Operacin de Procesos de Auditora

Elaborara papeles de trabajo integrando y clasificando informacin financiera y operativa que permita presentar de forma clara observaciones conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado.

Clasifica informacin documental financiera y operativa de la organizacin mediante el uso de ndices y marcas de auditoria.

A. Descripcin de los papeles de trabajo.

Reglas generales para la elaboracin de papeles de trabajo.

Cdulas

Sumarias

De detalle

Analticas

Claves

Papeles de Trabajo

Concepto

Por papeles de trabajo debe entenderse el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contiene los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados en los que se sustenta la opinin que emite al suscribir su informe o dictamen.

Objetivo

Documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoria que proporcionan evidencia de que el trabajo se llevo a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Dicha documentacin esta constituida por los propios papeles de trabajo preparados por el auditor y los que le fueron suministrados por la entidad auditada o por terceras personas, los cuales debe conservar para soportar el trabajo realizado.

Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la auditoria, unregistrode lasevidenciasacumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una base de anlisis para los supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

- Facilitar la preparacin del informe.

- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

- Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia delestado.

- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.

- Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.

- Servir de gua en revisiones subsecuentes.

- Cumplir con las disposiciones legales.

Importancia de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo representan uno de los elementos ms importantes a considerar por el auditor, toda vez que:

Constituyen la prueba del trabajo realizado por el auditor.

Fundamentan la opinin o informe que emite el auditor.

Constituye una fuente de aclaraciones o ampliaciones de informacin y son nica prueba que tiene el auditor respecto a la solidez y calidad profesional de su trabajo.

Constituyen el eslabn que une los registros, operaciones y administracin de la entidad auditada con el dictamen o informe final del auditor.

Proveen la evidencia de la naturaleza y extensin en la aplicacin de las tcnicas y procedimientos de auditoria, y son la prueba de cuidado y diligencias con la que el auditor realizo su examen.

Consignan los conocimientos del auditor respecto del rea auditada, as como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.

Reflejan hbitos de orden, limpieza, imaginacin, visin e ingenio del auditor para hacer bien, regular o mal su trabajo.

Constituyen el medio ms importante a travs del cual se lleva a cabo el proceso de supervisin de la auditoria en sus diferentes niveles.

Sirven para calificar la calidad de planeacin de la auditoria y el avance entre tiempos estimados y tiempos reales de ejecucin atendiendo a la calidad de los resultados.

Constituyen una fuente bsica de informacin para la confirmacin, preparacin y soporte del dictamen o informe de auditoria.

Constituyen una buena fuente de informacin para presentar y soportar recomendaciones o sugerencias al responsable de la entidad auditada.

Sirven para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.

Constituyen un registro histrico permanente de la informacin examinada y de las tcnicas, procedimientos y alcances de auditoria aplicados.

Constituyen una til gua y fuente de informacin para la planeacin de auditorias subsecuentes.

Informacin bsica que deben contener

Antes de comenzar la preparacin y/ o formulacin de los papeles de trabajo el auditor deber tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Determinar la necesidad de elaboracin de tales papeles en funcin de los objetivos que se persiguen con la auditora.

Planear su diseo de acuerdo con la informacin a obtener y las pruebas a realizar. En esta etapa vale la pena recurrir a los papeles de trabajo de auditorias anteriores, si se tuvieran la mano, a efecto de evaluar su utilidad y adoptarlos o adaptarlos a la auditoria a practicar con el fin de usar esas herramientas de manera mas eficiente.

Determinar la eventualidad de que las pruebas de auditoria se lleven a cabo directamente en la documentacin proporcionada por la entidad auditada e indicar en el programa de auditoria, o en memorndum de auditora (que har las veces de papel de trabajo), la naturaleza y alcance del trabajo realizado.

Evaluar la posibilidad de que la entidad auditada prepare la informacin que contendr la cedula de auditoria (papel de trabajo) diseada por el auditor en aras de ahorrarle tiempo.

