Analisis Proses Bisnisby : SolsMata Kuliah 2 SKS

Definisi-Definisi ParsialProses adalah sekumpulan aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaranAktivitas terkait dengan pengubahan status dari sebuah entitasEntitas adalah benda yang menjadi fokus kitaKebijakan adalah aturan main yang diterapkan pada organisasiStruktur Organisasi menunjukkan pembagian Sumber Daya Manusia yang terdapat pada sebuah organisasi

Definisi Proses BisnisProses Bisnis adalah Kebijakan, Struktur Organisasi, Sumber Daya dan Aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi

Komponen Pembentuk

AnalisisProses inventarisasi, memahami dan membentuk PEMODELAN terhadap entitas yang dipandangAnalisis membutuhkan parameter-parameter yang melengkapi proses bisnis di dalam sebuah organisasi

Aliran Proses Bisnis pada Struktur Organisasi

Analisis Proses Bisnis

ProsesBisnisModelAnalisis Proses Bisnis IEvaluasi &PengujianSolusiAnalisis Proses Bisnis IIIAnalisis Proses Bisnis IIAnalisis Proses Bisnis IV

Lingkup Pemodelan Proses BisnisPemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai tujuan usahaPemanfaatan sumber daya bersama (5M+i)

Man (SDM)Money (Pembiayaan)Method (Mekanisme)Machine (Alat)Material (Data/Bahan)InformasiPemetaan kebutuhan data dan informasi untuk mendukung proses

Jenis Analisis Proses BisnisBerdasarkan Klasifikasi Kompleksitasnya

Kompleksitas StatisKompleksitas DinamisBerdasarkan Klasifikasi Pengelolaan Operasional, Sumber Daya (5M), Pemeliharaan, Perencanaan Produk, Pemasaran dan DistribusiBerdasarkan Fungsi Dasar Manajemen (POAC, Planning-Organizing-Actuating-Controlling)

Apa yang Dipelajari?Alokasi Sumber DayaPemanfaatan Sumber Daya BersamaUrutan ProsesTingkatan ManajemenFungsi Dasar ManajemenKebutuhan Data (masukan) dan Informasi (keluaran)

Alokasi Sumber DayaApakah sumber daya yang dialokasikan sudah cukup?Apakah sumber daya teralokasi sudah terindentifikasi dan terukur dengan baik?Apakah antar sumber daya memiliki kaitan yang harmonis?

Pemanfaatan Sumber Daya BersamaApakah pemanfaatan sumber dayanya sesuai?Apakah pemanfaatan sumber daya menghasilkan keluaran yang optimal?

Urutan ProsesApakah urutan proses mendukung tujuan dari organisasi?Apakah urutan proses menghasilkan keluaran yang optimal?Apakah urutan proses dapat disederhanakan tanpa mengurangi tujuan dari pelaksanaan dari pelaksanaan proses tersebut?

Tingkatan ManajemenBagaimana tingkatan manajemen organisasi dan pola koordinasi setiap tingkatan tersebut?Apakah tingkatan manajemen dapat mengakselerasikan pencapaian tujuan organisasi?Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat fleksibel menerima aliran proses yang ada?

Fungsi Dasar ManajemenApakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami untuk masing-masing lini pada Struktur Organisasi?Apakah implementasi Fungsi Dasar Manajemen sesuai dengan Struktur Organisasi?Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai dengan Fungsi Dasar Manajemen?

Kebutuhan Data dan InformasiApakah data dan informasi pada organisasi memenuhi standar dan kriteria dasar dari tujuan organisasi?Apakah ketersediaan data memenuhi syarat minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?Apakah informasi yang dihasilkan dapat meningkatkan kualitas dan inovasi organisasi?

Proses Bisnis dan Kaitannya dengan Teknologi Informasi

Bisnis dan Teknologi Informasi (1)

Bisnis dan Teknologi Informasi (2)

Bacaan yang terkaitBacaan mengenai Sistem Informasi ManajemenBacaan mengenai Perilaku Organisasi

Sumber PengetahuanPakar (Ahli)BukuPaperMailing List, Forum, Website, Search Engine, dll

OrganisasiOrganisasi adalah struktur sosial, formal dan stabil dan mengambil sumber daya dari lingkungan dan mengolahnya menjadi output/produkOrganisasi terdiri dari:

ManusiaLingkungan luarBudayaProsedur

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (1)

Tipe OrganisasiPenjelasanContohPerusahaan KecilPerusahaan kecil-sedangLingkungan Organisasi cepat berubahStruktur organisasi simpleDipimpin seorang ketua/direktur/pimpinanPerusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiriBirokrasi MesinPerusahaan besarLingkungan organisasi tidak cepat berubahMenghasilkan produkManajemen dan pembuat keputusan terpusatPerusahaan sedang, menghasilkan produk

