www.novi.nl werken onder architectuur jilt sietsma j.sietsma@novi.nl

www.novi.nl

Werken onder Architectuur

Jilt Sietsma j.sietsma@novi.nl

Bronnen

• Remia: geïntegreerd en flexibel

• Een energiebedrijf: blokken van de rails voor de volgende fusie

• Verzekeraar: productarchitectuur om niet achter de ontwikkelingen aan te hollen

• Verzekeraar 2: Architectuurdenken basis voor de toekomst: Back Office legacy, Front Office: Msoft.

• Klinkenberg/Rietveld, de knikkers en het spel

• Strikwerda, Shared Service Centers

• Grijpink, keteninformatisering

• DYA, TOGAF e.a.

Begrippen

• Architectuur geeft inzicht in een “samengesteld geheel” door inzicht te geven in samenstellende delen en relaties daartussen.

• Architectuur helpt afgestemdheid en flexibiliteit en geïntegreerdheid te bewaken en/of te bevorderen.

• En veel meer.

De verhaallijn

1. Waarom “Werken onder architectuur” al heel lang actueel?

2. Hoe samenwerken “zonder sturing”?

3. Voorwaarden voor effectieve samensturing.

4. Enkele aandachtspunten valkuilen voor werken onder (informatie-)architectuur.

1. Waarom werken onder architectuur nu actueel?

1. Terugtredende hierarchie:

• Onzekerheid, onvoorspelbaarheid: dynamiek vraagt flexibiliteit. Geen tijd om “het” de baas te vragen.

• Onzekerheid (en daarmee om moeten gaan) is een structureel gegeven en manifesteert zich adhoc: we kunnen “het” niet meer aan de baas vragen; hij is weg of niet snel genoeg bereikbaar.

2. Individualisme/zelfontplooiing en wat dies meer zij… …: we willen “het” de baas niet meer vragen.

3. Integratiebehoefte: one-stop shopping, keten etc.

• Flexibiliteit de vijand van geïntegreerd werken?

• Steeds meer overzicht vereist. Zie IIM.

Om dynamiek het hoofd te bieden worden de voortbrengingsprocessen en decentrale verantwoordelijkheden en bevoegdheden steeds belangrijker.

Dynamiek en Flexibiliteit (en snelheid)

De “ruk naar links”Hoe voorkomen we integratie-issues?(vanwege geïntegreerde klant-behandeling,One-stop-shopping, …)

MarktProcessen Organisatie

Samenvattend zie je twee tegengestelde ontwikkelingen:

• Decentralisatie van verantwoordelijkheden, bevoegdheden, plaats/tijd- onafhankelijk uitvoeren van taken en componentdenken voor flexibiliteitbevordering.

• Integrale besturing vereist: one-stop-shopping, geintegreerde klantbehandeling.

Hoe zijn die bewegingen te verenigen?

Ontwikkelingen

Uitgangspunt: denkmodel voor ICT en organisatie (IIM)

Bedrijfsproces centraal

Organisatiestructuur niet

dominant van belang

Integrale informatievoorziening

(II) voor geïntegreerd werken

In het bedrijfsproces

Componentdenken voor (meer)

flexibiliteit

En zo wordt het (?)Onder controle?

De silo’svan vroeger

De IT-silo’svan nu

Toen dachten we zo

Het organisatieparadigma van IIM

Het wordt alleen maar complexer

• Een organisatie is afhankelijk van steeds meer organisaties en onderdeel van steeds meer ketens

• Ketendenken van Grijpink gaat over organisatiegrensoverschrijdende ketens!

• Sturing is dus een issue: geen der ketenpartners heeft voldoende gezag (of macht) om beleid of sturing te realiseren.

• Vraag: is ketendenken in de organisatie met als ketenpartners BU’s erg veel anders dan wanneer het organisatiegrensoverschrijdende ketens betreft?

Ketendenken

• Veel (relatief) autonome partijen

• Onduidelijke of tegengestelde belangen

• Onderlinge afhankelijkheid in het proces

• Bestuurlijk en administratief complex

• Gezamenlijk (maatschappelijk) product

• Externe druk op samenwerking

• Dominant probleem dat alleen niet oplosbaar is

Concreet: Wat is een keten?