Identificar que documentacin, preparada en forma regular por la entidad auditada, puede hacer las veces de papeles de trabajo, con las adaptaciones (mnimas) del caso.

En caso de auditoria de estados financieros para fines fiscales, considerar la revisin de este aspecto en el diseo de los papeles de trabajo con el fin de evitar duplicidad en la preparacin de estos documentos (es decir, de evitar que se haga una cedula para efectos de auditoria de estados financieros y otra para la revisin fiscal de un mismo rubro, ya que ambos aspectos pueden quedar cubiertos en una misma cedula).

Tener en mente al disear las cedulas la informacin que ser transferida al archivo de referencia permanente.

Determinar con oportunidad la clave de identificacin de los papeles de trabajo (indizacin) y las marcas de auditoria a ocupar de manera que estos se estructuren y crucen debidamente entre ellos y el programa de auditora en turno y el plan de trabajo de la auditoria en su conjunto.

Respecto a la informacin bsica que deben contener los papeles de trabajo se puede citar, de manera enunciativa, los siguientes datos:

Nombre de la entidad sujeta a examen.

Tipo de auditoria a practicar.

Fecha en se esta efectuando la revisin y, en su caso, el periodo que esta abarcando.

Fecha en que se efectu la revisin.

Nombre de la cuenta, rubro, rea u operacin sujeta a auditar.

Nombre especifico a asignar a la cedula.

Clave de identificacin o ndice asignado a la cedula de auditoria.

Firma, nombre o iniciales del nombre (perfectamente legibles para poder identificar a quien las puso) que permitan saber quin efectu el trabajo, quien lo superviso y quien lo aprob sealando, en cada instancia, la fecha ha lugar.

Identificacin clara y completa de la fuente de informacin bsica para efectuar la revisin, nombre y posicin del empleado que la suministro o fue entrevistado, as como descripcin de los registros y/o documentacin consultados.

Mtodos de verificacin utilizados con notas y explicaciones detalladas de auditoria que se realizo, as como razones que asistieron al auditor para aplicar ciertos procedimientos de auditoria y omitir otros.

Marcas de auditoria utilizadas y su significado.

Conclusin o conclusiones a las que llego el auditor sobre la cuenta, rubro, rea u operacin que reviso y cuyo resultado se encuentra consignado en la misma cedula.

A quien pertenecen los papeles de trabajo?

Debido a la importancia de los papeles de trabajo para el auditor de estados financieros, ya que en ellos se basa su opinin, es conveniente sealar que tales documentos son propiedad absoluta de este profesional, condicionando su uso nicamente para los propsitos de su revisin y como apoyo de los resultados obtenidos; por lo que la informacin que estos contengan debe quedar salvaguarda como secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se la confi. Existen casos de excepcin a lo anterior, un ejemplo de estos es cuando los papeles de trabajo son solicitados por alguna autoridad legalmente constituida, como en los procedimientos de auditoria fiscal, en los que estos auditores en una de las etapas de su revisin, requieren de la presencia del contador publico que dictamino para efectos fiscales los estados de su cliente, junto con sus papeles de trabajo, para satisfacer los cuestionamientos presentados por esta autoridad fiscal- hacendaria.

Otro caso son las auditorias, que no son necesariamente de estados financieros, por ejemplo las de operaciones o administrativas, que son contratadas con un profesional externo ajeno a la administracin de la entidad requirente, en que los papeles de trabajo pasan a ser propiedad del auditor en los trminos del prrafo precedente. En las mismas condiciones se encuentran los auditores fiscales cuyo trabajo es ordenado por una autoridad con capacidad para ordenar la ejecucin de una auditoria de esta naturaleza y los papeles de trabajo que se deriven de sus intervenciones pasan a la guarda y custodia de la autoridad emisora de la orden.

