejši prenos podatkov, - lažji pregled podatkov in dokumentov.

2. sistem na državni ravni pa predvsem: - boljšo preglednost vseh oddanih poročil, - manjše potrebe po arhivskem prostoru in manjše stroške arhiviranja, - samodejno (avtomatizirano) obdelovanje podatkov.

Na Centru vlade za informatiko se je v sklopu projekta Pravna ureditev elektronskega poslovanja pripravil delovni osnutek Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. To je bil uraden začetek za pospešeno uveljavljanje elektronskega poslovanja v javnih ustanovah. Obvestila, ki so začela prihajati najprej z AJPES-a, DURS-a, so opozarjala na obvezno elektronsko oddajanje računovodskih poročil in obrazcev.V računovodstvu smo bili dobesedno prisiljeni iti na elektronsko oddajanje računovodskih poročil in obrazcev. Obvestilo ZZZS o možnosti oddaje računov za zdravstveno nego preko računalniške izmenjave podatkov (v nadaljevanju: RIP), pa je bil povod za odločitev o posodobitvi računalniškega programa.

20

To je privedlo do postopka posodabljanja in sicer: 1. Pregledala so se obvestila, in poiskala na spletnih straneh navodila o postopkih

pridobitve certifikata za kvalificirano digitalno potrdilo, potrebno za elektronski podpis. Potreben je bil dogovor z vzdrževalcem obstoječega računalniškega programa o prilagoditvi programa zahtevam na prejetih obvestilih.

2. Obstoječa organiziranost dela v računovodstvu je omogočala posodobitev elektronskega poslovanja. Zaposleni so bili informirani o spremembah in dobili podrobna navodila. Računalniška oprema je ustrezala navedenim normativom (programska oprema, mrežna in internetna povezanost) za računalniško opremo v obvestilih.

3. Pregledala se je oprema, potrebna za posodobitev. Kljub zadovoljivi računalniški opremi, se je računalnik, na katerega se bo naložil certifikat za kvalificirano digitalno potrdilo, zamenjal z zmogljivejšim.

4. Preveriti je bilo potrebno, če se bodo po prenovi, posledično pojavile kakšne težave. Težavo je predstavljal elektronski podpis. Računovodske obrazce se izpolnjuje v računovodstvu, podpisuje jih direktor. Za elektronsko podpisovanje je direktor pooblastil računovodstvo, ki izpolnjene dokumente v fizični obliki pripravi na vpogled in podpis direktorju.

5. Naredila se je okvirna ocena stroškov, potrebnih za prenovo: - nabava opreme, prenova obstoječega računalniškega programa - priprava, dodatno delo zaposlenih

6. Pri postopkih uvajanja je potrebna: - prilagoditev obstoječih programov - pridobitev kvalificiranih digitalnih potrdil - prijava na spletnih straneh s kvalificiranim digitalnim potrdilom

7. Delovanje in organizacija pomoči v primeru urgentnega reševanja težav (kontaktne osebe za pomoč na spletnih straneh, osebe sodelujoče v elektronskem poslovanju, skrbniki računalniškega programa za morebitno odpravljanje napak v računalniškem programu,..).

8. Sproti se informira zaposlene o spremembah. 9. Nadzoruje se prenovo v elektronskem poslovanju, odkriva in odpravlja se

nejasnosti v prenovi procesov in nestrinjanja zaposlenih v zvezi z opravljanjem dela.

Za še popolnejše elektronsko poslovanje v računovodstvu so ponekod že uveljavljene novosti in sicer je delo v računovodstvu opredeljeno z naslednjimi koraki:

- skeniranje računov - elektronsko podpisovanje podatkov, - pošiljanje skeniranih dokumentov v potrjevanje prek sistema, - vračanje dokumentov, opremljenih z vsemi potrebnimi podatki, v računovodstvo, - povezava podatkovnih baz za samodejno prenašanje podatkov ter pogled v

dokumente. Taka posodobitev elektronskega poslovanja bistveno skrajša čas upravljanja z dokumentom in zagotovi veliko avtomatizacije z nizko stopnjo možnosti napak (Markov 2009c, 52-55).

21

Nadzora v preurejenih procesih naj bi bilo samo toliko, kolikor je to gospodarno. Delavci v procesnem teamu, naj bi bili skupinsko odgovorni za rezultate procesa, namesto da so individualno odgovorni za posamezne naloge. Vsak član teama mora vsaj nekoliko poznati vse korake procesa in znati izvajati vsaj nekaj korakov. Delavci v preurejenih procesih porabijo več časa za delo, ki dodaja vrednost, in manj za tisto, ki je ne dodaja. Tako se njihov prispevek v podjetju poveča (Hammer in Champy 1995, 66-77). V računovodstvu je težnja po točnem, hitrem zajemanju podatkov, čim pogostejšem poročanju podatkov in po jasni sliki celotnega poslovanja. Pri organizacijski prenovi računovodstva v zvezi z elektronskim poslovanjem je potrebno upoštevati navodila:

- V računovodstvo glavne knjige morajo točni podatki prispeti pravočasno za nadaljnjo obdelavo zbirnih podatkov in oblikovanje poročil.

- Nujna je točnost vnosa podatkov, saj z enkratnim zajemom podatkov, če le ta ni točen nastane lahko velik problem. Verjetnost napačnega vnosa postane manjša s sprotno kontrolo podatkov v procesu.

- Zajem in kontrolo podatkov v posameznem delu procesa opravlja delavec, ki v celoti obvladuje proces.

- Zadolženci za kasnejše aktivnosti procesa, zajete podatke dopolnjujejo in skrbijo za točnost vnosa dopolnjenih podatkov.

- Za kvaliteto opravljenega dela je potrebno zagotoviti izobraževanje in pomoč informatikov pri uporabi programskih rešitev ter ugotavljanju novih informacijskih potreb uporabnikov.

Zagotoviti je potrebno hiter, enostaven način kroženja listin v računovodstvu in sprotne kontrole verodostojnosti podatkov vnesenih v računalniški program pomožne knjige. Delo med posamezniki je potrebno optimalno razporediti, da proces poteka hitro, nemoteno in z najmanjšo možnostjo nastanka napak. Določijo se pravila v procesu ter pravila za ravnanje ob izjemnih, nepredvidljivih situacijah. Nujnost je sledenju novosti na področju računovodstva in pripraviti navodila zaposlenim za delovanje v računovodstvu po spremembah. Potrebno je širše znanje obvladovanja programskih rešitev in pripravljenosti opravljati delo z neračunovodskega področja, če je le to povezano z računovodskim. Pojavlja se tudi potreba po računalniških strokovnjakih, ki se zelo dobro spoznajo tudi na računovodstvo. 4.2 Prilagajanje obstoječih programov Računalniški program se mora prilagajati spremembam, ki se nanašajo na vnesene podatke, posebnosti poročanja. Težnja je po čim večji fleksibilnosti, široki možnosti prikazovanja podatkov za namene notranjega poročanja podatkov v okviru doma, računalniškemu programu prijaznemu uporabniku, poleg vsega pa zadostiti zahtevam po kvaliteti. Po drugi strani pa se mora prilagajati zahtevam pravnih predpisov in prenovam informacijskega sistema tistih, katerim je potrebno oddajati podatke v obliki obrazcev, poročil, ipd. Program se prilagaja spremembam predvsem tako, da:

- se pripravi možnost vnosa dodatnih podatkov, ki jih zahtevajo pravni predpisi, - se pripravi možnost dodatnih pregledov za kontrolo podatkov, - se pripravijo datoteke, ki jih je moč prenesti v zahtevane obrazce na spletnih

straneh ali v obrazce pripravljenih računalniških rešitev.

22

4.3 Pridobitev kvalificiranih digitalnih potrdil Za oddajanje elektronskih obrazcev in podatkov preko spletnih strani je najprej potrebno pridobiti kvalificirano digitalno potrdilo. V okviru overitelja na Ministrstvu za javno upravo (v nadaljevanju: MJU), ki izdaja kvalificirana digitalna potrdila in varne časovne žige, deluje izdajatelj SIGEN-CA (angl. Slovenian General Certification Authority) za poslovne subjekte in fizične osebe. Kvalificirano digitalno potrdilo, zagotavlja istovetnost pošiljatelja, ščiti elektronska sporočila pred neželenim spreminjanjem, omogoča podpisovanja in šifriranje podatkov. Spletno digitalno potrdilo velja za določen čas petih let, potem mu je potrebno podaljšati veljavnost. (SIGEN-CA 2009). Pred prvo uporabo SIGEN-CA pošlje po elektronski pošti referenčno številko, po navadni pošti pa avtorizacijsko kodo, ki sta potrebni za prevzem digitalnega potrdila in generiranje ključev. Kvalificirano digitalno potrdilo se naloži na računalnik vnaprej določenega uporabnika. 4.4 Ugotovitve 4. poglavja Ob posodobitvi elektronskega poslovanja je potrebna tudi prenova poslovnih procesov. Vsem posodobitvam računalniškega programa, postopkov in organizacije je skupno to, da povečujejo preglednost oddanih, zbirnih podatkov in posredno povečajo kontrolo nad podatki. Pri prenovi poslovanja organizacije se opredelijo cilji prenove, ki temeljijo na težnji po učinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti poslovanja oziroma delovanja prenovljenih procesov. Pri njihovem uresničevanju se išče najboljša rešitev med cilji: porabiti manj časa, manj stroškov in pridobiti večjo kakovost. Organizacijske prenove se je potrebno lotiti sistematično in sproti preverjati, če je delovanje skladno z načrtovanim. Obvestila, ki so začela prihajati najprej z AJPES-a, DURS-a, so opozarjala na obvezno elektronsko oddajanje računovodskih poročil in obrazcev, obvestilo ZZZS pa o možnosti oddaje računov za zdravstveno nego preko RIP. To je bil povod za uvedbo postopka posodabljanja v računovodstvu doma. Posodobitev je vplivala na organiziranost dela v računovodstvu in posodobitev računalniške opreme. Preveriti je bilo potrebno, če je možnost nastanka težav po prenovi in ugotoviti odpravo le teh. Naredila se je okvirna ocena stroškov, potrebnih za prenovo. Po uvodnih preverjanjih je bila ugotovitev o možni prenovi, ki se je začela izvajati po korakih.

23

5 DELOVANJE ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA

5.1 Računovodenje s podporo mrežne programske opreme in servisiranje računalniških programov na daljavo

Računalniški program v domu je sestavljen iz posameznih aplikacij, ki delujejo na omrežju. Podatki, vneseni v omenjenih aplikacijah, omogočajo nadaljnjo računalniško obdelavo in tako vplivajo na racionalizacijo dela v domu. Na podlagi podatkov uvoženih iz socialno zdravstvenega programa (v nadaljevanju: SZP) in dodatno vnesenih podatkov (dodatne storitve, osebni prejemki oskrbovancev,…) se izračunajo oskrbnine stanovalcev doma in dodatne opravljene storitve v domu. Plačnikom se izpišejo računi, ki so možni v obliki:

- računa s položnico, - računa s seznamom (namenjeno za izpis računov za občine), - posameznih računov za fakturiranje posameznim plačnikom ( tudi za trajne

naloge na banki) (Softic 2009). Pri obračunu zdravstvene nege se na podlagi podatkov uvoženih iz programa SZP in vnesenega cenika pripravijo računi za zdravstveno nego, ki se izvaja za stanovalce v domu. Računi se pošljejo v elektronski obliki (RIP) na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju ZZZS). Preko RIP-a se pošiljajo tudi drugi računi na ZZZS. Aplikacija izdanih faktur poleg izdanih faktur oskrbnine in zdravstvene nege omogoča še izdajo splošnih računov (ostale storitve). Omogočena je samodejna priprava knjige izdanih računov in priprava obračuna DDV v davčnem obdobju. V aplikaciji prejetih faktur se vnašajo podatki iz prejetih faktur, ki so predhodno pregledane in dopolnjene s pripadajočimi dokumenti in morebitnimi opombami pomembnimi za knjiženje. Vnesen rok plačila fakture sproži pripravo elektronskih virmanov, v dnevu določenem za plačilo fakture. Po izvršenem elektronskem podpisu pooblaščenih oseb (z geslom, ki je znano edinole njim) se datoteke z virmani pošljejo preko elektronskega prenosa podatkov na Upravo za javne prihodke (v nadaljevanju: UJP). Preko elektronskih izpiskov, prejetih od UJP, se plačani virmani avtomatsko razknjižijo in »zaprejo« obveznost. Aplikacija prejetih faktur samodejno oblikuje knjigo prejetih računov z razčlenitvijo vstopnega davka na dodano vrednost (v nadaljevanju: DDV) in pripravi podatke za obračun DDV. Aplikacija prejetih faktur je povezana z aplikacijo materialnega knjigovodstva. S prejetim računom knjižen nabavljen material, se kontrolira s prevzemnico ob prevzemu materiala. Količinski premiki materiala, ki se dogajajo v skladiščnih, se preko temeljnice prenesejo v materialno knjigovodstvo. Hkratna obdelava prejete obveznosti in

24

vrednotenja prevzemnic materialnega poslovanja zagotavlja pravilnost vnosa zaradi računskih in logičnih kontrol. UJP na elektronski naslov vsakodnevno pošilja izpiske prometa na transakcijskem računu v obliki, ki jo obravnavani računalniški program skoraj v celoti avtomatsko razknjiži (obveznosti; računi, plačani po posebnih položnicah, ki se tako avtomatsko razknjižijo preko posebnega izpiska ACD Agencije za plačilni promet (v nadaljevanju:APP)). Ročno je potrebno knjižiti le splošne virmane in izredna nakazila. V aplikaciji blagajniškega knjigovodstva se knjižijo blagajniški prejemki in izdatki. Možno je samodejno zapiranje računov in dobropisov istočasno s knjiženjem blagajniškega prejemka ali izdatka. Omogočena so izplačila in vplačila v povezavi s programom oskrbnine (žepnine, saldo osebnih prejemkov, …). Aplikacija osebnih dohodkov je povezana z glavno knjigo in elektronskim prenosom plačilnih nalogov. Seznami z izplačili plač na transakcijske račune posameznikov se pošiljajo na banke, tako, da se datoteka direktnih obremenitev s programa plač uvozi v spletno aplikacijo UJPnet in preko nje pošlje na banke. V glavno knjigo se preko samodejnih knjiženj prenesejo podatki vseh opisanih pomožnih knjig. V pomožnih knjigah se kreirajo temeljnice, preko katerih je možno slediti pot knjiženja. Podatke potrebne za vnos v obrazce na spletnih straneh je možno uvoziti iz glavne knjige ali pomožnih knjig na spletne strani v spletne obrazce. Računalniški program osnovnih sredstev je program drugega proizvajalca, zato so potrebne ročne vknjižbe na podlagi prejetih računov osnovnih sredstev. Po obračunu amortizacije, razlik v popisu in odpisov po inventuri se preko ročne temeljnice vknjižijo spremembe v glavno knjigo. Brez servisiranja računalniških programov na daljavo si sploh ne znamo več predstavljati tekočega dela z računalniškimi programi. Računalniški program je občasno potrebno posodobiti, dodati spremembe, ki jih narekujejo zakoni, predpisi in potrebe uporabnikov. Servisiranje računalniških programov na daljavo poteka po predhodni komunikaciji po telefonu ali elektronski pošti. Z računalniškega programa se v primeru napake, shrani slika s prikazano situacijo, ki se pripne kot priponka v naslovljeno elektronsko pošto skrbniku računalniškega programa. Skrbnik računalniškega programa se preko varne spletne aplikacije poveže s programom naloženim na računalniško mrežo v domu in vnaša spremembe oz. posodablja program ali pa posreduje ob morebitnih napakah. 5.2 Elektronska pošta Elektronska pošta je nepogrešljiva za komuniciranje znotraj in zunaj doma (sodelavci in poslovnimi partnerji). Prednost elektronske pošte pred navadno pošto je v enkratnem pošiljanju na več naslovov, hitrosti, nižjim stroškom, prilaganju datotek, spletnih povezav elektronski pošti,…Možnost potrdila o branju je za nujno elektronsko pošto zelo dobrodošla, saj pošiljatelj dobi povratno informacijo, kdaj je bila pošta prebrana (ali dostavljena). Možno je oblikovanje elektronske pošte, enostavno izbiranje naslovnikov iz

25

imenika, podpisovanje s šifriranjem, varovanje pošte z antivirusnim programom,… Elektronska pošta je postala zanesljiva s programsko opremo za filtriranje e-pošte, s programom za iskanje in »očiščenje« virusov, »piškotkov«, s šifriranjem (kodiranjem; enkripcijo), … Kljub vsemu pa je potrebno dati smernice oz. direktive zaposlenim za uporabo sistema za e-pošto, saj pošiljanje e-sporočil lahko vsebuje viruse, sporno vsebino, katere se ne sme pošiljati. Prav tako sporočila ne smejo vsebovati zaupnih informacij, osebnih podatkov, številk kreditnih kartic (če to pošiljamo z navadno e-pošto). Uporabljati je potrebno posodobljen antivirusni program, za zaščito podatkov pošiljatelja in podatkov prejemnika e-pošte. Uporabljati je potrebno samo lastni e-poštni ID in geslo, ne sme se spreminjati originalnega sporočila, ki se ga prejme in pošlje naprej in ne sme se dajati svojega e-naslova, (če je možna zloraba le tega). (Whelan 2000, 19-20). 5.3 Elektronski plačilni promet

Elektronsko poslovanje prek spleta Uprave za javne prihodke – UJPnet Spletni portal UJPnet nudi:

- vpogled v podatke o evidenčnem stanju in prometu na podračunu, - prejemanje izpiskov o prometu in stanju na podračunu proračunskega

uporabnika (v nadaljevanju: PU), - vnos plačilnih navodil, pošiljanje datotek s plačilnimi navodili in pošiljanje

datotek z direktnimi odobritvami oziroma direktnimi obremenitvami, - izpiske o prometu in stanju na podračunu PU.

Za prijavo je potrebno kvalificirano digitalno potrdilo za elektronski podpis in izpolnjena elektronska vloga za dostop do UJPnet. Osebe, pooblaščene za elektronsko podpisovanje plačilnih navodil morajo biti hkrati pooblaščene za ročno podpisovanje plačilnih navodil oziroma so navedene v seznamu deponiranih podpisov. Ko je vloga potrjena s stranu uprave za javne prihodke (v nadaljevanju: UJP), PU elektronsko podpisane e-naloge lahko posreduje UJP v datoteki, katero po sprejemu elektronskega sporočila informacijski sistem UJP preveri (strukturo datoteke, elektronski podpis, čas predložitve in morebitno podvojenost elektronskega sporočila) (Pogoji elektronskega poslovanja med proračunskimi uporabniki in upravo Republike Slovenije za Javna plačila, 2007). Elektronsko podpisovanje plačilnih navodil oziroma datotek je lahko:

- posamično podpisovanje – uporabnik plačilna navodila oziroma datoteke elektronsko podpiše samostojno,

- kolektivno podpisovanje – plačilna navodila oziroma datoteke elektronsko podpišeta dva uporabnika (v domu je uporabljeno kolektivno podpisovanje).

