analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Syaiful Muhammad Furqon
12.22.1435
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2014
iii
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED EMPLOYEE INFORMATION SYSTEMS AT SMP NEGERI 21 SURAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA
Syaiful Muhammad Furqon Armadyah Amborowati
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Employee information system is a system that manages employee data by means of the input data into the system and generate output reports employee data. The purpose of this study is to create website-based employee information systems at SMP 21 Surakarta previously using the manual method.
The research method in this study is the observation and the literature method in order to obtain the data necessary to support this report.
So that information systems can be implemented with user data processing facilities, processing employee data, and reports making. And expected to be useful to timesaving in employee data searching, updating and mild late in reporting the data. Keywords: Employee Information System, PHP and MySQL.
4
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi jauh akan lebih terasa dengan adanya
perkembangan informasi dari segi penggunaan komputer sebagai alat pemrosesan
suatu data. Informasi adalah hal yang penting saat ini, apalagi bila berhubungan
dengan jarak. Salah satu teknologi yang paling cepat perkembangannya adalah
internet. Penggunaan internet sangatlah mendukung dalam memberikan informasi
yang jaraknya jauh untuk dijangkau. Karena melalui internet, kita dapat mengetahui
segala informasi yang diperlukan dan sangat mendukung untuk informasi yang lebih
baru. Penggunaan komputer semakin berkembang dengan bertambahnya juga
tingkat kebutuhan manusia tersebut untuk melakukan suatu pemrosesan data. Salah
satu dari penerapan teknologi ini adalah sistem informasi, banyak dari instansi
pemerintah maupun swasta termasuk sekolah telah menggunakan teknologi ini
untuk menunjang kemampuan bekerja di instansi tersebut.
Di dunia pendidikan sudah lama terjadi perpindahan dari cara manual ke
komputerisasi dalam hal pengolahan data namun hanya sebatas pemanfaatan
aplikasi sederhana sehingga belum dapat mencapai suatu pencapaian yang
maksimal dalam menyelesaikan suatu masalah. Dengan adanya hal tersebut, maka
diperlukan alat yang mampu mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat yang
dapat berguna bagi guru, murid, dan staf pegawai untuk mengetahui informasi data
guru. Ini juga terjadi di SMP Negeri 21 Surakarta walaupun sudah menggunakan
komputer(excel) sebagai pengolahan datanya, namun hanya sebatas pencatatan
nilai siswa, pendataan pegawai dengan cara seadanya, pembuatan jadwal siswa
dan guru, pendataan siswa dan sebagainya.
Dari masalah yang telah diuraikan di atas, menjadi motivasi bagi penulis
untuk membuat sebuah sistem informasi yang berjudul “ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP
NEGERI 21 SURAKARTA”. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat
menyampaikan informasi untuk pihak-pihak yang membutuhkan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas maka rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah :
Bagaimana membuat suatu Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web di
SMP Negeri 21 Surakarta sehingga dapat memudahkan dalam pengolahan data.
5
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak meluas dan menyimpang dari pokok permasalahan,
maka penulis menetukan batasan masalah meliputi :
1. Hanya sebatas pengolahan data pegawai di SMP Negeri 21 Surakarta.
2. Data pemutasian pegawai belum mencakup kedalam sistem ini.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam sistem ini adalah PHP dan MySQL
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat dari pelaksanaan penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi
SMP Negeri 21 Surakarta, yang mampu memperluas penggunaan teknologi
informasi di lingkup sekolah. Mempermudah pengguna dalam mengolah dan
memperoleh informasi pegawai yang diperlukan.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Mc Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen
yang integrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sumber
daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan
baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.1
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem dengan komponen-
komponen yang bekerja untuk mengelola data menjadi informasi. Menurut
Jorgiyanto HM menyatakan bahwa “Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu
sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan.2
1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan dan Organisasi Modern, hal 4.
2 Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, hal 11
6
2.1.3 System Development Life Cyle (SDLC)
Menurut Turban,Rainer dan Potter (2001), yang dimaksud dengan SDLC
adalah kerangka terstruktur yang terdiri dari beberapa proses yang berurutan yang
diperlukan untuk membangun suatu sistem. Pendekatan waterfall digunakan untuk
menggambarkan SDLC.
