upravljanje projektima u it - dobrodošlitesla.pmf.ni.ac.rs/people/martze/project/pm 04.pdf ·...
Post on 20-Oct-2019
2 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Upravljanje obimom projekta
Upravljanje projektima u IT
Obim projekta
Obim (delokrug) projekta podrazumeva sve poslove koji su uključeni kao i procese koji se koriste za kreiranje proizvoda projekta
Jedan od najvažnijih i najtežih aspekta upravljanja čitavim projektom je upravljanje obimom projekta
Očekivani rezultat (deliverable) opisuje “proizvod” proizveden unutar projekta Akteri moraju da potvrde koji su to proizvodi projekta i da vide kako da ih
proizvedu, kako bi u potpunosti opisali očekivane rezultate (deliverables)
U vezi sa proizvodom (hardver, softver...)
U vezi sa procesom (planirani dokument)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 2
Obim (delokrug) projekta
Pet glavnih procesa koji se tiču obima upravljanja projektom:
Prikupljanje zahteva
Definisanje obima
Rasčlanjivanje projekta (kreiranje WBS-a)
Verifikacija obima
Kontrola obima
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 3
Rezime obima projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 4
Prikupljanje zahteva
Prvi korak u upravljanju obimom projekta je uglavnom
najteži
Ukoliko se zahtevi ne definišu korektno posao mora da se
ispravlja (mora se ići na doradu) Trošak može biti kao pola budžeta čitavog projekta (za softverske projekte)
Poteškoće koje se javljaju i na koje treba dati odgovore:
Šta su to zahtevi?
Kako se prikupljaju zahtevi?
Kako se dokumentuju zahtevi?
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 5
Prikupljanje zahteva
Šta je zahtev?
Stanje ili sposobnost koje korisnik mora da poseduje ili
dostigne da bi rešio problem ili postigao cilj
Stanje ili sposobnost koje sistem mora da dostigne ili
poseduje da bi zadovoljio ugovor, standard, specifikaciju ili
neki drugi formalni dokument
Dokumentovano predstavljanje, gore opisanih, stanja ili
sposobnosti
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 6
Prikupljanje zahteva
Kako se prikupljaju zahtevi? Intervjuisanje aktera (jedan na jedan)
Održavanje skupova, radionica ... (praktičnije i jeftnije)
Sastavljanje upitnika i anketa
Korišćenje prototipova ili odgovarajućeg softvera kao alata
Kako se dokumentuju zahtevi? Pregledati statut projekta i registar aktera
Oni sadrže tekst, slike, diagrame, video zapise ...
Kategorije (funkcionalni, servisni, o kvalitetu, o performansama)
Plan upravljanja zahtevima (Requirements Management Plan – RMP)
Matrica praćenja zahteva (Requirement Traceability Matrix – RTM)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 7
Definisanje obima
Definisanje obima pomaže u poboljšavanju tačnosti ocena vremena, troškova i resursa. Definiše osnovu za merenje performansi i kontrolu projekta. Pomaže u predstavljanju jasnih poslovnih obaveza
Tehnike i alati Sud eksperta, analiza proizvoda, radionice
Ulazi Statut projekta
Dokumentacija zahteva
Izlazi Izveštaj o obimu projekta (detaljne informacije o proizvodima). Ovaj izveštaj je
podležan promenama i može sadržati više verzija
Ažuriranje projektne dokumentacije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 8
Rasčlanjivanje projekta
(Work Breakdown Structure)
Rasčlanjivanje projekta (WBS) predstavlja grupisanje projektnog posla (orjentisanog na isporuku) koji definiše ukupan obim projekta
Važno je posao podeliti i organizovati u logičke celine na osnovu toga kako će on biti obavljan
WBS je fundamentalni dokument zato što on daje osnovu za planiranje i upravljanje: rasporedom, troškovima, resursima i izmenama
Neki rukovodioci smatraju da posao ne treba da se radi (izvodi) ukoliko nije deo WBS-a
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 9
Rasčlanjivanje projekta
Tehnike i alati
Dekompozicija – rasparčavanje poslova, koji dovode do „očekivanih
rezultata“, na manje delove
Različiti softveri
Ulazi Izveštaj o obimu projekta
Dokumentacija zahteva aktera
Izlazi WBS
Rečnik WBS-a
Ažuriranje projektne dokumentacije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 10
Rasčlanjivanje projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 11
Rasčlanjivanje projekta
Hijerarhijska lista aktivnosti projekta
Pristup (podela) Po proizvodima projekta
Po fazama projekta
Po grupama procesa upravljanja projektom
Formati Tabelarno - nabrajanje (npr. stavka se označava sa 1.3.2.)
