zeitmanagement 1

Zeitmanagement

Stefanie Stammerjohann - Natalya Struk

Erszébet Tappe - Paula Viefhaus - Annalena Welp - Monika Wieland - Ines Wolz

Seminar Umgang mit Basistechniken wissenschaftlichen Arbeitens

Dr. C. EichenbergWS 2007/08

8.12.2007

Übersicht• 1. Einleitung / Lebens-Ziele

• 2. Zeitmanagement-Typen

• 3. Planen

• 4. Entscheiden

• 5. Informationsverarbeitung

• 6. Stress und Entspannungstechniken

von Innen nach Außen

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Wahrnehmung

Entscheidend:

WIE wir etwas wahrnehmen,

nicht WAS!

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Integrität:

Mit sich selbst im Reinen sein

Verantwortung übernehmen:

Ziele formulieren

Ziele visualisieren

Ziele verfolgen1. Einleitung / Lebens-Ziele

E r f o l g / Z u f r i e d e n h e i t

Z i e l e H a n d l u n g e n L e i s t u n g

„Wer im Frühling nicht sät, wird im

Herbst nicht ernten.“ (Sprichwort)

Zielvorstellung

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Einstellung zur Zeit – Arbeitszeit und Freizeit

Eine zufriedenstellende Zeit ist die beste Quelle für energiegeladenes und

zielorientiertes Arbeiten!

•Die Grundeinstellung zu meiner Zeit:

Übungen dazu

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Auf dem Totenbett

Erinnerungen:

• Welche Erinnerungen sind am schmerzlichsten? • Welche am erfreulichsten?• Bereue ich? • Was hätte ich anders machen können? • Was kann ich anders machen? • Wunsch nach mehr Zeit mit bestimmten Menschen? • Habe ich Wahlmöglichkeiten, die nicht bewusst sind?

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Die letzte Stunde• Wen hätte ich gern bei mir? • Wie und wo würde ich am liebsten die letzte

Stunde verbringen?• Wissen andere das ich so empfinde?

Bitte die wichtigsten Ergebnisse notieren!

1. Wichtigsten Punkte markieren2. Verfolgung ob Ziel erreicht3. Neuer Punkt 4. Erneute konsequente Verfolgung

Vertiefung zu Hause : Rangliste der wichtigsten Ziele

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Die Entdeckung etwas anders machen zu wollen

• Klare Ziele = eindeutige Prioritäten

• Lebensziele berufliche Ziele

Welches Lebensziel ist...– am wichtigsten?– am wenigsten wichtig? – von mittlerer Bedeutung?

1. Einleitung / Lebens-Ziele

Linker oder rechter Zeitmanagement-Typ?

• Menschliches Gehirn besteht aus zwei Gehirnhälften

– Linke: logisch (rational, linear, kontrollierend)– Rechte: kreativ (intuitiv, spontan, emotional)

• Bei 99% aller Menschen ist eine Gehirnhälfte dominant

• Menschen greifen auf die dominante Hälfte zurück (Vergleich Rechtshänder)

2. Zeitmanagement-Typen

• Das klassische Zeitmanagement ist von und für linksdominanten Gehirntypen (logisch) geschaffen worden

• Für Rechtsdominante ist das klassische Zeitmanagement teilweise schwierig

2. Zeitmanagement-Typen

Tipps für Rechtsdominante Gehirntypen

• Farben/Symbole statt Zahlen

• Mind Mapping statt Auflistung

• Rechtsdominanten Menschen Aufgaben in Bildern bzw. anschaulichen Beispielen erklären

2. Zeitmanagement-Typen

Planung

„Wer alles nimmt, wie es kommt, der arbeitet nicht, der wird

gearbeitet“Polymedia

Warum Planung?

• Wer seinen Tag plant, hat einen Zeitgewinn von etwa 2 Stunden

• Überblick über alle zu erledigenden Tätigkeiten und Aufgaben

• Konzentration auf die wirklich wichtigen Aufgaben

• Weniger Hektik, Stress

3. Planen

Für die Durchführung benötigte Zeit

Für die Durchführungbenötigte Zeit

Zeit für Planung Zeitgewinn

Zeit fürPlanung

Gesamter Zeitaufwand

Zeitplanung

(aus Seiwert,J. S.31)

3. Planen

Die ALPEN- Methode

1. Aufgaben zusammenstellen

2. Länge der Tätigkeiten schätzen

3. Pufferzeit reservieren ( 60:40- Regel)

4. Entscheidungen über Prioritäten und Kürzungen treffen

5. Nachkontrolle - Unerledigtes Übertragen

3. Planen

Grundregel der ZeitplanungDie 60:40-Regel

• Nur 60 % der Zeit verplanen• 20 % unerwartete und • 20 % spontane Aktivitäten einplanen

Arbeitszeit

60 %

Geplant

20 %

Unerwartet

20%

spontan

3. Planen

Im Leistungshoch:

A – Aufgaben 65 %

Im Leistungstief:

C – Aufgaben 15 %

Im Zwischenhoch:

B – Aufgaben 20 %

Persönlicher Tagesrhythmus ABC-Analyse

3. Planen

Der Tagesplan:Zeit Zu erledigen Dauer Priorität Ok8-11 Referat vorbereiten 2,5 A11-13

Küche putzenJoggen

1,5 B

13-14

Einkaufen 0,5 B

15-16

Zimmer aufräumen 0,5 B

16-18

Statistikhausaufgaben 1,5 B

18-19

A

19-20

Sozialpsych. Kap. 5 lesen

1,5 A

20-21

Eltern anrufen 0,5 C

21-22

E- mails checken 0,5 C

3. Planen

• Überblick Zeitpläne im Kopf werden öfter verworfen

• Arbeitsentlastung Zeitpläne entlasten das Gedächtnis

• Schriftlicher Plan Selbstmotivation

• Konzentration Leitlinie des Tages wird befolgt

• Kontrolle Unerledigtes geht nicht verloren

• Erfolg sichern Zeitbedarf und Störfaktoren einschätzen

Vorteile der Schriftlichkeit

3. Planen

EntscheidungDas Richtige zur richtigen Zeit tun

„Efficiency may be defined as doing any job right….

