workinprogress - beheer en borging

1

• The proof of the pudding is in the eating• “Hoe krijgen we dit allemaal aan het werk”• Veel gedoe op de laatste dag van de iNUP-

Academy

Waarom deze workshop over borging en beheer?

Wat gaan we doen?

• Wanneer praten we in 2021 over succesvol iNUP?

• Wat zijn de issues in jullie gemeente

• Verbind de onder- en bovenstroom

• Hoe doe je dat: de tip van de maand

Wie ben ik?www.louweretpartners.nl

• We beginnen bij het eind…

• We werken in het hier en nu

• Weinig nieuwe theorie

• Jullie praktijk is leidend: waarom zijn jullie hier?

Paar uitgangspunten vooraf

We beginnen bij het eind…

In het jaar 2021kijken bestuurders, afdelingsmanagers,

gebruikers en ICT’ers binnen de gemeente met voldoening terug op het grote iNUP-

avontuur. Wanneer is dit voor hun succesvol?

Wanneer is een iNUP-project geslaagd?

1. Projecten op de goede manier doen (business case)

2. Vitale bouwsteen

Wanneer is een iNUP-project geslaagd?

• Eerst denken, dan doen (IDOVRN)• Na elke stap een besluit• Integrale beheersing TGKIO

Beheren

Projecten op de goede manier doen

1. Afhankelijkheid leverancier2. Beschikbaarheid resources3. Over-ambities4. Onduidelijke scope5. Relatie andere projecten en organisatieontwikkeling6. Onvoldoende diepgang ontwerp7. Onvoldoende kennis (gebruik en beheer)8. Krappe planning (testen en rework)

9. Verwachtingen en betrokkenheid

Waarom (iNUP) projecten moeizaam verlopen?

Daar heb je ze weer

Snap er niets vanBelangrijk

Tja

Lukt toch niet

Moet dat nou?

Standaards

Wat heb ik er aan?

Zie

het

wel

Gedoe

Hoe wordt er bij jullie over iNUP gesproken?

Onderstroom: de wereld bij de koffieautomaat met OMA’s,

betekeniswolken en olifantenpaadjes.

Bovenstroom: de wereld zoals bedoeld met beleid, processen, rollen en

instrumenten op orde (negenvlaksmodel, BISL, architectuur)

Onder- en bovenstroom

Bovenstroom-denken

14

• Normen en waarden• Historische verhalen• Informele contacten• Overtuigingen, meningen &

aannames (OMA)• Betekeniswolken• ‘Hoe het echt werkt’

Ken jij de onderstroom in jouw organisatie?

Olifantenpaadjes

Aandachtspunt borging en beheer Niet Amper Enigszins Grotendeels Volledig

Project

Integrale scope voor de projecten is beschreven

Stakeholders zijn echt betrokken bij het project

Opdrachtgever beslist over fasedocumenten

Acceptatiecriteria zijn bekend en goedgekeurd

Bovenstroom

Beheerorganisatie is geformaliseerd

Nieuwe bedrijfsprocessen zijn ingericht

Informatiemanagement is op orde

Onderstroom

Belang van iNUP wordt doorleefd en gevoeld

Stakeholders praten positief over iNUP

Mensen nemen zelf initiatief voor gebruik en beheer

Wees duidelijk

Luister?!

Hoe verbind je de boven- en onderstroom?

Iedereen hoort alleen wat hij begrijpt (Goethe)

1. Ja, ja, ja luisteren– Helemaal niet luisteren– Doen alsof luisteren

2. Autobiografisch luisteren– Oordelend luisteren (mee (on)eens)– Onderzoekend luisteren (eigen referentiekader)– Adviserend luisteren– Interpretatief luisteren (eigen motieven)

3. Onbevangen luisteren– De ander begrijpen en voelen (oren, ogen, buik & hart)– De wereld op zijn manier bekijken

Open vragen stellen

Vragen naar feiten• Op welke feiten baseer je dit?• Hoe weet je dat?

Vragen naar opvattingen• Wat vind je hiervan?• Wat vind je positief of negatief aan dit idee?

Vragen naar gevoelens?• Waar maak je je zorgen over?• Ik heb de indruk dat je van streek bent. Klopt dat?

Vragen naar waarden• Wat vind je belangrijk in deze?• Wat heeft voor jou prioriteit?

• In viertallen: één manager, één adviseur, twee observatoren.

• Casus: invoering van NHR (of bouwsteen naar keuze)

• Opdracht: luister 5 minuten onbevangen (en ontdek hoe je investeert in de onderstroom van de organisatie)

• Observatoren: wat valt je op?

• Na 10’ wisselen van rol!

Ervaar de kracht van onbevangen luisteren!

• Kies dubbele tijdshorizon

• Wees duidelijk in doelen & beleid

• Zorg voor de hygiëne in het werk

• Luister naar de onderstroom

22

Welk advies geef jij jezelf en jouw collega’s tot slot van deze workshop?

Advies aan je zelf en je collega’s

24