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)

Tipe OrganisasiPenjelasanContohBirokrasi DivisiPerusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentuKepemimpinan berdasarkan pimpinan departemenTidak terlalu terpusatPerusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana-manaBirokrasi ProfesionalOrganisasi berbasis ilmu pengetahuan, di mana jasa dan produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengetahuan profesionalDidominasi oleh pimpinan departemen di mana wewenang tidak terpusatSekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan konsultan

Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1)

Tipe OrganisasiPenjelasanContohBisnisPerusahaan yang bertujuan mendapatkan profit/keuntungan berupa uang dari pelangganPT. Telkom, PT. Adira FinancialJasaPerusahaan yang bertujuan memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan bertujuan mendapatkan profitPelanggan bersifat luas (nasional), kalangan manapunYayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi PemerintahBisnis dan JasaPerusahaan yang bertujuan memberikan layanan dan sekaligus profitPelanggannya bersifat nasionalBUMN (Badan Usaha Milik Negara) : ITB

Empat Perubahan Orgnisasi

Perusahaan duluPerusahaan saat iniHierarchicalCentralizedPengaturan terstruktur terhadap tim atau pekerja individuMass-produced product/servicedFlattenedDecentralizedPengaturan fleksibel terhadap tim atau pekerja individuSpesific market/customer

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)Penjualan dan PemasaranMenjual produk dan jasa yang dihasilkan organisasiIdentifikasi potensi pelangganDefinisikan kebutuhan dan keinginan pelangganIdentifikasi kesempatan pasarMembuat pelanggan melirik produk/jasaMembujuk pelanggan untuk membeliLakukan transaksi pembelian

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)Pembuatan dan ProduksiMenjual produk/jasaPembelian bahan-bahanMemasang/membuat produk/jasaMengantarkan produk/jasaMelakukan servis terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada pelanggan

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (3)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)KeuanganMengelola keuangan organisasiMelakukan transaksi keuanganMembuat pernyataan keuanganMembayar pajakMenyimpan uang kasMelakukan kegiatan operasional keuangan

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (4)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)AkuntansiMemelihara catatan/dokumen keuanganMenyimpan, mengelola catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran..Membuat dokumen akuntansiCatatan: kadang-kadang fungsi keuangan dan akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identik

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (5)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)Sumber Daya ManusiaMengelola SDM organisasiMenentukan kebutuhan SDMRekruting, training, pengembangan, pemeliharaan SDMMenggaji pegawaiMencatat keuntungan/kelebihan SDM yang adaMencatat syarat pegawai disiplin dan tidakMemelihara dokumen/catatan pegawai

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (6)

Fungsi BisnisTujuanProses Bisnis (tidak berurutan)Penelitian dan Pengembangan/RisetMenemukan/merumuskan metode, konsep baruMelakukan penelitian terhadap metode baru yang lebih baikMenentukan bagaimana produk dibuatMenentukan bagaimana proses produksi

Subproses yang terdapat di semua fungsi bisnisKomunikasi antar SDMAnalisis DataMotivasi PegawaiRencana Kerja akan DikerjakanMengikuti Tahapan KerjaMenyediakan Timbal Balik ke Pegawai

Struktur OrganisasiStruktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan di dalam suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan satu pekerjaan dengan lainnyaContoh:

Mobil sebagai analogi organisasi dan semua mobil mempunyai mesin, empat ban, rem dan komponen struktur lainnya (sebagai analogi struktur organisasi)

Blok Struktur OrganisasiSpesialisasi: menentukan siapa yang akan mengerjakan apa

Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang akan melakukannyaDepartemenisasi: menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas tertentu

Proses mengelompokkan pekerjaan ke dalam unit-unit yang masuk akal

Contoh Struktur Organisasi

Tiga Bentuk WewenangWewenang Lini

Struktur organisasi yang wewenang mengalir dalam suatu rantai komando dari pucuk pimpinan perusahaan ke bawahannyaWewenang Staf

Wewenang yang didasarkan pada keahlian dan biasanya berupa tugas memberikan nasihat kepada manajer liniWewenang Komite dan Kelompok

Wewenang yang diberikan kepada komite atau kelompok kerja yang terlibat dalam operasional perusahaan sehari-hari