En aquellos tipos de auditoria en que existe una relacin laboral entre entidad auditada y auditor (trtese de auditores internos o gubernamentales) los papeles de trabajo son propiedad de la entidad, pero en virtud de que contiene informacin confidencial en la mayora de los casos, y adems evidencia que soporta las opiniones y recomendaciones del auditor, su uso debe quedar restringido a este profesional o exclusivamente a los altos niveles de la organizacin. En el caso de los auditores gubernamentales, sus papeles de trabajo pueden ser tambin requeridos por autoridad competente.

Cualquiera que sea el destino final de los papeles de trabajo, estos invariablemente debern quedar debida y adecuadamente resguardados y archivados en lugar seguro y con acceso limitado a determinadas personas claramente identificadas-, ya que la perdida, alteracin (recurdese que por lo general se elaboran a lpiz) o mal uso de estos documentos puede acarrear un sinfn de problemas, en algunos casos impredecibles.

CLASIFICACION

Se acostumbra clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista:

1. Por su uso

a) Papeles de uso continuo.

b) Papeles de uso temporal.

2. Por su contenido

a) Hoja de trabajo.

b) Cedulas sumarias o de resumen.

c) Cedulas de detalle o descriptivas.

d) Cedulas analticas o de comprobacin.

Por su uso: los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etctera). Por su utilidad ms o menos permanente, se acostumbra conservar ese tipo de papeles en un expediente especial, en particular cuando los servicios del auditor son requeridos para varios ejercicios contables.

De la misma manera, los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha determinada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etctera); en ese caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.

Por su contenido: aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, en la secuela del trabajo de auditoria existen papeles clave cuyo contenido esta ms o menos definido y que los hace caractersticos:

a) La hoja de trabajo es la cedula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financiero.

b) Las cedulas sumarias muestran las cuentas de mayor que forman un rubro de los estados financieros.

c) Las cedulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de mayor de la balanza de comprobacin.

d) Las cedulas analticas o de comprobacin contienen el trabajo efectuado para verificar el grado de correccin de una partida u operacin.

Cdula Sumaria

Resumen los saldos de mayor en que se descomponen las partidas de las cuentas anuales. Se preparan para cada grupo de cuentas del balance y de la cuenta de prdidas y ganancias.

Se preparan detallando:

-Descripcin de cada cuenta.-Saldos del ao anterior y del ao actual para cada cuenta.-Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y destino de los saldos.

Cedula de Detalle

Contienen los anlisis y pruebas efectuadas para obtener evidencia en que soportar la opinin de auditoria. Relacionan las partidas que componen una cuenta de mayor o un saldo cualquiera.

Se preparan detallando:

-Descripcin de cada cuenta.-Saldos del ao anterior y del ao actual para cada cuenta.- Realizando las referencias cruzadas a los diferentes documentos de origen y destino de los saldos.

Cdulas analticas o de comprobacin

Son aquellas en las cuales se detallan los renglones que aparecen en las cdulas sumarias.

En estas cdulas se detallan los rubros contenidos en las cdulas sumarias, y contienen el anlisis y la comprobacin de los datos de estas ltimas, desglosando los renglones o datos especficos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtencin de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cdula analtica lo amerita, se deben elaborar subcdulas.

En trminos generales la cdula analtica es la mnima unidad de estudio, aunque como se afirma en el prrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analtica para un mejor examen de la cuenta. Las analticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las tcnicas y procedimientos de auditora que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cdulas y en las sub-analticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el mtodo deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cdula analtica o sub-analtica). Ahora se debe iniciar el mtodo deductivo, es decir, partir de lo particular (la cdula analtica o sub-analtica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinin sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el mtodo deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las sub-analticas con las analticas, los de las analticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la ltima hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditora y se procede entonces a la labor de evaluacin para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un crculo el ndice de la cdula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cdula que lo recibe igualmente anotar el ndice de la cdula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada.