Feasibility
Analysis
Design
Programming
Testing
Maintenance
Implementation
Gambar 2.1 SDLC Waterfall
3. Analisis
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Keadaan Umum
SMP Negeri 21 Surakarata adalah salah satu instansi pendidikan milik
pemerintah yang beralamat di Jalan Karengan 27B, Surakarta. Dengan adanya
sekolah ini, telah memunculkan bibit-bibit anak bangsa yang berprestasi seiring
berjalanya waktu.
SMP Negeri 21 Surakarta dipimpin oleh seorang kepala sekolah. Dan
mempunyai seorang wakil kepala sekolah yang membawahi bagian kurikulum,
kesiswaan, sarana, dan humas. Terdapat 39 orang tenaga pengajar dan 6 orang
karyawan.
Lokasi SMP Negeri 21 Surakarta sangatlah mudah dijangkau dengan semua
macam angkutan transportasi. SMP Negeri 21 Surakarta juga mempunyai fasilitas
untuk menunjang lancarnya kegiatan belajar mengajar seperti ruang kelas, Ruang
Perpustakaan, Ruang Tata Usaha, Ruang Kepala Sekolah, Ruang Guru, Ruang
Musik, Ruang BK, Ruang Sanggar Pramuka, Ruang OSIS, Ruang UKS, Parkir
Sepeda, Parkir Motor bagi Pegawai, Pos Keamanan, Laboratorium IPA,
Laboratorium Komputer, Mushola, Toilet, Dua Lapangan Tenis, Lapangan Basket,
Telpon Umum, Koperasi, Tiga Kantin.
7
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Hasil dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi
fungsional apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsional ini mencerminkan
kebutuhan sistem. Oleh karena itu untuk dapat membuat sistem baru, terlebih
dahulu dilakukan analisis kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan
sistem adalah untuk memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem
baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau
memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan.
Kebutuhan sistem dapat digolongkan dalam dua tipe, yaitu kebutuhan
fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan
proses apa saja yang harus dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan
nonfungsional menyangkut perilaku sistem yang berhubungan dengan kinerja,
operasional dan platform sistem.
3.2.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional berisi proses dan informasi tentang apa saja yang
harus dilakukan oleh sistem tersebut. Aktor yang berlaku pada sistem ini adalah
admin dan user. Berikut ini adalah kebutuhan fungsional untuk admin dan user :
Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional
No Aktor Kebutuhan Fungsional
1 Admin Untuk mengakses halaman admin, maka admin harus melakukan
login terlebih dahulu sebagai ID admin, fungsi login untuk
memastikan bahwa yang ingin mengakses halaman admin adalah
admin tersebut.
Admin dapat mengubah username dan password user sesuai
kebutuhan.
Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data agama,
pangkat, golongan, jabatan, pendidikan, dan mata pelajaran.
Admin dapat mem-backup dan me-restore data.
Admin dapat merubah password-nya sendiri.
Untuk kemanan data apabila sistem admin tidak dipakai, maka admin
dapat melakukan logout.
2 User User(pegawai) dapat mengubah password-nya.
User dapat merubah data pribadinya.
8
User dapat menambah, merubah dan menghapus data keluarga,
jabatan, riwayat pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat.
User dapat melihat data pribadi pegawai, keluarga, jabatan, riwayat
pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat user (pegawai) lainya.
Namun tidak bisa mengubah-ubah datanya.
User hanya dapat mencetak laporan data pribadinya sendiri.
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan perangkat lunak :
Implementasi
Windows 7 Ultimate
Pembuatan
Windows 7 Ultimate
MySQL
XAMPP
Adobe Dreamweaver CS3
Adobe Photoshop CS3
2. Kebutuhan perangkat keras:
Implementasi
Processor : Intel CoreTM 2 Duo keatas atau yang setara
RAM : 2048 MB
HDD : 500GB
LCD monitor, Keyboard dan Mouse
Pembuatan
PC
Processor Intel CoreTM 2 Duo
RAM : 2048 GB
HDD : 500GB
3.3 Perancangan Basis Data
Sistem ini mebutuhkan basis data yang akan digunakan untuk menyimpan
seluruh informasi yang akan ditampilkan dalam sistem tersebut. Perancangan basis
data sangat diperlukan agar bisa memiliki database yang efisien dalam penggunaan
ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam memanipulasi
9
data. Dalam merancang database dapat dilakukan dengan menerapkan normalisasi
terhadap struktur tabel.
