ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJADWALAN

KENDARAAN OPERASIONAL STMIK AMIKOM

YOGYAKARTA MENGGUNAKAN SMS GATEWAY

Sarjiyono

Program Studi Teknik Informatika

STMIK El Rahma

Jl. Sisingamangaraja no. 76 Yogyakarta

Abstract

Rapid technological advances that result in all transactions that are manually both

financial and non-financial is becoming obsolete in the business environment. Due to

the many conveniences they could not get in the manual system, make people move to

digital technology.

Keywords: Scheduling, Mobile Operations

INTISARI

Kemajuan teknologi yang sangat pesat mengakibatkan semua transaksi yang bersifat

manual baik finansial maupun non finansial mulai ditinggalkan di lingkungan bisnis.

Karena dengan banyaknya kemudahan yang tidak bisa mereka dapatkan di sistem

manual, mengakibatkan banyak orang berpindah kepada teknologi digital.

Kata kunci : Penjadwalan, Mobil Operasional

PENDAHULUAN

Saat ini peminjaman kendaraan operasional terletak di Kampus STMIK

AMIKOM Yogyakarta. Sebagai kendaraan operasinal dapat memenuhi kebutuhan,

tetapi terkadang peminjaman tersebut tidak dapat dipenuhi karena padatnya

peminjaman dari Lembaga. banyaknya kebutuhan kendaraan yang tidak dapat

dipenuhi membuat harus dilakukan penyewaan kendaraan dari luar atau

menggunakan Jasa Travel. Hal ini membuat adanya pengeluaran biaya yang cukup

besar.

Dari survey yang dilakukan pada STMIK AMIKOM Condong Catur Depok

Sleman Yogyakarta, proses Penjadwalan mobil oprasional masih dilakukan dengan

cara pencatatan secara manual. Dari hasil survey tersebut maka terbuka peluang untuk

sebuah aplikasi komputer yang berupa sistem penjadwalan mobil oprasional melalui

teknologi yang sedang populer sekarang, yaitu dengan memanfaatkan fasilitas SMS

(Short Message Service) untuk peminjaman mobil oprasional.

Dengan memanfaatkan fasilitas SMS yang digunakan sebagai alat bantu

pemesanan jarak jauh yang bisa dimanfaatkan oleh Karyawan maupun Mahasiswa,

memudahkan semua pihak untuk melakukan pemesanan peminjaman tanpa harus

datang ke Kabag Kerumah Tanggaan secara langsung.

Diharapkan aplikasi ini nantinya dapat menjadi salah satu sumber dan

layanan yang dapat digunakan oleh Ketua, Karyawan, Setaf, Dosen dan Mahasiswa,

untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan agar lebih mudah dan informative

untuk semuanya.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan, maka dapat

ditemukan permasalahan sebagai berikut;

1. Mengapa sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS

gateway perlu dibangun?

2. Informasi apa saja yang dapat diolah dalam sistem pemesanan jadwal mobil

operasional menggunakan SMS gateway?

3. Mengapa menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dalam pembuatan

sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan SMS gateway?

1.2 Batasan Masalah

Dalam penulisan laporan ini penulis membatasi pembahasan masalah yang

ada yaitu:

1. Penyajian data pada sistem pemesanan jadwal mobil operasional menggunakan

SMS gateway meliputi data peminjam, data kendaraan dan data peminjaman.

2. Sistem ini akan dibangun menggunakan Borland Delphi 7.0 dan MySQL sebagai

basis datanya. Dan nantinya aplikasi ini akan berjalan sebagai program untuk

desktop komputer dengan bantuan XAMPP for windows sebagai control panel

untuk koneksi ke database.

3. Admin sepenuhnya memiliki hak akses melihat, mengedit dan menghapus data.

4. User hanya dapat melakukan input data peminjaman melalui SMS dan melihat

data melalui SMS.

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat

ditentukan tujuan sebagai berikut;

1. Membangun sistem pemesanan jadwal mobil oprasional untuk karyawan

menggunakan SMS gateway.

2. Membuat sistem yang menarik dan user friendly sehingga mudah diakses dan

dimengerti oleh karyawan.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem pemesanan jadwal mobil

operasional menggunakan SMS gateway ini adalah sebagai berikut:

1. Mampu mengoptimalkan sebuah teknologi yang dituangkan melalui sebuah

sistem manajemen yang membantu kinerja bagian kerumahtanggaan STMIK

AMIKOM YOGYAKARTA dalam peminjaman kendaraan yang semula dengan

cara manual.

2. Mampu mengatasi kerangkapan data.

3. Mempermudah dan mempercepat bagian kerumahtanggaan STMIK AMIKOM

YOGYAKARTA untuk mengambil atau melihat data peminjaman kendaraan.