Esquema de una cdula analtica de Bancos:

Cdulas sub- analticas

En algunas cuentas se requiere elaborar cdulas adicionales a las analticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas ltimas. Tienen similitud con la cdulas analticas pues son la mnima unidad de anlisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las tcnicas y procedimientos de auditora que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el ndice de la sub-analtica adicionndole nmeros consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo:la reconciliacin bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como ndice 11100502-01/ 1, la reconciliacin de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevar el ndice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendr como ndice 111005-03/1. De idntica manera se proceder con los restantes documentos que se desprendan del anlisis de cada cuenta de este banco, el ndice variar en el nmero consecutivo que le corresponda.

Esquema de una cdula sub-analtica del Banco Andino:

Estructura de las cdulas de auditora

Las cdulas de auditora muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas: encabezado, cuerpo, y pie o calce.

1. Encabezado

En l se asientan el logotipo de laempresa, las siglas de esta entidad de fiscalizacin y el nombre de la Firma de Auditora y de laDireccinde rea encargada de la revisin. Se ubicar en la parte superior de la cdula, as como los siguientes datos:

a) Razn social o denominacin del sujeto fiscalizado.

b) Clave de la auditora.

c) Rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin auditado.

d) Perodo o ejercicio presupuestal sujeto a revisin.

e)Claseo tipo de cdula.

f) Descripcin de la informacin que se presenta en la cdula.

g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cdula y su firma o rbrica, a fin de deslindar responsabilidades.

h) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que, en el transcurso de la auditora, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho documento.

i) Clave o ndice de la cdula, encolorrojo, los cuales constituyen el dato que permitir ordenar y clasificar los papeles de trabajo y que facilitar su inmediata localizacin en el expediente.

2. Cuerpo o contenido principal

Es la parte ms importante de la cdula; en ella se asientan los resultados y la informacin obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos informativos de loslibrosde contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de control establecidos en el sujeto fiscalizado.

c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

d) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el sujeto fiscalizado.

e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, as como determinacin del monto de dichos hechos e irregularidades.

f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas realizadas e identificarlas con otras cdulas que guarden relacin o complementen los procedimientos que en ella se consignen.

3. Pie o calce

Se ubica en la parte final de la cdula; en l se asientan principalmente los siguientes datos:

a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer ms conciso o sencillo algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, con el fin de aclarar o ampliar informacin o sealar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno.

b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cdula.

c) Descripcin de las marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello).

d) Nmero de hojas que integran la cdula.

Caractersticas de las cdulas

El diseo de una cdula se refiere bsicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la ejecucin de las pruebas de auditora.

Para el diseo de las cdulas, es preciso considerar las necesidades de la revisin, enfuncinde los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, suprocesoy los resultados de los procedimientos aplicados.

Con relacin a los objetivos establecidos para la elaboracin de los papeles de trabajo, a continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido:

1. Que sea objetiva, es decir, que la informacin sea imparcial y suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

2. Que sea de fcil lectura, por lo cual se integrar de maneralgica, clara y sencilla.

3. Que est completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

4. Que los cruces de las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas), se correlacionen fcilmente, de tal manera que contengan suficientes ndices y marcas que permitan al lector relacionar datos con facilidad.

5. Que sea pertinente, por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

Reglas para la elaboracin de cdulas de auditora

A efecto de que las cdulas que integran los papeles de trabajo renan las caractersticas enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera enunciativa, ms no limitativa, algunas reglas oprincipiospara su diseo y elaboracin:

1. Adoptar, segn el tipo de auditora, sujeto fiscalizado y rubro (captulo, concepto o partida) o subfuncin.

2. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.

3. Efectuar un diseo previo y elaborarlas preferentemente mediantecomputadora.

4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado.

5. Anotar los datos en columnas.

6. Asentar en la cdula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estn completos.

7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismoconocimientode la informacin y a la misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la cdula con los asentados en otras cdulas.