Plačilo prek UJPnet je enakovredno plačilu na podlagi predloženega plačilnega navodila na papirju oziroma v drugih računalniških oblikah (zgoščenka, USB ključ in elektronska pošta), oddanem pristojni organizacijski enoti UJP (UJP, Spletna aplikacija UJPnet 2009).

26

Računi izdani za oskrbnino, ki se plačujejo preko trajnih nalogov se v datoteki direktnih bremenitev uvozijo (najkasneje dva delovna dneva pred datumom direktne obremenitve) v program UJPnet. Program zazna napake, zato dovoli elektronski podpis le v primeru popolne pravilnosti podatkov. Podpisana datoteka direktnih bremenitev se pošlje preko spletne strani UJPnet na banke. Digitalna povratnica uporabniku potrdi uspešno elektronsko oddajo paketa. V kontrolnem zapisu programa UJPnet se zapiše odgovor banke na poslano zahtevo za direktno bremenitev (informacija o zavrnitvi oz. uspešni obdelavi datoteke). Pred rokom določenim za plačilo računov prispe v programa UJPnet datoteka izpiska za direktno bremenitev. Datoteko se shrani na računalnik in uvozi v računalniški program oskrbnin, v glavni knjigi pa se izvede ročno zapiranje računov po izpisanem seznamu (skupni znesek direktnih bremenitev mora biti identičen znesku nakazanemu v dobro transakcijskega računa doma). Za plačilo provizije ima dom z UJP sklenjeno pogodbo, zato se direktne odobritve odtegujejo s transakcijskega računa redno, mesečno. Prispela obveznost za plačilo provizije ima navedbo, da bo obveznost poravnana z odtegnitvijo zneska s transakcijskega računa. Obveznost se poknjiži. Na dan obremenjenega transakcijskega računa se obveznost »zapre« z bremenitvijo. Knjiženje neto zneskov na transakcijske račune delavcev se izvede z uvozom podatkov direktnih odobritev iz računalniškega programa plač na spletno stran UJPnet za banke. Za direktno odobritev se posreduje podatke UJP najkasneje en delovni dan pred datumom direktne odobritve. Datoteka se elektronsko podpiše in pošlje na banko. Digitalna povratnica uporabniku potrdi uspešno elektronsko oddajo paketa

Za varnost je v programu poskrbljeno tako, da: - je dnevniku uporabe možen pregled zgodovine dostopa, kjer so vidni

podatki kot je čas obiska spletne strani in akcija, ki se je izvajala v okviru tega programa.

- v nastavitvah je potrebno vnesti geslo, ki si ga uporabnik dodeli sam, za telefonsko deaktivacijo uporabniškega računa v primeru suma zlorabe. Tako je v primeru zlorabe možno s telefonskim klicem na pristojno upravno enoto UJP deaktivirati uporabnika, pri čemer je potrebno povedati geslo za deaktivacijo.

- v primeru suma zlorabe je potrebna menjava digitalnega potrdila. 5.4 Računalniška izmenjava podatkov Sestavni del elektronskega poslovanja je računalniško izmenjevanje podatkov, zapisanih v elektronski obliki, med računalniškimi sistemi poslovnih partnerjev, brez ali s čimmanj človekovega posredovanja. Neposredno vpliva na zmanjševanje stroškov dela pri prepisovanju podatkov, nadzoru nad pravilnostjo, pri iskanju in odpravljanju napak, kot tudi pri zmanjševanju zamud pri obdelavi podatkov. (Čehovin in drugi 1999, 2). Posledica zakonskih sprememb in zahtev po uvedbi nekaterih novih podatkov za spremljanje stroškov zdravstvenih storitev so se pokazale v povečanem številu faktur in obsegu podatkov na posameznih fakturah. Prav velika količina papirja in ponovno

27

vnašanje računalniško že obdelanih podatkov sta bila poglavitna razloga za uvedbo RIP v poslovanje Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: ZZZS) na področju fakturiranja. Pošiljanje računov preko RIP-a poteka preko računalnika. Zaradi možnosti dostopa podatkov nepooblaščenim osebam, so datoteke varovane z geslom, ki mora biti dovolj dolgo, saj se tako zmanjša nevarnost za hitro razkritje (prav tam, Fakturiranje 2-6). V računovodstvu proučevanega zavoda se uporablja RIP za pošiljanje računov zdravstvene nege stanovalcev doma in tudi drugih računov ZZZS-ju. Ta način je neprimerno hitrejši in enostavnejši od pošiljanja preko navadne pošte. Še posebej pomembno je, da je zaradi tega hitrejše plačilo računov ZZZS-ja, kar pomeni hitrejši pritok denarja na transakcijski račun doma. Iz programa zdravstvene nege se prenesejo podatki v računovodstvo terjatev. Preneseni podatki se preverijo in uporabijo za izstavitev računov. Elektronski izstavljeni računi se v podatkovnem paketu pripravijo za elektronsko podpisovanje in pošiljanje preko RIP na ZZZS. Program sporoči, če so bili podatki uspešno poslani. Ob plačilu računov na transakcijski račun, se le ti avtomatsko razknjižijo in »zaprejo« terjatve. Zaradi varnosti transakcij in zaščite podatkov je za delo v on-line sistemu ZZZS uvedla profesionalno kartico. Profesionalna kartica je izdana na ime uporabnika, ki je pooblaščen za vnos podatkov o zdravstveni negi, za nadzor vnosa o zdravstveni negi in pošiljanje računov na ZZZS. Čitalnik kartice, ki je priklopljen na osebni računalnik, ob vstavitvi kartice preveri verodostojnost uporabnika programa. Vnese se geslo. Ob večkratnih napačnih vnosih gesla se kartica zaklene in postane neuporabna. Imetnik kartice mora varno skrbeti za kartico in s tem zmanjšati možnost zlorabe. V primeru spremembe ali odvzema pooblastil imetniku (npr. ob prenehanju delovnega razmerja) profesionalne kartice je potrebno javiti spremembo na ZZZS. 5.5 Oddajanje obrazcev, zahtevkov, dopisov in poročil državni upravi ter drugim pristojnim organom Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve Spletni portal Agencije Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (v nadaljevanju: AJPES) zagotavlja računalniško zbiranje vseh pomembnih podatkov o nekem poslovnem subjektu na enem mestu in tako omogoča poenostavljeno zagotavljanje podatkov državi in postopkov pridobivanja že zbranih, javno dostopnih informacij o poslovnih subjektih v državi (podatki iz poslovnega registra, javno objavljena letna poročila, bonitetne informacije, zbirka finančnih podatkov FI-PO, podatki o plačah v javnem sektorju, …)(Ajpes, Ajpes-Kaj ponuja portal? 2009). Proračun, proračunski uporabniki in druge osebe javnega prava, ki so uporabniki enotnega kontnega načrta (v nadaljevanju: pravne osebe javnega prava), morajo po Zakonu o računovodstvu in po Zakonu o državni statistiki za namen zagotovitve javnosti podatkov in za namen državne statistike predložiti letna poročila pristojni izpostavi AJPES (Ministrstvo za finance, Obrazci za računovodske izkaze 2009).

28

Podatki se v obrazce za letno poročilo na spletni strani AJPES vnašajo ročno. Program omogoča avtomatiziran prenos podatkov iz letnega poročila preteklega leta v poročilo tekočega leta, v del obrazca namenjenemu podatkom preteklega leta. Po potrditvi vnesenih podatkov kontrola programa preveri pravilnost obrazcev. Priloži se Poslovno poročilo, shranjeno v PDF obliki zaradi zavarovanja oblike in vsebine poročila. Obrazci s priloženim Poslovnim poročilom se podpišejo z elektronskim podpisom in oddajo preko spletne strani. V skladu s Pravilnikom o metodologiji za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 33/2009) je o plačah v javnem sektorju potrebno AJPES poročati prek informacijskega sistema za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem sektorju (v nadaljevanju: ISPAP). Podatki o plačah se posredujejo naslednji dan po izplačilu plač v elektronski obliki. V ISPAP se uvozi podatke o plačah iz programa knjigovodstvo plač, podpiše z elektronskim podpisom in pošlje preko spletne aplikacije na AJPES. AJPES pošlje poročilo o obdelavi in pravilnosti podatkov. Ta poročila je potrebno spremljati, da se v primeru nastanka napake lahko naredi popravek. Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije Spremenjeni Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Ur. list RS, št. 81/00 in 111/07) je predpisal elektronsko posredovanje podatkov na obrazcih M-4, kar velja za vse dajalce podatkov. Podatki so s strani dajalca podatkov podpisani s kvalificiranim digitalnim potrdilom. V tehničnih navodilih za elektronsko posredovanje podatkov na obrazcih M-4 je zavedeno, da je zagotovljena je celovitost podatkov tako, da po oddaji elektronskega obrazca M-4 v informacijsko okolje Zavoda, sporočilo ne more biti spremenjeno, ne da bi to bilo mogoče ugotoviti. Ko so podatki pravilni, se spletni obrazec podpiše s kvalificiranim digitalnim potrdilom in odda Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: ZPIZ). Trenutek sprejema obrazca označuje časovni žig, ki ga aplikacija zahteva od pooblaščenega overitelja in se doda k oddanemu obrazcu. Zavod pošlje sporočilo o izvedenih kontrolah na elektronski naslov uporabnika, ki je bil sporočen v aplikaciji (ZPIZ 2009). V spletno aplikacijo ZPIZ se prenesejo iz programa plač podatki v spletni obrazec M-4 (podatki o obdobju zavarovanja, plači oz. zavarovalni osnovi, nadomestilih plače in plačanih prispevkih). Programska kontrola preveri pravilnosti podatkov. Ko je obrazec popolnoma pravilen, se podpiše s kvalificiranim digitalnim potrdilom in odda preko spletne strani ZPIZ. V primeru napak, ki jih program ni zaznal, ZPIZ naknadno opozori nanje in zahteva popravek Davčna uprava Republike Slovenije Zavezanci za davek morajo vse vrste davčnih obračunov, ki so jih v skladu z veljavno zakonodajo dolžni predložiti Davčni upravi Republike Slovenije (v nadaljevanju: DURS) posredovati izključno v elektronski obliki prek sistema spletnih storitev eDavki. Pri prvem obisku eDavkov je potrebno pred vstopom prijaviti digitalno potrdilo, ki je nameščeno na računalniku. Prijavljeni uporabnik eDavkov lahko vstopi v zasebni portal. Uporabnik in strežnik se medsebojno identificirata z digitalnimi potrdili. Vzpostavi se zaščitena

29

povezava, ki med uporabnikovim računalnikom in strežnikom preprečuje nepovabljenim vpogled v uporabnikovo poslovanje. Davčni obrazec se ročno izpolnjuje na spletni strani eDavki. DURS v skladu s politiko zasebnosti nima možnosti vpogleda v shranjene (in še ne oddane) obrazce. Po uspešno opravljeni kontroli pravilnosti podatkov, je možen elektronski podpis. Podpis z digitalnim potrdilom in časovni žig na dokumentu zagotavljata pravno neizpodbitnost podpisnika in časa oddaje. Prek eDavkov se lahko spremlja status vloženega obračuna. Podatke se lahko popravlja z novimi vlogami (popravki) vse do roka za oddajo (DURS 2008). Dokumenti, ki jih proučevano računovodstvo oddaja preko spletne strani eDavki:

- obračun davka na dodano vrednost (DDV-O), - obračun davčnih odtegljajev od dohodkov iz delovnega razmerja (REK-1), - obračun davčnih odtegljajev od plačil vajencem, dijakom in študentom za

obvezno praktično delo (REK-1a), - obračun davčnih odtegljajev od dohodkov po ZDoh-2, ki niso dohodki iz

delovnega razmerja (REK-2), - podatki za odmero dohodnine (KP-KPD), - Obračun davka od dohodkov pravnih oseb (DDPO).

V primeru izpolnjevanja obrazcev DDV-O in DDPO, računovodski delavec vnese podatke na spletni strani v obrazec, ki se v primeru popolne pravilnosti podatkov lahko elektronsko podpišejo in oddajo preko spletne strani na DURS. S spremembo dohodninskega sistema se je obrazec REK1 spremenil. V obrazcu se prikazujejo izplačila po posameznih davčnih zavezancih, njihova plačila prispevkov in dohodnine ob izplačilu plače. Uvoz datoteke iz računalniškega programa knjigovodstva plač s podatki izplačila plač po posameznikih se naredi v spletni obrazec REK1. Kontrola na spletni strani preveri ročno vnesene zbirne podatke z avtomatsko uvoženimi podatki. Če so podatki enaki, se obrazec elektronsko podpiše in odda preko spletne strani na DURS. S spremembo dohodninskega sistema se je spremenil tudi obrazec REK2. V obrazcu se prikazujejo izplačila po posameznih davčnih zavezancih, njihovo plačilo prispevkov in dohodnine ob izplačilu podjemne pogodbe, avtorskega honorarja, sejnine,…. Kontrola na spletni strani preveri vnesene zbirne podatke z vnosi podatkov po posameznikih. Če so podatki enaki, se obrazec elektronsko podpiše in odda preko spletne strani na DURS. Ob koncu tekočega leta (do 31.12.) se oddajo podatki o vzdrževanih družinskih članih. Podatki se uvozijo iz računalniškega programa knjigovodstva plač na spletno strani e-Davki v obrazec KP-KPD. Preverjeni, pravilni podatki v paketu se podpišejo z elektronskim podpisom in oddajo preko spletne strani eDavki. Vsako leto se do 31.1. oddajajo podatki za dohodnino za preteklo leto. Podatki za odmero dohodnine se na enak način kot podatki o vzdrževanih družinskih članih uvozijo na spletno stran e-Davki iz računalniškega programa knjigovodstva plač. Pravilni podatki, podpisani z elektronskim podpisom se oddajo preko spletne strani na DURS.

30

Kapitalska družba Spletna storitev Kapitalske družbe (v nadaljevanju: KAD) KaD.Net je dostopna s kvalificiranim potrdilom. Omogoča elektronsko izmenjavo podatkov elektronsko podpisanih datotek in obrazcev za izvajanje dodatnega pokojninskega zavarovanja s Kapitalsko družbo. Uporabniku storitev Kad.Net omogoča enostavno pripravo, kontrolo pravilnosti in oddajo podatkov, potrebnih za izvajanje dodatnega pokojninskega zavarovanja (KAD 2009). Pri vstopu na spletno stran KaD.Net vpis gesla omogoča vstop v varovani del spletnega mesta. Podatki o zavezancih za plačilo v sklad ZVPSJU se iz programa knjigovodstva plač uvozijo na spletno stran KaD.Net. S sprotno kontrolo se preveri pravilnost podatkov. Če so podatki pravilni, se podpišejo z elektronskim podpisom in oddajo preko spletne strani na KAD. V primeru napake obvestijo uporabnika spletne strani o nujnosti popravka obrazca. Sklad Republike Slovenije za vzpodbujanje zaposlovanja invalidov Sklad Republike Slovenije za vzpodbujanje zaposlovanja invalidov (v nadaljevanju SVZI) odloča o pravicah in obveznostih invalidov in delodajalcev, predvsem pri nadzoru nad izpolnitvijo obveznosti. Preko Sklada delodajalec uveljavlja pravice v zvezi z zaposlovanjem invalidov (Zavod RS za zaposlovanje 2009). SVZI.Net je varna spletna storitev, ki jo nudi SVZI. Za delovanje SVZI.Net se je potrebno pred prvim vstopom v spletni brskalnik SVZI.Net registrirati oz. pooblastiti uporabnika, napisati elektronski naslov za prejem elektronske pošte in pridobiti digitalno potrdilo. Na spletni strani SVZI.Net se v elektronski obrazec, ročno vnesejo podatki. Pravilno izpolnjen obrazec, preverjen s sprotnim preverjanjem pravilnosti podatkov, je pripravljen na elektronski podpis in oddajo preko spletne strani na SVZI. Po oddaji obrazca je možno spremljati status obrazca. Združenje zdravstvenih zavodov Slovenije Podatke za povračilo stroškov dela za pripravnike in sekundarije zbira Združenje zdravstvenih zavodov Slovenije (v nadaljevanju: ZDRZZ) za javne zavode in zasebne izvajalce s koncesijo. Na ZDRZZ se oddaja mesečno zahtevek za povračilo stroškov dela na predpisani tabeli, letno do 15.1. se oddaja poročilo o številu pripravnikov po posameznih mesecih na obrazcu “Letno poročilo” (Združenje zdravstvenih zavodov Slovenije 2009). Zavod za zdravstveno zavarovanje na podlagi zbranih in preverjenih podatkov s strani ZDRZZ in na podlagi izstavljenih računov izvajalcev zdravstvenih storitev, nakaže sredstva za povračilo izvajalcem na njihov transakcijski račun. V že omenjena računalniška obrazca, katera je potrebno poslati na ZDRZZ se ročno vnesejo podatki o pripravnikih. Izpolnjena obrazca se pošlje preko elektronske pošte. Natisnjena na papir, žigosana in podpisana s strani pooblaščene osebe, pa še preko navadne pošte.

31

Ministrstvo za finance (e-dolg) V skladu z Uredbo o pogojih in postopkih zadolževanja pravnih oseb iz 87. člena Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 112/09) ter Pravilnikom o pošiljanju podatkov o stanju in spremembah zadolžitve pravnih oseb javnega sektorja in občin (Uradni list RS, št. 3/08, 79/08) se v elektronski obliki pošiljajo podatki o stanju, spremembi in oceni zadolževanja (Ministrstvo za finance RS 2010). Namen aplikacije eDolg je poenostavitev postopkov poročanja o zadolževanju subjektov javnega sektorja in občin in s tem zagotovitev enotne ažurne elektronske evidence zadolževanja. Dom kot javni zavod je zavezan poročati o stanju zadolženosti kljub temu, da ni zadolžen. V aplikaciji eDolg se v spletni obrazec Stanje zadolženosti (ED-11) vnesejo podatki o zadolženosti. Ker dom ni zadolžen, se obrazec odda z vrednostjo zadolžitve 0. S potrditvijo, da so navedeni podatki v skladu z dejanskim stanjem, se odpre možnost elektronskega podpisa in pošiljanja preko aplikacije na Ministrstvo za Finance. Aplikacija nudi možnost spremljanja statusa dokumenta, tako, da v primeru napake, lahko takoj popravimo. Ministrstvo za delo, družino in sociale zadeve (MDDSZ) Ministrstvo za delo, družino in sociale zadeve (v nadaljevanju: MDDSZ) pošlje po elektronski pošti domovom in drugim socialnim zavodom tabele, v katerih se prikažejo prihodki in odhodki po stroškovnih nosilcih in sicer se delijo na oskrbo I, II in III, nego, zdravstvo in tržno dejavnost. Ker ima dom dve enoti, je potrebno dodatno deliti še na dve enoti. Računalniško oblikovane tabele se izpolnjuje z ročnim vnosom podatkov. Imajo vgrajene računske in logične kontrole, zato se v primeru napake pokaže opozorilo. Izpolnjene tabele se pošlje po elektronski pošti nazaj na MDDSZ. V papirni obliki, žigosane in podpisane s strani pooblaščene osebe, pa se pošlje na MDDSZ še po navadni pošti. Državni portal Republike Slovenije E-uprava Na državnem portalu E-uprava Vlada Republike Slovenije predstavlja nekatere učinke svojega dela in svojih ukrepov javnosti in ponuja vpogled v javne podatke (o javnih plačah funkcionarjev, uporabi mobilnih in fiksnih telefonov, avtomobilih, zaposlenih v organih državne uprave,…). Zakon nekaterim javnim institucijam nalaga obveznost, da redno objavljajo informacije javnega značaja, in zavezo, da so nekatere informacije brezplačno dosegljive po svetovnem spletu (Bavec in drugi 2002). Državni portal E-uprava nudi tudi uporabne povezave za podjetja, zavode, društva (npr. ustanovitev zavoda, spremembe podatkov o zavodu, plačevanje upravnih taks, povezave z ustanovami državne in javne uprave na internetu, ki so urejene v preglednem seznamu). Uporabnik spletne strani e-uprave ima možnost preko enega spletnega mesta najti rešitve težav, ki se pojavijo v poslovanju (Državni portal RS 2009).

32

5.6 Ugotovitve 5. poglavja Računovodenje s podporo mrežnega računalniškega programa vpliva na racionalizacijo dela v računovodstvu. Mrežni računalniški program je sestavljen iz posameznih aplikacij pomožnih knjig, iz katerih se podatki prenašajo v glavno knjigo. Program se nenehno posodablja, zaradi hitrega razvoja elektronskega poslovanja v poslovnem okolju doma. V elektronske obrazce na spletnih straneh je možnost uvoza podatkov iz računalniških programov, zato mora biti računalniški program na to pripravljen. Servisiranje računalniškega programa na daljavo preko varne spletne aplikacije je postalo že utečena storitev, zaradi česar so programske napake hitro odpravljene. Uporaba elektronske pošte je postala nova oblika hitrega komuniciranja. Za verodostojnost in varnost elektronske pošte so poskrbeli: elektronski podpis, antivirusni programi in ozaveščeni uporabniki. Elektronsko poslovanje preko spletnih strani je varna možnost izmenjavanja podatkov, ki jo omogoča kvalificirano digitalno potrdilo overitelja SIGENCA. V spletnih aplikacijah se podatki lahko sproti shranjujejo, kar preprečuje izgubo podatkov. Logične in računske kontrole zagotavljajo pravilnost podatkov. Z elektronskim podpisom jamčimo verodostojnost podatkov, zato je oddaja obrazcev preko spletnih strani z elektronskim podpisom pravno identična oddaji obrazcev v papirni obliki, žigosani in podpisani s strani pooblaščene osebe in oddani preko navadne pošte (priporočene pošte).

33

6 ANALIZA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU PROUČEVANEGA ZAVODA

6.1 Analiziranje stanja pred in po posodobitvi elektronskega poslovanja Analiza pripravljenosti Pripravljenost na prenovo v proučevanem računovodstvu:

- s stališča organiziranosti dela v računovodstvu, je bilo zadovoljiva, - programska oprema je ustrezala normativom določenim za prenovo, - skrbniki računalniškega programa so pripravili svoje programe na prenovo, - navodila za prenovo so bila v določenih delih nejasna, zato je bila potrebna

pomoč skrbnikov računalniškega programa. Analiza stanja pred in po posodobitvi RAČUNOVODENJE S PODPORO MREŽNE PROGRAMSKE OPREME

pred posodobitvijo Računi za zdravstveno nego so se izpisali na papir, žigosali in poslali po navadni pošti.

po posodobitvi – uvedba računalniške izmenjave podatkov (RIP)

Računalniški program je pripravljen na možnost pošiljanja računov za zdravstveno nego in drugih računov v elektronski obliki (RIP) na ZZZS. Program je pripravljen na uporabo profesionalne kartice, ki omogoča večjo varnost podatkov pri obdelovanju podatkov zdravstvene nege.

pred posodobitvijo

Seznami, rekapitulacije so se izpisale na papir in ročno vnašale v obrazce, ki so bili najprej v papirni obliki, kasneje pa so se prenesle s spletnih strani na računalnik enostavne tabele, ki so dopuščale možnost računalniškega vnosa. Te tabele so se spisale na papir in poslale po navadni pošti.

po posodobitvi – datoteke pripravljene na uvoz na spletne strani

Datoteke iz računalniškega programa so pripravljene tako, da jih je možno uvoziti na spletne strani in uporabiti za vnos v spletne obrazce.

pred posodobitvijo

Zbir izplačil za knjiženje plač na transakcijske račune posameznikov se odda na disketi na centralno Novo Ljubljansko banko, ostalim manjšim bankam pa se oddajajo seznami preko pošte ali telefaxa.

po posodobitvi – direktne odobritve (plače)

Knjiženje neto zneskov na transakcijske račune delavcev se izvede z uvozom podatkov direktnih odobritev iz računalniškega programa plač na spletno stran UJPnet za banke. Istočasno se izvrši nakazilo na banke.

po posodobitvi – direktne bremenitve (trajniki za plačilo računov)

Datoteka s podatki direktnih bremenitev za račune, se uvozi v program UJPnet, podpiše z geslom in pošlje preko spletne strani na banke.

34

SERVISIRANJE RAČUNALNIŠKIH PROGRAMOV NA DALJAVO

pred posodobitvijo Skrbnik računalniškega programa je moral priti fizično do računalnika oz. računalniške mreže v domu in popraviti napake oz. nadgraditi program.

po posodobitvi – servisiranje računalniškega programa preko varne spletne povezave

Skrbnik računalniškega programa se preko varne spletne aplikacije poveže z mrežnim računalniškim programom v domu. Tako vnaša spremembe oz. posodablja program ali pa dela popravke ob morebitnih napakah.

ELEKTRONSKA POŠTA

pred posodobitvijo

Elektronska pošta je bila uporabnikom drugotnega pomena. Ni se enačila navadni pošti. Veljala je za nezanesljivo. Pojavljala se je bojazen pred vdorom raznih virusov, pred anonimnimi pošiljatelji elektronske pošte, bojazen zaradi ogrožanja varnosti podatkov v pošti,…Nesigurnost v elektronsko pošto je bila tudi posledica nevestnosti, nevajenosti redno pregledovati elektronsko pošto.

po posodobitvi – zanesljivost elektronske pošte

Elektronski pošti se je zanesljivost povečala s programsko opremo za filtriranje e-pošte, s programom za iskanje in »očiščenje« virusov, »piškotkov«, s šifriranjem elektronske pošte,…

Elektronska pošta je že zelo uveljavljena med uporabniki, tako, da se prispelo elektronsko pošto redno pregleduje in odgovarja nanjo.

SPLETNE STRANI

pred posodobitvijo

Na spletnih straneh so se vnašali podatki v obrazce. Ko so bili vneseni pravilni podatki, so se obrazci izpisali na papir. Žigosani in podpisani s strani pooblaščene osebe so se oddali po priporočeni pošti.

po posodobitvi Dodana je možnost elektronskega podpisa, možnost na spletno stran uvoziti podatke iz računalniškega programa v spletni obrazec. Podpisani obrazci se oddajo preko spletne strani .

Izmenjava podatkov preko posameznih spletnih strani pred posodobitvijo in po njej je razvidna v prilogi 2. Prednosti in pomanjkljivosti: Ugotovitve o prednostih:

- zaradi avtomatiziranosti samo enkraten vnos podatkov, zato je manj nepotrebnega dela in manjša možnost napak,

- zaradi računskih in logičnih kontrol manjša možnost napak, - celovitost podatkov na enem spletnem portalu, - zaščita podatkov pred izgubo (v primeru rednega shranjevanja), - manjši stroški fotokopiranja, arhiviranja, poštni stroški,

35

- manj prostora za arhiviranje dokumentov v papirni obliki, - hitrejše prispetje računa na naslov plačnika (RIP).

Ugotovitve o pomanjkljivostih: - spletne strani so večkrat nepregledno urejene, zato večja poraba časa za iskanje

pomembnih podatkov, - večkrat slabo podana navodila, - težave s stiki kontaktnih oseb (e-pošta, telefon), - pri nastavitvah programov ni enostavnih navodil, zato je večkrat potreba po

delu skrbnikov računalniških programov, - premalo poudarka na izobraževanjih o delu z računalniškimi programi,

spletnimi stranmi, - ne dosega popolnoma cilja enostavnosti, zaradi katerega je bilo elektronsko

poslovanje vpeljano, - preveliki, nepregledni obrazci, ki jih je težko izpolnjevati preko računalnika, - stroški nabave računalniške opreme in vzpostavitve sistema so še zelo visoki, - trajnost nosilcev informacij je malce sporna, zaradi tehničnih okvar in

programske opreme za branje zastarelih nosilcev informacij, - zastarevanje strojne in programske opreme, - odvisnost od zunanjih dogodkov (spremembe zakonodaje, spremembe spletnih

strani, programske opreme) - človeške napake, napake računalniških programov, - v primeru odsotnosti se sporočajo gesla drugim osebam, kar zmanjšuje varnost

podatkov, - stalna spremenljivost spletnih strani, - računalniški virusi, - ogroženost zaradi velike možnosti nedopustnega, prikritega zbiranja osebnih

podatkov ter posegi v zasebnost z nepovabljenimi oglaševalskimi akcijami po elektronski pošti,

- na elektronsko pošto se (običajno na urgentna vprašanja), še vedno ne odgovarja dovolj hitro (včasih sploh ne).