Effectiveness as doing the right job right.“P. Drucker

Entscheiden heißt Prioritäten setzen

Vorteile der Prioritätensetzung:

• Nur an wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten

• Aufgaben nach Dringlichkeit geordnet

• Unnötige Tätigkeiten weglassen

• Am Ende des Arbeitstags sind die wichtigsten Dinge erledigt

Zeitersparnis4. Entscheiden

Informations-verarbeitung

Lesetechniken:

SQ3R-Methode von Robinson

• S = Survey Überblick gewinnen

• Q = Question Fragen stellen

• R = Read Lesen

• R = Recite Rekapitulieren

• R = Review Wiederholen

5. Informationsverarbeitung

Rationales Lesen

Vor dem Lesen Während des Lesens nach dem Lesen

-Selektion -Verbesserung -Markieren

des Lesestoffes der Lesemethode - Exzeprieren

-Verbesserung der

Lesegeschwindigkeit

5. Informationsverarbeitung

Felder außerhalb

der Sicht Slalomtechnik

Blickspanne

5. Informationsverarbeitung

Markierungstechniken

• Unterstreichen

• Randmarken

• Überstreichen

• Randnotizen

• Entwicklung eigener „Markoglyphen“

! - wichtig

!! - sehr wichtig

- nachprüfen

B - Beispiel

- neue Theorie

- besonders wichtig

5. Informationsverarbeitung

Exzerpieren

• Mind Map

• Standpunkt-Exzerpte

• Stichwort-Exzerpte

• Gesprochene Exzerpte auf Tonträgern

• Diverse Kombinationsformen

5. Informationsverarbeitung

„Stress ist keine

Krankheit, sondern eine

Sucht“G. Beyer

Stress meiden

• Realistische Ziele setzen• Pausen einhalten• Zeitplan nicht zu voll pressen• Kein Hasten und Hetzen

– Umpolung durch „Sicherheitszeiten“

• Rationalisierung– Effektiver lesen und arbeiten

6. Stress und Entspannungstechniken

Zeitfresser bekämpfen:– schlechte Gewohnheiten ablegen

Aufschieberitis

Keine Selbstdisziplin

Fehlende Prioritäten

Termindruck

Fehlende Ziele

Desorganisation

Nicht „Nein!“ sagen können

– Ablenkungen meiden

Telefon

Besucher

Unterbrechungen

Lärm

6. Stress und Entspannungstechniken

Pausen

Wie oft und wie lange legt ihr während der Arbeit Pausen ein?

Habt ihr ein schlechtes Gewissen, wenn ihr nicht pausenlos arbeiten?

6. Stress und Entspannungstechniken

Vorschlag von Beyer

• Alle 30min eine Pause von 2min– z.B. aus dem Fenster rausdösen

• Darüber hinaus alle 2 Stunden Pause von 15 min– Eine andere sehr einfach Tätigkeit tun– Pause bedeutet nicht „nichts“ tun, sondern

Gehirn eine Zeit nicht mehr in der gleichen Intensität anstrengt denken lassen

6. Stress und Entspannungstechniken

Motivations- und Entspannungstechniken

• Allgemein:• Verspannt = Verkrampft = fehlerhaftes Arbeiten• Tägliches Kräfteschöpfen durch Entspannung

• Morgens• In die Gänge kommen

• Abends• Ritual für klaren Schlussstrich• Entspannende und keine anstrengenden

Tätigkeiten in den Abendstunden

6. Stress und Entspannungstechniken

Motivations- und Entspannungstechniken

• Erfolgserlebnisse anerkennen und belohnen• „Frühwarnsysteme“ weniger Entmutigung

durch Rückschläge• Zwischenziele & „vor Bergen Anlauf nehmen“• Vorbilder• Den mentalen Kräften vertrauen• Positiv-Programmierung

6. Stress und Entspannungstechniken

Motivationsumpolung

• Was ist mein innerer Antrieb??– Perfekt sein?– Anstrengungszwang für gute Arbeit?– Anderen gefallen?– keine Schwächen zeigen?

Extrinsische Motivation vs. Intrinsische

Motivation6. Stress und Entspannungstechniken

Belohnung: Die Drei Positiv - Regeln

• 1 x täglich Freude

• 1 x täglich Ziel

• 1 x täglich Ausgleich

6. Stress und Entspannungstechniken

Literatur

• Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung.München: Econ.

• Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). 7 Wege zur Effektivität. Frankfurt: Campus.

• Seiwert, L. J. (2002). Das 1x1 des Zeitmanagement (23. Auflage). München: Redline Wirtschaft bei Verlag Moderne Industrie.

• Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag.

• Stroebe, R. W. (2000). Arbeitsmethodik, Bd.1, Grundeinstellung zum Zeit- und Energiemanagement. Heidelberg: Sauer.

Danke

für eure Aufmerksamkeit!