9. Para efectos de correccin, en las cdulas elaboradas manualmente, las palabras o nmeros incorrectos se tacharn y los correctos se escribirn en la parte superior con la rbrica de quien elabor o supervis la cdula.

10. Una vez elaborada una cdula en formamanual, sta no deber desecharse ni pasarse en limpio, por lo que se deber trabajar siempre con limpieza y precisin.

11. Los datos y cifras de las cdulas que se elaboren manualmente, se escribirn con letra legible o de molde y con tinta negra.

12. En caso de que las cdulas se elaboren mediante computadora, stas se debern imprimir, preferentemente en papel de color, para agilizar su localizacin e identificacin en los legajos.

Claves de Auditora

ORDENAMIENTOS Y ARCHIVOS INDICES

Para facilitar su localizacin, los papeles de trabajo se marcan con ndices que sealan con claridad la seccin del expediente en el que deben ser archivados y, donde podrn localizarse, para el caso de que se les necesitara despus.

En trminos generales, el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. As, los papeles relativos a caja estarn primero, despus los relativos a las cuentas por cobrar, luego las cuentas de pasivo y de capital, hasta concluir con los que se refieren a las cuentas de gastos y de cuentas de orden.

Los ndices se asignan con base en el criterio anterior y para este fin pueden utilizarse nmeros, letras o la combinacin de ambos.

A continuacin se presenta un ejemplo de ndices utilizados en el mtodo alfa-numrico, por ser el de uso mas generalizado en la prctica de auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activo, las letras dobles para cuentas de pasivo y capital, y las decenas para cuentas de resultados, como sigue:

LA LETRA O NUMERO

PARA LAS CUENTAS DE

A

B

C

U

W

AA

BB

EE

HH

LL

RR

SS

10

20

30

40

50

Caja y bancos

Cuentas por cobrar

Inventarios

Activo fijo

Cargos diferidos y otros

Documentos por pagar

Cuentas por pagar

Impuestos por pagar

Pasivo a largo plazo

Reservas de pasivo

Crditos diferidos

Capital y reservas

Ventas

Costo de ventas

Gastos generales

Gastos y productos financieros

Otros gastos y productos

De igual manera, y siempre de forma piramidal a la cedula sumaria, cedulas de detalle y cedulas de comprobacin del grupo caja y bancos, por ejemplo, se les asignan los siguientes ndices:

INDICE

PARA LA CEDULA

A

A-1

A-1-1

A-1-2

Sumaria de caja y bancos

Detalle de fondos de caja

Arqueo de los fondos de caja

Estudio de movimientos

Anormales en el ejercicio

INDICE

PARA LA CEDULA

A-2

A-2-1

A-2-2

A-2-3

Detalle de bancos

Conciliacin bancaria

Confirmacin bancaria

Corte de chequeras

De este modo el ndice permite archivar ordenadamente los papeles y se vuelven un instrumento de localizacin altamente eficaz.

Adems, los ndices permiten referenciar (o cruzar) fcilmente las cedulas que, pro contener datos comunes, al ser verificados en una, obviamente estn comprobados en la otra. Por ejemplo, al revisar el incremento de la depreciacin acumulada se verifica, de manera simultanea, el cargo a resultados por este concepto, y en estos, para no duplicar el trabajo, bastara con anotar: vea caculos en la cedula U.2.1 (que corresponder al ndice de la cedula de clculos comentada).

Marcas de trabajo realizado

Para facilitar la transaccin e interpretacin del trabajo realizado en la auditoria se acostumbra, por lo general, utilizando marcas que permiten transcribir de forma practica y de fcil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo, la actividad de cotejar las cifras que provienen de los documentos contabilizadores orignales contra dicho documento, se puede dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera, precisamente, el de haber verificado la cifra correspondiente contra el relativo. Vea, como ejemplo, las marcas utilizadas en la cedula modelo que se incluye en este capitulo.