Proses Tiga Tahap dari Perkembangan HirarkiMenetapkan tugas-tugas: menentukan siapa yang dapat membuat keputusan dan membuat perincian bagaimana seharusnya tugas itu dilaksanakanMelakukan tugas-tugas: mengimplementasikan keputusan yang telah diambilMendistribusikan wewenang: menentukan apakah organisasi akan menjadi tersentralisasi atau terdesentralisasi

Bentuk-Bentuk Struktur OrganisasiOrganisasi FungsionalOrganisasi DivisionalOrganisasi MatriksOrganisasi InternasionalOrganisasi Tanpa BatasOrganisasi TimOrganisasi VirtualOrganisasi Pembelajaran

Organisasi FungsionalBentuk organisasi yang mana wewenang ditentukan oleh keterkaitan antara fungsi dan aktivitas kelompok

Contoh: www.garden.com

Organisasi DivisionalStruktur organisasi yang divisi-divisi korporasinya beroperasi sebagai bisnis yang relatif bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar

Contoh: www.heinz.com

Organisasi MatriksStruktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelompok dan anggota kelompok melapor kepada dua manajer atau lebih

Contoh: www.nasa.gov

Organisasi InternasionalPendekatan struktur organisasi yang dikembangkan untuk merespon kebutuhan memanufaktur, membeli, dan menjual di pasar global

Contoh: www.universalpictures.com

Organisasi Tanpa BatasOrganisasi yang meminimalkan atau menghilangkan batasan-batasan dan struktur-struktur tradisional

Contoh: General Electric (GE)

Organisasi TimOrganisasi yang hampir sepenuhnya bergantung pada tim bertipe proyek, dengan sedikit atau tanpa hierarki fungsional mendasar

Contoh: www.apple.com

Organisasi VirtualOrganisasi yang memiliki sedikit atau tanpa struktur formal

Contoh: Global Research Consortium (GRC)

Organisasi PembelajaranOrganisasi yang bekerja untuk mengintegrasikan perbaikan pendidikan dan pengembangan karyawan secara berkesinambungan

Contoh: www.countonshell.com

TugasPersyaratan awal: Pembentukan Kelompok Kerja (masing-masing 3 orang)Jelaskan mengenai detail dari bentuk-bentuk struktur organisasi di atas (Organisasi Fungsional, Organisasi Divisional, Organisasi Matriks, dll)Carilah contoh (minimal 5, di luar contoh yang ditampilkan pada kuliah ini) yang menerapkan masing-masing bentuk struktur organisasi di atasCarilah informasi mengenai bisnis yang merupakan contoh struktur organisasi yang ditampilkan pada kuliah iniJangka waktu: 1 mingguTarget: Presentasi Kelompok KerjaWaktu Presentasi: 15 menit untuk setiap kelompok

Penjelasan Organisasi FungsionalMerupakan pendekatan struktur organisasi yang digunakan oleh sebagian besar perusahaan berukuran kecil atau menengah. Organisasi seperti itu biasanya terbentuk di sekitar fungsi bisnis dasar (pemasaran, operasional, keuangan).Dengan demikian, terdapat departemen pemasaran, departemen operasional, dan departemen keuangan.Manfaat pendekatan itu mencakup spesialisasi di bidang-bidang fungsional dan timbulnya koordinasi yang lebih baik.

Penjelasan Organisasi DivisionalHeinz adalah perusahaan pengolah makanan terbesar di dunia, dikelola 7 divisi mengelola dan memasarkan produknya sendiri, sehingga masing-masing divisi nantinya dapat menjadi perusahaan yang berdiri sendiri di bawah naungan perusahaan yang lebih besar.Divisi-divisi tersebut relatif bersifat otonom, maka perusahaan dapat mengambil tindakan tanpa menggangu operasi bisnis lainnya.

Penjelasan Organisasi MatriksMartha Steward memiliki tim ahli gaya hidup yang diorganisir menjadi beberapa kelompok seperti memasak, kerajinan tangan, pernikahan dan lain-lain.Misalnya, seorang ahli yang mengurus pernikahan dapat menyumbangkan artikel pernikahan untuk majalah Martha Steward, menyumbang gagasan cerita untuk program televisi kabel Martha Steward, dan menyumbang artikel untuk web Martha Steward.

Penjelasan Organisasi InternasionalPada saat Wal-Mart membuka toko pertamanya, dia menyusun tim proyek khusus guna menangani logistik. Dengan banyaknya toko yang dibuka di luar negeri, perusahaan tersebut menciptakan departemen internasional yang kecil untuk menangani ekspansi ke luar negeri.