Grafikon (grafički prikaz)
Prikazuje pripadnost aktivnosti nekoj grupi aktivnosti
Ne prikazuje zavisnost izmeĎu aktivnosti, kao ni trajanje aktivnosti
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 12
Proizvodni WBS - grafikon
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 13
Fazni WBS - grafikon
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 14
Fazni WBS - tabelarni
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 15
Rasčlanjivanje projekta
Zadaci (Tasks) su aktivnosti koje proizvode konkretne rezultate
Obično predstavljaju listove WBS stabla (zadnji nivo – level)
Za njihovo odreĎivanje se često koristi “1-2” pravilo – 1 ili 2
osobe mogu da završe zadatak za 1 do 2 nedelje
Predstavljaju nivo posla koji rukovodioci posmatraju i
kontrolišu
Predstavljaju osnovu za praćenje izvršenja projekta
Idealno je da budu što kraći za izvršenje (za softverske
projekte, maksimum je 2 - 3 nedelje, minimum 1 dan)
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 16
Rasčlanjivanje projekta
Globalni WBS Prva 2 ili 3 nivoa
Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti
Detaljan WBS
Definišu ga PM i članovi tima
Sadrži detaljan pregled zadataka vezanih za kreiranje završnih proizvoda
Služi za sagledavanje aktivnosti na najnižem nivou
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 17
Rasčlanjivanje projekta
Veoma je važno da se obezbedi konzistentnost izmeĎu statuta projekta, izveštaja obima projekta, WBS-a i Gantt-ovog dijagrama da bi se precizno definisao obim projekta
Potrebno je uključiti čitav tim kao i krajnje korisnike u kreiranju WBS-a
Ljudi koji će izvršavati poslove treba da pomažu pri pravljanju planova za poslove, tako što će učestvovati u izradi WBS-a
Održavanje zajedničkih sastanaka pri izradi WBS-a pomaže svima da znaju šta i kako treba da urade ljudi koji su zaduženi za izvršavanje zadataka
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 18
Pristupi (tehnike) pri
kreiranju WBS-a
PM mora da odredi aktivnosti u skladu sa odabranim pristupom realizaciji projekta
Svaki pristup zahteva različit skup aktivnosti
PRISTUPI:
Koristeći uputstva (smernice)
Koristeći analogiju
Odozgo na dole
Odozdo na gore
Korišćenje mapa uma
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 19
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje uputstava (smernica)
Mnoge organizacije razvijaju uputstva i šablone za kreiranje
WBS-a, kao i njihove primere iz nekih prošlih projekata
MS Project 2007 ima nekoliko šablona
Project Management Institute je razvio WBS standard kako bi
obezbedio vodič za razvoj i primenu WBS u upravljanju
projektom
Sadrži primere WBS-a za različite projekte iz raličitih industrija
Web dizajn, telekomunikacije, softverske implementacije...
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 20
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje analogije
WBS se bazira na sličnom projektu
Koristi se šablon
Sličan projekat može da posluži kao osnova za procene
Loše osobine
Potreban je sličan projekat
Svaki projekat ima neke svoje specifičnosti
Dobre osobine Bazirano na realnom iskustvu
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 21
Tehnike kreiranja WBS-a
Odozgo na dole
Započinje se sa najvišeg nivoa
Sistematično se povećava nivo detalja (rabija se na manje
stavke)
Uspeva ako se problem dobro shvati
tehnologija i metodologija nisu nove
je problem sličan nekom ranijem projektu ili problemu
Najčešće se primenjuje
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 22
Tehnike kreiranja WBS-a
Odozdo na gore
Započinje se od zadataka sa najnižeg nivoa
Identifikacija što je moguće više specifičnih zadataka
Ti zadaci se grupišu po kategorijama i dobijaju se viši nivoi
Loše osobine Vremenski zahtevno
Puno preduslova
Dobre osobine Detaljnost
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 23
Tehnike kreiranja WBS-a
Korišćenje mapa uma
Generišu se svi zadaci koji moraju da se izvrše
Umesto pravljenja liste, pravi se nelinearan format ili slika
ideja
Grupišu se u kategorije
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 24
Rečnik WBS-a
Rečnik WBS-a je dokument u kome su detaljno navedene
informacije o svakoj aktivnosti unutar WBS-a
Potreba za rečnikom Mnogi zadaci naavedeni u WBS-u su nejasni
Svi moraju da imaju isto razumevanje zadatka i sve ono što on uključuje
Format rečnika može biti različit i zavisi od potreba Kratak paragraf u kome je opisan svaki zadatak (manji projekti)
Potrebna je čitava strana za opis zadatka (složeniji projekti)
Spisak odgovornih, zahtevi za resursima, ocena troškova
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 25
Saveti za kreiranje WBS-a
Svaki zadatak bi trebalo da se pojavljuje tačno jednom
Svaki zadatak treba da da proizvod (deliverable)
Sadržaj posla neke aktivnosti WBS-a je suma poslova
aktivnosti nivoa ispod nje.
Trebalo bi da bude jednostavan za razumevanje
Članovi tima treba da učestvuju u njegovoj izradi
Svaku aktivnost WBS-a trebalo bi dokumentovati u rečniku
WBS treba da bude fleksibilno oruĎe za prihvatanje
neophodnih promena u procesu kontrole
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 26
Verifikacija obima
Verifikacija obima je formalno prihvatanje kompletnog obima projekta od strane njegovih aktera
Ulazi
Plan upravljanja projektom
Dokumentacija o zahtevima
Matrica praćenja zahteva
Validiranje/potvrda proizvoda (deliverables)
Izlazi
Prihvaćen proizvod (deliverables)
Zahtevi za izmenama
Ažuriranje projektne dokumentacije Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 27
Kontrola obima
Kontrola obima podrazumeva kontrolu izmena na obimu projekta
Korisnici obično nisu sigurni kako žele da im izgleda proizvod i
kakvu tačno funkcionalnost da poseduje
Razvojni tim nije siguran kako da protumači zahteve korisnika
Cilj kontrole obima je uticati na faktore koji dovode do izmena,
obraditi izmene na osnovu integrisane kontrole izmena i upravljati
izmenama nakon njihovog pojavljivanja
Alat za izvoĎenje kontrole obima je analiza varijansi koja
predstavlja razliku izmeĎu planiranih i stvarnih performasi
projekta
Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 28
top related