Keten en besturing (de regie)

• Regievoering gaat over samenwerken en eigen verantwoordelijkheid van (tot op zekere hoogte) autonomen (samenwerkingspartner(s).

Het gaat niet over (over-)heersen. Ook niet ocver hierarchie.

Ook niet over “coördinatie van de coördinatie”)

Balans tussen verticale sturing (project, afdeling) en horizontale coördinatie (keten).

• Regisseur is initiator, stimulator, facilitator, beslisser, entrepreneur en/of bemiddelaar.

• Regiesturing

• Hoe werk je afgestemd? Hoe heb je inzicht en overzicht?

• Werken onder architectuur: Als ieder zijn/haar plek kent en afspraken nakomt kan gestuurd worden op output/outcome.

Als de hierarchie “het” niet meer doet, moet je weten:

- wie je bent,

- wat je doet,

- waarover het gaat:

inzicht in jouw plaats, jouw product in het geheel. (Architectuur).

Maar ook:

- Weten wie de ander is,

- wat de ander doet / zal doen;

Terugtredende hierarchie

• Remia: geïntegreerd en flexibel; gebrek aan overeenkomstige visie bevorderde de beweging naar gegevensarchitectuur

• Een energiebedrijf: blokken van de rails voor de volgende fusie; u kunt het de volgende keer vergeten vwb ICT

• Verzekeraar: productarchitectuur om niet achter de ontwikkelingen aan te hollen; nu kost het drukwerk meer tijd dan productbeheer IT verbetering

• Verzekeraar 2: Architectuurdenken basis voor de toekomst: Back Office legacy, Front Office: Msoft; wilt u mee naar de toekomst?

• Zorg voor validatie vanuit business belang;

• Werk als (IV-) architect en niet als informatiebehoeftenanalist.

2. Hoe overtuig je beslissers/geldschieters?

3. Hoe samenwerken “zonder sturing”? Enkele observaties• De constellatie:

• “Alles” gedecentraliseerd qua besluitvorming (Verantwoordelijkheden en bevoegdheden). Ieder voor zich, de hiërarchie verbindt niet meer.

• Integratie vereist.

• Flexibiliteit contra integratie/integreerbaarheid en integratie/integreerbaarheid contra flexibiliteit.

• Denkmodellen:

• Procesgericht werken, beïnvloeding is besturing en besturing is beïnvloeding.

• Regievoering, SSC.

• Eigenbelang mag (ook): Ieder voor zich met respect voor afspraken, principes en daardoor voor het geheel, de keten.

• Architectuur- en ketendenken. De knikkers, Grijpink.

• En:

• Berekenbaarheid, vertrouwen en betrouwbaarheid

3: Hoe samenwerken “zonder sturing”?

• Aan het werk:

• Inzicht door werken onder architectuur, de constellatie geordend:

• Samenstellende delen en een samengesteld geheel;

• Scope, view en detailleringniveau;

• Ontwerpen van de samenwerking mgv doel-, coördinatie-, informatie- samenwerkingsprofiel

• Afgestemdheid niet door hiërarchie, maar bevorderd door regie.

Nolan Norton:

Mate van detaillering

Laag

Medium

Klein

com

plexit

eit

Onbereikbaar Optimum (is het dan nog een optimum?)

CONTROL CHAOS

CONTROL

Organisatie scopeMedium Groot

Hoog

3e aspect: VIEW

Seniors-

architect

Seniordatabasearchitect

Seniornetworkarchitect

Seniorsoftwarearchitect

Raad vanBestuur

Seniorsysteemarchitect

Mate van detaillering

Laag

Medium

Klein

Onbereikbaaroptimum

CHAOS

Organisatie scope

Medium Groot

Hoog

Werk-gebied

Reikwijdte: de gehele organisatie

Bedrijfs-architect

DatabasearchitectNetwork

architectSoftwarearchitect

Directiebusiness unit

Systeemarchitect

Mate van detaillering

Laag

Medium

Klein

Onbereikbaaroptimum

CHAOS

Organisatie scope

Medium Groot

Hoog

Werk-gebied

Reikwijdte: een autonome groep

Bedrijfs-ontwerper

DatabaseontwerperNetwerk

ontwerperSoftwareontwerper

Afdelings-manager

Systeem-ontwerper

Mate van detaillering

Laag

Medium

Klein

Onbereikbaaroptimum

CHAOS

Organisatie scope

Medium Groot

Hoog

Werk-gebied

Reikwijdte: een afdeling

Keteninformatisering als methode, Toetsingskader:

4 analyse-instrumenten voor het toetsen van noodzaak en haalbaarheid van een ketensamenwerking

• Doelprofiel:

Is er een dominant ketenprobleem.

• Coördinatieprofiel:

Kan aan voorwaarden voldaan worden voor afstemming?

• Informatieprofiel:

Keteninformatiesysteem is nodig voor overbruggen “breuklijnen”in de informatiehuishouding van de keten; 1 taal spreken;

• Samenwerkingsprofiel:

Hoe regelen van de samenwerking in de keten?

NB: eerst toetsen noodzaak; dan pas is haalbaarheid een issue.

Te gebruiken als ontwerp- en/of analyse-instrumenten.

Keteninformatisering kan ook behulpzaam zijn bij organiseren van samenwerking

4 Aandachtspunten en valkuilen: Voorwaarden voor effectief samenwerken en besturing

• Werken onder architectuur:

• Waarover hebben we het?

• De dienst in haar samenstellende delen; en onderlinge relaties.

• Het te besturen object in samenstellende delen; en onderlinge relaties.

• Maximale autonomie, hoe manage je dat (nog)?

• Kaders voor aangepast gedrag, zelfsturing van individuen en/of teams, zonder inbreng van hiërarchische besluitvorming zijn vrijwel 100% (onvoorwaardelijk) randvoorwaardelijk

• Samenbinding door regiesturing is wat anders dan coördinatie van de coördinatie of hiërarchische sturing. Dat moet je leren.

Voorwaarden voor effectief samenwerken en besturing

• Regievoering gaat over samenwerken en eigen verantwoordelijkheid van (tot op zekere hoogte) autonomen (samenwerkingspartner(s).

Het gaat niet over (over-)heersen.

Ook niet over “coördinatie van de coördinatie”)

Balans tussen verticale sturing (project, afdeling) en horizontale coördinatie (keten).

• Regisseur is initiator, stimulator, facilitator, beslisser, entrepreneur en/of bemiddelaar.

• Regiesturing

• De hiërarchie doet het niet

• Hoe werk je afgestemd? Hoe heb je inzicht en overzicht?

• Werken onder architectuur: Als ieder zijn/haar plek kent en afspraken nakomt kan gestuurd worden op output/outcome.

Voorbeeld

• Beperkt gebruik van Grijpink

• Illustratief voor randvoorwaarden voor samenwerking

• De situatie:

• Verzekeraar B gaat product van verzekeraar A voeren onder eigen label.

• Beiden verkopen aan eigen klanten.

• Administratie etc. wordt door A uitgevoerd.

• A spreekt niet met klanten van B

• Bij A in het kantoor staat een telefoon met

nummer van B

• Review nav achterblijvende omzet B:

• Hoe zit dat met gezamenlijk belang?

• En met gezamenlijk werken?

• Afdwingen kunnen we het niet meer. Adm

proces A

Verk. proces

A

Klant van B

Klant van A

Verk. proces

B

Grijpink pakt ketendenken echt aan

1. Het doelperspectief; lost dit keteninformatiesysteem het dominant ketenprobleem op? Of breder: hebben we iets met elkaar? Kunnen belangen in elkaars verlengde komen te liggen? Dominant ketenprobleem; doelprofiel beoordeelt noodzaak.

2. Het coördinatieperspectief; welke keteninformatisering is nodig voor afstemming? Of breder: zijn de coördinatiemechanismen op elkaar af te stemmen? Komt de samenwerking in de keten de coördinatie ten goede? (keteninformatiesysteem) . Coördinatieprofiel toetst noodzaak. (Processtructuur in de keten is complex).