En la practica, la utilizacin de marcas del trabajo realizando es de lo mas comn y facilita extraordinariamente, por un lado, la transcripcin del trabajo que realiza el auditor ejecutante y, por otro, la interpretacin de dicho trabajo por parte del supervisor que revisa.

Se han definido tambin ciertos trabajos repetitivos, ms o menos constantes, y por los cuales se decide, con frecuencia, establecer una marca estndar, es decir, una que signifique siempre lo mismo, aunque se utilice en papeles de trabajo muy distintos o en empresas diferentes. La definicin de marcas estndar, con el mismo significado, acelera siempre de forma importante tanto el proceso de ejecucin del trabajo como la revisin y supervisin del mismo.

A continuacin se listas algunos de los trabajos repetitivos mas comunes que pueden estandarizarse y transcribirse por medio de una marca estndar:

Sumas, multiplicaciones y dems clculos aritmticos verificados y encontrados correctos.

Cifra cotejada contra el auxiliar o registro electrnico y encontrada correcta.

Cifra cotejada contra el libro mayor o reporte electrnico y encontrado correcto.

Verificacin fsica realizada con resultados satisfactorios.

Documento original verificado y encontrado correcto y con requisitos fiscales.

Operacin o documento encontrado con la autorizacin adecuada.

Las formas de las marcas debe ser mas sencilla posible, pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusin entre las diferentes marcas que se utilicen en el trabajo. Por lo regular, las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que mediante el color se logre su inmediata identificacin.

MARCAS DE TRABAJO EFECTUADO QUE DEBEN USARSE EN PAPELES DE TRABAJO

Negro

Sumas o restas verificadas

Negro

Multiplicacin o divisin verificadas

^

rojo

Cotejado contra libro mayor

@

rojo

Cotejado contra papeles de trabajo de auditoria anterior

^

azul

Cotejado contra libros auxiliares

rojo

Comprobado fsicamente

S

rojo

Solicitud de conformidad enviada (primera)

S

azul

Solicitud de conformidad enviada (segunda)

CO

rojo

Conformidad recibida

I

rojo

Inconformidad recibida

IA

rojo

Inconformidad aclarada

NC

rojo

Solicitud de conformidad no recibida, trabajada por procedimientos alternos

A/A

rojo

Ajuste de auditoria (numerar del 1 al 99)

A/R

rojo

Reclasificacin para estados financieros (numerar del 101 en adelante)

Bibliografa

Elementos de auditoria, sexta edicin. Vctor Manuel Mendivil Escalante

L

L

http://es.scribd.com/doc/61083421/NIA-230-Documentacion

http://www.monografias.com/trabajos88/papeles-trabajo/papeles-trabajo.shtml

http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html

Conclusin General

La auditoria es una actividad de mucha responsabilidad e importancia, ya que requiere cumplir con estrictas normas y procedimientos, para realizar la revisin de la entidad en la cual incluye diferentes elementos para poder hacer un correcto trabajo, tenemos que tener en cuenta que las normas deben de ser desde las personales, del auditor, as como su trabajo que llevara a cabo y el informe que debe emitir, ya que tiene un compromiso con la empresa, debe ser una persona responsable y capaz, y por lo tanto todo lo respecto a su actividad, desde la planeacin, revisin y emisin de informes debe cumplir de acuerdo a las normas y principios que rigen la profesin y la actividad.

Para poder realizar la auditoria se necesita cumplir con todos los procedimientos necesarios, llevando un control y orden respecto a lo que se va a auditar, definiendo perfectamente que tipo de auditoria ser, que ese punto se tomara en cuenta para llevar acabo los procedimientos necesarios para llegar al punto exacto, teniendo en cuenta que la opinin del auditor debe ser clara, concisa y veraz, tocando la realidad por ello las normas indican y sirven de gua al auditor, recordando que debe tener presente que por cada punto, proceso debe recabar evidencias que al final, para emitir su informe final pueda comprobar los resultados del trabajo antes realizado.