Možnosti za izboljšanje delovanja elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega zavoda:

- pri vseh spletnih straneh, ki ponujajo možnost prenosa podatkov v obrazce preko računalniškega programa doma, se bomo poskušali dogovoriti s skrbnikom računalniškega programa za prenose podatkov,

- glede slabo podanih navodil, se bomo vnaprej dogovorili (ob sumu na težave) s kontaktnimi osebami za urgentno svetovanje in pomoč,

- glede uporabe spletnih strani, preko katerih oddajamo podatke, obrazce bi bile potrebne predstavitve oz. virtualna pomoč, preko katere bi takoj dobili informacijo,

- prevelike, nepregledne obrazce, bi morali zamenjati manjši, ki bi imeli medsebojno avtomatsko povezavo podatkov.

- stroške dela-preveč porabljenega časa za reševanje težav, urgentno klicanje skrbnikov računalniškega programa bi lahko reševali, če bi bili programi preverjeni pred oddajo podatkov, če bi informacije v računovodstvo pridobili prej,

36

- trajnost nosilcev informacij se je izboljšala, ker je kvaliteta nosilcev boljša (diskete so zamenjali CD-ji, USB ključi, arhivi računalniških podatkov se delajo na serverju,

- o spremembah zakonodaje, spremembah spletnih strani, programske opreme in sprememb spletnih strani se je potrebno sproti informirati, pravočasno pripravljati na spremembe in dodatno izobraževati glede sprememb (seminarji),

- z dobro organiziranostjo in sprotnimi kontrolami je potrebno človeške napake in napake računalniških programov spraviti na minimum,

- dodatna previdnost pri sporočanju gesel drugim osebam, - dobri antivirusni programi, ki se nenehno posodabljajo, za odkrivanje

računalniških virusov, - navodila / komunikacija o varni uporabi spletnih strani, - navodila / komunikacija o ažurnosti pri pregledovanju in posredovanju sporočil

preko elektronske pošte. Kakovost elektronskega poslovanja v primerjavi s pričakovanim:

- pričakovan je bil prihranek pri delu zaradi večje avtomatizacije, vendar je v določenih situacijah še vedno preveč potrebnega ročnega vnosa podatkov (npr. seštevki v obrazcih, kjer je zamudno ročno seštevanje podatkov, še posebej pa popravljanje podatkov),

- pri pošiljanju računov preko RIP-a je kakovost zadovoljiva in enaka pričakovani,

- servisiranje računalniških programov preko varne spletne povezave je kakovost večja od pričakovane.

6.2 Analiziranje usklajenosti elektronskega poslovanja z zakonodajo Delovanje elektronskega poslovanja v računovodstvu je v skladu z zakonodajo:

- Upošteva se načelo nediskriminacije elektronske oblike, saj se podatkom oziroma sporočilom ne odreka pravnih posledic zato, ker so v elektronski obliki. Kvalificirana potrdila in varen elektronski podpis imata pravno težo. Elektronski podpis je enakovreden lastnoročnemu podpisu, če gre za varen elektronski podpis, ki je overjen s kvalificiranim potrdilom.

- Uporabna vrednost elektronskega podpisa je popolnoma usklajena z zakonodajo, ki pravi, da označuje dokončnost podpisane listine ali dokumenta; omogoča ugotovitev istovetnosti izdajatelja listine; potrjuje pristnost; ima dokazno funkcijo-verodostojnost listine.

- Usklajeno je delovanje z določbo zakonodaje, ki pravi, da elektronsko sporočilo izvira od pošiljatelja, če ga je poslal pošiljatelj sam, pooblaščena oseba ali pošiljateljev programiran informacijski sistem.

- V primeru podvojenih sporočil se upošteva samo enega in v primeru nesigurnosti se preveri razlog dvojnega pošiljanja pri pošiljatelju pošte.

- Dokumenti v elektronski obliki imajo enak status kot v papirni obliki. Hrani se javni ključ za preverjanje verodostojnosti podpisa tako dolgo, kot se hranijo elektronsko podpisani dokumenti.

- Vloga v elektronski obliki, ki je podpisana z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom je enakovredna vlogi v fizični obliki z lastnoročnim

37

podpisom in vložitev vloge po elektronski poti je enakovredna fizični vložitvi vloge.

- Varna dolgoročna hramba omogoča dostopnost gradiva, uporabnost z zagotavljanjem možnosti in primernosti reprodukcije in avtentičnost.

- Delovanje je v skladu s pravilnikom o metodologiji za posredovanje podatkov kjer so določeni roki, oblika in način pošiljanja podatkov na obrazcih.

6.3 Analiziranje rezultatov ankete o e-poslovanju v računovodstvu med Domovi starejših občanov v Sloveniji Pri delu v računovodstvu doma, smo kljub prednostim elektronskega poslovanja, prišli do ugotovitev:

- Da je elektronsko poslovanje v računovodstvu z zakonskimi predpisi dobro urejeno, vendar je v določenih delih urejeno preveč togo (npr. izpolnjevanje spletnih preglednic, ki so preobsežne in zato nepregledne, v njih pa je potrebno ročno vnašati podatke in ročno seštevati postavke; napaka javljena pri prenosu iz računalniškega programa na spletno stran, ki lahko rešita le skrbnik računalniškega programa in referent spletne strani).

- Pri posodabljanju je nastala težava z nerazumevanjem postopkov posodabljanja, predvsem na spletnih straneh, ker je vsaka spletna stran zahtevala drugačen postopek. Ta težava je rešljiva z izobraževanji s tega področja ali z večjo enotnostjo spletnih strani, preko katerih je potrebno tovrstno poročanje proračunskih uporabnikov.

- Težko je pridobiti kontaktne osebe preko elektronske pošte ali telefonov, ker so le ti precej zasedeni. Težava je časovna stiska, ker napako navadno opazimo šele pred rokom oddaje, takrat pa je velikokrat težavno v tistem trenutku dobiti kontaktno osebo.

- Včasih pride do napak, ker skrbnik računalniškega programa ne pozna dovolj dobro vsebine računovodskega področja, v računovodstvu pa napak zaradi časovne stiske (v računovodstvu je časovna stiska prisotna zaradi pozno prispelih podatkov na eni strani in zakonskih rokov za oddajo podatkov na drugi strani) ni moč pravočasno opaziti.

- Večkrat so nam nerazumljiva navodila za izpolnjevanje obrazcev na spletnih straneh.

- Problem zaznavamo tudi v neusklajenosti programov različnih proizvajalcev, zaradi katere prihaja do dodatnih preverjanj in iskanj napak. Veliki proizvajalci se velikokrat nimajo interesa truditi za uporabnike, ki imajo zakupljen le del njihovega programa.

- V računovodstvu je težnja po izobraževanju glede novosti na področju elektronskega poslovanja in uporabe računalniških rešitev. Vsepovsod se gospodarska kriza odraža žal ravno na omejitvah izobraževanja, predvsem izobraževanja s področja, ki se ne tiče direktno delovanja organizacije in stimulacijah za delo zaposlenim. To velja žal tudi za izobraževanje zaposlenih v proučevanem domu, ki je precej upadlo v primerjavi z obdobjem preteklih treh let (Kartica konta- Kotizacije za seminarje za izobraževanje 2006, 2007, 2008).

38

Zanimalo nas je, kaj menijo o elektronskem poslovanju v drugih domovih, zato smo ankete poslali računovodjem v domove starejših občanov, ki so javni zavodi v Sloveniji. Na anketo se je odzvalo 21 anketirancev iz računovodstev domov starejših občanov v Sloveniji in na podlagi odgovorov so sledeči rezultati:

1. Menite, da je elektronsko poslovanje v računovodstvu z zakonskimi predpisi dobro urejeno?

71% - da 24% - ne 5% - ne vem/ nimam mnenja

2. Menite, da so vsebine spletnih strani in programi, preko katerih poteka delovanje elektronskega poslovanja v računovodstvu:

29% - prijazni do uporabnikov. 71% - v določenih delih urejeni preveč togo in preveč zapleteno za uporabnike, kar predstavlja težavo, ki jo sami uporabniki težko na hitro odpravijo in zato potrebujejo pomoč skrbnika računalniškega programa ali svetovalca. 0% - ne vem/ nimam mnenja

3. Če v računovodstvu prihaja kdaj do napak pri oddaji elektronskih obrazcev,

je največkrat razlog, ker 45% - skrbniki računalniškega programa ne poznajo vsebine računovodskega področja, v računovodstvu pa napak zaradi časovne stiske ni moč pravočasno opaziti 35% - so uporabnikom (računovodskim delavcem) nerazumljiva navodila za izpolnjevanje obrazcev na spletnih straneh 5% - drugo: običajno je razlog zaradi časovne stiske, zato ni možno tako hitro odpraviti napake, ker napako navadno opazimo šele pred rokom oddaje … 5% - drugo: tehnične težave 5% - drugo: ker delavec/delavka naredi napako pri vnosu podatkov 5% - drugo: ni napak

4. Menite, da uporabnik spletnih strani, kadar se pojavijo težave, dobi hiter

odgovor kontaktirane osebe, ki nudi pomoč pri tovrstnih težavah? 61% - da 29% - ne 5% - ne vem/ nimam mnenja 5% - drugo: včasih, odvisno od programa

5. Se vam zdi, da je v zavodu dovolj poudarka na izobraževanju zaposlenih glede novosti na področju elektronskega poslovanja in uporabe računalniških rešitev?

