zeitmanagement erfolgreich nutzen

Seite 1Zeitmanagement Stand 20.07.2011

Zeitmanagement erfolgreich

nutzen

Personal- und OrganisationsentwicklungMenschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen


Inhaltliche Übersicht

Grundlagen des Zeitmanagements

Prioritätensetzung

Planungsprinzipien

Organisationsprinzipien

Delegation von Aufgaben

Umgang mit Zeitfressern und Störgrößen

Ganzheitliches Zeit- und Selbstmanagement

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Grundlagen des Zeitmanagements:

Zur Einstimmung…. (1)

N I M M D I R Z E I T . . . . . . . .

Nimm Dir Zeit, um zu arbeiten,

es ist der Preis des Erfolges.

Nimm Dir Zeit, um nachzudenken,

es ist Quelle der Kraft.

Nimm Dir Zeit, um zu spielen,

es ist das Geheimnis der Jugend.

Nimm Dir Zeit, um zu lesen,

es ist die Grundlage des Wissens.

Nimm Dir Zeit, um freundlich zu sein,

es ist das Tor zum Glücklichsein.

Nimm Dir Zeit, um zu träumen,

es ist der Weg zu den Sternen.

Nimm Dir Zeit, um zu lieben,

es ist die wahre Lebensfreude.

Nimm Dir Zeit, um froh zu sein,

es ist die Musik der Seele. (Irländische Quelle)

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Zu dem Wenigen, das auf der Welt gerecht verteilt ist, gehört die Zeit:

Jeder von uns hat jede Woche 168 Stunden zu leben.

Daher:

Du kannst Dein Leben nicht länger machen, aber intensiver !

(Konfuzius)

Zeit ist ein wertvolles Kapital:

> Zeit ist ein absolut knappes Gut.

> Zeit ist nicht käuflich.

> Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden.

> Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich.


Zeit als wertvolles Kapital (1)

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Zeit als wertvolles Kapital (2)

• Im Gegensatz zu den anderen

Ressourcen lässt sich Zeit nicht

manipulieren. Die unsichtbare

Ressource Zeit ist etwas einzigartiges, denn sie ist ein endliches Gut.

• Sie ist nur begrenzt vorhanden und lässt sich nicht vermehren. Man kann die Uhr nicht

schneller oder langsamer gehen lassen.

• Zeit ist die einzige Ressource, die man in dem gleichen Augenblick ausgeben muss, in

dem man sie erhält.

• Der Begriff Zeitmanagement ist von daher irreführend. Denn das einzige, was wir tun

können, ist Selbstmanagement in Relation zur Zeit zu betreiben.

• Wir haben nicht die Wahl, ob, sondern lediglich wie wir unsere Zeit nutzen wollen.

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~ Aufgabenerledigung mit weniger Aufwand

~ bessere Organisation der eigenen Aufgaben

~ weniger Fehler bei der Aufgabenerledigung

~ besseres Erreichen der Arbeits- und Lebensziele

~ geringerer Arbeits- und Leistungsdruck

~ weniger Hektik und Stress

~ größere Arbeitszufriedenheit

~ höhere Arbeitsmotivation und mehr Lebensfreude

Ein alte Segler-Weisheit lautet:

„Nicht wie der Wind weht – wie ich die Segel setze, darauf kommt es an !“


Vorteile und Nutzen des Zeitmanagements

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ZEIT:

Bis wann will ich/

muss ich die Aufgabe

erledigt haben ?

ZIEL:

Was will/muss

ich erreichen ?

METHODE:

Wie will ich/muss

ich die Aufgabe

bearbeiten ?

AUFGABE

Bewusstes Denken und Handeln>>>>> bevor ich eine Aufgabe beginne (Planung, Organisation)

>>>>> während ich an einer Aufgabe arbeite (Konzentration, Selbstdisziplin)

>>>>> nachdem ich eine Aufgabe beendet habe (Kontrolle, Nachbereitung)

Konsequentes, zielorientiertes Arbeiten =Arbeitstechniken/-methoden Einstellung

(KENNEN und KÖNNEN) (WOLLEN)+


Zeitmanagement und Selbstmanagement

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Persönliche Zeitanalyse (1)

unklare Ziele

Unordnung

nicht „Nein“

sagen können

Unterbrechungen

noch mehr

Unterbrechungen

Untätigkeit/

Hilflosigkeit/

Ohn-Macht

zu viel auf einmal

Stress und

Erschöpfung

nur Arbeit –

kein Vergnügen

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02. Arbeiten zu unterbrechen, um andere Dinge zu tun

Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten)Fast nieFast

immerhäufig

Manch-

mal

03. Bei schwierigen Aufgaben aufzugeben bzw. sie

zurückzustellen

04. Alles selbst zu tun

06. Arbeiten zu beginnen, ohne den besten Weg zu überlegen

01. Stundenlang ohne Pause zu arbeiten

07. fällige, aber unangenehme Entscheidungen hinauszuzögern

09. Arbeitsmittel nicht oder unzureichend zu nutzen

05. Unangenehme Aufgaben aufzuschieben

08. Alle Fakten wissen zu wollen



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11. Unkonzentriert zu arbeiten

Fast nieFast

immerhäufig

Manch-

mal

12. Nicht zuzuhören

13. Initiative erst auf Anstoß hin zu entfalten

15. Nicht Nein sagen zu können

10. Wertvolle Zeit mit Nebenaufgaben zu verbringen

16. Nach Perfektion zu streben

14. Hektisch zu arbeiten

17. Keine Prioritäten zu setzen

Selbsteinschätzung: Neige ich dazu ? (Arbeitsverhalten)



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02. Telefonische Unterbrechungen

Analyse der ArbeitssituationFast nieFast

immerhäufig

Manch-

mal

03. unvollständige, verspätete Information bzw.

keine oder unpräzise Kommunikation

04. Mangelnde(s) Koordination und Teamwork

06. Fehlende rationelle Arbeitsmittel

01. Lange Wartezeiten

07. Ineffiziente Besprechungen

05. Papierkrieg und Emailflut

09. Unvorhergesehene Arbeiten

08. Ablenkung, Lärm



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Bedingung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Auseinandersetzung mit dem, was man überhaupt

in seinem Leben erreichen möchte – also mit seinen Zielen, und zwar sowohl auf beruflichem wie auf

privatem Gebiet.

Denn:

Ohne die Festlegung von Zielen ist jede Handlung gleich richtig und falsch zugleich, weil der Erfolg einer

Handlung nur am Grad der Zielerreichung gemessen werden kann.

Ziele setzen heißt:

> die vorhandenen und latenten Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben, die wir haben,

in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken

> unsere Handlungen und unser Tun auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten

(Ziel sind die Leuchttürme für unser Handeln !)

Zielsetzung bedeutet Vorausschau in die Zukunft und Ausrichtung und Konzentration unsere Kräfte und

Aktivitäten auf das, was erreicht werden soll:

„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren haben, verdoppeln wir

unsere Anstrengungen.“ (Marc Twain)


Zielorientiertes Handeln (1)

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T Terminiert: Ein Ziel sollte mit einem Erreichungstermin

versehen sein.

SSpezifisch: Jedes Ziel sollte konkret, eindeutig und präzise

formuliert sein, sonst bleibt es ein vager Wunsch

MMessbar: Der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft

werden können.

AAktionsorientiert: Ein Ziel sollte Ansatzpunkte für eine positive

Veränderung aufzeigen, statt Anweisungen, was

nicht getan werden sollte.

R Realistisch: Ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer

auch erreichbar sein.


Zielorientiertes Handeln (2)

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Ziele im Beruf und Privaten – welche persönlichen Ziele habe ich?

Maßnahmen zur Zielerreichung

Langfristig (Karriereziel)

Mittelfristig (5 Jahre)

Kurzfristig (nächsten 12 Monate)

BERUF: Aufgaben, Position, ……

Maßnahmen zur Zielerreichung

Langfristig (Lebensziel)

Mittelfristig (5 Jahre)

Kurzfristig (nächsten 12 Monate)

PRIVAT: Gesundheit, Partnerschaft, Familie, Freunde, Hobbys, Interessen……

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Kontaktdaten:

DiRESULTS

Personal- und Organisationsentwicklung

Dipl.-Päd. Bernd DieschburgLudwig-Bechstein-Straße 263486 Bruchköbel

Tel.: 06181-577295Fax: 06181-577241Email: [email protected]: www.diresults.de

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