Las evidencias fundamentales y necesarias parten desde los papeles de trabajo, teniendo en cuenta los diferentes tipos y clases que existen. Son la prueba esencial en donde estn los registros o anotaciones, que comprueban los puntos revisados.

Entonces podemos decir, que los papeles de trabajo son los documentos en donde se rene la informacin que son evidencia de los procedimientos que el auditor aplica para cada rea.

Para ello las normas de auditoria tienen establecidos los modelos de tipo de cedulas de auditoria, pero recordemos que las principales normas de auditoria que son las personales, de trabajo e informacin nos explican que el auditor debe utilizar su propia experiencia y capacidad laboral para tener un juicio propio, entonces deducimos que el auditor se tiene que apegar a las normas de auditoria establecidas sin embargo no es necesario que se cumplan estrictamente si no, disee, elabore, dichos papeles para poder cumplir con los objetivos de acuerdo a su juicio personal.

Tenemos que tener en cuenta que los papeles de trabajo son documentos que le pertenecen por tipo profesional al auditor, pero su uso es de inters profesional tanto como para personal de la empresa y entidades publicas. Por lo tanto al momento de realizar los papeles de trabajo deben de ser con estricto cuidado y responsabilidad, cumplir con todas las reglas para realizarlos, y con los datos obtenidos llenarlos correctamente, verificando cada punto para evitar todos los errores posibles. As como tener en cuenta que debe tener cuidado con el resguardo de los papeles de trabajo.

La importancia de que los papeles de trabajo se resguarden y que estn en un correcto archivo es porque en ellos se como se ha mencionado contienen la evidencia necesaria para corroborar el informe final de la auditora, es el fundamento de donde parte la emisin de la opinin del profesional, as como reflejan los hbitos con los que se llevo a cabo los procedimientos de la auditoria, constituyen la principal evidencia de la opinin profesional y calidad de trabajo.

El auditor debe tener definido con que tipos de papeles de trabajo va a trabajar, conociendo el concepto de cada uno para hacer el correcto llenado de los mismos.

Entre la clasificacin de los papeles de trabajo tenemos la clasificacin por su contenido entre los cuales estn:

La hoja de trabajo

La cedula sumaria o de resumen

La cedula de detalle o descriptivas

La cedula analtica o de comprobacin.

La hoja de trabajo consiste en mostrar los rubros que contiene los estados financieros, comprobando correctamente los cargos y abonos correspondientes, como un paso hacia su anlisis.

La cedula sumaria muestra los saldos de mayor, que para efectos de la auditoria se integran en forma agrupada los saldos correspondientes.

La cedula de detalle muestra las partidas o cuentas que conforman cada uno de los grupos o rubros que se encuentran en la cedula sumaria.

La cedula analtica contienen los detalles de las cuentas que se reflejan las cedulas de detalle, en donde se comprueban los saldos que rene cada una de stas, por lo tanto mediante estas se pueden corregir partidas que pueden haber sido mal registradas y poder hacer una buena correccin.

Los papeles de trabajo deben adaptarse a cada departamento o rea que se va a auditar, antes de iniciar la misma auditoria o la revisin para cada una de las reas se necesita que el profesional a cargo lleve a cabo o realice una solicitud de requisicin o permiso para poder realizar su trabajo en dicha rea, para que pueda obtener los recursos necesarios y colaboracin para poder emitir una opinin respecto a los mtodos, procedimientos y tcnicas que tienen establecidos para manejar dicha rea. Contando con los permisos para poder obtener dichos documentos se le permite al auditor llevar a fondo y cumplir con el alcance de la auditora.

El auditor debe cumplir correctamente con el llenado de las cedulas, desde lo que compone cada parte de la cedula, el encabezado, cuerpo y pie. As como tener en cuenta de que forma ser el llenado, el tipo de tinta y color.