24% - da 71% - ne 0% - ne vem/ nimam mnenja 5% - drugo: da, vendar je izobraževanje na sploh podrejeno finančnim možnostim.

39

6. Kakšno oceno bi oddali ureditvi elektronskega poslovanja? 5% - neurejeno 81% - srednje dobro urejeno 14% - zelo dobro urejeno

7. Kako bi ocenili spletne strani, ki jih uporabljate v računovodstvu (1- neprijazna uporabnikom, 2-srednje prijazna uporabnikom, 3-prijazna uporabnikom )

Povprečna ocena: 2,48 - Davčna upravo Republike Slovenije (DURS), 2,43 - Uprava za javne prihodke (UJP), 2,38 - Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (AJPES), 2,29 - Kapitalsko družbo (KAD), 2,20 - Sklad Republike Slovenije za vzpodbujanje zaposlovanja invalidov (SVZI), 2,19 - Združenje zdravstvenih zavodov Slovenije (ZDRZZ), 1,95 - Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (ZPIZ), 1,5 - druge: Ministrstvo za finance (e-dolg) 1,5 - druge: Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve (MDDSZ) 1,5 - druge: Ministrstvo za javno upravo (MJU) 6.4 Ugotovitve 6. poglavja Pripravljenost na prenovo v računovodstvu je bila zadovoljiva. Rezultati analiziranja pred in po posodobitvi elektronskega poslovanja kažejo na razliko v glavnem v pridobitvi elektronskega podpisa, možnosti oddajanja računov preko RIP-a, večji avtomatiziranosti (prenosov podatkov, logičnih in računskih kontrol,…). Analiziranje usklajenosti z zakonskimi predpisi kaže na dobro usklajenost kot je bilo pričakovano, prav tako je kakovost elektronskega poslovanja primerljiva pričakovani kakovosti, tako, da ni večjega odstopanja. Ugotovitve v zvezi z elektronskim poslovanjem v računovodstvu smo primerjali z rezultati anketiranih računovodij iz domov starejših občanov v Sloveniji. Rezultati ankete so potrdili naše ugotovitve, iz česar lahko potegnemo sklep, da je zakonsko elektronsko poslovanje dobro urejeno, uporabniki pa imamo kljub temu še težave, ki jih s sodelovanjem skrbnikov računalniškega programa, poenostavitvami spletnih strani in programske opreme ter izobraževanjem s področja elektronskega poslovanja lahko sproti rešujemo. Možnosti za izboljšanje delovanja elektronskega poslovanja v računovodstvu so odvisne predvsem od organizacije dela v računovodstvu, sodelovanja in iskanja skupnih rešitev med ponudniki računalniškega programa, ponudniki spletnih strani in uporabniki.

40

7 SKLEP V diplomskem delu smo dosegli zastavljene cilje: Raziskali smo usmeritev in delovanje proučevanega doma kot javnega zavoda in podrobneje predstavili računovodstvo doma. Raziskali smo vpliv zakonodaje na usmeritev proučevanega doma, na urejenost računovodstva in na elektronsko poslovanje v domu. Prikazali smo postopke posodobitve elektronskega poslovanja in predstavili delovanje elektronskega poslovanja v proučevanem računovodstvu. Analizirali smo delovanje računovodstva v pogojih elektronskega poslovanja v primerjavi z obdobjem pred njegovo posodobitvijo, usklajenost elektronskega poslovanja z zakonodajo in kakovost elektronskega poslovanja v proučevanem zavodu v primerjavi s pričakovanim. Prikazali smo ugotovitve v zvezi z elektronskim poslovanjem v računovodstvu preučevanega doma v primerjavi z rezultati anketiranih računovodij iz drugih domov starejših občanov v Sloveniji. Podali smo ugotovitve o pomanjkljivostih ter predlagati možnosti za izboljšanje delovanja elektronskega poslovanja v računovodstvu proučevanega doma. Vse trditve, ki smo jih v nalogi raziskovali, smo potrdili: Trditev, da je elektronsko poslovanje z zakonskimi predpisi dobro urejeno, drži. Zakonski predpisi so temelj za urejenost in varnost elektronskega poslovanja. Njihova veljava kljub nenehnemu razvoju elektronskega poslovanja ostaja enaka. Trditev, da so vsebine spletnih strani in programi, preko katerih poteka delovanje elektronskega poslovanja še vedno v določenih delih urejeni preveč togo in preveč zapleteno za uporabnike, kar se zakonsko ne da rešiti, drži. To je potrjeno z rezultatom ankete, saj se je za ta odgovor odločilo 71% anketirancev. Trditev, da je v zavodu premalo poudarka na izobraževanju zaposlenih glede novosti na področju elektronskega poslovanja in uporabe računalniških rešitev, drži, saj to ugotavlja 71% anketirancev. Ključne ugotovitve raziskave so: Prenovitev elektronskega poslovanja je v računovodstvu dobrodošla, saj izpolnjuje mnoga pričakovanja. Elektronski prenosi podatkov, avtomatske kontrole so zmanjšale verjetnost napak. Prav tako se izognemo napakam in prihranimo čas z enkratnim vnosom podatkov, ki jih lahko v nadaljevanju uporabljamo za zahtevana poročila. Zakonski predpisi dobro urejajo elektronsko poslovanje. Zaradi hitrega razvoja elektronskega poslovanja in zaradi nenadne prenove v javnih zavodih, so nastale težave, ki pa se bodo z dobro organizacijo dela, medsebojno komunikacijo in izobraževanjem s področja elektronskega poslovanja in računalniških programov, sproti reševale. Ključni predlogi: Možnosti za izboljšanje delovanja elektronskega poslovanja v preučevanem računovodstvu so v pravočasnih dogovorih in usklajevanjih s skrbniki računalniškega programa ter kontaktnimi osebami na spletnih straneh glede potreb uporabnikov. Pravočasno pridobljeni podatki, potrebni za nadaljnjo obdelavo v računovodstvu predstavljajo več časa, v katerem se lažje popravijo morebitne napake. Potrebno je vključiti v poslovanje čim več sprotnih kontrol in tako morebitne nastale napake spraviti na minimum. Zagotovljeno mora biti kvalitetno arhiviranje. Priporočljivo je, da uporabniki elektronskega poslovanja dobijo navodila o varni uporabi spletnih strani in o ažurnosti pri pregledovanju in posredovanju sporočil preko elektronske pošte, kar bo povečalo zanesljivost elektronskega komuniciranja.

41

8 POVZETEK IN KLJUČNE BESEDE Diplomska naloga predstavlja elektronsko poslovanje in postopek posodabljanja elektronskega poslovanja v računovodstvu Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik. Računovodska služba v zavodu skrbi za kvalitetno delo pri elektronskem poslovanju z notranjimi in zunanjimi uporabniki. S čim manjšimi stroški mora dosegati tem boljše rezultate, delati v skladu s politiko in zastavljenimi cilji zavoda ter hkrati slediti svetovnemu trendu in razvoju. Spremembe na področju zakonodaje in tehnologije na področju elektronskega poslovanja, usmerjajo k spremembam in narekujejo hiter tempo razvoja, kljub morebitnim začetnim težavam. V diplomski nalogi je podana ugotovitev, da zakonski predpisi dobro urejajo elektronsko poslovanje, saj so jasno določena pravila za delovanje in varovanje podatkov, uporaba kvalificiranega digitalnega potrdila pa zagotavlja zahtevano verodostojnost in varnost posredovanih podatkov. Nadaljnje ugotovitve so, da zaradi enkratnega vnosa podatkov, katere v nadaljevanju lahko uporabljamo za zahtevana poročila in zaradi avtomatske kontrole pri elektronskih prenosih podatkov, ki zmanjšujejo verjetnost napak, uporabnik elektronskega poslovanja prihrani čas, kar posledično pomeni nižje stroške in izboljšano učinkovitost, gospodarnost in uspešnost poslovanja. Za vse našteto je potrebna dobra organizacija dela računovodstva, medsebojna komunikacija in izobraževanje s področja elektronskega poslovanja in računalniških programov. Ključne besede: računovodstvo, elektronsko poslovanje, kvalificirano digitalno potrdilo, avtomatske kontrole, učinkovitost, gospodarnost, uspešnost.

ABSTRACT AND KEYWORDS This thesis describes the electronic business and the process of updating the electronic business accounting in Dom starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik home for the aged. The institution's accounts department ensures that the electronic trading with internal and external users is reliable. Keeping cost at a minimum, they must achieve the best results possible, work in accordance with the institution's politics and goals, and follow the latest trends and developments in the world. Changes in the legislation and technology of electronic business direct modifications and dictate a fast paced development, despite possible starting problems.

42

The conclusion of this thesis is that the legislation sufficiently regulates electronic business, as the rules of operation and data protection are clearly set, and the use of a qualified digital certificate assures the necessary authenticity and safety of transmitted data. Further ascertainments are that due to the one-time input of data, which can be used for the required reports henceforth, and due to the automated control of electronic data transactions, which minimizes the occurrence of mistakes, the user of electronic business saves time, which in turn means lower cost and better efficiency, economy and effectiveness of operating. To ensure all of the above, the accounts department must provide good organization of work, mutual communication and continuous education in the area of electronic commerce and computer programs. Keywords: accounting, electronic business, electronic trading, qualified digital certificate, automated control, efficiency, economy, effectiveness.