Penjelasan Organisasi Tanpa BatasStruktur organisasi di General Electric, yang menyebabkan orang, gagasan, dan informasi dapat bergerak bebas ke berbagai bisnis dan kelompok bisnis, sesuai dengan konsep. Serupa halnya, sewaktu perusahaan bersekutu dengan pemasok mereka dalam cara-cara yang lebih efisien, maka batasan-batasan eksternal akan hilang.

Penjelasan Organisasi TimApple Computer tidak mau mengembangkan organisasi terlalu besar karena tidak sesuai dengan fungsinya.Pada waktu suatu unit atau kelompok mulai terasa terlalu besar, Apple membagi menjadi beberapa unit yang lebih kecil. Dengan demikian organisasinya terdiri dari unit-unit yang keseluruhannya berukuran lebih kecil.

Penjelasan Organisasi VirtualGlobal Research Consortium (GRC) menawarkan layanan jasa penelitian dan konsultasi kepada perusahaan yang mengoperasikan bisnis di Asia. Sewaktu klien meminta berbagai macam jasa, tiga staf permanen GRC mensubkontrakkan pekerjaannya kepada selusinan konsultan dan peneliti yang telah bekerjasama dengan GRC.Pada waktu proyek berubah, akan berubah juga dengan komposisi organisasinya.

Penjelasan Organisasi PembelajaranShell Oil Company memiliki Shell Learning Center, fasilitas itu memiliki fasilitas penginapan, restoran dan tempat-tempat rekreasi, seperti lapangan golf dan lapangan tenis.Manajer di perusahaan tersebut berotasi di seluruh Center dan bertindak sebagai pengajar. Tugas mengajar dapat berlangsung antara beberapa hari sampai dengan beberapa bulan.Pada saat yang bersamaan, seluruh karyawan Shell secara rutin menghadiri program pelatihan, seminar, dan aktivitas terkait lainnya.

Apa yang perlu dilakukan?Kita takkan mungkin bisa melakukan perubahan proses bisnis yang lebih baik tanpa memahami proses bisnis yang sedang berjalan, strategi di dalamnya, dan problematika perjalanan proses bisnis tersebut.Berarti kita perlu memahami langkah-langkah dan prosedur yang ada pada organisasi yang menjalankan proses bisnis tersebut.

Analisis AktivitasOrganisasi Wal-Mart ..Pusat distribusi Wal-Mart berlokasi dekat dengan ratusan toko Wal-Mart yang dipasoknya, bukan dekat dengan perusahaan-perusahaan yang memasok pusat distribusi. Manajer distribusi memandang toko-toko Wal-Mart sebagai konsumen mereka: untuk lebih dapat melayani mereka, pusat-pusat distribusi ditempatkan sedemikian rupa sehingga truk-truk yang memuat barang-barang dapat mengalir secara cepat ke mereka. Untuk memberi transpor yang masuk maupun yang keluar, pusat-pusat distribusi mereka ditempatkan dengan jalan-jalan utama.

Analisis AktivitasOrganisasi Wal-Mart ..Sebaliknya, jasa kontak tinggi lebih terbatas: lokasi mereka harus dekat dengan konsumen, yang merupakan bagian dari sistem.Apakah anda pernah memperhatikan, misalnya mengapa lokasi cabang-cabang beberapa bank yang berbeda berdekatan satu dengan lainnya? Pola ini akibat analisis cermat dari alur lalu-lintas, daerah bisnis dan sekolah, serta pola penghasilan para penghuni lokal.

Analisis AktivitasJalur Makanan Cepat Saji dan Pola Lalu Lintas PadatRestoran McDonalds Simpang Dago melayani lebih banyak konsumen setiap harinya dibandingkan dengan restoran lainnya. Buka 24 jam, outlet ini menyajikan 5.000 makanan setiap harinya.Restoran McDonalds menerapkan: Para karyawan yang tidak tersenyum ditempatkan di Dapur. McDonalds juga memiliki Drive Trough dan Delivery Service.

Analisis AktivitasBioskop dll..Harga No-Mat (Nonton Hemat) di Bioskop BIP adalah untuk menarik konsumen meramaikan Bioskop BIP pada hari Senin (sebelum No-Mat diterapkan, Bioskop BIP pada hari senin sangat sepi).Tarif Akhir Minggu (dibuat mahal) di Hotel seringkali berlaku untuk para pebisnis yang sedang bepergian. Hal ini adalah untuk meningkatkan pemasukan dalam 1 minggu.Tarif telepon jarak jauh pada malam hari dan akhir minggu dibuat murah agar konsumen tertarik untuk lebih konsumtif di area waktu tersebut.

PenilaianKehadiran: 5%Kuis: 10%Presentasi: 25%UTS: 25%UAS: 35%