El encabezado se compone de: nombre de la empresa, rubro del ejercicio, fecha en que se prepara. El cuerpo contiene: cifras y conceptos sujetos a revisar, vaciado de declaraciones o comprobaciones, entre otros. El pie o calce: notas aclaratorias, fuentes de donde se obtuvo la informacin, descripcin de las marcas de auditoria utilizadas, entre otros.

Entre las principales reglas para la elaboracin de las cedulas se requiere: adoptar la cedula de acuerdo al tipo de auditoria, decidir di es necesario formular la cedula de acuerdo al aspecto a revisar, efectuar un diseo previo de acuerdo al juicio del auditor, anotar los datos correctamente en cada columna correspondiente, anotar los datos de forma comprensible, que cualquier usuario de dicha informacin pueda comprender y llegar al mismo punto que quiere dar a conocer el auditor, para efectos de correccin al elaborar manualmente las cedulas los errores se tacharan y se escribirn nuevamente, la correccin que se haga debe de ser en el momento que se esta registrando y no cuando ya se han terminado de revisar dichas reas o rubros, debe de haber responsabilidad para realizar las cedulas y responsabilidad profesional del auditor. Debemos tener en cuenta que ahora con la tecnologa que existe para manejar la informacin se puede procesar de forma electrnica, si los papeles se hacen de manera electrnica en ese mismo momento se puede corregir, recordemos que la forma en que se entreguen dichos documentos si cuenta con la limpieza correcta y orden, reflejan el trabajo personal del auditor, entre otras reglas.

Tener en cuenta estas dichas reglas no significa que sean limitativas ya que recordemos las normas, la auditoria no puede ser estrictamente establecida para una entidad como para otra, si no de acuerdo a los conocimientos del auditor y sus experiencias plantearan los procedimientos a seguir, solo debern apegarse a las normas para cumplir con los requisitos de la auditoria, teniendo en cuenta que los papeles de trabajo deben tener como caracterstica ser: detallados, contener cada una de las cuentas revisadas, concisos, cumplir con los objetivos antes planteados de la auditoria y claros, que pueda ser manejables para cualquier usuario de dicha informacin.

Las claves de la auditora son grficos que nos permiten simplificar lo que queremos dar a entender con los resultados, tanto pueden ser los ndices como las marcas que se utilizan para fines de auditoria.

Los ndices de auditoria nos permiten identificar con que tipo de cuentas estamos tratando en cada una de las cedulas, por ejemplo cuando se maneja de forma alfabtica sin repetir dos veces la letra (A, B, C, D,..), se entiende que se maneja cuentas de activo; cuando las letras de duplican (AA, BB, CC,..) se aplican para cuentas de pasivo y los numricos (10, 20, 30,) es para las cuentas de resultados, esto para el auditor nos permite identificar que tipo de cuentas nos referimos, as como tambin el hecho de indicar cuantas hojas ocupamos para realizar las cedulas para saber e identificar la hoja en la que se esta trabajando, por ejemplo (1/2, se refiere a que estamos en la primera hoja de dos que conforman la cedula).

Ahora tenemos que tener en cuenta las marcas de auditoria que se pueden utilizar para comprender mejor los resultados que en ocasiones son repetitivos para efectos de la revisin de auditoria, como por ejemplo, verificar sumas, multiplicaciones u otras operaciones aritmticas para cuestiones de comprobacin de datos, cotejar con cuentas de libros de mayor, diario, auxiliares, etc., verificacin fsica de algunos saldos, como por ejemplo en los casos de arqueos de caja o inventarios en el almacn, o bien cuando se revisa la documentacin que conforma la obtencin de los saldos.

Es importante utilizar las marcas correctas, tener claro el significado de cada una de ellas y adems saber en que color se representa para no confundir lo que se quiere dar a conocer o interpretar.