4. Apabila ada masalah dalam proses pengolahan data dapat segera teratasi.

1.5 Tinjauan Pustaka

Banyak kasus yang berkaitan dengan permasalahan perancangan sistem

penjadwalan kendaraan operasional berbasis SMS gateway, dari hasil kajian pustaka

yang dilakukan, banyak ditemukan skripsi, paper, artikel maupun jurnal ilmiah yang

membahas tentang penjadwalan kendaraaan operasional.

Beberapa penelitian dalam sistem informasi penjadwalan kendaraan

operasional yang telah dilakukan antara lain, penelitian yang dilakukan oleh Andreas

Handojo, Rolly Intan dan Wiwie Yoanna (2005) yaitu menangani proses-proses

peminjaman yang salah satunya terdapat peminjaman kendaraan. Metode lain

diterapkan Anton Agustiawan (2012) dimana penelitiannya menangani pengolahan

data peminjaman kendaraan rental berbasis web ,

Berbeda dengan penelitian diatas, Doniawan Opi Nursidiq (2013) pada

penelitiannya tidak berhubungan dengan pengolahan penjadwalan kendaraan

operasional melainkan pada manajemen bimbingan konseling. Namun yang menjadi

perhatian adalah terdapat proses menggunakan SMS gateway.

1.6 Analisis Sistem

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud

mengidentifikasikannya dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan,

kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan –

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.

1.7.1. Identifikasi Masalah

Pencatatan dan pengolahan data pada Kerumah Tanggan masih

dilakukan secara manual. Data–data yang meliputi data karyawan, data

transaksi pemesanan, masing – masing transaksi ditulis secara manual kedalam

buku oleh kerumah Tanggan

Dari hasil penelitian peminjaman kendaraan operasional pada STMIK

AMIKOM Yogyakarta dapat di identifikasikan berbagai permasalahan yang

terjadi, sebagai berikut :

1. Proses melihat jadwal yang masih kosong kurang cepat

Hal ini terjadi karena untuk melihat jadwal peminjaman yang masih

tersedia petugas harus mencari secara manual pada buku booking. Secara

otomatis untuk mendapatkan data yang diperlukan membutuhkan waktu

yang lama.

2. Proses pengajuan peminjaman kendaraan yang mendadak

Hal ini terjadi karena setiap karyawan maupun UKM yang booking

kendaraan yang mendadak pada saat itu juga jadi tidak selalu terpenuhi.

Laporan dibuat berdasarkan data-data yang ada, karena data masih berupa

arsip yang tidak tersusun, penyusunan laporan membutuhkan waktu yang

relatif lama dan apabila terjadi kesalahan harus mengulang dari awal.

Sehingga pada saat Kabag Kerumah Tanggan membutuhkan informasi

secara cepat, petugas tidak bisa memenuhinya.

1.7.2. Analisis PIECES

Analisis yang digunakan dalam perancangan sistem yang akan

dibangun adalah metode PIECES (Performance, Information, Economic,

Control, Efficiency, Services). Dari analisis ini, maka akan diperoleh beberapa

masalah yang akhirnya dapat diketahui masalah utamanya dengan jelas dan

lebih spesifik, sehingga dapat disimpulkan beberapa usulan yang akan

membantu dalam perancangan sistem baru yang lebih baik.

1.7.2.1. Analisis Kinerja (Performance)

Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem

dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena

berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil

kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu

tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang

lain.

Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional

diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan.

Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu

tanggap (response time) dari sistem.

Tabel 1.1 Hasil Analisis Kinerja

Parameter Hasil Analisis

Kinerja Pencarian dan pencatatan data peminjaman kendaraan

membutuhkan waktu 4-5 menit setiap transaksi dan

apabila terjadi kesalahan pencatatan, petugas akan

membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk melakukan

koreksi data sehingga akan terjadi penundaan

pelayanan terhadap karyawan berikutnya.

1.7.2.2. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan sesuatu yang tidak kalah penting bagi

perkembangan sebuah Perguruan tinggi. Karena informasi tersebut yang akan

dijadikan landasan bagi manajemen Perguruan tinggi dalam pengambilan

keputusan untuk menentukan rencana berikutnya.

Tabel 1.2 Hasil Analisis Informasi

Parameter Hasil Analisis

1. Akurat Informasi yang dihasilkan belum akurat karena masih

sering terjadi kesalahan dalam penginputan data

peminjaman kendaraan

2. Tepat Waktu Informasi yang dihasilkan belum bisa tepat pada

waktunya, petugas tidak dapat melakukan laporan

transaksi peminjaman pada bulan tertentu secara

cepat apabila sewaktu – waktu pimpinan

membutuhkan laporan, informasi yang sudah usang

(terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi

pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai

dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat

fatal.

3. Relevan Informasi yang dihasilkan belum mempunyai

manfaat yang berbeda, antara pengguna satu dengan

yang lain misalnya seorang Petugas / Front Office

bisa mengetahui semua transaksi dan informasi yang

dihasilkan oleh sistem dalam arti tidak ada batasan.

Sehingga informasi yang dihasilkan menjadi tidak

relevan atau sesuai dengan yang dibutuhkan.

1.7.2.3. Analisis Ekonomi (Economy)

Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan,

dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama maka

mungkin terjadi penambahan biaya yang tidak dapat diramal.

Tabel 1.3 Hasil Analisis Ekonomi

1.7.2.4 . Analisis Pengendalian (Control)

Pengendalian diterapkan untuk meningkatkan kinerja sistem,

mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data,

informasi dan persyaratan.

Tabel 1.4 Hasil Analisis Pengendalian

Parameter Hasil Analisis

Keakuratan 1) Sistem penjadwalan kendaraan operasional secara

Parameter Hasil Analisis

Ekonomi 1) Pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat

tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan

data atau terdapat arsip yang rusak dan perlu diganti

akan menambah biaya operasional.

manual akan sulit melakukan kontrol karena

pemrosesan data dilakukan oleh manusia

sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan

sangat besar. Misalnya kesalahan dalam

memasukan jumlah kendaraan, penamaan, dll.

1.7.2.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya

dengan input yang sekecil mungkin. Efisiensi dari sistem yang dibangun adalah

pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia,

informasi, waktu, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data.

Kelemahan :

1) Sistem transaksi Penjadwalan kendaraan secara manual tidak efisien karena

perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan ketelitian

sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya, waktu, dan

penggunaan kertas.

1.7.2.6. Analisis Pelayanan (Service)

Analisis pelayanan merupakan analisis yang bertujuan mengoreksi

atau memperbaiki pelayanan kepada karyawan maupun mahasiswa. Dengan

adanya analisis ini diharapkan bisa meningkatkan pelayanan yang diberikan

oleh sistem.

Kelemahan :

1) Pelayanan kepada Karyawan maupun UKM akan membutuhkan banyak

waktu karena harus menunggu pemrosesan data ketika karyawan

melakukan booking kendaraan.

Pencatatan data STMIK AMIKOM Yogyakarta masih dilakukan

secara manual akan membutuhkan waktu lebih lama, di mana sistem manual

masih mengandalkan pelaksanaan pencatatan yang lebih mengutamakan

ketelitian dan pengamatan yang tepat. Dengan demikian, apabila manusia

sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan

berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam pelaksanaan kerja.

Beberapa kesalahan dalam perhitungan akan menuntut petugas untuk

melakukan koreksi data dari awal untuk memastikan tidak adanya kesalahan

lagi. Hal ini dapat mengakibatkan penambahan waktu sehingga mengurangi

pelayanan kepada karyawan maupun UKM dan mengulur waktu pembuatan

laporan.

Melihat masalah diatas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat

yang dapat membantu pencatatan data sehingga bisa meningkatkan pelayanan

kepada karyawan maupun UKM. Dalam hal ini sistem yang diusulkan adalah

sistem yang sudah terkomputerisasi yang bisa mengatasi masalah ini.

Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang sudah berbasis komputer,

pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih baik sehingga pemborosan bisa

ditekan seminimalis mungkin.

1.7.3. Analisis Kebutuhan Sistem

1.7.3.1. Kebutuhan fungsional

Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan

perkembangan diwaktu yang akan datang, STMIK AMIKOM Yogyakarta

memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan

datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah

organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai sarana informasi

merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data.

Peminjaman kendaraan oprasional membutuhkan sistem baru untuk membantu

kegiatan pelayanan transaksi yang handal, cepat dan akurat. Yang dibutuhkan

ini adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi.

Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan

mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bisa

meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja STMIK AMIKOM

Yogyakarta untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut :

a. Proses pencarian, pencatatan dan pemrosesan data menjadi lebih cepat dan

apabila terjadi kesalahan pengoreksiannya lebih mudah.

b. Proses pembuatan laporan yang cepat, sehingga bila pihak yang

bersangkutan menginginkan informasi mengenai data yang pernah

dilakukan dapat segera diketahui.

c. Mencetak laporan jumlah peminjam, kendaraan, data, dan pemesanan

melalui SMS Gateway.

d. Keamanan data terjamin.

1.7.3.2. Kebutuhan non fungsional

Kebutuhan non fungsional meliputi kebutuhan – kebutuhan

pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya :

- Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows XP SP 2, Windows 7

- Seperangkat komputer dengan kebutuhan spesifikasi minimum pentium III

- Kebutuhan RAM minimum 512 MB

- Printer untuk mencetak laporan

1.7.4. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas tentang faktor – faktor

utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan -

tujuan yang diinginkan. Analisis kelayakan bertujuan untuk menguji apakah

sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan sistem data baik manual

maupun melalui SMS Gateway yang sudah terkomputerisasi dianggap layak

atau tidak.