3. Informatieperspectief; hoe komen tot een “een-taal-gebied”? Dat is nodig voor de bedrijfsinformatie en definities etc. Ook voor samenwerken, -spreken en –delen. Keteninformatiesysteem is nodig voor overbruggen “breuklijnen”in de informatiehuishouding van de keten; informatieprofiel toetst noodzaak voor informatie-uitwisseling.

4. En daarna de samenwerking regelen. Keteninformatiesysteem moet haalbaar zijn gelet op ontwikkelingsgraad van de samenwerking in de keten; samenwerkingsprofiel typeert beoordeelt haalbaarheid.

Voorbeeld

• Beperkt gebruik van Grijpink

• Illustratief voor randvoorwaarden voor samenwerking

• De situatie:

• Verzekeraar B gaat product van verzekeraar A voeren onder eigen label.

• Beiden verkopen aan eigen klanten.

• Administratie etc. wordt door A uitgevoerd.

• A spreekt niet met klanten van B

• Bij A in het kantoor staat een telefoon met

nummer van B

• Review nav achterblijvende omzet B:

• Hoe zit dat met gezamenlijk belang?

• En met gezamenlijk werken?

• Afdwingen kunnen we het niet meer. Adm

proces A

Verk. proces

A

Klant van B

Klant van A

Verk. proces

B

Element

Missie Welk maatschappelijk product wordt geleverd?

Ketenopgave Wat is dominant ketenprobleem?

Product Met welke producten wordt missie waar gemaakt?

Doelgroep Om wie gaat het?

Partijen Met welke instanties realiseert de keten de missie?

Belangrijkste loket(ten) Waar ontmoeten ketenpartijen belanghebbenden?

Criterium voor keten Welke gevallen behoren tot de keten, welke niet?

Doelprofiel (Hebben we iets om samen op te lossen?)

Soorten coördinatie (afhankelijk van processtructuur):

- Algemene productieregels; gelden altijd, ongeacht de

processtructuur;

- Standaardisatie van product; idem;

- Standaardisatie deskundigheid; speelt rol bij ketens;

- Standaardisatie van werkwijze; idem;

- Gemeenschappelijke bij verdergaande netwerk structuur

keteninformatiesystemen;

- Onderlinge (informele) afstemming; idem.

Coördinatieprofiel (Hebben we iets gemeen?)

Kernbegrippen afstemmen;

• 1 taal spreken;

• breuklijnen tussen taalgebieden oplossen anders dan door organisatorische maatregelen

• keteninformatisering.

(

Informatieprofiel (Snappen we elkaar?)

Hoe is keten georganiseerd

Niveaus van samenwerken

Informeel overleg

Formeel overleg

Samen beslissen

Adhoc samen handelen

Gemeen-schappelijk ketenorgaan

Onder-steuning

X X X

Uitvoering

X X

Beleid

X

Stel vast wat reeds gebeurt (X)Stel vast of en hoe uitbreiden; kies daarbij zo mogelijk de invulling van witte cellen aansluitend op een met X ingevulde cel.

Samenwerkingsprofiel

Hoe is keten georganiseerd

Niveaus van samenwerken

Informeel overleg

Formeel overleg

Samen beslissen

Adhoc samen handelen

Gemeen-schappelijk ketenorgaan

Onder-steuning

X X X

Uitvoering

X x

Beleid

x

Stel vast wat reeds gebeurt (X)Stel vast of en hoe uitbreiden; kies daarbij zo mogelijk de invulling van witte cellen aansluitend op een met X ingevulde cel.

Samenwerkingsprofiel

Concluderende opmerkingen valkuilen

• Samenwerken is key. Effectief samenwerken.

• Samenwerking met vergaande autonomie: regisseren met veel ruimte voor uitvoerders op basis van inzicht in het geheel (architectuur). RACI kan ook iets betekenen; samenwerkingsmodellen.

• Wat vindt u van de regieorganisaties waarvoor zo gepleit wordt ivm outsourcing en/of SSC’s?

• De juiste mensen: informatici geschikt als architect?

• Business issues ipv IT als doel. IT als randvoorwaarde is business issue