3.3.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang didasarkan
atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan
objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek
disebut entity dan hubungan yang dimiliki disebut relationship.
Pegawai
Golongan
Masuk
1
Mata
Pelajaran
id_Mapel
Nama_Mapel
Mengajar
N
Id_gol
Nama_gol
N N
Mempunyai
Agama
AgamaId_Agama
1
Keluarga
Seminar
Diklat
Riwayat
Pendidikan
Riwayat
Jabatan
Masa_kerja
Pangkat
Memiliki 1N
Menghadiri1 N
N
1 Memiliki
N
N
1Mempunyai
Memiliki 1
N
Id_keluarga
Id_askes
Status
Nama
Tgl_lahir
Pekerjaan
Id_pendidikan
Nama_pendidikan
Id_riwayat_pendidikan
Id_pendidikan
NIP
Nama_sekolah
No_STTB
Jurusan
Tahun_Lulus
Id_riwayat_jabId_jabatan
NIP
Tahun
Id_jabatan
Nama_jabatan
Id_pangkat
Nama_pangkat
Id_Diklat
NIPNama_diklat
Penyelenggara
Tgl_diklat
Lama_diklat
Tempat
Keterangan
Id_seminar
NIP
Nama_seminar
Peranan
Tgl_seminarPenyelenggara
Tempat
Keterangan
NIP
Nama_peg
Alamat
Id_golId_agama
Id_pangkat
No_askes
TelpTempat_Lhr
Tgl_Lhr
Jenis_Kel Gol_darahJumlah_Anak
Status_Nikah
Status_Peg
TMT
Tgl_pensiun
KetFoto
N
NIP
Mereferensi
Pendidikan
N
1
MereferensiN Jabatan1
Menghadiri
1
Status_profesi
Gaji_pokok
Gambar 3.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
10
3.3.2 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel berguna untuk memudahkan dalam menghubungkan tabel
dan dalam satu tabel memiliki ciri khas yang dapat menjadi kunci utama dalam
pengaksesan tabel, berikut ini adalah relasi antar tabel :
Keterangan : * Primary key (kunci utama) yaitu suatu atribut atau suatu set minimal
atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi
juga dapat mewakili suatu kejadian dari suatu entity.
** Foreign key (kunci tamu) yaitu suatu atribut yang melengkapi satu
hubungan yang menunjukkan ke induknya.
Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel
3.4 Perancangan Sistem
Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi. Tahapan
ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak
11
yang dibuat agar pembuat program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis
yang telah diterapkan pada perancangan program.
Tujuan perancangan sistem adalah :
1. Menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem.
2. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.
3. Untuk memberikan gambaran umum yang ditujukan kepada user tentang
sistem yang baru.
Secara umum rancangan model yang di usulkan mempunyai dua bentuk
model yaitu physical model dan logical model. Physical model biasanya
digambarkan dengan bagan alir (Flowchart), bentuk ini menunjukkan bagaimana
nantinya sistem secara fisik diterapkan. Logical model digambarkan dengan alur
data (Data Flow Diagram), model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya
fungsi-fungsi di sistem akan bekerja.