1.8. Tampilan Antar Muka (interface)

Merancang interface merupakan proses yang sangat penting karena begitu

aplikasi tersebut dijalankan tampilan pertamalah yang akan pertama kali dilihat oleh

pengguna, untuk itu merancang interface yang semenarik mungkin adalah hal yang

sangat diperlukan untuk dapat menarik minat pengguna dalam menggunakan aplikasi

tersebut. Dalam merancang interface hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

warna latar belakang (background) yang dipakai dalam aplikasi tersebut dan tentunya

penempatan gambar-gambar yang sesuai dengan tema aplikasi tersebut.

1.8.1. Tampilan Login

Ketika aplikasi dijalankan pertama kali maka akan muncul halaman

login. Masukkan username dan password kemudian tekan tombol OK. Jika

username dan password benar maka akan ditampilkan halaman selanjutnya.

Gambar 1.1 Tampilan halaman login

1.8.2. Tampilan Menu Utama

Apabila proses login berhasil maka halaman selanjutnya yang

ditampilkan adalah halaman menu utama. Halaman ini adalah halaman induk

karena di halaman inilah terdapat navigasi untuk membuka halaman – halaman

lainnya.

Gambar 1.2 Tampilan halaman menu utama

1.8.3 Tampilan Form Peminjam

Form peminjam disini berfungsi sebagai pengolah data peminjam.

Admin dapat menambah, mengedit maupun menghapus data peminjam.

Gambar 1.3 Tampilan halaman peminjam

1.8.4 Tampilan Form Kendaraan

Form kendaraan disini berfungsi sebagai pengolah data kendaraan.

Admin dapat menambah, mengedit maupun menghapus data kendaraan.

Gambar 1.4 Tampilan halaman kendaraan

1.8.5 Tampilan Form Peminjaman

Form peminjaman disini berfungsi sebagai input data peminjaman

secara manual.

Gambar 1.5 Tampilan halaman peminjaman

1.8.6 Tampilan Form Konfirmasi Peminjaman

Form konfirmasi peminjaman disini berfungsi sebagai persetujuan dari

proses peminjaman sebelumnya.

Gambar 1.6 Tampilan halaman konfirmasi peminjaman

1.8.7 Tampilan Form Pengembalian

Form pengembalian disini berfungsi sebagai input data pengembalian

kendaraan yang telah dipinjam.

Gambar 1.7 Tampilan halaman pengembalian

1.8.8 Tampilan SMS Gateway

Untuk aplikasi SMS Gateway dibuat terpisah sehingga aplikasi SMS

Gateway bisa memantau setiap saat SMS yang masuk.

Gambar 1.8 Tampilan halaman utama SMS Gateway

1.8.9 Tampilan Konfigurasi SMS Gateway

Sebelum mengaktifkan SMS Gateway terlebih dahulu kita konfigurasi.

Beberapa inputan yang dibutuhkan yang berhubungan dengan koneksi dengan

database dan koneksi dengan modem.

Gambar 1.9 Tampilan halaman konfigurasi SMS Gateway

1.9. Implementasi dan Kegiatan Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya sistem siap

untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika

tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Kegiatan implementasi dilakukan

dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan rencana implementasi

2. Melakukan kegiatan implementasi

3. Tindak lanjut implementasi

1.9.1. Kegiatan Implementasi

Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan cara 5 tahap yaitu :

1. Test Sistem.

2. Konversi Sistem.

3. Pelatihan Personil.

1.9.1.1. Test Sistem

Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa komponen sistem yang

diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk

memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah

berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang dilakukan dalam

pengetesan sistem antara lain:

1. Uji kemampuan sistem dalam mengakses kebutuhan informasi

Mekanisme pengujian:

Pengujian ini dilakukan pada item pencarian data dan layout yang

ditampilkan termasuk informasi jika data yang dicari tidak ditemukan.

Hasil yang didapat :

Dalam mengakses kebutuhan informasi, sistem usulan telah

berjalan dengan baik sesuai dengan harapan.

2. Uji kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu

Mekanisme Pengujian :

Pada pengujian terhadap kemampuan sistem dilakukan secara

bertahap dengan memperhatikan keberhasilan atau kegagalan seluruh

proses yang ada.

Hasil yang didapat :

Sistem usulan dibuat dan dirancang untuk menghasilkan informasi

yang tepat waktu. Dalam hal ini kemampuan sistem yang diusulkan belum

dapat memberikan jawaban yang pasti, sebab untuk membuktikan apakah

informasi yang dihasilkan oleh sistem usulan diyakini sudah tepat waktu

untuk membutuhkan beberapa pembuktian. Hal tersebut membutuhkan

waktu dan kejadaian yang dapat membuktikan bahwa sistem usulan ini

memang sudah tepat waktu.