43

9 UPORABLJENA LITERATURA

1. Bavec, C., J. Prelesnik Čendak, B. Likar, A. Koren, N. Trunk Širca, in L. Pavlič Hodžič. 2002. Management in e-izzivi. Koper: Fakulteta za management.

2. Cvikl, Milan M., in Petra, Zemljič. 2000. Zakon o javnih financah (ZJF) s

komentarjem. Ljubljana: Bonex Založba. 3. Čehovin, L., A. Gantar, B. Ljubič, T. Marčun, D. Petrič, in D. Vujič. 1999.

Priročnik za računalniško izmenjevanje podatkov. Ljubljana: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije.

4. Grošelj, Bojan. 1999. Informacijski sistemi za podjetnike. Portorož: Visoka strokovna šola za podjetništvo.

5. Hammer, Michael, in James, Champy. 1995. Preurejanje podjetja Manifest

revolucije v poslovanju. Ljubljana: Gospodarski vestnik. 6. Jerše, Alenka. 2009. Varstvo osebnih podatkov in dostop do informacij javnega

značaja. Ljubljana: Verlag Dashofer. 7. Kodele , Tilen. 2006. Razvoj vmesnika za povezavo spletnega bančništva z

zalednim informacijskim sistemom banke. Magistrsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.

8. Korper, Steffano, and Juanita, Ellis. 2000. The E-Commerce Book Building the E-

Empire. San Diego: Academic Press. 9. Kovačič, Andrej. 1998. Informatizacija poslovanja. Ljubljana: Ekonomska

fakulteta v Ljubljani, Enota za založništvo. 10. Makarovič, B., G. Klemenčič, T. Klobučar, M. Bogataj, in D. Pahor. 2001. Internet

in pravo Izbrane teme s komentarjem Zakona o elektronskem poslovanju in

elektronskem podpisu. Ljubljana: Pasadena. 11. Markov, Mišo. 2009. Razlogi za elektronsko poslovanje z dokumenti. IKS 6: 12-15. 12. Markov, Mišo. 2009. Kaj so glavne prednosti elektronskega poslovanja z

dokumenti v računovodstvu? IKS 10: 47-50. 13. Markov, Mišo. 2009. Dokumenti in prenova procesov v računovodstvu. IKS 10: 51-

56. 14. Možič, Cecilija. 1999. Zakon o računovodstvu s komentarjem. Radovljica:

Skriptorij KA. 15. Pinterič, Uroš, in Uroš, Svete. 2007. Elektronsko upravljanje in poslovanje v službi

uporabnika. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 16. Russell-Walling, Edward. 2007. 50 Management Ideas You Really Need to Know.

London: Quercus Publishing Plc. 17. Schwarzmann, Andreja, in Urška, Premk. 2005. Pravilnik o računovodstvu vzorci

sklepov in primeri iz prakse Društva, sindikati, zadruge, zavodi in ostala javna

podjetja. Ljubljana: Primath. 18. Stare, Metka, in Maja, Bučar. 2005. Učinki informacijsko komunikacijskih

tehnologij. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 19. Vintar, Mirko, in Janez, Grad. 2004. E-uprava: Izbrane razvojne perspektive.

Ljubljana: Fakulteta za upravo, Univerza v Ljubljani. 20. Whelan, Jonathan. 2000. E-mail @ work. Bolton: FT Prentice Hall.

44

10 UPORABLJENI VIRI

1. Anketa o elektronskem poslovanju v računovodstvu. (izvedena preko vprašalnika

poslanega na e-naslove javnih zavodov - Domov starejših občanov v Sloveniji)

(2009). 2. AJPES (2009). Ajpes-Kaj ponuja portal?. {Online} Dostop na:

http://www.ajpes.si/Kaj_ponuja_portal [30.10.2009]. 3. DURS (2008). eDavki-Predstavitev. Dostop na:

http://edavki.durs.si/OpenPortal/Pages/Introduction/Intro.aspx [30.10.2009]. 4. Državni portal RS (2009). E-uprava-ISPO-Informacijski servis podatkov. {Online}

Dostop na: http://e-uprava.gov.si/ispo/ [30.10.2009]. 5. Kartica konta- Kotizacije za seminarje za izobraževanje. 2006, 2007, 2008. Dom

starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik. 6. KAD (2009). Uporabniška navodila za delo preko spletnega mesta Kad.Net.

{Online} Dostop na: https://www.kapitalska-druzba.si/ZCLogin/Pages/UsersGuide/UsersGuideKAD.htm [9.10.2009].

7. Ministrstvo za finance RS (2009). Aplikacija E-dolg. {Online} Dostop na: http://www.mf.gov.si/slov/sufpd/e_dolg/e_dolg.htm [25.1.2010].

8. Ministrstvo za finance RS (2009). Obrazci za računovodske izkaze. {Online} Dostop na: http://www.mf.gov.si/slov/sjr/rac_izkazi/obrazci.htm [10.11.2009].

9. Portali skupine DZS. Alea portal (2009). Spletni priročnik za kakovost poslovanja. {Online} Dostop na: http://www.mojdenar.com/alea/dokumenti/dokument.asp?id=14http://www.mojdenar.com/alea/dokumenti/dokument.asp?id=14 [19.10.2009].

10. Poslovno poročilo o delu Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik za leto

2008. 11. RIS (2009). E-vključenost. {Online} Dostop na:

http://www.ris.org/index.php?fl=2&lact=1&bid=9590&parent=26&cat=717&p1=276&p2=285&p3=1318&p4=1346&id=1346 [5.11.2009].

12. RIS (2009). E-bančništvo. Statistike. {Online} Dostop na: http://www.ris.org/index.php?fl=2&lact=1&bid=10595&parent=22&cat=705&p1=276&p2=285&p3=1354&p4=1357&id=1357 [5.11.2009].

13. SIGEN-CA (2009). Kako pridobim potrdilo. {Online} Dostop na: http://www.sigen-ca.si/poslovni_subjekti.php [14.10.2009].

14. SIGEN-CA (2009). Spletna potrdila. {Online} Dostop na: http://www.sigen-ca.si/izpis_str.php [14.10.2009].

15. SIGEN-CA (2009). Varno ravnanje s spletnimi digitalnimi potrdili. {Online} Dostop na: http://www.sigen-ca.si/varnoravnanje-spletna.php [30.11.2009].

16. Sklad Republike Slovenije za vzpodbujanje zaposlovanja invalidov (2009). Predstavitev. {Online} Dostop na: http://www.svzi.gov.si/index.php?dep_id=2 [30.10.2009].

17. Skupnost socialnih zavodov Slovenije (2009). Splošno o domovih in posebnih

zavodih. {Online} Dostop na: http://www.ssz-slo.si/slo/main.asp?id=2361E17F [10.11.2009].

18. Slovenski inštitut za revizijo. 2008. Slovenski računovodski standardi 2006, 3.

izdaja. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

45

19. Statistika (2009). Uporaba interneta v podjetjih, Slovenija, 2009. {Online} Dostop na: http://www.stat.si/novica_prikazi.aspx?id=2675 [5.11.2009].

20. Statut Doma starejših občanov Ljubljana Vič-Rudnik. 2003. 21. Pravilnik o metodologiji za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem

sektorju. 2009. Uradni list RS, št. 33/09. 22. UJP (2007). Pogoji elektronskega poslovanja med proračunskimi uporabniki in

upravo Republike Slovenije za Javna plačila. Dostop na: http://www.ujp.gov.si/docDir/E-nalogi-dokumenti/Pogoji_E_Poslovanja.doc [20.6.2007].

23. UJP (2009). Spletna aplikacija UJPnet. Dostop na: http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=87&p=1 [22.10.2009].

24. Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje. 2000.

Uradni list RS, št. 77/00. 25. Uredba o spremembah in dopolnitvah uredbe o pogojih za elektronsko poslovanje

in elektronsko podpisovanje. 2001. Uradni list RS, št. 2/01. 26. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. 2006. Uradni list RS, št.

86/06. 27. SOFTIC (2009). Softic d.o.o-novosti. {Online} Dostop na:

http://www.softic.si/novosti.html [30.10.2009]. 28. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (uradno prečiščeno

besedilo) (ZEPEP-UPB1). 2004. Uradni list RS, št. 98/04. 29. Zakon o splošnem upravnem postopku (uradno prečiščeno besedilo) (ZUP-UPB2).

2006. Uradni list RS, št. 24/06. 30. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona splošnem upravnem postopku (ZUP-

E). 2007. Uradni list RS, št. 126/07. 31. Zavod RS za zaposlovanje (2009). Delodajalci-Zavod je lahko vaš partner pri

zaposlovanju!. {Online} Dostop na: http://www.ess.gov.si/slo/Dejavnost/ZaDelodajalce/ZaDelodajalce.htm [30.10.2009].

32. Združenje zdravstvenih zavodov Slovenije (2009). Pripravniki in sekundariji. {Online} Dostop na: http://www.zdrzz.si/pripravniki_in_sekundariji [22.10.2009].

33. ZPIZ (2009). Prijava podatkov na elektronskih obrazcih M-4. Dostop na: http://www.zpiz.si/src/m4navodila/ [30.10.2009].

PRILOGE Priloga 1: Uporaba spletnih strani državne uprave v podjetjih v letu 2009 v Sloveniji Priloga 2: Izmenjava podatkov preko posameznih spletnih strani pred posodobitvijo in po njej