3.4.1 Flowchart Sistem
Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur yang ada
di dalam sistem. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir
(flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan
sebagai alat bantu menggambarkan hasil analisa ataupun perancangan sistem yang
mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Flowchart yang diusulkan yaitu sebagai berikut:
12
Data Pegawai Data Agama Data Admin Data Pangkat Data Keluarga Data GolonganData Riwayat
JabatanData Jabatan
Data Riwayat
PendidikanData Pendidikan
Data Riwayat
Seminar
Data Riwayat
Diklat
Input Data
PegawaiInput Data Agama Input Data Admin
Input Data
Pangkat
Input Data
Keluarga
Input Data
Golongan
Input Data
Riwayat Jabatan
Input Data
Jabatan
Data Riwayat
Pendidikan
Input Data
Pendidikan
Input Data
Riwayat Diklat
Input Data
Riwayat Seminar
Olah Data
PegawaiOlah Data Agama Olah Data Admin
Olah Data
Pangkat
Olah Data
Keluarga
Olah Data
Golongan
Olah Data Riwayat
JabatanOlah Data Jabatan
Olah Data Riwayat
Pendidikan
Olah Data
Pendidikan
Olah Data Riwayat
Diklat
Olah Data Riwayat
Seminar
Pegawai Agama Admin Pangkat Keluarga GolonganBanyak Mata
PelajaranRiwayat Jabatan Jabatan
Riwayat
PendidikanPendidikan Riwayat Diklat Riwayat Seminar
Pengolahan
Laporan Pegawai
Laporan Data
Pribadi Pegawai
Data Mapel
Input Data Mapel
Olah Data Mapel
Mata Pelajaran
Laporan Data
Agama
Laporan Data
Golongan Darah
Laporan Data
Golongan pegawai
Laporan Data
Mata Pelajaran
Laporan Data
Pangkat
Laporan Data
Satus Nikah
Laporan Data
Status Pegawai
Laporan Data
Status Nikah
Laporan Data
Status Profesi
Pengolahan
Laporan Agama
Pengolahan
Laporan Golongan
Pegawai
Pengolahan
Laporan Golongan
Darah
Pengolahan
Laporan Mata
pelajaran
Pengolahan
Laporan Pangkat
pegawai
Pengolahan
Laporan Status
Nikah
Pengolahan
Laporan Status
Pegawai
Pengolahan
Laporan Status
Nikah
Pengolahan
Laporan Status
profesi
Gambar 3.3 Flowchart Sistem
13
3.4.2 DFD(Data Flow Diagram)
DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan
komplek dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD
adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi
sistem.
3.4.2.1 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem
informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi
kepegawaian di SMP N 21 Surakarta adalah sebagai berikut :
Sistem
Informasi
Kepegawaian
AdminPegawai
Data
Pribadi Pegawai,
Pensiun, Riwayat Seminar,
Riwayat Jabatan,
Riyawat Diklat,
Riwayat Pendidikan
Informasi Data
Pegawai
ID Pegawai
Informasi Data Pegawai
Data User Name dan Password
PegawaiID Pegawai
Data Pegawai
Gambar 3.4 Diagram Konteks (Context Diagram)
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Manual Program
4.1.1 Halaman Login Admin
Halaman Login adalah halaman paling awal yang ditampilkan untuk
menjaga keamanan dari Sistem Informasi Kepegawaian ini. Fungsi login disini
adalah hanya yang berwenang saja yang berhak masuk atau melihat data yang
terdapat di dalam sistem informasi tersebut. Terdapat perbedaan halaman login
admin dan halaman login pegawai.
14
Gambar 4.1 Halaman Login
4.1.2 Halaman Beranda
Halaman beranda merupakan halaman awal yang ditampilkan pada saat
user/admin membuka website Sistem Informasi Kepegawaian ini. Halaman ini
memuat main menu, sidebar menu dan sebagainya.
Gambar 4.2 Halaman Beranda
5. Kesimpulan
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam
menyelesaikan “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN di SMP N 21 SURAKARTA”,
adalah :
1. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat membantu SMP N 21
Surakarta untuk mengingkatkan kinerja bagian kepegawaian sehingga menjadi
lebih efektif dan efisien.
2. Dengan adanya sistem ini dapat memperkecil kesalahan yang terjadi ketika
melakukan pendataan pegawai.
3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin
dan user atau pegawai.
15
4. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat memberikan
informasi yang akurat, efisien dan up to date.
5.2 Saran
Saran untuk SMP N 21 Surakarta jika sistem informasi ini digunakan :
1. Usahakan agar selalu meng-update informasi yang terdapat didalam sistem
informasi kepegawaian, agar didapatkan informasi yang selalu baru tiap
waktunya agar tidak menyesatkan penerima informasi.
2. Saran untuk pengembang sistem informasi kepegawaian ini akan lebih
bermanfaat jika terdapat sistem izin pegawai didalam sistem tersebut.
3. Dengan berjalannya sistem pengolahan data yang baru ini, user diharapkan
untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan dari sistem ini, agar dapat
diperbaiki dan segera dapat dicari jalan keluar masalah yang timbul.
16
DAFTAR PUSTAKA
Fattah, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan
bersaing perusahaan dan organisasi modern. Yogyakarta : Andi Offset.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta :
Andi Offset.
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Jakarta : Gava
Media.
Kurniawan, Rulianto. 2010. PHP dan MySQL untuk orang awam. Palembang : Maxikom.
Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta :
Adni Offset.
Utami, Ema. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL
Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset.